Møteinnkalling Kontrollutvalget Askim Møtested: Askim kommune, møterom Solbergfoss Tidspunkt: 11.11.2013 kl. 17:30 Eventuelle forfall meldes til Anita Rovedal, telefon 69 22 41 60/ 908 55 384, e-post anita.rovedal@iokus.no Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Askim, 04.11.2013 Jan Terje Kristiansen Leder (sign.) Side1
Kontrollutvalget Askims møte 11.11.2013 Sakliste U.off. PS 13/25 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 26.08.2013 PS 13/26 PS 13/27 PS 13/28 Forvaltningsrevisjonsrapport "Pleie og omsorg", Askim kommune Oppfølging av rapport om "Krise- og beredskapsplaner", Askim kommune Informasjon fra revisjonen PS 13/29 Budsjett for kontroll og tilsyn 2014 PS 13/30 PS 13/31 Møteplan for kontrollutvalget i Askim kommune Eventuelt Side2
Saksnr.: 2013/25904 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 164613/2013 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim 11.11.2013 13/25 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 26.08.2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 26.08.2013, godkjennes Rakkestad, 04.11.2013 Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Protokoll fra kontrollutvalgets møte 26.08.2013 Vurdering Protokoll fra kontrollutvalgets møte 26.08.2013, legges frem for godkjenning. Side3
Saksnr.: 2013/25904 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: 164754/2013 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim 11.11.2013 13/26 Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Pleie og omsorg", Askim kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som fremlegges til behandling for bystyret i Askim: 1. Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Pleie og omsorg" i Askim kommune tas til etterretning. 2. De 7 anbefalingene som fremkommer av forvaltningsrapporten vedtas. Rakkestad, 04.11.2013 Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport "Pleie og omsorg", Askim kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I forvaltningsrevisjonsrapporten blir det gitt følgende anbefalinger: Anbefaling 1: Revisjonen anbefaler kommunen om å vurdere sine rutiner i forhold til oppnevnelse av koordinator. Anbefaling 2: Revisjonen anbefaler kommunen om å vurdere å innføre et fast verktøy hos den enkelte bruker hvor nyttig informasjon kan utveksles mellom hjemmetjenesten og pårørende. Anbefaling 3: Side4
Revisjonen anbefaler kommunen om å vurdere sine rutiner i forhold til overholdelse av interne retningslinjer i praktisk bistand/hjemmetjenestene. Anbefaling 4: Revisjonen anbefaler kommunen om å vurdere sin praksis om å gi tilbakemelding i forhold til reduksjon av tildelte timer. Anbefaling 5: Revisjonen anbefaler kommunen om å vurdere tiltak som kan være med på å tydeliggjøre informasjon til tjenestemottager og pårørende. Anbefaling 6: Revisjonen anbefaler kommunen om å vurdere tiltak som vil være med på å skape en lik væremåte blant personalet, innbefattet også vikarer og ekstrahjelp. Anbefaling 7: Revisjonen anbefaler at revisjonen følger opp kommunestyrets vedtak i saken ett år etter at rapporten er ferdigbehandlet i kommunestyret. Vurdering Revisjonen vil være tilstede i møtet og kan om ønskelig besvare eventuelle spørsmål fra utvalget. Side5
RAPPORT OM Forvaltningsrevisjonsrapport xxxxxxxxxxxxxxxxx Pleie og omsorg X xxxxxxxx KOMMUNE Askim kommune (Rapportens innhold og fakta er ikke verifisert) Dette skal stå på forsiden ved oversendelse av foreløpig rapport Side6
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. FORORD OG PROSJEKTMANDAT... 1 2. SAMMENDRAG... 2 3. INNLEDNING... 5 3.1 Problemstillinger... 5 3.2 Avgrensning av prosjektet... 5 3.3 Revisjonskriterier... 5 3.4 Revisjonsmetoder... 5 4. PROBLEMSTILLING 1: Hvilke tilbud gis til de brukerne som ikke får tilbud om institusjonsplass? Herunder, følges prinsippene om tjenestetrapp vedtatt av de folkevalgte?... 6 4.1 Innledning... 6 4.2 Revisjonskriterier... 7 4.3 Revisors undersøkelse og innhentede data... 7 4.4 Revisors vurderinger og konklusjoner... 14 4.5 Anbefalinger... 18 5. RÅDMANNENS BEMERKNINGER... 19 5.1 Anbefalinger... 19 2. KILDEHENVISNINGER... 20 3. VEDLEGG... 21 Pleie og omsorg Side7
1. FORORD OG PROSJEKTMANDAT Revisjonen skal i henhold til kommuneloven og forskrift om revisjon 1 utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriften innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. God kommunal revisjonsskikk er å følge RSK 001; Standard for forvaltningsrevisjon, utarbeidet av Norges kommunerevisorforbund NKRF. Dette forvaltningsrevisjonsprosjektet, Pleie og omsorg, er gjennomført i forhold til RSK 001. Prosjektet er gjennomført etter plan for forvaltningsrevisjon vedtatt i kontrollutvalget og bystyret i Askim kommune, jamfør følgende vedtak: PS 12/24 Plan for forvaltningsrevisjon 05.11.2012: 1.Kontrollutvalget vedtar plan for forvaltningsrevisjon. 2.Ut i fra vedlagte prosjektbeskrivelser vedtar kontrollutvalget følgende 2 prosjekter i rekkefølge i planperioden: Prosjekt 1: «Pleie og omsorg» i 2013 Prosjekt 2: «Drift og ansvarsfordeling ved Eiendom og Intern Service» i 2014. Etter kommuneloven skal revisor rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Prosjektet er gjennomført etter vedtatt prosjektbeskrivelse i tidsrommet april - oktober 2013. Rapporten er oversendt kommunen for verifisering. Prosjektansvarlige revisors habilitet og uavhengighet sett opp mot kommunen og den undersøkte virksomheten er vurdert, og revisjonen finner ansvarlig revisor habil til å utføre prosjektet. Prosjektet er gjennomført av forvaltningsrevisor Anne Widnes. I tillegg har fagansvarlig forvaltningsrevisor Anita Rønningen deltatt i informasjonsinnsamlingen. Rapporten oversendes kommunen etter behandling i kontrollutvalget og kommunestyret. Revisor vil takke kontaktperson og andre som har deltatt i prosjektet, for hyggelig samarbeid i forbindelse med prosjektarbeidet. Indre Østfold Kommunerevisjon IKS Rakkestad 04. 11. 2013 Finn Skofsrud Distriktsrevisor Anne Widnes Forvaltningsrevisor 1 Kommunelovens kapittel 12 78 og forskrift om revisjon av 1.juli 2004 kapittel 3 6. Pleie og omsorg 1 Side8
2. SAMMENDRAG Formålet med prosjektet har vært å kontrollere om Askim kommunes interne prinsipper om tjenestetrapp blir fulgt. Bystyret i Askim kommune vedtok 24.03.2011 en tjenestetrapp for å sikre trygge og forsvarlige helsetjenester i kommunen. Som et ledd i arbeidet er det foretatt intervju med virksomhetslederne for Åpen omsorg og Institusjon med omsorgsboliger. Videre er det gjennomført mappegjennomgang av et utvalg av mapper på brukere som mottar tjenester innenfor hjemmetjenester, omsorgsboliger og langtidsopphold. I tillegg har revisor foretatt fokusgruppeintervju med et tilfeldig utvalg av pårørende innenfor de to gruppene korttids-/og rehabiliteringsavdelingen og langtidsavdeling. De utvalgte pårørende hadde også erfaring fra kommunens hjemmetjeneste, og bidro med refleksjoner rundt denne tjenesten. I tillegg til dokumentanalyse av lovverk og interne rutiner og retningslinjer, danner dette grunnlag for rapportens innhold. Utgangspunktet for denne rapporten er å kontrollere følgende problemstilling: «Hvilke tilbud gis til de brukerne som ikke får tilbud om institusjonsplass? Herunder, følges prinsippene om tjenestetrapp vedtatt av de folkevalgte?» Lovverket setter klare krav til kommunen i forhold til den plikt den har for tildeling og utøvelse av helse- og omsorgstjenester til sine innbyggere. Revisor kontrollerte målplanene og tjenestebeskrivelsene for de to virksomhetene Åpen omsorg og Institusjon med omsorgsboliger, og fant at de er tydelige både når det gjelder hvilken lovhjemmel som ligger til grunn for tjenesten, og i forhold til hvilken målgruppe tjenesten henvender seg til. Også kriterier for tildeling og saksbehandling/vedtaksprosedyrene kommer tydelig frem av beskrivelsene. Dette finner revisor positivt. De to virksomhetene Åpen omsorg og Institusjon med omsorgsboliger deler på Avdeling for tjenestetildeling. Revisor kontrollerte både søknadsskjema og kartleggingsskjema som blir brukt ved vurdering og tildeling av de ulike tjenestene, og vurderer at skjemaene inneholder nødvendige kartleggingsspørsmål for å kunne gjøre en god vurdering av tjenestesøkers behov. Revisor vurderer dette som positivt. En tydelig ansvarsfordeling er viktig for at en virksomhet skal fungere godt. I tillegg er det av stor betydning at arbeidsgiver har utarbeidet tydelige stillingsbeskrivelser for sine ansatte slik at det går klart frem hvilke arbeidsoppgaver som tillegger den enkelte stilling. Revisor kontrollerte organisasjonskartet for de to virksomhetene Åpen Omsorg og Institusjon med omsorgsboliger. I tillegg kontrollerte revisor stillingsbeskrivelsene for de ulike stillingene i de to respektive virksomhetene. Revisor fant at det var en tydelig og klar ansvarsfordeling, og stillingsbeskrivelsene var detaljerte og tydelige i sin angivelse av de ulike arbeidsoppgavene som var tillagt den enkelte stilling. Revisor vurderer dette som positivt. I beskrivelsen av tjenestetrappa står det at den enkelte bruker må vurderes individuelt, og at det derfor kan være snakk om kombinasjoner mellom de ulike trinnene. Revisor mottok en oversikt over antall søknader og antall avslag til de ulike tjenestene i 2012. Av 72 søknader om institusjonsplass, var det 46 som fikk innvilget plass. Det var dermed 26 som mottok alternative tjenester. I 2012 var det totalt 7 klager hos de to virksomhetene. Revisor så via mappegjennomgang at kommunen behandlet et klagevedtak der klager fikk medhold fra Helsetilsynet. Kommunens behandling skjedde kort tid etter at den hadde mottatt svaret fra Helsetilsynet, og bruker fikk tildelt institusjonsplass. Dette vurderer revisor som positivt. Videre var det 19 brukere som ikke har klaget inn avslaget, og som man derfor må anta er tilfreds med den/de alternative tjenestetilbudene de er tildelt. Revisor vurderer det som viktig at bruker tilbys tjenester som for den enkelte fremstår som akseptable og trygge. Revisor vurderte også brukerundersøkelser som kommunen hadde gjennomført i 2011. Dette var brukerundersøkelser innenfor tjenestene hjemmesykepleie, praktisk bistand/ hjemmehjelp, pårørende, tidsbegrenset opphold i institusjon og brukermedvirkning. Ut fra svarene ser revisor at brukerne av hjemmesykepleie og praktisk bistand/ hjemmehjelp stort sett er Pleie og omsorg 2 Side9
fornøyde med den hjelpen de får. Dette finner revisor positivt. Når det gjaldt brukermedvirkning var svarene mer spredt utover skalaen. 8 av 12 respondenter svarte at de ikke hadde en primærkontakt/koordinator. Et flertall av respondentene svarte at man ikke deltok på møter som gjaldt dem selv, og at de ikke hadde noen påvirkning på hvem de fikk hjelp av. Disse svarene tydet på at flertallet av brukerne av sammensatte tjenester ikke følte at de hadde noen påvirkning på sine tjenester. Helse- og omsorgstjenesteloven 7-2 sier at kommunen har plikt til å oppnevne en koordinator til brukere som får sammensatte tjenester. Revisor anbefaler kommunen om å vurdere sine rutiner i forhold til oppnevnelse av koordinator. Revisjonen utførte også et gruppefokusintervju av pårørende både ved korttids- /rehabiliteringsavdelingen, hjemmetjenesten og langtidsavdelingen. Det er et kjent fenomen fra alle kommuner i Norge at hjemmetjenesten preges av ansatte med knapp tid. Revisjonen vurderer allikevel at effektivt arbeid ikke må gå på bekostning av tjenestemottagers eller pårørendes opplevelse av trygghet og ivaretakelse. To av de pårørende fortalte at de har innført en loggbok hos bruker hvor nyttig informasjon kan utveksles med hjemmetjenesten. Dette er en måte å ivareta at nyttig informasjon går begge veier, og revisor anbefaler at kommunen vurderer å innføre et fast verktøy hos hver bruker som mottar hjemmetjenester for å overføre informasjon til pårørende. I forhold til korttids-/rehabiliteringsavdelingen uttrykte de pårørende tilfredshet med oppholdet. Dette vurderer revisor som positivt. De pårørende sa at de savnet mer informasjon fra avdelingen om hvilke tilbud som finnes ved avdelingen. De pårørende sa også at de fant kommunens hjemmeside vedrørende tjenesten som noe vanskelig å finne frem på. Revisor anbefaler kommunen om å vurdere tiltak som kan være med å tydeliggjøre informasjon til tjenestemottager og pårørende. De pårørende til beboere ved langtidsavdelingen var alle enige om at det ble mer forutsigbart og trygt da bruker fikk plass ved langtidsavdelingen. Men de pårørende uttrykte at det til dels er ulik behandling fra personalets side, avhengig av ved hvilken boenhet man ligger på. Revisor anbefaler kommunen å vurdere tiltak som vil være med på å skape en lik væremåte blant personalet, innbefattet også ferievikarer og ekstrahjelp. En av de pårørende hadde erfaring fra den palliative avdelingen, og uttrykte tilfredshet ved denne avdelingen. Dette finner revisor positivt. De pårørende til begge brukergruppene sa at de kunne ønsket en kontaktperson i kommunen som var oppdatert på deres «sak», og som det var enklere å kontakte enn slik tilfelle er i dag hvor de opplever det som mer uoversiktlig. Revisor nevnte tidligere i rapporten rutiner i forhold til koordinator, og vurderer at dette ville inneha den samme funksjonen som en kontaktperson. Revisor vurderer at innbyggere i Askim kommune i all hovedsak får et tilfredsstillende tilbud og blir tilbudt alternative tjenester når man har behov for det. Det foreligger dog noen utfordringer i forhold til tidsaspekt og personaletikk. Revisor har gjort noen funn som kan forbedres, og gir følgende anbefalinger: Anbefaling 1: Revisjonen anbefaler kommunen om å vurdere sine rutiner i forhold til oppnevnelse av koordinator. Anbefaling 2: Revisjonen anbefaler kommunen om å vurdere å innføre et fast verktøy hos den enkelte bruker hvor nyttig informasjon kan utveksles mellom hjemmetjenesten og pårørende. Pleie og omsorg 3 Side10
Anbefaling 3: Revisjonen anbefaler kommunen om å vurdere sine rutiner i forhold til overholdelse av interne retningslinjer i praktisk bistand/hjemmetjenestene. Anbefaling 4: Revisjonen anbefaler kommunen om å vurdere sin praksis om å gi tilbakemelding i forhold til reduksjon av tildelte timer. Anbefaling 5: Revisjonen anbefaler kommunen om å vurdere tiltak som kan være med på å tydeliggjøre informasjon til tjenestemottager og pårørende. Anbefaling 6: Revisjonen anbefaler kommunen om å vurdere tiltak som vil være med på å skape en lik væremåte blant personalet, innbefattet også vikarer og ekstrahjelp. Anbefaling 7: Revisjonen anbefaler at revisjonen følger opp kommunestyrets vedtak i saken ett år etter at rapporten er ferdigbehandlet i kommunestyret. Pleie og omsorg 4 Side11
3. INNLEDNING 3.1 Problemstillinger Problemstilling 1: Hvilke tilbud gis til de brukerne som ikke får tilbud om institusjonsplass? Herunder, følges prinsippene om tjenestetrapp vedtatt av de folkevalgte? 3.2 Avgrensning av prosjektet Prosjektet er begrenset til å omhandle kontroll av om prinsippene om tjenestetrapp vedtatt i bystyret overholdes. Prosjektet vil avgrenses mot ressursstyring innenfor virksomheten pleie og omsorg 3.3 Revisjonskriterier I henhold til standard for forvaltningsrevisjon må revisor fastsette revisjonskriterier for forvaltningsrevisjonen. Revisjonskriterier, ofte kalt foretrukket praksis, er uttrykk for krav eller forventninger til en funksjon, aktivitet, prosedyre, resultat eller lignende. Revisjonskriterier fastsettes vanligvis med basis i en eller flere av følgende kilder: lovverk, politiske vedtak og føringer, kommunens egne retningslinjer, anerkjent teori på området og andre sammenlignbare virksomheters løsninger og resultater. Revisjonskriterier for dette prosjektet er blitt utledet fra: Eksterne kriterier: LOV 2011-16-24 nr 30: Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m (helseog omsorgstjenesteloven) FOR 2011-12-16 nr.1256: Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator. Interne kriterier: Kommunens vedtatte plan for tjenestetrapp. Kommunens interne retningslinjer på området pleie og omsorg.. Kommunens interne mål på området pleie og omsorg. En nærmere utledning av revisjonskriterier fremkommer i rapporten. 3.4 Revisjonsmetoder For å besvare prosjektets problemstilling har revisor hatt oppstartsintervju med virksomhetslederne for Åpen omsorg og Institusjon med omsorgsboliger. Videre har revisor foretatt en mappegjennomgang av 26 tilfeldig utvalgte brukermapper. 10 av mappene omhandlet bruker på institusjon, 7 omhandlet bruker i omsorgsboliger og 9 omhandlet bruker av hjemmesykepleie. I tillegg har revisor gjennomført fokusgruppeintervju. Det ble valgt ut 15 tilfeldige personer i de følgende gruppene: pårørende til langtidsbeboere på sykehjem, Pleie og omsorg 5 Side12
pårørende til brukere av korttids/rehabiliteringsavdelingen, brukere av hjemmetjenesten. Av de inviterte brukerne av hjemmetjenesten var det 1 person som møtte opp. Samtlige 5 av de inviterte pårørende til korttids/rehabiliteringsavdelingen møtte, mens 3 av de inviterte pårørende til langtidsavdelingen møtte opp. Revisor har også foretatt dokumentanalyse av relevante interne dokumenter fra kommunen. 4. PROBLEMSTILLING 1: Hvilke tilbud gis til de brukerne som ikke får tilbud om institusjonsplass? Herunder, følges prinsippene om tjenestetrapp vedtatt av de folkevalgte? 4.1 Innledning Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester sier i 3-1 om kommunens ansvar for helsetjeneste: «Kommunen skal sørge for at personer som oppholder seg i kommunen tilbys nødvendige helse- og omsorgstjenester». I den forbindelse har Askim kommune vedtatt en tjenestetrapp for å sikre trygge og forsvarlige helsetjenester i kommunen. Revisor fikk utdelt «Kommunedelplan for helse, omsorg og samhandling 2011-2025» som ble vedtatt i bystyret 24.03.2011. Tjenestetrappa i Askim kommune består av 5 trinn. Trinn 1 innebærer lavterskeltilbud gitt i hjemmet. Dette kan være tjenester som matombringing, trygghetsalarmhjelpemidler, i tillegg til ordinære barnekontroller, Frivillighetssentralen, Home Start, omsorgsboliger og trygdeboliger. Trinn 2 innebærer hjemmebaserte tjenester, dagsenter, verksted og aktivitetssenter. Dette er tjenester så som praktisk og personlig bistand og opplæring, hjemmesykepleie, støttekontakt, brukerstyrt personlig assistanse, dagsenter, rehabilitering og habilitering i hjemmet og NAV. Trinn 3 innebærer korttids- /rehabiliteringsavdelingen, og kommunal og privat avlastning. Tjenester som for eksempel avlastning, utredning, opptrening og korttidsopphold gis på dette trinnet. Trinn 4 består av de ulike omsorgsboligene med heldøgns bemanning. Trinn 5 er Løkentunet Sykehjem som gir institusjonstilbud. En tjenestetrapp forutsetter en forståelse for at mennesker som har behov for omsorgstjenester ikke er like, og at den enkelte må vurderes individuelt. Tjenestetilbudet må således tilpasses den enkelte innenfor det som kan kalles trygge og forsvarlige tjenester. Tjenestetilbudet må reflektere den enkeltes behov, og en tjenestetrapp må vise til en sammenheng der økende behov møtes med økende tjenestetilbud. Pleie- og omsorgstjenesten i Askim er organisert i to virksomhetsområder med hver sin virksomhetsleder. Den ene virksomheten er Åpen Omsorg og og den andre er Institusjon med omsorgsboliger. De to virksomhetsområdene deler på Avdeling for tjenestetildeling. Dette er en enhet som vurderer og tildeler de ulike omsorgstilbudene i kommunen. Det er 50 omsorgsboliger med heldøgns bemanning, 75 langtidsplasser, 24 korttidsplasser og 8 plasser på palliativ/ forsterket avdelingen på institusjonen Løkentunet. I tillegg disponerer kommunen 2 institusjonsplasser i Spania. Hjemmesykepleien/hjemmetjenesten hadde 421 brukere i perioden 01.01.2012-31.12.2012. Pleie og omsorg 6 Side13
4.2 Revisjonskriterier Revisjonskriteriene er utledet fra «Tjenestetrappa» som står omhandlet i «Kommuendelplan for helse, omsorg og samhandling 2011-2025», vedtatt i bystyret 24.03.2011. «Tjenestetrappa» ligger i sin helhet i vedlegg 2. Følgende revisjonskriterier er utledet: Revisjonskriterie 1: Det bør være klare retningslinjer for utøvelse av tildeling av tilbud i tjenestetrappa. Revisjonskriterie 2: Det bør være klare retningslinjer for tildelingen av de ulike tilbudene i tjenestetrappa. Revisjonskriterie 3: Det bør fremgå klart hvem som har ansvar for de ulike tilbudene i tjenestetrappa. Revisjonskriterie 4: De som ikke får plass på egnet trinn i tjenestetrappa bør tilbys alternativer i henhold til lovverk. 4.3 Revisors undersøkelse og innhentede data Retningslinjer for utøvelse av tilbud i tjenestetrappa For at alle innbyggerne i en kommune skal få det tilbudet de har krav på etter helse- og omsorgstjenesteloven, samt forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene, bør kommunen har utarbeidet klare retningslinjer og målplaner for utøvelsen av de tilbud som tildeles i tjenestetrappa. På oppstartsintervjuet med de to virksomhetslederne for Åpen omsorg og Institusjon Løkentunet fikk revisor utdelt de overordnede målsettingene for de to virksomhetsområdene. Det felles overordnede mål lyder: Kommunens pleie og omsorgstjenester sikrer innbyggerne trygg bistand og nødvendig helsehjelp. Tjenestetilbudet utarbeides i samarbeid med bruker hvor den enkeltes menneskeverd vektlegges. Tjenestetilbudet ytes på lavest mulig effektive omsorgsnivå. Deretter lister målplanen opp målene for de ulike tjenesteområdene. Disse områdene omfatter de hjemmebaserte tjenestene, langtidstilbud i institusjon, rehabiliteringsavdelingen og den palliative avdelingen. Revisor fikk også utdelt tjenestebeskrivelse for de ulike tilbudene som tilbys innbyggerne i kommunen. Beskrivelsene gjaldt tjenester som avlastningsopphold i institusjon, opphold ved palliativ enhet, brukerstyrt personlig assistanse (BPA), hjemmehjelp/praktisk bistand, hjemmesykepleie, korttidsopphold i institusjon og langtidsopphold i institusjon. Tjenestebeskrivelsene omfattet følgende punkter: lovgrunnlaget, målgruppen, kriteriene for tildeling, beskrivelse av tjenesteinnhold og standard, saksbehandling og vedtak, samt informasjon om vederlag for tjenesten. I tillegg fikk revisor utdelt Målkart for 2013 for både virksomheten Åpen omsorg og for virksomheten Institusjon med omsorgsboliger. Målkartet beskriver visjonen og det overordnede målet for virksomhetene. Videre beskrives fakta om virksomhetene, hvem som er virksomhetsledere og virksomhetenes nettobudsjett. Følgende enheter er vurdert i de to målkartene: brukere, samfunn, medarbeidere, læring og fornyelse og økonomi. Delmålene innenfor de forannevnte enhetene er: Brukere: god kvalitet og tilgjengelighet på tjenestene at tjenestene er trygge og forsvarlige Pleie og omsorg 7 Side14
hjemmeboende personer med demens er sikret utredning hjemmeboende personer med behov for rehabilitering er sikret tidlig innsats og tjenester på beste effektive omsorgsnivå virksomheten har god kompetanse og robusthet til å håndtere ressurskrevende tjenester at brukerne skal motta forsvarlige kommunale tjenester ved innfasing av Samhandlingsreformen Samfunn: god integrering gjennom tilretteleggelse for deltakelse i lokalsamfunnet i Askim er klimagassutslippene redusert i samsvar med nasjonale mål at samarbeid mellom frivillige og hjemmesykepleien oppleves som ressurs Medarbeidere: godt arbeidsmiljø myndiggjorte medarbeidere attraktiv arbeidsgiver nærværet har økt Læring og fornyelse: modernisering og effektivisering ved bruk av IKT virksomheten har et helhetlig og systematisk internkontrollsystem virksomheten har flere ansatte med fagbrev og styrkende kompetanse Økonomi: sunn kommuneøkonomi som sikrer kommunen handlingsrom Tydelige retningslinjer for tildeling av tilbud Helse- og omsorgstjenestelovens 3-1 3.ledd sier at kommunen har plikt til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten slik at tjenestene er i samsvar med krav fastsatt i lov. Dette vil med andre ord si at det er viktig at virksomhetene har en internkontroll som fungerer for at beboere i kommunen skal få tjenester som er fastsatt ved lov. Revisor får opplyst ved oppstartsintervjuet at det er avdeling for tjenestetildeling som har ansvar for vurdering og tildeling av de ulike omsorgstilbudene i kommunen. I denne avdelingen er det 2,5 årsverk, og det jobbes på tvers av de ulike omsorgstilbudene kommunen tilbyr. Dette for å sikre at den enkelte bruker får det tilbud som er best egnet for seg. En søknadsprosess om pleie og omsorgstjenester starter med at søker fyller ut et søknadsskjema med følgende opplysninger: Opplysninger om søker Bolig Nærmeste pårørende eller annen kontaktperson Kontakt med det offentlige Arbeidssituasjon/trygd Inntekt Begrunnelse for søknaden Botiltak Teknisk utstyr (i hjemmet) Ønskede tiltak Fullmakt Underskrift Pleie og omsorg 8 Side15
Revisor fikk opplyst at avdeling for tjenestetildeling fyller ut et kartleggingsskjema ved inntak av nye brukere. Revisor fikk utdelt et eksemplar av kartleggingsskjemaet, og ser at det inneholder følgende punkter: Personalia Medisinske opplysninger Ergonomiske forhold (i forhold til vurdering av behov for hjelpemidler/andre tiltak i hjemmet Vurdering av behov for praktisk bistand/hjemmehjelp (innebærer vurdering av i hvilken grad søker kan utføre generelle huslige sysler, så som for eksempel vask av gulv og støvsuging) Vurdering i forhold til bolig (innebærer kartlegging av blant annet trapper, boligens størrelse, om det er leilighet eller hus) Vurdering av vold og trusler (dette punktet vurderes fortrinnsvis ved første gangs besøk og innebærer en vurdering i forhold til om bruker kan opptre aggressivt eller truende) Samtykkeerklæring (innebærer at søker gir samtykke til innhenting av nødvendige opplysninger fra lege eller annen relevant behandler) Kontaktperson sier videre at det er virksomhetsleder ved de respektive virksomhetsområdene som underskriver vedtakene. Forvaltningsloven 23-28 hjemler de ulike kravene som settes til enkeltvedtak. Et enkeltvedtak skal inneholde følgende: Det skal være skriftlig Det skal grunngis Det skal henvises til hvilke regler vedtaket bygger på Det skal opplyses om klageadgang Ved mappegjennomgang av 26 tilfeldig utvalgte mapper så revisor at vedtakene var utformet etter en enhetlig mal. Vedtakene var skriftlige, og det var vist til hvilke lovhjemler som var lagt til grunn for vedtaket. I tillegg forelå det opplysninger om klageadgang og klageprosessen. Alle vedtak var undertegnet av enten virksomhetsleder ved åpen omsorg eller av virksomhetsleder ved institusjon og omsorgsboliger. I tillegg var vedtaket også undertegnet av avdelingsleder ved den respektive enhet/avdelingen. Tydelig ansvarsfordeling For at en kommune skal kunne yte best mulig service for sine innbyggere er det viktig at det er en klar ansvarsfordeling slik at det er tydelig for de impliserte hvem som har ansvar for hva. Revisor fikk utdelt organisasjonskart over kommunen som helhet, samt over de to virksomhetene Åpen omsorg og Institusjon og omsorgsboliger. Åpen omsorg og Institusjon og omsorgsboliger er to av i alt 11 virksomheter som er underlagt rådmannsteamet i kommunen. Innad i virksomheten Åpen omsorg er virksomhetsleder på topp og har seg underlagt syv enheter som har hver sin avdelingsleder. Disse enhetene er avdeling for tjenestetildeling, Parken bofellesskap/barnebolig og Trøgstadveien bolig, hjemmesykepleien rode A, hjemmesykepleien rode B, Furuseth bofellesskap, Eventyrveien bofellesskap/ Vangsveien verksteder og avdeling for Praktisk bistand. Innad i virksomheten Institusjon og omsorgsbolig er det virksomhetsleder på topp, og også her er det syv enheter underlagt leder. Disse enhetene er følgende: Kirkegata omsorgsboliger, underlagt her er dagsenter for demente, Bogruppe 1-2-3, Bogruppe 4-5, Bogruppe 6-7-8, Palliativ enhet, korttid/rehabiliteringsavdeling, underlagt her er dagsenter for hjemmeboende, og Sommerrogata omsorgsboliger. Pleie og omsorg 9 Side16
Som et ledd i kontrollarbeidet ville revisor kontrollere om det var utarbeidet stillingsbeskrivelser til den enkelte stilling. Revisor fikk utdelt stillingsbeskrivelser for følgende stillinger i innenfor pleie og omsorg i kommunen: avdelingsleder/avdelingssykepleier, gruppeleder/sykepleier 1, autorisert sykepleier ved Løkentunet, autorisert sykepleier i hjemmesykepleien, autorisert hjelpepleier/ omsorgsarbeider ved Løkentunet, autorisert hjelpepleier/omsorgsarbeider i hjemmetjenesten og hjemmehjelp. Stillingsbeskrivelsene var utformet etter samme mal, med hadde ulike punkter avhengig av hvilke stillinger det gjaldt. Avdelingssykepleier hadde følgende punkter i sin beskrivelse: stillingens organisasjonsmessige plassering, kvalifikasjonskrav, funksjonsbeskrivelse herunder personalforvaltning, faglig ansvar, utføre delegerte legeoppgaver, journalansvar, samhandling. Videre inneholdt beskrivelsen også punktene taushetsplikt og revisjon av stillingen. For autorisert hjelpepleier/omsorgsarbeider var det følgende punkter i beskrivelsen: stillingsbetegnelse, kvalifikasjonskrav, plass i organisasjonen, funksjonsbeskrivelse, arbeidsoppgaver, samarbeid/etikk/kommunikasjon, videreutdanning, taushetsplikt og revisjon av stillingsinstruks. Det finnes også flere fagrelaterte retningslinjer i virksomhetene, så som medikamenthåndtering og så videre. Disse retningslinjene har ikke revisor kontrollert i dette prosjektet. Tilbud om alternative tjenester I kommunedelplanen for helse, omsorg og samhandling 2011-2025 står det at det er viktig å være klar over at det skal ytes individuelt tilpassede tjenester, og at det derfor kan være gunstig å kombinere de ulike trinnene i tjenestetrappa for at en bruker skal få tilpassede tjenester. Det står videre i kommunedelplanen at tjenestetrappa forutsetter en forståelse for at mennesker som har behov for omsorgstjenester ikke er like, og at den enkelte må vurderes individuelt. Deretter må tjenestene tilpasses den enkelte innenfor det som kalles trygge og forsvarlige tjenester. For å kontrollere om kommunen tilbyr tjenester tilpasset den enkelte, og om det ved avslag ved søknad om en tjeneste gis alternative tilbud, har revisor hatt oppstartintervju med virksomhetslederne, samt mappegjennomgang og fokusintervju med pårørende. På oppstartsintervjuet får revisor opplyst at søker blir vurdert av avdeling for tjenestetildeling, og at det ved avslag, for eksempel på institusjonsplass, gis et alternativt tilbud lenger ned i tjenestetrappa. Kontaktperson sier at alle tilbud er individuelle, og tilbudene tilpasses den enkelte. Tilbud i stedet for institusjonsplass kan være så som trygghetsalarm, hjemmesykepleie eller ambulerende rehabiliteringsteam. På oppstartsintervjuet mottok revisor en oversikt over hvor mange som søkte seg inn til de ulike tjenestene fra 01.01.2012 til 31.12.2012 : Langtid: 72 søknader- 46 fikk innvilget opphold, 26 fikk avslag. Korttidsplass: 192 søknader- 183 fikk innvilget opphold, 9 fikk avslag. Rehabilitering: 44 søknader- 43 fikk innvilget, 1 fikk avslag. Palliativ: 80 søknader- alle ble innvilget. Revisor fikk opplyst på oppstartsintervjuet at det var 7 klager totalt på virksomhetene Åpen omsorg og ved Institusjon med omsorgsboliger i 2012. Revisor ser ved mappegjennomgang at det i alle mappene forelå en «første-søknad» inn i tjenesten. Deretter ble brukerens behov vurdert fortløpende eller over tid, og det ble fattet nye vedtak når det viste seg at bruker hadde fått endrede behov. Dette skjedde uten at det var behov for ny søknad. Ved for eksempel vedtak om hjemmesykepleie fikk brukerne tilleggstjenester som avlastningsopphold, praktisk bistand og hjemmehjelp. Revisor fant at det forelå vedtak undertegnet av den respektive virksomhetsleder for de ulike tjenestene som Pleie og omsorg 10 Side17