122 ekstremt nyttige knep for deg som vil skrive bedre på jobben

Nils Petter Smeby 122 ekstremt nyttige knep for deg som vil skrive bedre på jobben ISBN 82-91701-09-1 2009 KLARTEKST Henrik Gerners gt. 14, 1530 Moss Telefon: 90 16 95 18 E-post: info@klartekst.no Web: www.klartekst.no

INNHOLD: Forord: Det er lettere å skrive godt... 8 Hvordan du bruker denne boka... 8 Hvordan denne boka ble til... 8 Dårlig skriving det er dyrt, det... 9 Du må vite HVORFOR du skriver... 11 Mål- og mottakeranalyse... 11 Mottakeranalyse... 12 Mottakeranalysen forteller hvem leseren er... 14 Skriv MÅLANALYSE ikke disposisjon... 16 Hovedmål... 17 Delmål og detaljmål... 17 Fire typer mål... 19 Fra målanalyse til ferdig tekst... 20 Hvorfor skriver vi dårlig?... 21 Vi har så vondt for å gjøre det enkelt... 21 Det kunstige skillet mellom talespråk og skriftspråk... 21 Skolen må også ta noe av skylda... 22 Og så var det prestasjonsangsten da... 23 Vekk med skrivesperren... 24 Mestringsknep 1: Ha klart for deg HVA du skal si... 24 Mestringsknep 2: Skriv fort!... 24 Mestringsknep 3: Ta en pause når du står fast... 24 Mestringsknep 4: Skriv slik du snakker... 25 Mestringsknep 5: Les teksten høyt... 28 Mestringsknep 6: Bruk lommediktafon... 29 Mestringsknep 7: Begynn hvor som helst... 29 Bokmål? Nynorsk? Dialekt?... 30 Språket ditt bør være så nøytralt som mulig... 30 Knep som gjør teksten kortere og bedre... 31 Hvorfor skrive kort?... 31 Finn ut HVEM som gjør noe, og HVA de gjør... 32 Bruk ordene DU og VI... 36 Velg enkle ord... 37 Bruk ett ord i stedet for mange... 38 Hvis du mener det du skriver, blir teksten kortere... 39 De overflødige presiseringene... 40 Andre ord som du trygt kan droppe... 43 Bruk verb i stedet for substantiver... 45 Skriv aktivt... 47 Gjør setningen enkel ved å sette inn et kolon... 48 3

4 Tankestreken et undervurdert tegn... 50 Spør leseren... 51 Vær konkret... 52 Fortell en historie... 55 Hold kursen... 56 Lister: Slik setter du dem opp... 57 Unng. fork.... 60 Del opp i avsnitt... 61 Plassér viktig informasjon i overskriftene... 62 Gi mange eksempler... 64 Ikke fortell alt du vet... 65 Skriv variert... 66 Unngå ironi og sarkasme... 67 Fjern stoppskilt fra teksten... 68 Hvordan du fjerner skrivefeil... 69 Stavekontrollen er ikke nok... 69 Ti vanlige feil... 70 Anførselstegn: Her er det mange som bommer... 72 Orddeling: Sats på myke bindestreker... 74 han eller hun eller han eller hun?... 75 Men språk-spesialistene har ikke ALLTID rett... 76 Et én-siders kræsj-kurs i layout... 78 Dette må du passe på... 78 Brev og e-post... 79 Dårlig nytt -brev som mildner skuffelsen... 79 Hvordan du svarer på sinte brev... 81 Takkebrev som gjør leseren glad... 82 Slik ber du om penger... 83 Klagebrev... 85 Salgsbrev... 87 Brev som inviterer til samarbeid... 90 Generelle råd om forretningsbrev... 92 E-postmemo: Kort og konsist med tre-stegsteknikken... 94 Svar på e-post... 95 Jobbsøknader... 96 Tips 1: Skriv en individuell søknad til hver jobb... 97 Tips 2: Ring bedriften... 97 Tips 3: Sørg for at din søknad er den peneste i bunken... 97 Tips 4: Utgi deg ALDRI for en annen enn den du er... 98 Tips 5: Ikke rakk ned på din nåværende arbeidsgiver... 98 Tips 6: Søknaden skal se ut som et brev, ikke en brosjyre... 98 Tips 7: Skill mellom søknad og CV... 98

Tips 8: Levér søknaden personlig... 99 Referater... 100 Husk at leseren har det travelt... 100 Pressemeldinger og artikler... 102 Finn en god vinkling... 102 Tenk som en journalist... 103 Det viktige intervjuet... 104 Legg ved et bra foto... 106 Ring avisen... 106 Oppgi kontaktperson og gi avisen all den hjelpen du kan... 106 Vær samarbeidsvillig... 107 Lag særtrykk... 107 Reklame... 108 Generell målanalyse for reklame... 108 Hvordan jeg lærte å overbevise folk... 109 Vær KONKRET, så tror leseren på deg!... 110 Unike produkter: Forklar hva produkter ER og GJØR... 112 Produkter som ikke er så unike: Finn en nisje... 114 Hvis produktet er nokså alminnelig: Fortell en historie... 115 Finn ut hva som er viktigst FOR LESEREN... 116 Innrømm at produktet ikke er fullkomment... 118 Plassér ditt viktigste salgsargument i overskriften... 118 Profilreklame: å selge bedriften din... 120 Rapporter... 123 Noen ganger skal begrunnelsen komme før konklusjonen... 124 Men det vanligste er at konklusjonen kommer først... 125 Rapporter på nettet... 127 Begrunnelsen: rapportens hoved-del... 127 Spesielt om konsulentrapporter... 129 Instrukser og brukerhåndbøker... 131 En instruks skal være oppgaverettet!... 131 Først HVA som skal gjøres, deretter HVORDAN det gjøres... 132 Del opp instruksene i korte, nummerert punkter... 133 Bruk imperativ eller presens når du skriver instrukser... 134 I bruksanvisninger skal du IKKE skrive variert... 136 Én kildefil tre versjoner... 136 Skjønnlitteratur... 138 En god forfatter er EKTE og ÆRLIG... 138 En god forfatter leser mye... 139 Skrivestil? Glem det!... 140 «Det var en mørk og stormfull natt...»... 140 5

Den gode historiens sju elementer... 141 «Selvsagt! At jeg ikke skjønte det!»... 143 Fabulering: Fra Science fiction via tegneserier til dataspill... 145 Fantasi-idéspore 1: Spør deg selv. «Hva om...?»... 146 Fantasi-idéspore 2: Snu tingene på hodet... 146 Fantasi-idéspore 3: Hold opp et speil for leseren... 147 Fantasi-idéspore 4: Skriv om vanlige ting men overdiv grovt... 148 Fantasi-idéspore 5: Skap et eksotisk miljø... 149 Fantasi-idéspore 6: Bruk formelen... 150 Fantasi-idespore 7: Bruk et originalt fortellergrep... 150 Fantasi-idéspore 8: Ta utgangspunkt i hovedpersonens behov... 151 Kontakt med forlaget... 152 Skriver du engelsk? Unngå fallgruvene... 154 Solid norsk skole-engelsk... 154 Bruk sammensatte substantiver... 155 Sløyf that... 156 Ikke bruk possibility... 157 he eller she?... 158 Skriveressurser på nettet... Feil! Bokmerke er ikke definert. 6

Takk til forfatteren. Klarspråkprosjektet i BLD takker Nils Petter Smeby for denne gaven, og for det gode samarbeidet i 2010. Vennlig hilsen Ragnhild Samuelsberg 7

Forord: Det er lettere å skrive godt Hvordan du bruker denne boka Skriver du forretningsbrev, e-post, rundskriv, offentlige dokumenter, pressemeldinger, web-informasjon, annonser, brosjyrer, salgsbrev, referater, tilbud, rapporter eller brukerhåndbøker? Eller kanskje du har prøvd å skrive skjønnlitteratur? Synes du at arbeidet tar for lang tid, eller at resultatet ikke blir så bra som du hadde håpet? Denne boka har 122 kapitler. Kapitlene er korte ingen av dem tar mer enn noen få minutter å lese. Hvert kapittel inneholder et knep som lærer deg å skrive klarere, kortere eller med mer trøkk. Dette er en veldig konkret bok. Her får du ikke teori, men en mengde praktiske tips om hvordan du kan gjøre teksten din mer konsis og lettlest. Les boka fra perm til perm, eller slå opp på det du er interessert i. HUSK: Det hjelper ikke hvor smart du er. Hvis du skriver dårlig, tror folk du er dum. Hvordan denne boka ble til Jeg er tekstforfatter. Jeg lever av å skrive. Folk kommer til meg når de trenger en annonse, en artikkel, en fagbok eller noe annet. I løpet av 32 år har jeg skrevet det meste. Når du skal tjene penger på å skrive, må du kunne skrive bra og fort, så det måtte jeg lære meg. Jeg er nemlig ikke noe naturtalent når det gjelder skriving. I begynnelsen syntes jeg det var veldig vanskelig. Tungt. I dag synes jeg det er lett. Jeg oppdaget nemlig én ting: Det er de dårlige, kronglete setningene og de lange, uleselige avsnittene som er vanskelige å skrive. Å forfatte en god, lettlest tekst, derimot, er enkelt. Men da må du kunne knepene. 8

Jeg kan dem. Noen har jeg plukket opp på kurs, andre har jeg funnet på selv. Men alle sammen ligger inne i hodet mitt, og jeg bruker dem hver dag når jeg skriver, ofte helt ubevisst. Og så tenkte jeg: Disse knepene er det sikkert mange andre som har bruk for. De fleste må jo før eller siden skrive noe: rapporter, referater, annonser, brev, pressemeldinger. Og mange synes det er vanskelig. Når du bruker denne boka, blir det mye lettere. Det lover jeg. Dårlig skriving det er dyrt, det Er det sant? ropte fylkeskommunen. Er det sant at folk dør på sykehuset fordi vi ikke har nok respiratorer? Det har vi aldri hørt om! Men vi har jo sendt dere mange rapporter, svarte sykehuset. Hvem ljuger? Ingen av dem. Det viste seg at sykehuset hadde sendt rapporter, men de hadde skrevet dem så snirklete og krøkkete at fylkeskommunen ikke skjønte alvoret. Dårlig skriving kan være farlig nesten kriminelt. Andre ganger kan det være fryktelig dyrt. Sann historie: Et stort amerikansk datafirma hadde innkalt alle sine sjefer til et 1- dags seminar. Formål: å utarbeide et «mission statement», det vil si en kort tekst som skulle fortelle hva firmaet sto for og hva de skulle drive med i tiden fremover. De hadde fått tak i en PR-ekspert som skulle hjelpe dem, en herre med stort svart skjegg som så veldig kreativ ut. De jobbet hele dagen, og utpå kvelden hadde de kommet fram til følgende: 9

MISSION STATEMENT: The New Ventures Mission is to scout profitable growth opportunities in relationships, both internally and externally, in emerging mission-inclusive markets, and explore new paradigms and then filter and communicate and evangelize the findings. Jeg gidder ikke oversette. Du skjønner snart hvorfor. Alle var veldig fornøyde med teksten, helt til PR-eksperten reiste seg, tok av seg skjegget og sa: «Jeg er ikke PR-ekspert. Dette har vært et stunt, og dere er blitt lurt. Ledelsen i bedriften har gjort dette for å vise hvor lett det er å bløffe med fine ord. Les vårt mission statement en gang til, og fortell meg så: Hva står det egentlig der?» Det ble en pinlig pause i det sannheten langsomt gikk opp for deltakerne. Hva sto det egentlig der? Ingenting. Absolutt ingenting. En dårlig tekst har nemlig en ganske skummel egenskap: Den kan tilsløre det faktum at det ikke finnes noen mening bak. Skal vi en gang for alle fastslå at dårlig skriving er noe dritt? Skal vi prøve å gjøre noe med det? 10

Du må vite HVORFOR du skriver Mål- og mottakeranalyse Første steg på veien til å skrive bedre er å ha et mer bevisst forhold til det du gjør. Det nytter ikke bare å taste i vei. Du må begynne med å spørre deg selv: Hvorfor skriver jeg dette? Her skal du få svaret: Hensikten med all skriftlig informasjon er å sette leseren i stand til å gjøre noe hun ikke kunne fra før. Så enkelt er det! Klarer du ikke å oppfylle dette målet, kan du like godt la være å skrive. Før du begynner å skrive, må du altså finne ut to ting: 1. Hva skal leseren kunne gjøre etter at hun har lest? For å finne ut dette, bruker du en teknikk som heter MÅLANALYSE. Du definerer konkret og nøyaktig hva slags oppgave leseren skal kunne løse når hun har vært igjennom teksten din, for eksempel: fatte beslutning om et kjøp ta kontakt med deg for å avtale et møte bruke et dataprogram 2. Hva vet leseren fra før? Du skal ikke bare gi leseren informasjon, du skal gi henne ny informasjon. For å klare dette må du vite hvem leseren er og hva hun kan fra før. Dette finner du ut ved å skrive en MOTTAKERANALYSE. 11

Mottakeranalyse En svensk undersøkelse viser at 70% av problemene med skriftlig informasjon oppstår fordi forfatteren feilvurderer leserens forhåndskunnskaper og evne til å takle oppgaven. Med andre ord: Forfatteren makter ikke å sette seg i leserens sted. I kontorbygningen hvor jeg jobber fikk vi en dag et rundskriv: Postpakker kan ikke mottas av ekspedisjonen i første etasje. De må bæres ned. Denne nesten absurde teksten gir kun mening hvis du vet at hos oss ligger postavdelingen i kjelleren. Vedkommende som laget rundskrivet visste dette, derfor tenkte hun ikke på at kanskje ikke leseren var klar over det. Hun skulle nok heller ha skrevet: Ekspedisjonen i første etasje kan ikke motta postpakker. Disse må du selv bære ned i kjelleren og legge på bordet utenfor postavdelingen (rett til venstre for heisen). Litt flere ord, men nå vet i hvert fall leseren hva som skal gjøres. Du må altså prøve å se tingene slik leseren ser dem. Forflytt deg mentalt fra ditt eget ståsted over til leserens. Hva vet hun? Hva lurer hun på? Hva er hun interessert i? Jeg fikk en brosjyre fra et trykkeri. På forsiden sto det: «Åtte gode grunner til å velge oss som trykksakleverandør». Det var en fin tittel, den fenget min interesse. Så åpnet jeg brosjyren, og inni sto det ganske riktig listet opp åtte grunner. Det var bare det at de var ikke så veldig overbevisende. En av grunnene var for eksempel: 12

Oppfølging av gjenkjøpstidspunkt. «Jaha,» tenkte jeg. «Bestiller jeg noe fra disse folkene så får jeg en selger på telefonen hver uke som maser og spør om jeg ikke snart trenger opptrykk. Nei takk!» Ser du problemet? Formuleringen «Oppfølging av gjenkjøpstidspunkt» er sett fra trykkeriets ståsted. Det er dette trykkeriet gjør de følger opp gjenkjøpstidspunktet. Men kunden innser ikke uten videre at dette er en fordel. Hvis forfatteren hadde brukt hodet litt, ville han kanskje ha skjønt at han skulle ha fortalt hvilke fordeler denne oppfølgingen medfører for kunden, nemlig: Vi sørger for at du aldri går tom for trykksaker. En annen av de åtte grunnene var: Riktig tilpasset produksjonsutstyr. Igjen er dette sett fra trykkeriets ståsted. Som kunde bryr jeg meg katten om hva slags utstyr de bruker, bare kvaliteten blir slik jeg vil ha den. Så hva mente de egentlig? Jeg ringte og spurte, og fikk vite at de hadde en hurtigtrykk-maskin som de brukte på små, kjappe jobber. Denne maskinen var billigere i drift en vanlige offset-presser, noe som ga lavere priser, altså: Ekstra lave priser på hurtigtrykk. 13

Mottakeranalysen forteller hvem leseren er Hvis vi skal kunne se tingene fra leserens ståsted, må vi vite hvem hun er. Å lage en mottakeranalyse vil si å definere leseren finne ut hvilke forutsetninger hun har for å motta og forstå informasjonen. Tenk deg følgende: Du står midt på torget, og en turist kommer bort til deg for å spørre om veien til jernbanestasjonen. Han er ikke kjent i byen, så du må fortelle i detalj hvor han skal gå. Og når du forklarer, må du passe på at du bare bruker begreper som han kjenner. Du kan ikke si: «Det er bare å følge Storgata», for han vet ikke hvor Storgata er. Den neste som kommer bort til deg, er en gammel bekjent. Han er født i byen, men har vært bortreist noen år. Nå lurer han på om du vet hvor den nye RIMI-butikken er. Det vet du, men denne gangen behøver du ikke forklare i detalj. Det holder å oppgi adressen. Du har nå foretatt to mottakeranalyser. Legg merke til hvordan de påvirker den informasjonen du gir. På samme måte blir det når du skal presentere et nytt produkt eller tema for ikke-fagfolk. For å sikre deg at det du skriver er tilpasset leseren, må du lage en mottakeranalyse før du begynner å skrive. Den behøver ikke være så veldig lang eller detaljert, to-tre setninger er ofte nok. Her er noen eksempler på mottakeranalyser: Leseren av denne annonsen kjenner ikke meg eller mitt produkt, men hun har erfaring med tilsvarende produkter. Leseren av dette rundskrivet er ansatt hos oss. Hun kjenner våre nåværende rutiner godt, og er trolig skeptisk til endringer. Mottakeren av dette brevet er en saksbehandler i en offentlig etat. Hennes oppgave er å påse at lover og regler blir fulgt. 14

Mottakeren av dette brevet er en innvandrer med dårlige norsk-kunnskaper. Hun har lite kjennskap til lover og regler. Leseren av dette tilbudet er en datasjef med solid teknisk kompetanse. Han har gode erfaringer med Windows og er skeptisk til andre plattformer. Han er opptatt av hva løsningen vil kreve i form av opplæring og omlegging til nye rutiner. Mottakeranalysen skal du skrive ned. Da blir den mer forpliktende og lettere å huske. Som en hjelp får du her fire kontrollspørsmål du kan bruke når du skal lage en mottakeranalyse: 1. Hva slag generelle kunnskaper har leseren (utdannelse, erfaring)? Skriver du for regnskapsfolk? Leger? Dataspesialister? Eller er målgruppen vanlige publikummere uten spesielle forutsetninger? 2. Hvilke spesifikke kunnskaper har leseren? Har hun tidligere erfaringer med det produktet/temaet du skal fortelle om? Har hun kanskje vært på et kurs eller informasjonsmøte og fått opplysninger? Eller stiller hun helt blank? 3. Hva slags holdninger har leseren? Er det snakk om fordommer som kan komme i konflikt med det du prøver å fortelle henne? Er hun forut inntatt mot deg eller ditt budskap? 4. Hva slags allmenndannelse/sosial status har leseren? I Norge har vi heldigvis ikke utpregede klasseskiller. Likevel kan det noen ganger være lurt å ofre en tanke på hva slags sosial bakgrunn leseren har. Er hun akademiker? Industriarbeider? Innvandrer? Dette har betydning for hvordan du utformer budskapet. 15

Det fine med mottakeranalysen er at den forteller deg hva som skal med og hva som ikke skal med i teksten. Et hvert tema har en rekke ulike sider, og mange av dem er helt uinteressante for leseren. Ikke fall for fristelsen til legge ut i det vide og brede om kompliserte tekniske saker og ting bare fordi du forstår dem selv. Ta med det leseren trenger å vite, og ikke noe mer. Eller for å sette det på spissen: Hensikten med skriftlig informasjon er å fylle leseren hjerne...... ikke tømme forfatterens. Skriv MÅLANALYSE ikke disposisjon Når jeg holder kurs, pleier jeg å advare folk mot å skrive disposisjon. Det kan høres rart ut, men det er helt alvorlig ment. Faren med en disposisjon er nemlig at du begynner å tenke på skrivejobben, i stedet for å konsentrere deg om målet med informasjonen. Du tenker kanskje: «Først må jeg ha en innledning, og så en oversikt, og deretter..». Dette er feil utgangspunkt! I stedet for en disposisjon skal du skrive en målanalyse, som rett og slett er en oversikt over hva leseren skal kunne gjøre etter at hun har lest. Konsentrer deg om HVA som skal formidles, og tenk foreløpig ikke på HVORDAN du skal formidle det. Kanskje fører dette til at informasjonen får en helt annen utforming enn du først hadde tenkt. Du trodde du skulle skrive en brukerhåndbok, men oppdaget at det leseren i virkeligheten trengte var et kurshefte og et referansekort. Jo mer arbeid du legger i målanalysen, jo lettere går skrivingen, fordi målanalysen forteller hva du skal og hva du ikke skal skrive. 16

Hovedmål Når du skal skrive en målanalyse, definerer du først hovedmålet. Definisjonen behøver ikke være så veldig detaljert vanligvis holder det med en setning eller to. Nedenfor ser du noen eksempler på hovedmål for ulike typer trykksaker. Legg merke til at et mål alltid begynner med ordene «leseren skal...». Dokument Annonse Brosjyre Søknad Svar på søknad Instruks Konsulentrapport Hovedmål Leseren skal kjøpe produktet mitt. Leseren skal innse at hun bør ta kontakt med meg. Leseren skal innse fordelene ved å innvilge søknaden, og forstå konsekvensene av ikke å gjøre det. Leseren skal godta svaret, og forstå hva det innebærer. Leseren skal kunne løse de oppgavene hun blir pålagt. Leseren skal innse hvilke problemer hun har, og hvordan de kan løses. Delmål og detaljmål Når du har definert hovedmålet, deler du det opp i delmål. Hvis hovedmålet for eksempel er at leseren skal kjøpe produktet ditt, må hun først innse at hun trenger produktet, deretter må hun innse at hun har råd til det, og endelig må hun forstå hvor hun kan få tak i det. Skal du lage et komplisert dokument, kan det lønne seg å gjøre målanalysen enda mer detaljert. Da tar du for de ulike delmålene, og deler dem opp i detaljmål. Det er viktig at du lærer å gjøre dette riktig, derfor skal vi nå gå igjennom et konkret eksempel. La oss si at du skal skrive et forslag. Først definerer du hovedmålet: 17

HOVEDMÅL: Leseren skal godta forslaget. Så deler du opp hovedmålet i delmål, for eksempel slik: DELMÅL: Leseren skal: innse at det foreligger et problem innse at jeg har satt meg grundig inn i problemet innse at jeg har vurdert alle alternative løsninger forstå nøyaktig hva forslaget går ut på innse at mitt forslag er bedre enn de andre løsningene forstå hva det innebærer å iverksette forslaget (opplæring, omorganisering) forstå konsekvensene av IKKE å iverksette forslaget kunne iverksette forslaget kunne kontakte meg med spørsmål, bidrag og tilbakemeldinger Du kan skrive delmålene i tilfeldig rekkefølge, etter hvert som du kommer på dem. Senere strukturerer du dem, og denne strukturerte målanalysen danner skjelettet i den teksten du skal skrive. Du kommer til å oppdage at skrivearbeidet blir mye lettere enn du hadde trodd, fordi du på forhånd vet nøyaktig hva du skal skrive. Arbeidet ditt blir målstyrt. En liten kommentar til slutt: Noen av de som går på kurs hos meg sier: «Jeg klarer ikke å jobbe sånn. Jeg er nødt til å begynne å skrive teksten med én gang. Det er først når jeg skriver at ideene kommer og jeg kan få momentene ned på papiret.» Dette er helt i orden. Hovedsaken er at du tenker målanalyse. Hele tiden mens du skriver, spør du deg selv: Hva ønsker jeg å oppnå med denne setningen, med dette avsnittet, med dette kapitlet? Hva er målet? 18

Fire typer mål Det finnes kun fire typer mål, og her er de: Leseren skal kunne GJØRE noe. Dette er den enkleste typen mål. Alt du behøver å gjøre er å fortelle leseren så nøyaktig som mulig hva hun skal gjøre. Det er best å sette opp instruksene i korte, nummererte punkter. Leseren skal kunne AVGJØRE noe. Her skal leseren foreta et valg, for eksempel: - Skal jeg skifte batteri nå? - Skal jeg kjøpe produkt A eller B? - Skal jeg delta på dette seminaret? Her kan det ofte lønne seg å presentere informasjonen i tabellform, slik at leseren lett kan sammenligne de ulike alternativene. Leseren skal FORSTÅ noe. Av og til er vi nødt til å forklare ting for leseren, for eksempel en administrativ rutine eller den underliggende strukturen i et dataprogram. Med forstå mener vi i at leseren skal danne seg et indre bilde av et begrep eller en prosess. Bruk gjerne diagrammer og andre illustrasjoner når du skal forklare ting. Ofte er det slik at en tegning sier mer enn tusen ord. Leseren skal INNSE noe. Her tråkker vi i reklamefolkenes bed. Dette målet forekommer nemlig først og fremst i tilbud, annonser, brosjyrer og salgsbrev. Hensikten er påvirke leseren slik at hun blir enig med oss. 19

Fra målanalyse til ferdig tekst Å jobbe med målanalyse er både raskt og behagelig. Nedenfor har jeg beskrevet hvordan du bør gå fram. Jeg forutsetter at du bruker Word eller en tilsvarende tekstbehandler: 1. Opprett en fil til dokumentet ditt. Denne filen skal du bruke hele veien fram til det ferdige dokumentet. Du lager altså ikke en egen fil for målanalysen. 2. Finn ut hvilke stiler du trenger, for eksempel - Normal - Innrykk - Overskrift 1 - Overskrift 2 3. Skriv hovedmålet. 4. Skriv ned så mange delmål (og eventuelt detaljmål) som du kommer på. Skriv dem i tilfeldig rekkefølge. Ikke driv selvsensur, men skriv ned alt som faller deg inn. Du kan alltid stryke og redigere senere. 5. Merk delmål og detaljmål slik: Delmål Overskrift 1 Detaljmål Overskrift 2 6. Allerede nå kan du godt begynne å skrive deler av teksten. Noen liker å starte skrivingen tidlig, fordi de får ideer mens de skriver. Plassér de ulike tekstblokkene under de delmålene hvor de hører hjemme. 7. Sorter delmål (og detaljmål) i riktig rekkefølge. Kanskje vil du nå stryke, splitte opp eller slå sammen noen mål. 8. Skriv om målene slik at de blir kapitteloverskrifter. 9. Skriv resten av teksten. 20

Hvorfor skriver vi dårlig? Vi har så vondt for å gjøre det enkelt «Jeg har ikke lest boka eller sett filmen. jeg venter til den kommer på en T-shirt» Folk får det stadig mer travelt. De surfer bøker i stedet for å lese dem. Og de forlanger at alle tekster skal være så korte, konsise og lettleste som mulig. Dette stiller store krav til oss som skriver. Faktisk gjelder dette også til en viss grad for skjønnlitteratur. For noen år siden satte jeg meg ned og skrev en roman for moro skyld. Jeg sendte den inn til et forlag i Oslo, og etter en måneds tid kom den tilbake sammen med et brev fra en konsulent. Der sto det: «Du må lære deg å skrive enklere og mer direkte.» Det var litt av en trøkk! Å skrive enkelt og direkte er jo noe jeg har prøvd å lære folk på kursene mine i alle år. Jeg trodde ikke det gjaldt når man skulle skrive en roman, men det gjorde det altså. Og når vi tenker oss om, så er det jo slik at mange av de aller beste forfatterne har et svært enkelt språk. Tenk på Vilhelm Moberg som fortalte hele sagaen om den svenske utvandringen til Amerika i et enkelt bondespråk. Tenk på Hamsun! Karin Fossum! Slike forfattere får sagt mye med få ord. Og de behersker kunsten å gjøre det lett for leseren. Å lese et verk av en stor forfatter er mye mindre slitsomt enn å arbeide seg gjennom en ubehjelpelig paperback fra kiosken. Det kunstige skillet mellom talespråk og skriftspråk Stort sett har ikke vi nordmenn noe problem med å uttrykke oss muntlig. Men når vi skal skrive, er det en annen sak. Straks vi setter oss ned for å feste våre tanker til papiret, skjer det noe rart med oss. Vi binder oss. Språket blir oppstyltet, setningene blir lengre, og vi erstatter vanlige, dagligdagse ord med finere og mer akademiske vendinger. Hvorfor er det sånn? Spørsmålet er viktig. Skal vi lære skrive bedre, må vi nemlig først forstå hvorfor vi har problemer. 21

Én av grunnene er historisk. I flere hundre år var dansk det offisielle skriftspråket i Norge. Dermed ble det en veldig avstand mellom skrift og tale. Folk sa: Jo takk, vi har det bra. Men de skrev: Vi ere alle ved god Helse. Tale og skrift var i praksis to forskjellige språk, og dette skillet sliter vi med den dag i dag. Problemet merkes spesielt i det offentlige, hvor enkelte saksbehandlere fortsatt bruker en stiv og oppstyltet kanselli-stil som har lite til felles med vanlig talespråk. De skriver ikke «Vi mener at...» men «Etaten er av den oppfatning at...». Skolen må også ta noe av skylda Da jeg gikk på skolen og skrev stil, var én ting som var viktigere enn alt annet: lengden. Fire og en halv side minimum. Og hvis vi skulle skrive om et tema, var det om å gjøre å få med så mye detaljer som mulig, slik at læreren forsto at vi hadde satt oss godt inn i emnet. Vi prøvde også å flette inn fine ord, innskutte bisetninger og annet snacks for å vise at vi behersket ortografi, tegnsetting og andre grammatikalske finurligheter. Med andre ord: Vi skrev for å imponere læreren. I dag er det bedre, men fortsatt skulle jeg ønske at skolen ville legge mer vekt på å få elevene til å skrive enkelt og konsist. 22

Og så var det prestasjonsangsten da Når vi skriver, setter vi opp en mengde stengsler og begrensninger for oss selv. Det er kanskje ikke så rart. Å skrive er tross alt mye mer forpliktende enn å prate. Når du snakker med en annen person kan du hele tiden korrigere deg selv. Hvis hun ikke forstår deg, kan du velge andre ord. Og hvis hun synes det du sier er dumt, kan du moderere det eller slå det bort. Disse mulighetene har du ikke når du skriver. Etter at du har skrevet en tekst og sendt den fra deg, kan du ikke lenger rette på noe. Det er som å spille kort bordet fanger. Mange får helt hetta av dette, og slår nærmest knute på seg av prestasjonsangst. Her må jeg ikke trampe over streken! Hvert ord må veies på gullvekt! Den underlige franske forfatteren George Perec er et godt eksempel. Han omgir skrivingen sin med en lang rekke merkelige formelle regler, og så bruker han en masse energi på å overvinne de problemene han har skapt for seg selv. En anmelder sammenlignet Perecs skrivestil med en tennisspiller som prøver å serve i blinde med venstre arm bundet bak på ryggen, den ene foten i en bøtte og ryggen mot nettet. Spilleren har ballen i munnen, og serven utføres ved at han spytter ballen opp i luften og slår til den. Enkelte nordmenn minner om Perec når de skriver. De arbeider med ryggen mot leseren, en bøtte over hodet og hender og føtter bundet opp av ulike standarder og retningslinjer samtidig som de nesten kveles av alle mulighetene som den nye teknologien gir dem. Men slik behøver det ikke være! I denne boka lærer du hvordan du kan løse opp disse hemningene, slik at du skriver ledig og utvungent. 23

Vekk med skrivesperren Når det gjelder skriving, så er forfatteren av denne boka ikke noe naturtalent. Jeg er ofte i tvil om hvilke ord jeg skal velge, og jeg klarer ikke å riste gode formuleringer ut av ermet. Men jeg sliter ikke med skrivingen. Ikke nå lenger. Jeg har nemlig lært meg sju knep som gjør jobben mye lettere. Her er de: Mestringsknep 1: Ha klart for deg HVA du skal si Hvis du har problemer med å finne de riktige ordene, skyldes det forbausende ofte at tanken bak ikke er helt klar. Du er ikke på det rene med hva du egentlig prøver å si. Rotete tanker gjør skrivejobben tung. Derfor er det uhyre viktig at du lager en komplett og detaljert målanalyse slik jeg har forklart i et tidligere kapittel. Vit nøyaktig hva du skal si før du sier det. Da vil du oppdage at setningene faller på plass av seg selv! Mestringsknep 2: Skriv fort! Ha et avslappet forhold til jobben. Sett deg ned ved tastaturet og skriv i vei. Da får du god flyt i teksten, og den blir lett å lese. Ikke bry deg om stavefeil eller grammatikk, det ordner du siden. Hvis du står fast på et ord eller uttrykk, så bare hopp over det og skriv videre. Sett eventuelt inn et lite merke i teksten (jeg pleier å bruke tre stjerner), slik at du kan finne tilbake siden. Mestringsknep 3: Ta en pause når du står fast Hvis du kommer til et avsnitt som du rett og slett ikke får til, så bli for all del ikke sittende og slite med teksten. Du kan være helt sikker på at jo mer du filer og spikker på ordene jo verre blir det. Hjernen låser seg i et negativt tankemønster som det kan være vanskelig å komme ut av. En annen ting er at leseren vil merke slitet ditt. En tekst som er tung å skrive vil også være tung å lese. 24

Derfor bør du la de små grå få en liten pause. Reis deg. Ta en kopp kaffe, gå en tur, eller slå av en prat med en kollega. Når du begynner å bevege deg, flyter nemlig blodet raskere gjennom kroppen. Da kommer det mer blod til hjernen, og du tenker bedre. Innen du er tilbake ved skjermen din, har du løsningen klar. Dette har du sikkert opplevd selv. Et lite avbrekk er alt som skal til. En klok mann sa: «Glem spørsmålet, så kommer svaret av seg selv». Hvis ikke dette hjelper, skal du huske på at det ikke er noe poeng å løse problemet for enhver pris. Kanskje du heller skulle prøve å omgå det. Kast et nytt blikk på den vanskelige teksten og spør deg selv: Trenger jeg virkelig dette avsnittet? Kanskje jeg kunne sette inn noe annet i stedet? En liste eller en figur? Eller kanskje jeg kan eliminere avsnittet helt ved å forandre litt på teksten som står rett foran. Var det ikke Nasse Nøff som sa: «Ikke noe problem er så stort eller komplisert at man ikke kan løpe fra det»? Mestringsknep 4: Skriv slik du snakker Jeg jobbet en tid i en bedrift hvor dokumentasjonsavdelingen satt i kontorlandskap. Da overhørte jeg følgende samtale mellom to tekniske forfattere: TF1: Jeg er misfornøyd med dette avsnittet jeg har skrevet. Kan du hjelpe meg? TF2: Les det. TF1: «Operatørene initierer fjerntestsekvensen ved å trykke på Remote -knappen, men hvis modemet allerede er i remote modus (angitt ved at Line -lampen er tent) skal han ikke trykke på knappen». TF2: Du har rett. Det der skjønte jeg ikke så mye av. Hva er det egentlig du prøver å si? TF1: Jo altså... Når du skal starte en fjerntest, må du først sjekke om Line -lampen er på. Hvis ikke, må du trykke på Remote -knappen. TF2: Ja men hvorfor skriver du ikke det da? 25