Saksbehandler, innvalgstelefon Birthe Lill Christiansen, 55572235 Vår dato 03.12.2015 Deres dato Vår referanse Deres referanse Rapport fra tilsyn med Bergen og omland familiekontor oktober 2015 Adressen til virksomheten: Bergen og omland familiekontor Bjørnsgate 1 5008 BERGEN Tidsrom for tilsynet: 1. 30. oktober 2015 Kontaktperson i Ragnar Solbjør, leder virksomheten: Sammendrag Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte i perioden 1. til 30. oktober 2015 tilsyn med Bergen og omland familiekontor. Foruten kontoret i Bergen omfatter Bergen og omland familiekontor ett kontor i og ett på Stord. Vi undersøkte om familievernet styrer sin virksomhet i samsvar med krav i lov. Tilsynet omfattet tre hovedtema: - Ivaretakelse av taushetsplikt - Plikt til å melde bekymring for barn til sosialtjeneste/barneverntjeneste - Hensynet til barn, herunder barns rett til å bli hørt under mekling Det ble ikke funnet grunnlag for avvik under tilsynet. Birthe Lill Christiansen Revisjonsleder Marianne Lunder Kjelby Revisor 1
Innhold Sammendrag.. 1 1. Innledning... 3 2. Beskrivelse av virksomheten... 3 3. Gjennomføring... 3-4 4. Hva tilsynet omfattet... 4 5. Funn... 4 6. Vurdering av styringssystemet i virksomheten... 4 7. Regelverk... 4 8. Dokumentunderlag... 4-5 9. Deltakere ved tilsynet... 5 2
1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter tilsyn med Bergen og omland familiekontor i perioden 1. 30. oktober 2015. Intervju med ansatte i og på Stord ble gjennomført på distriktskontorene henholdsvis 1. og 8. oktober, ansatte på kontoret i Bergen ble intervjuet 29. oktober. Tilsynet inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomheten som Fylkesmannen i Hordaland gjennomfører dette året. Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med familievernkontorene i fylket etter lov om familievernkontorer av 19.06.1997 3. Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet (BLD) har i sitt embetsoppdrag gitt føring om at Fylkesmannen skal gjennomføre tilsynsbesøk ved hvert av familievernkontorene så ofte det vurderes nødvendig, og minimum hvert tredje år. BLD har i sitt skriv av 22.01.2008 gitt retningslinjer for fylkesmennene sitt tilsyn med familievernkontorene. Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen. Forhold som ble undersøkt ved tilsynet: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes Tilsynet ble utført i samsvar med retningslinjer fra BLD gjennom å granske dokument og ved intervju av ansatte i virksomheten. Rapporten omhandler kun avvik og merknader som er avdekket under revisjonen, øvrige tilbakemeldinger til virksomheten er formidlet muntlig på sluttmøte. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift 2. Beskrivelse av virksomheten Fra og med april 2015 ble familievernkontorene i, Stord og Bergen og omland slått sammen til ett familievernkontor. Kontoret har én felles leder som geografisk er plassert i Bergen, og som etter planen skal ha en kontordag hver fjortende dag i og på Stord. Kontoret dekker kommunene Askøy, Fjell, Fusa, Granvin, Kvam, Modalen, Os, Sund, Ulvik, Vaksdal, Voss, Øygarden, Eidfjord, Etne, Jondal, Kvinnherad,, Ullensvang, Austevoll, Bømlo, Fitjar, Stord, Sveio, Tysnes og bydelene Fana, Laksevåg, Loddefjord og Ytrebygda i Bergen. 3. Gjennomføring Tilsynet omfattet følgende aktiviteter: Melding om tilsyn ble sendt ut 10.07. og 31.08.2015. Formøte ble holdt 15.09.2015. Formålet med møtet var å få oversikt over hvordan kontoret er organisert, særlig med tanke på nylig sammenslåing med familievernkontor og Familievernkontoret på Stord. Program ble sendt på e-post 16.09.2015. Åpningsmøter ble holdt 01.10., 08.10. og 29.10.2015. 3
Intervju: 10 personer ble intervjuet. Sluttmøte ble holdt 30.10.2015. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. 4. Hva tilsynet omfattet Tilsynet omfattet tre hovedtema: - Ivaretakelse av taushetsplikt - Plikt til å melde bekymring for barn til sosialtjeneste/barneverntjeneste - Hensynet til barn, herunder barns rett til å bli hørt ved mekling Vi gikk gjennom kontorets bekymringsmeldinger til barnevernet i 2014 og 2015. 5. Funn Det ble ikke funnet grunnlag for avvik eller merknader innenfor de reviderte områdene. 6. Vurdering av styringssystemet i virksomheten Regionleder i Bufetat har det øverste ansvaret for virksomheten. Det er en felles leder for familivernkontorene i, Stord og Bergen. Organisasjonskartet er klart. Det er likevel noen utfordringer i den daglige ledelsen av kontorene som ikke har en stedlig leder. Kontorene i og på Stord har løst dette på ulike måter. Ansvarsdelingen mellom leder og ansatte i disse familievernkontorene er utfordrende og kan med fordel avklares bedre. Det er tilstrekkelig kompetanse blant de ansatte innenfor de områdene tilsynet omfattet, og rutiner er kjente og blir fulgt. Avvik blir meldt og håndtert. 7. Regelverk LOV 1997-06-19 nr. 62: Lov om familievernkontorer LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker FOR 2006-18-12 nr. 1478: Forskrift om mekling etter ekteskapsloven og barneloven 8. Dokumentunderlag Dokumentasjon fra virksomheten knyttet til den daglige driften og andre viktige forhold som ble sendt over da revisjonen ble forberedt: Organisasjonskart Oversikt over kontorer og ansatte i Bergen, og på Stord Kompetanseplan 2015 med oversikt over satsingsområder Rutine/praksis for arbeid i saker med vold/høy konflikt Rutine/praksis for oppfølging ved bekymring for barn, og melding til barnevernet Rutine/praksis for opplysninger til den kommunale helse- og omsorgstjenesten og sosialtjenesten Dokumentasjon mottatt under tilsynet: Skala for endringsvurdering barn og unge (CORS) 4
Skala for samtalevurdering barn og unge (CSRS) Aktivitetsrapport med opplysninger om antall barn som har deltatt i samtaler Informasjonsskriv om samtaletilbudet «Sterke barn i to hjem» Rutiner for behandling/oppbevaring av kliniske saker Rutiner ved fare, trusler og vold Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen i Hordaland: Melding om tilsyn ble sendt i e-post 10.07. og 31.08.2015 E-post fra avdelingsdirektør i Bufetat vedrørende oppfølging av eksterne meklere, samt retningslinjer for utstedelse og opprettholdelse av meklingsbevilling E-post fra Fylkesmannen av 16.09.2015 vedlagt program for tilsynet Diverse e-postkorrespondanse mellom Fylkesmannen og leder for Bergen og omland familiekontor om den praktiske gjennomføringen av tilsynet 9. Deltakere ved tilsynet Tabellen under gir en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Inger M. Rørmark Familieterapeut/teamleder Leif Manusson Familieterapeut/spesialpsykolog Solveig Helland Olsen Førstekonsulent Kirsti Haara Synnøve Rydland Overweg Familieterapeut/sosionom Familieterapeut Stord Mariann T. Haugen Familieterapeut Stord Alicia Ramirez Familieterapeut Stord Maren Lerøen Førstekonsulent Bergen Ragnhild Maubach Familieterapeut Bergen Jan Stokkebekk Familieterapeut Bergen Knut Oma Familieterapeut Bergen Elisabeth Johannesen Familieterapeut Bergen Melanie Young Psykologspesialist Bergen Ragnar Solbjør Leder Vibeke Samsonsen Avdelingsdirektør Bufetat Øistein Søvik Regionsdirektør Bufetat Fra Fylkesmannen deltok: Marianne Lunder Kjelby, seniorrådgiver Birthe Lill Christiansen, seniorrådgiver 5