Til medlemmene av kontrollutvalget Jnr. 68/10 M Ø T E I N N K A L L I N G Tid: 9. juni 2010 kl 18:00 Sted: Rådhuset, formannskapssalen NB! Møtet holdes for åpne dører. Publikum bes ta kontakt på tlf. 959 39 656. Til behandling: Sak 18/10 Protokoll fra møtet 19. mai 2010 Sak 19/10 Sak 20/10 Forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjon av anskaffelser Forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjon av kvaliteten på Sykehjemstilbudet Sak 21/10 Årsregnskap og årsberetning for Vestby havn for 2009 Sak 22/10 Revisjonens rapport for revisjonsåret 2009 Sak 23/10 Sak 24 /10 Sak 25/10 Sak 26/10 Eventuelt Rådmannens oppfølging av rapporten om barnevernetjenesten hjelpetiltak i hjemmet Oppfølging av barn i fosterhjem - tilsynsbesøk Møteplan for høsten Orienteringssaker Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren 2. juni 2010 Liv Løberg /s./ Leder Jan T. Løkken Kopi: Ordfører Rådmann BDO
Sak 18/10 Protokoll fra møtet 19. mai 2010 en sendte et forslag til protokoll til utvalgets medlemmer via e-post den 20. mai. En presisering ble gjort på grunnlag av merknadene. Vi har sendt særutskrift av sak 16/10 Kommunens årsregnskap og årsmelding for 2009 til kommunestyret. I e-post av 26. mai til rådmannen har vi oversendt utvalgets vedtak under Eventuelt og bedt om en skriftlig redegjørelse for journalføring og etterlevelsen av svarfrister. Innstilling: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 19. mai 2010 godkjennes. Ås, den 27. mai 2010 Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 19. mai 2010.
KONTROLLUTVALGET I VESTBY KOMMUNE PROTOKOLL Fra møtet i Vestby rådhus onsdag 19. mai 2010 kl. 18.00 kl. 19.15 Til stede: Liv Løberg (leder) Lars Johan Rustad Bjørg Sellevoll Gunvor Vedvik Paal Jargel Fra sekretariatet: Jan T. Løkken Fra BDO AS: Hovedrevisor Stein Jøraandstad Innkalling og dagsorden ble godkjent Sak 15/10 Protokoll fra møtet 21. april 2010 Innstilling: Vedtak: Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 21. april 2010 godkjennes. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sak 16/10 Kommunens årsregnskap og årsmelding for 2009 Innstilling: Kontrollutvalgets uttalelse om Vestby kommunes årsregnskap for 2009: Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen fra BDO AS datert 15. april 2010 og rådmannens årsmelding. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Vestby kommunes årsregnskap for 2009. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner det framlagte regnskapet for Vestby kommune for 2009. Vedtaket oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Behandling: Økonomisjef Sjur Authen orienterte og svarte på spørsmål. Vedtak: Innstillingen ble enstemmig vedtatt.
Sak 17/10 Innstilling: Vedtak: Orienteringssaker Orienteringssaken tas til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Eventuelt Paal Jargel viste til en henvendelse han har fått fra en innbygger i kommunen vedr. manglende journalføring og svar på spørsmål vedr. prisutviklingen på vann og kloakkavgiftene. Vedk. har fått automatiske svar om at hans e-post er mottatt, men hevder at han ikke har fått svar på sine spørsmål innen rimelig tid og at adm. ikke kan finne igjen hans brev. Vedtak: Sekretariatet ber om en skriftlig orientering om kommunens rutiner for journalføring av innkomne brev og e-post og etterlevelsen av event. svarfrister blant annet innen vann- og kloakk-sektoren. I tillegg bes om en orientering om status for de brevene som ifølge henvendelsen i denne saken ikke kan gjenfinnes. Vestby, den 26. mai 2010 Liv Løberg leder Lars Johan Rustad
Sak 19/10 Forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjon av anskaffelser i Vestby kommune Kommunestyret valgte i sitt møte 10. mai, jf. sak 34/10, Østfold kommunerevisjon IKS som revisor for de to forvaltningsrevisjonene som vi hadde innhentet anbud på. Senere er kontrakt inngått med selskapet om gjennomføring av revisjonen, se kopi under orienteringer. Det følger av kontrakten at prosjektene skal belyse de problemstillingene som framgår av Kontrollutvalgets brev av 18. mars 2010 og selskapets tilbud datert 12. april 2010. Sekretariatet konstaterer at formål og problemstillinger i prosjektplanen er i samsvar med kontrollutvalgets vedtak. I milepelsplanen er det tatt høyde for at rapporten behandles i kontrollutvalget 15. oktober d.å. Innstilling: Kontrollutvalget godkjenner Østfold kommunerevisjon IKS prosjektplan for Anskaffelser datert 28. mai 2010. Ås, den 1. juni 2010 Vedlegg:. Østfold kommunerevisjon IKS prosjektplan for Anskaffelser datert 28. mai 2010. Kontrollutvalgets brev av 18. mars 2010 med anbudsinvitasjon
Sak 20/10 Forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjon av kvaliteten i sykehjemstilbudet Jf. sak 19/10 og bakgrunnen for prosjektet. Revisjonen har i sitt forslag til prosjektplan gruppert kontrollutvalgets problemstillinger på et mer overordnet nivå. Sekretariatet konstaterer at formål og problemstillinger i prosjektplanen er i samsvar med kontrollutvalgets vedtak. I milepelsplanen er det tatt høyde for at rapporten behandles i kontrollutvalget 15. oktober d.å. Innstilling: Kontrollutvalget godkjenner Østfold kommunerevisjon IKS prosjektplan for Kvalitet i sykehjemstilbudet datert 28. mai 2010. Ås, den 1. juni 2010 Vedlegg:. Østfold kommunerevisjon IKS prosjektplan for Kvalitet i sykehjemstilbudet datert 28. mai 2010.
Sak 21/10 Vestby havns årsregnskap og årsberetning for 2009 Som følge av at årsregnskapet, årsberetningen og årsmeldingen for Vestby havn ikke ble avlagt innen lovens frist, avga BDO først en revisjonsberetning datert 15. april 2010 som meddelte at en følgelig ikke hadde vært i stand til å utføre revisjonen. Årsregnskapet og årsberetningen/årsmeldingen ble seinere lagt fram og BDO avga en ny revisjonserklæring til erstatning for den første den 28. mai d.å. Beretningen inneholder en presisering om at regnskapet for Vestby havn ikke er avlagt innen lovens frist. Regnskapet viser et negativt netto driftsresultat på 0,5 millioner kroner. Årsberetningen peker på renter og avdrag på lån som en viktig faktor for havnas utgiftsbilde. Merforbruket ble dekket inn ved å benytte tidligere avsetninger. Kontrollutvalget skal avgi en uttalelse som skal følge regnskapssaken sammen med revisjonsberetningen til kommunestyret. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget har i møtet 9. juni 2010 behandlet Vestby havns årsregnskap for 2009. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, årsmeldingen, årsberetningen og revisjonsberetningen datert 28. mai 2010. Kontrollutvalget merker seg at regnskapet er avlagt med en presisering. Utover det som fremgår av revisjonsberetningen av 28. mai 2010, har kontrollutvalget ikke merknader til Vestby havns årsregnskap for 2009. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner det fremlagte regnskapet for Vestby havn for 2009. 1. juni 2010 Vedlegg: Vestby havnekasse regnskap og årsmelding/årsberetning for 2009 FDRs revisjonsberetning for Vestby havnekasse for 2009, datert henholdsvis 15. april 2010 og 28. mai 2010.
Sak 22/10 Revisjonens rapport for revisjonsåret 2009 Kontrollutvalgsforskriften 6 gir kontrollutvalgene en plikt til å påse at regnskapsrevisjonen skjer på en betryggende måte. De krav som gjelder for regnskapsrevisjon framgår av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. I årsrapporten for revisjonsåret 2009 ( 1.5 2009 30.4 2010) viser BDO blant annet til at administrasjonssjefen ikke avla regnskapet for Vestby havn innen lovens frist. Se egen sak om regnskapet for Vestby havn. BDO oppsummerer revisjonsåret med at gjennomføringen av revisjonen har gått greit og at kvaliteten på mottatt materiale er relativt god. Vedlagt årsrapporten følger også kopi av en interimsrapport stilet til Vestby kommune datert 24. november 2009 og utkast til denne rapporten datert 26. oktober. Den endelige interimsrapporten ble behandlet i kontrollutvalgets møte den 2. desember 2009. BDO mener for øvrig i årsrapporten at administrasjonen (skal) ha anledning til å kommentere innholdet i slike rapporter før de blir offentliggjort. Sekretariatet mener BDOs oppfatning om tidspunktet for offentliggjøring er i strid med offentleglova 16, jf. 3 og 4: Saksdokument er etter 3 åpne for innsyn dersom ikke annet følger av lov. Etter Ofl. 4, 2. ledd, defineres saksdokument definert som dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ. Ofl. 16, 1. ledd, c) slår fast at unntakene fra innsynsretten ikke gjelder dokument frå eller til kommunale og fylkeskommunale kontrollutval, revisjonsorgan og klagenemnder, (Offentleglova finnes på www.lovdata.no) Det ville uansett vært en fordel om kontrollutvalget hadde fått en kopi av interimsrapporten datert 26. oktober 2009, så snart dette forelå. Innstilling: 1. Kontrollutvalget tar BDOs årsrapport for revisjonsåret 2009 til orientering. 2. I tråd med offentleglova 16, jf. 3 og 4, mener kontrollutvalget alle dokumenter som sendes fra eller til kommunens revisjonsorgan åpnes for offentlig innsyn. Ås, den 1. juni 2010 Vedlegg: BDOs årsrapport revisjon perioden 1/5-2009 30/4 2010 Vestby kommune datert 28. mai 2010 med vedlagte interimsrapporter av 26. oktober og 24. november 2009
Sak 21/10 Rådmannens oppfølging av rapporten om barnevernet hjelpetiltak i hjemmet Kommunestyret sluttet seg i sak 2/10 den 1. februar d.å. til kontrollutvalgets innstilling vedr. forvaltningsrevisjonsrapporten om Barneverntjenesten hjelpetiltak i hjemmet. Rådmannen ble bedt om å følge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget innen tre måneder. Forvaltningsrevisjonsrapporten kan leses på FIKS sine internettsider: www.follofiks.no. Tilbakemeldingen, signert helse- og barnevernsjefen, forelå i brev av 9. april 2010. I brevet blir det også vist til administrasjonens høringsuttalelse av 20.oktober 2009 til et utkast til forvaltningsrevisjonsrapport. Det vil være en fordel om administrasjonen for framtida ga en samlet rapport om oppfølgingen av anbefalingene etter at kommunestyret har fattet sitt vedtak i slike rapporter. Anbefaling 1. Det bør vurderes tiltak som kan bedre rapporteringspraksisen fra barnehagene i tråd med den nasjonale satsingen på dette området. Adminstrasjonens tilbakemelding: I brevet av 20.10.09 vises det blant annet til et nytt, årlig seminar for barnehagens ansatte. Brevet av 9.4.10 viser til at antallet rapporterte saker fra barnehagene steg fra 3 i 2008 til 10 i 2009. Så langt i år 4 saker rapportert. Sekretariatet antar etter dette at antallet rapporterte saker er kommet opp på et høyere nivå enn da anbefalingen ovenfor ble formulert. Anbefaling 2. Barneverntjenesten bør følger opp at den halvårlige innrapporteringen til Fylkesmannen er korrekt. Administrasjonen melder at rapporteringen nå, pga. nytt fagprogram, er korrekt. Anbefaling 3. Saksbehandlingen av meldinger, undersøkelser og tiltaksplaner bør dokumenteres ved å la sjekklistene som barneverntjenesten benytter, inngå som et dokument i den enkelte saksmappe. Administrasjonens tilbakemeldinger peker på at undersøkelsesplanen som lages som et dokument i saken, ivaretar formålet med sjekklistene. Anbefaling 4. Kommunen bør sikre at alle barn har gyldig tiltaksplan. Administrasjonen melder om en forbedring på dette området. Pr. 9.4.10 hadde 6 av 81 barn ikke gyldig tiltaksplan. Dette skyldes at en avventer møte med familiene og dels tjenestens arbeidspress. Anbefaling 5. Barneverntjenesten bør sikre at tiltaksplaner blir utformet i henhold til tjenestens egne retningslinjer, herunder også legge vekt på gode målformuleringer.
Administrasjonen svarer at det aktivt med å få gode mål og en nyttig operasjonalisering av disse. Anbefaling 6. Barneverntjenesten bør følge opp den gjennomførte brukerundersøkelsen. Dette gjelder spesielt i forhold til tilbakemeldingene om manglende bedring av barnets situasjon i saker hvor tiltak er avsluttet eller saken henlagt Administrasjonen pekte i sin uttalelse 20.10.09 på at det, pga kompleksiteten i sakene, kan være utfordrende med brukerundersøkelser. I det siste brevet vises det bl.a. til at det enkelte ganger kan være ulik forståelse av hvilken type hjelp som er hensiktsmessig for familien, men at det arbeides aktivt med mål som kan bidra til en felles forståelse om barnets situasjon. Sekretariatets konklusjon: Administrasjonens brev av 9. april d.å. viser at den arbeider aktivt med å følge opp rapportens anbefalinger. Innstilling: Kontrollutvalget tar administrasjonens tilbakemelding om oppfølgingen av forvaltnignsrevisjnsrapporten til orientering. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar administrasjonens tilbakemelding, jf. brev av 9. april 2010, om oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten om Barneverntjenesten hjelpetiltak i hjemmet til orientering. Ås, den 27. mai 2010 Vedlegg: Helse- og barnevernsjefens brev av 9. april 2010
Sak 24/10 Oppfølging av barn i fosterhjem - tilsynsbesøk Kontrollutvalget behandlet i sak 10/10, jf. møte 17. mars d.å. helse- og barnevernsjefens årlige tilbakemelding om oppfølgingen av barn i fosterhjem. Kontrollutvalget gjorde følgende vedtak: Kontrollutvalget ber om en redegjørelse for hvilke resultater som ble oppnådd etter at purring på tilsynsførere ble foretatt. Utvalget er videre bekymret for at tilsynsførers sykdom er årsak til at tilsynsbesøk utelates og ber om en orientering for rutinene som følges. Helse- og barnevernsjefens svar forelå i brev av 19. april d.å. I brevet redegjøres for de endringer som er gjort overfor tilsynsførere som ikke ivaretar sine oppgaver. Det arbeides med å skaffe nye tilsynsførere. I 2009 ble det registrert ett avvik mht. tilsynsbesøk pga. sykdom. Sekretariatet antar at barnevernsjefen vil orientere om resultatet av praksisomleggingen i neste års rapport. Innstilling: Kontrollutvalget tar Helse- og barnevernsjefens brev av 19. april d.å. vedr. oppfølging av barn i fosterhjem til orientering. Ås, den 28. mai 2010 Vedlegg: Kopi av utv.sak. 10/10 Helse- og barnevernsjefens brev av 19. april til kontrollutvalget.
Sak 25/10 Møteplan for høsten Utvalget har normalt sine møter på onsdager kl. 18 i formannskapssalen i Rådhuset. Annet halvår 2009 ble det avholdt 3 møter, pluss faglig forum. Møtene bør ikke kollidere med møtene i kommunestyret. Elin Tokerød har sendt oss denne planen: August September Oktober November Desember KOMMUNESTYRET 13. 11. 08. 06. 10. FORMANNSKAPET 30. 27. 25. 22. PLAN OG MILJØUTVALGET 23. 20. 18. 15. Vi har ikke mottatt møteplanen for kommunestyret ennå og forslaget til møteplan for kontrollutvalget legges derfor fram med forbehold. Styret i FIKS har vedtatt at faglig forum i år skal holdes den 25. august i kommunestyresalen i Oppegård Rådhus. Deltakelse vil bli honorert som et vanlig kontrollutvalgsmøte. Eventuelle ekstramøter vedtas etter behov. Innstilling: Kontrollutvalget har møte på følgende dager høsten 2010: 25. august (faglig forum i Oppegård rådhus, kommunestyresalen) 15. september 27. oktober 8. desember Alle dager fra kl 18.00 Ås, den 1. juni 2010
Sak 26/10 Orienteringssaker Vedlegg: 1) Klipp fra Aftenposten publisert 18.5. d.å. vedr. innsyn i kommunalt eid selskap 2) Særutskrift kommunestyrets behandling 10.5.10 valg av revisor til forvaltningsrevisjon 3) Forvaltningsrevisjon 2010 kopi av tildelingsbrev og kontrakt om forvaltningsrevisjon. Merknader fra Deloitte vedr. valg av revisor og sekretariatets svar. 4) Rapport 1. tertial 2010 Vestby kommune 5) Aktivitetsplanen pr. 02.06.2010 Innstilling: Orienteringssakene tas til orientering. Ås, den 2. juni 2010