Omsetningskonsesjonærene Vår dato: 22.02.2011 Vår ref.: NVE 201100958-1 eø/ger Arkiv: 622 Saksbehandler: Deres dato: Geir Røsand/Pål Melvær Deres ref.: 22 95 93 79/22 95 98 72 Rundskriv EØ 2/2011: Økonomisk og teknisk rapportering til NVE og SSB for 2010 Innledning I henhold til energilovens forskrift av 7. desember 1990 nr. 959 4-4 skal omsetningskonsesjonærene sende inn regnskap til Norges vassdrags- og energidirektorat (NVE) etter bestemmelsene i lov av 17. juli 1998 nr. 56 om årsregnskap m.v. (regnskapsloven) og underliggende prinsipper. Dette fremkommer også av underliggende forskrift av 11. mars 1999 nr. 302 om økonomisk og teknisk rapportering, inntektsramme for nettvirksomheten og tariffer 2-2 med ytterligere presisering. Alle omsetningskonsesjonærer skal innrapportere sin virksomhet relatert til aktiviteter vedrørende kraftomsetning, kraftproduksjon, kraftoverføring, tele- og øvrig virksomhet. Statistikkloven av 16. juni 1989 nr. 54, 3-2 og 3-3, og forskrift fastsatt av Finansdepartementet gir bestemmelser om administrative datasystemer og samordning av offisiell statistikk slik at utforming og detaljeringsgrad også skal tilfredsstille Statistisk sentralbyrås (SSB) behov. Statistikklovens 2-2 gir i tillegg SSB hjemmel for å hente inn statistiske opplysninger. Ny innrapportering gjennom Altinn For å lette innrapporteringen til NVE legges det til rette for økt anvendelse av elektroniske løsninger. Dette medfører ikke bare en forenklet innrapportering, men også en effektivisert behandling av innrapporterte data. All elektronisk innrapportering til det offentlige er nå samlet på ett sted internettportalen Altinn.no. Altinn er en sikker og brukervennlig plattform som legger til rette for en forbedret oversikt over skjemaer og elektroniske tjenester hos det offentlige. I den forbindelse ber NVE alle omsetningskonsesjonærer uten oppført foretak i Brønnøysundregistrene registrere og oppdatere foretaksopplysninger. Dette må gjøres før den elektroniske innrapporteringen til NVE påbegynnes, da NVEs skjema henter opplysninger fra Brønnøysundregistrene. Uten registrert foretak vil det ikke være mulig å fullføre innrapporteringer elektronisk. E-post: nve@nve.no, Internett: www.nve.no, Postboks 5091, Majorstuen, 0301 OSLO, Telefon: 22 95 95 95, Telefaks: 22 95 90 00 Org.nr.: NO 970 205 039 MVA Bankkonto: 7694 05 08971 Hovedkontor Region Midt-Norge Region Nord Region Sør Region Vest Region Øst Drammensveien 211 Vestre Rosten 81 Kongens gate 14-18 Anton Jenssensgate 7 Naustdalsvn. 1B Vangsveien 73 Postboks 5091, Majorstuen 7075 TILLER 8514 NARVIK Postboks 2124 Postboks 53 Postboks 4223 0301 OSLO Telefon: 72 89 65 50 Telefon: 76 92 33 50 3103 TØNSBERG 6801 FØRDE 2307 HAMAR Telefon: 33 37 23 00 Telefon: 57 83 36 50 Telefon: 62 53 63 50
Side 2 Praktiske opplysninger om etablering av foretak, endring av foretaksopplysninger, samt tilgang og rettigheter i Altinn, finnes i vedlagt veiledningsskriv. Krav som må dekkes før innrapportering Før innrapportering av økonomiske og tekniske data til NVE, må nettleseren og krypteringsverktøyet være på plass. Tilgangen til innrapporteringen krever Internet Explorer 5.5 eller bedre og 128 bits kryptering. Begge disse kravene kan dekkes ved å gå til følgende webside for oppdatering: http://microsoft.com/windows/ie_intl/no/download/default.mspx Ved installasjon kan NVE yte hjelp via e-post adresse erapp@nve.no. All hjelp utover den NVE kan yte må dekkes av selskapene selv. For å komme inn på internettsidene som omhandler innrapporteringen på NVE sin hovedside benyttes følgende sti: - På venstre meny på hovedsiden velger man..rapportere eller søke til NVE. Deretter velger man Økonomisk og teknisk rapportering" fra venstre meny. Siden inneholder følgende filer som kan lastes ned: brukerveiledning, systemdokumentasjon for import av fil, samt revisors rapport (ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger) og følgeskriv for skjemasignaturer m.m. som skal underskrives av foretaket og revisor, og sendes inn til både NVE og SSB. Rapporteringen for 2010 Vesentlige endringer og presiseringer som er foretatt i rapporteringsprogrammet og brukerveiledningen fremkommer som vedlegg til dette rundskrivet. Hovedtall for regnskapet må sjekkes i skjermbildet "Oversikt selskapsdata" før innsending. Skjermbildet nås fra hovedmenyen i programmet. Vi gjør spesielt oppmerksom på at kolonnen for Sum selskap i resultatskjema, balanseskjema og i "Oversikt selskapsdata" skal stemme overens med selskapets offisielle regnskap slik dette framkommer i selskapets årsberetning. Avstemmingskolonnen benyttes til justering slik at Sum selskap stemmer overens med offisielt regnskap. Kommentarer til rapporteringen fra konsesjonær eller revisor føres i eget kommentarfelt, med tilgang fra programmets hovedmeny. Kommentarfeltet skal alltid benyttes ved avvik mellom erapp og selskapets årsregnskap! Kommentarfeltet for NVE/SSB sine kommentarer skal ikke benyttes av konsesjonær. Mer-/ mindreinntekt pr. 1.1.2010 skal stemme overens med mer-/ mindreinntekt pr. 31.12.2009 i henhold til NVEs vedtak. Rapportering for konsesjonærer som har fusjonert/fisjonert i løpet av regnskapsåret For konsesjonærer som har fisjonert i løpet av regnskapsåret, skal det sendes inn en regnskapsrapportering for selskapet som helhet slik det bestod pr. 1. januar 2010. For konsesjonærer som har fusjonert i løpet av regnskapsåret skal det sendes inn en regnskapsrapportering for det nye selskapet som helhet. Hvilke selskap som skal rapportere etter fisjon/fusjon og omorganiseringer er avhengig av om konsesjon er gitt til de(t) nye selskap(ene). Dersom NVE ikke har godkjent selskapsendringen, eller saken er til behandling hos NVE skal de(t) tidligere selskap rapportere inntil ny(e) konsesjon(er) er gitt av NVE. Tilsvarende gjelder at det er de(t) nettselskap som har fått tillatt inntekt fra NVE som skal rapportere.
Side 3 Segmentinformasjon I henhold til energilovens forskrift 4-4, jfr. forskrift av 11. mars 1999 nr. 302 2-6, skal konsesjonæren i sin årsberetning gi separat regnskapsinformasjon om virksomhetsområdene innen monopolaktiviteten. Minimumskravene er informasjon om årlig inntektsramme, driftsresultat, avkastningsgrunnlag, avkastning og mer-/mindreinntekt for sum nettvirksomhet. Konsesjonærer som ikke oppfyller disse minimumskravene, vil kunne bli pålagt å informere sine kunder særskilt. NVE vil eventuelt benytte seg av overtredelsesgebyr/tvangsmulkt for å få gjennomført dette, jfr. forskrift av 11. mars 1999 nr. 302 18-1a., jfr. 2-2, og lov av 29. juni 1990 nr. 50 (energiloven) 7-3 tilsvarende. Rapportering iht. NVEs vedtak Dersom det foreligger vedtak fra NVE vedrørende forhold som har betydning for den økonomiske og tekniske rapporteringen til NVE og SSB, skal dette tas til følge ved innrapporteringen. Dersom vedtaket er klaget inn for Olje- og energidepartementet (OED) skal NVEs vedtak legges til grunn inntil OEDs endelige vedtak foreligger. I tilfeller hvor vedtaket er påklaget, pålegger ikke NVE konsesjonæren å avlegge årsregnskap iht. NVEs vedtak. Det vil imidlertid være vanskelig for konsesjonæren å vurdere sannsynligheten av at vedtaket omgjøres, og dermed hvilke verdier som skal legges til grunn i årsregnskapet. NVE anbefaler derfor at NVEs vedtak tas til følge også i årsregnskapet. For kontroll, oppfølging og analyseformål er det viktig at NVEs regnskapsdatabase inneholder korrekte data for det enkelte regnskapsår iht. NVEs vedtak. NVE pålegger derfor konsesjonæren å rette opp den økonomiske og tekniske rapporteringen til NVE selv om årsregnskapet allerede er avlagt og det dermed oppstår et manglende samsvar mellom årsregnskapet og den økonomiske og tekniske rapporteringen til NVE og SSB. Avvik skal forklares i rapporteringen og ved avstemming benyttes kolonnen for Avstemming/Eliminering. Revisors rolle Revisor skal kontrollere og underskrive rapporteringen til NVE. Revisor skal utføre arbeidet i henhold til Den norske Revisorforenings standard vedrørende avtalte kontrollhandlinger (se innledningen til veiledningen til økonomisk og teknisk rapportering og inngangssiden på nettet for rapportering). Det presiseres at det skal være samsvar mellom konsesjonærens finansregnskap og rapporteringen til NVE og SSB. Ved avvik benyttes kolonnen for avstemming for å oppnå samsvar. Bruk av avstemmingskolonnen skal alltid forklares i kommentarfunksjonen i hovedmenyen. Bruk av dataene De innsendte regnskapsdata som knytter seg til den konkurranseutsatte virksomheten vil bli behandlet konfidensielt av NVE. NVE vil benytte regnskapsdata for nettvirksomheten blant annet direkte i reguleringen av monopolvirksomheten og til utarbeiding av nøkkeltall for hvert enkelt selskap. Data vedrørende nettvirksomheten vil bli lagt ut på hjemmesiden til NVE på internett. De innsendte oppgavene til SSB er undergitt taushetsplikt. Registrering av økonomiske og tekniske data Det er to mulige måter for registrering av data. Den ene er ved bruk av fil og den andre er som tidligere ved innregistrering av data i skjermbilder. Ved bruk av fil-import vil konsesjonæren til en hver tid ha en egen back-up. Hvis systemet faller ned for en kort periode kan data som er registret i denne perioden bli borte. Dette vil nødvendiggjøre en tilleggsregistrering.
Side 4 Først ved å velge "Overføring til NVE " i hovedmenyen vil data bli overført til NVE og SSB. Dersom de automatiske systemkontrollene ikke finner differanser/feil i registrering av data, vil rapporteringen være låst for videre registrering. Ved differanser/feil i registreringen vil systemet gi en liste over disse. Differanser/feil må rettes eller der det er mulig godtas av konsesjonæren før rapporteringen låses for videre registrering. Først når rapporteringen er låst for videre registrering anser NVE/SSB den elektroniske rapporteringen som sluttført. Når data er blitt overført til NVE vil NVE distribuere dataene til SSB. Ved bruk av fil-import, se egen informasjon under innrapportering på NVE sine hjemmesider. Dokumentet følgeskriv for skjemasignaturer som inneholder informasjon om foretakets navn, adresse, kontaktpersoner (både foretaket og revisor), dato og underskrift, samt revisors rapport, skal sendes til både NVE og SSB. Se NVE sine hjemmesider (se side 2 ovenfor for sti) der filene kan lastes ned. Videre skal årsregnskap for 2010 sendes til både NVE og SSB, samt til Olje- og energidepartementet v/ Kraftmarkedsseksjonen, Pb. 8148 Dep, 0033 Oslo. Dersom selskapets årsberetning ikke foreligger ved frist for innsendelse av rapportering, skal denne ettersendes så snart den er ferdig. Brukerveiledning vil bli lagt ut på NVEs web-sider, men aktiveres også ved bruk av innrapporteringsverktøyet erapp ved å taste F1. En del informasjon følger også av statuslinjen ved bruk av erapp. Frist for innsending Frist for innsendelse er den samme som for innsendelse til Regnskapsregisteret, det vil si senest en måned etter at årsregnskapet er fastsatt (regnskapsloven 8-2). Årsregnskapet skal fastsettes senest seks måneder etter regnskapsårets slutt (regnskapsloven 3-1). Det skal opplyses om når årsregnskapet er fastsatt. Dette følger av forskrift om økonomisk og teknisk rapportering, inntektsramme for nettvirksomheten og tariffer av 11. mars 1999 nr. 302, 2-2, som viser til de samme krav som er stilt i regnskapslovgivningen. Dersom det av spesielle årsaker blir problemer med å overholde fristen, kan det søkes om utsettelse i inntil 4 uker. Utsatt frist kan ikke settes senere enn 1. august, jfr. forskrift om økonomisk og teknisk rapportering, inntektsramme for nettvirksomheten og tariffer av 11. mars 1999 nr. 302, 2-2. Søknad skal sendes NVE innen en uke etter at selskapets årsregnskap er godkjent av generalforsamlingen eller tilsvarende selskapsorgan. NVE minner om at forsinket innrapportering kan medføre overtredelsesgebyr/tvangsmulkt. Det gjøres oppmerksom på at de innsendte regnskapene vil bli gjennomgått og ferdig behandlet fortløpende fra de kommer inn. Med hilsen Tore Langset seksjonssjef Geir Røsand seniorrådgiver Vedlegg: Endringer og presiseringer i økonomisk og teknisk rapportering 2010
Side 5 Vedlegg til NVE Rundskriv EØ 2/2011 Endringer og presiseringer i økonomisk og teknisk rapportering 2010 Gjennomførte endringer og presiseringer vedrørende rapporteringsprogrammet erapp og Brukerveiledningen til innrapporteringen av 2010-data: Det er innført en utvidet kontroll ved overføring av data fra note 6 Abonnement, måling, avregning. Tabeller for både inntekter og kostnader må fylles ut hvis de er aktuelle og kommentarfeltet må benyttes hvis data ikke skal rapporteres. Dette for å høyne kvaliteten på innrapporteringen. Det er innført en utvidet kontroll ved overføring av data fra note 13.1 Lønns-/pensjonskostnader og note 14 Andre driftskostnader. Kontrollene gjelder spesifikasjon av kostnader til lønn/pensjon og andre driftskostnader som vedrører vedlikehold på egne nettanlegg. Kravene til spesifikasjon fremgår også i notene. Kontrollen innebærer at man kan overstyre spørsmålet om vedlikeholdskostnader hvis de aktuelle kostnadene ikke inneholder kostnader til vedlikehold. Videre er det etablert ny kontroll ved overføring når det gjelder vedlegg A Investeringer hvor både årets tilganger og avganger skal fylles ut. Se vedlegg A for nærmere forklaring. Det er innført en utvidet kontroll ved overføring av data vedrørende post 114 Anlegg under utførelse. Dette innebærer at overføringen kan overstyre/aksepteres hvis selskapet ikke har verdier å rapportere i denne posten. Rapportering og forklaring av beløp i kolonnene Avstemming/eliminering er forenklet og tydeliggjort i feltet for Kommentarer med tilgang fra programmets hovedmeny. I Kommentarfeltet må hver post i kolonnene for Avstemming/eliminering kommenteres og forklares utfyllende. Hvis det rapporterte beløp består av flere enkeltbeløp, må disse spesifiseres og forklares enkeltvis. Brukerveiledningen til erapp aktiveres ved å trykke på knappen F1 når man står i det aktuelle skjermbildet for noter, vedlegg osv. i erapp. Import/Eksport av fra/til fil: Funksjonene Import/Eksport av fra/til fil gir tilgang til en funksjonsmulighet for: - direkte innlasting av regnskapsdata fra konsesjonærens regnskapssystem via et standard dataformat (XML). Se ytterligere informasjon i dokumentasjon av filimport. Ved å benytte seg av dette alternativet vil også konsesjonæren ha en kopi av de innsendte dataene ved et eventuelt avbrudd i hovedsystemet under innleggelse av data. - direkte utlasting av regnskapsdata fra erapps sentrale database til Excel lokalt på brukerens PC. Etter eksport av dataene til Excel, kan brukeren selv formattere/lagre dataene i Excel etter eget behov. Ytterligere informasjon om eksporterte data finnes i erapps skjermbildedokumentasjon.
Side 6 Det vises for øvrig til Brukerveiledningen på NVE sine internettsider. Annen viktig informasjon ved utfylling: Justert tillatt inntekt i eget nett Justert tillatt inntekt i eget nett for de enkelte konsesjonærer med nettvirksomhet er lagt inn i rapporteringsprogrammet i henhold til NVEs vedtak. Ved endring i justert tillatt inntekt gjennom nytt vedtak ber vi om at den nye tillatte inntekten fordeles i note 5.1. Det vil da oppstå ett avvik mellom innlagt tillatt inntekt og fordelt tillatt inntekt. Dette vil imidlertid bli riktig i NVEs database hvor vi vil ha den korrekte tillatte inntekten. Se nærmere informasjon i veiledningen under post 340,5/349. Oversikt selskapsdata Vi ber om at dette skjermbildet blir sjekket nøye før dataene oversendes. I bildet beregnes hovedstørrelser fra ulike deler av rapporteringen, blant annet sum eiendeler, sum gjeld og egenkapital, driftsresultat, interne transaksjoner, avkastning m.m. Note 5.1 og 5.2 - Mer-/mindreinntekt og renter på mer-/mindreinntekt: Konsesjonærens justerte tillatte inntekt i eget nett for 2010 fremkommer automatisk i note 5.1. Faktisk inntekt i regnskapsåret overføres direkte fra resultatregnskapet til note 5.1. Tilbakeført mer-/ mindreinntekt og tilbakeførte renter av mer-/mindreinntekt i regnskapsåret registreres i note 5.1 og overføres automatisk til note 5.2. Kostnader ved overliggende nett overføres fra note 12.3 for regionalnett og 12.4 for distribusjonsnett. Eiendomsskatt overføres fra resultatbildet. Mer-/mindreinntekt beregnes automatisk og overføres til note 5.2. Det er tillatt å redusere, men ikke øke, beregnet mindreinntekt. Beregnet merinntekt kan økes, men ikke reduseres. For å redusere mindreinntekt/øke merinntekt benyttes linjene for justering i note 5.2. Det gjøres oppmerksom på at beregningen av renter på mer- og mindreinntekt for året skal beregnes på grunnlag av gjennomsnittet av IB og UB saldo mer- og mindreinntekt hver for seg. Det gjøres videre oppmerksom på at tilbakeføring av renter mindreinntekt kun skal foretas i rapporteringen dersom saldo for mindreinntekt pr. 31.12. i regnskapsåret er tilbakeført i sin helhet. Tilbakeførte renter av mindreinntekt i regnskapsåret kan maksimalt være identisk med påløpte renter for mindreinntekt pr. 01.01. i regnskapsåret. Beløpet fremkommer i note 5.2. Det er viktig at note 5.1 og 5.2 fylles ut etter at øvrige data er registrert.