021 NORSK OLJE OG GASS ANBEFALTE RETNINGSLINJER FOR "PÅRØRENDE - BEREDSKAP" Originalversjon
Nr.: 021 Etablert: 07.04.92 Revisjon nr: Rev. dato: Side: 1 INNHOLDSFORTEGNELSE Side RETNINGSLINJE "PÅRØRENDE-BEREDSKAP" 2-7 VEDLEGG Kursforslag Pårørende, Informasjon - omsorg 8-11
Nr.: 021 Etablert: 07.04.92 Revisjon nr: Rev. dato: Side: 2 Disse retningslinjene er ment som en hjelp til selskaper og bedrifter vedrørende ansvarsfordelingen når en krise oppstår. I en krisesituasjon er det viktig at noen har og tar ansvaret. Å ta ansvaret betyr ikke at man skal gjøre alt selv. Samarbeid er et nøkkelord i enhver krisesituasjon. Uklarhet om hvem som har ansvaret, hvem som skal ta initiativet eller hvem som har det avgjørende ord skaper meget store frustrasjoner. Når de pårørende, og derigjennom allmennheten opplever ansvarssvikt, skaper dette en negativ omtale av selskapet/ bedriften. En slik negativ omtale vil prege vurderingen av selskapet/bedriften i media mer enn hvorvidt krisen ble taklet tilfredsstillende på andre områder. Ofte ser vi at der ansvaret ikke er fastslått på forhånd skapes det usikkerhet og noen ganger ansvarsfraskrivelse. At noen har ansvaret betyr at alle vet hvem som skal ta initiativet, hvem som skal koordinere og hvem som skal delegere hjelpetiltakene. PÅRØRENDE - BEREDSKAP Ethvert operatørselskap er pliktig til å bygge opp en "pårørende - beredskap". Mange operatørselskaper har en god teknisk beredskap og har samtidig lagt planer for hvordan en krise skal behandles informasjonsmessig. Dessverre er ikke alle selskaper/bedrifter like godt forberedt på det "trykk" som de pårørende utøver i en krisesituasjon. Ofte er det "behandlingen" av de pårørende som danner grunnlaget for hvorvidt et selskap kommer positivt eller negativt ut av en krise rent mediamessig.
Nr.: 021 Etablert: 07.04.92 Revisjon nr: Rev. dato: Side: 3 TELEFONHENVENDELSER Det må utpekes personell til å besvare telefon-henvendelser fra pårørende. Slikt personell må få relevant opplæring. Det må legges opp et avløsersystem for slik innsats. Å besvare slike telefoner er en sterkt belastende oppgave som krever at den utpekte er godt informert, har fått relevant opplæring og har en tilfredsstillende avløserordning "i ryggen". Erfaring tilsier at når man foretar en slik utpeking av personell bør man ta hensyn til alder og livserfaring. Opplæringen bør skje etter de retningslinjene som er trukket opp av Norsk olje og gass. Det må utarbeides retningslinjer for avløsning, slik at avløsningen ikke baseres på at den enkelte må be om slik avløsning. SAMLINGSSTED Operatørselskapet bør ha planlagt hvor de vil samle de pårørende. Det bør utpekes personell til å bemanne et slikt samlingssted. Opplæring og avløserordning må bygges inn i planene. Det har vist seg at hoteller er godt egnet som samlingssted. Stedet bør kunne skjermes mot presse og media. Avtaler om en slik bruk av hotellet bør gjøres på forhånd, f.eks. slik at det er hotellets ansvar å tømme hotellet for de "vanlige" gjestene i løpet av noen timer. Det kreves mange personer fra operatørselskapet til å bemanne et slikt samlingssted. Det er viktig at alle pårørende (pårørende til operatøransatte, såvel som entreprenøransatte) samles på samme sted.
Nr.: 021 Etablert: 07.04.92 Revisjon nr: Rev. dato: Side: 4 FELLESARRANGEMENTER Operatørselskapet er ansvarlig for alle fellesarrangementer, som minnegudstjeneste, besøk på ulykkesstedet o.l. for pårørende, overlevende og kollegaer. Det er viktig at noen har hovedansvaret for slike tiltak. Det bør alltid tilstrebes at alle slike arrangementer avholdes felles, eventuelt med separate tiltak hos det enkelte selskap/bedrift senere. At operatørselskapet har hovedansvaret betyr samtidig at arrangementet må arrangeres i fellesskap av alle de berørte selskaper og bedrifter. De samme tilbud om reise til samlingssted, overnatting og så videre må gis til såvel operatøransattes pårørende som entreprenør-ansattes pårørende. Pårørende som opplever forskjellsbehandling vil reagere meget sterkt. At forholdene legges til rette for noen og ikke for andre, vil føre til en opplevelse av svik. Operatørselskapet må legge "malen" for hva slags hjelp som skal gis og påse at alle får de samme tilbudene. INFORMASJON OG OMSORG Operatørselskapet er hovedansvarlig for den informasjon og omsorg som skal gis de pårørende. Politiet vil, i en krisesituasjon, forholde seg primært til operatørselskapet. Politiet vil, i samarbeid med operatørselskapet, frigi den informasjon som skal gis til offentligheten, de øvrige entreprenørselskapene som er involvert og de pårørende.
Nr.: 021 Etablert: 07.04.92 Revisjon nr: Rev. dato: Side: 5 "Målet" er at det enkelte entreprenørselskap skal kunne "ta seg av sine egne", det vil si gi den informasjon og omsorg som er nødvendig til egne ansatte og deres pårørende, så snart råd er. Operatørselskapet er ansvarlig for oppfølging av entreprenøransattes pårørende inntil det enkelte entreprenørselskap er i stand til å overta en slik oppfølging selv. Operatørselskapet er ansvarlig for på forhånd å forsikre seg om at det enkelte entreprenør-selskap har en tilfredsstillende "pårørende-beredskap" og vil være istand til å overta informasjonen og omsorgen for de pårørende i en krisesituasjon. En tilsvarende ansvarsfordeling gjelder mellom det enkelte entreprenørselskap og deres underkontraktører. Inntil det enkelte entreprenørselskap har opprettet sin "pårørende-beredskap" og kan ivareta informasjon og omsorg på egen hånd, skal operatørselskapet utføre disse oppgavene. Der et entreprenørselskap ikke er i stand til å ivareta en slik informasjons- og omsorgsoppgave, forblir dette operatørselskapets oppgave. Det er viktig at pårørende-beredskaps-planene erkjent og akseptert av alle bedrifter som er engasjert i oljevirksomheten offshore. Operatørselskapet skal derfor se til at det enkelte entreprenørselskap har en slik beredskap og skal ved gjentatte øvelser teste denne beredskapen. Tilsvarende skal det enkelte entreprenørselskap påse at underkontraktørselskapene har en tilfredsstillende pårørende-beredskap. Hvis underkontraktørselskapet er for lite til å ha en slik beredskap, skal denne beredskapen ivaretas av hovedentreprenøren.
Nr.: 021 Etablert: 07.04.92 Revisjon nr: Rev. dato: Side: 6 TRANSPORTULYKKER Ved transportulykker mellom land og en offshore-installasjon, eller mellom installasjoner (shuttling) er det transportøren (helikopterselskapet) i samarbeid med operatøren som er ansvarlig for informasjon. Operatørselskapet er ansvarlig for oppfølgning av alle pårørende inntil det enkelte kontraktørselskap er i stand til å overta oppfølgning selv. Denne retningslinje baserer seg på Luftfartslovens krav til transportøren om passasjerliste, ansvaret for passasjeren og dette at Politiet vil forholde seg til operatøren av helikopteret som i dette tilfellet er befrakteren. Da det er operatørselskapet som fører listene over passasjerenes pårørende krever denne retningslinje et utstrakt samarbeide mellom helikopterselskapet og det eller de angjeldende operatørselskaper.
Nr.: 021 Etablert: 07.04.92 Revisjon nr: Rev. dato: Side: 7 USKADDE, EVAKUERTE Alle tiltak som gjelder psyko-sosial hjelp til uskadde evakuerte er operatørselskapets ansvar - inntil den ansatte er tilbake på sitt hjemsted. I mange tilfeller er det viktig å samle de evakuerte, uskadde på land før de reiser hjem. På den måten kan man gi de evakuerte noen "holde-punkter" for dagene som kommer, - egne reaksjoner og andres reaksjoner på det som har skjedd. Ved slike anledninger er det viktig at alle de evakuerte holdes samlet og får de samme tilbudene. For å unngå forskjellsbehandling er det viktig at en instans, i dette tilfellet operatøren, tar ansvaret for et slikt arrangement. Fra det øyeblikk den enkelte har kommet til sitt hjemsted, er det den enkelte ansattes bedriftshelsetjeneste og/eller det lokale helseapparat som er ansvarlig for den videre oppfølging.
Nr.: 021 Etablert: 07.04.92 Revisjon nr: Rev. dato: Side: 8 Vedlegg KURSFORSLAG PÅRØRENDE, INFORMASJON - OMSORG
Nr.: 021 Etablert: 07.04.92 Revisjon nr: Rev. dato: Side: 9 All erfaring tilsier at de færreste er forberedt på den enorme belastningen det er å besvare telefonsamtaler fra pårørende i forbindelse med en krisesituasjon. Den samme erfaring forteller også at det inntrykk en bedrift gir gjennom sin "håndtering" av de pårørende er en av de viktigste faktorene i hvorledes allmennheten vurderer bedriftens evne til å takle en krisesituasjon. Når en prosjektgruppe innenfor Norsk olje og gass har satt seg ned for å vurdere retningslinjene for en ansvarsfordeling i forbindelse med en krisesituasjon innen oljenæringen og sette opp et forslag til kursinnhold innen dette å besvare telefon-henvendelser fra pårørende, så skjer dette som et resultat av de erfaringene man har høstet etter tragiske ulykker. Prosjektgruppen har arrangert to pilotkurs i Haugesund, for å finne frem til et egnet kursinnhold. Prosjektgruppen har kommet frem til at et slikt kurs bør inneholde en enkel teoretisk innføring og en større del med praktisk trening. DEN TEORETISKE DELEN BØR INNEHOLDE: Innføring i det ytre hjelpeapparat: Hovedredningssentralenes og politiets arbeidsoppgaver. Varsling og organisering. En enkel innføring i de psykologiske reaksjoner som oppstår i en slik situasjon: Egne Reaksjoner. Stress og akuttreaksjoner. Debriefing og etterreaksjoner Andres reaksjoner. Sjokkreaksjoner. Etterreaksjoner. Sorg.
Nr.: 021 Etablert: 07.04.92 Revisjon nr: Rev. dato: Side: 10 Samtaleteori Enkle råd for hvordan man gjennomfører slike samtaler. Innledning på samtalen. Informasjon. Omsorg. Avslutning av samtalen. DEN PRAKTISKE DELEN: Den praktiske delen legges opp i form av gruppe-rolle-spill. Deltagerne er delt opp i mindre grupper med en gruppeleder i hver gruppe. Det ideelle antallet er 16-20 deltagere fordelt på 4-5 grupper. Til hver gruppe ringes det inn samtaler som skal besvares via en høytafon. Høytafonen brukes for at alle i gruppen kan følge samtalen. Samtalene simuleres fra et felles simuleringsrom. Deltagerne får utdelt diverse materiell på forhånd, f.eks. POB-lister, Next-of-kin lister, statusrapporter og et scenario. Samtalene varer 10-15 minutter. Deretter bruker gruppelederen ca. den samme tiden til å evaluere samtalen. Etter hver rolle-spills-avdeling foretas det en felles oppsummering blant alle deltagerne. Teori og praksis: Det synes viktig at den praktiske og den teoretiske delen veves sammen. På den måten kan erfaringene fra rollespillene danne grunnlaget for å forstå teoridelen, og de teoretiske kunnskapene kan bli utprøvd i praksis. Tid og sted: Det anbefales at kurset strekker seg over to dager og at alle er samlet hele tiden. På den måten kan man utnytte kvelden til å dele erfaringer fra første dags rollespill. Kurset bør legges til et hotell som har teknisk kapasitet til telefonrollespillene. Hotellet bør ikke ligge i nær tilknytning til Bergen eller Stavanger. Det anbefales ikke å avholde slike kurs innen bedriftens kontorlokaliteter.
Nr.: 021 Etablert: 07.04.92 Revisjon nr: Rev. dato: Side: 11 Forslag til kursplan: 1. dag 1000 Innledning 1030 Rollespill 1230 Oppsummering 1300 Lunsj 1400 Samtaleteori 1500 Innledning til rollespill 1530 Rollespill 1730 Oppsummering 1800 Slutt 1930 Middag/sosial aften 2. dag 0800 Frokost 0900 Det ytre hjelpeapparat 1000 Egne og andres reaksjoner 1130 Lunsj 1230 Samtaleteori 1300 Innledning til rollespill 1330 Rollespill 1530 Oppsummering 1600 Slutt