GJERDRUM IDRETTSLAG Deltakere: Jo Inge Aambakk Leder Møtt Tove Øines Daglig leder Møtt Seline Kopperud Nestleder Møtt Robert Øksnes Kasserer Møtt Kristin Vamsæter Barneansvarlig Møtt Eline Flugstad Rygg Ungdomsrepr. Forfall Åse Cedell Ungdomsvararepr.-frivillig Møtt Karin S Eriksen Vararepresentant-frivillig Forfall Per Egil Moseng GIL Fotball Møtt Inge Sveen (frem til 2030) GIL Håndball Møtt Hans Petter Løvberg GIL Alpint/Hopp Forfall Geir Skuterud GIL Langrenn Møtt Kai-Johnny Meyer-Nilsen GIL Skiskyting Møtt Jo Daniel Liseth GIL Idrettskole Møtt Mikael Khokhar GIL Innebandy Møtt Jason Davidson GIL Taekwondo frivillig Møtt Sven Wertebach GIL Bordtennis - frivillig Forfall Turid Lomsdalen Framnes GIL Trim frivillig Forfall Karin S Eriksen GIL Svømming frivillig Forfall I tillegg deltok: Runar Sveen (deltok 19-20) Knut Gulichsen (deltok 1930-2205) Kim Stidahl (deltok 20-2015) Terje Løvstad (sak 11/13 2015-2040) Ivar Minken (sak 11/13 2015-2040) Akershus Idrettskrets Repr GILs valgkomite Repr. MOT i Gjerdrum Utforsykling Utforsykling Referat fra hovedstyremøte Tid: Torsdag 23.05.2013 kl.1900-2205. Møte nr 2/2013 Sted: Kantinen GIP. Innledende besøk/orienteringer Klubb besøk fra Akershus Idrettskrets (AIK) Runar Sveen (daglig leder AIK) gjennomførte en orientering om Idrettskretsens virksomhet, hvilke hovedprioriteter norsk idrett har, samt hva Idrettskretsen kan bidra med for å støtte idrettslag som GIL. Det ble enighet om å se på muligheter for at repr. fra AIK kan støtte GIL med å gjennomføre Klubbens styrearbeid i praksis (mars/april 2014), bidrag inn mot utarbeidelse av veileder for GILs virksomhet (ref sak 10/13), samt å benytte AIKs anleggskonsulent i
anleggsutviklingsplanene i Idrettsparken. I tillegg ble det enighet om å få oversendt en del maler som norsk idrett benytter for eks vis ansettelsesavtaler, spiller-/trenerkontrakter ol. AIK skulle også oversende et eksempel på en klubbhåndbok som kan benyttes for å utvikle GILs organisasjonshåndbok videre. MOT-orientering Kim Stidahl (MOT-koordinator ved Gjerdrum ungdomsskole (GUS)) orienterte kort om MOT-prosjektet generelt og status på MOT-prosjektet i Gjerdrum. MOT ønsker bl.a. å knytte til seg ressurspersoner fra ulike lag og foreninger i Gjerdrum som kan jobbe for å bidra til et lokalsamfunn med mot og et godt ungdomsmiljø. Gjerdrum kommune vil gjennomføre en skolering av Aktive Medspillere for MOT i løpet av høsten. Ledere, tillitsvalgte og trenere i GIL ble oppfordret til å ta aktivt del i MOT når denne skoleringen blir gjennomført. Godkjenning av referat møte nr 1/2013 Det var ingen kommentarer til referatet fra forrige styremøte. Vedtak: Referatet godkjennes. Oppfølgingssaker /status Gjerdrumsdagen og -mila Vi er godt i rute med planlegging av GIL-aktivitetene til Gjerdrumsdagen. Sak 8/12 Nærmiljøanlegg - status Søknad på nærmiljømidler (spillemidler) til Grøkul-prosjektet er sluttført og blir politisk behandlet ifm. fordelingen av spillemidler primo juni i Fylkeskommunen. Det forventes at det blir gitt tildeling til dette prosjektet i 2013. Det tas sikte på å få slutført dette prosjektet i løpet av året. Det er nå i tillegg enighet mellom aktuelle aktører om å anlegge en bandyrink på dagens grusbane ved Veståsen barneskole. Fotballen har styrebehandlet saken og er positive til å benytte deler av grusbanen til dette anlegget. Det blir GIL Innebandy som får ansvar for det utførende arbeidet for å få anlagt badyrinken. Fortsatt må vi få utarbeidet tippemiddelsøknad (kommunens frist er satt til 1. september), avklart fysisk plassering av bandyrinken, samt hvordan mellomfinansieringen av prosjektet skal ivaretas i påvente av utbetaling av spillemidler. Sak 17/12 Fordeling av grasrotmidlene 2012 fordeling 2013 De tildelte midlene er nå overført til de aktuelle gruppene iht. styrevedtaket i mars. Sak 2/13 Styreseminar i GIL Det første styreseminaret i GIL-regi for hovedstyret og gruppestyrene ble gjennomført torsdag 25. april. Det var 19 deltakere på seminaret. Seminaret ble godt mottatt, og bør kunne bli et årlig kickoff for styrearbeidet i GIL. AU må se nærmere på innhold og form på dette seminaret, der det bl.a. er viktig at det tilpasses til målgruppen på en god måte for å sikre god deltakelse.
Status Status fra gruppene Fotball Idrettsskolen Innebandy Taekwondo Skiskyting Alpint Langrenn Det er påmeldt 44 lag til årets sesong. 17. mai salget ble gjennomført i samarbeid med Innebandy. Samarbeidet mellom gruppene fungerte meget bra. Det vil bli utarbeidet erfaringsrapport fra dugnaden. Fotballen arrangerte DnB-cup tidligere i mai, og gjennomfører Tine Fotballskole 11. 14. august. Denne er flyttet til slutten av skoleferien for å unngå kollisjon med sommeraktivitetsuka Jeg fant, jeg fant. Idrettsskolen er i en mellomperiode, og har avsluttet vårens aktiviteter. Barnas Gjerdrumløp gjennomføres som vanlig på Gjerdrumsdagen. Informasjon er lagt ut på hjemmesidene. Den største utfordringen nå er fordelingen av halltid til neste sesong. Utover det har det vært en god sesong for Innebandygruppa. Det beste seniorlaget rykker opp i 3. divisjon til neste sesong. Gruppen er nå oppe i 69 aktive medlemmer. GIL Taekwondo har hatt topp plasseringer i alle turneringer som de har hatt utøvere med så langt. Det gjennomføres gradering for utøverne 16. juni. Gruppen har hatt mange gjesteinstruktører til stede på treningene i løpet av våren, og det er meget god aktivitet i gruppen. Gruppen har ansvaret for GIL-standen på Gjerdrumsdagen 8. juni, og planleggingen går bra. Skiskyting er i gang med anskaffelse av selvanviserne som de er tildelt midler for. Planen er at disse skal være montert før ferien. Dette vil være et stort løft for anleggssituasjonen fra neste sesong. Har gjennomført en ny god sesong i bakken. Det er en del anleggsaktivitet i løpet av året bl.a. for å få sluttført bakkeplaneringsprosjektet. Sesongen er avsluttet, og gruppen er aktivitetsmessig i en mellomperiode. Det vurderes en annen gruppeinndeling av utøverne til neste sesong. Status fra AU Økonomi Det er foreløpig ikke produsert noen regnskapsrapport for 2013. Det har vært litt sen bilagsinnlevering fra gruppene pr 30.04. Det er jobbet en del med administrative forhold som bankkontotilgang i DnB for Taekwondo og Innebandy, samt anskaffelse av betalingsterminaler som kan benyttes i kiosk og til arrangementer i GIL.
Barneidrett Det ble gjennomført møter med de barneidrettsansvarlige i gruppene 21. mai. Hanne har fått ansvar for å utarbeide et årshjul som dokumenterer viktige aktiviteter på tvers av gruppene. Det er behov for videre koordinering mellom gruppene når den endelige halltiden for høsten er endelig klar. Beslutningssaker Sak 11/13- Opprettelse av Utforsykkelgruppe i GIL Ivar Minken og Terje Løvstad redegjorde for ønsket om å etablere en Sykkelgruppe innen Utfor/Freeride i Gjerdrum. Initiativtakerne bak denne ideen er Jarle Kleppan, Terje Løvstad, Petter Fagerhaug og Ivar Minken. Disse vil også utgjøre det innledende styret i gruppa. Alle disse er aktive syklister, og er allerede engasjert i aktiviteten i Kniplia. Motivasjonen for opprettelse av denne gruppa i GIL er å kunne utnytte Kniplia som et helårsanlegg, og fortsette å kunne tilby et lavterskeltilbud også på sommerstid for uorganisert aktivitet. Samtidig vil en kunne utnytte den strukturen (HMS mv.) som allerede er etablert for vinteraktiviteten. Det enkleste og mest naturlige er derfor at denne gruppen etableres som en egen gruppe i GIL. Det er også gjort en vurdering om denne gruppen heller burde vært etablert i Romeriksåsen sykkelklubb. Det er derfor også opprettet en dialog med Leder Romeriksåsen sykkelklubb for å sikre en god forankring av beslutningen om å etablere en egen Sykkelgruppe i GIL. Det ble påpekt fra Styret at dette er en viktig forutsetning for etableringen av gruppen, og at dert er viktig at en sikrer et godt samarbeid med dem ifm. etablering og drift av gruppen. Utover det var GIL-styret positive til å etablere dette som en ny aktivitet i GIL. Vedtak: Hovedstyret gir fullmakt til AU om å søke om en midlertidig opprettelse av en sykkelgruppe på dispensasjon i GIL. En viktig forutsetning for denne opprettelsen er at styret i Romeriksåsen også er positive til at aktiviteten etableres i Gjerdrum i regi av GIL. En formell opprettelse av denne gruppen fremmes evt. som egen sak på årsmøtet i GIL i 2014. Sak 5/13- Evaluering av daglig leder GIL Fotball vurdere videre tilsetting Jo Inge redegjorde for arbeidet i den interne evalueringsgruppa bestående av Jo Inge Aambakk, Per Egil Moseng, Seline Kopperud, Robert Øksnes, Steinar Hagen og Inge Sveen som skulle utarbeide en anbefaling om evt. videre tilsetting av Rune Kraft Johnsen i stillingen som daglig leder GIL Fotball. Arbeidsgruppen har anbefalt følgende tiltak: GIL tilbyr Rune Kraft Johnsen en permanent ansettelsesavtale som daglig leder GIL Fotball fra 1. mai 2013 GIL Fotball ivaretar de økonomiske forpliktelsene i avtalen, med en fremtidig åpning for å vurdere en utviklingsmodell for å støtte andre grupper med evt. økonomisk finansiering fra disse gruppene Det må foretas en gjennomgang/kvalitetssikring av stillingsinstruksen til Daglig leder GIL Fotball for å bli enda mer spisset på hvilke arbeidsoppgaver stillingsinnehaver skal ha ansvar for Det må avklares modeller for sportslig leder rollen i GIL Fotball. Dette må avklares før sommerferien Det er viktig at de to stillingene i GILs administrasjon samarbeider tett, selv om de har adskilte ansvarsområder
Vilkår i samsvar med den utleverte ansettelsesavtale. Styret var enige i anbefalingene. Det var enighet om å vurdere endringer i ansettelsesavtalen mer i tråd med malen for slike avtaler som Idrettskretsens representant skulle oversende i etterkant av møtet. Vedtak: Hovedstyret anbefaler at Rune Kraft Johnsen tilbys en fast ansettelse som daglig leder i GIL Fotball fra 1.mai 2013 med de vilkår som fremkommer i fremlagte arbeidsavtale. Arbeidsavtalen justeres i samsvar med malen for slike arbeidsavtaler som benyttes i Idretten for øvrig. Sak 4/13 Rent Idrettslag (forebyggende antidopingarbeid) og GIL Alle gruppene er enige om at GIL registreres som Rent Idrettslag, og at dette er et viktig tiltak for å sette antidopingarbeidet på dagsorden i GIL. Vedtak: GIL jobber videre med å bli registrert og sertifisert som et Rent Idrettslag. AU utarbeider utkast til handlingsplan som godkjennes av hovedstyrets medlemmer pr mailkorrespondanse i løpet av juni 2013 med målsetningen om å ha registrert GIL som Rent Idrettslag innen 1. juli 2013. Sak 6/13 Mandat for valg/videreutvikling av hjemmesideløsning i GIL Det er enighet i GIL-styret om følgende mandat for arbeidet: a. Bakgrunn Et av tiltakene i GILs handlingsplan for 2013 er å anbefale ny hjemmesideløsning for GIL med forbedret dokumentarkivløsning. Hovedgrunnen til at vi ønsker en ny hjemmesideløsning i GIL er at vi ønsker en mer moderne løsning, med en bedre brukeropplevelse, og en enklere hverdag for de som skal legge inn informasjon til brukerne. Hjemmesidene må i tillegg gjenspeile GILs totale aktivitet, og ha funksjonalitet som kan bedre dokumentarkivhåndteringen i GIL slik at informasjon er lett tilgjengelig på tvers av gruppene. b. Mål og tidsramme Arbeidsgruppen skal innen hovedstyremøtet 14. november 2013 utrede alternative hjemmesideløsninger og anbefale valg av løsning for GIL, samt ha implementert og tatt i bruk ny hjemmesideløsning innen 1. juli 2014. c. Hva skal gjøres? Rekruttere inn ressurspersoner som kan bidra i arbeidet med å utarbeide en anbefaling og utvikling av ny hjemmesideløsning i GIL. Denne oppgaven må være sluttført innen 1. juli 2013 Gjennomføre en kort analyse av dagens status på hjemmesideløsninger i GIL, og gjennomføre en behovskartlegging for hva en ny hjemmesideløsning i GIL bør inneholde innen 15. september 2013 Vurdere om NIFs anbefalte samarbeidspartnere innen hjemmeside-/webplattformer for fleridrettslag, Weborg og WebTotal, tilfredsstiller GILs behov som mulig fremtidig plattform for en ny hjemmesideløsning/-dokumentarkivløsning i GIL. Vurdere evt. andre leverandører dersom Weborg ikke tilfredsstiller våre behov. Arbeidet sluttføres innen 14. november 2013 Utarbeide plan for implementering av ny hjemmesideløsning i GIL innen 1. mars 2014
Ny hjemmesideløsning tatt i bruk innen 1. juni 2014. d. Prosjektleder Seline Kopperud AU følger opp fremdriften i arbeidet. Det er viktig at ressurspersoner i gruppene som kan bidra inn i dette arbeidet blir identifisert og motivert for å bidra. Sak 8/13 Treningstider idrettshall og gymsaler høsten 2013 Jo Inge redegjorde kort om prosessen for å få etablert et grunnlag for fordeling av treningstider i idrettshall og gymsaler til neste sesong. Fortsatt er det ikke funnet noen endelig løsning for fordeling av Halltiden, mens det er enighet om fordelingen av gymsaltider på Veståsen og Gjerdrum barneskole. Styret anbefaler at dialogen mellom Innebandy og Håndball videreføres for å komme frem til en endelig løsning på hallfordelingen før sommerferien. Vedtak: Gymsaltidene for høst/vinter 2013/14 fordeles iht. utsendte fordeling. Endelig hallfordeling for kommende sesong bestemmes i samråd med Innebandy og Håndball, og avklares før sommerferien. Sak 9/13 Politiattestregimet i GIL ny stedfortreder. Tove Øines er hovedansvarlig for ordningen i GIL. Rolf Rasmussen har vært stedfortreder siden november 2012. Rolf er ikke lenger i GIL-styret. Som ny stedfortreder foreslås Rune Kraft Johnsen. Det er viktig å bemerke at begge representantene har taushetsplikt overfor uvedkommende i forhold til de opplysninger de får kjennskap til i denne forbindelse. Det samme gjelder styreleder dersom han får kjennskap til opplysningene. Vedtak: Rune Kraft Johnsen erstatter Rolf Rasmussen som stedfortreder for politiattestregimet i GIL. Han har taushetsplikt overfor uvedkommende ift. de opplysninger han får kjennskap til i denne forbindelse. Sak 10/13 «GILs lille gule» - utarbeidelse av veileder for GILs virksomhet. Kristin redegjorde kort om bakgrunnen for ønsket om å starte et arbeid med å tydeliggjøre hva GIL står for, og som bl.a. kan brukes som en kommunikasjon overfor alle som har en rolle i GIL (utøver, trener/leder, foreldre mv.). AU ønsker derfor å starte en prosess på høstparten i 2013 som skal munne ut i en veileder for GILs virksomhet, foreløpig kalt «GILs lille gule». En mer konkret plan for arbeidet blir presentert på hovedstyremøtet i september. Vedtak: Hovedstyret støtter initiativet. Informasjonssaker Sak 3/13 Nytt medlemsarkivsystem i GIL kort status Tove informert om status for det nye medlemsarkivsystemet som er tatt i bruk i GIL. I løpet av juni vil en arbeidsgruppe bestående av Tove Øines, Robert Øksnes, Aksel Nilsen-Huser og Jo Inge Aambakk utarbeide en plan for implementering av systemet i GIL.
Eventuelt Intet. Jo Inge Aambakk Referent