OMSTILLINGSHÅNDBOK Veileder ved innplassering av ansatte 17.12.08 Fusjonsprosess mellom Universitetet i Tromsø og Høgskolen i Tromsø Side - 1 av 16
1. INNLEDNING... 3 2. KLARGJØRING AV BEGREPER I OMSTILLINGSAVTALEN... 4 2.1. LIKEVERDIG STILLING... 4 2.2. PASSENDE STILLING/OPPGAVER... 4 2.3. FORTRINNSRETT... 5 2.4. NÆRMERE OM BEGREPET RETTSKRAV... 6 2.5. ALTERNATIVE UTFALL SOM FØLGE AV RETTSKRAVVURDERING... 9 3. PROSESSBESKRIVELSE... 11 3.1. FREMTIDIG ORGANISERING OG ARBEIDSOMRÅDER... 11 3.2. BEMANNINGSPLAN... 12 3.3. INFORMASJONSMØTER... 12 3.4. OMSTILLINGSSAMTALE (INNPLASSERINGSSAMTALE)... 13 3.5. FASTSLÅ HVILKE ANSATTE SOM IKKE ER DIREKTE BERØRT... 14 3.6. INFORMASJON OM INNPLASSERING... 14 3.7. OPPFØLGINGSSAMTALE... 14 3.8. VED EVENTUELL UENIGHET... 15 4. VIRKEMIDLER... 15 4.1. KOMPETANSEKARTLEGGING -/UTVIKLING... 15 4.2. VIRKEMIDLER UNDER OMSTILLING... 16 5. AKTIV LEDERSTØTTE FAST TEAM... 16 6. VEDLEGG (STYREVEDTAK OG MALER)... 16 Side - 2 av 16
1. Innledning Omstillingshåndboken skal danne grunnlag for å foreta vurderinger ved innplassering til stilling ved det nye universitetet. Håndboken har som formål å utdype deler av prosessen ved innplassering og gi en klargjøring av viktige begreper i omstillingsavtalen. Spesielt vil rettskravvurderingen ved innplassering til stilling bli omtalt. Vedlagt håndboken følger en trinnvis prosessbeskrivelse, mal til bruk ved utarbeidelse av bemanningsplan, veiledning til gjennomføring av omstillingssamtaler og mal for forslag til innplassering. Prosessbeskrivelsen skisserer prosedyrer ved innplassering i flere trinn, hvor første trinn gjennomføres og godkjennes før neste trinn igangsettes. Beskrivelsen viser til vedlagte maler og veiledninger, samt til hvem som står ansvarlig i prosessen. Håndboken skal sammen med vedlagte beskrivelse bidra til å skape gode prosesser og legge forholdene til rette for god ivaretakelse av alle ansatte. Håndboken tar utgangspunkt i omstillingsavtalen av 17.06.08. Omstillingsavtalens formål er å sikre de ansatte trygghet og rettigheter i forbindelse med fusjonen, jf. omstillingsavtalens pkt 2. http://uit.no/getfile.php?pageid=4502&fileid=203. Håndboken har følgende inndeling o Klargjøring av begreper i omstillingsavtalen o Prosessbeskrivelse o Virkemidler o Rådgivende team o Vedlegg Omstillingsarbeidet stiller lederne overfor utfordringer med hensyn til å imøtekomme og ivareta den usikkerheten som kan oppstå i en organisasjon under endring. Gode omstillingsprosesser forutsetter en inkluderende ledelse som tar i bruk de ansattes erfarings- og endringskompetanse til hjelp i omstillingsarbeidet. En viktig lederoppgave vil være å etablere god dialog med de ansatte underveis i prosessen, gi informasjon og åpne opp for medvirkning og faglige utvikling. Det er et særlig lederansvar å være oppmerksom på arbeidsmiljøet i en omstillingsprosess, samt bidra til et godt samarbeid med tillitsvalgte og verneombud. Ved hjelp av omtanke for de ansatte er det mulig å bevare et godt arbeidsmiljø også når virksomheten er i og under omstilling, jf. arbeidsmiljølovens 4-2 (3) 1. 1 Under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon, skal arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Side - 3 av 16
2. Klargjøring av begreper i omstillingsavtalen Omstillingsavtalens formål er å sikre de ansatte trygghet og rettigheter i forbindelse med fusjonen. Avtalen er forankret i lov, forskrifter, avtaler og ulike personalpolitiske retningslinjer. Bestemmelsene i omstillingsavtalen må praktiseres i samsvar med gjeldende rett på området. Det følger av omstillingsavtalens punkt 5 at ansatte som ser sine arbeidsoppgaver i det vesentlige videreført, har rett og plikt til å følge arbeidsoppgavene (rettskrav på stilling). I den grad ansatte ikke har rettskrav på stilling plikter arbeidsgiver i henhold til omstillingsavtalens punkt 5 å tilby alle fast ansatte og midlertidig ansatte med sterkt stillingsvern som berøres av fusjonen likeverdig eller passende stilling/arbeidsoppgaver, jf. tjenestemannslovens 12, 2. setning og 13. Innplassering i stillinger gjøres etter en vurdering av om den enkelte tilfredsstiller de krav som er knyttet til stillingen. Det kan likevel ses bort fra manglende kvalifikasjoner, dersom dette kan kompenseres med hensiktsmessig tilleggsutdanning eller andre kompetansehevingstiltak. Det er to rettsbegreper som er sentrale ved innplassering til stilling. Det kan hevdes rettskrav til egen stilling og fortrinnsrett til annen passende stilling, jf tjml 13. 2.1. Likeverdig stilling Med likeverdig stilling siktes det normalt til status og lønn. Status og lønn må være noenlunde lik. Den nye stillingen skal stort sett ha de samme funksjoner som den opprinnelige stillingen, f.eks saksbehandling, vanlig kontorarbeid osv. En som er ansatt i undervisnings- og forskerstilling kan f.eks. ikke bli pålagt å gå til en administrativ stilling. 2.2. Passende stilling/oppgaver Begrepet annen passende stilling er videre enn begrepet likeverdig stilling, og kan omfatte stillinger som ikke nødvendigvis er likeverdige med den gamle stillingen. Det er hovedsakelig tre momenter som er avgjørende for om en stilling er passende. Det er lønn, arbeidsoppgaver og geografi. Lønn - I alminnelighet kan man ikke kreve høyere stilling eller lønn enn tidligere stilling. Arbeidsoppgavene må ikke atskille seg i for stor grad fra de arbeidsoppgavene arbeidstakeren hadde etter sin arbeidsavtale. Arbeidsoppgavene må derfor være av noenlunde samme art. Side - 4 av 16
Geografisk avstand Med geografi siktes det til avstanden til det nye arbeidssted. (Geografisk flytting vil ikke være et relevant kriterium i denne konkrete omstillingen, jfr. omstillingsavtalens punkt 7) Slike forhold vil vanligvis gjøre seg gjeldende når hele eller deler av virksomheten flyttes fra et sted til et annet. Det vil her være relevant å trekke en grense mellom dagpendling og ukependling. Hvis vedkommende kan dagpendle til arbeidet, vil man ofte anse stillingen for å være passende. 2.3. Fortrinnsrett I tjenestemannslovens 13, nr. 1 fremgår det at en ansatt om mulig skal tilbys annen passende stilling i virksomheten dersom vedkommende har minst ett års sammenhengende tjeneste, og stillingen blir inndratt, eller arbeidet faller bort. I henhold til Omstillingsavtalens punkt 5 skal alle fast ansatte og midlertidig ansatte med sterkt stillingsvern (4 års sammenhengende tilsetting) som berøres av fusjonen tilbys likeverdig eller passende stilling/arbeidsoppgaver. Arbeidsgiver har med dette punktet i omstillingsavtalen forpliktet seg ut over tjenestemannslovens 13, nr. 1 for gruppen fast ansatte og gruppen midlertidig ansatte med sterkt stillingsvern. Bestemmelsen om fortrinnsrett i tjenestemannsloven vil imidlertid også for disse ansatte være sentral ved innplassering/tilsetting i passende stillinger. Som det fremgår i tjenestemannslovens 13, nr. 1 er det en forutsetning for å ha fortrinnsrett at den ansattes stilling blir inndratt, eller at arbeidet faller bort. Videre forutsettes det at den "nye" stillingen anses å være passende for den ansatte. For nærmere om begrepet passende stilling vises det til punkt 2.2 i omstillingshåndboken. I tillegg er det en forutsetning for å ha fortrinnsrett at den ansatte er kvalifisert for stillingen, dvs. at den ansatte har de nødvendige faglige og personlige egenskaper for stillingen. En ansatt som er vurdert til å ha fortrinnsrett til en konkret stilling, behøver ikke være den best kvalifiserte for stillingen. Dersom det er flere som "konkurrerer" om den samme stillingen vil en ansatt med fortrinnsrett gå foran andre ansatte, dette selv om den ansatte ikke vurderes å være best kvalifisert. Dersom det melder seg flere personer med fortrinnsrett til samme stilling, enten ved søknad på stilling, jf. omstillingsavtalens punkt 11, eller ved innplassering uten rettskrav jf. omstillingsavtalens punkt 5 og 6, gjelder ikke fortrinnsretten i forholdet mellom dem. Ved en utlysning av stillingen skal tilsettingsorganet legge vanlige vurderinger/prinsipper til grunn. Det er den best kvalifiserte søker med fortrinnsrett som skal ansettes. Ved innplassering uten rettskrav skal det, dersom det er flere med fortrinnsrett til stillingen, foretas en utvelgelse iht. opplistede kriterier i omstillingsavtalens punkt 5. Side - 5 av 16
Som nevnt i punkt 2.2 Passende stilling kan man i alminnelighet ikke kreve høyere stilling eller lønn enn tidligere stilling. Departementet har imidlertid lagt til grunn at en deltidstilsatt med stillingsprosent på mer enn 50, kan hevde fortrinnsrett til en 100 % stilling. En ansatt med en stillingsprosent på 50 eller mindre, kan ikke hevde fortrinnsrett til en stilling med høyere stillingsprosent enn vedkommende hadde i sin gamle stilling. For ansatte som har "mistet" sin stilling (stillingen er inndratt eller arbeidet er bortfalt) skal arbeidsgiver utferdige en skriftlig bekreftelse (skjema) på intern fortrinnsrett til passende stillinger ved Universitetet i Tromsø. Dette skjemaet skal benyttes som vedlegg til evt. søknader på stillinger ved Universitetet og ved innplassering uten rettskrav, jf. omstillingsavtalens punkt 5 og 6. Skjemaet bekrefter en generell fortrinnsrett til passende stillinger ved Universitetet. Det må i hvert enkelt tilfelle foretas en konkret vurdering av om den ansatte kan anses å ha fortrinnsrett til den aktuelle stilling. Skjema for intern fortrinnsrett er vedlagt omstillingshåndboken. 2.4. Nærmere om begrepet rettskrav Rettskrav på stilling innebærer at en arbeidstaker har rett til å følge sine arbeidsoppgaver dersom han ser igjen sin stilling i den nye organisasjonsstrukturen. Det rettslige grunnlag for prinsippet følger av ulovfestede regler, herunder statlig departemental praksis, den enkeltes arbeidstakers arbeidsavtale/tilsettingsforhold, og kan anses å være avledet av tjenestemannslovens 12. I rettspraksis og teori er det vist til brev av 2. mai 1996 fra daværende administrasjonsdepartement. Departementet uttaler her at det er et rettslig prinsipp, at tjenestemenn som ser sine arbeidsoppgaver videreført i vesentlig grad i en annen stilling, har rett til å følge arbeidsoppgavene. Denne retten må anses som motstykket til tjenestemannens plikt til å finne seg i endringer i sine arbeidsoppgaver, så lenge stillingens grunnpreg er i behold, jf. tjenestemannslovens 12 første punktum. Ved vurderingen av om en ansatt har krav på en bestemt stilling, må det foretas en konkret vurdering i det enkelte tilfelle. Det må foretas en før-etter vurdering med gammel og ny stillingsbeskrivelse som utgangspunkt. Det er stillingens innhold før omorganiseringen og den nye stillingens innhold etter omorganiseringen som blir avgjørende for vurderingen av om rettskrav foreligger. Det stilles ikke krav om at det foreligger identitet mellom den nye og den tidligere stillingen. Det er heller ikke avgjørende at alle arbeidsoppgavene er videreført, eller om det er lagt til nye oppgaver til den nye stillingen. Et minstekrav for at det skal foreligge rettskrav, må antas å være Side - 6 av 16
at arbeidets grunnpreg ikke er endret i forhold til tidligere, slik at arbeidsgiver kan pålegge arbeidstakeren å tiltre stillingen. Dersom stillingens grunnpreg er endret, fremstår det klart at rettskrav ikke vil foreligge. Det er likevel ikke tilstrekkelig til å ha krav på stillingen, at stillingens grunnpreg er videreført. Det må derfor gjøres en konkret totalvurdering i forhold til den enkelte ansatte om det foreligger rettskrav på å følge stillingen. Det er arbeidsgiver som har bevisbyrden for at stillingene er så forskjellige at arbeidstakeren ikke har rettskrav på den nye stillingen. I forbindelse med vurderingen av om rettskrav foreligger vil det ikke være mulig å angi noen prosentvis andel av tidligere stillings ansvars- og arbeidsoppgaver som må være i behold. Det er vanskelig å presisere vesentlighetskravet. Men grensene må ikke settes for lavt, da dette vil innebære en utvanning av rettskravet i det flere personer da vil kunne ha rettskrav på samme stilling. Domstolene praktiserer et strengt rettskravnivå, og det skal derfor ved de konkrete vurderinger settes et noe strengt krav til andelen av ansvars- og arbeidsoppgaver som må være i behold, dvs. et strengt krav til om det foreligger en vesentlig grad av videreføring av stillingens innhold. Ved vurderingen av om det foreligger en vesentlig videreføring av stillingens innhold må det som nevnt foretas en konkret sammenligning mellom stillingens innhold før og etter omorganiseringen, hvor det avgjørende blir helhetsinntrykket. Det må foretas en sammenligning av stillingsinnhold i gammel og ny stilling. Den konkrete vurderingen vil ikke kun være begrenset til arbeidsavtalen, men det må foretas en fortolkning av hele arbeidsforholdet. Momenter som særlig må vurderes, er likheten/ulikheten med hensyn til ansvar, arbeidsoppgaver/arbeidsområde samt nivå i organisasjonen. Det må også ses på øvrige vilkår, som ikke må atskille seg vesentlig fra tidligere stilling. Følgende kriterier må særskilt legges til grunn ved vurdering av rettskrav: Ansvar: Lederoppgaver, omfang/bortfall, antall ansatte som ledes Fagansvar/faglig arbeidsområde Dersom en stilling blir tillagt nye ansvarsområder, vil det kunne medføre at arbeidstakeren ikke kan kreve å inneha denne stillingen videre. Jo høyere stillingsnivå, jo mindre endringer må det antas skal til før stillingen er endret, slik at arbeidstakeren ikke kan kreve å få den. Også dersom en stilling beholder de samme ansvarsområder som før, men hvor omfanget av aktiviteten innenfor ansvarsområdet blir vesentlig større, kan dette medføre at arbeidstakeren ikke har Side - 7 av 16
rettskrav til stillingen. Det økte omfang av virksomheten kan medføre at det stilles andre krav til lederen i forhold til før. Bortfall av ansvarsområder, vil kunne medføre at stillingen ikke kan anses å være i det vesentlige videreført. F.eks vil det å gi en lederstilling et mer faglig preg (f.eks færre ansatte å lede) kunne medføre at stillingen får et vesentlig endret innhold. Et moment i vurderingen om evt. rettskrav til lederstillinger vil være antall ansatte som ledes. Det må her ikke være for stor forskjell mellom den nye og den gamle stillingen. En dobling av ansatte vil kunne innebære at det ikke kan hevdes rettskrav til stillingen. En arbeidstaker midlertidig har hatt et mer omfattende arbeid og ansvarsområde enn det som følger av arbeidsavtalen/arbeidsforholdet, vil ikke kunne hevde rettskrav til disse oppgavene. Dette vil ofte være delegerte arbeidsoppgaver/ansvar som arbeidsgiver fritt kan trekke tilbake. Fagansvar/faglig arbeidsområde bør i det vesentlige være likt i ny og gammel stilling. Arbeidsoppgaver: Ikke begrenset til arbeidsavtale Arbeidsforholdet vurderes/fortolkes Konkrete arbeidsoppgaver vurderes Som nevnt på side 5 er en videreføring av arbeidsoppgaver et sentralt moment ved rettskravvurderingen. Ved vurderingen må det foretas en konkret sammenligning mellom arbeidsoppgaver før og etter omorganiseringen, hvor helhetsinntrykket er avgjørende. Den konkrete vurderingen vil ikke kun være begrenset til arbeidsavtalen, det må foretas en fortolkning av arbeidsforholdet. Grad: Nivå i organisasjonen/organisatorisk plassering Formalstruktur Beslutningsstruktur Ved lederstillinger skal stillingens nivå i organisasjonen vektlegges i vurderingen. En ansatt kan normalt ikke påberope seg rettskrav på en stilling høyere opp i organisasjonen eller beslutningsstrukturen enn den stillingen vedkommende har i dag. Dersom f.eks oppgaver flyttes til et høyere nivå i organisasjonen vil dette kunne ha betydning ved vurderingen av evt. rettskrav på stilling. Side - 8 av 16
Øvrige vilkår: Øvrige vilkår som lønn, tittel, etc. bør ikke skille seg vesentlig fra tidligere stilling. En endring av lønnsnivået i ny stilling kan være en indikasjon på at stillingen i det vesentlige ikke er videreført. Men, forskjell i tittel og lønn er ikke avgjørende, dersom dette ikke samtidig gjenspeiler en forskjell i stillingens innhold. Dersom det er det samme ansvars- og arbeidsområde som videreføres vil en evt. oppjustering av lønn ikke tilsi at stillingen er omgjort til et høyere nivå. Geografisk flytting: Geografisk forflytting av arbeidsoppgavene hindrer ikke rettskrav. (Geografisk flytting vil ikke være et relevant kriterie i denne konkrete omstillingen, jfr. omstillingsavtalens punkt 7) Kvalifikasjoner: Kvalifikasjoner er nødvendig for å ha rettskrav, men er ikke tilstrekkelig for å ha rettskrav. Det er imidlertid slik at dersom det foreligger en vesentlig videreføring av stillingen, kan det ikke settes nye kvalifikasjonskrav til stillingen, for således å argumentere med at den ansatte ikke er kvalifisert. 2.5. Alternative utfall som følge av rettskravvurdering Avhengig av konklusjon vil det kunne fremkomme tre alternative utfall av rettskravvurderingen. Alternativ A: En kandidat er vurdert å ha rettskrav til stillingen Alternativ B: To eller flere kandidater er vurdert å ha rettskrav til stillingen Alternativ C: Ingen kandidater er vurdert å ha rettskrav til stillingen A. En kandidat er vurdert å ha rettskrav til stillingen I denne situasjonen har en eller flere kandidater blitt vurdert for rettskrav til en konkret stilling. Under dette alternativet er utfallet at det kun er en ansatt som er funnet å ha rettskrav til stillingen. Dersom flere har blitt vurdert iht. evt. rettskrav på stilling er det viktig at det gis informasjon til alle aktuelle kandidater før det gis formelt tilbud om innplassering, jf punkt 3.6 og 3.8 i omstillingshåndboken. B. To eller flere kandidater med rettskrav på samme stilling I denne situasjonen har to eller flere blitt vurdert for rettskrav til en konkret stilling. Under dette alternativet er utfallet at to eller flere er funnet å ha rettskrav til stillingen. Dersom det vurderes slik at det er flere som har rettskrav til samme stilling, er det ikke avgjørende hvem som i størst grad har en gjenkjennelse/videreføring av arbeidsoppgaver. Side - 9 av 16
Arbeidsgiver skal foreta en saklig utvelgelse og totalvurdering i henhold til følgende kriterier i omstillingsavtalens punkt 5: Stillingsbeskrivelse Kvalifikasjoner Erfaring/praksis Tjenestetid ved Universitetet i Tromsø og/eller Høgskolen i Tromsø Personlig egnethet ved lederstillinger Dersom flere har blitt vurdert for rettskrav på stilling er det viktig at det gis informasjon til alle aktuelle kandidater før det gis formelt tilbud om innplassering, jf punkt 3.6 og 3.8 i omstillingshåndboken. Den som ikke blir innplassert med rettskrav anses å være under omstilling og skal gis rettigheter i samsvar med dette, jf omstillingsavtalen. C. Ingen kandidater med rettskrav I denne situasjonen har en eller flere blitt vurdert for rettskrav til en konkret stilling. Under dette alternativet er utfallet at ingen er funnet å ha rettkrav til stillingen. Det er viktig at det gis informasjon til alle aktuelle kandidater om utfallet av rettskravvurderingen, jf punkt 3.6 og 3.8 i omstillingshåndboken. En innplassering i stillingen skal da foretas i henhold til omstillingsavtalens punkt 5 - innplassering uten rettskrav eller omstillingsavtalens punkt 6 - omstilling. Innplassering i stilling i henhold til omstillingsavtalens punkt 5 og 6 foretas på bakgrunn av vurderinger i forhold til om stillinger kan anses å være likeverdig eller passende for den enkelte, jf. tjenestemannslovens 12, 2 setning og 13. Som nevnt i omstillingshåndbokens kap. 2, 3. avsnitt (s 4), skal innplassering i stilling gjøres etter en vurdering av om den enkelte tilfredsstiller de krav som er knyttet til stillingen. Det kan likevel ses bort fra manglende kvalifikasjoner, dersom dette kan kompenseres med hensiktsmessig tilleggsutdanning eller andre kompetansehevingstiltak. I henhold til omstillingsavtalens punkt 11 skal ledige stillinger som ikke er besatt av ansatte med rettskrav eller etter omplassering først lyses ut internt. Dersom det ikke er kvalifiserte interne søkere kan stillingene lyses ut eksternt. Kravet om intern utlysning gjelder ikke lederstillinger. Særskilt for lederstillinger I situasjoner der ingen er vurdert å ha rettskrav til en lederstilling vil det kunne være hensiktsmessig å foreta en intern kunngjøring av stillingen fremfor å foreta en innplassering uten Side - 10 av 16
rettskrav. Dette for å sikre at det gis informasjon til ansatte under omstilling, og at det gis like muligheter til å vise interesse for stillingen. 3. Prosessbeskrivelse Det er utarbeidet en trinnvis prosessbeskrivelse som skisserer prosedyrer ved innplassering, se vedlagte prosessbeskrivelse. Prosessbeskrivelsen skisseres i tre trinn og virker uavhengig av hvilken stillingskategori det foretas innplassering til Trinn 1 Innplassering av enhetens overordnede ledernivå Intern organisering og utarbeidelse av bemanningsplan Ansvarlig: Universitetsdirektøren foretar innplassering til enhetens overordnede ledernivå og godkjenner forslag om intern organisering og utarbeidelse av bemanningsplan. (ledernivå 1 institusjonsnivå) Trinn 2 Ansvarlig: Vurdering og innplassering av underordnet ledernivå Enhetens overordnede leder står ansvarlig for og foretar vurdering og innplassering til underordnet ledernivå. Med enhetens overordnede leder forstås i denne sammenheng nye fakultets-/og avdelingsdirektører, samt nye ledere for enheter under styret. Ny fakultetsdirektør samhandler med dagens dekan i de prosesser der dekanen har et personalansvar. (for eksempel ved omstillingssamtaler med instituttledere) (ledernivå 2) Vurdering kvalitetssikres og godkjennes av universitetsdirektøren Trinn 3- Ansvarlig: Vurdering og innplassering av øvrige ansatte Vurdering og innplassering av øvrige ansatte foretas av enhetens underordnede ledere med personallederansvar (ledernivå 3) Vurderinger kvalitetssikres og godkjennes av enhetens overordnede leder (ledernivå 2) I det følgende vil omstillingshåndboken og prosessbeskrivelsen betegne fakulteter, enheter under styret, samt avdelinger i administrasjonen som enhet. 3.1. Fremtidig organisering og arbeidsområder Følgende vedtak fra universitetsstyret legges til grunn for vurderinger av enhetens interne organisering og utarbeidelse av bemanningsplan o vedtak av 20.06.08 om organisering av fakultetsnivået og avdelinger i ny felles administrasjon Side - 11 av 16
o vedtak av 20.11 om etablering av ny felles administrasjon - intern organisering av avdelingene og bemanningsplaner (58-08) o vedtak av 11.12.2008 om intern organisering av fakultet/ub Med bakgrunn i den interne organiseringen skal det o utarbeides forslag til bemanningsplaner for de ulike styringsnivåene o gis en beskrivelse av enhetens ressurs- og kompetansebehov 3.2. Bemanningsplan Bemanningsplanen utarbeides i nært samarbeid med øvrig ledelse på enheten. Den langsiktige og strategiske utviklingen av enhetene, som følge av ny organisasjonsstruktur, skal ikke omtales i denne planen, men ivaretas på et senere tidspunkt. Hensikten med bemanningsplanen er å vise til dagens bemanning og sørge for at ansatte får en god innplassering. Planen skal klargjøre og ta utgangspunkt i den bemanningen enheten har til rådighet i dag, samt sørge for at alle ansatte med tilhørighet ved enheten, gis mulighet til innplassering. Omstillingsavtalens punkt 5 viser til at ingen ansatte skal sies opp som følge av fusjonen og dette skal gjenspeile seg i arbeidet med bemanningsplanen. Bemanningsplanen skal gi en oversikt over ulike funksjoner, stillingskoder, kvalifikasjonskrav, samt ansvars- og arbeidsområder. I vurderingen av kvalifikasjonskrav og ansvars- og arbeidsområder vil det være nyttig å reflektere over og se nærmere på utnyttelsesgraden av faglige og administrative ressurser, samt på hvilken måte ansattes kompetanse og erfaring utnyttes og ivaretas. Enhetens eventuelle avvik mellom dagens bemanning og ressursbehov kan omtales ved å skissere enhetens behov for endring i funksjoner eller etablering av nye stillinger. Det tilligger ledernivå 2 (enhetens overordnede leder) å orientere lokale tillitsvalgte om arbeidet med bemanningsplanen, samt sørge for at enhetens samlede forslag til bemanningsplan legges frem for avdelingens styre til orientering. Etter avdelingsstyrets behandling, oversendes samlet bemanningsplan til universitetsdirektøren. Universitetsdirektøren legger bemanningsplanen frem til drøfting med hovedsammenslutningene før endelige tilslutning gis. Lokale tillitsvalgte fra avdelingene kan inviteres med til drøftingsmøtet. Universitetsdirektøren godkjenner enhetens bemanningsplan før vurdering og innplassering til underordnet ledernivå. 3.3. Informasjonsmøter Enhetens overordnede leder (ledernivå 2) skal i samråd med øvrig ledelse på enheten legge vekt på informasjonsmøter og åpne prosesser ved å sørge for at nødvendig informasjon formidles til Side - 12 av 16
ansatte. Slik informasjon kan ivaretas gjennom avdelingsmøter, seksjonsmøter eller alternative gruppemøter. Det tilligger enhetens overordnede leder å vurdere hvordan informasjonsflyten best ivaretas. Hensikten med informasjonsmøter er å gi orientering om o enhetens interne organisering og arbeidsområder o arbeidet med bemanningsplan o arbeidet med innplassering (generell informasjon) o kriterier for tilbud om omstillingssamtale (innplasseringssamtaler) o tidsplan for gjennomføring av slik samtale o hvem som gjennomfører de enkelte samtalene o muligheten for å fremme ønske om omstillingssamtale Fortløpende informasjon om fusjonen ivaretas ellers gjennom åpne prosesser og god dialog mellom nærmeste leder og ansatte. 3.4. Omstillingssamtale (innplasseringssamtale) Det skal gjennomføres innplasseringssamtale med alle ledere ved UiT og HiTø alle øvrige ansatte ved HiTø øvrige ansatte ved UiT som berøres av fusjonen, og som kan forventes å få vesentlige endringer i arbeids- og ansvarsområder Formålet med omstillingssamtaler er å - gi informasjon om fusjonsprosess og omstillingsaktiviteter, med vekt på tidsplan og mulige endringer i den enkeltes arbeids- og ansvarsområde - kartlegge muligheter, ønsker og kompetanse i forhold til mulige roller innenfor det nye universitetet - ivareta behov for dialog med og omsorg for den enkelte som blir berørt - gi leder et bedre grunnlag for å gjøre vurderinger i forbindelse med innplassering Normalt vil det være nærmeste leder som avtaler og gjennomfører omstillingssamtale med den enkelte ansatte. Ansatte kan i spesielle tilfeller be om at samtalen gjennomføres av overordnet leder. Det kan i det enkelte tilfelle foretas en vurdering om hva som er mest hensiktsmessig i forhold til enhetens arbeidsdeling og personallederansvar. Arbeidsgiver plikter å informere ansatte om at de har mulighet til å ha med tillitsvalgt i omstillingssamtaler. Side - 13 av 16
3.5. Fastslå hvilke ansatte som ikke er direkte berørt Enhetens overordnede leder skal i samarbeid med nærmeste leder, og med utgangspunkt i bemanningsplanen o fastslå hvilke ansatte som ikke er direkte berørt av omstillingen o gi informasjon om videreføring av arbeids og ansvarsområder i informasjonsmøter eller i direkte kontakt med den enkelte 3.6. Informasjon om innplassering Der flere ansatte har vært vurdert til samme stilling skal nærmeste leder gi informasjon om arbeidsgivers vurderinger til aktuelle kandidater, før formelt tilbud om innplassering sendes ut. Slik informasjon gis samtidig til de partene som har vært vurdert for rettskrav til samme stilling, og etter at vurdering av rettskrav er godkjent av overordnet ledernivå. Det skal i denne informasjonen gis en presisering om at innplasseringen er foreløpig. Kandidater, som foreløpig står uten tilbud om innplassering, skal gis en reell mulighet til å komme med synspunkter på arbeidsgivers vurderinger, jf omstillingsavtalens punkt 5, s 4 og 5. Frist for skriftlig uttalelse er tre dager etter gjennomført oppfølgingssamtale. 3.7. Oppfølgingssamtale Når utvelgelsesprosessen er foretatt, og det foreligger en godkjenning fra overordnet ledernivå, skal nærmeste leder ta kontakt med de som foreløpig står uten tilbud om innplassering, for å avtale oppfølgingssamtale. Partene vurderer og blir enige om hvordan en slik oppfølgingssamtale ønskes gjennomført, jf veiledning for gjennomføring av oppfølgingssamtale. Formålet med slik oppfølgingssamtalen er å o gi informasjon om foreløpig resultat av innplasseringsprosessen, og hvilke kriterier som er lagt til grunn i forbindelse med innplassering i den aktuelle stillingen o gi den ansatte mulighet til å komme med synspunkter på de vurderingene som er gjort o drøfte muligheter for alternative innplasseringer o drøfte og veilede i forhold til den enkeltes faglige og karrieremessige utvikling, herunder eventuelle behov og muligheter for kompetanseutviklingstiltak o orientere om muligheter, rettigheter og plikter, jf omstillingsavtalen o ivareta behov for dialog med og omsorg for den ansatte i tiden frem til endelig avklaring og innplassering Nærmeste leder har ansvar for at den enkeltes ønsker, muligheter og eventuelle tiltak som har vært drøftet i samtalen, blir godt ivaretatt. Den enkelte ansatte gis mulighet til å uttrykke synspunkter skriftlig i etterkant av samtalen. Slike innspill skal følge saken dersom saken bringes inn for universitetsdirektøren. Side - 14 av 16
3.8. Ved eventuell uenighet Ved eventuell uenighet om innplassering skal arbeidsgivers vurdering, sammen med skriftlig klage oversendes universitetsdirektøren for ny vurdering. Omstillingsavtalens punkt 5, side 4 og 5 regulerer forhold ved innplassering der partene er uenig i grunnlaget for innplassering. I saker hvor det er uenighet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker om innplassering, skal saken bringes inn for universitetsdirektøren for avgjørelse. Ved en eventuell uenighet om innplassering har aktuelle kandidater anledning til å gi utfyllende dokumentasjon til nærmeste leder som igjen skal gi denne videre til overordnet ledernivå. Enhetens overordnede leder skal sørge for at nødvendig dokumentasjon fremskaffes og oversendes universitetsdirektøren for vurdering. 4. Virkemidler Omstillingsavtalens punkt 8 og 9 skisserer ulike virkemidler som grunnlag for vurdering og gjennomføring av prosessarbeidet ved innplassering. 4.1. Kompetansekartlegging -/utvikling Kompetansekartlegging følger naturlig av arbeidet med bemanningsplaner, i vurdering av enhetens utfordringer og kompetansekrav, samt i vurdering av rettskrav ved innplassering. I beskrivelsen av funksjoner og kvalifikasjonskrav til bemanningsplan, og i vurdering av innplassering til stilling, synes det hensiktsmessig å foreta konkrete vurderinger i forhold til utnyttelsesgraden av faglige og administrative ressurser. En vurdering av enhetens utnyttelse av den enkeltes kunnskap, erfaring og arbeidskapasitet vil være til stor nytte for enhetens beskrivelse av funksjoner og vurdering av ressursbehov. I den grad det er mulig kan eventuelle avvik mellom dagens bemanning og ressursbehov avhjelpes gjennom å vurdere endringer i ulike funksjoner før vurdering om etablering av nye stillinger. Omstillingsavtalen regulerer nærmere den ansattes rettigheter med hensyn til kompetanseutvikling. Avtalens punkt 8 omhandler den enkeltes mulighet til å supplere og tilegne seg ny kompetanse. Spesielt kan dette berøre ansatte som ikke får tilbud om innplassering med rettskrav til ønsket stilling. Avtalen viser her til arbeidsgivers plikt til å stille til rådighet tid og ressurser til kompetanseutvikling og faglig oppdatering. Alternative utviklings- eller kompetansetiltak som kan være aktuelle å benytte omtales nærmere i omstillingsavtalens punkt 8, s. 6. Valg av konkrete tiltak klargjøres gjennom en personlig samtale og i samarbeid med den enkelte ansatte og nærmeste leder. Vurdering av konkrete tiltak godkjennes og kvalitetssikres av nærmeste overordnet leder. Side - 15 av 16
4.2. Virkemidler under omstilling Omstillingsavtalens punkt 9 omhandler ulike virkemidler til bruk under omstilling. Ansatte, som berøres av omstilling i form av endringer i arbeidsoppgaver eller stilling, kan søke skriftlig til universitetsdirektøren/høgskoledirektøren om tiltak i henhold til punktene a-e, jf avtalens punkt 9. Universitetsdirektøren viser til at det er et overordnet mål å gi alle ansatte en god innplassering. I henhold til omstillingsavtalens punkt 5 plikter arbeidsgiver å tilby alle fast ansatte og midlertidig ansatte med sterkt stillingsvern som berøres av fusjonen likeverdig eller passende stilling/arbeidsoppgaver, jf. tjenestemannslovens 12, 2. setning og 13. Bruken av virkemidler under omstilling, som nevnt i avtalens punkt 9, vurderes kun unntaksvis. Hovedtillitsvalgt skal gis oversikt over inngåtte avtaler etter punkt 9, med spesifisering av aktuell stillingskode og hvilken type tiltak som er innvilget. 5. Aktiv lederstøtte fast team Universitetsdirektøren stiller til rådighet ressurser fra den nye felles administrasjonen som spesielt skal bistå enhetene i den videre prosessen med innplassering til stilling. I tillegg til at det er utarbeidet en omstillingshåndbok med prosessbeskrivelse og maler til hjelp i arbeidet, skal ansvarlige ledere kunne dra spesielt nytte av sentrale ressurspersoners kunnskap og erfaring, gjennom rådgivning og kvalitetssikring av prosessen. 6. Vedlegg (styrevedtak og maler) Oversikt over viktige styrevedtak Trinnvis prosessbeskrivelse Mal for bemanningsplan Veiledning for gjennomføring av innplasseringssamtaler Mal for forslag til innplassering Veiledning for gjennomføring av oppfølgingssamtale Mal for tilbudsbrev Skjema for fortrinnsrett Omstillingsavtale av 17.06.2008 Side - 16 av 16