VEILEDNING I KLUBBARBEIDET RUTINEHÅNDBOK Rev. 13.09.2019
2 Innledning Denne rutinehåndboken inneholder beskrivelse av rutiner for ulike funksjoner i Steinkjer Soroptimistklubb. Håndboken skal fungere som en veiledning og sikre at viktige oppgaver i klubben utføres på en god måte til riktig tid. Videre skal den sikre at erfaringer/kunnskaper overføres til personer som får nye verv, slik at de raskt kan få en oversikt over hvilke oppgaver/plikter som følger vervet. Det blir også lettere å ta fatt på oppgavene. Det skal ikke være nødvendig «å finne opp kruttet flere ganger, men kan justeres/ tilpasses etter behov. Dette gjelder også nye rutiner. ( Meldes til unionen? Håndboken skal ikke bremse initiativ og kreativitet. Unionsstyret har ansvar for årlig gjennomgang/oppdatering av malen, som legges ut på unionens nettsider. har laget en egen håndbok. Vi har også laget egne rutiner for aktiviteter som ikke dekkes av unionens håndbok. Våre rutiner skal vurderes av klubbens styre en gang pr. år, i mai måned og om nødvendig revideres. Klubbens sekretær har ansvar for å legge inn endringer i klubbens håndbok. Rutinehåndboken oppbevares elektronisk på klubbens intranettside. Når det velges nye styremedlemmer og andre med verv i organisasjonen, er det viktig at de gjøres kjent med innholdet i rutinehåndboken. Det ligger i tillegg mye nyttig informasjon på unionens nettsider www.soroptimistnorway.no (krever innlogging). Dette er hovedkanalen for informasjon til klubbene fra unionsstyret, mellom klubbene og medlemmene. Steinkjer, september 2019 en
3 INNHOLD INNLEDNING 2 RUTINER/ FOR: MEDLEMSMØTER 4 RUTINER/ FOR: PRESIDENT 4 RUTINER/ FOR: VISEPRESIDENT 5 RUTINER/ FOR: SEKRETÆR 5 RUTINER/ FOR: STYREMEDLEM 6 RUTINER/ FOR: SUPPLEANTER 6 RUTINER/ FOR: KASSERER 6 RUTINER/ FOR: PROGRAMANSVARLIG (PA) OG ASS PROGRAMANSVARLIG (APA) 7 RUTINER/ FOR: NETTANSVARLIG 8 RUTINER/ FOR: GAVER OG OPPMERKSOMHETER 8 RUTINER/ FOR: UTARBEIDING AV ÅRSPROGRAM/AKTIVITETSPLAN 9 RUTINER/ FOR: REKRUTTERINGSANSVARLIG 9 RUTINER/ FOR: VALGKOMITÉEN 10 RUTINER/ FOR: DIVERSE ANNET 11
4 Rutiner/oppgaver for: Medlemsmøter ANSVAR/ Møtedag: 2. tirsdag i måneden (september juni) Møtene begynner kl. 19.30 dersom ikke annet blir opplyst. Programmet avsluttes ca. kl. 22.00. Møtested: Se til enhver tid møteinnkalling/program. Forfall meldes til sekretær innen mandag kl. 12.00 Fast innhold i medlemsmøtet registrere forfall til møtene matservering tenne lys, lese appellen når det er utlodning på møtet: skaffe loddbøker og sørge for utlodningen skaffe gevinster foredrag/tema/bedriftsbesøk fem minutt (gruppeleder kvalitetssikrer i forkant av møtet) Styremedlem som tiltrer gruppen Er medlem i gruppen og kontaktperson i forhold til styret Gruppeleder for kveldens program se programoversikten, er ansvarlig for møtets innhold. Den sørger for at det holdes kontakt med eventuelt ekstern foredragsholder. Gruppeleder sørger for hilsen/gave til foredragsholderen (blomster/vin/ sjokolade eller lignende). Kostnader utover kr 200 må godkjennes av presidenten. Alle Sekretær Gruppen en/stedfortreder Kasserer Gruppen Gruppen Se programoversikt Styremedlem Gruppeleder/ gruppen Gruppeleder Rutiner/oppgaver for: Sette opp dagsorden og lede medlemsmøtene Hvert medlemsmøte Ta ansvar for at styremøter og årsmøte blir gjennomført. Fordele oppgaver til styremedlemmer og andre medlemmer. Være kontaktperson mot unionen Bistå valgkomiteen med valgforberedelser Delta på møter mellom presidenter /visepresidenter i distriktet Være klubbens kontaktperson utad Tett kontakt med programansvarlig (PA) og assisterende programansvarlig (APA) i forhold til deres arbeidsområde. Fortløpende Fortløpende Januar Etter behov
5 Påse at det kun er klubbens nettadresse / offisielle epostadresse som benyttes som kontaktadresse: < klubbnavn>@soroptimistnorway.no Meldinger som kommer til klubbens nettadresse videresendes automatisk til styremedlemmene. Styremedlemmene får tilsendt brukernavn og passord så de kan sende meldinger fra klubbadressen «steinkjer@soroptimistnorway.no» Oppdateres av nettansvarlig når nytt styre tiltrer. Jevnlig sjekke denne postboksen og bruke kun denne ved utsendelse av epost/informasjon fra klubben til unionsstyret. Veiledning på intranettet. Holde seg, styret og medlemmene orientert om aktuell informasjon på nettsidene Holde kontakt med medlemmer som har permisjon. Ved langvarig sykdom blomster og hilsen Prosjektgave og hilsen ved andre klubbers jubileum i distriktet (se beskrivelse lenger bak) Rutiner/oppgaver for: Visepresident Visepresidenten (nestlederen) er presidentens stedfortreder når denne ikke har anledning til å møte Det pålegges visepresidenten å holde seg oppdatert på de oppgaver som tillegges presidenten Spesifikke oppgaver som tillegges visepresidenten: Visepresidenten er klubbens informasjonsansvarlige Visepresidenten er klubbens programansvarlig. Alltid Alltid Alltid Rutiner/oppgaver for: Sekretær Invitere til medlemsmøter og føre møtereferat som sendes ut til medlemmene i etterkant. Registrere type fravær; jobbrelatert/annet/ikke meldt fra Skrive referat fra styremøtene og sende dette til styremedlemmene Holde medlemslisten på klubbens intranettside a jour Sende melding om nyvalgte tillitskvinner mm via e-skjema til landssekretæren: http://intranett.soroptimistnorway.no/skjema/ vert møte Så snart som mulig etter styremøtet Etter årsmøtet og innen 1. mai.
6 Skrive årsmelding til årsmøtet Skrive årsrapport til unionen (Mal for årsrapport på intranettsidene) Ajourføre informasjon i Brønnøysundregisteret etter årsmøte og valg. Holde arkiv for klubbsaker Sende stoff til nettansvarlig (referat etc som skal legges ut på nettsidene Før årsmøtet Innen 15. oktober Etter 1. oktober Rutiner/oppgaver for: Styremedlem Lage oversikt og oppdatere liste over klubbens eiendeler. Hva vi har og hvor de befinner seg. Styremedlem er klubbens ass. programansvarlig. Oppbevare og ajourholde innholdet i «klubbvesken» som benyttes på medlemsmøtene. Rutiner/oppgaver for: Suppleanter Holde seg oppdatert på klubbsaker 1. suppleant møter fast på styremøtene. 2. suppleant møter ved 1. suppleants forfall Rutiner/oppgaver for: Kasserer Føre regnskapet med bilag Sende melding til medlemmene om kontingent høst / vår á kr 600,- Møteavgift høst / vår á kr 300,-. Betale for Soroptima kr 150,- pr medlem i hht medlemstall pr 30.06. kontingent til unionen kr 750,- pr medlem i hht medlemstall pr 30.06. nettavgift kr 115,- pr år Betale regninger fortløpende Oktober/november April/mai Innen 31.10 unionen sender samlet krav til klubben. Ved forfall 10.desember appellen innbetaling kr 10,- pr medlem. Desember
7 Lage årsregnskap og budsjett (budsjett samordnes med handlingsplan for året). Påse at regnskapet blir revidert av revisor Selge lodd kunstlotteri / sende lodd og penger før Landsmøtet Bestille nåler til nye medlemmer (Sjekk informasjon om innhold i velkomstpakke på intranettsidene) Søke økonomisk støtte - Distriktsmøte - Annet Kjøpe loddbøker og gjennomføre utlodningen på sommer- og julemøter, samt ved den årlige moteoppvisning. Ordner med vekslepenger Januar/februar før årsmøtet Februar-april Etter behov Etter behov Medlemsmøtene / moteoppvisningen Etter behov Avslutte regnskapsåret Etter 30.9 Rutiner/oppgaver for: Programansvarlig (PA) og Ass Programansvarlig (APA) Nettansvarlig PA og APA skal utgjøre et programteam sammen med styret. Det forutsettes tett kontakt med presidenten. Der det er nødvendig tas kontakt med gruppeleder i forhold til møteinnhold. PA og APA koordinerer klubbens prosjekter og sørger for god innsikt i disse til enhver tid. PA og APA kan komme med forslag på nye prosjekt til styret. PA og APA skal ha innsikt i og holde seg oppdatert i andre nasjonale og internasjonale prosjekter som organisasjonen er engasjert i. Dette innebærer samarbeid og kontakt med Norgesunionens PA og APA. Etter behov settes av tid til videreformidling til medlemmene. Viktig å sikre informasjonsmateriell til klubben. PA og APA har ansvar for at PFR (program fokus rapporter) sendes til SIE om programaktivitetene/prosjektene i klubben. Bidra med informasjon og artikler til Soroptima om klubbens arbeid med programfokusområdene., siste frist 30. september.
8 Rutiner/oppgaver for: Nettansvarlig Holde klubbens intranettsider oppdatert og legge inn endringer ved behov Bistå styret og andre i forbindelse med informasjon/epost følge veiledningen: http://intranett.soroptimistnorway.no/veiledere/e-post-webmail/ Være kontaktpunkt mot unionens nettredaksjon Informere/bistå styret og klubbmedlemmer om innhold og bruk av nettsidene Rutiner/oppgaver for: Gaver og oppmerksomheter ANLEDNING Fødselsdager 50 år blomster 60 år blomster 70 år blomster 75 år blomster 80 år blomster 85 år blomster 90 år blomster osv Verdi på blomsterbukett anslås til ca kr 150 kroner ANSVAR Sykdom Ved langvarig sykdom: Blomster + hilsen Dødsfall Ved medlems død: Oppmerksomhet til båren eller et ønsket formål. Inntil kr 500. Ved ektefelle/barns død: Blomster til hjemmet (vurderes mot dødsannonse) Andre: Etter vurdering. Andre hendelser/utmerkelser som angår medlemmer Styret avgjør i hvert enkelt tilfelle Andre klubbers jubileum (i distriktet) Prosjektgave og hilsen til kr 500,- pluss gul rose med blått tilbehør Hilsen og sende gave til nye klubber som chartres i Norge /styret (se styremedlem) (se styremedlem)
9 Rutiner/oppgaver for: Utarbeiding av årsprogram/aktivitetsplan Styret innkaller programansvarlig (PA) og assisterende programansvarlig (APA) til utvidet styremøte Oppretter grupper og gruppeledere. Invitere medlemmer til å komme med forslag til program og foredragsholdere. Program settes opp når tema og foredragsholder, er fastsatt Programmet deles ut til medlemmene og legges på klubbens nettside /ANSVAR April/mai og okt/nov PA og APA Styret / PA og APA Juni /nettansvarlig Rutiner/oppgaver for: Rekrutteringsansvarlig Rekruttering Styret må sørge for at klubbens medlemmer er enige i hvordan de skal rekruttere nye medlemmer; kun ved personlig invitasjon eller også gjennom åpne møter eller annen måte å invitere på. ANSVAR/ Det er åpnet for at kvinner selv kan melde sin interesse for medlemskap. Starte arbeidet med å skaffe forslag til nye medlemmer Innkalle til møte i ekstensjonskomiteen (for klubber som har ekstensjonskomite) Be medlemmer om forslag i henhold til klubbens retningslinjer Eventuelt arrangere åpent møte med tanke på å informere om organisasjonen, vårt arbeid og aktiviteter og skape interesse for potensielt nye medlemmer Behandle forslag om potensielle nye medlemmer og sende forslag til styret Etter styrets behandling redegjøre for forslag om nye medlemmer Sende invitasjon til infomøte til potensielle nye medlemmer Minst en bør oppnevnes som fadder og være tilstede sammen med ekstensjonsansvarlig og president Gjennomføre infomøte Invitere potensielle nye medlemmer til medlemsmøter hvor de kan være med som reflektant på noen møter før de gir beskjed om de ønsker medlemskap eller ikke Medlemsmøte Medlemsmøte /president
10 Opptak av nye medlemmer Kasserer bestiller velkomstpakke og nåler, se veiledning http://intranett.soroptimistnorway.no/butikk/ Fadder presenterer medlemmet en sørger for en liten blomsterhilsen, fester nål og ønsker velkommen til klubben. Beholde medlemmer Etter at nye medlemmer er tatt opp i klubben er det viktig at de også blir inkludert og blir i klubben. Faddere et spesielt ansvar for å ivareta nye medlemmer så lenge det er nødvendig. (Denne perioden kan variere, men varer lengre enn man kanskje tror.) Kasserer Fadder en Faddere / alle Rutiner/oppgaver for: Valgkomitéen Valgkomiteen består av tre medlemmer. Avgått president går inn som leder av komitéen. Komiteen består av klubbens to siste presidenter og medlem valgt på årsmøte. en setter opp oversikt over hvem som er på valg ANSVAR/ en oppretter kontakt med komiteleder. Januar Kalle inn valgkomiteen og diskutere forslag til kandidater. Kontakte president/påtroppende president for å diskutere forslag. Kontakte foreslåtte medlemmer for å høre om de er villige til å påta seg verv Kandidater til L & R-møtet settes opp av valgkomiteen. Det skal velges to representanter fra klubben. For hver representant skal det velges minst to suppleanter. Alle kandidatene velges for to år. Klubben dekker kostnadene for to representanter. Komiteleder Januar Valgkomite Februar Valgkomitéen Forslag til fordeling av plasser: En av kandidatene skal alltid være president eller visepresident. deltar det første året som hun er president. Visepresident deltar det siste året som hun er visepresident. Øvrige plasser fylles ut av medlemmer for øvrig. Hvis mulig bør nye medlemmer prioriteres. Sette opp forslag fra valgkomiteen Sende det til president Komiteleder Februar/mars Gjennomføre valg Komiteleder Årsmøte april
11 Rutiner/oppgaver for: Diverse annet Vennskapsklubber: Holde kontakt med vennskapsklubber. Interne jubileer: Lage program og lede gjennomføring av arrangementet - samarbeid mellom styret og arr.kom. Distriktsmøter: Flest mulig av medlemmene bør delta på distriktsmøter i distriktet. Klubbens tur til å arrangere: Følg interne retningslinjer for gjennomføring av distriktsmøter, og start planlegging så fort som mulig etter siste distriktsmøte. ANSVAR/ Valgt kontaktperson / leder av arr.kom. Alle Styret/ evt. egen gruppe Andre klubbers jubileer (i distriktet): En person deltar som representant for klubben. Styret utnevner denne personen. Representanten sørger for hilsen til jubilanten (ref. rutine for gaver) Klubben betaler for denne person. Andre deltar på egen regning. Styret