Oslo universitetssykehus HF Kommunikasjon Oslo, 10. desember 2008 Med bakgrunn i de mål som ligger til grunn for etableringen av Oslo universitetssykehus - og føringer som ligger i mandatet til de tre kommunikasjonsdirektørene - presenteres her et forslag til videre arbeid med kommunikasjon i Oslo universitetssykehus. Forslaget har vært til høring hos de kommunikasjonsansvarlige på Aker, Rikshospitalet og Ullevål, og jeg har forsøkt å ta hensyn til de ulike innspillene som har kommet. Jonette Øyen, kommunikasjonsdirektør, Ullevål. Bakgrunn God og samordnet kommunikasjon i de riktige kanalene er en forutsetning for å få på plass en vellykket etablering av Oslo universitetssykehus, og at det nye sykehuset skal kunne gjennomføre sitt oppdrag på en best mulig måte. Kommunikasjonsfunksjonen er strategisk forankret, og en kommunikasjonsstrategi kan normalt ikke komme på plass før virksomhetens overordnete visjon, virksomhetsidé, strategi, mål og verdier er på plass. Det innebærer også at vi må vente med å utvikle ny logo og brevmaler. Samtidig haster det med å sikre styreleder og den nye ledelsen kanaler for kommunikasjon når Oslo universitetssykehus er operativt fra nyttår. Derfor bør arbeidet med kommunikasjon deles i to faser. Fase 1 (fra nyttår til ny organisering er på plass noen måneder) vil være en mer operativt forankret fase enn fase 2 (fra organisering er på plass i løpet av våren), der vi kan utvikle ny kommunikasjonsstrategi parallelt med ny grafisk profil, logo, brevmaler, felles internett/intranett med mer. Vi bør så langt det er mulig også angripe den første fasen strategisk, og strukturere innspillene som i en enkel kommunikasjonsplan. Forslag til kommunikasjonsplan fase 1: Hovedutfordringer - og risikomomenter ukoordinerte og sprikende budskap fra de tre helseforetakene gjør at Oslo universitetssykehus fremstår som lite koordinert og enhetlig uklarhet om hvem som skal snakke på vegne av det nye helseforetaket, når ekspertisen er plassert på flere ulike sykehus utydelig hvordan det nye helseforetaket skal fremstå inntil ny organisasjon er på plass pasientene er usikre på hvilket sykehus de skal til og på om sammenslåingen får praktiske konsekvenser for dem usikkerhet blant ansatte om fremtiden - fare for å miste viktig/kritisk kompetanse posisjonering mot stillinger i den nye organisasjonen kan gjøre det vanskelig å være koordinert/enige om løsninger til beste for pasientene kulturforskjeller innad i organisasjonen kan skape splid 1
krevende for ansatte å kombinere løpende drift med stor omstilling usikkerhet blant fastleger, kommunehelsetjeneste og andre om hvor de skal henvise pasienter og hvem som har ansvar for hvilken behandling All den tid Oslo universitetssykehus ikke har på plass de endelige formuleringer for visjon, mål og verdier er det nødvendig å forsøke seg på noen foreløpige formuleringer knyttet til kommunikasjonsmål og budskap. Disse er nødvendige for kommunikasjonsarbeidet inntil videre. Hovedmål for kommunikasjon i Oslo universitetssykehus Synliggjøre Oslo universitetssykehus og balansere fremtidsbildet med realitetsorientering om prosess og tidsplan Sikre best mulig utvikling og implementering av ny organisasjon Sikre koordinert kommunikasjon med tydelige budskap og avsender(e) både internt og eksternt Skape bred intern oppslutning om valgte løsninger og redusere friksjon Sørge for rask, relevant og saklig respons på (kritiske) innspill og spørsmål fra ulike aktører Hovedmålgrupper Linjeledere i den nye organisasjonen Samtlige ansatte i den nye organisasjonen Tillitsvalgte og vernetjenesten Mediene Helse Sør-Øst, andre sykehus, myndigheter Pasienter og pasientinteresser (brukerorganisasjoner, pasientombudet mv.) Henvisende instanser Stortingets Helse- og omsorgskomité (valgår), politikere Samarbeidspartnere nasjonalt og internasjonalt Hovedbudskap ønsket etterlatt inntrykk Pasientene er i fokus: Det nye sykehuset skal representere et pasienttilbud Norge ikke har sett maken til Sammen skal vi bidra til å skape et av Europas beste sykehus De organisasjonsmessige utfordringene klarer vi å løse når vi samarbeider Tiltak/kanaler Internt nyhetsbrev Felles, enkel og foreløpig internettside med pekere til respektive sykshusnettsider Koordinerte/felles nyhetssaker på de tre intranettene Koordinerte allmøter og nettmøter Medieberedskap, med koordinert budskapsplattform og klarhet i hvem som uttaler seg om hva Retningslinje for hvordan Oslo universitetssykehus presenteres på for eksempel sentralbord Gjennomføring De tre kommunikasjonsdirektørene har alt etablert noen tverrgående grupper som forbereder tiltak, og flere er under planlegging. Inntil grafisk profil og logo er etablert er det viktig å fremstå 2
så nøytralt som mulig for ikke å legge føringer for hvordan Oslo universitetssykehus endelige profil både i innhold og form - skal se ut. Her følger en enkel gjennomgang av de ulike tiltakene: Nyhetsbrev Målet med nyhetsbrevet er å nå ansatte i Oslo universitetssykehus med informasjon om omstillingsprosessen. I første fase vil innholdet speile overordnede avgjørelser og prosesser. Disse sakene kommenteres av ledelsesnivået ved Oslo universitetssykehus. Nyhetsbrevet skal ha en nøytral grafisk profil, komme ut hver 14. dag eller etter behov, og være elektronisk. Det legges på intranettene i pdf-format slik at det kan skrives ut og distribueres/henges opp i avdelingene. Første utgave sendes alle ansatte første uke i januar 2009. Internett Nøytral, enkel internettside, www.oslouniversitetssykehus.no, etableres fra nyttår. Innholdet bør i første omgang bestå av korte fakta, kontaktinfo og lenker til Aker, Rikshospitalet, Ullevål og Helse Sør-Østs nettsider. Etter hvert som det skjer endringer, vil korte nyheter kunne legges ut fortløpende. Domenet er opprettet og vil bli overført til nytt organisasjonsnummer. Intranett Alle de tre tidligere foretakene har etablerte intranett på ulike plattformer. Inntil det er etablert en felles plattform for Oslo universitetssykehus vil interninformasjon fortsatt ligge på de respektive intranettene. De tre intranettredaktørene koordinerer seg i mellom slik at fellesinformasjon legges likt på alles intranett. Det bør også opprettes et område på hvert intranett under en vignett for Oslo universitetssykehus der all praktisk informasjon og nyheter kan samles. Allmøter Ved behov vil det bli gjennomført allmøter. Powerpointpresentasjonen må lages på en nøytral mal (som for internett og nyhetsbrev) og ha likt innhold uansett hvor den presenteres. De som i dag har ansvaret for å organisere allmøter på Aker, Rikshospitalet og Ullevål fortsetter med å gjøre det på bestilling fra ledelsen i Oslo universitetssykehus. Det kan også være aktuelt å gjennomføre felles nettmøter. Medieberedskap Alle kommunikasjonsavdelingene har i dag medieberedskap og vil fortsette å håndtere mediehenvendelser som før. Alle spørsmål som gjelder aktiviteter på opprinnelige sykehus håndteres av nærmeste leder/fagperson i følge egen mediepolicy. Når det gjelder spørsmål om Oslo universitetssykehus og policy for det nye sykehuset kanaliseres disse forespørslene til styreleder eller adm.dir. Ledelsen ved Oslo universitetssykehus bør ha en fast kommunikasjonsressurs som kan ivareta og koordinere slike henvendelser, og sikre et enhetlig budskap også når tidligere Aker, Rikshospitalet og Ullevål uttaler seg om Oslo universitetssykehus. Det bør lages en ansvarsfordelingsplan for medieberedskap. Det bør også lages en samkjørt plan for innsalg/profilering i mediene. Slik svarer sentralbordene/de ansatte I den grad målet er å starte "brandingen" av Oslo universitetssykehus fra 1. januar 2009 bør også sentralbordet svare: Oslo universitetssykehus. Det er sentralt for legitimitet og forankring av 3
Oslo universitetssykehus at dette navnet brukes av alle tre sammenslåingsparter når man svarer i telefonen. Men vi har foreløpig tre separate telefonsentraler - som ikke kan sette telefoner over på tvers av sykehusene. Det foreslås at man som en overgangsordning, og kun til man har ett felles system for telefonsentral, legger til en tilleggsinformasjon. Alternativ 1 er å føye til navnet på det gamle sykehuset, slik; Oslo universitetssykehus, Aker, Oslo universitetssykehus, Rikshospitalet eller Oslo universitetssykehus, Ullevål. Alternativ 2 er å bruke geografi, slik: Oslo universitetssykehus, Sinsen, Oslo universitetssykehus, Gaustad, Oslo universitetssykehus, Kirkeveien eller Oslo universitetssykehus, Dikemark og så videre. Her er det uenighet i kommunikasjonsgruppen om løsning. Brevark og maler Inntil ny grafisk profil er på plass er det naturlig for oss å benytte de nøkkeltrykksaker vi har i dag (brevark, konvolutter, visittkort etc) og å være nøysomme med å bestille nytt. Katalogoppføringer Det må avklares raskt hvordan Oslo universitetssykehus skal fremstå i telefonkataloger med mer, og hvordan Aker, Rikshospitalet og Ullevål skal fremstå. Dette bør avklares i gruppen som har fått ansvar for telefoni og sentralbord. Beredskap Ullevål har i dag et nasjonalt beredskapsansvar. Dette videreføres gjennom Oslo universitetssykehus. For beredskapskommunikasjon vil det være naturlig at det er kommunikasjonsavdelingen på Ullevål som ivaretar hovedansvaret i første fase, men i tett samarbeid med Aker og Rikshospitalets avdelinger. Det må utarbeidet oppdaterte kommunikasjonsberedskapsplaner. Kommunikasjonsarbeid for fase 2: Målet er å så raskt som mulig å komme i gang med arbeidet med å utvikle en ny kommunikasjonsstrategi for Oslo universitetssykehus. En kommunikasjonsstrategi er viktig for å kunne nå sykehusets overordnete mål og bidra til å profilere sykehuset på en god måte. God, koordinert og profesjonell kommunikasjon bidrar til å styrke det nye sykehusets omdømme. Kommunikasjonsstrategien skal være forankret både i sykehusets overordnete strategi og i Helse Sør-Østs kommunikasjonsstrategi. Parallelt med arbeidet med kommunikasjonsstrategi igangsettes arbeidet med tiltak som forberedes slik at de kan komme raskt på plass når kommunikasjonsstrategien er klar. Det etableres flere tverrgående grupper, med fokus på grafisk profil, logo, permanente nettløsninger, nyhetskanaler, beredskapsplaner, pasientinformasjon, mediehåndtering, medierådgivning, medieovervåking med mer. Kort om struktur i en kommunikasjonsstrategi - Hovedutfordringer for kommunikasjon risikomomenter/situasjonsanalyse 4
- Mål for kommunikasjonen ved Oslo universitetssykehus - Prioriterte målgrupper - Hovedbudskap ønsket etterlatt inntrykk - Tiltak - Organisering og ressurser for å gjennomføre tiltak - Handlingsplan - tidsplan Det kan være aktuelt å vurdere en lanseringsdato for det nye sykehuset, rent grafisk. Når ny grafisk profil og logo er klar, med nye brevmaler mm, kan det gjennomføres en markering/kampanje for lansering av Oslo universitetssykehus. Dette må vi komme tilbake til når ny ledelse er på plass. Når det gjelder permanent nettløsning: Alle helseforetak i Helse Sør-Øst skal bruke samme tekniske plattform og grafiske utforming for sin internettløsning. Arbeidet med ny plattform ledes av Helse Sør-Øst. Alle de tre sykehusene har deltatt i arbeidet. Aker og Ullevål hadde planer om å ta ny plattform og profil i bruk til sommeren. Rikshospitalet har i dag en løsning som gjør bruk av emnekart. Oslo universitetssykehus kan dermed få en flying start i arbeidet med å lage en ny og moderne internettside for virksomheten. Lansering av en permanent nettside vil ta tid. Innholdsproduksjon, struktur og etablering av arbeidsrutiner bør begynne allerede nå, selv om ny plattform ikke blir publisert før til sommeren. Arbeidet med design på nettsiden bør starte straks man har en grafisk profil klar for det nye sykehuset. Det kan også være aktuelt å se på andre domenenavn enn www.oslouniversitetssykeshus.no og arbeide for å sikre seg disse (for eksempel www.ous.no). Når det gjelder organisering av en fremtidig kommunikasjonsavdelingen er arbeidet i gang med å kartlegge dagens løsninger både organisatorisk og i forhold til tjenester. Selve organiseringen må avvente avklaring på hovedorganiseringen av Oslo universitetssykeshus. 5