Bestemmelser om renholdstjenester fastsettes til bruk i forsvarssektoren Oslo, 01. mai 2016 Erik Gustavson Generalløytnant Sjef Forsvarsstab
Bestemmelser om renholdstjenester KORTTITTEL: Renholdsbestemmelsen SIKKERHETSGRADERING: UGRADERT HJEMMEL: Organisasjons- og instruksjonsmyndighet GJELDER FOR: Forsvarssektoren UTGIVER: Sjef Forsvarsstab FAGMYNDIGHET: Sjef Forsvarets logistikkorganisasjon FAGANSVAR: Sjef Forsvarets logistikkorganisasjon Forsyning IKRAFTTREDELSE: 2016-05-01 FORRIGE VERSJON: Instrukser og bestemmelser for rengjøringstjenesten i Forsvaret, 1985-10-31 Innhold 1 Innledning... 4 1.1 FORMÅL... 4 1.2 VIRKEOMRÅDE... 4 1.3 PRINSIPPER... 4 1.4 FRAVIKELSE... 4 1.5 DEFINISJONER... 4 2 Roller, ansvar og myndighet... 4 2.1 FORSVARET... 4 2.2 FORSVARETS LOGISTIKKORGANISASJON... 5 2.3 NASJONAL SIKKERHETSMYNDIGHET... 5 2.4 FORSVARETS SIKKERHETSAVDELING... 5 2.5 FORSVARSMATERIELL... 5 2.6 BRUKER... 5 2.7 FORSVARSBYGG... 5 2.8 EKSTERN LEVERANDØR... 5 2.9 LOKAL KOORDINERENDE MYNDIGHET... 5 3 Utøvelse... 6 3.1 RENHOLDSTJENESTER MED EKSTERN LEVERANDØR... 6 3.1.1 Generelt... 6 3.1.2 Leveranse... 6 3.1.2.1 Regelmessig renhold... 6 3.1.2.2 Periodisk renhold... 6 3.1.2.3 Rengjøringsrelaterte oppgaver... 6 3.1.2.4 Ekstraordinært renhold... 6 3.2 KVALITET... 6 3.2.1 Generelt... 6 3.2.2 Kvalitetskontroll... 6 3.2.3 Brukertilfredshet - avvikshåndtering... 6 3.3 ØKONOMISK FORHOLD... 6 3.4 SAKSGANG VED BESTILLING AV RENHOLDSTJENESTE... 7 3.5 UTØVELSE AV RENHOLDSTJENESTER I EGEN REGI... 8 4 Sikkerhet... 8 4.1 SIKKERHETSAVTALE OG LEVERANDØRKLARERING AV RENHOLDSLEVERANDØR... 8 4.2 SIKKERHETSKLARERING AV RENHOLDERE... 8 4.3 AUTORISASJON... 8 Side 2 av 9
4.4 ADGANG TIL FORSVARSSEKTORENS ETABLISSEMENTER - BRUK AV KJØRETØY OG ELEKTRONISK UTSTYR... 8 4.5 KONTORSIKKERHET... 9 4.6 RAPPORTERING AV SIKKERHETSTRUENDE HENDELSER OG SIKKERHETSBRUDD VED UTØVELSE AV RENHOLD... 9 5 Ikrafttredelse... 9 Side 3 av 9
1 Innledning 1.1 Formål Formålet med bestemmelsen er å sikre rettidig og enhetlig håndtering av renholdstjenester i forsvarssektoren. Bestemmelsen skal sikre felles praktisering og forvaltning av renholdstjenester. 1.2 Virkeområde Denne bestemmelsen omhandler anskaffelse og håndtering av renholdstjenester, og gjelder for etater med underliggende enheter i forsvarssektoren. Etterretningstjenesten kan fastsette eget reglement for sin renholdstjeneste, så langt dette kan tilfredsstille avdelingens særegne behov. 1.3 Prinsipper Renhold baseres på følgende praksiser: Kvalitetsbasert renholdsopplegg basert på kvalitetskrav og kontrollrutiner som beskrevet i NS-INSTA 800. Regelmessig renhold av alle overflater i lokalene, med spesiell fokus på smuss. Mest mulig bruk av moderne «tørrere rengjøringsmetoder» uten bruk av vann i bøtter. Jevnlig vedlikehold av gulv- og inventaroverflater med polisher eller andre pleiemidler. Kalkulasjon av renholdstid etter moderne prinsipper basert på nøkkeltall. Miljøfokus i hele leveransen. Etterlevelse av AMLs bestemmelser, gjeldende lover og forskrifter. Tilfredsstille krav fastsatt i og i medhold av Sikkerhetsloven, herunder forskrifter og lokale bestemmelser. Avvikshåndtering, er fastsatt i rammeavtale med leverandørene. utarbeider måleparameter for: o Kvalitet (brukertilfredshet), o Økonomi, o Miljø, o Organisasjon (sykefravær). 1.4 Fravikelse Reglene i denne bestemmelsen kan bare fravikes dersom særlige omstendigheter gjør det nødvendig. Beslutning om fravikelse fastsettes av sjef FST. 1.5 Definisjoner Bruker - Med bruker forstås alle etater og underliggende enheter i forsvarssektoren som har behov for renholdstjenester. Fagmyndighet - Ansvar og myndighet til å fastsette krav og angi faglige rammer innen et gitt virksomhetsområde for hele forsvarssektoren, herunder utvikle og være faglig rådgiver innen dette området, samt foreta kontroll og gi pålegg ved avvik. Deler av myndigheten kan delegeres videre som fagansvar. Fagansvar - Ansvar og myndighet innen et avgrenset fagområde til å gi faglige råd, fastsette krav, utøve kontroll og gi pålegg innen rammer fastsatt av fagmyndigheten, gjeldende for hele forsvarssektoren. Ansatt - Person som har et ansettelsesforhold hos bruker. 2 Roller, ansvar og myndighet 2.1 Forsvaret Forsvarssjefen er fagmyndighet for renholdstjenester i forsvarssektoren. Side 4 av 9
2.2 Forsvarets logistikkorganisasjon er anskaffelsesmyndighet med fagansvar, som på vegne av bruker forvalter inngått avtale om renhold med leverandør av renholdstjenester (renholdsleverandør). har gjennom rammeavtale med leverandør av renholdstjenester i forsvarssektoren ansvar for at bruker kan få dekket sine renholdsbehov. er på vegne av bruker anmodende myndighet ved behov for personkontroll (sikkerhetsklarering) av renholdspersonell og leverandørklarering av renholdsleverandør. 2.3 Nasjonal sikkerhetsmyndighet Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM) er klareringsmyndighet ved behov for leverandørklarering av renholdsleverandør. 2.4 Forsvarets sikkerhetsavdeling Forsvarets sikkerhetsavdeling (FSA) er klareringsmyndighet ved behov for sikkerhetsklarering av renholdspersonell. 2.5 Forsvarsmateriell Forsvarsmateriell ved Industrisikkerhetsseksjonen er på vegne av anskaffende myndighet og bruker, ansvarlig for å inngå sikkerhetsavtale og gjennomføre tilsyn med renholdsleverandør. 2.6 Bruker Bruker har ansvar for å inngå skriftlig avtale med om levering av renholdstjenester for egne behov som minimum skal regulere: behov for type renhold, hyppighet og sted, behov for sikkerhetsklarering av renholdspersonell, autorisering av renholdspersonell, regler for renholdspersonellets adgang, fasiliteter stilles til disposisjon for renholdsleverandør iht. Samhandlingsavtalens pkt. 12.3 Tilgang til fasiliteter for renholdere, fullmakt til å gjøre avrop, kontaktinformasjon. Bruker har ansvar for å fastsette ev. lokale regler og krav i tråd med de overordnede bestemmelser. Endring og tillegg til avtalen bestilles direkte hos. På individnivå skal lokaler holdes ryddig og tilrettelegges for at renhold kan utføres. Bruker har ansvar for å påse at ansatte melder avvik iht. pkt. 3.2.3. 2.7 Forsvarsbygg Forsvarsbygg som forvalter av eiendom, bygg og anlegg kan i samråd med bruker stille krav om hensiktsmessig renholdsnivå slik at renholdet ikke forringer arealets tilstand. 2.8 Ekstern leverandør Ekstern leverandør har ansvar for å utføre renholdstjenester i samsvar med den til enhver tid inngåtte rammeavtale med. Ekstern leverandør skal i samarbeid med forsvarssektoren legge forholdene til rette for å klarere personell og for øvrig overholde bestemmelsene i sikkerhetsloven. 2.9 Lokal koordinerende myndighet Med lokalkoordinerende myndighet menes den instans som er tillagt ansvar for å koordinere spesielle funksjoner eller gjøremål der enheter fra to til flere driftsenheter (DIF) er involvert. 1 1 Bestemmelse for utarbeidelse av Instruks for lokal koordinerende myndighet Side 5 av 9
3 Utøvelse 3.1 Renholdstjenester med ekstern leverandør 3.1.1 Generelt Tjenesten skal være basert på Beste Praksis Renhold og kvalitetskontroll utføres etter norsk og internordisk standard NS-INSTA 800. 3.1.2 Leveranse Renhold er hovedleveransen og består av fire delleveranser: 3.1.2.1 Regelmessig renhold Regelmessig renhold er rengjøring som leveres med frekvens minst 1 gang pr. måned, men det er areallistene som beskriver kvalitetsnivå og frekvens. Dette utgjør den stadig pågående innsats for å fjerne smuss etter brukers daglige virksomhet og utføres iht. egen beskrivelse 2. 3.1.2.2 Periodisk renhold Periodisk renhold er rengjøring som leveres med frekvens sjeldnere enn 1 gang pr. måned, og gjennomføres som planlagt vedlikehold på renholdsarealer for å gjenvinne naturlig slitasje, og utføres iht. egen beskrivelse 3. 3.1.2.3 Rengjøringsrelaterte oppgaver Som hovedregel skal leverandør(er) sørge for levering av sanitærartikler som såpe, desinfeksjonsmiddel, toalettpapir, papirhåndklær, såpedispensere og papirholdere tilpasset og standardisert. Leverandør skal benytte Forsvarets rammeavtaler hvis disse er mere prisgunstig enn egne avtaler. 3.1.2.4 Ekstraordinært renhold Ekstraordinært renhold er lokalt oppdukkende eller kjente behov som ikke på forhånd kan tidfestes eller omfangsbeskrives, eksempelvis utvask av familieboliger og befalskvarter i forbindelse med utflytting, som følge av øvingsaktivitet eller andre ekstraordinære forhold. 3.2 Kvalitet 3.2.1 Generelt Kvalitet på renholdet er opplevelsen av resultatet over tid av rengjøringsytelsen. 3.2.2 Kvalitetskontroll Leverandør fører løpende egenkontroll med at rengjøringsytelsene består kravet til frekvens og renhet nivå, og at renholdsleveransen over tid er i samsvar med kvalitetsprofil. Varslede formelle kvartalskontroller skal foretas etter standard NS-INSTA 800 av leverandør. 3.2.3 Brukertilfredshet - avvikshåndtering Avvik er opplevelse av uakseptabel forskjell mellom levert og avtalt kvalitet, og manglende leveranser. Avvik skal registreres og rapporteres både av leverandør og bruker. Ansatte skal uten ubegrunnet opphold melde sine avviksfunn skriftlig med beskrivelse via etablert avvikssystem. 3.3 Økonomisk forhold og Forsvarets sikkerhetsavdeling bevilgningsfinansieres for å ivareta renholdsorganisasjon og renholdsansvar, og for å håndtere sikkerhetsklarering av renholdspersonell. Avdelinger i Forsvarsektoren faktureres av leverandør for gjennomførte renholdstjenester brutt ned på den enkelte etat/driftsenhet. Fakturaen vil ha en oppløsning slik at man kan identifisere de enkelte lokasjoner og type renhold som er gjennomført. 2 Vedlegg 1 Standard regelmessig renhold 3 Vedlegg 2 Standard periodisk renhold Side 6 av 9
Bruker er ansvarlig for å utarbeide bestilling (innkjøpsordre) og sende til leverandør for alt renhold som er definert i denne bestemmelsens pkt. 3.1.2. Leverandør er ansvarlig for å gjennomføre renholdet og utstede faktura iht. brukers bestilling. Alle avrop ut over regelmessig renhold koordineres med. Avropsbeløp over kr 200.000,- skal kvalitetssikres av. 3.4 Saksgang ved bestilling av renholdstjeneste Saksgang ved bestilling av renholdstjenester skal følge trinn 1 til 11. For nærmere detaljer vises til mal for avtale om levering av renholdstjenester, vedlegg y Avtale for renholdstjenester. Trinn Aktivitet Ansvarlig Merknad 1 Bruker skal identifisere og spesifisere behovet for renholdstjenester Bruker Egne vedlegg x xx skal fylles ut 2 Skriftlig avtale inngås med Bruker Mal for levering av renholdstjenester benyttes 3 Inngå samordningsavtale med leverandør av renhold utføres på vegne av Bruker 4 Gjennomføre avrop på rammeavtalen iht. inngått avtale med Bruker 5 Oppfølging av leverandør ved henvendelser/klager fra Bruker 6 Bruker melder fortløpende endringer i portefølje i avtaleperioden til 7 justerer avropene tilsvarende endringene fra Bruker med leverandør 8 Gjennomføre jevnlig kontroll av kvalitet, kontroll av lønns -og arbeidsvilkår for leverandørens personell og kontrollere at leverandør er godkjent (godkjenningsordningen for renhold) Bruker Mal for samordningsavtale med leverandører benyttes Ansatt plikter å melde henvendelser/klager via avvikssystem Mal endringsmelding benyttes Mal endringsmelding benyttes Kvalitetsoppfølging Iht. rammeavtalens vedlegg III B kravspesifikasjon. Rutine for oppfølging av lønns og arbeidsvilkår, og renholdsgodkjenningen 9 Bruker får behov for renhold som ikke er lagt inn som fast oppdrag, bruker utsteder bestilling og sender bestilling på avtalt skjema. Bruker Bruker plikter å melde ekstraordinært renhold via gjeldende system 9a kontrollerer at den er iht. rammeavtalens innhold. Avrop gjøres deretter iht. brukers bestilling av. 9b Det er Brukers bestiller som er ansvarlig for oppfølging av leveransen Bruker DIF/Etat ved innkjøper Side 7 av 9
Trinn Aktivitet Ansvarlig Merknad 10 Avslutte avtale Bruker Iht. gjeldende bestemmelser i avtale for renholdstjenester og rammeavtale. Oppsigelse sendes. 11 Terminere avrop med leverandør Iht. gjeldende bestemmelser i avtale for renholdstjenester og rammeavtale. Oppsigelse sendes. 3.5 Utøvelse av renholdstjenester i egen regi På lokasjoner unntatt anskaffelse av renholdstjenester fra eksterne leverandører, må bruker selv ivareta ansvaret for renholdet. Renhold i egen regi skal gjennomføres med samme kvalitet og på samme måte som for resten av forsvarssektoren. Se punkt 3.1.2 ovenfor. Standard iht. NS INSTA-800. Planlegging og beregning av renholdstid for bruk av eget ansatt renholdspersonell i Forsvaret skal skje iht. egen beskrivelse 4. 4 Sikkerhet 4.1 Sikkerhetsavtale og leverandørklarering av renholdsleverandør Leverandør av renholdstjenester skal ha sikkerhetsavtale for minimum KONFIDENSIELT. Bruker er i samarbeid med lokal koordinerende myndighet (LKM) og ansvarlig for fortløpende å verdivurdere anskaffelsen og fastsette behov for nivå på leverandørklarering slik at leverandør kan gis nødvendig tilgang til skjermingsverdig informasjon eller objekt. Der bruker har strengere krav for tilgang for renholdsleverandør, skal bruker informere om dette slik at kan anmode klareringsmyndigheten om leverandørklarering på riktig nivå. Sikkerhetsavtale skal være inngått før bruker kan utlevere skjermingsverdig informasjon og eller materiell til renholdsleverandør eller at renholdsleverandør selv kan tilvirke dette. 4.2 Sikkerhetsklarering av renholdere Renholdspersonell skal være sikkerhetsklarert for minimum KONFIDENSIELT. Bruker er i samråd med LKM ansvarlig for å fastsette behov for nivå på sikkerhetsklarering av renholdere slik at disse kan gis adgang der det skal utføres renhold. Der bruker har krav til sikkerhetsklarering av renholdere høyere enn KONFIDENSIELT, skal bruker informere om dette slik at i samarbeid med bruker og renholdsleverandør kan anmode klareringsmyndigheten om personkontroll (personklarering) på riktig nivå. 4.3 Autorisasjon Bruker har ansvar for å autorisere renholdspersonell som skal utføre renhold hos bruker. Der renholdspersonellet også skal utføre renhold for andre brukere, f eksempel innen på base, bør autorisasjon koordineres med LKM. 4.4 Adgang til forsvarssektorens etablissementer - bruk av kjøretøy og elektronisk utstyr Bruker skal forvisse seg om at renholderpersonell har gyldig HMS-kort, klarering og autorisasjon før adgang gis til brukers etablissementer. Inn- og utpassering av renholdspersonell og kjøretøy skal som hovedregel loggføres enten elektronisk eller ved hjelp av besøksprotokoll. Bruk av kjøretøy tilhørende renholdsleverandør inne på forsvarssektorens etablissementer, skal som hovedregel 4 Vedlegg 3 Renholdsplanlegging i egen regi Side 8 av 9
begrenses til et absolutt minimum. Dog slik at normen lagt til grunn blir ivaretatt. Likeledes gjelder tillatelse til bruk av elektronisk utstyr tilhørende renholdsleverandør eller renholdspersonellet, tilsvarende som for andre ansatte i forsvarssektoren. Bruker skal ut over dette regulere slike forhold i lokale avtaler. 4.5 Kontorsikkerhet Selv om renholdspersonell er sikkerhetsklarert og autorisert skal de som utgangspunkt ikke gis tilgang til sikkerhetsgradert informasjon. Bruker skal i samarbeid med LKM påse at egen avdeling har tilstrekkelig kontorsikkerhet og at det praktiseres clean desk policy. Dette betyr at skjermingsverdig informasjon, utstyr og materiell som hovedregel skal låses ned eventuelt tildekkes før renholdspersonell gis tilgang. 4.6 Rapportering av sikkerhetstruende hendelser og sikkerhetsbrudd ved utøvelse av renhold Ansatt skal rapportere sikkerhetstruende hendelser og sikkerhetsbrudd i tråd med gjeldende bestemmelser 5. skal alltid informeres slik at forholdet kan tas opp med renholdsleverandør. Ved møter med leverandøren angående sikkerhet skal bruker og være representert. Øverste sikkerhetsinstans hos bruker er ansvarlig for å rapportere sikkerhetstruende hendelser og sikkerhetsbrudd til. 5 Ikrafttredelse Bestemmelser om renholdstjenester trer i kraft 2016-05-01, og samtidig settes «Instrukser og bestemmelser for rengjøringstjenesten i Forsvaret» av 1985-10-31 ut av kraft. 5 Direktiv for sikkerhetstjeneste til bruk i Forsvaret, 2012-11-09 Bestemmelse om sikkerhetsrapportering, 2015-03-15 Side 9 av 9