Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 01/12 MØTEBOK Møtedato: 23.01.2012 kl. 09.00 10.00 Sted: Rådhuset, kommunestyresalen ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Tilstede: Morten Ovedal, leder Anne Grethe Liland Anja Ovedal Dessuten møtte: Økonomisjef Arne Eiken (orientering) Revisor Helene Egeland Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: Sak 01/12 Møtebok fra 19.12.2011 Sak 02/12 Årsmelding for 2011 Referatsak: Invitasjon til kurs for kontrollutvalg 2 uavhengighetserklæringer fra revisor Fast post: Revisor orienterer Eventuelt Økonomisjef Arne Eiken orienterte om arbeidet med styrket egenkontroll i kommunen. Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
UNDERSKRIFTER Morten Ovedal Anne Grethe Liland Anja Ovedal Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, 1 varamedlem, ordfører, rådmann og revisor. 2
Møtebok 23.01.2012 Sirdal kontrollutvalg SAK 01/12 GODKJENNING AV MØTEBOK Enstemmig vedtak: Møteboken fra 19.12.2011 blir godkjent. SAK 02/12 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2011 Enstemmig vedtak: Årsmeldingen for 2011 vedtas. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 02/12 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2011 Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2011 Sekretær har utarbeidet forslag til årsmelding for Sirdal kontrollutvalg 2011. Forslag til vedtak: Årsmeldingen for 2011 vedtas. 3
Kontrollutvalgets årsmelding 2011 Innledning Kommunestyret har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget er et sentralt hjelpeorgan for kommunestyret, og skal utøve sitt arbeid i henhold til kommuneloven og forskrift for kontrollutvalg. Kontrollutvalget rapporterer om sin virksomhet til kommunestyret. Kontrollutvalgets oppgaver I forskriften om kontrollutvalg 4 heter det: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kontrollutvalget skal påse at: kommunens regnskap blir revidert på en betryggende måte det blir gjennomført forvaltningsrevisjon og gitt fullmakt til kommunerevisjonen om å gjennomføre forvaltningsrevisjon innenfor tildelte budsjettrammer det blir gjennomført selskapskontroll resultatene av sitt arbeid blir rapportert til kommunestyret administrasjonens oppfølging av revisjonsmerknader blir rapportert til kommunestyret Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal se etter at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Sirdal kommune har benyttet Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS i mange år, og kontrollutvalget mener at det er en forsvarlig revisjonsordning. Ansvarlig revisor og forvaltningsrevisor har fremlagt som foreskrevet uavhengighetserklæring. Kommuneregnskapet for 2010 ble behandlet i kontrollutvalget 6. mai 2011. Revisjonen avga sin endelige beretning 2. mai 2011. Denne inneholdt ingen forbehold eller presiseringer. Det var avgitt foreløpig revisjonsberetning datert 15. april 2011, der revisjonen ikke kunne konkludere på regnskapet, fordi regnskapet ikke var avlagt innen den lovbestemte fristen. Det forelå også oppsummeringsbrev, datert 2. mai 2011, hvor revisor påpekte enkelte forhold som ikke var tilfredsstillende, men som ikke var av en slik karakter at de fremkom i revisjonsberetningen. På bakgrunn av dette ga kontrollutvalget sin uttalelse til kommuneregnskapet for 2010 i henhold til kontrollutvalgsforskriftens 7. 4
Kontrollutvalget pekte i sin uttalelse på at regnskapet og årsmeldingen var avlagt lenge etter fristen og så sent i forhold til kontrollutvalgets behandling at det i vesentlig grad begrenset kontrollutvalgets mulighet til å ivareta sine oppgaver på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget ba om at fristen for avleggelse av regnskap og årsmelding for fremtiden ble overholdt. Samme dato ga utvalget sin uttalelse til årsregnskapet for 2010 for Sirdalsvekst KF, hvor det forelå en endelig revisjonsberetning datert 25. april 2011. Det var avgitt foreløpig beretning datert 15. april 2011, der revisjonen ikke kunne konkludere med regnskapet, fordi regnskapet ikke var avlagt innen den lovbestemte fristen. Også her ba kontrollutvalget om at fristen for avleggelse av regnskap for fremtiden ble overholdt. Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Det er kontrollutvalget som etter kommunelovens bestemmelser har ansvaret for at det utføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Dette fremgår av 77, nr. 4 som har følgende ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon.) Kapittel 5 i forskrift om kontrollutvalg inneholder utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon. Ifølge forskriftens 10 skal kontrollutvalget minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon skal rapporteres til kommunestyret (jf. forskriftens 12). Etter forslag fra kontrollutvalget vedtok kommunestyret i møte 5. februar 2009 plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011. I planen er det satt følgende prioritering av prosjekter: 1. Brukes Kraftfondet i henhold til vedtatte retningslinjer 2. Undersøke om ressursbruk, tjenestetilbud og produktivitet er annerledes i Sirdal kommune enn i de kommuner de ønsker å sammenligne seg med 3. Grundig gjennomgang av rutiner og oppfølging av rutiner på lønnsområdet Prosjekt knyttet til ressursutnyttelse og stønadsbruk innen sosialtjenesten 4. Vurdere kommunens rutiner for å hindre at personopplysninger feilaktig blir offentliggjort 5. Vurdere eksisterende rutiner og foreta kontroll av om større anskaffelser er i samsvar med rutiner og lov om offentlige anskaffelser 6. Vurdere om kommunens saksbehandling er i henhold til saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven 7. Gjennomgang av delegert myndighet. Kontroll av om bruk av myndighet er i henhold til delegasjonsvedtak 5
Gjennomføring av forvaltningsrevisjon I møte 6. juni 2011 behandlet kontrollutvalget forvaltningsrevisjonsrapporten Internkontroll lønn Sirdal kommune. Denne rapporten var bestilt i februar 2009. Utgangspunktet for rapporten var følgende problemstillinger: Har kommunen et tilfredsstillende system for internkontroll av lønnsområdet. Følges kommunens rutiner innen lønnsområdet og skjer rapportering og utbetaling i henhold til krav i lov, forskrift og etter aktuelle retningslinjer. Denne rapporten hadde en rekke anbefalinger om forbedringer av rutiner og kontrolltiltak, og utvalget anbefalte kommunestyret å be rådmannen om å iverksette nødvendige tiltak for at de anbefalingene som fremkom i rapporten ble gjennomført. I samme møte behandlet også kontrollutvalget forvaltningsrevisjonsrapporten Ressursbruk, produktivitet og tjenestetilbud Sirdal kommune. Denne rapporten hadde som problemstilling at det skulle foretas en undersøkelse om Ressursbruk, tjenestetilbud og produktivitet er annerledes i Sirdal enn i andre utvalgte kommuner. Kontrollutvalget anbefalte at kommunestyret tok denne rapporten til etterretning. Kontrollutvalgets oppgaver ved selskapskontroll Etter endringer i kommuneloven og tilhørende forskrifter med virkning fra 1.7.2004, er kontroll og tilsyn med kommunalt eide selskaper en prioritert oppgave, og det er tatt inn egne bestemmelser om selskapskontroll, jf. kommunelovens 77, nr. 5 og 80. Selskapskontrollen består av en obligatorisk del som går ut på å føre tilsyn med forvaltningen av eierinteressene i selskapet (eierskapskontroll) og en frivillig del, som medfører at det også kan gjennomføres forvaltningsrevisjon når kontrollutvalget eller kommunestyret finner det nødvendig eller ønskelig. Selskapskontroll skal gjennomføres på bakgrunn av plan for selskapskontroll, som skal vedtas av kommunestyret. Etter forslag fra kontrollutvalget vedtok kommunestyret i møtet 5. februar 2009 Plan for selskapskontroll 2008-2011. I planen er selskapskontroll i følgende selskap prioritert: ASVO Sirdal AS Lister kompetanse AS Sirdal Industribygg AS Interkommunalt Arkiv IKS Kommunerevisjonen Ves, Vest-Agder IKS Vest-Agder Museet IKS Gjennomføring av selskapskontroll Det er ikke gjennomført selskapskontroller i 2011 eller tidligere i denne valgperioden. 6
Øvrige aktiviteter Etter kontrollutvalgets forskrift 18 skal kontrollutvalget legge frem forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjett for Kontroll og Tilsyn i sitt møte den 7. november 2011 og oversendte det til kommunen i henhold til forskriften, som sier at forslaget skal følge med formannskapets forslag til kommunens budsjett ved kommunestyrebehandlingen. Med utgangspunkt i rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane utarbeidet av en arbeidsgruppe oppnevnt av Kommunal- og regionaldepartementet, har kontrollutvalget tatt initiativ til å bli orientert av rådmann, ordfører og revisjonssjef om hvilke planer de har for å ivareta de anbefalinger som fremkommer i denne omfattende rapporten. Disse orienteringene er gitt, og kontrollutvalget vil følge dette opp i 2012. Kontrollutvalgets virksomhet Sirdal kontrollutvalg har tre medlemmer. Følgende var/er medlemmer av utvalget: Faste medlemmer: (frem til valget 2011) Lars Audun Fodstad, leder Gunhild Elisabeth Ribe Morten Ovedal (fra 2010 ) Faste medlemmer: (Etter valget 2011) Morten Ovedal, leder Anne Grethe Liland, nestleder Anja Ovedal Møter og saker I løpet av 2011 har det vært avholdt 6 møter og behandlet 18 saker. I tillegg kommer referatsaker og orienteringer fra administrasjonen og andre. I møte den 19. desember 2011 gjorde utvalget vedtak om at møtene i kontrollutvalget skal avholdes som åpne møter etter de regler som fremgår av kommunelovens 31. Sekretær for kontrollutvalget Kontrollutvalgene i Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle og Åseral har felles sekretariat gjennom Agder Sekretariat, som er et selskap dannet etter 27 i kommuneloven. Selskapet har 2 ansatte og har kontorsted i Kvinesdal. 7
Referatsaker: Følgende ble referert og tatt til orientering: Invitasjon til kurs for kontrollutvalg Alle medlemmene i utvalget ønsker å delta på kurset. 2 uavhengighetserklæringer fra revisor Fast post: Revisor orienterer Møtet ble lukket. Revisor Helene Egeland orienterte om arbeidet i revisjonen. Eventuelt Økonomisjef Arne Eiken orienterte om arbeidet med å styrke egenkontrollen i kommunen Kontrollutvalget tar orienteringen til etterretning. 8