Møteinnkalling Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Skaun kommune Møtedato/tid : Torsdag 26.november 2009 kl 09.00 Møtested/lokaler : Formannskapssalen, Skaun rådhus Arkivref : 382/2009 Medlemmer : Arne Morten Johnsen leder Marit Overby Landrø nestleder Ola Meistad Roger Rian Varamedlem Kristin Riaunet Rådmann Katrine Lereggen Revisjonssjef Inge Storås Forfall: Oddrun Husby Kopi : Einar Riise (2.vara Sp/KrF/H/FrP) Odd H. Fossland (1.vara DnA/V/Sv) Rolf Bratlie (1.vara Buviklista) Revisjon Midt-Norge IKS Møteansvarlig Møtesekretær: Sakliste: : Arne Morten Johnsen : Arvid Hanssen Skaun 18.11.2009 Sak 30/2009 Godkjenning av protokoll fra møte den 20.10.2009.... 2 Sak 31/2009 Referatsaker... 7 Sak 32/2009 Orientering om oppfølging av Tilsynsrapport om barnevernet i Skaun kommune, datert 23.06.09... 10 Sak 33/2009 Skaun kommune økonomisk status og arbeid med økonomistyring... 12 Sak 34/2009 Møteplan 2010 kontrollutvalget.... 13 Sak 35/2009 Kontrollutvalgets erfaringer knyttet til tilsynsarbeidet 2009.... 15 Sak 36/2009 Eventuelt... 16 Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/arvid Hanssen på mobil 915 82 102 eller e-post arvid.hanssen@konsek.no. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Arne Morten Johnsen leder (sign) Arvid Hanssen oppdragsansvarlig Side 1
SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 30/2009 Godkjenning av protokoll fra møte den 20.10.2009. Kontrollutvalget 26.11.2009 30/2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 20.10.2009. SAKSUTREDNING: Godkjenning av møtebok. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Møteboka fra kontrollutvalgets møte 20.10.2009 godkjennes. Side 2
Vedlegg sak 30/2009 Møteprotokoll NB! Protokollen godkjennes endelig i kontrollutvalgets neste møte. Arkivsak : 345-2009. Utvalg/styre/råd Møtested/lokaler : Kontrollutvalget. : HAMOS Forvaltning IKS, Orkanger. Møtedato/tid : Tirsdag 20.oktober 2009 kl 09.00 12.30. Saksnummer : 25 29/2009. Møtende medlemmer : Arne Morten Johnsen leder Ola Meistad Oddrun Husby Møtende varamedlemmer : Toril Øyås Stav, (2.vara Buviklista) Einar Riise (2.vara Sp/KrF/H/FrP) Forfall : Marit O. Landrø Oddrun Husby Roger Rian Kristin Riaunet 1.vara (Sp/KrF/H/FrP) Rolf Bratlie 1. (Buviklista) Andre møtende: Trygve Berdal, daglig leder HAMOS Forvaltning IKS. (Sak 27) Inge Storås, Revisjon M-N IKS Arvid Hanssen KonSek M-N IKS (Møtesekretær) Innkalling og sakliste: Ingen merknader. Side 3
Sak 25/2009 Godkjenning av protokoll fra møte den 01.09.2009 Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 20.10.2009 25/2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Møteboka fra kontrollutvalgets møte 01.09.2009 godkjennes. Protokoll: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Møteboka fra kontrollutvalgets møte 01.09.2009 godkjennes. Sak 26/2009 Referatsaker Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 20.10.2009 26/2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Protokoll Følgende punkter ble tatt opp: 1. Invitasjon til samling for kontrollutvalgsmedlemmer i Sør-Trøndelag 3. november i Trondheim. 2. Nytt fra utvalgene: Arbeidsfordeling i tråd med vedtak i KU-sak 7/2008. A.M. Johnsen orienterte kort om at kommunen nå var på Robeklisten og at kommunen dermed må/ønsket være i tett dialog med fylkesmannen fremover. Oddrun Husby opplyste at Plan og miljøutvalget den 27.10.09 skal behandle en sak, Behandling av klage fra fylkesmannen ad dispensasjon for fradeling av 2 boligtomter. Kontrollutvalget ønsker å bli informert om resultatet av behandlingen i Plan og miljøutvalget i sitt neste møte. 3. Oppsummering etter samling for kontrollutvalg i på Tiller 06.10.09, hvor Ola Meistad deltok fra kontrollutvalget. 4. e-info 09/19 fra NKRF: Kontrollutvalgets rolle ved valg av revisjonsordning og valg av revisor lovlighetskontroll. Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Side 4
Sak 27/2009 Orientering om virksomheten i HAMOS Forvaltning IKS. Kontrollutvalget 20.10.2009 27/2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Saken tas til orientering. Protokoll: Kontrollutvalget fikk omvisning på anlegget. Daglig leder i HAMOS Forvaltning IKS Trygve Berdal orienterte om selskapet og viste oversikter over datterselskaper og andre selskap hvor HAMOS Forvaltning IKS har eierinteresser. Berdal orienterte om utviklingen fra etablering av selskapet og om utfordringer virksomheten står overfor. Daglig leder legger stor vekt på å opprettholde kommunikasjonen i forhold til eierkommunene og opplyste at han gjerne er tilstede i de enkelte kommunestyrer og på andre arenaer i kommunene, herunder i kontrollutvalg. Berdal orienterte om selskapets strategiarbeid og at det i den forbindelse er viktig med signaler fra eierne. Kontrollutvalget fikk utlevert årsberetning 2008 for HAMOS Forvaltning IKS. Berdal svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. Sak 28/2009 Status for revisjon av kommuneregnskapet for regnskapsåret 2009. Kontrollutvalget 20.10.2009 28/2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Protokoll: Revisjonssjef Inge Storås orienterte om forhold som har betydning for revisjonsarbeidet og signaliserte områder som revisjonen ville berøre spesielt innen finansiell revisjon i 2009. Storås kom inn på kommunens økonomiske stilling og viktigheten av at det ble jobbet langsiktig for å bedre situasjonen. I tilknytning til saken ba kontrollutvalget om at revisjonssjefen også deltar i neste møte i kontrollutvalget. Rådmannen vil da bli invitert for å orientere om økonomien og pågående prosjekt for å bedre økonomistyringen. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Side 5
Sak 29/2009 Eventuelt Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 20.10.2009 29/2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Saken legges frem uten forslag til innstilling. Protokoll: Ingen saker ble fremmet. Side 6
SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 31/2009 Referatsaker Kontrollutvalget 26.11.2009 31/2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER/MUNTLIGE ORIENTERINGER: 1. Kommunal rapport 23.10.2009: Kosmo bekymret over NAV. (Vedlagt) 2. Ressursbruk 2009 sekretariatstjenester for kontrollutvalget. 3. Bruk av forvaltningsrevisjonstimer i revisjonsåret 2009. Ubrukt ressursramme på ca 100 timer ut over det som er budsjettert brukt til bestilt prosjekt Nærværsledelse, forebygging av sykefravær. 4. Medlemskap i Forum for kontroll og tilsyn videreføring? 5. Nytt fra utvalgene: Arbeidsfordeling i tråd med vedtak i KU-sak 7/2008. Kommunestyret: A.M. Johnsen Formannskap: M. Landrø Helse og oppvekst: R.Rian Adm.utvalg og arb.miljøutvalg: O. Meistad 6. Vedtak i sak 48/09 Plan og miljøutvalget den 27.10.09, Behandling av klage fra fylkesmannen ad dispensasjon for fradeling av 2 boligtomter: Kommunen opprettholder sitt vedtak fra møte i plan- og miljøutvalget 04.11.2008 om å gi dispensasjon fra kommuneplanens arealdel for fradeling av 2,7 dekar grunnlendt beitemark til boligformål som omsøkt fra eiendommen Solstad søndre gnr 61 bnr 1. 7. Administrativ organisering/organisasjonsgjennomgang mål prinsipper og forslag til organisasjonsstruktur. Kommunestyresak 82/09, den 25.11.09. 8. Eierstrategi for Skaun kommune. Kommunestyresak 83/09, den 25.11.09. 9. Oppfølgingskalender 2009, kontrollutvalget/konsek. SAKSUTREDNING: Sekretariatet, rådmannen og de enkelte kontrollutvalgsmedlemmer vil orientere. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Side 7
Kosmo bekymret over Nav Vedlegg sak 31/2009, pkt 1. Kommunal Rapport 23.10.2009 Arbeids- og velferdsetaten (Nav) får skarp kritikk av Riksrevisjonen i den årlige revisjonsrapporten som ble lagt fram torsdag. Regnskapet for 2008 kan ikke godkjennes. Rapporten som riksrevisor Jørgen Kosmo la fram torsdag har vesentlige merknader til 22 av totalt 229 statlige virksomheter. Nav får den kraftigste kritikken, i og med at Riksrevisjonen ikke godkjenner regnskapet for i fjor. Heller ikke regnskapet for 2007 ble godkjent. Dette er alvorlig, mener Kosmo. Bekymringsfullt Vi mener at de funnene vi har gjort er så vesentlige at vi ikke kan godkjenne regnskapet og at vi finner at vi må rapportere dette til Stortinget. Vi forventer oss da en oppfølging både fra departement og storting. Det er ikke noen grunn til å legge skjul på at jeg som riksrevisor synes at dette er svært bekymringsfullt, understreker Kosmo. Riksrevisjonen er kritisk til at Nav gjennom flere år har nedprioritert arbeidet med å sikre en tilfredsstillende internkontroll. Det er oppdaget en rekke tilfeller av feil i utbetaling av sykepenger, overgangsstønad og barnebidrag i 2008 som følge av dette. Rapporten viser også til de forventningene Stortinget hadde da reformen ble besluttet gjennomført, og sier i rapporten at det er viktig at disse forventningene begynner å innfris av etaten også innenfor reformperioden. Riksrevisor Jørgen Kosmo mener at mange av Navs problemer kunne vært unngått. Jeg er fast overbevist om at reformen burde vært bedre planlagt før den ble gjennomført. Jeg mener at vi i denne rapporten synliggjør at manglende styringssystemer og manglende IKTløsninger har ført virksomheten ut i mange av de vanskeligheter den har kommet opp i, sier Kosmo. Nav-reformen * Nav-reformen ble vedtatt av Stortinget i mai 2005. * Nav-reformen samler de gamle trygdekontorene, sosialkontorene og arbeidsformidlings-kontorene under samme tak på et såkalt Nav-kontor. * Ett av målene med reformen er at brukerne skal finne alle tjenester samme sted. * Nav utbetaler hvert år cirka 280 milliarder kroner i stønader. Dette tilsvarer rundt en tredel av statsbudsjettet. * Nav-reformen er en av de mest omfattende omstillinger i offentlig sektor i nyere tid. Side 8
* I 2008 ble det etablert 36 forvaltningsenheter og sammen med kommunene etablerte Arbeids- og velferdsetaten 147 Nav-kontor. * Saksbehandlings-tiden i 2008 har økt kraftig spesielt for ytelsene uførepensjon, barnebidrag, barnetrygd, foreldrepenger og sykepenger. * Antallet ubehandlede saker økte fra våren 2007 til august 2008 med 70.000 saker, til totalt rundt 193.000 saker Kilder: Nav, Riksrevisjonen, regjeringen.no Side 9
SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 32/2009 Orientering om oppfølging av Tilsynsrapport om barnevernet i Skaun kommune, datert 23.06.09. Kontrollutvalget 26.11.2009 32/2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 216 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Utrykte vedlegg: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport om Barnevernstjenesten i Skaun kommune, datert 28.09.07, behandlet som sak 136/07 i kommunestyret. 2. Rådmannens brev til KonSek, datert 08.09.08, som tilbakemelding på oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak 136/07. 3. Fylkesmannens Tilsynsrapport om barnevernet i Skaun kommune, datert 23.06.09. SAKSUTREDNING: I tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapport om barnvernet i Skaun kommune i 2007 ble det konkludert med at kommunen ikke oppfylte alle lovkrav knyttet til å yte hjelp til kommunens innbyggere. Fristbrudd i forhold til å behandle meldinger og foreta undersøkelser ble fremhevet i rapporten, i tillegg til noen andre forhold. Rådmannens tilsvar til kontrollutvalget ble fremlagt i kontrollutvalgets møte den 16.09.08 og supplert med en muntlig orientering. Nedenfor siteres rådmannens skriftlige tilbakemelding: Forvaltningsrapport - Barneverntjenesten i Skaun kommune Kortfattete redegjørelse om oppfølging og status. Tilsvar; Forvaltningsrapportens skisserte tiltak ble påbegynt umiddelbart etter kommunestyrets behandling av saken. Innsatsen har i hovedsak vært knyttet til videreutvikling av kompetansebasen for den enkelte ansatte i barnevernet og for barnevernet som enhet. Det er tilsatt 1 ny medarbeider i helstilling og kompetanseheving er gjennomført på flere områder både faglig og i forholdet til videreutvikling og bruk av enhetens EDB-verktøy og programvare. Dette skjer ved planmessig opplæring ved ekstern kursing og kompetanseoverføring mellom og blant ansatte i enheten. En påpeker at de EDBsystemene som benyttes selvsagt brukes daglig og at de ansatte er godt oppdatert på disse, men at ytterligere dyktiggjøring ønskes av de ansatte og er møtekommet. Barnevernet er p.t. godt à jour med saker, men det må anføres at tilfanget av saker varierer veldig og kan i enkelte perioder komme i bølger. De ulike, lovbestemte tidsfrister følges imidlertid for øvrig også i samhandling med fylkesmannen. Samkvem og samarbeid med de ulike lag og foreninger i Skaun er under løpende utvikling og bearbeiding. Kontrollutvalget var fornøyd med tilbakemeldingen. Side 10
Fylkesmannen rapporterer i Tilsynsrapport, datert 23.06.09, om følgende 2 avvik fra lov og forskrifter: 1. Skaun kommune har ikke en praksis som sikrer en forsvarlig håndtering av innkomne meldinger. 2. Skaun kommune sikrer ikke at fristen for undersøkelse blir overholdt. KonSek er kjent med at det har vært et møte mellom kommunen og fylkesmannen den 10.11.09 om oppfølging av tilsynsrapporten. Administrasjonen opplyser at arbeidet med å lukke avvikene som er tatt opp i tilsynsrapporten, er i gang. Som forvaltningsrevisjonsrapporten fra 2007 og tilsynsrapporten fra 2009 viser, er det viktig at kommunen har kontinuerlig fokus på barnevernstjenesten, slik at de som henvender seg til kommunen kan få rask oppfølging, innenfor fastsatte frister. Med varierende omfang av saker og knappe ressurser har dette vært, og er, en stor utfordring for kommunen. I de senere år har flere kommuner inngått samarbeid innenfor barnevern. Fylkesmannen har signalisert at dette er en mulighet Skaun kommune også bør vurdere. Rådmannen er invitert til møte i kontrollutvalget for å gi en orientering om status og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: 1. Saken tas til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding fra rådmannen straks fylkesmannens påviste avvik i forhold til lov og forskrifter er lukket. 3. Dersom avvikene ikke er lukket innen 1.mars 2010, ber kontrollutvalget om en skriftlig statusrapport fra rådmannen. Side 11
SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 33/2009 Skaun kommune økonomisk status og arbeid med økonomistyring. Kontrollutvalget 26.11.2009. 33/2009. Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Ingen. SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget har over lang tid vært opptatt av kommunens økonomi og økonomistyring. Kontrollutvalget har mottatt rapporten for 2.tertial som en del av kommunestyresak 70/09, behandlet den 07.10.09. Videre har rådmannen i formannskapssak 40/09, den 18.11.09, lagt frem forslag til økonomiplan for perioden 2010-2013, som viser at kommunen har store utfordringer. Som kontrollutvalget er kjent med gjennom flere møter pågår det også en prosess i forhold til å legge grunnlaget for bedre økonomistyring i kommunen. Pga manglende inndekning av tidligere års underskudd kom Skaun kommune på ROBEKlisten i 2009. Dette betyr at kommunen får mindre økonomisk handlefrihet. Fylkesmannen har hatt et møte med formannskapet om kommuneøkonomien. Kontrollutvalgets leder deltok på dette møte. Administrasjonen og kontrollutvalgets leder vil orientere fra møte i tilknytning til saken. Rådmannen vil i tillegg gi en oppdatering rundt arbeidet med økonomistyring og utfordringer i forhold til økonomiplanen for 2010-2013. I tråd med kontrollutvalgets ønsker møter også revisjonssjef Inge Storås i tilknytning til behandlingen av denne saken. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken tas til orientering. Side 12
SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 34/2009 Møteplan 2010 kontrollutvalget. Kontrollutvalget 26.11.2009 34/2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Ingen. SAKSUTREDNING: For å kunne planlegge og gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er det nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møter vil fungere som milepæler, både for gjennomføring og presentasjon av revisjonsarbeid for kontrollutvalget, og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen virksomhet. Kontrollutvalget kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter, dersom det er ønskelig. Sekretariatet har ut fra erfaringer fra tidligere år, samt lovpålagte oppgaver, lagt inn noen foreløpige stikkord. Det er viktig at utvalget legger opp aktiviteten ut fra egne vurderinger og kommunestyrets ønsker. Det er foreslått 6 møter, som det budsjettmessig er tatt høyde for i 2010. Kontrollutvalgets møteplan bør tilpasses møteplanen for kommunestyret, men denne er ikke klar. Sekretariatet har satt opp noen datoer, fortrinnsvis på tirsdager som tidligere. Vi har også koordinert i forhold til avvikling av møter i andre kontrollutvalg. Kontrollutvalget må vurdere oppsatte dager ut fra de enkelte medlemmers øvrige aktivitet. Utvalget kan i møtet, eller løpende gjennom året, vurdere om det er behov for endringer. Følgende møteplan for kontrollutvalget foreslås for 2010: Kommunestyret Januar Februar Mars April Mai Juni Kontrollutvalget 2. 27. 8. Kommunestyret September Oktober November Desember Kontrollutvalget 7. 21. 7. Side 13
2. februar 2010 Årsmelding 2009 for kontrollutvalget. Overordnet analyse. Eventuelt bestilling av FR-prosjekt fra plan 2009 (Omdømmebygging) Orienteringer fra rådmann/økonomisjef om økonomien. Orienteringer om skatteregnskap, arbeidsgiverkontroll mv. Vurdering av selskapskontroll. 27. april 2010 Plan for forvaltningsrevisjon 2010-2011. Regnskap Skaun kommune - 2009, kontrollutvalgets uttalelse. I henhold til forskrift om revisjon skal revisor avgi sin revisjonsberetning innen 15. april. Kontrollutvalget skal gi uttalelse om regnskapet til kommunestyret. Uttalelsen skal også foreligge når formannskapet gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. 8. juni 2010 Bestilling av forvaltningsrevisjon. Besøk ute i en avdeling, omvisning. Behandling av forvaltningsrevisjonsrapport. 7. september 2010 Diskusjon budsjett og økonomiplan for kontrollorganene for 2011-2014. Orientering fra en sektor/avdeling. 21. oktober 2010 Budsjett og økonomiplan for kontrollorganene for 2011-2014. Status finansiell revisjon 2009. 7. desember 2010 Fastsettelse av møteplan for 2011. Oppsummering 2010. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler 6 møter i 2010. Forslag til møteplan for 2010 fremgår av kontrollutvalgssekretariatets innstilling. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2010: Januar Februar Mars April Mai Juni Kontrollutvalget 2. 27. 8. September. Oktober November Desember Kontrollutvalget 7. 21. 7. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Side 14
SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 35/2009 Kontrollutvalgets erfaringer knyttet til tilsynsarbeidet 2009. Kontrollutvalget 26.11.2009. 35/2009. Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Ingen. SAKSUTREDNING: Som et ledd i å utvikle tilsynsarbeidet i Skaun kommune vil kontrollutvalget vurdere virksomheten i 2009. Det legges opp til en diskusjon knyttet til saker som har vært oppe, arbeidsmåte, kompetanseoppbygging av utvalgsmedlemmer, kommunikasjon med administrativt og politisknivå, samt andre forhold som kontrollutvalget ønsker å trekke frem. Drøftingene vil gi innspill til momenter som sekretariatet kan innarbeide i forslag til årsmelding for kontrollutvalget for 2009, som utvalget senere skal legge frem for kommunestyret. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Sekretariatet legger føringer som kontrollutvalget er enige om, til grunn for arbeide med årsmelding for 2009 for kontrollutvalget i Skaun kommune. Side 15
SKAUN KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 36/2009 Eventuelt Kontrollutvalget 26.11.2009. 36/2009. Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Ingen. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til innstilling. Side 16