Nyttige erfaringer bør benyttes! Om erfaringer og suksessfaktorer ved implementering og bruk av emeldinger Erfaringskonferansen 14. 15. februar 2011 Prosjektleder Irene Henriksen Aune 1
Om Arendal kommune 42 000 innbyggere 1300 ansatte i Omsorg, Mestring og Rehabilitering (OMR) 9 sykehjem 11 hjemmesykepleiesoner 218 bemannede boliger IKT tatt i bruk i alle deler av OMR siden 2005 2
ELIN-K fase 1 - Pilotkommune siden 2006 3 fastlegekontorer Legegruppen Grandgården - Plenario Tromøy legesenter - Winmed Pollen legesenter - Vision (fra 2010) 2 hjemmesykepleiesoner 2 korttidsavdelinger ved sykehjem Tjenestekontoret Utvikling og testing 2006 2009 Pilotering 2010 Drift 2011 3
Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Status 14. februar 2011 300 250 200 150 100 50 Sendte: Mottatt: PLO-meldingene er tatt i bruk ved 9 av 11 legekontor 31 av 37 leger er i gang Legene i nabokommunene begynner å etterlyse samme mulighet! 0 4
Forberedelser til bredding Informasjon og forankring Brev undertegnet av kommuneoverlege til alle fastlegene Informasjon og presentasjon i fastlegeutvalget Avtaleutkast med frist for tilbakemelding Oppsett av kommunikasjonsparter Lastet ned alle legekontorenes sertifikater til egen mappe Sjekket legenes HERid i adresseregisteret noen manglet To legekontorer hadde oppgitt feil org. nr. Fikk hjelp av CGM Egen brukerveiledning på oppsett viste DES, ikke ebxml Hvordan se forskjell på krypterings- og signeringssertifikater? La inn Com Parter etter mal fra den første som Tieto hadde satt opp Etablerte Endringslogg Adressekit til legekontorene (8 Winmed-kontorer) Burde hatt en kvalitetssjekk på hvilke tjenestetyper CGM la inn 5
TIPS: Alle legene måtte registreres som meldingsmottakere i fagsystemet for å få satt opp kommunikasjonen. For å hindre at disse ble benyttet før de var klare, satte vi (VENT) etter navnet og fjernet dette etter hvert som kommunikasjonen var etablert og testet. 6
Testing av kommunikasjon Installasjon av adressekit CGM avtalte tid med legekontorene og utførte installasjon. Avtalte å bruke Line Danser som gjennomgående testpasient. Vi sjekket at testmeldingene kom frem og at applikasjonskvitteringer ble mottatt. Legekontorene fikk noen uforståelige feilmeldinger og avviste meldinger når kommunen prøvde å sende Måtte fjerne HERid på legene og bare beholde HPR-nr Måtte legge inn kommunens orgnr som avsender ID til to legekontor 7
Rutiner Rutinebeskrivelse - kommune Kokebok for emeldinger Kort om bakgrunn Hvilke meldinger skal brukes når Rutiner ved sending av meldinger Rutiner ved mottak av medlinger Rutiner ved feil og avvik Hvilke legekontor som kan kommunisere elektronisk Rutinebeskrivelse legekontor Basert på mal fra Bergen kommune - Justert til lokale forhold 8
Opplæring Tilbyr kurs fra 1300 1500 for inntil 20 personer Annonseres i kursportalen med beskjed til teamledere Innleder med Rutinebeskrivelsen Gjennomgår og tester alle meldingstypene Bruker egen testpasient i produksjonsbasen 9
TIPS Bruk egen kommune som mottaker av alle testmeldinger fra kursene Du unngår da å spamme legenes innbokser Du kan også (sannsynligvis) slette meldingene etterpå slik at det ser ryddig og greit ut til neste kurs 10
Når alt er klart Start-pakke til legekontorene Sendte ut brukerveiledning fra CGM sammen med rutinebeskrivelsen for legekontorene og følgebrev Tilbud om å komme rundt til dem hvis det var ønskelig Klarsignal til kommunens ansatte Fjernet (VENT) etter legenes navn Oppdaterte rutinebeskrivelsen E-post med informasjon til alle teamledere Avtale med IKT Agder om kontroll av meldingsflyten daglig 11
TIPS Etablér gjerne en ordning med meldingsansvarlige på hver lokasjon. Disse gis et særskilt ansvar for å innføre gode rutiner på sin arbeidsplass, samt å følge opp at meldingene faktisk blir behandlet og at applikasjonskvittering kommer. Disse er også lokasjonens hovedkontakt mot systemansvarlig. 12
Oppfølging Loggen i fagsystemet viste raskt at legene tok meldingene i bruk Følger denne nøye i starten og gir tilbakemeldinger ved feil bruk Sjekker jevnlig at meldinger blir fulgt opp og merket som Behandlet i kommunen Siden tjenestebasert adressering ikke virker ennå, er det en utfordring å fange opp alle meldingene som skal til Tjenestekontoret sjekker ubehandlede meldinger som er eldre enn 1 uke 13
Suksesskriterier Forankring og forståelse hos alle parter Dedikerte ressurser God dialog med leger og leverandører Klare ansvarsforhold Gode rutiner Tett oppfølging Tålmodighet Timing 14
Legesystemleverandører ELIN-K Tieto Lokal prosjektleder 15
Slik begynner det å se ut 16
Takk for oppmerksomheten! Spørsmål? 17