MARNARDAL KOMMUNE. Økonomireglement

MARNARDAL KOMMUNE Økonomireglement Godkjent av Kommunestyret 25.10.2011

INNHOLD 1 GENERELT OM ØKONOMIREGLEMENTET... 4 1.1 BAKGRUNN... 4 1.2 FORMÅL... 4 1.3 OPPDATERING AV ØKONOMIREGLEMENTET... 5 2 UTARBEIDELSE, FORDELING, BEHANDLING, DISPONERING OG OPPFØLGING AV BUDSJETT OG ØKONOMIPLAN... 6 2.1 KOMMUNENS PLAN- OG ØKONOMISYSTEM... 6 2.1.1 Kommuneplanens langsiktige del... 6 2.1.2 Kommuneplanens kortsiktige del (handlingsprogrammet/økonomiplanen)... 6 2.1.3 Årsbudsjettet... 6 2.1.4 Tertialrapporter... 6 2.1.5 Årsregnskap, årsberetning og nasjonal rapportering... 6 2.2 ØKONOMIPLAN OG ÅRSBUDSJETT... 7 2.2.1 Oppstilling og fordeling... 7 2.3 DISPOSISJONSFULLMAKTER I BUDSJETTSAKER... 10 2.3.1 Kommunestyrets kompetanse... 10 2.3.2 Delegering av fullmakt i budsjettsaker... 10 2.3.3 Oppfølging og registrering av budsjettendringer... 12 2.3.4 Disponering av resultatenhetenes overskudd / underskudd i regnskapsavslutningen... 12 3 RAPPORTERING... 13 3.1 FORHOLDET TIL LOV OG FORSKRIFTER... 13 3.1.1 Tertialrapporter... 13 3.1.2 Årsregnskap og årsberetning... 13 3.1.3 Nasjonal rapportering... 14 3.2 MÅNEDSRAPPORTER... 14 4 ØKONOMIMODELLEN OG KONTOPLANEN... 15 5 INNKJØP MV... 16 5.1 FORMÅL... 16 5.2 FORHOLDET TIL LOV OG FORSKRIFTER... 16 5.3 KJØP I MARNARDAL KOMMUNE... 16 5.3.1 Kjøp av varer og tjenester som omfattes av rammeavtaler inngått av OFA... 17 5.3.2 Kjøp av varer og tjenester som ikke omfattes av rammeavtaler inngått av OFA... 17 5.4 INNKJØPSFULLMAKT... 17 5.5 VAREMOTTAK OG KONTROLL... 18 5.6 ATTESTASJON OG ANVISNING... 18 5.6.1 Attestasjon... 18 5.6.2 Anvisning... 19 5.7 ANDRE BESTEMMELSER... 19 5.7.1 Utbetaling av lønn mv... 19 5.7.2 Utbetaling av sosialhjelp... 19 5.7.3 Etiske retningslinjer... 19 6 SALG, UTLÅN OG INNFORDRING... 20 6.1 SALG... 20 6.2 UTLÅN... 20 6.2.1 Startlån... 20 6.2.2 Sosiale utlån... 20 6.2.3 Andre utlån... 21 6.3 INNFORDRING (GJELDER IKKE SKATTEKRAV)... 21 6.4 TAPSAVSETNING OG AVSKRIVINGER... 22 7 REGLEMENT FOR INVESTERINGSPROSJEKTER... 23 7.1 FORMÅL... 23 7.2 AVGRENSING INVESTERING VS DRIFT... 23 Økonomireglement Marnardal kommune vedtatt i KS-sak 56/11 25.oktober2011 2

7.3 FORHOLDET TIL ØKONOMIPLAN/BUDSJETT... 23 7.4 ORGANISERING... 24 7.4.1. Prosjekteier... 25 7.4.2. Oppdragsgiver... 25 7.4.3. Styringsgruppe... 25 7.4.4. Økonomisjef... 26 7.4.5. Prosjektleder... 26 7.5 INVESTERINGSPROSJEKTER UTENOM ØKONOMIPLANEN/ÅRSBUDSJETTET... 26 7.6 FORSLAG TIL BEVILGNING... 26 7.7 IGANGSETTELSE, RAPPORTERING OG BUDSJETTSTYRING... 27 8 FINANSREGLEMENT FOR MARNARDAL KOMMUNE... 28 8.1 REGLEMENTETS VIRKEOMRÅDE, LOVHJEMLER OG RISIKO... 28 8.1.1 Hensikten med reglementet... 28 8.1.2 Hvem reglementet gjelder for... 28 8.1.3 Hjemmel... 28 8.1.4 Gyldighet... 28 8.1.5 Generelle rammer og begrensninger... 29 8.2 RAMMER OG RETNINGSLINJER FOR FORVALTNING AV LEDIG LIKVIDITET OG ANDRE MIDLER BEREGNET PÅ DRIFTSFORMÅL... 30 8.2.1 Formål... 30 8.2.2 Hovedprinsipper i finansstrategien for ledig likviditet og andre midler beregnet på driftsformål 30 8.2.3 Innskudd i bank... 30 8.2.4 Pengemarkedsfond... 30 8.2.5 Direkte eie av verdipapirer... 31 8.2.6 Rapportering... 31 8.3 RAMMER OG RETNINGSLINJER FOR FORVALTNING AV GJELDSPORTEFØLJEN OG ØVRIGE FINANSIERINGSAVTALER... 32 8.3.1 Formål... 32 8.3.2 Låneopptak... 32 8.3.3 Låneporteføljen skal bestå av færrest mulig lån, dog slik at refinansieringsrisikoen ved ordinære låneforfall begrenses... 32 8.3.4 Refinansiering... 33 8.3.5 Rentebinding og bruk av sikringsinstrumenter... 33 8.3.6 Rapportering... 33 8.4 RAMMER OG RETNINGSLINJER FOR PLASSERING OG FORVALTNING AV LANGSIKTIGE FINANSIELLE AKTIVA 34 8.4.1 Formål... 34 8.4.2 Hovedprinsipper i finansstrategien... 34 8.4.3 Verdiregulering og bufferfond... 35 8.4.4 Rapportering... 36 8.5 ETISKE RETNINGSLINJER... 37 8.6 HÅNDTERING AV AVVIK OG VURDERING OG KVALITETSSIKRING AV FINANSIELL RISIKO... 37 8.6.1 Konstatering av avvik... 37 8.6.2 Vurdering og kvalitetssikring av finansiell risiko... 37 8.6.3 Kvalitetssikring... 37 8.7 FORKLARING AV ENKELTE ORD OG UTTRYKK FINANSREGLEMENT... 38 VEDLEGG 1 Delegert anvisningsmyndighet fra rådmann... 41 VEDLEGG 2 - Standardskjema for budsjettregulering... 43 VEDLEGG 3 Standardskjema for månedlig budsjett- og regnskapsrapportering... 44 VEDLEGG 4 Kommunale retningslinjer for startlån i Marnardal kommune.... 45 VEDLEGG 5 - Rutiner for oppfølging av kommunens finansforvaltning... 47 Økonomireglement Marnardal kommune vedtatt i KS-sak 56/11 25.oktober2011 3

1 GENERELT OM ØKONOMIREGLEMENTET 1.1 Bakgrunn Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25.09.92 med tilhørende forskrifter av desember 2000 bærer preg av at staten oppfordrer kommunene til å drive mål- og rammestyring. Stortinget vedtok endringer i kommuneloven i juni 2000 og Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) har med bakgrunn i lovendringene fastsatt forskrifter på økonomiområdet. Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsbudsjetter jf kommuneloven 46 nr. 8. Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsregnskap og årsberetning jfr. kommuneloven 48 nr. 6. Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner jfr. kommuneloven 49 nr. 2. Forskrift om kommunale og fylkeskommunale garantier jfr. kommuneloven 51 nr. 3. Forskrift om kommuner og fylkeskommuners finansforvaltning jfr. kommunelovens 52 nr. 2. Reglene er mer rammepreget enn de forrige og det er derfor nødvendig for kommunen å fastsette ytterligere regler på økonomiområdet i et eget økonomireglement. 1.2 Formål Formålet med økonomireglementet er: Å bidra til en effektiv og forsvarlig økonomiforvaltning i kommunen Å bidra til en bedre økonomistyring Å gi de folkevalgte et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag Økonomistyring er bl.a. å ha kontroll over verdiskapningen og pengestrømmene slik at ressursene utnyttes så effektivt som mulig. For at kommunen skal ha så god økonomistyring som mulig bør følgende hovedprinsipper og måltall for kommunens økonomi gjelde: Netto driftsresultat på minimum 5 % av driftsinntektene. Frie driftsfond på minimum 30 % av driftsinntektene. Egenkapital på minimum 50 % til alle investeringer. Lånegjeld på maksimum 50 % av driftsinntektene. Økonomireglementet er bygget opp med NKKs normalreglement som grunnlag og tilpasset Marnardal kommunes spesielle behov. Økonomireglement Marnardal kommune vedtatt i KS-sak 56/11 25.oktober2011 4

1.3 Oppdatering av økonomireglementet Kommunens økonomireglement skal være gjenstand for løpende oppdatering og godkjennes minst en gang pr kommunestyreperiode. Kommunestyret skal selv avgjøre endringer i disposisjonsfullmakter knyttet til budsjettsaker i kapittel 2.3 samt finansreglementet i kapittel 8. Økonomireglement Marnardal kommune vedtatt i KS-sak 56/11 25.oktober2011 5

2 UTARBEIDELSE, FORDELING, BEHANDLING, DISPONERING OG OPPFØLGING AV BUDSJETT OG ØKONOMIPLAN 2.1 Kommunens plan- og økonomisystem Det kommunale økonomisystemet består av 5 hovedelementer: 2.1.1 Kommuneplanens langsiktige del Kommuneplanens langsiktige del trekker opp målsettinger og hovedprioriteringer for kommunen. Kommuneplanen har et 12 års perspektiv og rulleres hvert fjerde år, dvs. hver kommunestyreperiode. 2.1.2 Kommuneplanens kortsiktige del (handlingsprogrammet/økonomiplanen) Kommuneplanens kortsiktige del har et 4 års perspektiv og rulleres hvert år. Dokumentet betegnes heretter som økonomiplan. 2.1.3 Årsbudsjettet Årsbudsjettet er identisk med første året i økonomiplanen. Prioriteringene i kommuneplanens langsiktige del konkretiseres i økonomiplanen og årsbudsjettet. Økonomiplanen og årsbudsjettet behandles parallelt med vedtak i kommunestyret i desember. 2.1.4 Tertialrapporter I løpet av året er det to hovedrapporteringer til kommunestyret, pr. 30. april og 31. august. I forbindelse med tertialrapportene foretas det budsjettreguleringer etter behov. 2.1.5 Årsregnskap, årsberetning og nasjonal rapportering Kommunen er pålagt å avgi løpende informasjon om ressursbruk og tjenesteproduksjon til bruk i nasjonale informasjonssystemer, jfr. kommuneloven 49 og forskrift om rapportering. Kommunestyret er pålagt å behandle årsregnskapet innen 1. juli det påfølgende år, jfr. kommuneloven 48 og regnskapsforskriften 10. Rådmannen skal utarbeide årsberetning i henhold til kommuneloven 48. Økonomireglement Marnardal kommune vedtatt i KS-sak 56/11 25.oktober2011 6

2.2 Økonomiplan og årsbudsjett Formålet med utarbeidelse av årsbudsjett og økonomiplan er å realisere målsetninger fastsatt i kommuneplanens langsiktige del, planlegge nye tiltak og føre kontroll med kommunens ressurstilgang og ressursbruk. Budsjettarbeidet vil også avdekke kommunens ressurser og tilgang på ressurser og gi informasjon om virkningene av fortsatt drift på dagens nivå. Ansvaret for å utarbeide en helhetlig økonomiplan/årsbudsjett ligger hos rådmannen. Formannskapet har ansvaret for å utarbeide en innstilling til kommunestyret i økononomiplan- og årsbudsjettsakene. Økonomiplanen skal: gjelde for fire år angi hvilken retning kommunen tenker å gå i fremtiden danne grunnlaget for årsbudsjettene følge opp og videreføre satsningsområder som er trukket opp i kommuneplanens langsiktige del, målstyringsdokumentet og sentrale vedtak som er gjort. Vedtak i kommunestyret fattes i desember Årsbudsjettet skal: utgjøre år 1 i økonomiplanen og gjelde for ett år bygge på prioriteringer i økonomiplanen være bevilgningsdokument, dvs. at vedtatt budsjett angir hvilke netto rammer kommunestyret har bevilget til kommunens virksomhet det kommende året. Rammene er bindende for rammeområdene. Økonomiplanen og årsbudsjettet integreres i samme dokument, og prosessen gjennomføres på høsten. 2.2.1 Oppstilling og fordeling Økonomiplanen og årsbudsjettet skal utarbeides etter en fastsatt mal. De skal bygge på resultatområdenes årsbudsjett som korrigeres for: - Forventede endringer i perioden (ny virksomhet, effektivisering o.l.) - Målsettinger for sektorenes virksomhet - Resultater som forventes nådd i planperioden - Endringer i stillinger (nye/omgjøringer/reduksjoner) Ved selve utarbeidelsen av økonomiplan og årsbudsjett bruker man dermed følgende: Konsekvensjustert budsjett For å få en bedre oversikt over den økonomiske handlefriheten i økonomiplanperioden utarbeider rådmannen en konsekvensjustert budsjettoversikt. Med utgangspunkt i inneværende års budsjett vises konsekvensene av å opprettholde dagens driftsaktiviteter gjennom hele perioden. I tillegg er sektorplaner og de investeringer som kommunestyret har vedtatt ved forrige rullering av økonomiplanen, lagt inn. Ut fra dette bestemmer rådmannen sektorenes foreløpige rammer. Økonomireglement Marnardal kommune vedtatt i KS-sak 56/11 25.oktober2011 7

Årsregnskap Årsmelding, inkl. evaluering av drift og vedtatte mål Nasjonal rapportering Kommunestyret skal vedta driftsbudsjettet på netto ramme for resultatområdene og investeringsbudsjettet på det enkelte prosjekt. Detaljbudsjett følger som vedlegg til rammebudsjettet etter kommunestyrets behandling av økonomiplan og årsbudsjett. I henhold til kommuneloven 44 skal økonomiplanen omfatte hele kommunens virksomhet, være realistisk og settes opp på en oversiktlig måte. Kommunestyret bestemmer selv hvordan økonomiplanen skal fremstilles. Økonomiplanen skal vedtas på netto rammeområde på lik linje med budsjettet. Kommunen opererer med følgende rammeområder: Service- og utvikling Kultur- og oppvekst Helse- og omsorg Teknisk, forvaltning, landbruk og miljø Fellesområde (lønn- og pensjonsreserve, reserverte tilleggsbevilgninger mv) Rammeområde Service- og utvikling består p.t. av enhetene Service- og utvikling og Folkevalgte styring og kontrollorganer. Innenfor rammeområde for kultur- og oppvekst sorterer pt. Bjelland oppvekstsenter, Laudal oppvekstsenter, Øyslebø oppvekstsenter og Heddeland oppvekstsenter. Innenfor rammeområde Helse- og omsorg sorterer Heddeland Habilitering, Institusjon - Marnarheimen, Åpen omsorg Bjellandsheimen, NAV-kommune og Folkehelse. Resultatområdene tildeles egne budsjettrammer som er videredelegert kommunalledere og enhetsledere via ansvar fastsatt i den interne kontoplanen. I tilfeller hvor kommunestyret vedtar en innsparing for et rammeområde, skal denne så langt som mulig spesifiseres. Behandling av økonomiplanen og årsbudsjettet skal skje i henhold til kommuneloven 44 og 45, og budsjettforskriften 3 og 4. Økonomireglement Marnardal kommune vedtatt i KS-sak 56/11 25.oktober2011 8

Tidsplanen for arbeidet fremstilles slik: Rundskriv fra rådmannen med rammefordeling Administrativ behandling i enhetene Frist for innlevering av forslag til nye driftstiltak, investeringstiltak og effektiviseringstiltak for planperioden. Budsjettsamling for presentasjon og drøfting av budsjettforslag med kommunalledere og øvrige enhetsledere samt rådmann og økonomisjef Rådmannen orienterer kommunestyret om status, strategiske valg og prioriteringer som er lagt til grunn i økonomiplan/årsbudsjett (alternativt strategisak til junimøtet) Justerte rammer etter budsjettsamling, drøftingsmøter og evt. fremlagt statsbudsjett blir sendt fra rådmann til kommunalledere og enhetsledere Frist for resultatenhetene å levere detaljbudsjett Rådmannens forslag presenteres Behandling i diverse råd og utvalg Formannskapet Kommunestyret Ca. 1. juli Juli september Ca. 10. september Ca. 20. september Ca. 1. oktober Ca. 10. oktober Ca. 15. oktober Ca. 1. november November November/desember Desember Økonomireglement Marnardal kommune vedtatt i KS-sak 56/11 25.oktober2011 9

2.3 Disposisjonsfullmakter i budsjettsaker I dette økonomireglement tas det utgangspunkt i at kommunestyret vedtar nettorammer pr. rammeområde. Har et rammeområde overskredet det periodiserte budsjettet må rådmannen vurdere om overskridelsene er av en slik art at faren for at kommunestyrets bevilgning på årsbasis ikke er tilstrekkelig. Kan ikke overskridelsen pr. dato, etter rådmannens vurdering, dekkes inn i løpet av året må det fremmes sak til kommunestyret om tilleggsbevilgning eller omfordeling mellom rammeområdene. Dette skjer som hovedregel i tertialrapportene. Anvendelsesområde Prosedyren for disposisjonsfullmakter i budsjettsaker skal benyttes når: Nettorammen fra kommunestyret skal fordeles Det skal foretas budsjettendringer i løpet av året Ansvar Rådmannen har overfor kommunestyret og formannskapet ansvar for at disposisjonsfullmaktene følges. Lederne av de ulike resultatenhetene har tilsvarende ansvar overfor rådmannen at dette blir fulgt i egen enhet. 2.3.1 Kommunestyrets kompetanse Investering: Kommunestyret skal vedta investeringsbudsjettets inntektsside og fordele rammen på de enkelte prosjektene. Drift: Kommunestyret skal fatte vedtak i årsbudsjettsaken i henhold til kommuneloven 45 og budsjettforskriften 4. Av budsjettvedtaket skal nettobevilgning pr. rammeområde fremgå (rammeområdene er sammensatt av flere ansvar i henhold til den interne kontoplanen). Kommunestyret skal i tilknytning til den økonomiske rammen gi mål og premisser for tildelingen, jfr kommuneloven 46, nr. 4. Mål og premisser skal utarbeides i den grad de er nødvendige for å klargjøre hva kommunestyret ønsker å oppnå med bevilgningen. Kommunestyret må selv foreta endringer i de komponenter som hører innunder: - frie disponible inntekter (skatt, rammetilskudd m.v.) - finansutgifter/-inntekter, netto - til finansiering av utgifter ført opp i investeringsbudsjettet Kommunestyret skal selv foreta budsjettjusteringer dersom bevilgningen til et rammeområde er overskredet. Se for øvrig pkt. 2.3.2. 2.3.2 Delegering av fullmakt i budsjettsaker Fullmakten etter dette reglement gjelder ikke budsjettsaker som omfatter: tiltak som antas å påføre kommunen økonomiske forpliktelser utover økonomiplanens rammer Økonomireglement Marnardal kommune vedtatt i KS-sak 56/11 25.oktober2011 10

tiltak som strider mot de mål, premisser og prioriteringer som er lagt til grunn for kommunestyrets vedtak Med de ovennevnte begrensninger samt begrensinger i budsjettforskriftene, gjelder følgende fullmakter: Investering: A Formannskapet gis fullmakt til: å foreta endringer i investeringsbudsjettet innenfor alle rammeområder når slik endring gjelder økning i bevilgning til et prosjekt og dekning skjer ved at bevilgning til et annet prosjekt reduseres tilsvarende. Reduksjon i bevilgning må være av varig karakter og kan ikke benyttes som følge av forsinket fremdrift for et prosjekt. Drift: A Rådmannen gis fullmakt til: å disponere disposisjonsfond avsatt til et bestemt formål og bundne driftsfond der det ligger klare føringer om hva fondet skal brukes til. Disponeringen av midlene skal i utgangspunktet ikke benyttes til å øke driftsnivået, men brukes til å finansiere ekstraordinære tiltak. å bruke av fondsavsetninger som er avsatt i forbindelse med tidligere års ikke avsluttede driftsprosjekter. Avsetninger til slike fond må vedtas av kommunestyret. Saldere både budsjett og regnskap for Ansvar 1271 Flyktning inntil netto utgift kr 0 mot flyktningfondet. å fordele kommunestyret sin nettoramme på de ulike ansvar og arter innenfor alle rammeområder, samt å foreta budsjettendringer innenfor de samme rammeområder. Det er en forutsetning at endringer i inntekter/utgifter som er vesentlige, eller må antas å ha politisk interesse, likevel skal legges fram for kommunestyret/formannskapet/hovedutvalg. å fordele sentralt budsjetterte poster, f.eks. lønnsjusteringspott, til alle rammeområder. Slike fordelinger gjøres på bakgrunn av administrative eller politiske vedtak. å opprette og legge ned stillinger forutsatt at de fastsatte nettorammene ikke overskrides. Økonomireglement Marnardal kommune vedtatt i KS-sak 56/11 25.oktober2011 11

2.3.3 Oppfølging og registrering av budsjettendringer Saksbehandler er ansvarlig for å gi melding til økonomikontoret om vedtak som fører til budsjettreguleringer e.l. Til dette benyttes standardskjema for budsjettendring (jfr. vedlegg 2), kopi av vedtak legges ved skjemaet. Økonomikontoret er ansvarlig for å registrere endringer i budsjettet på bakgrunn av ovennevnte meldinger. 2.3.4 Disponering av resultatenhetenes overskudd / underskudd i regnskapsavslutningen Overskudd i resultatenhetene Med overskudd menes at en resultatenhets rammeområde har en nettoutgift som er mindre enn budsjettert. Under forutsetning av at kommunen som helhet har et udisponert netto driftsresultat er hovedregelen at resultatenhetene får beholde overskuddet. Spesielle forhold kan imidlertid føre til at overskuddet ikke kan beholdes. Denne vurderingen gjøres i forbindelse med kommunestyrets behandling av regnskapssaken. Underskudd i resultatenhetene Med underskudd menes at en resultatenhets rammeområde har en nettoutgift som er større enn budsjettert. Et underskudd skal som hovedregel dekkes inn i sin helhet av den enkelte resultatenhet i løpet av påfølgende budsjettår. Spesielle forhold kan imidlertid føre til at deler av/hele underskuddet dekkes sentralt, dvs. at resultatenheten ikke belastes for underskuddet. Denne vurderingen gjøres i forbindelse med kommunestyrets behandling av regnskapssaken. Økonomireglement Marnardal kommune vedtatt i KS-sak 56/11 25.oktober2011 12

3 RAPPORTERING 3.1 Forholdet til lov og forskrifter I løpet av året skal kommunestyret behandle følgende regnskapsrapporter: o Tertialrapport pr. 30. april o Tertialrapport pr. 31. august o Årsregnskapet og årsberetning 3.1.1 Tertialrapporter I tertialrapportene skal det framgå om virksomheten holdes innenfor de vedtatte budsjettrammer. Dersom det ikke er tilfelle, må det settes i verk tiltak for å gjenvinne budsjettbalansen. 3.1.2 Årsregnskap og årsberetning Årsberetning Årsberetningen skal utarbeides av rådmannen, i samarbeid med den ansvarlige for hvert rammeområde, i henhold til kommunelovens 48 nr. 1 og 5 med tilhørende regler i regnskaps- og årsberetningsforskriftens 10 og 11. Årsberetningen skal behandles sammen med årsregnskapet innen 1. juli året etter. Hovedvekten legges på å sammenligne oppnådde resultater med målene i budsjettet/økonomiplanen. I tillegg legges det vekt på å vurdere utviklingen i kommunen over tid. Årsberetningen bør i tillegg inneholde: Forhold som er viktig for å bedømme kommunens stilling og resultatet av virksomheten Målsetninger fremover Andre forhold av vesentlig betydning Årsregnskap Årsregnskapet skal utarbeides ihht kommunelovens 48 med forskrifter, samt kommunal regnskapsskikk (KRS). Kontoplanen i regnskapet er bygd opp slik at man tilfredsstiller kravene til kostrarapporteringen. Det er økonomisjefen som er ansvarlig for at regnskapet blir avsluttet i henhold til de lover og forskrifter som berører kommunens regnskap. Økonomireglement Marnardal kommune vedtatt i KS-sak 56/11 25.oktober2011 13

3.1.3 Nasjonal rapportering Kommuneloven 49, samt forskrifter om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner pålegger kommunene å rapportere om ressursbruk og tjenesteproduksjon til bruk i nasjonalt informasjonssystem (kostra). Regnskapsansvarlig og de som er ansvarlige for kommunens tjenesteproduksjon er ansvarlig for at denne rapporteringen skjer innen oppsatte frister. 3.2 Månedsrapporter Leder for resultatenhetene skal hver måned levere en rapport til rådmannen om den økonomiske situasjonen i enheten. Til dette benyttes et eget skjema (se vedlegg 3). Disse månedsrapportene er med på å danne grunnlaget for tertialrapportene. Økonomireglement Marnardal kommune vedtatt i KS-sak 56/11 25.oktober2011 14

4 ØKONOMIMODELLEN OG KONTOPLANEN Regnskapet/budsjettet blir delt inn i følgende hoveddeler: Ved bokføring i investerings- og driftsregnskapet benyttes kontostreng som består av følgende begreper: - art - ansvar - tjeneste - prosjekt Arten beskriver type ressursinnsats som benyttes for å produsere en tjeneste (eks. lønn, forsikring). På noen områder er det anvendelsesområdet som beskriver arten (eks. undervisningsmateriell, kontorutgifter). Artene består av fem siffer hvor det første bestemmer kontoklasse (1=drift, 3=investering) og de neste tre tilsvarer kostraarten. Ansvarsbegrepet brukes for å vise hvem som har det budsjettmessige ansvaret for de utgifter og inntekter som bokføres. Hvert ansvar består av fire siffer hvor det andre bestemmer rammeområde og det tredje i hovedsak bestemmer enhet (gjelder rammeområdene Kultur- og oppvekst og Helse- og omsorg. Tjenestebegrepet skal vise hva som produseres med ressursene. Tjenesten består av 5 siffer hvor de tre første tilsvarer kostrafunksjonen. Prosjektbegrepet brukes bl.a. for å samle inntekter og utgifter på tvers av tjenestene, spesifisere inntekter og utgifter knyttet til bestemte objekter eller skille ut inntekter og utgifter til bestemte byggeprosjekter. Art, ansvar og tjeneste er obligatoriske dimensjoner som må brukes ved bokføring. Prosjekt brukes der det er hensiktsmessig. I investeringsregnskapet er prosjektbegrepet obligatorisk og skal ha 0 i første siffer. Balansen er stilt opp etter de regler som gjelder for balanseoppstilling. Man har også tilpasset denne slik at den tilfredsstiller kommunens interne rapporteringsbehov. For nærmere detaljer om kontoplanene (økonomistyringsmodell) vises til eget hefte. Økonomireglement Marnardal kommune vedtatt i KS-sak 56/11 25.oktober2011 15

5 INNKJØP MV 5.1 Formål Innkjøpene til Marnardal kommune skal gjennomføres på en slik måte at kommunens interesser blir ivaretatt best mulig på kort og lang sikt. Innkjøpsordningen skal være rasjonell og gi en effektiv utnyttelse av kommunens ressurser. Innkjøpsordningen skal sikre at det er reell konkurranse på like vilkår overfor alle interesserte leverandører. 5.2 Forholdet til lov og forskrifter Kravene til innkjøpsordningen er regulert av lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser med etterfølgende endringer, samt i forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 med etterfølgende endringer. Loven regulerer kjøp i følgende hovedgrupper: Kjøp av varer og tjenester under kr 500.000 eks. mva Det er ikke spesielle krav til prosedyre, men det skal som grunnprinsipp gjøres prisvurderinger og sammenlikning av leverings- og prisalternativer før endelig valg gjøres. I forespørselen skal det angis hvilke forhold som legges til grunn for valg av leverandør. Det skal føres protokoll for alle anskaffelser over 100 000 eks mva, og i de fleste tilfeller skal leverandør kunne fremlegge skatte- og MVA-attest uten restanser, samt HMS-egenerklæring i tilbudet. Varer og tjenester: kr 500.000 1,6 mill. eks. mva (EØS terskelverdi) Bygg og anlegg: kr. 500.000 40,5 mill. eks. mva (terskelverdiene) Innkjøp i denne størrelsesorden må kunngjøres nasjonalt. Beløpsgrensene gjelder også i forhold til sum kjøp på kontrakter som går over flere år, da regnes totalsummen over hele avtalelengden. Reglene samsvarer til en viss grad med reglene for kjøp over terskelverdiene, men regelverket mer fleksibelt og enklere. Kjøp over terskelverdiene Her er det strenge krav til prosedyre, og innkjøpene må kunngjøres internasjonalt. 5.3 Kjøp i Marnardal kommune Marnardal kommune er med i Offentlig fellesinnkjøp på Agder, heretter kalt OFA. OFA har egne hjemmesider på www.ofanett.no. OFA inngår rammeavtaler på vegne av de deltakende Økonomireglement Marnardal kommune vedtatt i KS-sak 56/11 25.oktober2011 16

kommuner. Rammeavtalene omfatter de fleste varegrupper og tjenester som inngår i kommunens ordinære drift. Rammeavtalene tilfredsstiller lov om offentlige anskaffelser, og en oversikt finnes på www.ofanett.no. 5.3.1 Kjøp av varer og tjenester som omfattes av rammeavtaler inngått av OFA Rammeavtalene kommunen har meldt seg som deltager i er kommunen forpliktet til å bruke innenfor det som er bestemt av den enkelte avtale. Kommunen kan også velge å reservere seg i forhold til rammeavtaler, men må da gjøre det før avtaleinngåelsen eller ved forlengelse av avtalene (opsjonsutøvelse) Dersom det er aktuelt å reservere seg i forhold til en rammeavtale skal følgende forhold vurderes: Hva summen av kjøp innenfor rammeavtalen vil utgjøre for kommunen i løpet av den aktuelle periode. Dersom denne summen utgjør over kr 500 000 eks.mva, hva vil kostnadene og tiden det vil innebære og selv foreta utlysning av anbudet være? Fordelene ved selv å inngå avtale om kjøp med aktuelle leverandører. Rådmannen tar stilling til evt reservering i forhold til å delta i rammeavtaler. 5.3.2 Kjøp av varer og tjenester som ikke omfattes av rammeavtaler inngått av OFA Innkjøpene skal foretas i henhold til Lov om offentlige anskaffelser med forskrifter. Lov og forskrift gjelder prinsipielt for alle kjøp uansett verdi. Kjøp i størrelsesorden kr 0 500.000 eksl.mva: Det skal hentes inn pristilbud fra tre leverandører hvis det finnes så mange egnede leverandører Skatte- og MVA-attest skal innhentes, i mange tilfeller også HMS egenerklæring. 5.4 Innkjøpsfullmakt Lederne er ansvarlige for innkjøp innen sitt budsjettområde. Økonomireglement Marnardal kommune vedtatt i KS-sak 56/11 25.oktober2011 17

5.5 Varemottak og kontroll Ved varemottak skal varen kontrolleres mot pakkseddel og at varen ikke har tydelige skader som kan gi grunnlag for reklamasjon. Ved kontroll av pakkseddel skal det sjekkes at det er samsvar mellom levert, bestilt og oppført vare og mengde på pakkseddel. Dersom pris og rabatt er oppgitt på pakkseddel bør dette kontrolleres mot avtalte vilkår. Kontrollert og attestert pakkseddel dateres, signeres og leveres til den som har bestilt varen. Dersom leveransen lider av vesentlige feil eller mangler, skal leverandøren umiddelbart gis beskjed om dette. Bestilleren er ansvarlig for å kontrollere at faktura stemmer med pakkseddel. I de tilfeller der det ikke er konkrete varer som leveres, f.eks. strøm, telefon, skal det kontrolleres at fakturaen virker rimelig. Ved feil i fakturaen skal det uten opphold tas kontakt med leverandør slik at feilen rettes gjennom kreditnota eller ny korrigert faktura. 5.6 Attestasjon og anvisning Kommunestyret gir rådmannen anvisningsmyndighet for hele den kommunale forvaltning. Rådmannen har anledning til å delegere denne myndigheten videre. Hovedregelen er at kommunalsjefene samt enhetsledere med egne budsjettrammer og ansvar gis anvisningsmyndighet innenfor definert ansvarsområde, jfr. Vedlegg 1. Alle som har anvisningsmyndighet har automatisk attestasjonsmyndighet, men de kan ikke både attestere og anvise på samme bilag. Marnardal kommunal skanner alle inngående fakturaer og attestasjon og anvisning skjer elektronisk. Bestiller har ansvar for å informere leverandør om krav til faktura, bl.a. bestillerreferanse, fakturamottak (Marnardal kommune, økonomikontoret) samt enhet/avdeling for leveransen. Ingen skal under noen omstendighet attestere eller anvise beløp til seg selv eller til andre som de er i et slikt forhold til som omtales i forvaltningslovens 6 (inhabilitet). I slike tilfeller anviser rådmannen for enhetsledere og ordføreren for rådmannen. Både attestasjon og anvisning skal skje uten unødig opphold. Fakturaer som skal sendes til økonomikontoret i god tid før forfall. Økonomiseksjonen har ikke anledning til å foreta utbetaling før nødvendig attestering og anvisning har funnet sted. Ved sosiale utbetalinger er det tilstrekkelig at utbetalingen er anvist, se for øvrig kapittel 5.7.2. 5.6.1 Attestasjon Attestasjon av en faktura innebærer elektronisk godkjenning via fakturaweb eller utfylling av anvisningsskjema og kontroll av at: - varen/tjenesten er levert/utført og priskontrollert - orginalfaktura foreligger - varen/tjenesten ikke er betalt tidligere - fakturaen er riktig kontert Feilaktig innkjøp og utbetalinger som skyldes grov uaktsomhet fra den som attesterer kan medføre økonomisk ansvar. Økonomireglement Marnardal kommune vedtatt i KS-sak 56/11 25.oktober2011 18

5.6.2 Anvisning Anvisning av en faktura innebærer kontroll av at: det er budsjettdekning for beløpet (innenfor netto rammen) - beløpet er riktig i forhold til avtaler, kontrakter, bestillinger osv - bilaget er korrekt utfylt og tilstrekkelig dokumentert - nødvendig attestasjon er utført - alle rutiner er fulgt Anvisning, dvs. utbetalingsordre, gis til økonomiseksjonen for beløp som skal utbetales. Faste lønninger o.l. betales ut på bakgrunn av arbeidsavtaler e.l. Økonomiavdelingen har fullmakt til å betale renter og avdrag på kommunens gjeld uten spesiell anvisning. Feilaktig innkjøp og utbetalinger som skyldes grov uaktsomhet fra den som anviser kan medføre økonomisk ansvar. 5.7 Andre bestemmelser 5.7.1 Utbetaling av lønn mv. Hovedregelen er at utbetaling av lønn skjer den 12. i hver måned. Dersom dette faller på en lørdag, søndag eller en helligdag skal lønnen utbetales siste arbeidsdag før. Utbetaling av forskudd på lønn skal så vidt mulig unngås, og må i tilfelle godkjennes av enhetsleder. Hovedregelen er at reiseregninger o.l. utbetales sammen med ordinær lønn. Reiseregninger må leveres løpende hver måned. Ved utbetaling av reiseforskudd skal anviste reiseregninger leveres til økonomiseksjonen i ettertid. Reiseforskudd utbetales på bakgrunn av signert dokument ved mottak. Forskuddet bokføres som fordring på den enkelte i balansen, og trekkes i utgiftsdekning evt. lønn ved neste lønnsutbetaling 5.7.2 Utbetaling av sosialhjelp Hovedregelen er at utbetalinger av sosialhjelp o.l. skjer gjennom bank. Ved kontantutbetaling anviser NAV-kommune på en egen utbetalingsanvisning, og mottaker henter pengene på økonomikontoret. Økonomikontoret er ansvarlig for bokføring og avstemming av utbetalingene. 5.7.3 Etiske retningslinjer Det er ikke tillatt å motta noen form for godtgjørelse fra leverandører utover avtalt levering. Dersom dette likevel skjer skal det umiddelbart drøftes med rådmannen. Økonomireglement Marnardal kommune vedtatt i KS-sak 56/11 25.oktober2011 19

6 SALG, UTLÅN OG INNFORDRING 6.1 Salg Lederen for hvert enkelt rammeområde har hovedansvar for at det blir sendt regninger, refusjonskrav o.l. Den enkelte leder har altså ansvar for en fullstendig fakturering, dvs. at alle som mottar fakturerbare varer/tjenester blir fakturert og at faktureringsregistrene er fullstendige. Selve arbeidet med fakturering kan delegeres til andre i kommunen. Fakturering skal så langt mulig skje maskinelt via faktureringssystemet. Dersom det likevel må faktureres manuelt skal økonomikontoret ha kopi av kravet hvor riktig konto i regnskapet er påført. Den ansvarlige for faktureringen må påse at alle grunnlag for fakturering / endring av fakturering blir behandlet. Han/hun har også ansvar for at regninger blir sendt til fastsatte tider eller innen rimelig tid etter varen / tjenesten er levert. Endringsmeldinger skal behandles straks, hvis ikke annet er avtalt med kunden. Den ansvarlige for faktureringen er også ansvarlig for at fakturagrunnlag og endringsmeldinger blir arkivert og oppbevart i minst 10 år. Økonomikontoret har ansvar for at refusjonskrav for sykepenger blir sendt til NAV. 6.2 Utlån 6.2.1 Startlån Dette er en låneordning for unge i etableringsfasen og andre med etableringsproblemer i boligmarkedet. Startlån er en ordning der kommunen formidler husbanklån videre til innbyggerne. Rådmannen gis fullmakt til å vurdere søknader angående startlån. Søknadene vurderes fortløpende. Lånet skal sikres med gjeldsbrev og panteobligasjon. Ved salg av bolig, og salgssummen ikke dekker kommunens krav, skal restansen på lånet sikres ved gjeldsbrev, samt panteobligasjon dersom det er mulig. For øvrig må tiltakene tilpasses Husbankens retningslinjer og krav for å minimalisere kommunens egen tapsrisiko. Husbanken dekker ordinært 75 pst av tap knyttet til startlåneordningen. Det vises for øvrig til eget reglement for startlån, se vedlegg 4. 6.2.2 Sosiale utlån Sosialavdelingen behandler søknader om sosiale utlån innenfor bestemmelsene i Lov om sosiale tjenester og økonomisk sosialhjelp. Økonomireglement Marnardal kommune vedtatt i KS-sak 56/11 25.oktober2011 20

6.2.3 Andre utlån Formannskapet gis fullmakt til å behandle søknader om andre lån enn startlån og sosiale lån. 6.3 Innfordring (gjelder ikke skattekrav) Kommunen har følgende administrative ansvarsfordeling: - Fakturerende enhet har ansvaret for korrekt fakturagrunnlag og fakturautsendelse. - Økonomikontoret skal sørge for en effektiv innfordring, og evt. foreta nødvendig tapsavsetning og avskrivinger. De kommunale krav kan deles i to hovedgrupper: 1. De offentligrettslige krav hvor grunnlaget for å ta betaling er hjemlet i lov. Eks. vann- og kloakkavgifter og renovasjonsgebyr. 2. De privatrettslige krav som bygger på et avtalerettslig grunnlag. Eks. husleie, oppholdsbetaling og utlån. Økonomikontoret gis fullmakt til å vurdere hvilke innfordringstiltak som bør benyttes, herunder betalingsutsettelser, nedbetalingsavtaler og tvangssalg av eiendom. Ved restanse på privatrettslige krav gjelder følgende hovedregler: SFO/barnehage Ved totalt to terminers restanse mister barnet plassen i SFO/barnehagen. Man sender varsel med kort betalingsfrist før slik utkastelse finner sted. Ved nytt SFO/barnehageår må all restanse være nedbetalt før barnet kan begynne i SFO/barnehagen. Hjemmehjelp Ved totalt to terminers restanse opphører hjemmehjelpstjenesten. Det skal sendes varsel om dette før tjenesten stoppes. Husleie Ved totalt to terminers restanse sender man varsel om utkastelse av boligen. Dersom denne betalingsfristen misligholdes sendes begjæring om utkastelse til namsmannen. Kulturskole Ved ny termin må all restanse være nedbetalt før man kan delta i aktivitetene. Brøyting/strøing Ved en termins restanse stoppes brøytingen/strøingen. Økonomikontoret gis fullmakt til å benytte inkassoselskap dersom dette synes hensiktsmessig. Forsinkelsesrenter og gebyr kan ilegges i henhold til forsinkelsesrente- og inkassoloven med tilhørende forskrifter. Økonomireglement Marnardal kommune vedtatt i KS-sak 56/11 25.oktober2011 21

6.4 Tapsavsetning og avskrivinger I følge forskrift om årsregnskap og årsberetning 3 skal balanseregnskapet vise status for kommunens eiendeler, gjeld og egenkapital ved utgangen av regnskapsåret. Forskriftene har ingen bestemmelser om vurderinger av fordringene. Fordringene bør likevel være gjenstand for vurdering som en naturlig del av den løpende økonomiforvaltningen. Dette reglementet omfatter ikke skattekrav. Økonomikontoret har ansvar for at vurderingen blir gjennomført i forbindelse med årsoppgjøret. Dersom det er nødvendig gjøres det en tapsavsetning for å dekke forventede tap på fordringer slik at fordringsmassen blir mest mulig reell. Fordringene avskrives når kravet anses eller er konstatert som tapt. Økonomisjefen foretar denne vurderingen. I tvilstilfeller blir slike saker avgjort av rådmannen. Økonomireglement Marnardal kommune vedtatt i KS-sak 56/11 25.oktober2011 22

7 REGLEMENT FOR INVESTERINGSPROSJEKTER 7.1 Formål Reglementet gir retningslinjer for enhetlig behandling og styring av investeringsprosjekter i kommunen. 7.2 Avgrensing investering vs drift Alle investeringer budsjetteres og regnskapsføres i investeringsbudsjettet/-regnskapet. Investeringer gjelder anskaffelse av varige driftsmidler som koster over 100.000 kroner og hvor investeringsobjektet har en levetid på minst 3 år. Ved større skader, havari o.l. av/på en investering innenfor normal levetid, vil reparasjon/erstatning opp til dagens standard vanligvis regnes som vedlikehold og skal finansieres over driftsbudsjettet. Gjenanskaffelse av investeringer som på vanlig vis er utslitt blir å regne som investering dersom de for øvrig tilfredsstiller ovennevnte kriterier. 7.3 Forholdet til økonomiplan/budsjett Forslag til investeringer fremmes gjennom rådmannen i forbindelse med den årlige rulleringen av økonomiplan/budsjett. Man må gjøre rede for behov, kostnadsramme og driftskonsekvenser og evt. andre rammebetingelser ved investeringsforslaget. Bevilgning til idefase, forstudie og forprosjekt skal være inntatt i årsbudsjettet før planlegging igangsettes. Endelig investeringsramme inntas i årsbudsjettet når forprosjektet er avsluttet og det er klart for anbudsinnhenting. Økonomireglement Marnardal kommune vedtatt i KS-sak 56/11 25.oktober2011 23

Illustrasjon av beslutningsprosessen 7.4 Organisering Økonomireglement Marnardal kommune vedtatt i KS-sak 56/11 25.oktober2011 24

7.4.1. Prosjekteier Kommunestyret o Resultat og effekt/mål for prosjektet o Beslutninger i Vedtakspunktene o Valg av konsept og finansiering 7.4.2. Oppdragsgiver Rådmann o Oppdragsgiver er ansvarlig for beslutninger legges frem for kommunestyret ved vedtakspunktene o Oppdragsgiver godkjenner større prosjektendringer i henhold til fullmakter gitt av kommunestyret o Oppdragsgiver er ansvarlig for å legge frem for kommunestyret endringer som ikke ligger i de bevilgede rammer. o Oppdragsgiver sørger for: At prosjektet blir koordinert med evt. andre prosjekter Rapportering til kommunestyret og følge opp at prosjektet utvikler seg i henhold til krav og forutsetninger i vedtakspunktene Å utpeke prosjektleder Kontakt og kommunikasjon med alle viktige interessenter, som myndigheter, naboer, Verneombudsapparat/ AMU, BU etc.; se til at drifts-/ vedlikeholds personell blir inkludert etter behov Prosjektets Styringsgruppe møter 7.4.3. Styringsgruppe o En Styringsgruppe skal nedsettes der dette er hensiktsmessig o Styringsgruppen etableres/ledes av Oppdragsgiver o Styringsgruppen sørger for: Å gi nødvendige føringer og retningslinjer for prosjektleders arbeid Å følge opp prosjektets utvikling og resultater på regelmessig basis; gi nødvendige korreksjoner spesielt skal oppfølging av kritiske områder/ risiko områder prioriteres av Styringsgruppen Å være en støtte for prosjektleder; bidra med råd og veiledning der dette er nødvendig å behandle større prosjektendringer for endelig beslutning hos Oppdragsgiver i henhold til fullmaktsmatrisen. o Minimum deltakelse er Oppdragsgiver, øvrig deltakelse vurderes i det enkelte prosjekt, prosjektleder rapporterer til styringsgruppe Økonomireglement Marnardal kommune vedtatt i KS-sak 56/11 25.oktober2011 25

7.4.4. Økonomisjef o Kontrollere at prosjektet styres i tråd med prinsipper for god virksomhetsstyring o Gjennomgå beslutningsgrunnlaget ved VP2 og VP3: Prosjektets investeringsanslag med tilhørende usikkerheter At midler kan frigis At lover og regler er fulgt Risiko 7.4.5. Prosjektleder o Prosjektleder rapporterer til Oppdragsgiver/Styringsgruppe o Prosjektleder er ansvarlig for og er delegert myndighet til følgende: Gjennomføring av prosjektet Resultatansvarlig for leveransene fra prosjektet Rapportering til av oppdragsgiver og oppfølging av leverandører) Saksbehandling i forhold til myndigheter Ledelse av prosjektet og styring av alt prosjektrelatert arbeid Styring av eksterne leverandørers bidrag til prosjektet Prosjektledelse, Prosjektkontroll, HMS/Kvalitetsstyring, Anskaffelser, Prosjektadministrasjon Arkivering og journalføring av intern og ekstern dokumentasjon 7.5 Investeringsprosjekter utenom økonomiplanen/årsbudsjettet Dersom det viser seg nødvendig å fremme forslag om investeringer utenom den vanlige planleggingsprosessen, skal behovsutredningen fremmes gjennom rådmannen til det respektive hovedutvalg som avgjør om saken skal fremmes for formannskap og kommunestyre. Ved positiv avgjørelse i kommunestyret kan arbeid med forprosjekt igangsettes straks. 7.6 Forslag til bevilgning Alle investeringer må vedtas av kommunestyret. Bevilgningsforslaget bør inneholde: o Totalbevilgning for hele prosjektet basert på et realistisk kostnadsoverslag. Netto bevilgning aksepteres ikke, dvs. eventuelle tilskudd o.l. skal også innarbeides. Uforutsette tilskudd og gaver kan ikke brukes til å øke investeringsrammen uten kommunestyrets godkjennelse. o Fullstendig finansiering. o Ved lånefinansiering utenom økonomiplan/årsbudsjett (enkeltsaker) må avdragstid oppgis. Rådmannen delegeres fullmakt til å godkjenne lånebetingelsene. Økonomireglement Marnardal kommune vedtatt i KS-sak 56/11 25.oktober2011 26

o I bevilgningssaken skal det skilles mellom bygninger/tomtekostnader/fast utstyr osv og inventar/maskiner/transportmidler osv. Summen av disse postene utgjør investeringens totalbevilgning. o Driftsmessige konsekvenser. For bevilgningssaker utenom økonomiplan/årsbudsjett må også finansiering, herunder økte renter og avdrag oppgis. 7.7 Igangsettelse, rapportering og budsjettstyring Når kommunestyret har vedtatt årsbudsjett (og økonomiplan) kan arbeidet settes i gang for de vedtatte prosjektene. Investeringer som bare er oppført i økonomiplanen har ikke bevilgning, og kan ikke igangsettes. For investeringer som går over flere budsjettår er det bare gitt bevilgning i forbindelse med de enkelte årsbudsjett. Dersom fremdrift skulle gå raskere enn planlagt må det søkes tilleggsbevilgning i det gjeldende år. Den i kommunen som er ansvarlig for investeringen har også ansvaret for at den økonomiske styringen og at finansiering er i orden. I tillegg er man ansvarlig for evt. byggesøknader, fremdrift, rapportering og utarbeidelse av sluttregnskap. Sluttregnskap kan fremmes som egen sak i formannskap og kommunestyre. Dersom kommunestyret vedtar igangsetting av investeringer der omfang og kostnad innebærer stor grad av usikkerhet skal formannskapet løpende få forelagt oppdaterte kostnadsoverslag o.l. Det er rådmannen, i samarbeid med den som er ansvarlig for prosjektet, som har ansvar for at denne orienteringen blir gitt. Bevilgningssak skal forelegges kommunestyret snarest mulig, og senest innen årets utgang. Som hovedregel skjer dette gjennom tertialrapportene. Økonomireglement Marnardal kommune vedtatt i KS-sak 56/11 25.oktober2011 27

8 FINANSREGLEMENT FOR MARNARDAL KOMMUNE 8.1 Reglementets virkeområde, lovhjemler og risiko 8.1.1 Hensikten med reglementet Reglementet skal gi rammer og retningslinjer for kommunens finansforvaltning. Reglementet utgjør en samlet oversikt over de rammer og begrensninger som gjelder, og underliggende rutiner skal hjemles i reglementet. Reglementet definerer de avkastnings- og risikonivå som er akseptable for plassering og forvaltning av likvide midler og midler beregnet for driftsformål, opptak av lån/gjeldsforvaltning og plassering og forvaltning av langsiktige finansielle aktiva. Finansforvaltningen har som overordnet formål å sikre en rimelig avkastning samt stabile og lave netto finansieringskostnader for kommunens aktiviteter innenfor definerte risikorammer. 8.1.2 Hvem reglementet gjelder for Reglementet gjelder for Marnardal kommune. Reglementet gjelder også for virksomhet i kommunale foretak etter kommuneloven kapittel 11 og interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27. I den grad disse virksomhetene har en egen finansforvaltning skal denne utøves i tråd med dette reglementet, eller i tilfellet med interkommunalt samarbeid, etter et omforent finansreglement som er godkjent av kommunestyret. 8.1.3 Hjemmel Dette reglementet er utarbeidet på bakgrunn av: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992, 52 Ny forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning fastsatt av KRD 9. juni 2009 (FOR 2009-06-09 nr 635). 8.1.4 Gyldighet Reglementet trer i kraft fra og med 25.10.11. Finansreglementet skal vedtas minst en gang i hver kommunestyreperiode. Dette reglementet erstatter alle tidligere regler og instrukser som kommunestyret eller annet politisk organ har vedtatt for kommunens finansforvaltning. Økonomireglement Marnardal kommune vedtatt i KS-sak 56/11 25.oktober2011 28

8.1.5 Generelle rammer og begrensninger Kommunestyret skal selv gjennom fastsettelse av dette finansreglement, ta stilling til hva som er tilfredsstillende avkastning og vesentlig finansiell risiko, jfr. kommunelovens 52. Reglementet skal baseres på kommunens egen kunnskap om finansielle markeder og instrumenter. Kommunestyret skal ta stilling til prinsipielle spørsmål om finansforvaltningen, herunder hva som regnes som langsiktige finansielle aktiva. Det påligger rådmannen en selvstendig plikt til å utrede og legge frem saker for kommunestyret som anses som prinsipielle. Rådmannen skal fortløpende vurdere egnetheten av reglementets forskjellige rammer og begrensninger, og om disse på en klar og tydelig måte sikrer at kapitalforvaltningen utøves forsvarlig i forhold til de risikoer kommunen er eksponert for. Det tilligger rådmannen å inngå avtaler i overensstemmelse med dette reglementet. Det tilligger rådmannen med hjemmel i dette finansreglement, å utarbeide nødvendige fullmakter/instrukser/rutiner for de enkelte forvaltningsformer som er i overensstemmelse med kommunens overordnede økonomibestemmelser. Finansielle instrumenter og/eller produkter som ikke er eksplisitt tillatt brukt gjennom dette reglementet, kan ikke benyttes i kommunens finansforvaltning. Kommunen kan i sin finansforvalting benytte seg av andre finansielle instrumenter, såkalte avledede instrumenter/derivater. Slike instrumenter skal være konkret angitt under de enkelte forvaltningsformer og må benyttes innenfor risikorammene for underliggende aktiva eller gjeld og skal inngå ved beregning av finansiell risiko. Plassering av kommunes midler i verdipapirer, skal skje ihht etiske kriterier. Kriteriene er beskrevet under pkt 5. Så langt det er praktisk mulig skal disse etiske kriterier også gjelde for plasseringer i verdipapirfond. Konkrete rammer for forvaltning av henholdsvis kommunens midler til driftsformål (inkl. ledig likviditet), gjeldsporteføljen og langsiktige finansielle aktiva omtales i fortsettelsen hver for seg. Økonomireglement Marnardal kommune vedtatt i KS-sak 56/11 25.oktober2011 29

8.2 Rammer og retningslinjer for forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet på driftsformål 8.2.1 Formål Kommunen skal til en hver tid ha ledig likviditet (inkludert trekkrettigheter) til å dekke løpende forpliktelser. Plassert overskuddslikviditet skal over tid gi en god og konkurransedyktig avkastning innenfor definerte krav til likviditet og risiko, hensyntatt tidsperspektiv på plasseringene. 8.2.2 Hovedprinsipper i finansstrategien for ledig likviditet og andre midler beregnet på driftsformål Kommunens midler til driftsformål (herunder ledig likviditet) kan plasseres i bankinnskudd og pengemarkedsfond med kort løpetid. Alle plasseringer skal gjøres i norske kroner (NOK). Kommunen kan inngå rammeavtale for å ivareta det løpende behov for banktjenester. Det kan gjøres avtale om trekkrettighet. Kommunens driftslikviditet skal plasseres i kommunens hovedbank, eventuelt supplert med innskudd i andre større spare- eller forretningsbanker. Ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål, utover hva som trengs til dekning av kommunens løpende forpliktelser de neste tre måneder kan plasseres etter de retningslinjer som følger av punktene 8.2.3 og 8.2.4. 8.2.3 Innskudd i bank For bankinnskudd gjelder følgende begrensninger: a) Tidsbinding kan ikke avtales for en periode på mer enn 6 måneder 8.2.4 Pengemarkedsfond For plassering i pengemarkedsfond gjelder følgende: a) Midler kan kun plasseres i fond forvaltet av selskap med bred verdipapirforvaltning og som inngår som en del av anerkjent institusjon/finanskonsern. b) Det skal kun plasseres i fond med rentefølsomhet kortere enn 12 måneder. c) Fondet skal ikke ha en lavere kredittrating enn BBB- ( investment grade ) på investeringstidspunktet. d) Porteføljen i aktuelle pengemarkedsfond kan bestå av papirer med inntil 20 % BISvekt, herunder: - Rentebærende papirer utstedt eller garantert av den norske stat. - Rentebærende NOK denominerte papirer utstedt eller garantert av OECD/EØS sone A stater. Økonomireglement Marnardal kommune vedtatt i KS-sak 56/11 25.oktober2011 30

- Rentebærende papirer utstedt eller garantert av norske statsforetak. - Rentebærende papirer utstedt eller garantert av norske kommuner eller fylkeskommuner. - Rentebærende papirer, i form av senior sertifikat og obligasjonslån, utstedt eller garantert av norske banker eller kredittinstitusjoner. e) Det kan ikke plasseres midler i pengemarkedsfond som inneholder industriobligasjoner, ansvarlige lån eller fondsobligasjoner. f) Det skal ikke være begrensninger på uttaksretten i fondene som benyttes, og midlene skal alltid være tilgjengelige på få dager. g) Samlet gjennomsnittlig løpetid for kreditten (kredittdurasjonen) i et enkelt pengemarkedsfond skal ikke overstige 2 år. 8.2.5 Direkte eie av verdipapirer Det skal ikke foretas enkeltanskaffelser av verdipapirer. Plasseringer i rentemarkedet skal gjøres som innskudd i bank eller pengemarkedsfond. 8.2.6 Rapportering Rådmannen skal i forbindelse med tertialrapportering per 30. april og per 31. august, legge frem rapporter for kommunestyret som viser status for forvaltningen av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål. I tillegg skal rådmannen etter årets utgang legge frem en rapport for kommunestyret som viser utviklingen gjennom året og status ved utgangen av året. Rapportene skal ihht finansforskriftens 7 a), inneholde en beskrivelse og vurdering av; Sammensetning av aktiva Markedsverdi, samlet og fordelt på de ulike typer aktiva Vesentlige markedsendringer Endringer i risikoeksponering Avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet Markedsrenter og egne rentebetingelser Økonomireglement Marnardal kommune vedtatt i KS-sak 56/11 25.oktober2011 31