Oslo kommune Designhåndbok, utdrag 3. opplag (revidert) 18.05.2010
Forord........................................................................................................... side 3 Målform i Oslo kommune............................................................................ side 4 «Oslo kommune» skrives med liten «k»..................................................... side 5 Virksomhetsnavn......................................................................................... side 5 Navnsetting av virksomheter i Oslo kommune......................................... side 6 Trebokstavforkortelser for virksomheter i Oslo kommune....................... side 6 Gatenavn....................................................................................................... side 7 Adresseforkortelser...................................................................................... side 7 Genitiver....................................................................................................... side 8 Politiske utvalg og komiteer........................................................................ side 8 Titler.............................................................................................................. side 8 Forkortelser.................................................................................................. side 9 Telefonnummer............................................................................................ side 9 Beløpsbenevnelser........................................................................................ side 10 Bygninger...................................................................................................... side 10 Datoer............................................................................................................ side 10 Bindestrek (-) og skråstrek (/)......................................................................side 11 Kolon (:) og semikolon (;).............................................................................side 11 Klokkeslett.....................................................................................................side 11 Hvordan står det ellers til i en virksomhet som ikke greier å stave navnet sitt korrekt? Helhetsinntrykket skapes av alle de små detaljene. Blant annet det å skrive korrekt og forståelig. Derfor er språktips en naturlig del av Oslo kommunes designhåndbok. I dette heftet har vi samlet noen regler som det syndes mye mot. Dette heftet er ikke ment å være en komplett veileder med hensyn til skriftspråket. Regler du ikke finner her, finner du blant annet på www.sprakradet.no eller i Tanums store rettskrivningsordbok. Du finner også språktips i avsnitt 2.5 i Oslo kommunes designhåndbok, som du finner på både intranett og Internett: oslo.kommune.no/design. Er det likevel eksempler og skriveregler du mener burde vært med i dette heftet? Eller har du andre kommentarer? Ta gjerne kontakt med redaksjonen; se rammen side 2. Redaksjon: Byrådslederens kontor, Informasjonsseksjonen Redaktør: spesialrådgiver Ole Kristian Åsgård tlf.: 900 45 082 Utgitt dato: 1. opplag: 07.03.2007, 3500 eks. 2. opplag: 01.01.2009, 1000 eks. 3. opplag (revidert): 18.05.2010, 1000 eks. Papir: Silk 170 g Font: Times New Roman PS og Meta Plus Bold Erling Lae byrådsleder 2 3
Oslo er som språkkommune registrert som «nøytral». Likevel er kommunens tjenestemenn pålagt å uttrykke seg på bokmål i brev, rapporter, utredninger, framstillinger osv. Hvordan kan dette ha seg? betyr at Oslo kommune tillater at statlige organer som henvender seg skriftlig til kommunen, kan bruke den målformen de ønsker. Et eventuelt vedtak om at Oslo krever at henvendelser fra staten til kommunen skal være på bokmål, må fattes av bystyret. Dette framgår av kgl.res. av 19.01.1932 og 18.04.1947 samt av målloven av 11.04.1980. Et eventuelt slikt vedtak i bystyret vil ikke gjelde henvendelser fra organisasjoner, enkeltpersoner eller andre kommuner. De kan bruke den målformen de ønsker. I målloven av 11.04.1980 heter det i 6: «I skriv til språkleg nøytrale kommunar og fylkeskommunar står statsorgana fritt i val av målform. Kongen kan likevel gje føresegner om målform i slike tilfelle.» Når statlige skriv viderebefordres eller siteres, kan det derfor forekomme nynorske formuleringer. Oslo bystyre har ikke fattet noe vedtak som innebærer at Oslo kommune skal være en bokmålskommune. I registre om målform er derfor Oslo registrert som «nøytral». skal være bokmål. Dette ble vedtatt av formannskapet 05.05.1977 etter anbefalinger av 05.04.1977 og 25.04.1977 fra henholdsvis finansrådmannen og finansutvalget. Dette vedtaket er senere kommentert og presisert, blant annet av kulturrådmannen og formannskapet i 1983. Kulturrådmannen skriver i sin innstilling blant annet: «Dette betyr at kommunale tjenestemenn er pålagt å bruke bokmål i brev, i utredninger til kommunale organer etc. I muntlige framstillinger kan tjenestemannen velge målform. Kommunens tillitsmenn kan velge både skriftlig og muntlig målform. Kommunens tjenestemenn har ingen plikt til å skrive nynorsk i svar på brev skrevet på nynorsk fra organisasjoner eller enkeltpersoner. Kulturdepartementet oppfordrer til det, men noen plikt er det ikke. Mange kommunalt ansatte i Oslo synes vel at deres nynorsk-kunnskaper er mangelfulle. De bør ikke pålegges å skrive nynorsk. Formannskapets vedtak av 05.05.1977 om kommunens administrasjonsspråk er gyldig, uten vedtak i bystyret.» Oslo er som språkkommune registrert som «nøytral». Det vil si at statlige organer som henvender seg skriftlig til Oslo kommune, selv kan velge språkform. Oslo kommunes administrasjonsspråk er bokmål. Det vil si at kommunens ansatte i brev, rapporter, utredninger, framstillinger osv. i hovedsak skal bruke bokmål. Nynorsk kan brukes i svar på brev skrevet på nynorsk fra organisasjoner og enkeltpersoner. Regelen for Oslo kommune er slik: Egennavn skrives med stor forbokstav. Dersom et egennavn har to ledd, skrives de andre leddene med liten forbokstav. I henhold til norsk rettskrivning er det lov å bruke stor forbokstav også i de andre leddene dersom første ledd er et egennavn, for eksempel Oslo. Men det er viktig at det gjøres et valg slik at kommunen framstår enhetlig. I Oslo kommune er det vedtatt at de andre leddene skrives med liten forbokstav. Det heter derfor Oslo kommune Alna barnehage Ila skole Oslo brann- og redningsetat, men Brann- og redningsetaten Oslo byarkiv, men Byarkivet osv. Dersom et av de andre leddene er et egennavn, skrives det selvsagt med stor forbokstav. Eksempel: Boligbygg Oslo KF Virksomhetsnavn skrives med stor forbokstav, for eksempel Brann- og redningsetaten og Bydel Sagene. Dette gjelder også i sammenstilling med teksten «Oslo kommune», for eksempel Oslo kommune, Brann- og redningsetaten og Oslo kommune, Bydel Sagene. I sammenstilling med «Oslo» benyttes liten forbokstav på virksomhetsnavnet, for eksempel Oslo brann- og redningsetat og Oslo vann- og avløpsetat. Underavdelinger og seksjoner på alle nivåer i en virksomhet skrives med stor forbokstav, for eksempel Brann- og redningsetaten, Brannforebyggende avdeling. 4 5
(Vedtatt av byrådet 23.05.1997) a b c d e f Virksomhetsbenevnelser skal være logisk bygget opp slik at brukerne lett finner fram til dem i alfabetiske registre. Benevnelsens første stavelse skal derfor være beskrivende for virksomhetens ansvarsområder og arbeidsoppgaver. Virksomhetsbenevnelser skal ikke begynne med «Etat for», «Kontor for» eller lignende. Bydeler skal som benevnelse ha «Bydel», for eksempel Bydel Sagene. Virksomhetsnavn kan, etter nærmere bestemmelser i Designhåndbok for Oslo kommune, settes sammen med teksten «Oslo kommune», for eksempel Oslo kommune, Brann- og redningsetaten. Når ikke annet er bestemt, skal denne sammensetningen inngå i den typografiske signaturen på kontortrykksaker, for eksempel brevark.virksomhetsnavn kan, i sammenhenger når det er påkrevet å skille virksomheten fra andre kommuners eller byers virksomheter, settes sammen med «Oslo», for eksempel Oslo brann- og redningsetat. Det bør framgå av benevnelsen om virksomheten er byrådsavdeling, etat, bydel, bedrift eller annen type virksomhet. Byrådet vedtar navnsetting og navneendringer av kommunens virksomheter. Ajourført oversikt over virksomhetsbenevnelser i Oslo kommune skal framgå av Designhåndbok for Oslo kommune. Det er ikke utarbeidet regler for når forkortelser skal brukes. Forkortelsene er først og fremst utviklet etter ønske fra arkiver og virksomheter som ønsker ensartede arkivkoder, elektroniske adresser og forkortelser for kommunens virksomheter. Eksempler: UKE, VAV, UDE, SAM og BNA a Forkortelsen skal bestå av tre bokstaver. b Forkortelsen skal ikke inneholde bokstavene Æ, Ø og Å. c Første bokstav i forkortelsen skal være første bokstav i virksomhetsnavnet. De to øvrige bokstavene skal finnes i riktig rekkefølge i navnet. Dersom første bokstav er Æ, Ø eller Å, brukes henholdsvis A, O eller A. d Bydeler skal ha B som første bokstav i forkortelsen. e Virksomhetene foreslår selv forkortelser. Forslagene skal godkjennes av Byrådslederens avdeling. f Ingen forkortelser skal være like. Oslos hovedgate heter «Karl Johans gate» eller «Karl Johans g.». Ikke Karl Johansgate, «Karl Johansgt.» eller «Karl Johans gt.». Det er to hovedmønstre for hvordan vi skriver navn på gater, veier etc. 1 Når navnet består av et personnavn eller et annet ord i genitiv (med -s til slutt) pluss «gate», «vei», «plass» etc. i ubestemt form, skrives det med opphold (mellomrom) mellom navnedelene: Karl Johans gate, Kingos gate og Prinsens gate. (Sammenlign med «Karl Johans regjering», «Kingos salmebok» og «prinsens venner».) 2 Når gatenavnet slutter på «-gata», «-veien» etc., utgjør det bare ett ord og skrives uten opphold (mellomrom). Det heter: Regnbueveien, Hølandsgata og Damplassen. (Sammenlign med «motorveien», «hovedgata» og «møteplassen».) Tillegg: I navn på «Øvre», «Nedre» o.l., skal det være opphold (mellomrom) mellom første og andre ledd og ikke mellom andre og tredje ledd. Det siste leddet skal ha stor forbokstav: Øvre Vollgate. Adresser forkortes ofte feil. Her er de korrekte forkortelsene knyttet til adresser: Gate og gata: g. (ikke gt.) Vei og veien: v. (ikke vn.) Etasje: et. (ikke etg.) Plass og plassen: pl. Men best er det å skrive gate, vei og plass helt ut. Vei er jo bare ett tastetrykk mer enn v. 6 7
Genitiv skrives ikke med apostrof på norsk. Vi skriver Olav Vs gate, byrådets budsjettforslag og 2s innhold. Det gjøres unntak når ord skrives med s, x og z til slutt. Da skriver vi Vesaas dikt, Marx skrifter og Deprez kunst. Apostrof brukes også ved bokstavtegn, noen forkortelser og i brøker. Da skriver vi edb s, æ s skrivemåte og for 1/4 s vedkommende. Det er ikke genitivs-s ved forkortet målenhet. Vi skriver 40 km fart, 2 cm avstand og 90 vinkel. Det er heller ikke genitivs-s ved paragrafhenvisninger, f.eks. i sykehusloven 10. Forkortelser skrives som hovedregel med punktum. Vi skriver: osv., pga., md. (måned), bl.a., m.a.o., mv., o.a., mfl., moh., f.eks., o.l., dvs., iht. og lignende. Unntak er forkortelsene for mynt, mål, vekt og initialforkortelser. Disse skrives uten punktum. Vi skriver: kr, kg, m, mm, SAS og lignende. Det er heller ikke punktum etter forkortelser der det er tillatt med både små og store bokstaver. Vi skriver: IT-konsulent, it-konsulent, E-post, e-post og lignende. Enkelte forkortelser er valgfrie. Men det er viktig at det gjøres et valg slik at kommunen framstår enhetlig. Eksempel på dette er forkortelsen for «videregående skole» som kan forkortes både «vg. skole» og «vgs.». Her skal det i Oslo kommune brukes «vgs.» når plasshensyn gjør det nødvendig å bruke forkortelse, for eksempel på skilt. På www.sprakradet.no finner du en fullstendig liste over forkortelser i allmennspråket. Politiske utvalg og komiteer skrives med liten forbokstav. Det heter bystyret, byrådet, kultur- og utdanningskomiteen og bydelsutvalget. Titler skrives med liten forbokstav. Dette gjelder også når tittelen står under navnet på visittkort og underskriveren i brev. Hovedregelen er at telefon- og faksnummer deles i grupper på to + to siffer: 11 11 11 11 Mobilnummer, grønne nummer og teletorgnummer skrives i tre grupper med tre + to + tre siffer: 800 22 222 8 9
Ved angivelse av beløp bør det alltid stå kr foran tallet eller kroner etter tallet. Ved angivelse av millioner kroner bør det stå f.eks. 1,5 mill. kroner. Unntak fra dette gjelder budsjettforslag/-dokumenter. Unntaket gjelder likevel ikke i saker om tilleggsbevilgninger og budsjettjusteringer. Det er valgfritt å skrive 1000 eller 1 000, men det anbefales å skrive 1000. Fra og med 10 000 skal det være mellomrom før de siste tre sifrene. Det skal ikke brukes punktum. Kronebeløp med syv siffer skrives med opphold (ikke punktum) etter første og fjerde siffer, f.eks. 1 000 000 kroner. Hva er forskjellen mellom - og /? Enkelt kan vi si: - betyr «og» / betyr «eller» Derfor het det før bydelsreformen i 2004 for eksempel Bydel Helsfyr-Sinsen. Dette betydde både Helsfyr og Sinsen. Hadde vi skrevet Bydel Helsfyr/Sinsen, ville det ha betydd Helsfyr eller Sinsen, og det hadde vært galt. Når vi derfor ønsker å omtale områdene Torshov og Sandaker, må vi skrive Torshov-Sandaker. Dersom vi skriver Torshov/Sandaker, betyr det Torshov eller Sandaker. Navnet på bygninger skrives med stor forbokstav når den konkrete bygningen omtales i egennavns form, for eksempel Rådhuset (men: Oslo har et rådhus) og Ladegården (men: Oslo har en ladegård). I sammenstilling med «Oslo» skrives bygningsbenevnelser med liten forbokstav, for eksempel Oslo rådhus og Oslo ladegård (se side 5). Semikolon er en mellomting mellom komma og punktum; noen kaller det et lite punktum. Tegnet består av et komma med en prikk over. Det brukes når en vil markere en kortere stans enn punktum, men en lengre stans enn et komma. Eksempel: Det første møtet blir i mai; det neste etter sommerferien. Kolon brukes vanligvis foran replikker eller sitater og foran oppregninger. I tilfeller som dette skal det stå kolon: Papiret finnes i tre farger: hvitt, gult og lysegrønt. Datoer skrives med åtte siffer, for eksempel 21.02.2007. Klokkeslett kan skrives: kl. 12 kl. 8.05 kl. 1200 kl. 0805 kl. 12.00 kl. 08.05 Det er valgfritt med punktum i klokkeslett med fire siffer. Det er obligatorisk med punktum i klokkeslett med tre siffer. Det bør imidlertid være ensartet bruk i samme brev, brosjyre osv. 10 11