Stokke kommune Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtested: Rådhuset Formannskapssalen Møtetidspunkt: 1. september 2014 Kl. 15.00 SAKSLISTE Saksnr Tema 19/14 Godkjenning av protokoll fra møte 26.5.2014 20/14 Rapport etter tilsyn - vannforsyningssystem 21/14 Rutiner vedrørende oppfølging av forvaltningsrevisjoner 22/14 Orientering fra Sandefjord Distriktsrevisjon 23/14 Eventuelt Varamedlemmer får tilsendt innkalling og sakspapirer, men møter kun ved særskilt innkalling. Eventuelt forfall kan meldes til sekretariatet på telefon 33 00 39 00 eller epost tbjorkeslett@deloitte.no Det vil være en enkel servering på møtet. Stokke, 25. august 2014 Jahn Magnus Jahnsen Leder Gunnar Hoff Kontrollutvalgssekretær
SAKSFREMLEGG Saksbehandler: Gunnar Hoff Arkivsak: 105504-8204088 Sak nr. 19/14 Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: 1.9.14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Vedlegg Protokoll fra møte 26.5.2014 Forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner protokoll fra møte 26.5.2014. Gunnar Hoff Kontrollutvalgssekretær
VEDLEGG SAK 19/14 Kontrollutvalget i Stokke kommune PROTOKOLL fra møte i kontrollutvalget mandag 26.5.2014, kl. 15.00 16.15 Tilstede: Fra kontrollutvalget: Jahn Magnus Jahnsen og Jan Semb Døvle Forfall: Gro Høifødt Solberg Fra sekretariatet: Gunnar Hoff og Birte Jonassen Berg Fra revisjonen: Jan Magne Moland Følgende deltok under behandlingen av enkeltsaker: Torunn Årset, sak 14 og 16, Vidar Andersen, sak 18/14. Følgende saker ble behandlet; Sak 13/14 Godkjenning av protokoll fra møte 8.4.2014 Protokollen fra møtet ble gjennomgått. Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig): Kontrollutvalget godkjenner protokollen fra møte 8.4.2014. Sak 14/14 Årsregnskap for Stokke kommune 2013 Økonomisjef var til stede og presenterte hovedtrekkene i driftsregnskapet, herunder de postene med størst positive og negative avvik. I denne forbindelse ble også utfordringer i driften for 2014 kommentert. Kontrollutvalget fikk også en gjennomgang av investeringsregnskapet, spesielle regnskapsposter og en spesifikasjon av de hovedpostene som inngikk i årsresultatet. Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig): Kontrollutvalget tar det fremlagte regnskapet og årsmeldingen til orientering. Kontrollutvalget godkjenner uttalelsen om regnskapet for 2013. Uttalelsen om Stokke kommunes regnskap for 2013 oversendes Kommunestyret og formannskapet.
Sak 15/14 Avtale om sekretariatstjeneste for kontrollutvalget Kontrollutvalget ble orientert om ny avtale som var inngått om sekretariatstjenester for utvalget. Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig): Kontrollutvalget tar avtalen og rådmannens informasjon i saken, til orientering. Sak 16/14 Tilbakemelding på oppfølging av forvaltningsrevisjon Kommunestyresak om tilbakemelding på oppfølging av tiltak i forvaltningsrevisjonsrapport ble behandlet. Økonomisjef gav utfyllende kommentarer. Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig): Kontrollutvalget tar rådmannens sak om oppfølging av anbefalingene i forvaltningsrevisjonen av anskaffelser i Stokke kommune, til orientering. Sak 17/14 Orientering fra Sandefjord Distriktsrevisjon Revisjonssjef orienterte om personellsituasjonen, herunder status på prosess vedrørende ansettelse av ny revisjonssjef. Det er inngått avtale med Vestfold Revisjon om at tidligere revisjonssjef fungerer som oppdragsansvarlig for regnskapsrevisjonen inntil ny revisjonssjef er ansatt. Det ble også orientert om status på arbeidet, herunder tema vedrørende årsoppgjørsrevisjonen som var tatt opp i oppsummeringsmøte med administrasjonen. Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig): Kontrollutvalget tar revisjonens orientering til etterretning. Sak 12/14 Eventuelt Vidar Andersen orienterte om sak knyttet til institusjon. Det ble gitt utfyllende informasjon om ulike forhold ved institusjonen, de tilsyn som var gjennomført og tiltak administrasjonen hadde iverksatt. Kommunen var nå i en prosess med å gi tilbakemelding på de funn som fremkom i tilsynene. Kontrollutvalget vil på vanlig måte få oversendt endelige rapporter fra tilsynene. Neste møte i kontrollvalget er mandag 1. september 2014. Stokke, 26. mai 2014 Jahn Magnus Jahnsen Jan Semb Døvle Gunnar Hoff Leder Kontrollutvalgssekretær
SAKSFREMLEGG Saksbehandler: Gunnar Hoff Arkivsak: 105504-8204088 Sak nr. 20/14 Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: 1.9.2014 TILSYNSRAPPORT VANNFORSYNINGSSYSTEM Vedlegg Melding om revisjon datert 15.5.2014 Revisjonsrapport Etter tilsyn med vannforsyningssystem Hva saken gjelder Mattilsynet har gjennomført en revisjon av kommunens vannforsyningssystem. Tilsynet er gjennomført 3.6. 2014. Revisjonen er en del av et tematilsyn som Mattilsynet gjennomfører i regionene Buskerud, Vestfold og Telemark. Tilsynet har omfattet en systematisk gjennomgang av beredskapsplanen med fokus på kartlegging av uønskede hendelser, ROS analyse og hvilke handlingsplaner vannverket har for å håndtere slike hendelser. Tilsynet omfattet også varslingsrutiner og hvilke ressurser vannverket har av utstyr og bemanning for å nå målene. Tilsynet avdekket ikke forhold som medførte plikt eller varsel om å iverksette tiltak. Ansvarlig for vannforsyningen i kommunen hadde ikke anledning til å delta på møtet i kontrollutvalget for å gi utfyllende informasjon om organiseringen av vannverksforsyningen, kontrollsystemer, beredskapsplaner og tiltak som er iverksatt og planlegges for å styrke vannforsyningssystemene, men vil bli invitert til neste møte dersom dette er av interesse for kontrollutvalget. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar rapporten etter tilsyn med kommunens vannforsyningssystem til orientering. Gunnar Hoff Kontrollutvalgssekretær
VEDLEGG SAK 20/14 MAI2014 STOKKE KOMMUNE Deres ref: Stokke kommunale vannforsyning Vår ref: 2014/118109 Postboks 124 Dato: 15.05.2014 3161 STOKKE Org.nr: 985399077 IP tens tilsyn for planter, Fisk, c yr og næringsmidler MELDING OM REVISJON Mattilsynet viser til telefonsamtale med Medina Stene, og bekrefter med dette avtalt tidspunkt for revisjon. Revisjonen vil bli gjennomført 03.06.2014 fra 09:00 til 13:00 hos VANN. Revisjonen vil bli utført av seniorrådgiver Steinar Buran (revisjonsleder) Revisjonen er en del av et tematilsyn som Mattilsynet gjennomfører i regionen Buskerud, Vestfold og Telemark i 2014. Vi skal føre tilsyn med hvordan den som er ansvarlig for vannforsyningen sikrer at de har en beredskapsplan som gjør at vannverket kan takle uønskede hendelser og sikre levering av tilstrekkelig mengder drikkevann også under kriser. Mattilsynet ønsker å gjennomføre tilsynene så enhetlig som mulig, og alle tilsynene vil bli utført etter samme mal. Tilsynene skal gjennomføres i perioden fra 13.mars til 31. oktober. Dere vil få tilsendt egen tilsynsrapport etter tilsynet. Revisjonen vil omfatte følgende aktiviteter: Stokke kommunale vannverk Virksomheten vil bli vurdert etter følgende regelverk: FOR 2001-12-04 nr 1372: Forskrift 4. des. 2001 nr. 1372 om vannforsyning og drikkevann (drikkevannsforskriften) Revisjonen vil være en systematisk gjennomgang med særlig fokus på følgende punkter: Tilsynet vil omfatte en systematisk gjennomgang av beredskapsplanen med fokus på kartlegging av uønskede hendelser, ROS analyse og hvilke handlingsplaner vannverket har for å håndtere slike hendelser. I tillegg vil varslingsrutiner og hvilke ressurser vannverket har av utstyr og bemanning for å nå målene, være aktuelle problemstillinger. Nærmere om gjennomføringen av revisjonen Formålet med revisjonen er å undersøke om virksomhetens praksis samsvarer med fastsatte rutiner i internkontrollen/egenkontrollen og om dette medfører at regelverket blir oppfylt. Alle aktuelle kvalitetshåndbøker, internkontrollsystemet, eventuell kontrollplan, registreringer og andre dokumenter som benyttes som dokumentasjon for at regelverket nevnt over oppfylles, må være tilgjengelig under revisjonen. Mattilsynet Distriktskontoret Vestfold Saksbehandler: Steinar Buran Tlf: 22 40 00 00 / 33420316 Klinestadmoen 10, Sandefjord E-post: postmottak@mattilsynet.no (Husk mottakers navn) www.mattilsynetno Postadresse: Felles postmottak, Postboks 383 2381 Brumunddal Telefaks: 23 21 68 01
Deres ref: Vår ref: 2014/118109 Dato: 15.05.2014 For at tilsynet skal bli så effektivt som mulig er det viktig at den som er ansvarligfor vannforsyningen har nødvendigeopplysningerog dokumentasjontilgjengelig under tilsynet, dette vil bl.a. omfatte: Beredskapsplanenog dokumentasjonensom denne bygger på, oversikt over vannverket med tilgang på kart, rapporterfra evt. tidligere hendelserog øvelser. Vi legger ved programfor revisjonen.her opplyservi hvem vi ønsker å intervjue og til hvilke tider. Eventuelleendringer i programmetkan vi avtale på åpningsmøtet. Vi ber om at det stilles et møteromtil vår disposisjonpå revisjonsdagen. Kontakt Steinar Buran dersom det er spørsmålsom gjelder revisjonen. Med hils rçi Steinar Buran seniorrådgiver Vedlegg: Programfor revisjon Side 2 av 2
Deres ref: Vår ref: 2014/118109 Dato: 15.05.2014 PROGRAM FOR REVISJON VED STOKKE KOMMUNALE VANNFORSYNING 03.06.2014 0 dir Statens tilsljn for p'anter, Nsk. dlprog næringsindier Åpningsmøte kl. 09:00-09:10 Deltakere: Leder / kvalitetsansvarlig /driftsansvarlig for vannforsyningen. Eventuelt andre som berøres av revisjonen. Mattilsynets revisor Utfyllende opplysninger: Gjennomgang av revisjonens hensikt og av revisjonsprogrammet. Intervju og granskning 09:10-11:30 Deltakere: Som under åpningsmøtet. Utfyllende opplysninger: Gjennomgang av dokumentasjon og rutiner vedrørende forsyningssikkerhet og beredskap for drikkevannsforsyningen. Evalueringlrapportskriving 11:30-12:30 Deltakere: Mattilsynets revisjonsgruppe Utfyllende opplysninger: Vurdering av resultater, og rapportskriving. Sluttmøte 12:30-13:00 Deltakere: Som under åpningsmøtet. Utfyllende opplysninger: Gjennomgang av funn og resultater, oppsummering av revisjonen.
VEDLEGG SAK 20/14 IV2 LJ4JUN 2014 STOKKE KOMMUNE Deres ref: Stokke kommunale vannforsyning Vår ref: 2014/118109 Postboks 124 Dato: 03.06.2014 3161 STOKKE Org.nr: 985399077 tens tilsyn for plan r.er,fisk. dyr og næringsmid REVISJONSRAPPORT - Etter tilsyn med vannforsyningssystem Mattilsynet gjennomførte 03.06.2014 revisjon hos Stokke kommunale vannforsyning. Til stede fra virksomheten var Madina Stene, Steinar Hansen, Ellen Pedersen og Knut Terje Ellefsen. Fra Mattilsynet møtte seniorrådgiver Steinar Buran (revisjonsleder) og førsteinspektør Hege Sunne Jensen (observatør). Den gjennomførte revisjonen er en del av et regionalt tematilsyn i Buskerud, Vestfold og Telemark. Revisjonen hadde som tema å gjennomgå drikkevannsforsyningens beredskapsplaner inkludert ROS-analyser, se på alternativ levering av drikkevann ved kriser eller katastrofer, og gjennomgå virksomhetens rutiner for håndtering av uforutsette hendelser inkludert rutiner for varsling av abonnenter og tilsynsmyndigheter. Oppsummering Vannverket har utarbeidet og vedlikeholder en tilfredsstillende beredskapsplan. Uønskede hendelser, sårbare abonnenter og kritiske abonnenter er kartlagt, og tiltak for ytterligere sikring av drikkevannsforsyningen er planlagt eller iverksatt. Nødvannsforsyning er etablert og prøvetaking av denne gjennomføres. Opplysningsplikten til mottagerne av drikkevannet og til sentrale myndigheter er ivaretatt. Konklusjon Mattilsynet har ved dette tilsynet ikke avdekket forhold som vil føre til påpeking av plikt eller varsel om vedtak. Se vedlegg til tilsynsrapport. Med tifsen Steinar Buran seniorrådgiver Mattilsynet Distriktskontoret Vestfold Saksbehandler: Steinar Buran Tlf: 22 40 00 00 / 33420316 Klinestadmoen 10, Sandefjord E-post: postmottak@mattilsynet.no (Husk mottakers navn) www.mattilsynet.no Postadresse: Felles postmottak, Postboks 383 2381 Brumunddal Telefaks: 23 21 68 01
Deres ref: Vår ref: 2014/118109 Dato: 03.06.2014 VEDLEGG TIL TILSYNSRAPPORT Hjemmel for tilsyn Mattilsynet har i henhold til matloven 23 / dyrevelferdsloven 30 / dyrehelsepersonelloven hjemmel til å føre tilsyn og fatte nødvendige vedtak for gjennomføring av bestemmelser gitt i medhold av loven. Virksomheten er vurdert etter følgende regelverk FOR 2001-12-04 nr 1372: Forskrift 4. des. 2001 nr. 1372 om vannforsyning og drikkevann (drikkevannsforskriften)
SAKSFREMLEGG Saksbehandler: Gunnar Hoff Arkivsak: 105504-8204088 Sak nr. 21/14 Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: 1.9.2014 RUTINER VEDRØRENDE OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONER Vedlegg Ingen Hva saken gjelder I henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner har kontrollutvalget i følge kapittel 5 følgende oppgaver ved forvaltningsrevisjon: «9 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap. 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 11 Rapporter om forvaltningsrevisjon Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse, jf. 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 12 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte.
De rutinene som praktiseres knyttet til planlegging, gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon (paragrafene 9-11) synes å være godt innarbeidet og omforente mellom kontrollutvalg/sekretariatet og rådmannen/administrasjonen. I forbindelse med kommunens oppfølging av forvaltningsrevisjonen har det fremkommet ulike prinsipielle oppfatninger mellom rådmannen og sekretariatet om hva som er korrekt/logisk saksbehandlingsrutine ved rapportering til kommunestyret om oppfølging av vedtak om tiltak etter forvaltningsrevisjon. Administrasjonen har etablert en praksis hvor det utarbeides en sak til kommunestyret om hvordan dets vedtak knyttet til forvaltningsrevisjoner er fulgt opp. I saksfremlegget fremgår rådmannens innstilling til kommunestyret. Saksfremlegget har vært oversendt til kontrollutvalget ved sekretariatet. Sekretariatet har ikke vært oppmerksom på at rådmannen har forutsatt, at saksfremlegget skulle realitetsbehandles i kontrollutvalget og at kontrollutvalgets vedtak skulle følge saken til kommunestyret. Sekretariatet har lagt frem slike saker som orientering til kontrollutvalget, som en informasjon om at rådmannen har fulgt opp sitt ansvar for oppfølging av kommunestyrets vedtak. Kontrollutvalgets rapportering til kommunestyret om i hvilken grad forvaltningsrevisjoner er fulgt opp, har kontrollutvalget kommunisert i sin årsmelding til kommunestyret. Sekretariatet mener at administrasjonen oppfølging av kommunestyrets vedtak knyttet til forvaltningsrevisjoner er et forhold mellom rådmannen og kommunestyret. Det er etter vår vurdering ikke riktig at kontrollutvalget tar stilling til om tiltakene er gode nok eller på annen måte godkjenner tiltakene. Kontrollutvalget har en kontrollrolle og vil ved en eventuell senere revisjon kunne få verifisert om tiltakene har vært tilstrekkelige. Rådmannen har gitt tilbakemelding om at han i prinsippet ikke er enig, av to grunner: For det første mener rådmannen at han ikke skal innstille i slike saker overfor kommunestyret, og for det andre mener han at kontrollutvalget som fagutvalg må kunne behandle spørsmålene på forhånd og eventuelt foreslå vilkår eller foreslå en godkjennelse. Etter dialog med rådmannen er det avtalt å legge saken frem for kontrollutvalget for å få drøftet de prinsipielle og praktiske sidene ved kommunens rutiner, med sikte på å avklare prinsipper og finne gode praktiske løsninger. Forslag til vedtak: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Gunnar Hoff Kontrollutvalgssekretær
SAKSFREMLEGG Saksbehandler: Gunnar Hoff Arkivsak: 105504-8204088 Sak nr. 22/14 Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: 1.9.2014 ORIENTERING FRA SANDEFJORD DISTRIKTSREVISJON Vedlegg Ingen Saksfremstilling Revisjonssjef vil orientere om ressurssituasjonen og aktuelle saker/ problemstillinger knyttet til revisjonens arbeidsområde. Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar revisjonens orientering til etterretning. Gunnar Hoff Kontrollutvalgssekretær
SAKSFREMLEGG Saksbehandler: Gunnar Hoff Arkiv: Arkivsak: 105504-8204088 Sak nr. 23/14 Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: 1.9.14 EVENTUELT Vedlegg Ingen Saksfremstilling Eventuelle saker fremmes i møte. Forslag til vedtak Sakene tas til orientering. Gunnar Hoff Kontrollutvalgssekretær