HEMNE KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget i Hemne kommune Møtedato/tid : Fredag 10. mars 2006, kl. 09.00 Møtested/lokaler : Hemne helsesenter Deltagere : Karl Erik Kaald leder John Lian nestleder Eldbjørg Røstvold Kopi Møteansvarlig : Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets varamedlemmer Revisjon Midt-Norge IKS v/oppdragsansvarlig revisor : Karl Erik Kaald Sted Dato Trondheim 1. mars 2006 Sakliste: Sak 1/2006 Godkjenning av protokoll fra møte den 18.11.2005 Sak 2/2006 Referatsaker Sak 3/2006 Forvaltningsrevisjonsrapport om Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen Sak 4/2006 Bestilling av forvaltningsrevisjon om oppfølging av utbygging ved Sodin skole Sak 5/2006 Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak i Hemne kommune Sak 6/2006 Forslag til møteplan for 2006 Sak 7/2006 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Per O. Johansen på telefon 73 86 61 22, mobil 908 64 799. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Karl Erik Kaald leder (sign) Per O. Johansen Rådgiver Hemne kommune kontrollutvalget Side 1
HEMNE KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 1/2006 Godkjenning av protokoll fra møte 18.11.2005 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 10.03.2006 1/2006 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 18.11.2005 godkjennes. Hemne kommune kontrollutvalget Side 2
Sak 1/2006 Godkjenning av protokoll fra møte 18.11.2005 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 18.11.2005 godkjennes. VEDLEGG 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 18.11.2005. SAKSUTREDNING Godkjenning av møtebok. Hemne kommune kontrollutvalget Side 3
HEMNE KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 2/2006 Referatsaker Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 10.03.2006 2/2006 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Hemne kommune kontrollutvalget Side 4
Sak 2/2006 Referatsaker KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. VEDLEGG Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. KS Faktaark av 25.11.2005: NAV-reformen noen hovedpunkter og viktige milepæler. 2. Pressemelding og høringsbrev av 23.12.2005 fra Arbeids- og sosialdepartementet vedrørende forslag til nye regler for vern av ansattes ytringsfrihet / varsling av kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. 3. Årsbudsjett 2006 for ansvarsområde 1100 Revisjon, tjeneste 1000 politisk styring og kontrollorganer. Utdrag fra Årsbudsjett 2006 Økonomiplan for perioden 2006 2009, vedtatt av Hemne kommunestyre i møte 20.12.2005 i k.sak 140/05. SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. Hemne kommune kontrollutvalget Side 5
HEMNE KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 3/2006 Forvaltningsrevisjonsrapport: Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 10.03.2006 3/2006 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen til etterretning og oversender saken til kommunestyret med følgende innstilling. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen til etterretning. Hemne kommune kontrollutvalget Side 6
Sak 3/2006 Forvaltningsrevisjonsrapport: Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen til etterretning og oversender saken til kommunestyret med følgende innstilling. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen til etterretning. VEDLEGG: Nummererte vedlegg som følger saken: 1. Forvaltningsrevisjonsrapporten Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen. Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak KU-11/2005 Forvaltningsrevisjon om verge-/hjelpevergeordningen. SAKSFREMSTILLING: Innledning Revisjon Midt-Norge IKS har høsten 2005 gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på hjelpevergeordningene i kommunene. Bakgrunnen for prosjektet var at revisor så at overformynderienes oppfølging av hjelpevergene i kommunene var varierende, og revisor konstaterte også store variasjoner i kvaliteten på hjelpevergeregnskapene. Kontrollutvalget ble orientert om gjennomføringen av prosjektet i sak KU-11/2005 Forvaltningsrevisjon om verge-/hjelpevergeordningen. Heretter vil kontrollutvalget ha en mer aktiv rolle i initiering av forvaltningsrevisjonsprosjekter ved at kontrollutvalget utarbeider en plan for forvaltningsrevisjon som danner grunnlaget for forvaltningsrevisjonsarbeidet i kommende år. En slik plan for forvaltningsrevisjon for 2006 ble utarbeidet av kontrollutvalget høsten 2005 og vedtatt av kommunestyret på møte den 21. februar 2006. Hemne kommune kontrollutvalget Side 7
Forholdet mellom kommunestyret, overformynderiet og hjelpevergene Overformynderiet er et kommunalt organ og oppnevnes av kommunestyret. Kommunens administrasjon eller kommunestyret har imidlertid ingen instruksjonsmyndighet i overformynderiets saker, og det er fylkesmannen som er tilsynsmyndighet og klageorgan for overformynderiets saker. Kommunen må imidlertid legge forholdene til rette for at overformynderiet kan drive sin virksomhet på en forsvarlig måte, og virksomheten som drives er således et kommunalt ansvar. Med dette som utgangspunkt har også kontrollutvalgets sekretariat valgt å innstille overfor kontrollutvalget på at saken legges frem for kommunestyret. Innfallsvinkler i forvaltningsrevisjonsprosjektet Prosjektet har vært strukturert rundt fire hovedtema: Vergemålsoppnevnelse, veiledning / opplæring, rapportering og tilsyn/kontroll. Revisor foreslår at prosjektet består i en kartlegging av omfang og praksis, samt en vurdering av praksis i forhold til gjeldende rett på området. Følgende problemstilling er formulert for prosjektet: Har overformynderiet etablert rutiner for hjelpevergeordningen som bidrar til å sikre klientens midler? For å kunne besvare problemstillingen har revisor definert 4 krav som må være oppfylt for at revisor kan konkludere positivt på undersøkelsene: 1. Oppnevning av hjelpeverge skal være i samsvar med krav i lov, forskrift og andre bestemmelser. 2. Oppnevnt hjelpeverge skal ha tilstrekkelig kunnskap om oppgaven. 3. Overformynderiet bør stille krav om rapportering fra hjelpevergen. 4. Overformynderiet bør føre tilsyn og kontroll med hjelpevergens virksomhet. Prosjektet er gjennomført i alle de 14 kommunene som samarbeider om revisjonsfunksjonen og funksjonen som sekretariat for kontrollutvalg. Dette har gjort det mulig å foreta sammenligninger mellom kommunene og hente ut en slags beste praksis fra kommunen sett under ett. Funn i Hemne kommune Oppnevning av hjelpeverge I Hemne kommune er det 22 personer som har oppnevnt til sammen 21 hjelpeverger. Overformynderiet har ikke oversikt over hvor store midler klientene til hjelpevergene rår over. Oppnevning av hjelpeverge skjer på forespørsel fra helsevesenet eller pårørende, og i Hemne skjer dette ved å fylle ut et eget skjema for søknad om oppnevnelse av hjelpeverge. Overformynderiet går i gjennom søknaden og sender forslaget på oppnevning av hjelpeverge til Sør-Trøndelag tingrett. Så langt har det i følge overformynderiet ikke vært problemer med å få tak i hjelpeverger i Hemne kommune. Hemne kommune kontrollutvalget Side 8
Hjelpevergens ansvars- og myndighetsområdet defineres i mandatet som utarbeides av overformynderiet, og som stadfestes, evt justeres av Tingretten ved oppnevnelsen av hjelpevergen. I henhold til vergemålslovgivningen skal minste middels prinsipp legges til grunn, noe som vil si at hjelpevergens ansvars- og myndighetsområde ikke skal gjøres mer omfattende enn nødvendig. I følge forvaltningsrevisjonsrapporten er mandatene som utstedes i Hemne noe generelle. Når det gjelder godtgjøring til hjelpevergene har ikke Overformynderiet i Hemne regler for dette, og fast godtgjøring har heller ikke vært praktisert. Hjelpevergene får i en del tilfeller dekning for sine utgifter som vanligvis dekkes av klienten. Overformynderiet har ikke stilt krav om dokumentasjon for mindre beløp til utgiftsdekning. 2. Kunnskap og veiledning Overformynderiets medlemmer har ikke fått noen form for opplæring i sin rolle og er selvlært. Hjelpevergene får informasjon fra overformynderiet ved oppnevningen, både muntlig i møte samt en del informasjonsmateriell om oppgaven, blant annet i forhold til mandat, oppgaver, regnskap og rapportering. Fra rapporten går det videre frem at overformynderne ser det som en utfordring å se til at hjelpevergene har nødvendig informasjon og at de har forstått sin oppgave. 3. Rapportering Hemne overformynderi har fastsatt regnskapsplikt for 2 av sine hjelpeverger, men overformynderiet stiller ikke krav om underliggende bilag eller kontoutskrifter skal følge regnskapet. I tilfeller der hjelpeverge er fritatt fra regnskapsplikt sørger imidlertid overformynderiet for å få tilgang til klientens selvangivelse eller likningsutskrift. Etter revisors vurdering i forvaltningsrevisjonsrapporten bør overformynderiet i Hemne innskjerpe dokumentasjonskravene, blant annet for å kunne føre tilsyn med hjelpevergene. Revisor foreslår også at overformynderiet utarbeider retningslinjer for når fritak fra regnskapsplikt kan innvilges, både for å definere klarere grenser for regnskapsplikten og for å sikre likebehandling av hjelpevergeoppdragene. 4. Tilsyn og kontroll Overformynderiet gjennomgår mottatte hjelpevergeregnskaper for å sjekke om sammenhengene i regnskapsskjemaet virker logiske. Man har ikke rutiner for å hente inn regnskap ved skifte av hjelpeverge eller dersom klienten dør i løpet av året. Hemne overformynderi krever ikke tilsendt særskilt dokumentasjon i de tilfellene der hjelpeverge er fritatt fra regnskapsplikt. Overformynderiet viser imidlertid til at de får tilsendt årsoppgaver fra banken og har i noen tilfeller bedt om klientens selvangivelse på likningskontoret. Revisor understreker viktigheten av at overformynderiet holder en viss oppsikt med formuesutviklingen hos klientene, og anbefaler enn tettere oppfølging enn hva som er praksis i Hemne. Revisor karakteriserer overformynderiets kontroll med hjelpevergeregnskaper som mangelfull i Hemne kommune, og mener overformynderiet ikke har en bevisst holdning til sin tilsyns- og kontrolloppgave med hjelpevergene. Hemne kommune kontrollutvalget Side 9
Forvaltningsrevisjonsrapportens anbefalinger Med bakgrunn i de funn som er gjort foreslår Revisjon Midt-Norge IKS følgende overfor Hemne kommune og Overformynderiet i Hemne: Sørge for en overlapp av kunnskap i overformynderiet ved at medlemmene blir valgt for ulike år. (Gjelder kommunestyret). Utarbeide en totaloversikt over den samlede formue som forvaltes av hjelpevergene. Sørge for at det ved oppnevnelsen av hjelpeverger blir foretatt en konkret vurdering av habilitet og egnethet. Sørge for at mandatet er klart definert med utgangspunkt i minste middels prinsipp. Retningslinjer for utgiftsdekning bør utarbeides, og alle hjelpeverger må få informasjon om disse. Overformynderiet skal godkjenne utgiftsdekningen før utbetaling. Sørge for at skjema for registrering av bo blir utfylt av nye hjelpeverger. Sørge for at det blir utarbeidet retningslinjer for regnskapsavleggelsen, herunder dokumentasjonskrav, frister osv. for hjelpeverger med regnskapsplikt. Sende ut årlige informasjonsbrev før regnskapsavleggelsen. Sørge for å foreta en grundigere gjennomgang av mottatte hjelpevergeregnskap mot underlagsdokumentasjon. Innhente selvangivelse og utskrifter fra bank fra hjelpeverger som er fritatt regnskapsplikten, og foreta kontrollhandlinger overfor disse. Dokumentere for utført kontroll av hjelpevergeregnskapene med signatur. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til den vedlagte forvaltningsrevisjonsrapporten for ytterligere detaljer og begrunnelser for revisors anbefalinger. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS VURDERINGER Inntil hjelpevergevergeordningen eventuelt profesjonaliseres i nytt lovverk er hjelpevergeordningen i kommunen i stor grad basert på frivillighet. Hjelpevergene skal utøve sin funksjon etter beste skjønn og innenfor minste middels prinsipp ut fra hensynet til at inngripen overfor klienten skal være så liten som mulig. For å sikre at hjelpeverger stiller opp og for å gi rom en viss skjønnsutøvelse er det viktig at hjelpevergen har en viss frihet i sin funksjon. Samtidig er det viktig at klienten og pårørende har sikkerhet for at hjelpevergen til enhver tid handler til klientens beste. Hensynet til frihet og skjønnsutøvelse kan i en del tilfeller gå på bekostning av rapporteringskrav og tilsynsvirksomhet. Overformynderiets rolle er derfor å sørge for en best mulig tilpasning basert på lokale forhold og kjennskap til det enkelte tilfelle. Kontrollutvalgets sekretariat er av den oppfatning at Revisjon Midt-Norge IKS har satt et godt søkelys på overformynderiets rolle i forhold til hjelpvergeordningen i Hemne kommune og anbefaler derfor overformynderiet å vurdere de tiltakene som revisor har foreslått avslutningsvis i rappporten og som er gjengitt ovenfor. Sekretariatet foreslår overfor kontrollutvalget å legge frem rapporten for kommunestyret som øverste ansvarlig for ordningen og som oppnevnende myndighet til overformynderiet. Hemne kommune kontrollutvalget Side 10
KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON: Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende rapporten til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen til etterretning. Hemne kommune kontrollutvalget Side 11
HEMNE KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 4/2006 Bestilling av forvaltningsrevisjon om oppfølging av utbygging ved Sodin skole Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 10.03.2006 44/2006 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for Hemne kommune som ble vedtatt av kommunestyret på møte den 21.02.2006 og bestiller herved et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på oppfølging utbyggingen av ungdomstrinnet ved Sodin Skole. Prosjektet gjennomføres som en løpende oppfølging av byggeprosjektet ut fra de forutsetningene som fremgår av saken, og innenfor en ressursramme på 160 timer. Kontrollutvalget ber om å få seg forelagt en rapport om utbyggingen av ungdomstrinnet ved Sodin skole når arbeidene er sluttført, og fortrinnsvis innen utgangen av 2006. Kontrollutvalgets sekretariat gis fullmakt til å inngå avtale med Revisjon Midt-Norge IKS om gjennomføring av prosjektet og å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Hemne kommune kontrollutvalget Side 12
Sak 4/2006 Bestilling av forvaltningsrevisjon om oppfølging av utbygging ved Sodin skole KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for Hemne kommune som ble vedtatt av kommunestyret på møte den 21.02.2006 og bestiller herved et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på oppfølging utbyggingen av ungdomstrinnet ved Sodin Skole. Prosjektet gjennomføres som en løpende oppfølging av byggeprosjektet ut fra de forutsetningene som fremgår av saken, og innenfor en ressursramme på 160 timer. Kontrollutvalget ber om å få seg forelagt en rapport om utbyggingen av ungdomstrinnet ved Sodin skole når arbeidene er sluttført, og fortrinnsvis innen utgangen av 2006. Kontrollutvalgets sekretariat gis fullmakt til å inngå avtale med Revisjon Midt-Norge IKS om gjennomføring av prosjektet og å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. VEDLEGG 1. Plan for forvaltningsrevisjon for 2006 vedtatt av kommunestyret i Hemne i sak KS- 13/2006 etter innstilling fra kontrollutvalget i sak KU-12/2005. Utrykte vedlegg i saksmappen 1. Sak KS-124/2004 Sodin skole utbygging ungdomsskolefløya. Behandlet av kommunestyret på møte den 23.11.2004. 2. Sak KS-15/2005 Sodin skole utbygging ungdomsskolefløya. Behandlet av kommunestyret på møte den 01.03.2005. 3. Sak KS-84/2005 Sodin skole ungdomsskoletrinnet restfinansiering (revidert kostnadsoverslag. Behandlet av kommunestyret på møte den 25.10.2005. SAKSUTREDNING Kontrollutvalget og kommunestyret har gjennom utarbeidelsen og vedtakelse av plan for forvaltningsrevisjon for Hemne for 2006 lagt premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet for inneværende år. Prosjektet som høyest prioritet i planen er oppfølging byggeprosjektet rehabilitering og tilbygg til ungdomsskolefløya ved Sodin skole. Vi gjengir omtalen av prosjektet fra Plan for forvaltningsrevisjon for Hemne kommune for 2006: Hemne kommune kontrollutvalget Side 13
1. Skoleutbygging Sodin skole (oppfølging) Byggeprosjekt om rehabilitering og tilbygg til ungdomsskolefløya ved Sodin skole vedtas igangsatt i 2006. I forhold til forvaltningsrevisjon vil oppfølging av byggeprosjektet, både i forhold til prosjektstyring økonomistyring, fremdrift og rapportering samt oppfølging fra kommunen som byggherre være aktuelt. Kort om byggeprosjektet Prosjektet om rehabilitering og utbygging av Sodin skole er vedtatt av kommunestyret og tatt inn i investeringsbudsjettet for 2004 og 2005. Opprinnelig var det bevilget kr 32.691.000 til prosjektet fordelt på 2004 og 2005 med henholdsvis 3 millioner kroner og 29,691 millioner kroner. Ved anbudsåpning 13.09.2005 viste det seg at prosjektet ligger an til en totalkostnad på kr 38.096.474. For å møte kostnadsøkningen vedtok kommunestyret i sak KS-84/2005 en tilleggsbevilgning på kr 5.409.000 i møte den 25.10.2005. Prosjektet er nå i gangsatt etter de reviderte forutsetningene. Hva kan kontrollutvalget bidra med? Kontrollutvalget kan via å stille ressurser til disposisjon engasjere Revisjon Midt-Norge IKS til støtte og evaluering av prosjektet under veis. Formålet er å bidra til at prosjektet gjennomføres innenfor fastsatte tids- og ressursrammer og at ferdig bygg får den funksjonalitet, standard og kvalitet som forutsatt. I denne sammenhengen vil revisor både være en støtte overfor kommunen for å sikre at prosjektet går som forutsatt og en sikkerhet for at relevant styringsinformasjon tilflyter riktig beslutningsnivå til riktig tid. I og med at prosjektet er kommet et godt stykke på vei vil oppfølgingen av prosjektets tidlige faser som beslutningsprosess og underlag, organisering, brukermedvirkning, kravspesifikasjon, finansiering, fremtidige driftskonsekvenser, anskaffelsesrutiner og anbudsprosess være mindre relevant. Kontrollutvalgets oppfølging vil knyttes til den operative delen av prosjektet som prosjektstyring, rapportering, avvikshåndtering, fremdrift og økonomisk status. For å sikre at kontrollutvalgets undersøkelser blir så effektive og målrettede som mulig vil sekretariatet i den spesifikke bestillingen av arbeidet legge opp til en nær dialog med Hemne kommune som byggherre. Dette for å kartlegge eventuelle særlige forhold som vil være relevant å avdekke og følge opp i prosjektet. Hemne kommune kontrollutvalget Side 14
Målsettinger med prosjektet Kontrollutvalgets sekretariat vil ikke foreslå spesifikke målsettinger for prosjektet på dette tidspunktet. Dette må sekretariatet og revisor utarbeide i den endelige bestillingen av prosjektet. Som vi har vært inne på tidligere vil vi likevel anta at målsettingen vil måtte knyttes opp i mot: å følge prosjektet utbygging av ungdomsskolefløya ved Sodin skole med særlig fokus på prosjektstyring, rapportering, avvikshåndtering, fremdrift og økonomisk status. Vurderingskriterier I likhet med målsettingene for prosjektet vil vurderingskriteriene måtte defineres når tilstrekkelig informasjon er innhentet. Kildene vil her ligge i kommunestyrets forutsetninger, kravspesifikasjoner, anbudsdokumenter, regelverk knyttet til innkjøp, skolebygg samt særskilte brukerkrav som er nedfelt i prosjektforutsetningene. Rammer for prosjektet Kontrollutvalget går inn i prosjektet på et relativt sent stadium der prosjekteringen og anbudsprosessen allerede er gjennomført og prosjektet er igangsatt. Dette tilsier en lavere ressursbruk også fra kontrollorganenes side. Sett i lys av det øvrige forvaltningsrevisjonsarbeidet som er planlagt i Hemne kommune foreslår kontrollutvalgets sekretariat en ramme for et forvaltningsrevisjonsprosjekt om oppfølging av utbyggingen av ungdomsskoletrinnet ved Sodin skole på 160 timer. Prosjektrapport avgis etter at utbyggingen er ferdigstilt, fortrinnsvis innen utgangen av 2006. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalget sekretariat anbefaler kontrollutvalget å slutte seg til igangsetting av et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på utbyggingen av ungdomstrinnet ved Sodin skole. Prosjektet gjennomføres som en løpende oppfølging av prosjektet ut fra de forutsetningene som fremgår av saken, og innenfor en ressursramme på 160 timer og med avgivelse av prosjektrapport etter at utbyggingen er ferdigstilt. Kontrollutvalgets sekretariat ber om fullmakt til å inngå avtale med Revisjon Midt-Norge IKS om gjennomføring av prosjektet og å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Hemne kommune kontrollutvalget Side 15
HEMNE KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 5/2006 Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak i Hemne kommune Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 10.03.2006 5/2006 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget understreker at ansvaret for iverksettelse og oppfølging av politiske vedtak i Hemne kommune ligger til rådmannen. Kontrollutvalget vil imidlertid som kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan følge opp at politiske vedtak i Hemne blir iverksatt som forutsatt, og vedtar fra og med 01.01.2006 følgende arbeidsdeling i forhold til oppfølging av politiske vedtak i Hemne kommune: Kontrollutvalgets sekretariat gis særskilt ansvar for oppfølging av vedtak i kommunestyre og formannskap og legger frem oversikter over status i vedtaksoppfølgingen i kontrollutvalgets møter. Kontrollutvalgets medlemmer følger på eget initiativ opp saker i Hovedutvalg for Livsløp og Hovedutvalg for Teknisk, Landbruk, Miljø, og gir innspill i kontrollutvalgets møter på saker som bør følges opp særskilt. Hemne kommune kontrollutvalget Side 16
Sak 5/2006 Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak i Hemne kommune KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget understreker at ansvaret for iverksettelse og oppfølging av politiske vedtak i Hemne kommune ligger til rådmannen. Kontrollutvalget vil imidlertid som kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan følge opp at politiske vedtak i Hemne blir iverksatt som forutsatt, og vedtar fra og med 01.01.2006 følgende arbeidsdeling i forhold til oppfølging av politiske vedtak i Hemne kommune: Kontrollutvalgets sekretariat gis særskilt ansvar for oppfølging av vedtak i kommunestyre og formannskap og legger frem oversikter over status i vedtaksoppfølgingen i kontrollutvalgets møter. Kontrollutvalgets medlemmer følger på eget initiativ opp saker i Hovedutvalg for Livsløp og Hovedutvalg for Teknisk, Landbruk, Miljø, og gir innspill i kontrollutvalgets møter på saker som bør følges opp særskilt. VEDLEGG Ingen SAKSUTREDNING Innledning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. Ansvaret for iverksettelse av vedtak fattet av folkevalgte organer ligger i utgangspunktet til rådmannen. Dette fremgår av kommunelovens 23, 2. ledd. Selv om ansvaret for oppfølgingen ligger til rådmannen, vil kontrollutvalget ha en oppgave i å påse at vedtak blir iverksatt, dette ligger i kontrollutvalgets generelle tilsynsansvar. Vedtaksoppfølging i andre kommuner I en del kommuner, som for eksempel Melhus og Sør-Trøndelag fylkeskommune rapporterer rådmannen til kommunestyret / fylkestinget ved jevne mellomrom om status i vedtaksoppfølgingen. Kontrollutvalgets sekretariat er ikke kjent med at denne rutinen er innført i Hemne. Selv om kontrollutvalget ikke skal ta over rådmannens oppgaver for vedtaksoppfølging kan dette være et argument for at kontrollutvalget vier dette området oppmerksomhet. Hemne kommune kontrollutvalget Side 17
En del kontrollutvalg har også tatt tak i dette med vedtaksoppfølging. Blant annet i Skaun, Meldal, Malvik og Klæbu har kontrollutvalget fordelt sakene fra kommunestyre, formannskap og utvalg mellom medlemmene. I kontrollutvalges møter tar så medlemmene opp saker som de mener bør være gjenstand for særskilt oppfølging. I Sør-Trøndelag fylkeskommune og Meldal kommune foretar kontrollutvalgets sekretariat med jevne mellomrom en gjennomgang av vedtak fattet i fylkesutvalg og fylkesting med sikte på senere oppfølging, og fremmer sak til kontrollutvalget om dette. Dersom sakene ikke blir fulgt opp på en tilfredsstillende måte, har utvalget mulighet til å fremme egen sak til fylkestinget / kommunestyret om dette. Vedtaksoppfølging i Hemne kommune Når det gjelder vedtaksoppfølgingen i Hemne kommune, vil det være opp til kontrollutvalget å bestemme seg for hvilken modell man skal legge seg på. Et viktig spørsmål blir arbeidsdelingen mellom kontrollutvalg, sekretariat og revisjon. Trolig er vedtaksoppfølging en oppgave som med fordel kan legges til kontrollutvalgets sekretariat, siden sekretariatet uansett er involvert i de politiske prosessene i kontrollutvalget og forholdet mellom kontrollutvalg og kommunestyre. Systematisk vedtaksoppfølging er imidlertid ressurskrevende og sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å foreta en prioritering her. Selv om mange saker går i utvalgene, vil de større og mer prinsipielle sakene også bli behandlet i kommunestyret. Kontrollutvalgets sekretariat foreslår at sekretariatet foretar en systematisk og rutinemessig oppfølging av vedtak som fattes i kommunestyret og formannskapet, mens kontrollutvalgets medlemmer går igjennom vedtakene som fattes i Hovedutvalg for Livsløp og Hovedutvalg for Teknisk, Landbruk, Miljø. Medlemmene kan så gi innspill i kontrollutvalgets møter under behandlingen av vedtakskontroll for å rette oppmerksomheten på utvalgssaker som bør følges opp særskilt. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat vil understreke at ansvaret for iverksettelse og oppfølging av politiske vedtak i Hemne kommune ligger til rådmannen. Som kommunestyrets eget kontrollog tilsynsorgan bør kontrollutvalget følge opp at politiske vedtak i Hemne blir iverksatt som forutsatt. Sekretariatet foreslår følgende opplegg for vedtakskontroll i Hemne kommune: Kontrollutvalgets sekretariat gis særskilt ansvar for oppfølging av vedtak i kommunestyre og formannskap og legger frem oversikter over status i vedtaksoppfølgingen i kontrollutvalgets møter. Kontrollutvalgets medlemmer følger på eget initiativ opp saker i Hovedutvalg for Livsløp og Hovedutvalg for Teknisk, Landbruk, Miljø, og gir innspill i kontrollutvalgets møter på saker som bør følges opp særskilt. Hemne kommune kontrollutvalget Side 18
HEMNE KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 6/2006 Forslag til møteplan for kontrollutvalget for 2006 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 10.03.2006 6/2006 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2006: Dag Dato Måned Tid Fredag 10. mars 2006 kl. 09.00 Fredag 5. mai 2006 kl. 09.00 Fredag 20. oktober 2006 kl. 09.00 Fredag 8. desember 2006 kl. 09.00 Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Hemne kommune kontrollutvalget Side 19
Sak 6/2006 Forslag til møteplan for kontrollutvalget for 2006 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2006: Dag Dato Måned Tid Fredag 10. mars 2006 kl. 09.00 Fredag 5. mai 2006 kl. 09.00 Fredag 20. oktober 2006 kl. 09.00 Fredag 8. desember 2006 kl. 09.00 Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. VEDLEGG Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak KU-14/2005: Forslag til økonomiplan 2006 2009 med forslag til budsjett for 2006 for kontrollutvalget, behandlet av kontrollutvalget på møte den 18.11.2005. 2. Sak KS-140/2005: Årsbudsjett 2006 / Økonomiplan for perioden 2006 2009. SAKSUTREDNING Kontrollutvalget i Hemne vedtok under sak 15/2005 Eventuelt å legge sitt første møte i 2006 til fredag 3. februar 2006. På grunn av utsatt behandling av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll i kommunestyret ble møtet utsatt til 10. mars. For å kunne planlegge virksomheten og for å avstemme utvalgets møter med revisjonsarbeidet og den øvrige aktiviteten i kommunen er det greit å kunne fastsette en møteplan for kontrollutvalget for året som helhet. I budsjettet for 2006 har kontrollutvalget budsjettert med å gjennomføre 6 møter i inneværende år, men etter at kommunestyret foretok en nedjustering av rammen i sitt budsjettvedtak for 2006 foreslår kontrollutvalgets sekretariat at kontrollutvalget avvikler 4 møter. I tråd med etablert praksis foreslås møtene lagt til fredager med oppstart kl. 09.00. Hemne kommune kontrollutvalget Side 20
Med bakgrunn i forventninger om saker så langt så kan følgende møteplan antydes for 2006: 10. mars 2006 Møtet er allerede planlagt. 5. mai 2006 I henhold til forskrift om revisjon skal revisor avgi sin revisjonsberetning innen 15. april, så fremt årsregnskapet er rettidig avlagt. I så fall vil behandlingen av årsregnskapet, med avgivelse av kontrollutvalgets uttalelse bli en viktig sak på møtet i mai. På møtet vil det også være mulighet for å gi eventuelle innspill ved planleggingen av regnskapsrevisjonen, bestilling av forvaltningsrevisjon, eventuell utøvelse av selskapskontroll, oppfølging av politiske vedtak og eventuelle saker som måtte være aktuelle. 20. oktober 2006 Utover høsten vil behandling av bestilte forvaltningsrevisjonsprosjekter være naturlige saker for behandling i kontrollutvalget. Videre vil oppfølging av saker stå på agendaen. Kontrollutvalget må også starte arbeidet med planleggingen av nytt år, både med tanke på plan for forvaltningsrevisjon for 2007, selskapskontroll og budsjett for kontrollorganene for kommende år. 8. desember 2006 Sekretariatet foreslår at utvalget tar høyde for å legge et siste møte i 2006 til 8. desember. Med dette møtet må tilsynsoppgavene for 2006 være ferdigstilt, og tiden er inne for å begynne planleggingen av 2007. Aktuelle saker på møtet vil være oppsummering av status i revisjonsarbeidet før årsoppgjørsrevisjonen, og for å sikre kontinuitet i arbeidet kan det være aktuelt å bestille forvaltningsrevisjonsoppgaver for kommende år. Kontrollutvalget bør på dette møtet også fastsette sin møteplan for kommende år. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Med utgangspunkt i kontrollutvalgets oppgaver og utvalgets rammebetingelser anbefaler sekretariatet at kontrollutvalget avvikler inntil 4 møter i 2006. Forslag til møteplan fremgår av kontrollutvalgssekretariatets innstilling. Hemne kommune kontrollutvalget Side 21
HEMNE KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 7/2006 Eventuelt Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 10.03.2006 7/2006 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Hemne kommune kontrollutvalget Side 22
Sak 7/2006 Eventuelt KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Hemne kommune kontrollutvalget Side 23