DEN NORSKE KIRKE Ilen menighet Ilen kirke Protokoll Gjelder møte i: Ilen menighetsråd. Dato / tid: Tirsdag 06.12.2016 / kl. 1830-2100. Møtested: Til stede: Fra staben: Meldt forfall: Ikke meldt forfall: Ilen menighetshus, møterom 2. etasje. Turid Kufaas Berntzen, Odd Gynnild, Tore How, Steinar Nordal, Johnny Pihl, Mikaela Vettenranta Rønstad, Anita Saksvik, Ingrid Sandstad, Sissel Harriet Statle og Britt-Inger Volden samt prost Bertel Aasen. Leder for Gudstjenesteutvalget (GU) Astrid Grude Eikseth (Sak nr. 144/2016). Nina Angelsen og Lars Sperre. Åshild Brenne (sykmeldt). Elling Reitan. Innledning ved Tore How (som siterte de to første versene av "Nordnorsk julesalme" av Trygve Hoff). Sak nr. 139/2016 Godkjenning av innkalling og sakliste. Menighetsrådet godkjente innkalling og sakliste. Sak nr. 140/2016 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 08.11.2016. Menighetsrådet godkjente protokollen fra møtet 08.11.2016. Sak nr. 141/2016 Forestående større arrangementer / gudstjenester i menigheten som trenger bistand fra menighetsrådets medlemmer: Kirkeverter desember 2016. Følgende møter som kirkeverter ved gudstjenestene i desember: Julaften 24.12. kl. 1600: 1. juledag 25.1 2. kl. 1100: Ingrid Sandstad forespør Sissel Statle. 2 frivillige. Lars forespør Robert Johansen.
Staben lager tidlig på nyåret en oversikt over menighetens planlagte arrangementer i 2017. De arrangementsansvarlige melder umiddelbart inn behov for assistanse til Menighetsrådet. Det kan være aktuelt med bistand fra både MR-medlemmer, komitéer og utvalg samt konfirmanter. Sak nr. 142/2016 Informasjons-, referat- og orienterings-saker: E-post fra Aina Berg som ønsker å fratre som leder for Ilen menighetshus 01.01.2017. - Melding mottatt om at også Kenneth Valsø ønsker å fratre - trolig også Ann-Kristin Åberg. - Økonomiutvalget (Tore, Steinar og Britt-Inger) møtes torsdag 15.12.2016 kl. 1900 i Menighetshuset for å drøfte situasjonen. Medarbeiderfesten 22.11.2016. Orientering vedrørende gjennomføring. Momenter til neste gang. Menighetsforvalter orienterer. - Medarbeiderfesten neste år MÅ planlegges i god tid (august / september), og ALLE i staben må delta! Ønskelig med foredrag / kulturinnslag. Ilen menighets julekonsert "Vi synger julen inn" søndag 18.12.2016 kl. 1800 i Ilen kirke (orgelspill fra kl. 1730). Britt-Inger Volden orienterer / kommenterer. - I 2017 satses på to arrangementer: "Ilen menighets julekonsert" med vesentlig innslag av profesjonelle og "Ilen menighet synger julen inn" med vesentlig innslag av barn og unge i soknet. Diakon Ingvild Svalastoga har sagt opp sin stilling og fratrer 01.03.2017. - Menighetsrådet ønsker primært egen diakon i 100 % stilling. - Prost Bertel Aasen opplyste om at det ikke er økonomi til å ansette egen diakon i Ilen sokn. Det vil bli utlyst 100 % diakonstilling som blir delt på Ilen og Sverresborg. - MR mener at det av stillingsinstruksen tydelig må fremgå hvordan de 50 % for Ilen skal benyttes i Ilen sokn. Diakonen MÅ ha kontor-tid og -plass ogå i Ilen, f.eks. annenhver uke. Ilen kirke stenges helt fra og med starten på 2017. Oppussingsarbeidet starter igjen 02.01.2017 og er planlagt ferdigstilt 01.04.2017. Britt-Inger orienterer. - Det blir et nytt møte med Nils Jørgen Brå på nyåret der representanter fra Menighetsrådet og staben deltar.
Høringsuttalelse av 10.11.2016 fra Ilen menighetsråd vedrørende Trondheim Spektrum Nidarø. - Britt-Inger skriver en tilleggsuttalelse, adressert til alle politiske partier. Det presiseres at Ilen menighetsråd finner det helt uakseptabelt at det fattes vedtak om utbygging på Nidarø UTEN at det foreligger en grundig utredning om hvordan de trafikale forhold rundt Ilen kirke skal ivaretas / løses! Sak nr. 143/2016 Menighetsrådets nestleder Britt-Inger Volden referer fra KfiT. - Sentralt på agendaen i KfiT er soknestrukturen. - Ilen kirkegård i Bynesveien kommer trolig til å hete Ila urnelund. - MR ønsker å invitere KfiTs markedskonsulent for å orientere om stillingen sin. Sak nr. 144/2016 Godkjenning av justert liturgi for høymesse og familiemesse i Ilen menighet - forslag fra Gudstjenesteutvalget. Jfr. sak nr. 95/2016, sak nr. 106/2016 og sak nr. 122/2016. Leder for GU Astrid Grude Eikseth orienterer. - Prost Bertel Aasen orienterte MR om behovet for nytenkning i utforming av gudstjenesteliturgien. - Kapellan Lars Sperre roste det omfattende og gode arbeidet som har blitt utført i gudstjenesteutvalget og ba om at MR vedtar gudstjensteutvalgets forslag til liturgi slik det nå foreligger. - Tore How stilte spørsmål om "eller"-mulighetene er nødvendige. Han presiserte behovet for å lage gudstjenestebrosjyrer med god og tydelig lay-out. - Astrid Grude Eikseth orienterte om grunnlaget for å beholde variantene. Det fremlagte forslaget enstemmig godkjent. Sak nr. 145/2016 Budsjett kirkemusikk for 2017. Tilleggsforslag fra kantor David Scott Hamnes, innkommet etter budsjettvedtak på forrige MR-møte 08.11.2016, sak nr. 138/2016. Det er ingen garanti for at kirken bare blir stengt i 3 måneder. Vedtaket fra MR-møtet 08.11.2016 opprettholdes. Tilleggsforslaget ikke vedtatt.
Sak nr. 146/2016 Dekning av eventuelt underskudd for Ilen Menighetsblad 2017. - Britt-Inger foreslo - med referanse til Nordberg menighetsblad i Oslo - at Ilen Menighetsblad starter kampanje for å få faste givere til bladet. - Redaksjonen oppfordres til å vurdere størrelsen på opplaget for å redusere antall tiloversblevne eksemplarer. - Bladbærerne involveres for å hindre at blad "flyter" ved postkassene. - Tore formidler innspill til redaksjonen. Eventuelt underskudd for Ilen Menighetsblad 2017 dekkes av midler fra Diakonifondet. Sak nr. 147/2016 Presisering av budsjettvedtaket for 2017 (merk bruk av fond - sak nr. 147a-e/2016 samt regnskapsmessige forhold vedrørende VÅVH - sak nr. 147f/2016). Presentasjon ved menighetsforvalter. Menighetsrådet godkjente presiseringen av budsjettet for 2017 i samsvar med vedtakene i sak nr. 147a-f/2016. Sak nr. 147a/2016 Bruk av Fond for diakoni (25198230) i 2017. Menighetsrådet vedtok bruk av midler fra Fond for diakoni i 2017: - Kr. 14000 til menighetens busstur. - Kr. 41000 til ulike diakonale tiltak av diakoniutvalget. - Kr. 13000 til Ilen menighets julekonsert. - Kr. 51736 til lydanlegg i Ilen kirke. Sak nr. 147b/2016 Bruk av Hauans fond (25198220) - Barne- og ungdomsarbeid i 2017. Menighetsrådet vedtok følgende bruk av midler fra Hauans fond i 2017: - Kr. 15430 til konfirmantarbeidet i Ilen sokn i 2017/2018. - Kr. 66489 til lydanlegg i Ilen kirke. Sak nr. 147c/2016 Bruk av Fond inventar og utstyr i 2017. Menighetsrådet vedtok følgende bruk av midler fra Fond inventar og utstyr i 2017: - Kr. 62655 til lydanlegg i Ilen kirke.
Sak nr. 147d/2016 Bruk av Axel Sivertsens fond i 2017. Menighetsrådet vedtok følgende bruk av midler fra Axel Sivertsens fond i 2017: - Kr. 11645 til lydanlegg i Ilen kirke. Sak nr. 147e/2016 Bruk av Fond for barne- og ungdomsarbeid i 2017. Menighetsrådet vedtok følgende bruk av midler fra Fond for barne- og ungdomsarbeid i 2017: - Kr. 7475 til lydanlegg i Ilen kirke. Sak nr. 147f/2016 Overføring og bruk av et eventuelt overskudd fra "Vi åpner våre hjerter" - VÅVH - i 2016 til 2017. Menighetsrådet vedtok at et eventuelt overskudd for VÅVH i 2016 avsettes på disposisjonfondet for VÅVH i 2017 og at alle utgifter knyttet til VÅVH for 2016 dekkes av VÅVHs disposisjonsfond. Ved et eventuelt underskudd, så dekkes underskuddet i 2016 av nye midler som VÅVH mottar fra Norsk Kulturråd enten i 2016 eller 2017. Sak nr. 148/2016 Årsmeldinger fra menighetens utvalg og komitéer. Lederne for menighetens utvalg og komitéer skriver årsmeldinger for 2016. Årsmeldingene sendes menighetsforvalter innen 17.01.2017. Krav til layout: Skrives elektronisk og sendes på e-post. Skrift: Times New Roman, størrelse 12 (unntatt overskrifter). Bidragsytere: Diakoniutvalget - Ingvild Svalastoga Gudstjenesteutvalget - Astrid G. Eikseth Ilen Menighetsblad - Edel Lundemo Ilen menighetsråd - Tore How Kulturutvalget - Maren Barlien Guntvedt Misjonskomitéen - Bjørg Sand Prestetjenesten - Åshild Brenne Regnskap med noter - Tore How Revisors beretning - Kommunerevisjonen Trosopplæringsutvalget - Guro G. Anderssen Vi åpner våre hjerter - David Scott Hamnes Økonomiutvalget - Steinar Nordal
Sak nr. 149/2016 Menighetsrådets møter 1. halvår 2017. Menighetsrådets møter avholdes normalt i møterommet Ilen menighetshus kl. 1830-2030 på tirsdager. Datoer: 24.01.2017, 07.03.2017, 04.04.2017, 09.05.2017 og 13.06.2017. Både faste representanter og vararepresentanter innkalles til møtene. Sak nr. 150/2016 Nøkler til menighetskontoret. Bjørg Sand og Edel Lundemo ønsker nøkler til bruk i sitt arbeid for Ilen menighet. Britt-Inger Volden, Bjørg Sand og Edel Lundemo gis anledning til å kvittere ut nøkler til menighetskontoret. Eventuelt Aktuell informasjon til og fra Menighetsrådets medlemmer, meningsutveksling. Saker som ønskes behandlet på neste møte. Avslutning ved Tore How (som siterte siste vers av "Nordnorsk julesalme" av Trygve Hoff). Menighetsrådets møter 1. halvår 2017: Tirsdagene 24.01.2017, 07.03.2017, 04.04.2017, 09.05.2017 og 13.06.2017. Med hilsen Tore How (s) Leder Ilen menighetsråd Nina Sandstrøm Angelsen (s) Menighetsforvalter i Ilen