Styremøte Innkalling med sakspapirer 22. februar 2012 kl 19.00 21.00 23. februar 2012 kl 08.30 15.00 Sted: Sykehusapoteket i Bodø
Styrets medlemmer i Sykehusapotek Nord HF Dag Utnes, observatør fra brukerutvalget for Sykehusapotek Nord HF Deres ref.: Vår ref.: 2012/13 Dato: 16.02.2012 Innkalling til styremøte i Sykehusapotek Nord HF 22-23. februar 2012 I henhold til tidligere avtalt møteplan, og i samråd med styreleder, innkalles med dette til styremøte i Sykehusapotek Nord HF onsdag 22. februar kl 19.00 21.00 og torsdag 23. februar kl 08.30 15.00. Møtet avholdes på Sykehusapoteket i Bodø. Styremøtet vil ved behov bli lukket for offentligheten for behandling av styresaker og/eller orienteringer som er unntatt offentlighet. Saksdokumenter til møtet er vedlagt. Eventuelle forfall meldes Sykehusapotek Nord HF på telefon 77 62 62 56, eventuelt på e-post til helge.pettersen@unn.no. Med vennlig hilsen Anne Helen Hansen styreleder Espen Mælen Hauge direktør Postadresse: Fakturaadresse: Telefon: 77 62 62 56 Saksbehandler: Sykehusapotek Nord HF Postboks 6147 Sykehusapotek Nord HF c/o Fakturamottak Telefaks: Internett: 77 62 66 69 www.sykehusapotek-nord.no Helge K. Pettersen Telefon: 77 66 96 26 9291 TROMSØ Postboks 4226 8608 Mo i Rana E-post: Org.nummer: sykehusapotek.nord@unn.no MVA 983 974 937 NO Saksbehandlers e-post: helge.k.pettersen@unn.no
Godkjenning av innkalling og saksliste Styresak nr: 1 2012 Møtedato: 22-23. februar 2012 Saksbehandler: Økonomisjef Helge K. Kjerulf Pettersen I samråd med styreleder er følgende saksliste satt opp til styremøtet 22-23. februar 2012: Sak 1-2012 Godkjenning av innkalling og saksliste Side 1 Sak 2 2012 Godkjenning av protokoll fra styremøte 24-25. Side 2 november 2011 Sak 3-2012 Evaluering av styret Side 6 Sak 4-2012 Årlig melding 2011 Side 15 Sak 5 2012 Økonomirapport januar 2012 Side 34 Sak 6 2012 Sykefravær 2010 og 2011 Side 37 Sak 7 2012 Oppdragsdokument 2012 Side 46 Sak 8-2012 Kompetansestrategi utkast Side 98 Sak 9 2012 Orienteringssaker 1. Internrevisjon kontroll av helsepersonells kompetanse og autorisasjon 2. ESA-saken - status 3. Omtale i Helsemagasinet Pingvinen nr 1 2012 a. Vil dobbeltdoser til livs b. Mer enn bare medisin Side 111 Side 112 Side 113 4. FarmaPro 5. Elektronisk kurve 6. Vedtektsendring 7. Veileder styrearbeid 8. Referat fra AMU 4.1.2012 9. Pensjonsordningen for apotekansatte (POA) - status Sak 10 2012 Eventuelt Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF godkjenner innkalling og saksliste for styremøte den 22-23. februar 2012. Espen Mælen Hauge direktør Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 1
Godkjenning av protokoll fra styremøte 24-25. november 2011 Styresak nr: 2 2012 Møtedato: 22-23. februar 2012 Saksbehandler: Økonomisjef Helge K. Kjerulf Pettersen Direktørens innstilling til vedtak Styret for Sykehusapotek Nord HF godkjenner protokoll fra styremøtet 24-25. november 2011. Espen Mælen Hauge Direktør Til: Styret for Sykehusapotek Nord HF Tidspunkt: 24. november 2011 kl 16.30 19.00 25. november 2011 kl 08.30 12.00 Sted: Tilstede: Rica Grand Hotel Tromsø Anne Helen Hansen, styreleder Børge Wahl, styrets nestleder Sissi Lundblad, styremedlem Alf Lorentzen, styremedlem Svein Iversen, styremedlem Kristin Larssen, styremedlem Bjørg Helene Jenssen, styremedlem Fra administrasjonen: Espen Mælen Hauge, direktør Margaret A. Antonsen, fagsjef Helge K. Kjerulf Pettersen, økonomisjef Sidsel Kristiansen, sykehusapoteker Observatør: Dag Utnes, leder av brukerutvalget Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 2
Sak 44-2011 52-2011 ble behandlet 24. november. Sak 51-2011 punkt 2-7 og sak 53-2011 ble behandlet 25. november. Sak 44/11 Godkjenning av innkalling og saksliste Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord godkjenner innkalling og saksliste. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sak 45/11 Godkjenning av protokoll fra styremøte 28. september 2011 Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord godkjenner møteprotokollen fra styremøtet 28. september 2011. Innstillingen ble enstemmig vedtatt.. Sak 46/11 Avdelingsvise presentasjoner og verdibasert hverdag - sykehusekspedisjonene Direktørens innstilling til vedtak Styret for Sykehusapotek Nord HF tar presentasjonen til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sak 47/11 Økonomirapport per oktober 2011 Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF tar økonomirapporten til orientering. Styreleder fremmet følgende innstilling til vedtak: 1. Styret for Sykehusapotek Nord HF tar økonomirapporten til orientering. 2. Styret ber om at det på første styremøte i 2012 legges frem en egen sak med gjennomgang av sykefraværet i 2010 og 2011 med forslag til tiltak for å redusere fraværet. Styreleders innstilling ble enstemmig vedtatt. Sak 48/11 Budsjett 2012 Direktørens innstilling til vedtak: Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 3
Styret for Sykehusapotek Nord vedtar det foreslåtte budsjettet som Sykehusapotek Nord HFs budsjett for 2012. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sak 49/11 Fullmakt opprettelse og tilsetting i nye stillinger Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF gir direktøren fullmakt til å foreta faste og midlertidige ansettelser innenfor rammen av vedtatte driftsbudsjetter for sine driftsenheter. I tillegg kan direktøren foreta tilsettinger utover dette når det er nødvendig av hensyn til en hensiktsmessig og forsvarlig drift, og innenfor forsvarlige økonomiske rammer. Direktøren trekker sin innstilling til vedtak. Styremedlem Alf Lorentsen fremmet følgende innstilling til vedtak: 1. Styret for Sykehusapotek Nord HF gir direktøren fullmakt til å opprette nye faste stillinger innenfor rammen av budsjettposten lønns- og personalkostnader. 2. Styret for Sykehusapotek Nord HF gir direktøren fullmakt til å inngå midlertidige arbeidsavtaler, det forutsettes at styret orienteres om dette på første ordinære styremøte etter ansettelsen. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sak 50/11 Møteplan 2012 Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar forslaget til møteplan for 2012. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sak 51/11 Orienteringssaker 1. Styreleder informerte muntlig om følgende: Oppnevning av nye styrer i Helse Nord. Kommuner, fylkeskommuner og Sametinget har blitt bedt om å komme med forslag på kandidater til styrene. Saken planlegges behandlet i styret i Helse Nord RHF 29. mars, eventuelt i april 2012, med påfølgende oppnevning i foretaksmøte. 2. Direktøren informerte muntlig om følgende: Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 4
a. Arbeidsoppgaver foretaksledelsen b. Legemiddellogistikk UNN og NLSH c. Bandasjistsaken 3. ESA-saken 4. Revisjonsrapport 2. tertial 5. Statens legemiddelverks tilsyn ved Sykehusapoteket i Bodø 6. Midlertidig oppdragsdokument 7. Opprettelse av arbeidsutvalg i brukerutvalget Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF tar de fremlagte saker til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sak 52/11 Eventuelt Ingen saker under eventuelt. Sak 53/11 Evaluering av styret Oppsummering: 1. Styret for Sykehusapotek Nord HF har gjennomført evaluering i tråd med RHF styrets vedtak 125-2011 Styrearbeid i helseforetak veileder Helse Nord, veilederens kap 4.4.6 Styrets evaluering av egen virksomhet. 2. Styret fortsetter med og fullfører evalueringen i forbindelse med neste styremøte. 3. Spørreskjemaet som ble brukt under evalueringen sammenfattes i et oppsummerende dokument og oversendes direktøren til videre saksbehandling, vurdering av forbedringsmuligheter og forslag til tiltak som forelegges styret til behandling i neste styremøte. Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 5
Evaluering av styret Styresak nr: 3-2012 Møtedato: 22. februar 2012 Saksbehandler: Direktør Espen Mælen Hauge Ref. tidligere sak: 53-2011 Vedlegg: Oppsummering evaluering sak 53-2011 Denne saken er en fortsettelse av sak 53-2011 som ble gjennomført i møtet 25.11.11. Det er satt av to timer til møtet. Første timen bruker vi til oppsummeringen av den skriftlige evalueringen (vedlegg). Her vil vi ha fokus på: hva vil vi fornye hva vil vi forsterke hva vil vi ikke bruke tid på lenger Neste timen bruker vi til tilbakemeldingsøvelsen. Hver enkelt må studere den oppsummerte evalueringen fra forrige møte, konkretisere på de punktene de har antydet behov for forbedring (hva konkret kan bli bedre?) og ta med de konkrete forslagene til møtet for diskusjon. Ansvar for gjennomføringen av evalueringen er på samme måte som sist, styremedlem Bjørg H. Jenssen. Espen Mælen Hauge direktør Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 6
EGENEVALUERING AV STYRET I SYKEHUSAPOTEK NORD 1. PERSONOPPLYSNINGER Styret har valgt å foreta en individuell evaluering i plenum skriftlig og etterpå muntlig. Dette notatet viser oppsummert styrets egenevaluering. 2. STYRETS OPPGAVER Har vi klart for oss hva som er styrets viktigste oppgaver? o Ja o Ja, styreformann informerer tydelig om dette o Ja (stort sett) o Retning for apoteket. Kontroll øk/plan. Ansvar for direktør ansette/veilede o Ja. Støtte/ressurs for daglig leder. Kontroll. Strategiarbeid (viktigst, og bakgrunn for hva styret skal gi støtte på, og kontrollere) o Ja, men styremedlemmene kan være mer aktiv med å påvirke saksliste o Mener det.; ivareta apotekets interesser og hensikt. Primært sikre leveranse av legemidler til sykehusene på en kvalitetsmessig, rasjonell måte og til lavest mulig pris o Ja o Kontroll og strategi. Service: jeg har vært usikker på om styret har ønsket denne rollen eller om det er jeg som har bedt om prosesstøtte. Noe usikker på styrets eget ønske om å lære praktisk sykehusapotekarbeid bedre å kjenne. 3. PLANLEGGING OG ARBEIDSMÅTE. Har vi en god nok plan for arbeidet og en god nok arbeidsmåte? o I hovedsak ja o Ja, mener vi evaluerer godt etter styremøtene o Har strategiplan for 2011-2014. Synes det mangler handlingsplaner for det enkelte år samt evaluering for det enkelte år o Rullerende saker faste ok o Ja, god nok. Likevel potensial for forbedring o Ja, bra balanse mellom plan og frihet til å ta opp saker utenom plan o Årshjulet er en god plan, men bør diskuteres innholdsmessig litt oftere. For å få frem flere nyanser kunne vi på plansaker diskutert i grupper før plenum o Møteplan med fordel også angi hvilke saker som planlegges tas opp på hvert møte. Sikrer oppfølging av sakene. Arbeidsmåten i møtene er god! Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 7
o Møtene blir litt for korte. Møtene ledes godt og det er aktive, gode diskusjoner. Finnes ikke plan for arbeidet. Jeg har en plan/aksjonsliste, som styret ikke kjenner. Hva med å lage et styrets årshjul? 4. FORHOLD TIL EIER. Har styret oppnådd en tilfredsstillende forståelse for Sykehusapotek Nords situasjon hos det regionale Helse Nord? o Etter hvert er det blitt bra. Vi blir hørt, og Helse Nord våre handlingsplaner og strategier = vårt svar på OD o Dette er betydelig bedret i de siste 2 årene - kan bli enda bedre o Forståelsen er blitt bedre enn den var tidligere o Mer synlig bra o Ja, etter hvert. Mye gjenstår når det gjelder konkretisering og utdyping av denne forståelsen. Inkludering kan bedres o Er bedret, men fortsatt potensial for forbedring o Opplever at vi har kommet et godt stykke på vei i positiv retning. Både direktør og styreleder er gode utenriksministre og har full oppbakking i styret o Ja, dette er blitt mye bedre de to siste årene! Om det er helt tilfredsstillende er jeg ikke sikker på. o Ja 5. STYRETS SAMMENSETNING. Kunne styrets kompetanse og sammensetning vært bedre i forhold til oppgavene? o Styrets sammensetning/kompetanse er bred og god o Repr. Fra Helse Nord RHF? Sykehusene? o Jeg tror ikke det o Synes kompetansen er god! Relevant! o Sikkert, men også risiko for å tape viktig kompetanse ved å øke/endre kompetansesammensetningen på noen felt. Både endring og kontinuitet kan være goder i seg selv! o Ja, det kan det alltid utvikles. Men kompetansen i nåværende styre er generell god o Vi er gode på drift personal økonomi og samfunnsforståelse, også delvis på fag. Mangler kanskje jus? Men slike tjenester kan kjøpes o Styret har bred sammensatt kompetanse Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 8
o Hvis styrets kompetanse og sammensetning skal/blir endret kunne vi kanskje hatt ekstern apotekkompetanse og kanskje et styremedlem fra RHF 6. STYRETS INSTRUKS. a) Hvilket potensial ser vi i om styrets oppgaver hadde vært bedre diskutert og forstått? o Styrets oppgaver og styreinstruks bør drøftes/repeteres årlig o Bedre beslutninger handlingsplaner o Godt forstått o Større fokus på apoteket som sådan, mindre fokus på enkeltelementer o Større eierforhold og større kraft i gjennomføringen o Hvordan bli mer offensiv på de områder der styret vil nå lengre (ASL kommunene Helgeland/Finnmark). Venter vi for mye på at direktøren skal gjøre jobben? o Er ivaretatt o a)- b) Vanskelig å si om det er et potensial, fordi vi kjenner styreinstruksen for dårlig, vi har ikke hatt denne som sak i seg selv. Jeg henviste til instruksen i sak 49/11, ellers sjelden. b) Kunne en bedre styreinstruks tilføre styrets arbeid økt verdi? o Nei o Ved evt. nye medlemmer klare oppgaver o Ja, sikkert. Styreinstruksen burde tas fram av og til. Evaluering også av den. o Styreinstruks er bra o Ser ingen åpenbare forbedringspunkter o Nei 7. STYREPAPIRENE. Hvordan er kvaliteten på styrets beslutningsunderlag (styrepapirene) og på det informasjonsmaterialet som ellers presenteres for styret? o Jevnt over bra. Detaljinfo som vedlegg til sak. All info som har betydning for saksbehandling bør gis o Mener styrearbeidene er godt gjennomarbeidet av administrasjonen o Beslutningsunderlaget er godt. God informasjon o God. Orientering/presentasjonssaker er viktig o Stort sett veldig god kvalitet. Unntak finnes o På en skala fra 1(dårligst) 6 (best), skår 5 Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 9
o Generelt bra underlag. Øk.sakenekan være noe kryptisk formulert, jfr. siste budsjettsak. Her hadde vi trengt en bemanningsplan som grunnlag o Øk.rapport ønskes presentert m/stolpediagram. Budsjett ønskes fulgt opp med tydelig mål og handlingsplan o Bra! 8. FULLSTENDIGHET I SAKER. Er det saker vi savner behandlingen av der vi tror styret kunne bidratt positivt til forbedring av virksomheten? o Oppfølging av HMS møter, personalmøter, AMU møter? Årlig melding o Nei bortsett fra årlige handlingsplaner o Kommer ikke på saker som savnes. Synes orienteringssaker gir god kjennskap til foretak og arbeid. Mulighet for å be om mer info. o Åpningstider publikumsavdelingene o Saker om kvalitet og service på varene/tjenestene. Brukerundersøkelser, Kvalitetsmåling o Jeg synes det er blitt bedre med ny direktør, ser ingen saker jeg savner at vi får et mye bedre innblikk i hvordan apoteket driftes (presentasjoner og informasjonssaker) o Vanskelig å si 9. STYRETS VEDTAK. Er de konklusjoner og vedtak som fattes i samsvar med det du mener er riktig o Konsensus er bra dersom en er enig i at det er det som tjener bedriften. Uenighet bør markeres dersom det er reell uenighet o Ja, etter å ha behandlet sakene i styret og fått synspunktene og innspill fra hele styret o Ja o Ja o Ja, på enkeltsaknivå (også store enkeltsaker). Men åpen for at vi burde være mer kreativ for å få fram nye/andre saker enn de vanlige /tradisjonelle o Ja, vedtakene er stort sett enstemmige. Føler frihet til å stemme imot eller lage alternative forslag hvis uenig o Ja o Ja Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 10
o Under noen diskusjoner henvises til ord og uttrykk eller passuss i saksfremlegget som styret er uenig i og noen ganger blir bedt tatt ut. Imidlertid fremkommer ikke dette av vedtaket. 10. STYREPROTOKOLLEN. Burde vi legge arbeid i å forbedre kvaliteten på styreprotokollen? o Ja litt fyldigere om hva saken gjelder o Nei, mener den er helt ok o Nei, styreprotokollen er god. Få merknader i ettertid. o Protokollen må sees som et saksfremlegg. Greit å gjøre det enkelt tolkning av kommentarer som vedtak o Tror den for de fleste formål er god nok o Kanskje kan 5 min. Til å repetere protokollen fra forrige møte være lurt o Kanskje gjennom to tiltak; 3 linjer som kort beskriver forhold som styret tok opp (men som ikke trenger å være vedtak). Sikre at vi forstår vedtakene på sammen måte o Den er i hovedsak god o Har svart nei, men er usikker på hva forbedre kvaliteten innebærer? 11. STYRETS KOMMUNIKASJONSFORM. I hvilken grad kommuniserer vi som et kollegium hvor det er fellesfølelsen som er grunnleggende opptrer vi med integritet, åpenhet, ansvarlighet og tillit overfor hverandre? o Føler at alle blir hørt, og kan/får si hva de mener o Ja, sitter absolutt med den følelsen o Ja, i stor grad o Ja, respekt for andres kompetanse o Tror vi har lyktes bra her. Håper det. Kan nok være åpen for at ikke alle er 100% fornøyd på dette området hele tiden o I stor grad o Ser ingen skjult agenda. Men det hadde vært ok om det ble flertall/mindretall i noen saker, jfr. alternativ måte i 1. strekpunkt i spørsmål 10 o JA, etter min mening o Saklig debatt, henger seg ofte på forrige debattant, ja styret opptrer med integritet osv. Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 11
12. OPPFØLGING OG GJENNOMFØRING AV VEDTAK. Kan administrasjonen bli flinkere til å gjennomføre styrets vedtak raskt? o OK. Bør orientere styret om projeksjon i saksoppfølgingen (oppfølgingsstatus) o Kanskje på enkelte områder/saker o Oppfatter dem som lojal mot styrets vedtak og innspill o Synes de jobber meget godt, men det er alltid forbedringsmuligheter o Synes styrevedtakene tas på alvor og følges opp o Ser ingen forsøk på trenering, se for øvrig pkt. 6 a) o Nei, opplever at adm. følger opp når vi har fattet vedtak o Nei 13. STYRELEDER. Hvordan fungerer styreleder? Ledes møtene effektivt? o Ja, Korrekt og inkluderende o Etter min mening meget godt gjennomført. Skaper trygghet i styremøtene o Ja, meget effektivt o Ja, gode oppsummeringer, engasjert for foretaket. (Utfordrende at innspill kan forutses) o Helt fantastisk! Åpen for (helt) andre tilbakemeldinger her, det viktigste er hvordan rollen/funksjonen oppleves av de øvrige i styret/dl o Styreleder fungerer meget godt. Møtene ledes effektivt. Kan kanskje av og til mer prøve å provosere fram meningsbrytninger og ulike måter å se ting på o God å lede, lytte og oppsummere. Flink til å holde tidsrammen, bruke mer tid på de store sakene. Konsensusorientert, stort sett bra o Utmerket. Alle gis rom for å komme med sine meninger. Drar gode oppsummeringer. Jobber for konsensus og gode vedtak o Styreleder fungerer godt. God støtte og leder for meg. 14. STYREMØTENE. Hvordan er vi fornøyd med antall møter og varigheten på de enkelte møtene? o OK, men vi bør ikke være for fastlåst. Kan ta ekstramøter gjerne på tlf. for å drøfte spesielle forhold. Styret skal brukes. o Ja ok Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 12
o Av og til blir det for kort tid til møtene, spesielt i forhold til referatsaker o OK o Tror ikke vi trenger lengre møter selv om tiden kan kjennes knapp. Dette vil alltid være en utfordring, uansett møtelengde o Godt fornøyd o Nok møter i forhold til saksmengde og kompleksitet. Passelig lengde. NB! Det er viktig å ha fysiske møter! o Godt fornøyd både antall og varighet o Burde vært flere møter, ca sju pr. år, februar; mars; april (i forbindelse med regionalt styreseminar); mai/juni; sept (eget styreseminar); oktober (ifm reg.styresem); nov/des 15. FORHOLDET TIL DAGLIG LEDER. a)hvor stort potensial er det i å forbedre styrets forhold til og samarbeid med daglig leder? o Bruk styret (daglig leder) service (styret) o Ja, dette kunne godt vært tatt opp i forbindelse med evaluering av daglig leder o Potensial, er ikke stort o Innspill om flere ad- hoc møter ved behov (tlf. for eksempel) o Synes dette går meget bra. DL er lett å samarbeide med o Det fungerer godt o Fungerer godt, jfr. siste evalueringssamtale. Han er klok som slipper sine fagledere til i styret o Godt samarbeid kan bruke styret mer! o Styreleders oppfølgning av meg fungerer veldig fint og bør fortsette som i dag. Det er et potensial for en nærmere interaksjon mellom styret og daglig leder. b)er det interessant å revidere daglig leders ansettelsesvilkår mer regelmessig som ledd i en insentivordning? o Nei o Årlig evaluering av daglig leder o Nei o Stimulans o Årlig revisjon ok. I spesielle tilfeller kan dette tas opp utenom den årlige evalueringen. Insentivordninger har sine gode og dårlige sider. Kan gi feil fokus Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 13
o Egentlig ikke. Men lederavtalen kan kanskje være klarere på mål, og oftere bli tilpasset strategier og handlingsplaner dynamikk o Er i tvil om vi vil oppnå vesentlig mer. Men har ingenting imot at saken utredes o Årlig o Tja, en gang kan kanskje være for lite, men i alle fall ikke mer enn to g. pr. år. Egenevalueringen ble gjennomført i styresamling 25. November 2011 Anne Helen Hansen Børge Wahl Kristin Larsen Styreleder Nestleder Styremedlem Svein Iversen Sissi Lundblad Alf Lorentzen Styremedlem Styremedlem Styremedlem Bjørg H. Jenssen Dag Utnes Espen Hauge Styremedlem Brukerutvalgsleder Direktør Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 14
Sakstittel Styresak nr: 4 2012 Møtedato: 23. februar 2012 Saksbehandler: Fagsjef Margaret A. Antonsen og økonomisjef Helge K. Pettersen Vedlegg: Årlig melding til Helse Nord RHF Årlig melding er Sykehusapotek Nord HFs tilbakemelding til Helse Nord RHF på gjennomføringen av oppdragsdokumentet. Sykehusapotek Nord har mottatt en mal for årlig melding som er brukt under utarbeidelsen. I malen heter det: Denne malen skal brukes til helseforetakets årlige melding for 2011 til Helse Nord RHF. Årlig melding fra helseforetakene danner grunnlag for utarbeidelse av Helse Nord RHFs årlige melding til HOD. Det skal gis tilbakemelding på alle rapporteringskrav i dette dokumentet. Rapporteringstekst skal legges i feltet Rapporteringstekst som finnes under alle rapporteringskrav. Rapporteringsteksten skal være konkret og konsis, og inneholde informasjon om status med beskrivelse av gjennomførte tiltak. Det er viktig at rapporteringsteksten utformes slik at andre har tilstrekkelig grunnlag for selvstendig vurdering i forhold til status og måloppnåelse. Der det vurderes at krav ikke er oppfylt skal det også gis kort beskrivelse av årsak og planlagte tiltak for å nå målet. Rapportering fra helseforetakene på styringsparametre m.v. er innarbeidet i dokumentet, og følger ikke som eget vedlegg slik som tidligere år. Vi har etter henstilling fra helseforetakene gjennomgått hvilke styringsparametre det skal rapporteres på, og hvilke Helse Nord RHF kan svare HOD på direkte. Disse prinsippene er fulgt under utarbeidelsen av meldingen. Direktørens innstilling til vedtak Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar vedlagte melding som Sykehusapotek Nord HFs årlige melding til Helse Nord RHF for 2011. Espen Mælen Hauge direktør Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 15
Rapporteringsmal for Sykehusapotek Nord Årlig melding 2011 til Helse Nord RHF Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 16
Innhold 1. OM RAPPORTERINGEN... 3 2. KVALITET, PASIENTSIKKERHET OG PASIENTRETTIGHETER... 3 2.1 KVALITETSFORBEDRING OG PASIENTSIKKERHET... 3 2.2 PRIORITERING, TILGJENGELIGHET OG BRUKERMEDVIRKNING... 4 2.3 OMRÅDER SOM SKAL VEKTLEGGES SPESIELT... 4 2.3.1 Helhetlige pasientforløp og samhandling... 4 2.3.2 Smittevern og beredskap... 5 3. REKRUTTERING, UTDANNING OG VIDEREUTDANNING AV HELSEPERSONELL... 5 4. FORSKNING OG INNOVASJON... 6 5. FELLES ØKONOMISKE OG ORGANISATORISKE KRAV OG RAMMEBETINGELSER... 7 5.1 ØKONOMISK UTVIKLING OG RESULTATOPPNÅELSE... 7 5.1.1 Inntekter... 8 5.1.2 Varekostnader... 10 5.1.3 Personalkostnader... 10 5.1.4 Andre driftskostnader... 10 5.1.5 Oppsummering resultat... 10 5.1.6 Likviditet... 11 5.1.7 Investeringer... 11 5.1.8 Bemanningsutvikling... 11 5.1.9 Sykefravær... 12 5.2 TILTAK FOR ORGANISASJONSUTVIKLING OG ØKONOMISK BALANSE... 13 5.3 RISIKOSTYRING OG INTERN KONTROLL... 14 5.4 INNKJØP... 16 5.5 ORGANISASJONS- OG LEDERUTVIKLING OG ARBEIDSGIVERSTRATEGI... 16 SYKEHUSAPOTEK NORD HF SKAL... 17 5.5.1 Personal og kompetanse... 17 5.5.2 Helse, miljø og sikkerhet (HMS)... 17 5.6 NASJONALT PROFILPROGRAM... 18 2 Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 17
1. Om rapporteringen Denne malen skal brukes til helseforetakets årlige melding for 2011 til Helse Nord RHF. Årlig melding fra helseforetakene danner grunnlag for utarbeidelse av Helse Nord RHFs årlige melding til HOD. Det skal gis tilbakemelding på alle rapporteringskrav i dette dokumentet. Rapporteringstekst skal legges i feltet Rapporteringstekst som finnes under alle rapporteringskrav. Rapporteringsteksten skal være konkret og konsis, og inneholde informasjon om status med beskrivelse av gjennomførte tiltak. Det er viktig at rapporteringsteksten utformes slik at andre har tilstrekkelig grunnlag for selvstendig vurdering i forhold til status og måloppnåelse. Der det vurderes at krav ikke er oppfylt skal det også gis kort beskrivelse av årsak og planlagte tiltak for å nå målet. Rapportering fra helseforetakene på styringsparametre m.v. er innarbeidet i dokumentet, og følger ikke som eget vedlegg slik som tidligere år. Vi har etter henstilling fra helseforetakene gjennomgått hvilke styringsparametre det skal rapporteres på, og hvilke Helse Nord RHF kan svare HOD på direkte. 2. Kvalitet, pasientsikkerhet og pasientrettigheter Tjenestene som tilbys skal være av god kvalitet, trygge og sikre. Kvalitetsarbeid er en kontinuerlig og viktig del av den ordinære virksomhet og et prioritert ansvar for styret og ledere på alle nivå. Regional kvalitetspolicy utarbeides i 2011 og gis status som rammesettende og retningsgivende for foretakenes arbeid på dette feltet. Etikk og etisk refleksjon er viktige moment i kvalitetsarbeidet. Etiske retningslinjer og Klinisk etikkomite (KEK) er viktige verktøy. Det forventes at KEK blir forespurt i relevante spørsmål der etiske vurderinger er sentrale. 2.1 Kvalitetsforbedring og pasientsikkerhet Sykehusapotek Nord HF skal: Ha oppdaterte faglige retningslinjer og prosedyrer tilgjengelige i DocMap. Rapporteringstekst Alle offisielle faglige retningslinjer og prosedyrer er tilgjengelige i DocMap. Det er gjort en kontroll av at dokumentene er revidert og oppdaterte i 2011. Oppmerksomhet er rettet mot å øke tilgjengeligheten og bruken av DocMap i foretaket, og på å revidere og samkjøre prosedyrer på tvers i foretaket. Delta i nasjonal pasientsikkerhetskampanje og rapportere gjennomførte tiltak etter 2.tertial og i Årlig melding. 3 Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 18
Rapporteringstekst Sykehusapotek Nord deltar i nasjonalt samarbeid om innføring av Integrated Medicin Management (IMM), og arbeider med prosjekter for innføring av samstemming av legemiddellister og legemiddelgjennomgang på UNN og NLSH, samt i enkelte kommuner. Ha fokus på mangelfull kommunikasjon og språkforståelse hos pasienter for å bedre behandlingskvaliteten. Foretakene skal tilby tolketjenester til pasienter som har behov for det. Rapporteringstekst Sykehusapotek Nord tar inn brosjyrer på andre språk enn norsk når dette finnes. Rapportere aktiviteter i Klinisk etikkomite (KEK). Rapporteringstekst Sykehusapotek Nord har ikke eget KEK, men benytter sykehusforetakenes KEK ved behov. To prosjekter er sendt inn til Regional Klinisk etikkomité for vurdering. 2.2 Prioritering, tilgjengelighet og brukermedvirkning Tjenestene skal være tilgjengelige og innrettet etter brukernes behov. Sykehusapotek Nord HF skal: Sikre ivaretakelse av den samiske befolkningens behov for tilbud preget av samisk språkog kulturforståelse, spesielt innenfor forvaltningsområdet for samisk språk. Rapporteringstekst Både Sykehusapoteket i Tromsø og Sykehusapoteket i Bodø har ansatte som behersker samisk. 2.3 Områder som skal vektlegges spesielt 2.3.1 Helhetlige pasientforløp og samhandling Kompetanseoverføring og tett dialog på alle nivå skal bedre evnen til å gjennomføre oppgavene på en koordinert og rasjonell måte. Tjenesteutviklingen skal baseres på forløpstenkning og forpliktende samarbeid mellom og innen nivåene. Sykehusapotek Nord HF skal: Etablere tverrfaglige og nivåovergripende arenaer for utdanningsbehov og praksis, og legge til rette for nødvendig kompetanseutvikling, i samarbeid med kommunene bla for å styrke forutsetningene for å implementere intermediærtilbud. Rapporteringstekst Ikke relevant. 4 Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 19
Samarbeide med kommunene i opptaksområdet om å styrke den elektroniske samhandlingen og legge til rette for slik samhandling også med pleie- og omsorgssektoren. Rapporteringstekst Ikke relevant. Sikre at veiledningsplikten overfor kommunehelsetjenesten ivaretas med god tilgjengelighet til kompetent faglig rådgiving for fastleger og leger i vakt. Rapporteringstekst Ikke relevant. Sikre at veiledningsplikten overfor kommunehelsetjenesten ivaretas med god tilgjengelighet til kompetent faglig rådgiving for helsepersonell og kommuneadministrasjon i de kommunene hvor Sykehusapotek Nord HF har avtale om farmasøytisk rådgivning. Rapporteringstekst Sykehusapotek Nord gir farmasifaglig rådgivning til de kommuner som det inngått avtale med. I 2011 er det utarbeidet et e-læringsprogram i medikamenthåndtering for helsepersonell, dette tilbys også kommunehelsetjenesten. Sykehusapotek Nord har deltatt i grunnlagsarbeidet for Lærings- og mestringssentere (LMS) i Helse Nord, og bidrar med undervisning på kurs gitt av LMS. 2.3.2 Smittevern og beredskap Helseforetakene skal arbeide med smittevern og beredskap i tråd med regional plan for smittevern, tuberkulosekontrollprogram og regional plan for sosial og helsemessig beredskap. Sykehusapotek Nord HF skal: Oppdatere og foreta nødvendige tilpasninger i egne beredskapsplaner i lys av erfaringene fra håndteringen av ny influensa pandemi og vulkanutbruddet på Island. Rapporteringstekst Sykehusapotek Nord har en egen beredskapsplan. Sykehusapotek Nord omfattes også av beredskapsplanene til UNN og NLSH. Sykehusapotek Nord har gjennomgått og oppdatert beredskapslager for medikamenter, og holder til en viss grad beredskapslager for Helse Finnmark og Helgelandssykehuset. 3. Rekruttering, utdanning og videreutdanning av helsepersonell Helse Nord har store utfordringer knyttet til kompetanseutvikling, rekruttering og stabilisering av kompetanse og fagmiljø. Innsats for å ivareta og utvikle humankapitalen er 5 Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 20
nødvendig. For å styrke rekruttering og stabilisere kompetanse og fagmiljø på Svalbard er permisjon fra stillinger på fastlandet et viktig virkemiddel. Sykehusapotek Nord HF skal: Utarbeide kompetanseplan for foretaket i tråd med framtidig styrevedtak om strategisk kompetanseplan for Helse Nord. Rapporteringstekst Sykehusapotek Nord har utarbeidet en egen kompetansestrategi som skal vedtas i løpet av våren 2012. Det utarbeides to-årige kompetanseplaner med fokus på kortsiktige kompetansebehov. Implementere WHO`s internasjonale retningslinjer for etisk rekruttering av helsepersonell. Rapporteringstekst Ikke aktuelt. Innfri og rapportere måltall og aktivitet på praksisplasser og lærlinger, jf. Vedlegg 2 og antall som fullfører utdannelsen. Det skal også tilrettelegges for praksisplasser for utdanninger som ikke er etablert i alle regioner. Rapporteringstekst Ikke aktuelt. Rapportere avsatte ressurser (budsjettmidler) til utdanning/praksis for alle personellgrupper under utdanning. Rapporteringstekst Ikke aktuelt. 4. Forskning og innovasjon Forskning innenfor TSB, psykisk helse, rehabilitering, helsetjenester til den samiske befolkningen, helsefaglig forskning, samhandlingsforskning samt kvinnehelse skal styrkes. Brukermedvirkning i forskning skal styrkes. Forskningsmiljø med høy kompetanse må vedlikeholdes og de må bidra til å styrke øvrige forskningsmiljø 1. Innovasjon i spesialisthelsetjenesten er viktig for å frambringe og å implementere ny kunnskap og nye løsninger som skal bidra til økt kvalitet, bedre samhandling og en mer kostnadseffektiv helsetjeneste. Innovasjon omfatter både produktutvikling og tjenesteutvikling, for eksempel i form av bedre tilrettelagte pasientforløp. Sykehusapotek Nord HF skal: Forske, publisere og formidle forskning som er relevant for kliniske, pasientnære oppgaver. 1 jf forskningsstrategi for Helse Nord 6 Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 21
Rapporteringstekst Våren 2012 blir det fullført en phd. Innenfor dette området. Sykehusapotek Nord søkte om to phd. og en postdoc. i 2011. En phd. ble innvilget på området legemidler og barn. Legge til rette for forskning blant relevante personellgrupper slik at det publiseres mer og at publikasjonsstatistikken går opp jf. mål i forskningsstrategien om en andel på 10 % fra Helse Nord. Implementere endret forskningsfinansiering på RHF-finansierte prosjekter. Sosiale utgifter på lønn inkluderes i nye RHF-finansierte prosjekter innen tildelingssummen. For nye ph.d. og post.doc. stillinger fra RHF skal HFet sette av 20% av rundsummen, dvs 165 000 kr ved heltidsstipend med tildelingssum på 825 000 kr. Midlene skal øremerkes forskning internt i HFet. Rapporteringstekst Sykehusapotek Nord har avsatt de nødvendige midler. Initiere og legge til rette for forskning rettet mot likeverdige tjenester til den samiske befolkningen. Rapporteringstekst Ikke aktuelt. Sikre at NVI tas i bruk som rapporteringsverktøy for vitenskapelige publikasjoner, og at det egenrapporteres gjennom NVI senest 1.september 2011. Det skal også rapporteres publikasjoner til NIFU etter dagens system innen 15.mai 2011. Rapporteringstekst Sykehusapotek Nord følger de retningslinjene for rapportering og publisering som Helse Nord har gitt. 5. Felles økonomiske og organisatoriske krav og rammebetingelser Helse Nord skal være en organisasjon med god og riktig kompetanse og ha kultur for kontinuerlig forbedring. Styringsdata av god kvalitet skal danne grunnlag for beslutninger. 5.1 Økonomisk utvikling og resultatoppnåelse Det vises til mal for månedrapport 2011. Det skal her gis en kort, overordnet vurdering av relevante forhold knyttet til den økonomiske utviklingen og resultatoppnåelse for 2011, herunder; økonomisk resultat, funksjonsregnskap, gjennomførte investeringer, likviditetssituasjon, gjennomført omstilling, aktivitet, bemanningsutvikling og sykefravær. Rapporteringstekst 7 Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 22
Foreløpig regnskap for 2011 viser et overskudd på kr 2 588 497,34. For 2010 var resultatet et overskudd på kr 8 244 999,04. Det er budsjettert med et resultat for 2011 på kr 0,-. Regnskap 2011 Budsjett 2011 Regnskap 2010 Salgs- og driftsinntekt -322 721-321 398-308 971 Varekostnad 257 964 260 379 250 800 Lønnskostnad 49 645 48 224 38 379 Annen driftskostnad 13 144 13 196 11 937 Finansinntekt og -kostnad -621-400 -391-2 589 0-8 245 8000 000 7000 000 6000 000 5000 000 4000 000 3000 000 2000 000 Resultat 2010 Resultat 2011 Budsjett 2011 Akkumulert budsjettavvik 1000 000 0-1000 000 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des -2000 000 Figuren over viser resultat per måned for 2010, budsjett per måned i 2011, resultat per måned i 2011 og akkumulert budsjettavvik 2011. Figuren viser en positiv resultatmessig utvikling. Det akkumulerte budsjettavviket vært positivt hele året. 5.1.1 Inntekter Omsetningen i 2011 ble 1,3 millioner høyere enn budsjettert. I forhold til 2010 har omsetningen økt med 13,8 millioner. Salg til sykehus Omsetningen til sykehus og institusjoner økte med 4,6 % i forhold til 2010 Omsetningen av medikamenter til Universitetssykehuset Nord-Norge gikk opp med 3,0 %, mens omsetningen av medikamenter til Nordlandssykehuset økte med 7,5 %. For Nordlandssykehuset har det særlig vært en økning i salg av cytostatikakurer. 8 Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 23
12000 000 10000 000 8000 000 6000 000 4000 000 UNN 2009 UNN 2010 UNN 2011 NLSH 2009 NLSH 2010 NLSH 2011 2000 000 0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Figuren over viser salg av medikamenter til UNN og NLSH per måned i 2009, 2010 og 2011. Figuren viser økningen i omsetning fra 2009 til 2010 og fra 2010 til 2011. Salg til private Omsetningen i publikumsavdelingene er redusert med 1,7 % i forhold til i 2010. Noe av årsaken til reduksjonen er endret prinsipp for fordeling av inntekter mellom avdelinger i Bodø. Alt reseptsalg ble i 2010 ført på publikumsavdelingen i Bodø. Fra og med 2011 føres produksjonsresepter på produksjonsavdelingen. Dersom det korrigeres for endring i prinsipp er det en omsetningsøkning i publikumsavdelingene på 1,9 %. I Bodø er det en økning på 7,5 %, mens det er en reduksjon på 1,9 % i Tromsø og 1 % i Harstad. Det har i 2011 vært en reduksjon i utsalgsprisen for en del mye omsatte medikamenter. I Bodø kompenseres dette av økt salg av kostbare medikamenter. I Tromsø har det vært en økning på 5,4 % i antall solgte pakninger. Dette har ikke vært nok til å kompensere for prisreduksjonen. I Harstad har antall solgte pakninger økt med 11,2 %, men prisreduksjonen og redusert omsetning av kostbare medikamenter har ført til en liten omsetningsreduksjon. Salg av rådgivning og klinisk farmasi Omsetningen tilknyttet rådgivning og klinisk farmasi er 0,45 millioner høyere enn budsjettert og 1,5 millioner høyere enn i 2010. Det er særlig innføring av klinisk farmasi og utarbeidelse av nettbasert kurs i legemiddelhåndtering som har gitt merinntekten. Salg av rådgivning til kommuner ble på 1,85 millioner. Dette er 0,3 millioner lavere enn budsjettert og 0,8 millioner høyere enn i 2010. 9 Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 24
5.1.2 Varekostnader Varekostnadene er 2,6 millioner lavere enn budsjettert, og 7,2 millioner høyere enn i 2010. Dette gjør at dekningsbidraget er 3,28 millioner høyere enn budsjettert. Endringer i dekningsbidrag er oppsummert i følgende tabell: Regnskap Budsjett Avvik Endring 2011 2011 budsjett fra 2010 Bodø 23 180 22 380 800 2 147 Harstad 6 404 6 159 244 327 Tromsø 34 644 32 408 2 236 3 699 Totalt 64 228 60 947 3 280 6 173 Dekningsbidraget er høyere enn budsjettert for alle apotekene i foretaket. Årsaken til avviket er økt salg av rådgivningstjenester i tillegg til at vareforbruket er redusert med 0,78 prosentpoeng for foretaket som helhet. Dette tilsvarer reduserte varekostnader på 2,4 millioner i forhold til det som er budsjettert. Reduksjonen i vareforbruk kan blant annet forklares ved at prisnedgang på en del medikamenter og økt andel salg av varer med høyere avanse. 5.1.3 Personalkostnader Personalkostnadene er 1,4 millioner høyere enn budsjettert og 11,3 millioner høyere enn i 2010. I forhold til 2010 har pensjonskostnadene økt med 8,3 millioner. Som følge av økt antall ansatte og lønnsoppgjør har lønn til ansatte økt med 4,6 millioner. Lønn til ansatte er 1,9 millioner høyere enn budsjettert. Dette kommer av at det har vært nødvendig å hente inn vikarer for sykemeldte, ansatte i eksternfinansierte prosjekter og noe høyere lønnsoppgjør enn budsjettert. Dette veies opp ved at refusjoner for sykemeldte og svangerskapspermisjoner er 1,7 millioner høyere enn budsjettert. Pensjonskostnadene ble på 8,2 millioner. Dette er 1,3 millioner høyere enn budsjettert. Sykehusapotek Nord har ikke fått kompensert denne økte kostnaden. 5.1.4 Andre driftskostnader Andre driftskostnader er som budsjettert, og har økt med 1,2 millioner i forhold til i 2010. Som følge av inngåelse av ny husleieavtale med UNN har kostnadene økt med 0,2 millioner. Dette inkluderer etterbetaling for 2010. Andre driftskostnader er ellers som budsjettert eller lavere enn budsjettert. Endringen i forhold til 2010 kommer av generell prisstigning, ny husleieavtale og avholdelse av foretakssamling. 5.1.5 Oppsummering resultat Resultatet for 2011 er 2,6 millioner høyere enn budsjettert. Høyere inntekter enn budsjettert og lavere varekostnader enn budsjettert veier opp for lønns- og personalkostnader som er 1,4 millioner høyere enn budsjettert, hovedsakelig på grunn av høyere pensjonskostnader enn forutsatt. 10 Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 25
5.1.6 Likviditet Likviditeten i foretaket er god. Gjennomsnittlig likviditetsbeholdning har økt fra om lag 18 millioner ved utgangen av 2010 til 25 millioner ved utgangen av 2011. 40000 000 Likviditet 35000 000 30000 000 25000 000 20000 000 15000 000 10000 000 5000 000 0 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. 1.11. 1.12. Figuren over viser utviklingen i likviditet i løpet av året. 5.1.7 Investeringer Det har blitt gjennomført en investering i 2011. Dette gjelder ombygging av publikumsavdelingen i Tromsø for å bedre servicen for kunder som trenger prøverom og/eller rådgivning. Investeringen ble på 0,14 millioner. 5.1.8 Bemanningsutvikling Sykehusapotek Nord har i forhold til 2010 økt gjennomsnittlig bemanning per måned fra 79 til 85. 11 Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 26
95 90 85 80 75 2010 2011 70 65 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Årsaken til økningen er at alle stillinger stort sett har vært besatt i løpet av året, økning av bemanningen på grunn av økt aktivitet, sykevikarer og eksternfinansiert stilling til forskning og utvikling. 5.1.9 Sykefravær Sykefraværet har økt med 5,5 prosentpoeng i forhold til 2010. Sykefraværet var på 4,7 % i 2010 mot 10,2 % i 2011 (i 2009 var fraværet på 9,0 %). 16 % 14 % 12 % 10 % 8 % Fravær 2010 Fravær 2011 6 % 4 % 2 % 0 % Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Figuren viser variasjonen i sykefravær i løpet av året. I desember var sykefraværet tilbake på omtrent samme nivå som i januar. 12 Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 27
Egenmeldinger S.fravær 1-3 d Fravær 4-16 d Fravær 17-56 d Fravær > 56 d Sum fravær 2010 1,4 % 0,2 % 0,7 % 1,3 % 1,2 % 4,7 % 2011 1,3 % 0,3 % 0,9 % 2,6 % 5,1 % 10,2 % Endring -0,1 % 0,1 % 0,2 % 1,4 % 3,9 % 5,5 % Tabellen viser at det særlig er det lange sykemeldte fraværet som har økt i forhold til i 2010. I det korte fraværet er det små endringer. Sykehusapotek Nord er en IA-bedrift, og det jobbes systematisk med oppfølgingen av de langtidssykemeldte i tråd med retningslinjene fra NAV. Analyser av sykefraværet har vist at det økte langtidsfraværet i liten grad er forårsaket av arbeidsmiljøet. 5.2 Tiltak for organisasjonsutvikling og økonomisk balanse Arbeidet med å implementere nytt lønns og personaldatasystem starter i 2011 og vil bidra til en kvalitetsheving av tjenesten. Ytterligere kvalitetsheving vil skje gjennom endringer i organiseringen for bruk av systemet i foretaksgruppen. Helse Nord skal gå med overskudd på 250 mill. kroner i 2011 for å sikre likviditet og muligheter til å utvikle tilbudet til pasientene i regionen gjennom blant annet ønskede og nødvendige investeringer i årene framover. Styret i Sykehusapotek Nord HF skal: Styrebehandle nye tilbud eller vesentlige utvidelser av eksisterende tilbud som planlegges igangsatt. Rapporteringstekst Ingen nye tilbud eller vesentlige utvidelser er igangsatt i 2011. Ha direkte kontroll med at omstillingstiltakene er realistiske og konkrete og at tiltaksplanen til enhver tid er komplett. Rapporteringstekst Det er ikke gjennomført omstillingstiltak i 2011, og heller ikke utarbeidet tiltaksplan. Sykehusapotek Nord HF skal: Bidra med ressurser til implementering av nytt lønns og personaldatasystem og forankre disse prosessene på en god måte i foretaket. Rapporteringstekst Ressurser til dette er avsatt i foretaket, og prosessene er forankret i ledelsen. Prosessen med forankring blant de ansatte er påbegynt. Sikre at organisasjonen på ulike nivå har nødvendige ressurser, herunder tilstrekkelig kompetanse og gjennomføringsevne, til å møte omstillingsutfordringen som foretaket står ovenfor. 13 Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 28
Rapporteringstekst Problemstillingen har ikke vært aktuell i 2011. Vurdere konsekvenser for tjenestetilbudet, kvalitet, økonomi, framdrift og arbeidsmiljø ved omstillingstiltak, i saksframlegg til styret. Dokumentasjon på medvirkning skal følge saken. Rapporteringstekst Ikke relevant for 2011. Sikre at de ansattes lønns-, pensjons- og arbeidsforhold ikke svekkes ved eventuell konkurranseutsetting av ikke-medisinske funksjoner. Rapporteringstekst Ikke relevant for 2011. Rapportere økonomisk tiltaksgjennomføring i tiltaksmodulen i Helse Nords styringsportal. Rapporteringstekst Ikke relevant for 2011. 5.3 Risikostyring og intern kontroll Risiko og krav endres over tid. Prosesser for risikostyring og kontroll må derfor følges opp for å sikre at de fortsatt er relevant, fungerer effektivt, tilfredsstiller myndighetskrav, og gir ledelsen og styret en rimelig grad av sikkerhet for at foretakets målsettinger vil bli oppfylt. Sykehusapotek Nord HF skal: Identifisere, vurdere og håndtere potensiell risiko for manglende måloppnåelse i samsvar med vedtatte retningslinjer for risikostyring. Rapporteringstekst Risikovurdering er gjennomført i henhold til retningslinjene. Det er gjennomført risikovurdering for internkontroll og for oppnåelse av budsjettert resultat. Arbeidet med å gjennomføre de skisserte tiltakene fortsetter i 2012. Fortsette implementering av risikostyring i henhold til retningslinjer for risikostyring og rapportere til Helse Nord RHF i henhold til årshjul i retningslinjene. Rapporteringstekst Implementeringen fortsetter i foretaket. Bevisstheten rundt viktigheten av risikoanalyser øker stadig. Det er gjennomført rapportering til Helse Nord RHF i forbindelse med rapportering for 1. og 2. tertial 2011. Iverksette opplæringstiltak for å sikre at organisasjonen opparbeider nødvendig kompetanse på risikostyring. Rapporteringstekst Foretaksledelsen og ansatte i rådgivningsavdelingen i foretaket har fått opplæring i 14 Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 29
risikostyring. Ha kontrollsystemer for overvåkning av at funksjonsfordelinger blir fulgt. Rapporteringstekst Ikke relevant. Identifisere mangler i internkontrollen og iverksette korrigerende tiltak i tide, herunder gjennomgå rapporten fra revisjonsfirmaet Deloittes gjennomgang av Nordlandssykehuset med henblikk på konsekvenser for egen internkontroll og kvalitetssikring jfr Helse Nordstyresak 138/2010. Ved alvorlige mangler må det vurderes om dette bør kommuniseres til styret og/eller Helse Nord RHF. Rapporteringstekst Rapporten fra gjennomgangen av Nordlandssykehuset er gjennomgått og styrebehandlet i Sykehusapotek Nord. Som følge av rapporten er en del tiltak foreslått. Det har ikke blitt oppdaget alvorlige mangler. Legemiddelverket har gjennomført tilsyn ved Sykehusapoteket i Bodø i 2011, de fant ikke alvorlig avvik. Melde alvorlige hendelser og kontinuerlig lære av de for å unngå liknende hendelser. Rapporteringstekst Ikke aktuelt for 2011. Sørge for at økonomisk planlegging, oppfølging og analyser understøtter ledelsesbeslutninger og bidrar til å avdekke avvik og identifisere korrigerende tiltak. Rapporteringstekst Regnskapet analyseres i forbindelse med hvert månedsoppgjør. Budsjettet gjenspeiler ledelsens beslutninger. Det har i 2011 ikke vært avdekket avvik som har gjort det nødvendig å identifisere korrigerende tiltak. Påse at konsernbestemmelser for håndtering av forholdet til gaver, stiftelser, legater og fond følges 2. Rapporteringstekst Sykehusapotek Nord har ingen stiftelser, legater eller fond. Sykehusapotek Nord HF skal styrebehandle: Månedlige økonomirapporter og iverksette eventuelle korrigerende tiltak uten unødig opphold. Herunder også gjennomføringen av foretakets investeringsplan sett opp mot vedtatt fremdriftsplan og tildelt investeringsramme. Rapporteringstekst Økonomirapporter er behandlet i alle styremøter. Styret blir fortløpende orientert om økonomisk utvikling ved at de rutinemessig får oversendt de månedlige 2 jf. styresak 93/2008 15 Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 30
økonomirapportene. Alle tilsynsrapporter som foretaket mottar og vedta plan for lukking av eventuelle avvik. Tilsyn skal rapporteres i ØBAK tertialvis i henhold til mal. Rapporteringstekst Tilsynsrapporter er styrebehandlet, og planer for lukking av avvik er styrebehandlet. Alle rapporter fra internrevisjonen i Helse Nord RHF som gjelder foretaket og vedta plan for oppfølging av internrevisjonens anbefalinger. Rapporteringstekst Internrevisjonen i Helse Nord har ikke gjennomført revisjoner i Sykehusapotek Nord i 2011. Årlig gjennomgang av risikoene knyttet til foretakets målsettinger og tiltakene ledelsen har innført for å redusere disse risikoene. Rapporteringstekst Årlig gjennomgang har ikke vært gjennomført i 2011. Årlig gjennomgang av hvordan ledelsen følger opp interne prosesser for å sikre at internkontrollen fungerer effektivt. Rapporteringstekst Internkontrollen har vært en del av risikovurderingen for 2011. Ut over dette er det ikke gjennomført ledelsens gjennomgang. 5.4 Innkjøp Regelverket for offentlige anskaffelser skal sikre kostnadseffektive kjøp av varer og tjenester og gode prosesser gjennomført med stor integritet og under hensyn til miljø- og samfunnsansvar. Sykehusapotek Nord HF skal: Ha oppdatert oversikt over, og følge opp, alle innkjøpsavtaler og leverandører. Rapporteringstekst Sykehusapotek Nord anskaffer varer til videresalg hovedsakelig fra NMD. Det er inngått grossistavtale med NMD som de ansatte har kjennskap til. Systemene er lagt opp slik at for varer til videresalg går bestilling automatisk til NMD. For øvrige innkjøp forholder Sykehusapotek Nord seg til avtaler inngått av HINAS. Oversikten på HINAS-web benyttes for å ha oversikt over innkjøpsavtaler. 5.5 Organisasjons- og lederutvikling og arbeidsgiverstrategi Kompetansebygging for ledere på alle nivå skal sikre helhetlig ledelse og fokusere på verdibasert ledelse i praksis. Nasjonale lederkrav ligger fast og det skal arbeides med definisjon og utvikling av medarbeiderskap i en verdibasert organisasjon. 16 Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 31
Sykehusapotek Nord HF skal: Ha effektiv bruk av personal- og kompetanseressursene gjennom god og effektiv bemanningsplanlegging. MinGat skal tilgjengeliggjøres som arbeidsflate til alle ansatte. Rapporteringstekst MinGat tas i bruk i foretaket i 2012. Sykehusapotek Nord har gode systemer for bemanningsplanlegging, disse vil bli ytterligere utviklet som følge av at Gat skal tas i bruk i foretaket. 5.5.1 Personal og kompetanse Det er overordnet personalpolitikk å legge til rette for heltidsstillinger. I 2011 starter arbeidet med en felles, overordnet HR strategi. Sykehusapotek Nord HF skal: Arbeide aktivt for å få ned antallet deltidsstillinger med minst 20 %. Rapportere tiltak som er iverksatt jfr retningslinjer om rapporteringsformat i egen ekspedisjon. Rapporteringstekst Sykehusapotek Nord har ingen ufrivillige deltidsstillinger. 5.5.2 Helse, miljø og sikkerhet (HMS) Gode rutiner og god praksis i HMS-arbeidet er grunnleggende for å lykkes med å skape godt arbeidsmiljø, trivsel på arbeidsplassen og kvalitet i gjennomføring av kjerneoppgavene. Det er et langsiktig mål at det totale sykefraværet i Helse Nord skal være under 7,5 %. Sykehusapotek Nord HF skal: Rapportere aktivitet og avvik i henhold til hovedmålene i Helhetlig strategi for HMS herunder etablere system for løpende overvåkning av arbeidsmiljøet. Rapporteringstekst HMS-arbeidet, verdibasert hverdag og AMUs handlingsplan for HMS 2011 har vært grundig evaluert og behov for forbedringer er tatt inn i ny HMS- mål- og handlingsplan for 2012. Redusere sykefraværet med ett prosentpoeng fra gjennomsnittet i perioden januar til oktober 2010. Rapporteringstekst Sykehusapotek Nord har ikke oppnådd dette målet. Sykefraværet i 2010 var usedvanlig lavt, og fraværet har økt i 2011. Gjennomføre og følge opp medarbeiderundersøkelser i virksomheten. Rapporteringstekst Det har ikke vært gjennomført medarbeiderundersøkelser i 2011. Sykehusapotek Nord har avventet dette for i stedet å delta i den regionale medarbeiderundersøkelsen i 2012. 17 Sykehusapotek Nord HF - 22-23. febr. 2012 32