Protokoll 01/12 Tid: Torsdag 02.01.12, kl. 14.00-20.30 Sted: Karl Johans gate 7 Tilstede: Fra adm.: Forfall: Hanne Østby Granmo, Sverre Rosmo, Marit Westerås, Anne Glorvigen Hanstad, Hilde Karterud, Espen Lahnstein, Kirsten Steenberg, Tonje Granmo (NEFU) Henrik Peersen, Jørn Mandla Sibeko Roar Brunstad, Tobias Sundal SAK 01/12 Godkjenning av innkalling og dagsorden Ingen merknader til innkalling. Orienteringssak om invitasjon fra Røysumtunet meldt inn under 14/12. Sak om arv etter Per Øistein Meidell og gjennomføring av årsmøter etter tvangsnedleggelsesparagrafen meldt inn under 16/12 Eventuelt. Innkalling og dagsorden godkjent med endringer. SAK 02/12 Godkjenning av protokoller Det var ingen merknader til FS-protokoll 05/11. FS-protokoll 05/11 godkjent. SAK 03/12 Tvangsnedleggelse - økonomi Kst. generalsekretær redegjorde for den økonomiske situasjonen i lokalforeninger og fylkeslag som ble satt under administrasjon etter vedtak ved FS-møte 5/11, sak 59/11. De aktuelle foreningene var: - Buskerud Fylkeslag av NEF - Nordland Fylkeslag av NEF
- Epilepsiforeningen i Fredrikstad - Epilepsiforeningen i Kragerø - Epilepsiforeningen i Molde - Epilepsiforeningen i Namdal - Epilepsiforeningen i Tromsø - Epilepsiforeningen i Vestoppland - Epilepsiforeningen i Kongsberg Den økonomiske situasjonen i foreningene som er under administrasjon tas til orientering. SAK 04/12 Lederkonferansen 2012 Kst. generalsekretær informerte om forberedelsene som er gjort for NEFs lederkonferanse for 2012, og la frem foreslått program for arrangementet. Det ble bemerket at det tidligere er gjort vedtak på at styret skal ha en time med lokalforeningene de er faddere til, og at programmet derfor må tilpasses dette. Det ble også ytret ønske om at det settes av litt tid ved åpningen av konferansen til å snakke om hvilke forventninger man kan ha til fadderordningen. Program for lederkonferansen 2012 vedtas med endringer. SAK 05/12 Innhold i brosjyrehyller Det ble lagt frem forslag til hvilke brosjyrer som skal være gratisinnhold i brosjyrehyller ved barneavdelinger og nevrologiske avdelinger når de oppdaterte brosjyrene er ferdige. Det ble videre diskutert hvorvidt andre brosjyrer skulle inn i utvalget, med spesielt fokus på brosjyren om Epilepsi og ansettelse, men ble konkludert med at en innholdsendring eventuelt kan gjøres på bakgrunn av tilbakemeldinger. Utvalget av gratisbrosjyrer til brosjyrehyllene ved sykehusavdelinger vedtatt.
SAK 06/12 Budsjett 2012 Organisasjonssekretær la frem foreslått budsjett for 2012, med et forventet plussresultat på kr. 19.658,- Organisasjonssekretær gikk gjennom endringer fra fjorårets budsjett, som i hovedsak var knyttet til årets prosjekter. Budsjettet legges til grunn for forbundets drift i 2012. SAK 07/12 Kvalitetssikringsrutine Kst. generalsekretær presenterte forslag til ny kvalitetssikringsrutine for oppdatering av organisasjonens vedtekter, som vedtatt i FS-møte 5/11. Rutinen innebærer at vedtektene skal attesteres og signeres av forbundsleder og generalsekretær. Rutinene for oppdatering av vedtekter etter landsmøter innføres. SAK 08/12 Oppfølging av kontingentutvalgets rapport Organisasjonssekretær la frem administrasjonens vurderinger og anbefalinger for oppfølging av kontingentutvalgets rapport. Administrasjonen støttet kontingentutvalgets anbefaling om å fremme forslag om at muligheten for å tegne firma- og støttemedlemskap i NEF fjernes ved neste landsmøte. Administrasjonen støttet også kontingentutvalgets anbefaling om at differensiering av kontingentsatser ikke innføres. Kontingentutvalget hadde i tillegg 7 ekstra anbefalinger, hvor organisasjonssekretær fremla administrasjonens anbefalinger enkeltvis. Styret ønsket følgende punkter skal tas med i administrasjonens videre arbeid. - Det ønskes en gjennomtenkt strategi for hvordan NEF tar imot nye medlemmer, hvor mulighetene for introduksjonskurs, introduksjonsvideo eller annet introduksjonsmateriell vurderes. Dette tas opp som en prosjektidé på neste styremøte. - En oversikt over hva det koster å innføre løsninger for autogiro og e-faktura på neste FS-møte.
- Oppfølging av ringerunden til medlemmer som ikke har betalt, gjennom en oversikt over hvor mange som faktisk betaler etter å ha mottatt telefon fra NEF. 1. Forslag om endring av vedtektenes 2.1 og 2.2 videresendes til lovkomiteen. 2. Det fremmes ikke forslag om differensiering av kontingentsatsene for landsmøtet 2012. 3. Administrasjonens vurdering av kontingentutvalgets rapport og forbundsstyrets påfølgende diskusjon legges til grunn for administrasjonenes videre arbeid. SAK 09/12 Medlemsfordeler og firmaavtaler Kst. generalsekretær reiste spørsmål om medlemsfordeler og firmaavtaler på generelt grunnlag, på bakgrunn av ulike henvendelser til administrasjonen og kontingentutvalgets rapport. Saken ble denne gangen reist med spørsmål om avtaler som gir økonomisk gevinst til NEF sentralt kan brukes som et nytt element i avgjørelsen. Det ble foreslått at generalsekretær gis mandat til å inngå slike avtaler, men ikke dersom: - avtalen gir den andre part tilgang til informasjon om NEFs medlemmer. - avtalen innebærer at den andre part selv kan reklamere om sitt tilbud gjennom direktemarkedsføring til NEFs medlemmer. - avtalen representerer et selskap eller et produkt som kan oppfattes som uetisk, er i strid med norsk lov eller ikke er i overensstemmelse med NEFs øvrige politikk. - avtalen ikke er mulig å annullere uten direkte negative økonomiske konsekvenser for NEF. Forbundsstyret gir generalsekretær mandat til å inngå firmaavtaler og avtaler om medlemsfordeler som gir økonomisk gevinst for NEF sentralt, i henhold til gjeldende føringer. I tvilstilfeller må avgjørelsen løftes til forbundsstyret.
SAK 10/12 Gratis informasjon på epilepsi.no Det ble diskutert hvorvidt brosjyremateriell bør være tilgjengelig som gratis datafil for alle besøkende på NEFs nettsider, eller om disse kun skal være forbeholdt organisasjonens medlemmer. Vurderingen ble gjort opp mot NEFs formålsparagraf og i lys av at en av NEFs fremste oppgaver er å drive informasjonsarbeid. Elektroniske utgaver av NEFs brosjyrer gjøres tilgjengelig for alle på www.epilepsi.no. SAK 11/12 Epilepsiforeningen i Nord-Helgeland Kst. generalsekretær la frem protokoll fra årsmøte i Epilepsiforeningen i Rana, hvor det var vedtatt at foreningen skulle utvide sitt geografiske område og skifte navn til Epilepsiforeningen i Nord-Helgeland. Problemstilling knyttet til overlapping av geografisk område ble løftet med utgangspunkt i at det ikke foreligger noe total oversikt over kommunetilknytning for de forskjellige foreningene. Styret ga i forlengelse av denne problemstillingen om at administrasjonen skaffer best mulig oversikt over hvilke kommuner som er tilknyttet de ulike lokalforeningene i NEF. Det ble samtidig bemerket at det er behov for noen prinsipielle beslutninger om grensedragning og medlemstilhørighet. 1. Epilepsiforeningen i Rana får innvilget navneendring til Epilepsiforeningen i Nord-Helgeland. 2. Administrasjonen utreder hvilke kommuner som naturlig tilhører dette området. 3. Medlemmer med sentral tilknytning i de aktuelle kommunene vil få informasjon om Epilepsiforeningen i Nord-Helgeland.
SAK 12/12 Landsmøterepresentasjonsutvalget 1. Nestleder Sverre Rosmo redegjorde for arbeidet til landsmøterepresentasjonsutvalget så langt, for at forbundsstyret skulle kunne komme med innspill. Utvalget har vurdert fire forskjellige former for representasjon ved landsmøter, og sammenlignet styrker og svakheter. Det ble bemerket at landsmøtets mandat om utredning kan tolkes bredere enn det har blitt gjort så langt, og at videre undersøkelse av alternativene kunne gjøre temaet mer forståelig ved landsmøtet 2012. Forbundsstyrets innspill tas til etterretning i utvalgets videre arbeid. SAK 13/12 Arbeids- og strategiprogram 2012-2014 Kst. generalsekretær la frem forslag til overordnede satsningsområder i neste arbeids- og strategiprogram, samt redegjørelse for arbeidet og vurderingene som ligger bak satsningsområdene. Det var bred enighet om å beholde og jobbe videre med de fremlagte satsningsområdene. Administrasjonen ble i den forbindelse bedt om å gå videre med en konkretisering av målsetninger under de to første satsningsområdene, Kunnskap til folket og NEF en slagkraftig organisasjon. Det ble også bestemt at punktene 3 og 4 trengte ytterligere klargjøring og bearbeidelse før eventuelle målsetninger kan settes opp på en god måte. Til sist ble det besluttet en reformulering av navnet i satsningsområde 3, og et ønske om at formuleringer av satsingsområder og mål tydeligere favner skole og PNES-diagnosen. Forbundsstyrets diskusjon legges til grunn for den videre utarbeidelsen av arbeids- og strategiprogram 2012-2014.
SAK 14/12 Orienteringssaker - Regionalt kompetansesenter for epilepsi og autisme: Kst. generalsekretær Henrik Peersen har blitt oppnevnt til referansegruppe for Regionalt kompetansesenter for epilepsi og autisme. - Invitasjon fra Røysumtunet: NEF har mottatt invitasjon fra Røysumtunet om å ha arranger forbundsstyremøte hos dem. De har fått svar om at dette eventuelt må bli i neste landsmøteperiode da årets kalender allerede er lagt. - Ansettelse av generalsekretær: Søknadsfristen til stillingen som generalsekretær gikk ut fredag 03.02. Det ble delt ut et internt notat om status. SAK 15/12 Siden sist og oppfølging av fadderansvar Styrets medlemmer informerte om aktuelle saker som de mente kunne være av interesse. Espen Lahnstein informerte om at han har blitt oppnevnt som vara til sentralt brukerforum i NAV og at rapporten for arbeids- og utdanningsreiser er ferdigstilt. Den ligger nå til vurdering i Arbeidsdepartementet. SAK 16/11 Eventuelt o Arv etter Per Øistein Meidell NEF har mottatt underretning om arv etter avdøde Per Øystein Meidell. Administrasjonen har vært i kontakt med hjelpeverge, som anslår verdien til å være omtrent kr. 2 300 000,-, med omtrent kr. 40 000 i heftelser. Fristen for å svare om arven aksepteres eller ikke er i dag satt til 7. mars av Eiker, Modum og Sigdal Tingrett. Det informeres videre om at overformynderiet før Meidells bortgang godkjente bruk av inntil kroner 15.000,- i advokatutgifter for hjelpeverget, til å fremme krav om erstatning for slett arbeid av Meidells tidligere advokat i forbindelse med salg av leilighet. Meidells hjelpeverge har
kontakt med en advokat som vil forberede og sende inn saken for overnevnte vederlag, dersom styret ønsker dette. Kravet forventes å være omkring kr. 400 000,-. 1. Kst. generalsekretær avstemmer med en jurist og etterspør en anbefaling som videreformidles til forbundsstyret. Anbefaling og avgjørelse knyttet til arven følges opp som maildialog i forbundsstyret. 2. Kst. generalsekretær undersøker i hvilken grad styremedlemmer kan bli stilt ansvarlige for forhold knyttet til økonomi. 3. Kst. generalsekretær avtemmer med en jurist og etterspør en anbefaling som kan legges til grunn for forbundsstyrets avgjørelse. Dette følges opp som maildialog i forbundsstyret. o Gjennomføring av årsmøter etter tvangsnedleggelsesparagrafen Det ble redegjort for administrasjonens planlagte fremdrift i forbindelse med gjennomføring av årsmøter etter tvangsnedleggelsesparagrafen. Styret formidlet behov for avklaring rundt hva som kreves for at innkalling og gjennomføring av årsmøte kan anses som gyldig i henhold til vedtektenes 3.5. Da dette bør avklares snarlig ble det besluttet å ta videre dialog og diskusjon over mail. Avklaring knyttet til krav for gyldig innkalling og gjennomføring av årsmøte for foreninger under administrasjon avgjøres per e-post. Møtet hevet kl. 20.30 ref Jørn Mandla Sibeko