MØTEBOK Saksgang Utvalg Møtedato Utvalgssak Hovedutvalg for helse og omsorg Hovedutvalg oppvekst og kultur Hovedutvalg teknisk, miljø og naturforvaltning Formannskapet Kommunestyre Arkivsaksnr: 2009/3687 Klassering: Saksbehandler: Trond Waldal REVIDERING AV STEINKJER KOMMUNES ØKONOMIREGLEMENT Trykte vedlegg: Rådmannens forslag til Økonomireglement datert 05.05.09. Rådmannens forslag til innstilling: Steinkjer kommunes Økonomireglement datert 05.05.09 vedtas. Erling Bergh Kst.rådmann
Saksopplysninger: Steinkjer kommunes økonomireglement ble fram lagt til revidering i de politiske organer høsten 2006. Formannskapet fattet i møte 28.09.06 vedtak om å utsette saken. Rådmannen legger med dette fram sak om revidering av kommunens Økonomireglement på nytt. Økonomireglementet omhandler følgende tema: 1. GENERELT OM ØKONOMIREGLEMENTET 2. REGLEMENT FOR ÅRSBUDSJETT OG DELEGERING AV BUDSJETTMYNDIGHET 3. REGLEMENT FOR BUDSJETTOPPFØLGING OG RAPPORTERING 4. REGLEMENT FOR ØKONOMIPLAN 5. ØKONOMIMODELLEN, ØKONOMISYSTEMET OG KONTOPLANEN 6. REGNSKAPSPRINSIPP OG ÅRSAVSLUTNING 7. DIVERSE BESTEMMELSER OM REGNSKAPET 8. KJØP OG SALG AV VARER OG TJENESTER, ANVISNING OG FAKTURERING 9. FINANSREGLEMENTET 10. REGLEMENT FOR INNKJØP 11. REGLEMENT FOR INVESTERINGSPROSJEKT 12. ETISKE RETNINGSLINJER AV 20.06.07 De områder som rådmannen har funnet behov for å foreslå endringer innenfor gjelder særskilt punktene: 2. REGLEMENT FOR ÅRSBUDSJETT OG DELEGERING AV BUDSJETTMYNDIGHET 9. FINANSREGLEMENTET 11. REGLEMENT FOR INNKJØP 12. ETISKE RETNINGSLINJER AV 20.06.07 Øvrige områder omfattes av kun mindre endringer. Pkt. 2 Reglement for årsbudsjett og delegering av budsjettmyndighet Budsjettforskriften av 15.12.00 åpner for og legger til rette for at kommunestyret kan drive utstrakt rammebudsjettering og målstyring. Formålet med bestemmelsene i dette punktet er å klargjøre innholdet i og fordelingen av de driftsrammer som kommunestyret bevilger i sitt vedtak om årsbudsjett. Reglementet skal også klargjøre hvilke fullmakter kommunestyret delegerer til underordnede organer. I.h.t. dagens reglement er det slik at: - kommunestyret vedtar årsbudsjettet med en netto budsjettramme pr. avdeling. - hovedutvalgene foretar fordeling av netto budsjettrammen på ansvar og underkonti
Fullmaktene til rådmannen begrenser seg til å foreta budsjettendringer innenfor et ansvarsområde i tilfeller som anses kurante. Med slik delegasjon skal i praksis alle budsjettendringer legges fram til behandling i hovedutvalgene (så fremt ikke avdelingens netto budsjettramme endres. I slike tilfeller må saken fremmes for kommunestyret). En slik ordning er krevende å følge opp i praksis både for administrasjonen og hovedutvalgene. Rådmannen foreslår slik endring: - kommunestyret vedtar årsbudsjettet med en netto budsjettramme pr. avdeling (slik som før) - hovedutvalgene fordeler kommunestyrets vedtatte netto budsjettramme på ansvar innenfor den enkelte avdelingsrammeområde (d.v.s. en netto budsjettramme pr. ansvar) - rådmannen fordeler hovedutvalgets vedtatte nettoramme for hvert enkelt ansvar på underkonti innenfor samme ansvar Endringen betyr at hovedutvalgene må gi fra seg noe mer ansvar til rådmannen (d.v.s. fordelingen på underkonti innenfor et ansvar). Fullmaktene som gjelder investeringsbudsjettet foreslås ikke endret, noe som betyr at fortsatt er det slik at: - kommunestyret vedtar investeringsbudsjettets inntektsside og fordeler investeringsrammer til den enkelte avdeling - kommunestyret skal selv vedta endringer i investeringsbudsjettet på samme nivå som dette ble vedtatt på - hovedutvalget gis fullmakt til å foreta endringer i investeringsbudsjettet innenfor et rammeområde, når slik endring gjelder økning i bevilgning til et prosjekt og dekning skjer ved at bevilgning til et annet prosjekt innen samme rammeområde reduseres tilsvarende. - rådmannen gis fullmakt til overføring av budsjettbeløp i investeringsbudsjettet som følge av forskyvning av prosjektenes framdrift, ved at budsjettbeløp reduseres i regnskapsåret og overføres til påfølgende budsjettår. Prosjektenes totalbudsjett kan ikke endres. Fullmaktene som gjelder avsetning til fond og bruk av fond er tydeliggjort slik: - kommunestyret skal vedta avsetning og bruk av ubundne driftsfond (for eksempel disposisjonsfond). - formannskapet gis fullmakt til å avsette midler samt bruk av midler fra ubundne og bundne kapitalfond (for eksempel eiendomsfondet). - hovedutvalget gis fullmakt til å avsette ledige bundne midler til bundet driftsfond. Hovedutvalget gis videre fullmakt til å disponere bundet driftsfond tilhørende rammeområdet innenfor forutsetningene for bruk av midlene. Formannskapet gis de samme fullmakter som hovedutvalgene. Pkt. 9 Finansreglementet Formålet med finansstrategien er å ha et ordnet forhold med hensyn til pengeplasseringer og låneopptak. Videre å drøfte og klargjøre ulike risikoaspekter, avkastningskrav, ulike finansinstrumenter og styring av renterisiko ved valg av andre plasseringsalternativer enn bankinnskudd. Finansstrategien avklarer også hvilke fullmakter som er gitt rådmannen. Fullmaktene inneholder konkrete rammer for plassering av kommunens kortsiktige og langsiktige midler, så vel som retningslinjer for låneopptak og hvilke risikorammer det skal arbeides innenfor.
Finansreglementet bidrar til å sikre at kommunen til enhver tid har likviditet til å dekke løpende forpliktelser. Videre har finansreglementet som målsetting å oppnå best mulig avkastning på likvide midler innenfor de definerte rammer, samt lavest mulig kostnad på innlånte midler. Plassering av overskuddslikviditet I likhet med dagens økonomireglement er kravet til lav risiko for Steinkjer kommune viktigere enn ønsket om høy avkastning. En finner ikke å ha midler som kan defineres som langsiktig kapital og avskjærer med denne finansstrategien muligheten for å plassere i egenkapitalinstrumenter (aksjer/aksjefond). Dersom kommunen skal plassere i egenkapitalinstrumenter må rådmannen ta dette opp som egen sak med kommunestyret. I forhold til gjeldende økonomireglement forslås muligheten til å plassere i rentebærende verdipapirfond utvidet slik at rådmannen i tillegg til plassering i - bankinnskudd - pengemarkedsfond også kan plassere overskuddslikviditet i obligasjonsfond. Det må tilføyes at Steinkjer kommunes likviditetssituasjonen er stram og plassering av overskuddslikviditet skjer sporadisk og da som tidsbegrensede bankinnskudd. Låneopptak Når det gjelder retningslinjene for låneopptak er det behov for å utfylle disse i forhold til gjeldende reglement. Rådmannen vil peke spesielt på følgende som foreslås i Økonomireglementet (i forhold til gjeldende reglement er dette tilføyelser og endringer): - rådmannen får fullmakt til å forvalte kommunens innlån etter retningslinjer gitt i dette reglementet. Til hjelp i forbindelse med låneforvaltningen har rådmannen fullmakt til å bruke eksterne rådgivere. Dersom man velger å benytte eksterne forvaltere skal det utarbeides rutiner for rapportering fra de eksterne forvalterne. - rådmannen gis fullmakt til på kommunens vegne å inngå avtaler om opptak av lån (gjelder langsiktig gjeld) i bank eller kredittinstitusjon samt utstedelse av obligasjonslån, sertifikatlån eller andre lån, og til å avtale nærmere lånetidspunkt og lånevilkår, samt til å undertegne lånekontrakter innenfor den samlede lånerammen kommunestyret har vedtatt. - rådmannen gis fullmakt til å inngå avtaler om refinansiering av eksisterende lån, og til å avtale nærmere lånetidspunkt og lånevilkår, samt til å undertegne lånekontrakter innenfor den vedtatte låneramme. refinansiering av eksisterende lån kan medføre forskyving i den samlede reelle amortiseringsplan etter gjeldende regler. Rettesnor for styring av låneporteføljen skal være å optimalisere låneopptak og rentebindingsperiode i forhold til oppfatninger om fremtidig renteutvikling og innenfor et akseptabelt risikonivå. Ut fra ovennevnte vurderinger kan hele låneporteføljen løpe til kort rente. Andel fast rente skal ikke overstige 80%. Rentebinding og rentesikring kan skje ved å benytte instrumenter nevnt i pkt. 9.6.6. Rentebinding kan gjøres for løpetider inntil 15 år. - lån kan gjøres i offentlige og private finansinstitusjoner. Det er også adgang til å legge ut lån i sertifikat- og obligasjonsmarkedet. Likeledes kan det gjøres bruk av sikringsinstrumenter. For styring av renterisiko for låneporteføljen gis det anledning til å inngå fremtidige renteavtaler (FRA), rentebytteavtaler (SWAP) og renteopsjoner. Rådmannen har fullmakt til å inngå leasingavtaler av ordinær karakter (biler, IT-utstyr, og lignende). Ved større avtaler skal avtale om leasing forelegges kommunestyret.
Pkt. 11 Reglement for innkjøp Formålet med å fastlegge rutiner for kommunens innkjøpsvirksomhet er å sikre at Lov og forskrift om offentlige anskaffelser og vedtatt innkjøpspolitikk blir fulgt. Rutinene skal sikre at kommunen har en felles opptreden overfor leverandører og at disse behandles på samme måte uavhengig av hvilken enhet som foretar anskaffelsen. Rutinene skal også sikre at kommunen gjennom rammeavtaler utnytter de gunstige betingelsene store kjøp og avtaler gir. Videre skal rutinene sikre at det er reell konkurranse om å oppnå leveranser til kommunen og at prinsippet om konkurranse på like vilkår følges overfor alle interesserte leverandører. Endringene i reglementet for innkjøp gjelder tilpasninger til lovverket innenfor området. Pkt. 12 Etiske retningslinjer av 20.06.07 I forslaget til revidert Økonomireglement er tatt inn kommunestyrets vedtatte Etiske retningslinjer for Steinkjer kommune pr. 20.06.07.