PAPIRLAUSE MØTE I POLITISKE ORGAN

HORDALAND FYLKESKOMMUNE Fylkesrådmannen Arkivsak 200810685-5 Arkivnr. 00.T01 Saksh. Heggøy, Brit Mari Saksgang Møtedato Fylkesutvalet 22.01.2009 PAPIRLAUSE MØTE I POLITISKE ORGAN SAMANDRAG Det har frå politisk hald kome fram ønskje om at det vert vurdert å gå over til såkalla papirlause møte i folkevalde organ. Ei administrativ prosjektgruppe og ei politisk referansegruppe har sett på ulike alternative løysingar. Teknisk sett er det ikkje store skilnader, men kostnadene varierer noko meir. På andre sida vil overgang til papirlause møte gi ei innsparing av utgifter ein no har til porto, papir og trykking. Dersom fylkesutvalet ønskjer å gå over til elektronisk møteavvikling, vil fylkesrådmannen rå til at fylkesutvalet, som alt har fått utlevert PC, går i gang med eit prøveprosjekt før det vert teke endeleg stilling til om fylkestinget og andre folkevalde organ skal koma med. Fylkesrådmannen ser det som realistisk at fylkesutvalet kan koma i gang frå augustmøtet i år. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Fylkesutvalet ønskjer å prøva ut møteavvikling utan saksdokument i papirformat og der alle saksdokumenta vert sende ut elektronisk. 2. Fylkesutvalet gjennomfører eit prøveprosjekt for sine møte frå og med august 2009 i tråd med alternativ 1 og dei vurderingane som kjem fram i saksframlegget. 3. Etter ei evaluering av prøveprosjektet vert det teke stilling til om andre folkevalde organ skal gå over til papirlause møte. Paul M. Nilsen Brit Mari Heggøy

FYLKESRÅDMANNEN, 14.01.2009: Bakgrunn Det har kome fram ønskje om å få vurdert å gjera møta i Hordaland fylkeskommune papirlause/elektroniske. I møteboka frå fylkestinget i oktober 2008 er det teke inn følgjande: På spørsmål frå Dan Femoen om Hordaland fylkeskommune har planar om å innføre papirlaus behandling av politiske saker, svara fylkesordføraren at fylkeskommunen har starta planleggingsarbeid med sikte på å ta i bruk papirlause møte. Fylkesordføraren vil kome attende til tidspunkt for oppstart av nyordninga når arbeidet er kome noko lenger. Formålet med å gå over til papirlause møte er at arbeidssituasjonen kan gjerast enklare, at ein unngår å ha med tunge saksdokument til møta, at ein moderniserer og effektiviserer dei politiske møta samt tek miljøomsyn ved mindre papirforbruk kort sagt gjera det lettare å vera politikar og publikum. Ei administrativ prosjektgruppe har sett på mogelege alternative løysingar og økonomiske konsekvensar. Prosjektgruppa vitja i 2008 Kristiansand kommune og fekk demonstrert deira system som inkluderer elektronisk votering. Selskapet som leverer sakshandsamarsystem til fylkeskommunen presenterte i september 2008 eit verktøy for papirlause møte utvikla for Bergen kommune. Denne presentasjonen var for den politiske leiinga, administrative leiarar og tilsette med oppgåver i samband med møteavvikling. I prosjektgruppa sitt mandat vart det gjort ei avgrensing mot system for styring av taletid eller elektronisk votering, som ikkje er vurdert. I prosjektet er det difor lagt vekt på utsending av sakspapir, bruk av elektronisk utsende sakspapir i møta og elektronisk mottak og handtering av forslag, vedtaksendringar og spørsmål. Dagens situasjon Prosjektgruppa har kartlagt kva kommunar og fylkeskommunar som har gått over til papirlause møte. Det er registrert at førebels har fire fylkeskommunar gått over til elektronisk handsaming i ulike variantar (Buskerud, Hedmark, Oppland, Finnmark). Vestfold fylkeskommune har gjort forsøk men har gått tilbake til papirformat. Kommunane Arendal, Kristiansand, Bergen og Os er mellom dei som har vald elektronisk løysing. Rutinane for saksførebuing fram til handsaming i møte og oppfølging av vedtak m.v. kan skisserast slik: Sakshandsamar utgreier og skriv saka og leverer ho vidare til avdelingsdirektør. Avdelingsdirektør går gjennom saka, får sakshandsamar til å gjera eventuelle korrigeringar, underskriv og leverer saka i papirformat til fylkesrådmannen. Fylkesrådmannen gjennomgår saka, i papirformat, får gjort eventuelle korrigeringar, forkastar eller godkjenner og underskriv. Underskrivne saker i papirformat vert leverte til forkontoret (møteutvalssekretær). Fylkesrådmannen godkjenner eventuelle meldingssaker. Møte-utvalssekretær føretek teknisk kvalitetssikring av saker og vedlegg og produserer møteinnkalling med sakliste og oversikt over delegerte saker, meldingsliste og ei framside for kvar sak i datasystemet. Dette vert sendt elektronisk til trykkeriet i tillegg til dei signerte sakene på papir. Trykkeriet sender ut sakshefte til møtedeltakarane m. fl. Medlemene i kollegiale organ har med seg sakspapira. Forslag til nye/endra vedtak vert levert på papir til møteleiar (omfattande forslag vert levert elektronisk). Møte-utvalssekretær produserer teknisk møteprotokoll (vedtak pr. sak) som vert overført arkivet. Møteboka vert overført arkivet. Det vert produsert særutskrift for den enkelte saka. Denne vert levert sakshandsamar på papir for vidare oppfølging. Som det går fram skjer saksgangen i hovudsak elektronisk fram til saka vert underskrive fysisk og trykt opp. 2

Prosjektgruppa sitt forslag Prosjektgruppa har utgreidd ulike løysingar for papirlause møte. Alle alternativa krev tilgang til internett. Dei som deltek i møtet (folkevalde/administrasjon) må ha med seg PC der sakene er lasta ned. Det vert teke i bruk eit dataverktøy for å ta notat og samla informasjon Microsoft Office One Note 2007. Denne digitale notatblokka vart demonstrert for fylkeskommunen i september, jfr. innleiingsvis. Dataverktøyet har også kraftige søkefunksjonar slik at ein raskt kan finna det ein vil ha fram. To typar PC kan vera aktuelle, vanleg PC eller Tablet PC. På ein Tablet PC kan ein skriva, markera, understreka, teikna m.v. rett på skjermen med ein spesiell datapenn. Mogelege løysingar: 1. Ein kan nytta vanleg PC som fleire folkevalde har fått tildelt. I kombinasjon med denne kan ein bruka systemet enten Adobe reader og PDF-filer eller Office One Note. 2. Alternativt kan ein bruka Tablet PC med enten Adobe reader og PDF-filer eller Office One Note. Desse forslaga med eit grovt kostnadsoverslag vart lagt fram for referansegruppa 04.12.08. Referansegruppa vart oppnemnd i fylkesutvalet 29.10.08 med desse medlemene: Tom-Christer Nilsen, Pål Kårbø, Hans Otto Robberstad og Mette Holmefjord Olsen. Referansegruppa gav slike tilrådingar: Ein utgreier vidare løysingar med a) vanleg PC med Office One Note b) Tablet PC med Offise One Note Meir nøyaktig oversikt over sparte kostnader til papir, maskinpark og arbeidstid til trykking. Saker og meldingar vert publisert på internett/gjort tilgjengelege for dei folkevalde etter kvart som dei er klare. Det må kunna lagrast eigne filer på PCane som vert brukte, og ein må kunna ta utskrift frå One Note. PCane må leverast med skrivar, betalt av fylkeskommunen. Dei folkevalde dekker sjølv utgifter til papir og blekk Vurderingar og forslag Prosjektgruppa har sett for seg ei løysing der møteinnkalling vert lagt ut på internett eller i ein politikarportal. Møteinnkallinga må dei folkevalde lasta ned på PCen dei får utlevert. Det kan skrivast inn notatar i sakene via PC, som vert teke med i møtet. Prosjektgruppa har lagt til grunn at PCane som vert utlevert ikkje skal vera personlege. Grunnen er at det vert lagt opp til å ha ein reservepool av PCar som skal kunna nyttast av varamedlemer og til innbyte av PCar som ikkje lenger fungerer. Dei som leverer inn ein PC vil få ut ein frå reservepoolen, og alt som eventuelt er lagra på den innleverte vil verta sletta. PCen vil så verta klargjort for å gå inn i reservepoolen. Saker som er unnateke offentleggjering må handsamast på ein særleg måte. Dette har ikkje vore utgreidd i denne omgongen. Generelt kan det seiast at dette gjeld få saker i løpet av året. Referansegruppa bad om vidare utgreiing av to alternative løysingar: 3

Tekniske løysingar Alternativ 1. Vanleg PC med Office One Note Komplett møteinnkalling vert lagt ut på internet/politikarportal. Dei folkevalde lastar end møteinnkallinga til PCen og hentar ho opp i programmet One Note, som er tilpassa slik at sakene legg seg i menystruktur. Fordeler: Lett å orientera seg i sakene på PC (og eventuelt på storskjerm) Kan med tastaturet skriva direkte i dokumentet i One Note Rimelegare utgåve enn alt. 2. Ulemper: Må skriva med tastatur og ikkje med penn som i alt. 2 Krev opplæring/kursing for bruk av One Note Treng konsulenttenester for å tilpassa One Note Lisenskostnader for One Note Alternativ 2. Tablet PC med Office One Note Komplett møteinnkalling vert lagt ut på internet/politikarportal. Dei folkevalde lastar end møteinnkallinga til PCen og hentar ho opp i programmet One Note, som er tilpassa slik at sakene legg seg i menystruktur. Fordeler: Lett å orientera seg i sakene på PC (og eventuelt på storskjerm) Den mest avanserte løysinga men også den mest lettvinte når ein har lært seg systemet Kan skriva notat direkte i dokumentet i One Note, med tastaturet eller med penn Ulempe: Det dyraste alternativet Mest krevjande når det gjeld opplæring m.o.t. One Note og Tablet PC Treng konsulenttenester for å tilpassa One Note Lisenskostnader for One Note Kostnader I kostnadsoverslaget er det teke utgangspunkt i at fylkestinget, fylkesutvalet, kultur- og ressursutvalet, opplærings- og helseutvalet og samferdselsutvalet kan gå over til papirlause møte. Utgifter i dagens system for 2008 I oversikten under er det teke med porto-, kopierings- og papirutgifter for møte i fylkestinget, fylkesutvalet, kultur- og ressursutvalet, opplærings- og helseutvalet, samferdselsutvalet, administrasjonsutvalet. For lønsutgiftene er det ikkje rekna med arbeidsgjevaravgift m.v. Når det gjeld maskinvare, har fylkeskommunen leigeavtale for ein svart/kvitmaskin der prisen er kr 19.900,- pr. mnd. Leigeavtalen går ut 30.09.2010. Det ligg føre opsjon på 1 + 1 år, og prisen i opsjonsperioden er til vanleg 1/10 1/12 av avtalt årspris. Det bør nemnast at maskinen har ein del funksjonar som er nødvendige for annan trykkeproduksjon som vert gjort i administrasjonen. Porto kr 460.000,- Papir og klikkavgift kr 112.500,- Løn kr 70.000,- Sum kr 642.500,- 4

Kostnader med elektronisk møte Det er sett på kostnader ved papirlause møte i fylkesutvalet og i fylkestinget. Utgiftene det er tale om er innkjøp av PC, opplæring, konsulenttenester for tilpassing av One Note og lisenskostnader. PC-type Konsulentkostn. Lisens Opplæring Totalt Fylkesutvalet Vanleg: 269.000,- * 190.000,- 18.500,- 30.000,- 507.500,- Tablet: 534.000,- 190.000,- 18.500,- 60.000,- 802.500,- Fylkestinget Vanleg: 780.000,- 260.000,- 54.000,- 180.000,- 1.274.000,- Tablet: 1.550.000,- 260.000,- 54.000,- 360.000,- 2.224.000,- * Dette er ei investering som er i hovudsak gjort i og med at alle medlemene i fylkesutvalet fekk utdelt PC med skrivar hausten 2007. Møteavvikling Saker framstilt på fysisk papir som ein kan notera på og ta med seg i møtet, har vore hovudregelen frå langt tilbake. I møtet vert nye forslag skrive på papir og levert fysisk til møteleiaren for innføring i møteprotokollen. I papirlause møte må nye forslag sendast møteleiar/protokollførar elektronisk og forslaget vert gjort elektronisk tilgjengeleg for medlemene i organet. Ein kan spørja seg om ei omlegging vil føra til endringar i møteavviklinga og om debatten vil endra seg. I teorien kan ein tenkja seg at det vert ein direktekommunikasjon mellom medlemene under handsaminga av ei sak og mindre munnleg debatt, men dette føreset at det er tilgang til internett og e- post i møtelokalet. Ein bør i alle fall vera medviten om at møtestrukturen kan endra seg. Tilgjenge for publikum Ved papirlause møte vil sakene vera tilgjengelege for publikum på internett slik dei er no. Det vert ikkje lagt opp til å trykkja sakshefte for utlegging i møte. Publikum må difor eventuelt ha med seg eigen PC til sitt bruk eller ha med seg utskrift. Eit alternativ kan vera å installera storskjerm der ein tek fram aktuell sak som er til handsaming med forslag til vedtak. Kostnader og nødvendige praktiske løysingar for dette er ikkje vurdert, men det vil truleg vera trong for ombygging av møtelokalet. Vidare opplegg Ved starten av ny valperiode i 2007 fekk medlemene i fylkesutvalet og leiarane i utvala utlevert PC med skrivar. Det inneber at det alt er eit organ som kan prøva ut papirlause møte utan altfor store investeringar og omleggingar i første omgang. Dersom fylkesutvalet ønskjer å gå over til papirlause møte, bør det setjast i gang eit prøveprosjekt der fylkesutvalet går over til papirlause møte basert på alternativ 1 over vanleg PC med Office One Note. Når ein vinn noko erfaring med dette kan ein lettare ta stilling til om også fylkestinget og utvala skal koma med. For å koma i gang med eit slikt prøveprosjekt må det etablerast kontakt med systemleverandøren og det må skaffast lisensar. Vidare må alle PCane som skal nyttast, leverast inn til IT-seksjonen i fylkeskommunen for installering av Office One Note. Opplæring kan truleg avviklast i løpet av ein dag i fylkeskommunen sine kurslokale. Det må også utviklast nye rutinar for saksgang m.v. Under føresetnad av at alle aktørane har tid og ressursar til å prioritera dette der og då og alt går utan problem av noko slag, kan det vera mogeleg å koma i gang i mai/juni. Erfaringsmessig er det grunn til å rekna med at det ikkje går slik. Difor vil fylkesrådmannen foreslå at det frå fylkesutvalet sitt møte i august vert lagt opp til papirlaust møte. Opplæring bør finna stad kort tid før møtet. 5