REFERAT fra styremøte i Stavanger Turistforening Mandag 23. mars 2015 kl 1800 i Klostersalen, Kannik. Til stede fra styret: Forfall: Fra adm.: Referent: Per Hanasand, Edward Prestholm, Åshild Garvik Pedersen, Christian Alden, Inger Karin Natlandsmyr, Trygve Forgaard, Ane Christophersen, Helge Bjørnestad (Rådet) og Per Henriksen (ansattes representant) Arne Storhaug, Ingebjørg Vik Laugaland, Elise Unander Mjølhus og Jarand Rage Aasvold (DNT ung Stavanger) Preben Falck og Brita Gundersen Preben Falck SAKSLISTE 03/15-1 Referat fra forrige styremøte - Beslutningssak Referat fra styremøte 23. februar 2015 vedlegges for styrets godkjenning. Referat fra styremøtet 23. februar 2015 godkjennes. Behandling i møtet: Det var ingen merknader til referatet. Referat fra styremøtet 23. februar 2015 godkjennes. 03/15-2 HMS-rapport - Orienteringssak Kvisting til påske forventes ferdig i løpet av inneværende uke. Tross enkelte perioder med mildvær har isforholdene på vann i høyfjellet stort sett holdt seg stabilt, men der er en del åpne elver, bekkeløp og oser. På Svartevassmagasinet er det solid is, og det forsøkes nå kvistet fra Kringlevatn til Litle Aurådalen. Vi har fortløpende lagt ut oppdateringer på vår hjemmeside, og følger situasjonen nøye frem mot påskeutfarten. Behandling i møtet: Per Henriksen orienterte om forholdene i fjellet. Isforholdene er stort sett som tidligere. Med værmeldingene som er nå tyder det på fine snøforhold til påske. 03/15-3 Orientering om driften - Orienteringssak Fortsatt ligger vi godt foran med fornyelse av medlemskap. Per 16. mars hadde vi 7,8 % flere medlemmer enn på samme tid i fjor. Stavanger Turistforening, Pb 239 Sentrum, 4001 Stavanger Telefon 51 84 02 00 Bankkonto 3201.05.11983 Org. nr. 946 846 856 www.stf.no E-post: Tursenter@stf.no
Haukeliseter har hatt en travel vintersesong, med fullt hus nesten hver helg. Ved utløpet av februar var det totalt booket mer enn 9500 overnattinger for hele 2015 (inkl. faktiske overnattinger i januar og februar). Det er allerede halvparten av budsjetterte overnattinger, og 1500 flere enn på samme tid i fjor. Selvbetjenthytta på Stranddalen er brøytet frem med snøfres, slik at den kan åpnes fra 20. mars. Det var 5 meter snø ned til inngangsdøren! 2. mars ble det avholdt et møte med DNT Sør om utvikling av rutenettet i Ryfylke- og Setesdalsheiene. DNT Sør har interessante planer, særlig spennende er planene om en betjent hytte i området ved Håheller. Samarbeidet vil bli fulgt opp, og vi vil koordinere bl.a. oppfølging overfor vernemyndighetene i SVR. Statnett har felt en del trær på STFs eiendom ved Lifjell, i forbindelse med merking av mastepunkter for fremtidig trassé for høyspentlinje. Det er ikke ryddet opp etter dette arbeidet. Forholdet er påtalt og Sandnes kommune m.fl. er varslet om saken. 25. februar deltok flere fra STF i et dagsseminar om «Preikestoen til himmels», om utfordringene knyttet til håndtering av turiststrømmene til Preikestolområdet. Seminaret samlet bred deltakelse og fikk god mediedekning. I all hovedsak synes det være bred enighet om retningen for videre utvikling av Preikestolområdet. Rådmannen i Forsand innstiller på å gå videre med planene om å utrede Preikestolen nasjonalpark. Saken skal behandles i kommunestyret 25. mars. Det er gjennomført et samarbeidsmøte med politisk ledelse i Strand kommune, og tre ulike folkehelsesamlinger i regi av Rogaland fylkeskommune. Det arbeides med å legge om IT systemene i administrasjonen. Løsningen med filarkiv i en skyløsning med bruk av Sharepoint svarer ikke til forventningene, og det ser ikke ut til at vi klarer å hente ut mange nok av løsningene for samhandling som ligger i systemet. Det er derfor innhentet tilbud på å etablere filarkiv i en terminalserver som driftes av vår IT leverandør Upheads. I en slik løsning vil også Preikestolen fjellstue bli integrert. Det gjør det mulig å gjennomføre en oppgradering av bookingsystemet der, som også muliggjør online booking av rom. Årboka om Gramstadområdet har gått i trykken, og årsmeldingen er snart gjennom siste korrekturrunde. Det planlegges lansering av årboka til årsmøtet. Prosjektliste er vedlagt. Det foreligger ikke økonomirapporter eller driftsrapporter, vi forventer heller ikke å få disse i tide til styremøtet. Rapportene vil bli ettersendt. Medarbeidere i STF tar rekruttering på alvor! I februar fikk Arnstein S Eide en datter, noen uker senere fikk også Sigurd Rønningen en jente, og tidligere bestyrer på Haukeliseter Hanne Bowitz har fått en sønn. Jane Byberg går ut i fødselspermisjon med termin i april. Behandling i møtet: Styret drøftet DNT Sørs planer ved Håheller, og ser frem til videre samarbeid om dette. 03/15-4 Planlegging av Årsmøtet diskusjonssak Styreleder og daglig leder vil gjennomgå foreløpige planer for gjennomføring av årsmøtet 2015, med tanke på å bestemme et program. 2
Behandling i møtet: Styreleder gjennomgikk forslaget til program. Styret drøftet den praktiske gjennomføringen. 03/15-5 Dugnadsprisen 2014 Administrasjonen vil presentere aktuelle kandidater til dugnadsprisen. Styret tildeler dugnadsprisen slik det vil bli kunngjort på Årsmøtet 14. april 2015. Behandling i møtet: Brita Gundersen gjennomgikk innkomne forslag og aktuelle kandidater som er foreslått fra administrasjonen. Det er flere sterke kandidater, men styret samlet seg raskt om en verdig vinner. Det ble reist spørsmål om prisen som nå skal deles ut er for 2015 eller 2014. Daglig leder har etter møtet sjekket dette nærmere, i fjor ble prisen utdelt for 2013. Det rette må derved være å tildele prisen for det foregående år. Dette er korrigert i referatet, og vil bli lagt til grunn på diplom og omtale av prisen. Styret tildeler dugnadsprisen for 2014 slik det vil bli kunngjort på Årsmøtet 14. april 2015. 03/15-6 Årsoppgjør 2014 Styrets årsmelding og årsoppgjør er sirkulert per e-post og godkjent av et flertall av styrets medlemmer 13. mars. Årsoppgjøret vil bli gjennomgått i fellesskap, med anledning til å stille spørsmål og kommentere. Styrets årsmelding og årsoppgjør for 2014 anses godkjent per 13. mars 2015 ved e-post utveksling. Behandling i møtet: Årsoppgjøret ble gjennomgått og kommentert. Årsoppgjøret ble signert av de styremedlemmer som var tilstede. Styrets årsmelding og årsoppgjør for 2014 anses godkjent per 13. mars 2015 ved e-post utveksling. 03/15-7 Evaluering av styrets arbeid - orienteringssak Det er sendt ut en Questback spørreundersøkelse med spørsmål til evaluering av styrets arbeid. Svarfristen er 20. mars. Resultatene fra denne vil bli gjennomgått og drøftet. Behandling i møtet: Undersøkelsen ble gjennomgått og kommentert. Styret diskuterte resultatene, og videre planer for styrets arbeid. Et forslag til senere år er å inkludere et fritekstfelt for å gi mulighet til mer individuelle tilbakemeldinger. Det ble påpekt et behov for å få mer informasjon om aktivitetene i Turlagene inn i styret. Ordningen med kontaktpersoner i styret i de ulike aktivitetsgruppene vil bli videreført. Flere av innspillene vil tatt inn i en årsplan det kommende året, som skal utarbeides på det første styremøtet etter årsmøtet. 3
03/15-8 Fremdrift Kvitlen - Orienteringssak Oppdaterte plantegninger ble fremlagt for styret i forrige styremøte. Arbeidene med å planlegge byggearbeidene pågår for fullt, med sikte på oppstart på byggeplassen tidlig i mai. I detaljplanleggingen er det gjort endringer som medfører pristillegg ut over opprinnelig budsjett. Dette skyldes oppdeling av flere rom til tomannsrom, og bytte til kledning i Kebony. I tillegg er hytten som skulle brukes til innkvartering av bygningsarbeiderne blåst ned. Det medfører økte kostnader med å skaffe innkvartering. En oppdatert prognose for byggekostnadene vil bli presentert i møtet. Behandling i møtet: Administrasjonen fremla en oppdatert oversikt over kostnadene på Kvitlen. De forhold som nå er kjent medfører en kostnadsøkning som i sum ligger an til å gå ut over budsjett med i størrelsesorden kr. 120.000. Samtidig er posten for uforutsette kostnader med dette «oppbrukt». Administrasjonen vil ha fokus på kostnadskontroll videre i prosjektet, og vil søke å unngå flere endringer i planene. 03/15-9 Fremdrift Skåpet - Vedtakssak Arbeidene med detaljplaner for hytteanlegget på Skåpet er nær fullført. Oppdaterte tegninger er vedlagt. Neste steg i arbeidet vil være å innhente anbud på leveranse og bygging. Avhengig av valgt leverandør kan bygging skje høsten 2015, eller det kan gjøres grunnarbeid i 2015 for fullføring våren 2016. Administrasjonen vil gjennomgå planene for å få synspunkter fra styret. Styret godkjenner de foreløpige detaljplanene for Skåpet, og ber administrasjonen arbeide videre med de synspunktene som fremkom i møtet. Administrasjonen bes innhente tilbud på oppføring av byggene i 2015 eller 2016. Endelig kontraktstildeling skal godkjennes av styret. Behandling i møtet: Administrasjonen gjennomgikk tegningene som fulgte innkallingen, og redegjorde for status i prosjektet. Planene vil om kort tid låses, slik at de siste endringer på planene gjøres nå før prosjektet går videre ut på anbud. Styret sier seg tilfreds med planene, og ser Skåpet som en interessant videreutvikling av foreningens profil for hyttebygg. I den videre prosess var det bred enighet i styret om at det er viktig å sikre en modell for produksjon og montering av hyttene som begrenser foreningens risiko. Administrasjonen vil fokusere spesielt på dette, og vil presentere et forslag til kontraktsmodell for både Inge Steenslands stiftelse og for STFs styre før kontraktstildeling. Styret godkjenner de foreløpige detaljplanene for Skåpet, og ber administrasjonen arbeide videre med de synspunktene som fremkom i 4
møtet. Administrasjonen bes innhente tilbud på oppføring av byggene i 2015 eller 2016. Endelig kontraktstildeling skal godkjennes av styret. 03/15-10 Eventuelt Styreleder fortalte om en begivenhetsrik tur fra Bleskestad til Jonstølen med et følge anført av DNTs styreleder Berit Kjøll. Inger Karin Natlandsmyr tok opp mangelfull informasjon på Ut.no om rutene mellom foreningens hytter. Administrasjonen redegjorde for at dette skyldes en teknisk svikt hos Ut.no. Styret oppordret administrasjonen til å sørge for at tilsvarende informasjon blir lagt ut på STFs hjemmeside i påvente av en løsning. Videre ble det oppfordret til å skrive et brev til NRK, DNT Sentralt og Ut.no redaksjonen der forholdet blir påtalt. Per Hanasand Styreleder Preben Falck Daglig leder Husk Årsmøtet 14. april Neste styremøte blir mandag 27. april. 5