RETNINGSLINJER FOR FLEKSIBEL ARBEIDSTID I SENTRALADMINISTRASJONEN Sist oppdatert 23.05.2013
RETNINGSLINJER FOR FLEKSIBEL ARBEIDSTID I OPPLAND FYLKESKOMMUNES SENTRALADMINISTRASJON Vedtatt av administrasjonsutvalget i sak 5/1998 og 7/2000 Revidert i FRV 277/08 Sist oppdatert: 01.12.2010 1 OMFANG Fleksibel arbeidstid omfatter alle arbeidstakere i sentraladministrasjonen som er lønnet av fylkeskommunen og er i hel stilling. Deltidsansatte omfattes også så framt disse har en fast arbeidstidsordning. Unntak kan bare gjøres for arbeidstakergrupper som av tjenestelige grunner ikke kan komme inn under ordningen. 2 VILKÅR 2.1 Servicenivå De enkelte fagenheter skal bestrebe å opprettholde best mulig service både overfor publikum og overfor interne brukere. Den ansatte på fagenhetene er solidarisk ansvarlige for at vedkommende kontor er betjent i normalarbeidstiden. 2.2 Tidsregistreringssystem Alle arbeidstakere som kommer inn under ordningen med fleksibel arbeidstid, skal være underlagt kontroll med arbeidstiden. Kontrollen foregår ved hjelp av det til enhver tid fastlagte tidsregistreringssystem. Arbeidstiden registreres i et fleksimeter når arbeidstakerne ved hjelp av personlig stemplingskort taster inn nødvendige opplysninger eller tilsvarende registrering i MinTid via skjermstempling. Det skal foretas tidsregistrering via fleksimeter eller skjermstempling hver gang arbeidstaker går inn eller ut av fylkeshuset. 2.3 Kontrollordninger mv. Tidskontroll ved hjelp av fleksimeter medfører at det må gis melding til operatørene om alle fravær som ikke har noe med selve fleksitiden å gjøre, bl.a. for å unngå utilsiktet trekk i tidssaldo. Tilsvarende må det foretas korreksjon i MinTid for denne type fravær. Den enkelte arbeidstaker har ansvar for å følge de regler som gjelder i forbindelse med fleksitidsordningen. Den ansatte er også ansvarlig for at egne stemplinger hver måned er korrekte, og godkjenning av utløpt måned må være klar innen den 5. i påfølgende måned. Da skal fagenhetsleder godkjenne stemplingene fra hver enkelt. Fleksimeteroperatør skal kunne ta opp saker om uregelmessigheter i forhold til regelverket med fagenhetsleder. Ved behov skal operatørene også gi informasjon og rettledning til brukerne av fleksimetersystemet. 2
Rapport fra MinTid om registrert tilstedeværelse og fravær skal kontrolleres av fagenhetsleder ved utgangen av hver måned, dvs innen den 10. i påfølgende måned. Når fravær, eventuelt etter korreksjoner, blir godkjent av fagenhetsleder, kan det ikke foretas korreksjoner i ettertid. Dersom det i spesielle tilfeller er behov for endringer av stemplingen etter at fagenhetsleder har godkjent stemplingen, skal dette avtales med fagenhetsleder før fleksioperatør foretar korreksjon. 3 ARBEIDSTID 3.1 Normalarbeidstid Normalarbeidstiden er kl. 08.00-15.30 hele året, med unntak av romjula. I romjula (dagene mellom julaften og nyttårsaften) er arbeidstiden kl 10.00-14.00. 3.2 Kjernetid Med kjernetid menes det tidsrom hvor alle må være til stede. Kjernetiden er kl. 09.00-14.30 hele året, med unntak av romjula (se pkt 3.1). 3.3 Ytre arbeidstid Med ytre arbeidstid menes det tidsrom hvor ankomst og sluttid kan varierer fra dag til dag. Den ytre arbeidstid er kl. 06.00-09.00 og fra kl. 14.30-21.00 hele året. 4 AVREGNING 4.1 Avregningsperiode Det foretas avregning ved utgangen av hver måned. 4.2 Tidsoverføring Det er tillatt å overføre inntil 100 plusstimer eller inntil 20 minustimer til neste avregningsperiode. Minustid ut over 20 timer medfører trekk i lønn. Plusstid ut over 100 timer bortfaller. Umiddelbart ved slutten av hver avregningsperiode foretas oppgjør med eventuelle overføringer av plusstid til neste avregningsperiode. Ved minustid over 20 timer skal melding sendes arbeidstaker og vedkommende administrative leder. Lønnstrekk anvises fra vedkommende fagenhet på vanlig måte. 4.3 Avspaseringsdager Det gis adgang til avspasering av opptjente plusstimer i avregningsperioden, begrenset oppad til totalt 20 dager pr. kalenderår. Det kan gis anledning til avspasering av inntil 2 dager pr. måned. Dette kan utvides til inntil 5 sammenhengende dager en gang pr. kalenderår, innen rammen av maksimalt 20 dager pr. kalenderår. Dersom det foreligger helt spesielle behov pga arbeidssituasjonen eller andre vektige årsaker, kan det inngås avtale mellom fagenhetsleder og den ansatte om avspasering av inntil 10 dager sammenhengende pr år (innen rammen av 20 dager pr kalenderår). Uttak av avspaseringsdager forutsetter at arbeidssituasjonen ligger til rette for dette, og skal i hvert enkelt tilfelle godkjennes av arbeidsgiver på forhånd. 4.4 Tidssaldo ved fratreden Når en arbeidstaker slutter skal tidssaldoen være 0. Eventuell minustid i tidssaldoen ved fratreden trekkes i lønn, eventuell plusstid bortfaller. 3
5 TJENESTEREISER Ved fravær fra arbeidsplassen ved tjenestereiser ol. registreres arbeidstiden som normalarbeidstid (fra kl.08.00 til kl. 15.30). Det skal alltid foretas tidsregistrering ved tjenestereiser, jfr. pkt. 2 i stemplingsreglene. Eventuell overføring til flesimeteret av reisetid ut over normalarbeidstid skal dokumenteres overfor fleksimeteraperatør med attesterte lister som viser faktisk reisetid og omregnet tid, eventuelt godkjennes av fagenhetsledere dersom den enkelte legger inn dette selv. 6 OVERTIDSARBEID Overtidsarbeid skal på vanlig måte være pålagt og attestert i hvert enkelt tilfelle. Overtidsgodtgjørelse for pålagt overtid i hht fellesbesemmelsenes 6, kan bare utbetales for arbeid utover ordinær arbeidstids lengde den enkelte dag (7 ½ timer). Pålagt overtidsarbeid utført innen rammen av ytre arbeidstid, men utenom normalarbeidstid, kan etter den enkelte arbeidstakers valg benyttes til å oppfylle arbeidstid i avregningsperioden. Overtidstillegget (diff. overtid) skal utbetales i henhold til gjeldende tariffavtale. Eventuell avtale om overføring av overtidstimer til fleksimeteret, skal dokumenteres overfor fleksimeteroperatør med attesterte timelister, jfr, HTA 6.5 og AML 10-6 (11). Både når pålagt overtid skal godtgjøres med vanlig overtidsbetaling og ved utbetaling av diff.overtid kombinert med justering av fleksimetersaldo, skal overtidsrapport fra fleksimeteret vedlegges overtidsskjemaet. 7 FORTOLKNING Oppstår det tvil eller uenighet om fortolkning av disse retningslinjer, skal uoverensstemmelsen forelegges fylkesrådmannen. Dersom han finner det nødvendig, kan han forelegge saken for administrasjonsutvalget. 4
Vedlegg 1 FLEKSIBEL ARBEIDSTID I SENTRALADMINISTRASJONEN - STEMPLINGSREGLER 1 VED PÅLAGT OVERTIDSARBEID Det går fram av pkt. 6 i retningslinjene at overtidsrapport fra fleksimeteret skal vedlegges overtidsskjemaet, både når pålagt overtid skal godtgjøres med vanlig overtidsbetaling, og når utbetaling av diff.overtid kombineres med avspasering time mot time. Den enkelte ansatte skal selv ta utskrift av overtidsrapport. Ved pålagt overtid må overtidskoder brukes i forbindelse med UT-stempling. Det gis kun overtidsgodtgjøring ved arbeid ut over ordinær arbeidstidslengde den enkelte dag (7 ½ time). 2 VED TJENESTEREISER Tjenestereiser blir registrert i fleksimetersystemet som normalarbeidstid med 7 ½ timers arbeidsdag. Ved reisens begynnelse stemples kode for TJENESTEOPPDRAG (kode 100) eller TJENESTEOPPDRAG FRA I MORGEN (kode 101). Når tjenestereisen avsluttes stemples TJENESTEOPPDRAG (KODE 100). Ved ut- og inn-stempling på tjenestereise samme dag, gis pluss-tid også etter kl. 15.30. 3 VED SYKDOM Ved sykefravær pga egen eller barns/barnepasseres sykdom skal det gis beskjed til fleksimeteroperatør fra fagenhet/sentralbord. Fleksimeteroperatør vil da legge inn fravær som SYKMELDT, EGENMELDING eller BARN/BARNEPASSER SYK Ved gradert sykemeldt er det ikke anledning til å opparbeide pluss-tid. Stemplingen blir registrert, Slik at arbeidede timer kan avregnes mot ukentlig timetall iht sykmeldingsprosenten. 4 VED UTTAK AV KOMPENSASJON FOR OVERTID/MØTER Ledere og enkelte fagstillinger er unntatt overtidsbestemmelsene og har 5 eller 7 fridager pr. år som kompensasjon for overtid/møter. Ved uttak av disse fridagene skal det stemples kode for PERMISJON M/LØNN (kode 140) eller PERMISJON M/LØNN FRA I MORGEN (kode 141). 5 VED LUNSJPAUSE Ansatte i sentraladministrasjonen har betalt spisepause og skal altså være disponible i lunsjpausen. Når vi er i kantina er vi disponible, og det skal ikke foretas stempling. Arbeidstakere som derimot tar lunsjen utenfor fylkeshuset, skal stemple UT når de går og INN når de kommer tilbake. Det samme gjelder selvsagt alle andre private ærender som foretas utenfor huset. 5
Vedlegg 2 BRUKERVEILEDNING FOR TIDSREGISTRERINGSTERMINALENE INNREGISTRERING Sjekk at teksten INN vises i displayet Trykk på den grønne INN-tasten dersom noe annet vises Vis kortet UTREGISTRERING Sjekk at teksten UT vises i displayet Trykk på den røde UT-tasten dersom noe annet vises Vis kortet FRAVÆRSREGISTRERING Finn ut hvilken fraværskode du skal bruke (se egen oversikt over fraværskoder) Trykk på den gule FRAVÆRS-tasten Vis kortet Tast inn fraværskoden på siffertastaturet og avslutt med E NB! Fraværstasten gjelder som INN / UT stempling, derfor skal fraværstasten alltid trykkes alene. Du skal IKKE trykke på INN- eller UT-tasten når du stempler deg på fravær. FRAVÆR DELER AV EN DAG Fra morgenen: Reiser du rett hjemmefra på et fravær og kommer tilbake til jobben senere samme dag, MÅ du stemple deg inn med riktig fraværskode. Systemet vil da registrere deg inn fra kl 08:00 og frem til du kommer på dagen. I løpet av dagen: Stemple deg ut med riktig fraværskode, og når du kommer tilbake fra fravær registrerer du deg inn med samme fraværskode. Skal du ha to ulike fravær etter hverandre (f.eks avspaseringsdag + ferie), registrerer du det første fraværet ved stempling, korrigerer det andre i MinTid.net, eller melder ifra til flexioperatør på mailadresse: flexioperator@oppland.org, (I MinTid.net kan du legge inn framtidig fravær i fraværsplanen.) NB! Fravær fra i morgen - kode brukes bare hvis du skal være borte hele neste dag. 6
SALDO Brukes når du vil se saldo uten å stemple noe annet. Trykk på SALDO-tasten Vis kortet OVERTID Er du pålagt overtid rett etter ordinær arbeidsdag, gjør du som følgende når du går hjem: Bestem deg for hvilken overtidskode du skal bruke, (- se egen oversikt) Trykk på den blå OVERTIDS-tasten Vis kortet Tast inn overtidskoden på siffertastaturet og avslutt med E Deretter stempler du deg UT på vanlig måte Kommer du tilbake for å arbeide overtid, stempler du deg INN på vanlig måte. Når du går hjem gjør du som nevnt ovenfor fom punkt 1 FORKLARING TIL NOEN AV REGLENE Overtid til avspasering : overtidsavspasering med utbetaling av OT-tillegg Overtid : overtid til utbetaling Taster du inn feil fraværskode, kan du trykke på C - tasten og taste inn fraværskoden på nytt Glemmer du å stemple UT blir dagen registrert med minustid. Du må da legge inn ut-stempling i MinTid.net Tjenestereise: Stempler du deg UT på tjenestereise for eksempel kl 12:00 og kommer tilbake kl 17:00, så stempler du deg INN med kode 100 (tjenesteoppdrag) og du vil få pluss på flexitiden din frem til kl 17:00. MERK! Dette gjelder kun dersom du stempler UT på tjenesteoppdrag samme dag. Gradert sykmeldt: Er du registrert på gradert sykmeldt blir stemplingene dine registrert, slik at antall jobbtimer kan avregnes mot de antall timer du skulle vært på jobb ihht din prosentsats. Du vil ikke få pluss på flexitiden din, som da er ihht gjeldende regelverk. Deltidsansattes fridag: INN/UT gir pluss på flexitiden INN/UT + overtidskode 5 gir timelønn INN/UT + overtidskode 6 gir timelønn før overtid til utbetaling 7
Vedlegg 3 FRAVÆRSKODER Fraværskode navn Fraværs-kode nr. Merknad Ammepermisjon 152 Avspasering fleksitid 120 Avspasering fleksitid fra i morgen 121 Avspasering overtid 126 Avspasering overtid fra i morgen 127 Barn/barnepasser syk Skjult kode Bytte fridag 103 Bytte fridag fra i morgen 104 Gradert sykmeldt Skjult kode Egenmelding Skjult kode Ferie 130 Ferie fra i morgen 131 Ferie uten lønn 132 Ferie uten lønn fra i morgen 133 Fysak 142 Fødselspermisjon / fedrekvote 153 Hjemmekontor 105 Hjemmekontor fra i morgen 106 Kurs 107 Kurs fra i morgen 108 Pappapermisjon (i forb. med fødsel) 154 Pappapermisjon fra i morgen (i forb. med fødsel) 155 Permisjon med lønn 140 Permisjon med lønn fra i morgen 141 Permisjon uten lønn 150 Permisjon uten lønn fra i morgen 151 Seniorpermisjon 147 Seniorpermisjon fra i morgen 148 Syk del av dag 164 Sykmeldt Skjult kode Tannlege/lege/fysioterapi 102 Tjenesteoppdrag 100 Tjenesteoppdrag fra i morgen 101 Velferdspermisjon 145 Velferdspermsjon fra i morgen 146 Skjulte koder er kun tilgjengelige for MinTid superbrukere. Permisjoner og ferie uten lønn skal dokumenteres med godkjent permisjonssøknad. Sykefravær skal dokumenteres med egenmelding/sykmelding. 8
OVERTIDSKODER (OT = overtidstillegg) 0 OT til utbetaling etter ytre arbeidstid (kl 21:00) 1 OT til utbetaling etter full dag (7,5t) fra du kom 2 OT til avspasering med utbetaling OT-tillegg etter full dag (7,5t) fra du kom 3 OT til avspasering med utbetalt OT-tillegg etter ytre arbeidstid (kl 21:00) 4 OT til fleksitid 9 OT til utbetaling etter kl 15:30 KODE 5 OG 6 GJELDER KUN FOR DELTIDSANSATTE: 5 Timelønn for deltidsansatte (uansett hvor lenge du jobber) 6 Timelønn for deltidsansatte frem til full dag (7,5t), deretter OT til utbetaling 9
Vedlegg 4 OVERTIDSKODER FOR OFK-SENTRALADMINISTRASJONENS TIDREGISTRERINGSSYSTEM Eksemplene forutsetter at du har fleksitid med normaltid mellom kl 06:00 og 21:00 OVERTIDSKODE 0 Gir overtid til utbetaling etter kl 21:00 08:00 22:00 0 Normaltid: 13 t Fleksisaldo: 5,5 t Overtid: 1 t OVERTIDSKODE 1 Gir overtid til utbetaling etter full arbeidsdag (7,5 t) fra du kom 08:00 22:00 1 Normaltid: 7,5 t Fleksisaldo: 0 t Overtid: 6,5 t OVERTIDSKODE 2 Gir overtid til avspasering med utbetalt OT-tillegg etter full arbeidsdag (7,5 t) fra du kom 08:00 22:00 2 Normaltid: 7,5 t Fleksisaldo: 0 t OT til avsp.: 6,5 t OVERTIDSKODE 3 Gir overtid til avspasering med utbetalt OT-tillegg etter kl 21:00 08:00 22:00 3 Normaltid: 13 t Fleksisaldo: 5,5 t OT til avsp.: 1 t 10
OVERTIDSKODE 4 Gir overtid til fleksitid før/etter ytre arbeidstid 08:00 22:00 4 Normaltid: 14 t Fleksisaldo: 6,5 t OVERTIDSKODE 9 Gir overtid til utbetaling etter kl 15:30, så fremt du har opptjent full arbeidsdag som er 7,5 time 07:30 22:00 9 Normaltid: Fleksisaldo: Overtid: 8 t 0,5 t 6,5 t KODE 5 OG 6 GJELDER KUN FOR DELTIDSANSATTE OVERTIDSKODE 5 Timelønn for deltidsansatte 08:00 22:00 5 Normaltid: 7,5 t Fleksisaldo: 0 t Overtid: 0 t Timelønn: 6,5 t OVERTIDSKODE 6 Timelønn for deltidsanatte fram til full dag (7,5t), deretter OT til utbetaling 08:00 22:00 6 Normaltid: 7,5 t Overtid: 6,5 t 11