1 Generelt om Avian Traveller Avian Traveller er et komplett Travel Management system for håndtering av all intern reiserelatert administrasjon i dialog med interne og eksterne systemer. Avian Traveller har 3- lags websentrert arkitektur med brukergrensesnitt i nettleser og applikasjonsserver mot database. Bildet nedenfor illustrerer alle de administrative prosesser som blir utført i behandlingen av en reiseordre. Ved å integrere Avian Traveller med interne og eksterne systemer vil man få hele denne prosessen automatisert. Avstemning av Reisekonto Avslutning Registrering Innberetning Bokføring Reise - anmodning Oppgjør Avian Traveller Reise - godkjenning Oppgjørs godkjenning Bestilling av reise (reisebyrå) Reiseregning Utgiftsbilag Kjørebok Reisen Reiseforskudd Følgende moduler inngår i Avian Traveller: Brukermodul Reiseregning - funksjoner for reisebestilling, godkjenning, reiseregning med diettberegning og oppgjør. Kjørebok - kjørelister for kjøregodtgjørelse uten diett der man kan føre mange etapper, typisk for en måned. Etapper kan legges inn med returknapp og kopieringsmuligheter for enkel utfylling. Refusjon refusjon av diverse utgifter som ikke er knyttet til reise.
Adminmodul Administrasjonsmodul for vedlikehold av parametrer for systemkonfigurasjon, organisasjon, bakgrunnsdata og reiseregulativ. Finansmodul Avstemming av faktura fra kredittkortselskap Innlesing av reisekontotransaksjoner fra kredittkortselskap Generering av bankfil for oppgjør og forskudd Bokføring av kostnader fra Avian Traveller Rapporter og statistikk Låsmodul Funksjon for automatisk låsing av systemet med melding til brukerne for en angitt tidsperiode. Kan for eksempel brukes ved systemoppgradering. Grensesnitt mellom Avian Traveller og interne systemer, for eksempel lønn og regnskap, baserer seg på filoverføringer eller direkte-kall mellom databaser. Dialog med eksterne systemer som reisebyrå og kortselskap foregår ved filoverføring, e-mail eller direktekall over internett. Systemet kan kjøres på alle Windows plattformer og benytter kjente databasesystemer. 2 Konfigurering 2.1 Systemparametere Avian Traveller er et standardprodukt som i utgangspunkt leveres likt for alle kunder. Produktet består av flere program-moduler med mange funksjoner. Flere av funksjonene kan slås av eller på eller konfigureres slik som man ønsker å benytte dem. For å ta i bruk Avian Traveller må man velge hvilke moduler eller funksjoner som skal benyttes og også beskrive hvordan de skal brukes. Dette gjøres ved hjelp av parametere som er tilgjengelige for en systemadministrator via Avian Travellers admin-modul. 2.2 Bakgrunnsdata Databasen vil løpende fylles med informasjon om de reiseregninger, kjørebøker eller refusjoner som blir registrert i systemet, men for at systemet skal kunne fungere vil databasen også inneholde grunnleggende informasjon som er mer eller mindre fast, såkalt bakgrunnsdata. Dette er regelverk og organisasjonsdata som for eksempel diettregulativ og - satser, kostnadssted, kontoplan, ansatte og prosjekter. Denne informasjonen er tilgjengelig for en systemadministrator via admin-modulen. Bakgrunnsdata skal kunne oppdateres jevnlig, i noen tilfeller kanskje daglig. Skal man unngå vedlikehold av de samme data i Avian Traveller og i andre systemer samtidig, kan det være ønskelig å ta i bruk grensesnittprogrammer for de data som skal oppdateres ofte.
2.3 Rapporter Avian Traveller har en rekke standardrapporter som kan brukes via Finansmodulen. For eksempel kan en oversikt med status over uoppgjorte reiseregninger hentes frem, samt kostnadsstatistikk på ulike nivåer. I tillegg kan skreddersydde rapporter defineres i databasen, gjøres tilgjengelige i Finansmodulen og kan kjøres når man ønsker. Alle rapporter kan tas ut til skjerm eller til fil for enkel import til for eksempel Microsoft Excel. 2.4 Tilgangskontroll Avian Traveller har et fast definert sett av funksjoner som kan kobles sammen med egendefinerte roller. Hver ansatt kobles til en rolle som dermed gir tilgang til et begrenset antall funksjoner i systemet. Definisjonen utføres i adminmodulen. 2.5 Sikkerhet Alle brukere har sitt unike brukernavn og passord. Passordet er kryptert i databasen. Sammen med tilgangskontrollen sikrer dette bruken av de ulike funksjonene. Avian Traveller inneholder også en rekke parameterstyrte regler for kontroll av passord, for eksempel gyldighet og krav til lengde. 2.6 Lagring Det ligger ingen begrensning i Avian Traveller på hvor lenge informasjon lagres i databasen. Alle oppgjorte og avsluttede oppgjør kan når som helst aksesseres av administrasjonen og av den enkelte bruker.
3 Teknisk beskrivelse 3.1 Overordnet teknisk beskrivelse Avian Traveller har valgt SUN Microsystem s Java 2 Platform, Enterprise Edition (J2EE ) og Enterprise JavaBeans Specification (EJB ) som teknisk plattform og programmeringsmodell. Avian Traveller applikasjonen er utviklet i en 3-lags EJB-centric arkitektur med web-basert klient (applet i browser) som brukergrensesnitt og applikasjonsserver som midtre lag mot database. Brukergrensesnittet (GUI) består av en Java applet i nettleser som caches lokalt på klient-pc ved første nedlasting og ved påfølgende oppgraderinger på sentral filserver. Kun mozilla Firefox 2.x og Internet Explorer 6.x - eller nyere - anbefales som nettlesere. JVM (Java Virtuell Machine) funksjonalitet oppnås ved installasjon av SUN JRE 1.4.x (eller nyere) plugin (Java Runtime Environment). Denne installeres automatisk via nedlastning over Internett eller kjøring av eget installasjonsprogram. Språkvalg utføres på en HTML Webside dette valget trigger oppstart/ nedlasting av Avian Traveller brukerklient (Java applet) over TCP/IP. Kommunikasjon mellom klient og applikasjonsserver foregår via JRMP (Java Remote Method Protocol). Servlets og JSP (Java Server Pages) benyttes for generering av rapporter som vises i eget nettleservindu. Lokalt printeroppsettet benyttes følgelig til utskrift av rapporter, bilag, reiseregning, etc. Avian Traveller kan leveres med grensesnitt til eksterne institusjoner som bank, kredittkortselskap, reisebyrå. I tillegg kan systemet kan også leveres med grensesnitt mot alle relevante interne systemer slik at data fra disse kan integreres med data i Avian Traveller. Interne systemer kan være regnskapssystemer, lønnssystemer, personalsystemer, mail-system etc.
3.2 Arkitektur/ Topology 3.2.1 Applikasjonsserver Avian Traveller kan leveres ferdig tilpasset enten Oracle 8.i / 9.i eller open source applikasjonsserver; JBoss, ref. http://www.jboss.org. Avian Traveller kan også tilpasses andre kommersielle applikasjonsservere. Da leveres en J2EE 'deployment descriptor' på XML format. Den videre porting er dog kundens eget ansvar. På forespørsel vil selvfølgelig CSC kunne yte bistand i dette arbeidet. Avian Traveller / JBoss er kompatibel med Java 2 Platform, Enterprise Edition (J2EE ) og Enterprise JavaBeans (EJB ) spesifikasjonene. Tredje-parts løsninger supporteres kun under forutsetning av J2EE kompatibilitet. 3.2.2 Database Kun RDBMS (Relation Database Management System) baserte databaseservere støttes per i dag inkluderer dette Oracle, Sybase og SQL Server. Kommunikasjon mellom Database og Application Server ivaretas via JDBC (Java Database Connectivity). 3.2.3 Nettverk Kommunikasjon mellom Database og Application Server ivaretas via JDBC (Java Database Connectivity). Avian Traveller er ikke forberedt for aksess gjennom firewall/ proxy server. Nettverks domene er derfor typisk intranett definert. (Hvis ønskelig kan CSC se på løsning utenfor firewall. En tilsvarende løsning er under utprøvning i test). Avian Traveller appleten er verifisert av VeriSign (http://www.verisign.com). Dette sikrer at applet en ikke har blitt modifisert (infisert med virus eller annen fiendtlig kode) på noen måte etter leveranse fra CSC. Avian Traveller applet-klienten caches lokalt for redusert belastning på nettverket.
3.2.4 Systemkrav Avian Traveller minimumskrav Klient PC Prosessor: Internminne: Operativsystem: - Pentium Pro, 200 MHz - eller tilsvarende - 64 MB RAM - Windows 2000, XP Databasetjener (* Prosessor - Henviser til krav fra valgt databaseleverandør. Internminne - Henviser til krav fra valgt databaseleverandør Operativsystem - Windows Server, Unix Database - Oracle ver. 8.x, 9.x - Sybase - SQL Server Applikasjonstjener (* Prosessor - Pentium II 333 Mhz, - eller tilsvarende Internminne - 512 MB RAM Operativsystem - Windows Server, Unix Software - Må være kompatibel med J2EE Compatibility Test Suite (CTS) Webklient/ Browser - Firefox 2.x + eller Internet Explorer 6.x + - Andre Browser typer garanteres ikke evt. Plug-in - SUN JRE 1.4 + (Java Runtime Environment) Plug in Merk, international version må benyttes. Kommunikasjon Protokoll - TCP/IP (* Enhver kombinasjon av Database-, Applikasjons-, eller Webtjener kan installeres på samme (fysiske) HW- Server hva som velges er kun et skaleringsspørsmål.