Protokollundersøkinga 2013 Ein studie av protokollar ført etter matrikkellova og krava i matrikkelforskrifta 38 Sindre Boge, Benjamin Danielsen og Ole Morten Mjelstad
Dagen er fin, du har funne din ro Men vent, fekk du innkalling til oppmålingsforretning no? Sola forsvinn og himmelen vert grå, Kven veit vel no kor grensemerket kjem te å stå? Utdrag frå Protokolldikt, av Ole Morten Mjelstad Protokollundersøkinga 2013 Side 2 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
HØGSKOLEN I BERGEN INSTITUTT FOR BYGGFAG HOVUDPROSJEKT KLASSE: 10HLEIE TITTEL: Protokollundersøkinga 2013 GRUPPEDELTAKARAR: Sindre Boge, Benjamin Danielsen og Ole Morten Mjelstad OPPGÅVA ER GJEVE I SAMARBEID MED: BEDRIFT: ADRESSE: TELEFON: KONTAKTPERSON: INTERN RETTLEIAR: Leiv Bjarte Mjøs KORTFATTA FORMULERING AV OPPGÅVA (PROBLEMDEFINISJON): Oppgåva tar for seg protokollar som blir ført under oppmålingsforretningar. Den har følgjande problemstilling: Oppfyller dagens protokollar krava i matrikkelforskrifta 38? Oppgåva byggjer i hovudsak på ei undersøking, der me har gått igjennom eit utval med protokollar som me har fått tilsendt frå ulike kommunar og vegkontor i landet. Oppgåva tek òg for seg dei formelle krava matrikkelforskrifta stiller til ein protokoll. INNLEVERINGSFRIST: 10.06.2013 OPPGÅVE GODKJENT DATO: Protokollundersøkinga 2013 Side 3 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
Føreord Denne bacheloroppgåva markerar avslutninga på ein treåring utdanning. Ho er eit resultat av bachelorutdanninga Landmåling og eiendomsdesign ved Høgskolen i Bergen. Oppgåva sitt omfang svarar til 15 studiepoeng, og ho er skriven våren 2013 for Høgskolen i Bergen. Rettleiar i prosessen har vore førsteamanuensis Leiv Bjarte Mjøs ved institutt for byggfag. Temaet for oppgåva er protokollar skrivne ved oppmålingsforretningar, og ho er skriven av Sindre Boge, Benjamin Danielsen og Ole Morten Mjelstad. Oppgåva har vore båe utfordrande og lærerik, og det er ikkje tvil om at dei erfaringar vi har opparbeida oss vil vere nyttige for oss i vårt vidare yrkesliv. Samstundes håpar me at oppgåva kan bidra til å setje lys på den betydinga protokollane har i dagens matrikkelsystem. Me vil nytte høvet til å takke dei kommunane og dei regionkontora frå Vegvesenet som ytte sitt bidrag til denne oppgåva. Deira velvilje til å bidra med materiale på så kort tid har vore av stor betyding for framgangen og resultata i oppgåva. Me ynskjer og å takke instituttleiar Arve Leiknes, høgskolelektor Børge Aadland og førsteamanuensis Solfrid Mykland for deira bidrag til å forme oppgåva, samt å ause av sin visdom og dele denne med oss. Sist men ikkje minst ynskje me å rette ein stor takk til Leiv Bjarte Mjøs for hans rolle som rettleiar. Hans faglege innspel, konstruktive tilbakemeldingar og gode korrekturlesing har vore til stor hjelp i prosessen frem til det endelege resultatet du no heldt i di hand. Bergen, 07.06.2013 Sindre Boge Benjamin Danielsen Ole Morten Mjelstad Protokollundersøkinga 2013 Side 4 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
Samandrag Me har i denne studien undersøkt kva ein protokoll er, korleis protokollar ført etter matrikkellova blir fylt ut og kva som kan gjerast for at dei skal samsvare med krava i matrikkelforskrifta 38. Undersøkinga er gjennomført på den måten at me har gått gjennom og kontrollert innhaldet i frivillig innsendte protokollar frå kommunar og utvalte regionkontor hjå Statens Vegvesen. Hovudformålet til ein protokoll er å dokumentere kva som er blitt gjort under ein oppmålingsforretning. Forarbeida og forskrifta til lova gjev ein del tydelige og nokre utydelege føringar på kva ein protokoll skal innehalde. Dagens protokollar oppfyller ikkje alle krava i matrikkelforskrifta 38, men det er ofte små endringar som må til. På bakgrunn av dette foreslår me at ein reviderer malane som nyttes slik at det blir enklare å føre protokoller som oppfyller krava i forskrifta, og me har og kome med forslag til endringar i matrikkelforskrifta. Protokollundersøkinga 2013 Side 5 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
Innhaldsfortegning Føreord... 4 Samandrag... 5 Kapittel 1 Innleiing... 9 1.1 Val av tema og bakgrunn for oppgåva... 9 1.2 Problemformulering... 9 1.3 Oppbygging av oppgåva... 10 1.4 Tidlegare litteratur og arbeid... 11 Kapittel 2 Teori... 13 2.1 Omgrep og definisjonar... 13 2.2 Protokollar og eigedomsdeling i Noreg... 14 2.3 Kort om registersystema... 15 2.4 Kvifor gjennomfører me oppmålingsforretning?... 16 2.4.1 Kva er ei oppmålingsforretning?... 16 2.4.2 Når skal det haldast oppmålingsforretning?... 18 2.4.3 Kvifor rekvirerer nokon oppmålingsforretning?... 18 2.5 Protokoll i lov forskrift og forarbeid... 21 2.5.1 Matrikkellov og -forskrift... 21 2.5.2 NOU 1999-1... 22 2.5.3 Ot.prp. nr 70 (2004-2005)... 23 2.5.4 Miljøverndepartementet sin kommentar... 24 2.5.5 Oppsummering - Protokoll i lov forskrift og forarbeid... 25 2.6 Protokoll som bevis... 26 2.7 Kvifor fører me protokoll... 27 2.8 Protokoll og arkivering... 28 Kapittel 3 Metode... 29 3.1 Innleiing... 29 3.1.1 Kort om metode... 29 3.1.2 Val av metode... 29 3.1.3 Om pålitelegheit og etterprøvbarheit... 30 3.2 Datainnsamling... 30 3.2.1 Utval... 30 3.2.2 Førespurnad til kommunane... 31 3.3 Datastrukturering... 32 3.4 Datahandsaming... 32 3.4.1 Gjennomgang... 32 3.4.2 Analyse... 33 3.5 Gjennomgang og definisjon av kriteria... 34 Kapittel 4 Presentasjon av data... 47 4.1 Om mottekne protokollar... 47 4.1.1 Dei som me ikkje fekk protokollar frå... 47 Protokollundersøkinga 2013 Side 6 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
4.2 Svarprosent og representasjon... 48 4.2.1 Svarprosent - landsdel... 48 4.2.2 Representasjon landsdel... 49 4.2.3 Svarprosent kommunestorleik... 50 4.2.4 Representasjon kommunestorleik... 51 4.3 Resultat gjennomgang av kriteria... 52 4.3.1 Innleiing... 52 4.3.2 Formalia om forretninga:... 53 4.3.3 Løyve etter pbl.... 56 4.3.4 Varsling og oppmøte... 57 4.3.5 Skildring av grenser og kart... 62 4.3.6 Oppsummering... 64 4.4 Resultat oppfyllingsgrad... 65 4.4.1 Innleiing... 65 4.4.2 Samla sett... 65 4.4.3 Kommunestorleik... 66 4.4.4 Landsdel... 68 4.4.5 Feilkjelde - metode for å finne oppfyllingsgrad... 69 Kapittel 5 Drøfting... 71 5.1 Utvalte emner... 71 5.1.1 Varsling og oppmøte... 71 5.1.2 Skildring av grensar... 74 5.1.3 Inhabilitet... 75 5.2 Forslag til endringar... 81 5.2.1 Forslag til endringar i matrikkelforskrifta... 81 5.2.2 Forslag til endringar i malane... 82 5.2.3 Opplæring og veilleiing... 83 5.2.4 Konsekvensar... 83 Kapittel 6 Avsluttande betraktningar... 85 6.1 Konklusjon... 85 6.1.1 Oppsummering... 87 Kapittel 7... 89 7.1 Litteraturliste... 89 7.2 Figur- og tabelliste... 91 7.3 Vedlegg... 92 Protokollundersøkinga 2013 Side 7 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
Du står der og stotrar her er mitt land! Så kjem landmålar n med GNSS i hand Matrikkelen seier han proklamerer så fint, Og du vert med eitt frykteleg sint. Utdrag frå Protokolldikt, av Ole Morten Mjelstad Protokollundersøkinga 2013 Side 8 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
Kapittel 1 Innleiing 1.1 Val av tema og bakgrunn for oppgåva Me har valt å gripe fatt i temaet fast eigedom ved å ta for oss protokollen som vert ført under ei oppmålingsforretning. Protokollen skal dokumentere oppmålingsforretninga og er derfor viktig både for det offentlege og grunneigarane sjølve. Dette gjer at protokollen har ei viktig rolle i det norske eigedomssystemet. I NOU 1999-1 kjem det fram at protokollar etter delingslova i mange tilfeller var svært tynn (Miljøverndepartementet, 1999, s.152). Resultata i Kartforretningsundersøkinga 2007 (Mjøs, 2010) tydar òg på at rutinane for føring av protokollar etter delingslova var mangelfulle. Gjennom førelesningar og deltaking på oppmålingsforretningar gjennom utdanninga vår har me fått eit inntrykk av protokollføring som kan tyde på at det er slik framleis. Sett i lys av protokollen si viktige oppgåve, og indikatorane om at rutinane kring protokollføring og innhaldet i dei ikkje er slik det bør vere, så har me valt å skrive bacheloroppgåva vår om protokollar ført etter matrikkellovgjevinga. At det finst lite relevant arbeid på dette området frå før av var òg ei medverkande årsak til at me valte dette temaet. Me håpar at oppgåva vår kan brukast av andre som datagrunnlag for eventuelle vidare arbeid/studium om protokollar, og at oppgåva i seg sjølv vil kunne bidra til lyse opp emnet ytterligare. 1.2 Problemformulering Me har sjølv valt og utforma problemstillinga på bakgrunn av den informasjonen me hadde tilgjengeleg og kva me trur vil vere interessant. Me har valt følgjande problemformulering: Oppfyller dagens protokollar krava i matrikkelforskrifta 38?(Matrikkelforskriften, 2009) Med dette ynskjer me fyrst å sjå på og tolke dei krava matrikkellovgjevinga stiller til ein protokoll. Deretter vil me sjå på om protokollane som vert ført under oppmålingsforretningar er i tråd med matrikkellovgjevinga, nærare bestemt matrikkelforskrifta 38. For å svare på problemstillinga vil me gjennom oppgåva ha følgjande hjelpespørsmål i bakhovudet: - Korleis kan me forstå krava i matrikkelforskrifta 38? - I kva grad oppfyller protokollane krava? - Er det nokon av krava som sjeldan blir oppfylt? - Finst det noko årsak til at enkelte krav eventuelt blir sjeldan oppfylt? Desse hjelpespørsmåla vil me ta fram att i kapittel 6. Protokollundersøkinga 2013 Side 9 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
1.3 Oppbygging av oppgåva Oppgåva inneheld hovuddelane: innleiing, teori, metode, resultat med analyse, drøfting og konklusjon. I kapittel 1 finn me innleiinga. Kapittelet er skriven med tanke på å vise lesaren kva studia har som mål å finne ut av og kvifor den er aktuell. Kapittel 2 er eit teorikapittel. Det tar opp tema som er relevant for studien vår og søkjer å gje eit godt bakgrunnsmateriale for å forstå oppgåva. Typiske tema i dette kapittelet er kva skal ein protokoll innehalde? og kvifor skriv ein protokoll?. Kapittel 3 tar for seg metoden me har valt å nytte. Metoden er ein gjennomgang av korleis me har gjennomført studien. Den tar for eksempel opp styrker og svakheiter når det gjeld datautval, datainnsamling og datahandsaming. I dette kapittelet finn me òg ei utførlig gjennomgang av dei kriteria som er lagt til grunn for protokollundersøkinga. Kapittel 4 er resultata av undersøkinga, samt ein analyse av presenterte data. Resultatet blir presentert ved hjelp av diagram og tabellar. Resultat/observasjonar som peikar seg ut, eller på andre måtar er interessante, er òg kommentert i dette kapittelet. I Kapittel 5 drøftar me, med bakgrunn i presentert teori og analysert resultat, utvalte område kring føring av protokollar. Områda som er valt ut er områder som me ser på som viktige etter teorigjennomgangen i kapittel 2 og/eller områder der undersøkinga vår visar at mange protokollar var feil. I kapittel 6 samanfattar me dei viktigaste funna våre i ein konklusjon. I Kapittel 7 finn ein kjeldeliste og vedlegg til oppgåva. Protokollundersøkinga 2013 Side 10 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
1.4 Tidlegare litteratur og arbeid Me vil her sjå på kva litteratur og arbeid som er tilgjengeleg når det gjeldar føring av protokoll under ei oppmålingsforretning. Generelt er det få litteraturstudiar eller anna arbeid om føring av protokoll. Når det gjelder anna arbeid, for eksempel undersøkingar, er det to undersøkingar som peikar seg ut: - Tilsynsrapporter, utført av Kartverket (2011 - laupande) - Kartforretningsundersøkinga 2007, utført av Leiv Bjarte Mjøs, Høgskolen i Bergen Kartverket (offisiell kortform, formelt Statens Kartverk) er sentral matrikkelstyresmakt jf. matrikkelforskrifta 1, og skal etter 28 i matrikkellova føre tilsyn med at matrikkelen blir ført i samsvar med lov og forskrift (Matrikkellova, 2005). I den forbindelse har dei gjennomført såkalla tilsyn rundt om i enkelte kommunar for å undersøkt om matrikkelen blir ført i samsvar med lov og forskrift. Etter slike tilsyn har dei utarbeida tilsynsrapportar som oppsummerar kva avvik og manglar som har kome fram hos dei enkelte kommunane. Desse tilsynsrapportane er tilgjengelege på Kartverket sine nettsider 1, men det er berre eit fåtal av landets kommunar som er undersøkt fram til no. Tilsynet tar mellom anna for seg føring av protokoll, f.eks. hvordan kommunen som matrikkelmyndighet gjennomfører saksbehandling for grensejustering belyst ved saksbehandling fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert (Statens Kartverk, 2013, s.1) Kartverket sitt tilsyn tar for seg delar av dei krava som vert stilt til protokollføring, medan undersøkinga vår vil dekke alle krava. Kartforretningsundersøkinga 2007 omfattar ifølgje innleiinga heile prosessen frå delingsløyve/rekvisisjon av kartforretning, til grenser er etablert i marka (Mjøs, 2010, s.5) og er utført ved at det er sendt ei spørjeundersøking til alle kommunane i Noreg. Nokre av spørsmåla tar opp tema som me òg vil sjå på i denne oppgåva, f.eks. om det er signert for oppmøte og kva for eit skjema som er nytta for protokollføring. Mange av spørsmåla ligg likevel utanfor det me skal undersøkje. 1 http://www.kartverket.no/eiendom-og-areal/matrikkelen/veiledning-for-lokal-matrikkelmyndighet/tilsyn-medmatrikkelen/tilsynsrapporter/ (Sist besøkt av oss 27.05.2013) Protokollundersøkinga 2013 Side 11 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
Matrikkelen har kje truverde hjå meg! Det får kje hjelpe, her bestem eg! Trøste og bere, klukka nærmar seg to, På tide å få inn ein protokolltilførsle no. Utdrag frå Protokolldikt, av Ole Morten Mjelstad Protokollundersøkinga 2013 Side 12 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
Kapittel 2 Teori I dette kapittelet tar me opp tema som er relevant for studien vår og søkjer å gje eit godt bakgrunnsmateriale for å forstå oppgåva. Me vil først sjå generelt på det norske eigedomssystemet og protokollar i eit historisk perspektiv. Deretter vil me sjå på matrikkellovgjevinga, oppmålingsforretning og kva lov og forarbeid seier om protokoll. 2.1 Omgrep og definisjonar Me vil under definere ein del ord og omgrep som går igjen i oppgåva vår. Oppmålingsforretning (som definert i matrikkellova 3h): den oppgåva som går ut på å klarleggje og beskrive grenser og rettar til fast eigedom, og gi nødvendig dokumentasjon for matrikkelføring, jf. 33 Protokoll: Dersom ikkje anna er sagt er det meint den protokoll/det skjema som vert skrive under eller etter ei oppmålingsforretning. Matrikkeleining: Ein grunneigedom, festeeigedom, del av seksjonert eigedom, jordsameige eller anleggseigedom med eige matrikkelnummer. (jf. matrikkellova 3) Matrikkelnummer: kommune-, gårds-, bruks + ev. feste- og/eller seksjonsnummer til ein matrikkeleining. (jf. matrikkellova 3) Matrikkelføring: Å føre opplysningar inn i matrikkelen (jf. matrikkellova 3) Matrikulering: Å føre ei ny matrikkeleining inn i matrikkelen (jf. matrikkellova 3) Protokollundersøkinga 2013 Side 13 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
2.2 Protokollar og eigedomsdeling i Noreg I følgje Store Norske Leksikon er protokoll eit Skriftlig dokument som er satt opp i forbindelse med diplomatiske forhandlinger og gir meddelelse om deres forløp og resultater, ( ). (Store Norske Leksikon, 2005-2007) Frå tida med skylddelingsforretningar vart det utarbeida ein skylddelingsprotokoll frå forretninga, også kalla skylddelingsdokument. I denne stod det mellom anna kva eigedom forretninga gjaldt, kven som hadde kravd skyldskiftet, kven som møtte under forretninga og kven som var formann. Vidare innehaldt protokollen òg ei verbal grenseskildring, og gjerne eit kart eller kartskisse av eigedomen. I skylddelingsdokumentet var det òg vanleg å ta med nye bruksrettar, pliktar eller hefter som skulle gjelde mellom hovudbruket og den frådelte eigedomen. I følgje Eigedomsmåling og Eigedomskart (Mjøs & Leiknes, 2007) så utarbeidde byane tidlig sine eigne system for oppmåling og kartfesting av eigedomar. Eit eksempel er Bergen som allereie på slutten av 1600-tallet innførte eigne regler om dette. På starten av 1800-tallet fekk dei store byane i landet eigne bygningslovar. Her blei det gjeve regler om utarbeiding av målebrev og kart. Målebreva inneheldt grenseskildring og kart eller kartskisse. Der det blei ført protokoll inneheldt desse informasjon om kven som møtte ved forretninga, kva som utgjorde grensene for forretninga, og staden for forretninga. Protokollane frå byane likna dermed mykje på skyldelingsprotokollane som blei utarbeidd på landsbygda. Det er her viktig å nemne at det ikkje vart utarbeidd målebrev på bygda, og det var og hovudforskjellen mellom bygd og by. Då Lov om kartlegging, deling og registrering av grunneiendom (Delingsloven, 1978) tredde i kraft i 1980 skulle ein ikkje lengre utarbeide skylddelingsdokument på landsbygda, og dei ulike reglane for oppmåling og kartfesting ein fann i bygningslovane blei òg erstatta. No fikk ein eit felles system for heile landet som i stor grad minna som oppmålingssystemet som allereie var etablert i byane. Ein skulle no utarbeide målebrev, jf delingslova 2-5 tredje ledd. Målebrevet var eit dokument med kart over den nyoppretta eigedomen, med tilhøyrande koordinatar på innmåla grensemerke samt kva type grensemerke som var nytta i dei ulike knekkpunkta. Dersom forretningsstyraren fant det føremålstenleg, kunne han i tillegg ta med ei verbal grenseskildring. I motsetning til skylddelingsdokumentet var det ikkje anledning til å ta med bestemmingar om bruksrettar eller liknande i målebrevet. Dette følgde av 2-5 tredje ledd i delingslova kor det stod at Bestemmelser om bruksrett o.l må ikke tas inn i målebrevet, ( ). Bestyraren skulle i tillegg til målebrevet føre protokoll over forretninga, og den skulle arkiveras hos kommunen (delingslova 1-4). Protokollundersøkinga 2013 Side 14 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
I forskrifta til delingslova kap. 6 var det gjeve føringar for kva protokollane skulle innehalde. Døme på dette er varslingsmåte, kven som møtte, framlagte dokument og forretningas gang, herunder beskrivelse av grenser og grensemerker, inngåtte forlik, avtaler om grensejusteringar ( ) (Miljøverndepartementet, 1979). Innhaldet var altså mykje likt med det ein finn i skylddelingsdokument. Då matrikkellova trådde i kraft i 2010 slutta ein å lage målebrev. No vert grensene etter oppmålingsforretninga lagt inn i matrikkelen, og det blir så skriven ut eit matrikkelbrev. Matrikkelbrev er ein attestert utskrift som viser alle registrerte opplysninger om en konkret matrikkelenhet (eiendom) ved en gitt dato (Statens Kartverk, 2012), og inneheld til dømes informasjon om matrikkelnummer, areal, forretningar som har vore utført, adresser, tilhøyrande bygningar, heimelshavarar og kart over grensar. I matrikkellova er det ikkje gjeve direkte føringar om protokoll under oppmålingsforretningar. I 33 6 ledd står det derimot at Departementet kan i forskrift gi nærare reglar om varsling og proklama, og om utføring og dokumentasjon av oppmålingsforretning. Protokoll er her å sjå på som dokumentasjon av oppmålingsforretning, og det er gjeve regler om kravet til innhald i matrikkelforskrifta 38. Krava til innhald er i all hovudsak lik dei me finn i forskrift til delingslova. Det som er nytt er at det er krav om underskrift på oppmøte og ved avtale om grensejusteringar, mens i forskrift til delingslova var det frivillig å be om signatur ved oppmøte. Noe anna som er nytt ved matrikkelforskrifta er at protokollar skal innehalde opplysningar om forretningens gang, herunder ( ) beskrivelse rettighetsforhold ( 38 (1) c) 4.pkt). I tillegg skal protokollen ha med kartutskrift frå matrikkelen med påtegning som tydelig viser hvor grenser og grensemerker ligger i forhold til hverandre og tilstøtende matrikkelenheter ( 38 (2)). 2.3 Kort om registersystema For å forstå litt av bakgrunnen for kvifor ein utfører oppmålingsforretningar og skriv protokollar vil me her kort gjere greie for det norske eigedomsregistersystemet. I Noreg har me historisk sett hatt (og har framleis) eit todelt eigedomsregistersystem, med eit objektregister (matrikkelen) og eit rettigheitsregister (grunnboka). Matrikkelen inneheldt faktiske opplysningar om kvar einskild eigedom, som adresse, grensar, grensemerke, areal og tilhøyrande bygningar. Matrikkelen har ikkje noko rettsleg truverde, men i realiteten kan ein derimot seie at den har (eller kjem sannsynlegvis til å få med tida) ein Protokollundersøkinga 2013 Side 15 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
viss form for faktisk truverde. Dette fordi mange trur at matrikkelkartet og opplysningane der elles er riktige 2. I tillegg er det opplysningane i matrikkelen som vert lagt til grunn ved kommunal sakshandsaming, og det er grunn til å tru at det styrkar oppfatninga av at opplysningane i matrikkelen er rette. Grunnboka viser kva rettar og plikter som kvilar på ein eigedom. I grunnboka er kvar eigedom identifisert med det same matrikkelnummeret som i matrikkelen og det er viktig å merke seg at ein ikkje får tinglyst ein eigedom (oppretta grunnboksblad) utan at den har fått tildelt eit matrikkelnummer i matrikkelen først (jf. tingl. 12 a) 3. Tinglysing er frivillig, men sidan grunnboka er belagt med positiv og negativ truverde (føl av tingl. 27 og 20), så vil ein som ikkje tinglyser risikere å miste sin rett. Til dømes ved at retten vert overført til en ny kjøpar som har kjøpt og tinglyst i god tru. Ein av dei viktigaste funksjonane til grunnboka er at den peikar ut heimelshavar (eigar) til kvar einskild matrikkeleining. Grunnboka er dessutan viktig for bankane, som nyttar den til å tinglyse panterett som tryggleik for lån. 2.4 Kvifor gjennomfører me oppmålingsforretning? Som me vil komme inn på seinare er ei av oppgåvene til protokollen å dokumentere kva som vart gjort og avtalt under oppmålingsforretninga. Me ser det derfor naudsynt å greie litt ut om kva ei oppmålingsforretning er for å forstå kva protokollen skal dokumentere. I dette delkapittelet vil me derfor gå igjennom grunnane til kvifor det vert halde oppmålingsforretning. Me vil under både sjå direkte på lovar og reglar som seier noko om dette temaet, men og dei meir praktiske og utløysande grunnane til kvifor ein grunneigar rekvirerar ei oppmålingsforretning. 2.4.1 Kva er ei oppmålingsforretning? Etter definisjonen i matrikkellova 3 h) er ei oppmålingsforretning den oppgåva som går ut på å klarleggje og beskrive grenser og rettar til fast eigedom, og gi nødvendig dokumentasjon for matrikkelføring, jf. 33 2 Dette er ein til dels udokumentert påstand som me baserer på situasjonar me sjølv har vore vitne til og utsagn frå diverse forelesarar gjennom studiet vårt. I kartforretningsundersøkinga 2007 til Mjøs kan ein ut i frå svara på 3 Tinglysingsloven (1935) Lov om tinglysing av 7. juni 1935. Tilgjengelig fra: <http://lovdata.no/all/hl- 19350607-002.html> [Nedlastet 27.05.2013]. Protokollundersøkinga 2013 Side 16 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
I NOU 1999-1 kap 4.2.1 seier matrikkellovutvalet følgjande når det gjeldt organisering av oppmålingsforretning og matrikkelføring: utvalget foreslår at oppmålingsforretning skal utføres som tjenesteproduksjon, mens matrikkelføring fortsatt skal være myndighetsutøvelse. Utdrag frå NOU 1999-1 kap 4.2.1. I Ot.prp. nr 70 (2004-2005) (Miljøverndepartementet, 2005) sa miljøverndepartementet seg einig i dette forslaget til matrikkellovutvalet, og stadfesta at oppmålingsforretninga skulle vere ei teneste. I Ot.prp. nr. 57 (2006-2007) (Miljøverndepartementet, 2007) har dei derimot ombestemt seg, og departementet seier då følgjande: Departementet foreslår å vidareføre oppmålingsforretninga som ei offentleg styresmaktoppgåve, og ikkje skilje forretninga frå registerføringa. Utdrag frå Ot.prp. nr. 57 (2006-2007)kap 2.6 Men kva ligg eigentleg i omgrepet styresmaktoppgåve? Viss me leitar vidare i Ot.prp. nr. 57 (2006-2007), så finn me følgjande presisering:. Oppmålingsforretninga blir etter proposisjonen meir ei offentleg styresmaktoppgåve enn ei teneste. ( ) Utføringa av sjølve oppmålingsforretninga reknast likevel ikkje som noko enkeltvedtak Utdrag frå Ot.prp. nr. 57 (2006-2007)kap 5.1, side 12 Sjølve oppgåva oppmålingsforretning er altså i hovudsak å sjå på som ei offentleg myndigheitsutøving, ikkje ei teneste, men forretninga er heller ikkje eit enkeltvedtak..dette var for så vidt ikkje noko nytt, då kartforretning etter delingslova heller ikkje var noko enkeltvedtak. 4 Viss me ser vidare på 33 i matrikkellova, så står det der at ei oppmålingsforretning går ut på å klarleggje og beskrive grenser og rettar i tråd med partane sine påstandar og framlagde dokument, og elles bringe fram opplysningar og dokumentasjon som er nødvendig for matrikkelføring og eventuelt tinglysing. Formålet med oppmålingsforretning kan etter 3 h) og 33 soleis seiast å vere todelt, der det eine føremålet er å klarleggje og beskrive grenser og rettar og det andre er å tene matrikkelen ved å gi nødvendig dokumentasjon for matrikkelføring (jf. 3h). Dette samsvarar i stor grad med formålsparagrafen til 4 I Ot.prp. nr 50 (1977-1978) til delingsloven står det under kommentar til 1-6. Klage, at: Selve kartforretningen eller delingsforretningen er ikke enkeltvedtak i forvaltningslovens forstand. De grenser som trekkes, blir ikke rettslig bindende mellom partene med mindre grensene er avgjort av jordskifteretten eller av bestvreren som voldgiftsmann. Miljøverndepartementet. (1978) Om lov om kartlegging, deling og registrering av grunneiendom. Ot.prp. 50 (1977-1978). Oslo, Miljøverndepartementet. Protokollundersøkinga 2013 Side 17 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
matrikkellova, som òg framhevar dette med klarlegging og skildring av grenser, samt peikar på at det skal førast eit pålitelege register (matrikkelen). Oppmålingsforretninga er derfor eit ganske sentral oppgåve sett i lys av føremålet til matrikkelloven, då forretninga både tar for seg klarlegging/beskriving av grensar og rettar direkte, men og datainnsamling 5, slik at ein får gode og pålitelege data til matrikkelen. 2.4.2 Når skal det haldast oppmålingsforretning? I matrikkellova er det 6 første ledd som seier noko om kva tid det skal haldast oppmålingsforretning. 6. Krav om oppmålingsforretning før matrikkelføring Oppmålingsforretning skal haldast før følgjande kan førast inn i matrikkelen: a) ny grunneigedom, ny anleggseigedom, ny festegrunn eller nytt jordsameige, b) umatrikulert grunneigedom eller umatrikulert festegrunn, c) registrering av uregistrert jordsameige eller endring i registrert sameigefordeling, d) opplysningar om arealoverføring, grensejustering og klarlegging av eksisterande grense, eller e) eigarseksjon som omfattar uteareal, eller nytt eller endra uteareal til eksisterande eigarseksjon. Matrikkellova 6 første ledd I I 6 ser ein at det er matrikkelen som står i fokus, og at det er føringa i denne som utløyser kravet om oppmålingsforretning. Det står med andre ord ikkje direkte kva tid det skal haldast oppmålingsforretning, berre at før ein kan matrikkelføre sakstypane som oppramsa i a) til e), så må det haldast oppmålingsforretning Denne vinklinga i 6 kan synast noko merkeleg, då ein grunneigar i praksis ikkje rekvirerer ein sakstype eller set fram krav om matrikkelføring 6. Han rekvirerer ei oppmålingsforretning for ein viss sakstype og får matrikkelføringa med på kjøpet. 2.4.3 Kvifor rekvirerer nokon oppmålingsforretning? Ovanfor såg me at det var lovfesta i matrikkellova 6 at matrikkelføring av enkelte sakstypar kravde oppmålingsforretning først. I røynda er det vel neppe dette som er den praktiske 5 I hovudsak innmåling av grenser. 6 Dette følgjer av matrikkellova 8 andre punktum som seier: Når det er rekvirert oppmålingsforretning etter 35, skal det ikkje setjast fram særskilt krav om matrikkelføring. Protokollundersøkinga 2013 Side 18 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
grunnen til at nokon rekvirerer ei oppmålingsforretning, for som allereie nemnt, så er systemet slikt at ein rekvirerer sjølve forretninga, og får matrikkelføringa med på kjøpet, ikkje motsatt. I utgangspunktet er det heilt frivillig for ein grunneigar å rekvirere ei oppmålingsforretning. Til dømes dersom ein person A skal selje eit stykke av eigedomen sin til B, så er det ingen norsk lov som seier at det skal gjennomførast ei oppmålingsforretning, og at den nye eigedomen skal matrikulerast for å vere gyldig. A og B kan i teorien skrive ein avtale seg i mellom, slå ned nokre grensemerke, teikne eit kart, og då ha god dokumentasjon (både fysisk og juridisk) som skildrar arealet, og som seier at dette har skifta eigar frå A til B. 7 I praksis kan derimot ei slik løysing by på problem for partane når dette ikkje er registrert/oppdatert i eigedomsregistera. Dette gjeldt særleg i forhold til det offentlege, og rettsvern i høve til tredjepart. Jamfør dessutan 2.3 Kort om registersystema om eigedomsregistera i Noreg. Me skal under sjå på nokre døme som gjer at A og B vert tvunge til å rekvirere ei oppmålingsforretning. Døme 1: A er no ein grunneigar med mykje areal, og B skal kjøpe ei bustadtomt hos A. Dei to vil spare pengar og prøver seg på ei løysing som skissert over, utan oppmålingsforretning. Når B så skal byrje å byggje huset sitt så treng han først og fremst byggjeløyve hjå kommunen, og sannsynlegvis treng han òg gå i banken og ta opp lån. Ved søknad om byggjeløyve vil kommunen sjå på grenser og opplysningar i matrikkelen, og det vil for dei då sjå ut som det omsøkte huset ligg på eigedomen til A. Kommunen vil då mest sannsynleg ikkje gje noko byggjeløyve, sjølv om B kan bevise at han juridisk sett eig arealet. 8 Lån i banken vil bli vel så vanskeleg, då banken kjem til å krevje pant i eigedomen til B, og B ikkje har noko matrikkeleining å tinglyse denne panteretten på. B treng altså å få eigedomen sin registrert i matrikkelen og grunnboka for at han skal kunne få lån og byggjeløyve slik han vil. For å få dette til må A og B gå vegen om oppmålingsforretning 9. Dette fordi at tinglysingslova 12 a krev matrikulering før det kan opprettast grunnboksblad, og matrikkellova 6 krev oppmålingsforretning før matrikulering. (Jamfør Figur 1: Flytskjema for rekvirering av oppmålingsforretningpå neste side) 7 Dersom Sivillovbokutvalet sitt forslag til ny lov om eigedomsgrenser og administrative inndelingsgrenser (NOU 1988:16) hadde blitt vedtatt, så ville ikkje dette vore tilfellet. Ein slik form for privat grenseavtale hadde då vore ulovleg utan delingsløyve eller tilsvarande. Jf 3 og 4 i NOU 1988:16 (Justis- og politidepartementet. (1988) Rådsegn 14 - Eigedomsgrensen og administrative inndelingsgrenser. NOU 1988:16. Sivillovbokutvalget.) 8 Kommunen kan faktisk etter pbl 21-4 setje som vilkår for byggjeløyvet at det skal gjennomførast oppmålingsforretning. 9 Før A kan rekvirere oppmålingsforretninga treng han òg eit delingsløyve etter plan- og bygningsloven, men det vil me ikkje gå nærare inn på her. Protokollundersøkinga 2013 Side 19 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
Døme 2: Ei anna meir direkte årsak til å rekvirere oppmålingsforretningar finn me i 33: Oppmålingsforretning går ut på å klarleggje og beskrive grenser og rettar i tråd med partane sine påstandar og framlagde dokument. Ein kan derfor tenkje seg eit døme der ein person har arva ein sirkeleigedom, og rekvirere ei oppmålingsforretning over eksisterande matrikkeleining. Sirkeleigedomen er registrert både i matrikkelen og i grunnboka frå før av 10, så det er ikkje registreringa han er ute etter. Det kan tenkjast at han rekvirerer oppmålingsforretning fordi kommunen til har kravd det i samband med ein byggjesøknad, men mest sannsynleg vil han berre finne ut kva han eig, og samtidig få eigedomen sin merka og målt inn for ettertida. Av det første dømet over såg me at systemet tvang A og B til ei oppmålingsforretning, då kommune og bank kom til å krevje registrering av eigedomen i høvesvis matrikkelen og grunnboka. I det andre dømet såg me at grunneigaren frivillig rekvirerte oppmålingsforretning, då han vill få klarlagt og merka det han eig. Desse døma, med fleire, er forsøkt skissert i flytskjema under. Til venstre i flytskjemaet finn ein dei utløysande årsakene, og ved å følgje pilane mot høgre ser ein korleis dette fører til ei oppmålingsforretning. Dette skjemaet er sjølvsagt ikkje uttømmande. Figur 1: Flytskjema for rekvirering av oppmålingsforretning Me ser at det kan vera fleire grunnar eller utløysande faktorar til at det vert å haldne oppmålingsforretningar. Det kan vere frivillig eller tvang, men uansett årsak er det viktig å merkje seg at ei oppmålingsforretning i dei fleste tilfeller gagnar både det offentlige og grunneigarane. Det offentlige ynskjer nemlig å ha korrekte eigedomsopplysningar i matrikkelen med tanke på planlegging, byggesakshandsaming, eigedomsskattlegging med meir. Grunneigarane får registrert eigedomane sine, og får tydeliggjort for seg sjølv og naboane kvar grensa går. 10 Riktig nok med noko mangelfulle opplysningar i matrikkelen sidan den er innteikna som sirkeleigedom. Protokollundersøkinga 2013 Side 20 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
Det er ikkje så vidt me veit gjort noko undersøking eller forskingsarbeid rundt dette temaet, om kva som er den eigentlege grunnen til at nokon rekvirerer ei oppmålingsforretning. Viss ein hadde føretatt ei slik undersøking, har me vanskelig å sjå for oss kva resultatet blitt. Sannsynligvis hadde det vore ein kombinasjon av dei skisserte grunnane over, og sannsynlegvis nokre grunnar som me ikkje har tenkt på. Me berre kommenterar her at det hadde vore interessant med noko vidare forsking rundt dette temaet Kvifor rekvirerer folk oppmålingsforretning? og Kva trur folk at ei oppmålingsforretning er? 2.5 Protokoll i lov forskrift og forarbeid Me vil her gå igjennom kva matrikkellova med tilhørande forskrift og forarbeid i hovudsak seier om protokoll. 2.5.1 Matrikkellov og -forskrift Matrikkellova nemner ikkje protokoll i det heile, men ho seier i 33 at Departementet kan i forskrift gi nærare reglar om (...) dokumentasjon av oppmålingsforretning. Slike nærare reglar er gjeve i matrikkelforskrifta 27. Her kjem det fram at før ein matrikkelfører sakar som krev oppmålingsforretning (jf 6) så skal det føreligge blant anna protokoll for gjennomføring av forretningen. Vidare inneheldt 38 i forskrifta ei liste over kva ein protokoll skal innehalde, men kva ligg til grunn for dei krava som er liste opp i forskrifta? Då må me sjå på forarbeida. Protokollundersøkinga 2013 Side 21 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
2.5.2 NOU 1999-1 I samband med dokumentasjonskrav etter ei oppmålingsforretning, kom matrikkellovutvalet (NOU 1999-1) med følgjande forslag til 10 e): 10. Innholdet i krav om matrikkelføring av oppmålingsforretning Med krav om matrikkelføring av oppmålingsforretning skal følgende skriftlige dokumentasjon legges ved: ( ) e) Protokoll for gjennomføring av forretningen med fortegnelse over hvem som er varslet, og beskrivelse av hvordan de enkelte grenser er påvist. Det skal fremgå at partene er lovlig varslet, og at de har godtatt de grenser som er fastlagt i forretningen. Det skal videre fremgå om landmåleren står i noe personlig eller økonomisk forhold til noen av partene. Foreslått 10 e) i NOU-1999-1 Dette er det lovforslaget frå 1999 seier at ein protokoll skal innehalde. Viss ein samanliknar den foreslått 10 e) mot 38 i matrikkelforskrifta 11, så ser ein at det er fleire krav i matrikkelforskrifta. I 10 e) er det berre nemnt at protokollen skal innehalde informasjon om varsling, skildring av korleis grenser er påvist, om partane godtek grenser som er fastlagt i forretninga og om landmålar på nokon som helst måte er inhabil. Det er ikkje nemnt noko om kart, grensemerke, grensejustering, referanse til løyve eller liknande. Dette er punkt som kjem fram av forskrifta. I lovutvalet si drøfting av dokumentasjonskrava kom dei med følgjande utfyllande kommentar: Utvalget viser spesielt til bestemmelsen om protokoll i bokstav e. Det er viktig at landmåler gir en dekkende beskrivelse av hvordan forretningen er gjennomført, hvilke parter som møtte, hvem som påviste de enkelte grenser, hvilke dokumenter som ble fremlagt, hva partene ble enige om osv. En kjenner til at protokoll for kartforretninger etter delingsloven i mange tilfeller har vært svært tynn. Utdrag frå NOU-1999-1, side 152 11 Matrikkelforskrifta 38 vert gjennomgått under delkapittelet 3.5 Gjennomgang og definisjon av kriteria Protokollundersøkinga 2013 Side 22 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
Her kjem det fram at landmålar skal gje ei dekkande skildring av korleis forretninga er gjennomført. Dette er vidare enn formuleringa ein finn i 10e, og viser at det kan vera snakk om at landmålar skal dokumentere alt som har vore sagt eller gjort under forretninga. Noko som tydeliggjer at det er snakk om eit høgt detaljnivå i utfyllinga av protokollen, er det som står vidare om at det skal komme fram kven som påviste dei enkelte grensene, kva dokumenter som vart framlagt, kva partane vart einige om, osb. Kommentaren vidare om at protokollar etter delingslova ofte var svært tynne, viser at dei vil at det framover skal skrivast betre og meir fyldige protokollar enn tidlegare. Ein kan derfor trekke den konklusjon at matrikkellovutvalet ikkje ville fastsetje detaljerte uttømmande krav til protokollføring, men at protokoller som eit minimum skulle innehalde dei punkta som gjekk fram av 10 e), og elles såpass mykje informasjon at den kunne dokumentere kva som vart gjort og avtalt under forretninga. Under kommentar til føreslått 16 (om matrikkelføring) kjem matrikkellovutvalet (NOU- 1999-1) med følgjande presisering: En forretning kan ikke matrikkelføres uten at partene har godtatt de grenser som saken gjelder. Det skal alltid regnes som en vesentlig mangel dersom dette ikke framgår av protokollen, jf 10 bokstav e. ( ) Utdrag frå NOU-1999-1, side 328 Her understrekar lovutvalet viktigheita av eit av krava i 10 e), nemleg at det skal komme fram at partane godtar dei nye grensene. Det som er interessant er at dette punktet er ikkje er med i 38 i dagens matrikkelforskrift. 2.5.3 Ot.prp. nr 70 (2004-2005) Når det gjelder Miljøverndepartementet (regjeringa Bondevik 2) si drøfting av lovforslaget (Ot.prp. 70 2206-2007), trekk dei fram 10 e) som eit forslag til korleis ein protokoll skal førast, og seier vidare: Departementet har likevel funne det meir formålstenleg å regulere dette i forskrift. Det er grunn til å tru at rekkevidda av kravet til dokumentasjon vil variere i takt med metode og teknologiutvikling innanfor fagområdet. Lovutkastet 10 synest likevel å dekkje dei fleste forhold, og bør såleis, eventuelt med mindre omarbeiding, setje ramma for ei slik forskrift. Utdrag frå Ot.prp. nr 70 (2004-2005), side 71 Protokollundersøkinga 2013 Side 23 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
Her seier dei altså at dokumentasjonskrava i 10 bør regulerast i forskrift i staden for, men at de i hovudsak er einig i innhaldet i denne paragrafen. Me må derfor anta at dei òg er einige i det lovutvalet sa om innhaldet i ein protokoll, sidan dette stod i 10 e). Under 10.1.8 Ivaretaking av partane sine interesser blir tema varsling (med meir) drøfta ytterlegare: Det er viktig at føretaket vender seg til dei riktige partane, m.a. at naboar og rettshavarar faktisk blir varsla. Det er nødvendig med visse formkrav ved føring av protokoll under sjølve utføringa, for m.a. å sikre at semje og usemje mellom partane blir dokumentert. Utdrag frå Ot.prp. nr 70 (2004-2005), side 74 Dei presiserar her kor viktig det er at dei riktige partane blir varsla, og at protokollen skal vise kven som er varsla er dermed eit særs viktig punkt. Vidare peikar dei på viktigheita av å dokumentere semje og usemje mellom partane. Dette er litt i same gata som i 10 e), der det stod det at det skulle komme fram at partane hadde godtatt de grenser som er fastlagt i forretningen. Det kan tenkast at Miljøverndepartementet med dette prøvde å endre det strenge kravet til lovutvalet, at partane ikkje lenger må godta grensene før matrikkelføring, men at det er godt nok så lenge det kjem fram av protokollen i kva grad det var semje og usemje mellom partane? Formuleringa semje og usemje er dessutan vidare, og treng ikkje nødvendigvis vere avgrensa til å gjelde grensespørsmål. Dette var kanskje heller meint som eit supplement eller utviding av det som var føreslått i 10 e). Sett i lys av at dei på side 71 i Ot.prp. nr 70 (i hovudsak) sa seg einig i innhaldet i 10 (jf. førre avsnitt) skulle ein tru at dei ville nemnt det særskilt dersom det var noko som skulle endrast eller ikkje vidareførast i forskrift. Uansett kva departementet har meint med dette er det ikkje kome tydeleg fram. 2.5.4 Miljøverndepartementet sin kommentar Miljøverndepartementet har gitt ut Samledokument fra Miljøverndepartementet: Matrikkellova - kommentarer til lov og forskrift (Miljøverndepartementet, 2012) Denne inneheldt detaljar kring krav om delingsløyve, opplysningar om stadbundne servituttar og liknande som landmålar skal opplyse om og ei presisering av kva spesielle partspåstandar er, for å nemne det mest sentrale. Fleire av disse punkta knytt seg eigentlig ikkje til protokollføringa, men meir til oppmålingsforretninga elles. Kommentaren gjentar òg noko av innhaldet me finn i forskrifta. Til dømes at det skal komme fram av protokollen korleis varslinga er gjort. Me meiner det viktigaste som kjem fram av skrivet er at Protokollen bør utarbeidast etter fast opplegg godkjent av Statens kartverk. (Miljøverndepartementet, 2012, Protokollundersøkinga 2013 Side 24 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
s. 166) Me tolkar det slik at malar utarbeidd av Kartverket fell inn under dette faste opplegget. Og då er det kanskje naturleg at desse malane blir sett på som ein fasit av mange. I kommentaren til lov og forskrift seier Miljøverndepartementet om matrikkelforskrifta 27 at Dokumentasjon av bokstav b til e skal vanlegvis gå fram av protokollen (s. 148). Bokstav b til e i 27 gir krav som allereie er definert i 38, og det er sannsynligvis derfor dei seier at dette vanlegvis går fram av protokollen. Sidan kommentaren frå Miljøverndepartementet er eit etterarbeid til lova, og den ikkje gir nokon sentrale tilføyingar til kva ein protokoll skal innehalde, vel me å ikkje gå ytterligare inn på kommentarane til 38. 2.5.5 Oppsummering - Protokoll i lov forskrift og forarbeid Matrikkelforskrifta inneheldt altså ikkje alle punkta som foreslått av lovutval og departement. Dette gjeldt spesielt dette med at det skal komme fram at partane har godtatt grensene og i kva grad det var semje og usemje. Samtidig inneheld 38 fleire punkt som verken er drøfta i NOU-1999-1 eller i Ot.prp. 70 (2004-2005). Ot.prp. 50 (2006-2007) kom heller ikkje med forandringar som skulle påverke innhaldet i ein protokoll. Det kan sjå ut for oss at ein berre har henta 38 i matrikkelforskrifta frå 6 i delingsforskrifta, utan dei heilt store omskrivingane. Protokollundersøkinga 2013 Side 25 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
2.6 Protokoll som bevis Me har no sett på kva lovverket seier om å føre protokollar. Dette fører oss vidare til neste emne, nemlig protokollane si rolle som dokumentasjon når det oppstår grensetvistar i rettsapparatet. Først vil me sjå på ein sak som visar generelt kvifor dokumentasjon av oppmålingsforretning er viktig, og deretter to saker som omhandlar protokollar. SOM-2009-1608 Klagesaka nemner ikkje protokoll, men seier noko viktig om dokumentasjon. Dette er ei klagesak som omhandlar eit relativt stort avvik (ca.15%) mellom storleiken på ei tomt gitt i delingsløyvet, og tomtestorleiken etter oppmålingsforretninga. Sivilombudsmannen kjem blant anna inn på at landmålaren kan samtykke ( 3-2 i Delingslova) i avvik gjort pga. topografiske grunnar, og at uttrykket samtykke legg til grunn at avviket er etter ønske frå rekvirenten. Sivilombudsmannen seier i den forbindelse: Jeg finner etter dette å kunne trekke den konklusjon at forvaltningen ikke har dokumentert at avviket ble gjort av topografiske årsaker, og at det er mest sannsynlig at rekvirenten ikke ytret noe ønske om at tomtas størrelse skulle avvike fra det som var bestemt i delingstillatelsen [uthevet av oss]. (SOM-2009-1608, s.3) Det at kommunen ikkje hadde dokumentert omstenda kring avviket var i dette tilfellet negativt for kommunen i klagesaka. LG-2010-175007 Saken gjeld kva som vart avtalt mellom partane i samband med ei grensejustering. Begge partane hadde skrive under på rekvisisjonen av kartforretninga, og det var lagt ved ein avtale og ei kartskisse. Den eine parten meinte denne avtalen var ugyldig, og at kartforretninga basert på denne dermed heller ikkje kunne vere gyldig. I denne saken låg det altså føre ein protokoll, og det er interessant å merke seg kva domstolen seier om denne: Av protokoll for kartforretningen, ( ), går det fram at det er overført 124.6m 2 ( ). Dette tallet er noe lavere enn det som er angitt i rekvisisjonen, men det er fortsatt tale om det samme areal. I protokollen er det inntatt en skisse der arealet er inntegnet, med grense i nord mot naboeiendom, tilhørende Viken, altså igjen i samsvar med rekvisisjonen. For øvrig er framlagt Avtale om grensejustering, underskrevet av Bjelland, Svendsen og Stenberg, og med en henvisning til nedenforståande skisse. Også her er grenseangivelsen den samme. (LG-2010-175007, s.3) Protokollen er her brukt som bevis på kva partane var einige om på det tidspunkt protokollen vart underskrive. I tillegg til at vedlegget i protokollen Avtale om grensejustering i seg sjølv utgjer ein avtale. I denne saken vart protokollen tillagt stor bevisverdi. Protokollundersøkinga 2013 Side 26 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
LG-2010-190884 Saka gjeldt gyldigheita av ei kartforretning. Det er einigheit om at det er fleire manglar ved protokollen ført under kartforretninga. Den eine parten meinte likevel at innhaldet elles i protokollen var gjeldande, blant anna at partane hadde skrive under på at vi godtar dei nye grensene. Domstolen er einig i at det finst fleire manglar ved forretninga, og i samband med manglane i protokollen seier den blant anna: Disse formelle manglene ved protokollen tilsier dog verken enkeltvis eller samlet at kartforretningen er ugyldig eller må settes til side. (LG-2010-190884,.s3) Lagmannsretten slo vidare fast at partane ved formuleringa vi godtar dei nye grensene hadde forplikta seg rettsleg overfor kvarandre. Det som kjem fram av protokollen blir heller ikkje, som me ser av dommen sin slutning, gjort ugyldig berre fordi det finst formelle manglar ved protokollen. Formelle manglar ved ei forretning er soleis av ein offentlegrettsleg art. Protokollen stadfester ikkje berre kva som var gjeldande rett på det tidspunkt forretninga føregår, men blir brukt som ein formell avtale mellom partane. 2.7 Kvifor fører me protokoll Den reint formelle grunnen til kvifor ein skal skrive protokoll finn me, som tidlegare nemnt, i matrikkelforskrifta 27. Etter å ha lest delkapittelet over (2.5 Protokoll i lov forskrift og forarbeid), så er det liten tvil om at protokollen er meint å vere dokumentasjon for oppmålingsforretninga. Både tittelen til 27 i forskrifta 12 og ordlyden i føreslått 10 (NOU- 1999-1) 13 seier dette ganske klart. I Ot.prp. nr 70 (2004-2005) seier Miljøverndepartementet i samband med ivaretaking av partane sine interesser, at: Protokoll skal også sikre dokumentasjon for ettertida av partane sitt frammøte under forretninga. Utdrag frå Ot.prp. nr 70 (2004-2005), side 74 Ser me dette i samanheng med delkapittelet over kan me forstå at protokollen er meint å vere ein dokumentasjon på oppmålingsforretninga for ettertida, og at dette er for å ivareta partane sine interesser. At protokollar har ein dokumentasjonsfunksjon såg me òg i delkapittelet 12 Dokumentasjon og felles vilkår for matrikkelføring i saker som krever oppmålingsforretning( ) 13 Med krav om matrikkelføring av oppmålingsforretning skal følgende skriftlige dokumentasjon legges ved: ( ) Protokollundersøkinga 2013 Side 27 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
2.6 Protokoll som bevis. Her såg me tilfeller der protokollen har blitt tillagt stor vekt. I følgje Høyesterett er det avtalen, og ikke målebrevet, som er det rettsstiftende faktum. (Rt-2000-1325) Protokollen kan i denne forbindelse anten vere ein avtale i seg sjølv, eller så kan den vise kva som var gjeldande avtale på det tidspunkt forretninga vart utført. Manglande eller ufullstendig protokoll gjer ikkje nødvendigvis forretninga ugyldig, men er det skreve ein utfyllande protokoll/avtale, så vil denne bli tillagt stor bevisverdi. Sjølv om det ikkje er sagt direkte i verken forarbeid eller forskrift, så må ein òg rekne med at protokollen vil ha ein meir kortsiktig dokumentasjonsverdi. For kommunen kan nemlig protokollen brukast som dokumentasjon på at alt gjekk riktig for seg under forretninga, og vil vere viktig å ha som bevis i ei eventuell klagesak eller søksmål. I delkapittelet 2.6 Protokoll som bevis såg me i SOM-2009-1608 ein kommune som tapte i ei klagesak grunna manglande dokumentasjon. I delkapittelet Protokollar og eigedomsdeling i Noreg var me inne på at skylddelingsdokumentet innehaldt ei verbal grenseskildring av den frådelte parsellen. Dette var ofte den første staden eigedomen blei definert, og kunne nærmast sjåast på som eigedomen sin fødselsattest. I dag er det ofte protokollen som først definerer ein eigedom. Ein kan kanskje tenke at det er matrikkelen som definerer eit matrikkelnummer, men som kjent har ikkje matrikkelen noko form for rettsvern, og derfor meir å sjå på som ei avbilding av eigedomsgrenser. Protokollar er derfor ikkje berre rein dokumentasjon eller avtale frå oppmålingsforretninga, men ofte òg det dokumentet som forklarer eller juridisk definerer ein nyoppretta eigedom, eller redefinerer ein eksisterande ein. 2.8 Protokoll og arkivering Som me ser har protokollen fleire viktige funksjonar, og det er derfor viktig at protokollen blir tatt vare på for ettertida. Så kva skjer med den skrivne protokollen? Blir den scanna inn og arkivert digitalt, blir den lagt i ei saksmappe eller blir den berre sett på som eit interndokument som ikkje lengre er viktig når matrikkelføringa er gjort? Etter arkivlova 6 pliktar kommunen å føre arkiv slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid. (Arkivlova, 1992) Men i kva grad dette vert følgt, og kva system arkiveringssystem kommunane har i realiteten, er for oss uvisst, og er eigentleg heilt i periferien for vår oppgåve. Me berre kommenterer her kor viktig det er med god arkivering av protokollane, for viss ein ikkje kan finne dei igjen om til dømes 20, 50 eller 100 år, kva var då meininga med å skrive dei? Protokollundersøkinga 2013 Side 28 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
Kapittel 3 Metode 3.1 Innleiing Metode er måten me har valt å velje ut og samle inn data på, korleis me vil registrere og organisere dataa, og korleis dataa skal gjennomgåast og til slutt presenterast og analyserast for å svare på problemstillingen vår. Metoden fortel dermed korleis me har tenkt å skaffe kunnskap på eit fagområde og nytta denne kunnskapen til å svare på ein problemstilling. Me vil under sjå meir på teori om metode, kva for ein metode me har valt og generell metodikk for gjennomføring av studien vår. 3.1.1 Kort om metode Det er svært mange metodar og kombinasjonar av metodar som kan nyttast i ein studie, og ein skil som oftast mellom kvantitative og kvalitative metodar. Døme på kvalitative metodar er intervju og observasjon, medan døme på kvantitative metodar er spørjeundersøking og dokumentgjennomgang. Hovudskilnaden ligger imidlertid ikkje berre i korleis ein vel å samle inn informasjonen, men òg kva for ein informasjon ein prøver å samle inn og korleis ein handterer denne. Samlar ein inn og ser på opplysningar om mange objekt, og prøver å talfeste/kvantifisere desse opplysningane er det ein kvantitativ metode. Samlar ein inn og ser på opplysningar om få objekt, og opplysningane ikkje er kvantifiserbare, er det ein kvalitativ metode. 3.1.2 Val av metode Som me finn i problemformuleringa vår (1.2 Problemformulering) ynskjer me i denne studien å få meir kunnskap om korleis protokollar frå oppmålingsforretningar blir fylt ut, og å nytta denne kunnskapen for å finne ut om protokollane blir fylt ut i samsvar med krava i matrikkelforskrifta 38. Me har ein kvantitativ metode. Først samla me inn eit utval med protokollar. Deretter utarbeida me kriterium for kva ein protokoll skal innehalde etter matrikkelforskrifta 38. På denne måten har me fått kvantifisert dei kvalitative opplysningane i protokollane. Vidare har me presentert dataa i tabellar og diagram for å enklare kunne analysere dataa og gi svar på problemstillinga vår. Sjølve gjennomgangen av protokollane vil bære preg av å vere kvalitativ sidan me kjem til å bruke skjønn i stor grad. Protokollundersøkinga 2013 Side 29 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
3.1.3 Om pålitelegheit og etterprøvbarheit At ein studie er etterprøvbar vil seie at nokon andre skal kunne gjenta den i ettertid, for å kunne etterprøve resultatet. For at dette skal vere mogleg i vårt tilfelle må dei innsamla dataa vere tilgjengeleg og metoden må vere beskrivande nok til at ein kan gjennomgå det innsamla materialet på same måte som me gjorde. I vår oppgåve er dataa delvis anonymisert av omsyn til personopplysningar og andre sensitive opplysningar. Er det nokon som skulle ynskje å etterprøve oppgåva vår, må det i så fall klarerast med dei kommunar og vegkontor som me har fått tilsendt protokollar i frå. At metoden er pålitelig vil si at oppgåva svarer på problemstilling på ein god måte, og at ein kan stole på den. For å oppnå dette i vårt tilfellet må utvalet vere representativt og ha klart definerte kriterium for gjennomgang av det innsamla materialet. Resten av metodekapittelet vil me sjå i lys av pålitelegheit og etterprøvbarheit. 3.2 Datainnsamling 3.2.1 Utval Noko av det første vi måtte ta stilling til var korleis me kunne få eit representativt utval av protokollar. Problemstillinga gjekk ut på å undersøkje dagens protokollar. Då måtte me finne eit representativt utval blant alle protokollar som har blitt fylt ut i nyare tid. Mykje av protokollane vert skrivne er frå store byar, då det er her det bur flest folk. For å få med protokollar frå desse kommunane, samtidig som ein får eit bredt utval frå kommunar elles i landet, valte me kommunar på følgjande måte: Først valte ut dei seks største byane i landet, samt eitt vegkontor frå kvar sin respektive landsdel (tilsamen fem stk). Deretter tok me for oss alle fylka i Noreg, og rangerte kommunane i fylket basert på folketal. Me valte ut den kommunen som hadde høgast folketal (nest høgast i dei fylka med store byar som allereie var valt), den kommunen med minst folketal, og den kommunen med folketal midt på lista. Problemet med denne metoden er at i nokon fylker har ein mellomstor kommune like mange innbyggarar som ein liten kommune i eit anna fylke. Dette gjer at ein ikkje kan bruke dei opphavlige inndelinga som utgangspunkt i ei samanlikning av protokollar basert på kommunestorleik. I så fall vil ikkje utvalet i ei slik samanlikning bli tredelt; det vil ikkje vere like mange små, mellomstore og store kommunar, og da kan ein stille spørsmål ved representativiteten og dermed påliteligskapen til resultatet. Utvalet vil heller ikkje samsvare med fordelinga av små, mellomstore og store kommunar som er i Noreg. Meir om dette i Kapittel 4. Protokollundersøkinga 2013 Side 30 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
Kommunane som vart valt ut var derimot representativ innanfor kvart enkelt fylke, sidan kommunane representerte små, mellomstore og store kommunar relativt i fylket. Dette gjer at på landsdel og landsbasis var utvalet tilstrekkelig bredt. Når me samtidig tok med dei seks største byane og fem vegkontor meiner me at utvalet ligger innanfor formuleringa dagens protokollar. Dagens protokollar viser òg at det må vere protokollar av nyare dato, i praksis vil det i alle fall si protokollar etter dagens regelverk. Me ville derfor at protokollane som vere etter matrikkellova. For å sikre at ikkje avviksprotokollar fekk for stor innverknad på statistikk valte me å spørje etter tre protokollar frå kvar enkelt kommune/vegkontor. Til saman spurte me 60 kommunar og fem vegkontar. Når me spurte etter tre protokollar frå kvar enkelt utgjer dette 195 protokollar til saman. (jamfør 4.1 Om mottekne protokollar for svarprosent) 3.2.2 Førespurnad til kommunane Førespurnaden til dei ulike kommunane og vegkontora blei sendt på e-post direkte til oppmålingsansvarleg der dette var mogleg. Der det ikkje var opplyst kven som var ansvarleg på dette fagområdet eller der det ikkje fanst kontaktinformasjon til denne personen, sendte me førespurnaden via postmottak. Me sendte ut dei fleste førespurnadane 25.01.2013 og gav ein svarfrist på om lag ein månad. E-posten me sendte (jamfør vedlegg 3) innehaldt opplysningar om kven me er, at me skreiv bacheloroppgåve for Høgskolen i Bergen, kva det innsamla materiale skulle brukast til og kva me ynskja at kommunen skulle sende oss. Der me ikkje fekk protokollar tilsendt innan ein rimelig kort tid, omtrent ei veke, sendte me ein ny e-post kor me minna om førespurnaden vår. Dette for å sikre at dei rette personane hadde fått førespurnaden vår, og at den ikkje var gløymt. Me sendte ut purringar per e-post opptil tre gongar til enkelte kommunar/vegkontor, dette for å sikre at me fikk inn så mykje materiale som mogleg, men òg for å forsøkte å få fram grunnen til at dei eventuelt sa nei i dei tilfella dei gjorde det. Det at me følgde så tett opp gjorde at me fikk ein høg svarprosent. Det gjer at me har eit godt utval, noko som styrkar oppgåvas truverde. Protokollundersøkinga 2013 Side 31 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
3.3 Datastrukturering Motekne protokollar på blei strukturert ved at dei ble lagt i mapper under kvar kommune/vegkontor etter kvart som dei kom inn. Me hadde òg eit excelark der me registrerte kor langt i prosessen me var kome med kvar enkelt kommune; om protokollane var motteken, om saken var under handsaming i kommunen, eller om me hadde fått avslag på førespurnaden. I denne lista hadde me òg kontaktinformasjon og liknande. 3.4 Datahandsaming 3.4.1 Gjennomgang Før me byrja å gå igjennom dei innsamla dataa, så utarbeida me kriteria for kva ein protokoll skulle innehalde etter matrikkelforskrifta 38. Kriteria med tilhørande drøfting finn ein til slutt i dette kapittelet. For å registrere data, og kunne vurdere kvar protokoll etter kriteria på ein effektiv måte, så oppretta me oss ein database og eit registreringsskjema i Access. Kvar protokoll fekk sitt eige skjema og ID-nummer, og me kunne då velje mellom alternativa: oppfylt, ikkje oppfylt og usikker/feilkjelde, for kvart einskild kriterium (desse registreringsskjemaa finn ein i vedlegg 4 Protokollregistreringsskjema). Me registrerte òg andre bakgrunnsdata frå protokollane, som kva storleik det var på kommunane, kva for ein sakstype det var, om det var brukt mal frå Kartverket o.l 14. I kvart registreringsark la me inn ein direktelink til mappa der den aktuelle protokollen med tilhørande vedlegg låg, og då blei det lett og holde orden på kva for ein protokoll som hørte til kva for eit registreringsark. Desse registreringane i skjemaet vart automatisk lagra i ein tabell i databasen, og denne databasen vart så seinare kopla til excel, der me gjorde registreringane om til statistikk i form av diagram og tabellar. Viss me då seinare fann feil i registreringa vår, så var det berre å ordne dette i registreringsskjemaet, og så vart alt oppdatert heile vegen. På den måten slapp me unna dobbeltregistreringar, og potensielle feilkjelder det fører med seg. Det at me har vore såpass tydelig i å definere kriteria gjer at oppgåva får ein større grad av pålitelegheit. Det at ein kan finne ut kva me har lagt til grunn for gjennomgangen gjer òg at resultatet i større grad kan nyttas av andre, noko som er ein av styrkane med den valte metoden. Eit eksempel på ein metode som ikkje har denne styrken er spørjeundersøking. Her veit ein ikkje kva personane som deltar legg til grunn for dei avkryssingane dei gjer (denne metoden har imidlertid andre fordeler). 14 Det siste ble registret for å sjå heilheten i resultatet, og for å sjå etter spesielle korrelasjoner. Protokollundersøkinga 2013 Side 32 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
3.4.2 Analyse Til slutt brukte me statistikken som me utarbeidde saman med eksisterande kunnskap om fagområdet til å presentere og tolke resultata. Dette gav oss eit godt grunnlag for å svare på problemstillinga vår. Meir detaljert vil det seie at me presenterterte tabellar og grafar der me tok for oss kvart enkelt kriterium. Deretter såg me på alle kriteria samla, og lagde tabellar og grafar som illustrerte kor mange av kriteria som var oppfylt i de ulike protokollane. Alt dette i tillegg til kunnskap om protokollføring som me hadde tileigna oss under gjennomgangen av det tilsendte materialet, gjorde at me fekk mykje stoff om temaet. Dette stoffet ble til slutt brukt for å svare på problemstillingen vår. Alt stoffet me brukte i analysen av dataa blei presentert i oppgåva. Det blei presentert både ved hjelp av tal og visuelle verkemiddel. Dette gjer at stoffet me la til grunn til analysen bør vere lett forståelig for andre, og at det oppstår få eller ingen misforståingar. Heile metoden vår er dermed godt dokumentert og pålitelig, noko som aukar truverde til sjølve oppgåva. Dette gjer samtidig studien etterprøvbar, noko som er eit viktig aspekt med alle studiar som skal kunne brukast i vidare forsking. Protokollundersøkinga 2013 Side 33 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
3.5 Gjennomgang og definisjon av kriteria Med utgangspunkt i matrikkelforskrifta 38 vil me definere kriterium for kva ein protokoll må innehalde for at den skal sjåast på som lovleg. Kriteria byggjer i all hovudsak på tolking av ordlyden i matrikkelforskrifta 38 og relevant lovforarbeid, som gjort greie for i 2.5 Protokoll i lov forskrift og forarbeid, men i stor grad er det òg nytta logikk og sunn fornuft for å definere kva dei ulike punkta i 38 inneber. Hovudformålet med å skrive ein protokoll er å dokumentere kva som er blitt gjort under forretninga (jamfør 2.7 Kvifor fører me protokoll). Korleis protokollar kan utgjere ein slik dokumentasjon er derfor essensielt ved tolkinga av krava og utforminga av kriteria. 38. Protokoll (1) Protokoll fra oppmålingsforretningen skal inneholde opplysninger om a) bakgrunnen for oppmålingsforretningen, herunder - saksreferanse, dato og sted for forretningen - forretningens formål - hvilke matrikkelenheter forretningen gjelder - hvem som rekvirerte forretningen - referanse for kommunens tillatelse etter plan- og bygningsloven og når den er gitt - når oppmålingsforretningen er rekvirert - vedtak om utsatt oppmålingsforretning b) varsling og oppmøte, herunder - dato for varsling, varslingsmåten og eventuelle merknader til varslingen - hvem som er varslet, hvilken matrikkelenhet vedkommende representerer og i hvilken egenskap vedkommende møter, og om vedkommende har møtt eller ikke - parter som ikke er varslet - navn og underskrift fra de frammøtte partene c) forretningens gang, herunder - framlagte dokumenter som beskriver aktuelle grenser og rettsforhold - beskrivelse av grenser og grensemerker, punkt for punktfester, inngåtte forlik, voldgift og spesielle partspåstander - avtaler om grensejusteringer med partenes underskrift - beskrivelse av rettighetsforhold, hvordan rettighetsforholdene skal være etter forretning, inngåtte forlik, avtaler om avløsning eller flytting, voldgift og spesielle partspåstander d) den som utfører oppmålingsforretningen står i noe personlig eller økonomisk forhold til noen av partene og hvordan partene eventuelt er informert om dette. (2) Protokollen skal inneholde et kart med påtegning som tydelig viser hvor grenser og grensemerker ligger i forhold til hverandre og tilstøtende matrikkelenheter. Kartet skal være basert på en utskrift fra matrikkelen på tidspunktet for oppmålingsforretningen. Matrikkelforskriften 38 Protokollundersøkinga 2013 Side 34 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
(1) Protokoll fra oppmålingsforretningen skal inneholde opplysninger om ( ) a) bakgrunnen for oppmålingsforretningen, herunder - saksreferanse, dato og sted for forretningen Utdrag frå Matrikkelforskriften 38 (1) a) 1. Saksreferanse: Kva: Nummer/namn/identifikator til oppmålingssaka. I praksis det journalnummer saka har fått tildelt. Korleis kontrollere: Viss det er fylt ut eit journalnummer så er kriteriet å sjå på som oppfylt. Ikkje kontrollert: Av omsyn til tid og ressursbruk vil me ikkje kontrollert om utfylt journalnummer er riktig. 2. Dato for forretning: Kva: Dato for dagen oppmålingsforretninga er gjennomført på. Korleis kontrollere: Viss det er fylt ut ein dato for oppmålingsforretninga ser me på dette kriteriet som oppfylt. Ikkje kontrollert: Av omsyn til tid og ressursbruk vil me ikkje kontrollert om utfylt dato er riktig. 3. Stad for forretning: Kva: Kva stad oppmålingsforretninga er utført på. Korleis kontrollere: Viss det er fylt ut ein stad/stadnamn for der forretninga er halden er kriteriet å sjå på som oppfylt. Godtar også formuleringar som på staden, dersom det elles er fylt ut tilstrekkelege opplysningar om kva matrikkeleining forretninga gjeldt. Vil ikkje kontrollere/sjå på: Av omsyn til tid og ressursbruk vil me ikkje kontrollert om utfylt stad er riktig. Protokollundersøkinga 2013 Side 35 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
(1) Protokoll fra oppmålingsforretningen skal inneholde opplysninger om a) bakgrunnen for oppmålingsforretningen, herunder ( ) - forretningens formål - hvilke matrikkelenheter forretningen gjelder - hvem som rekvirerte forretningen ( ) Utdrag frå Matrikkelforskriften 38 (1) a) 4. Formål med forretninga: Kva: Kva som er meint med forretningens formål er ikkje drøfta verken i forarbeid, lov eller kommentar til matrikkellov og -forskrift. Matrikkellova 6 seier noko om for kva tiltakstypar ein skal halde oppmålingsforretning. Korleis kontrollere: Etter vårt syn må det minimum vere nemnt i protokollen kva tiltakstype forretninga gjeld for at kriteriet skal sjåast på som oppfylt. Sidan dette punktet er såpass diffust i forskrifta vil me òg godta andre formuleringar/skildringar av formål enn berre tiltakstype. Ikkje kontrollert: Det blir ikkje kontrollert opp mot delingsløyve, rekvisisjon eller liknande om oppgjeve tiltakstype eller føremål er riktig. 5. Matrikkelnummer: Kva: Matrikkelnummer til den/dei eigedom(ane) som forretninga gjeld. Korleis kontrollere: Viss det er fylt ut kva matrikkeleining forretninga er rekvirert for er kriteriet å sjå på som oppfylt. Gjeldt rekvisisjonen fleire matrikkeleiningar 15 skal det vere utfylt fleire matrikkelnummer. Er det snakk om mange matrikkeleiningar vil me godta formuleringar av typen gnr.1, bnr.3 mfl.. Ved slike formuleringar må det komme fram andre stadar i protokollen, eventuelt i vedlegg, akkurat kva matrikkeleiningar det gjeldt. Dersom forretninga gjeldt uregistrert matrikkeleining 16, som følgjeleg ikkje har matrikkelnummer, vil me godta verbale skildringar. Ikkje kontrollert: Det blir ikkje kontrollert opp mot delingsløyve, rekvisisjon eller liknande om avkryssa/utfylt tiltakstype eller føremål er riktig 15 Til dømes ved frådeling frå to eller fleire eksisterande matrikkeleiningar. 16 Til dømes offentleg veggrunn eller uregistrerte jordsameiger. Protokollundersøkinga 2013 Side 36 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
6. Namn på rekvirent Kva: Namnet på den/dei som rekvirerte forretninga. Korleis kontrollere: Viss namnet til den personen/dei personane som rekvirerte oppmålingsforretninga er fylt ut er kriteriet å sjå på som oppfylt. Ikkje kontrollert: Det blir ikkje kontrollert opp mot rekvisisjon om utfylt namn er riktig. (1) Protokoll fra oppmålingsforretningen skal inneholde opplysninger om a) bakgrunnen for oppmålingsforretningen, herunder ( ) - referanse for kommunens tillatelse etter plan- og bygningsloven og når den er gitt ( ) Utdrag frå Matrikkelforskriften 38 (1) a) 7. Referanse - delingsløyve: Kva: Referanse til eventuelt delingsløyve eller løyve til arealoverføring etter plan- og bygningsloven (pbl). Korleis kontrollere: Viss det er vist til delingsløyve etter plan- og bygningsloven, er kriteriet å sjå på som oppfylt. Forretningar som gjeldt grensejustering eller påvising av eksisterande grenser treng ikkje løyve etter pbl, og riktig utfylling vil då vere at dette feltet er tomt. Det same gjeldt forretningar haldne av Statens Vegvesen der arealoverføring er i tråd med vedtatt reguleringsplan. Ikkje kontrollert: Det blir ikkje kontrollert om eventuell oppgjeve referanse er riktig. For protokollane frå Statens vegvesen vil det ikkje bli kontrollert om arealoverføring er i tråd med reguleringsplan. Protokollundersøkinga 2013 Side 37 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
8. Dato - delingsløyve: Kva: Dato for ev. delingsløyve/vedtak etter pbl. Korleis kontrollere: Er det oppgjeve ein dato for når eit eventuell løyve er gjeve, eller det føl av forretningstype eller opplysningar elles at slikt løyve ikkje er påkravd (og dato derfor følgjeleg ikkje er utfylt) er kriteriet å sjå på som oppfylt. Er løyve lagt ved som vedlegg (oppgjeve i protokollen at den er vedlegg), er kriteriet å sjå på som oppfylt. Dette fordi at datoen då vil vere oppgjeve i det vedlagte løyve. Ikkje kontrollert: Det blir ikkje kontrollert om eventuell oppgjeve dato er riktig. (1) Protokoll fra oppmålingsforretningen skal inneholde opplysninger om a) bakgrunnen for oppmålingsforretningen, herunder ( ) - når oppmålingsforretningen er rekvirert - vedtak om utsatt oppmålingsforretning Utdrag frå Matrikkelforskriften 38 (1) a) 9. Rekvireringsdato: Kva: Kva tid forretninga er rekvirert. Korleis kontrollere: Viss det kjem fram av protokollen kva for ein dato oppmålingsforretninga er rekvirert er kriteriet å sjå på som oppfylt. Ikkje kontrollert: Det blir ikkje kontrollert om eventuell oppgjeve dato er riktig. # Vedtak om utsett oppmålingsforretning Kva: Opplysningar om eventuelt vedtak om utsett forretning. Ikkje kontrollert: Me kan undersøkje om eit vedtak om utsett oppmålingsforretning blir nemnt i protokollen, men me vil ikkje ha moglegheit til å kontrollere om ein protokoll som ikkje inneheldt slike opplysningar burde hatt det. Me vil derfor ikkje kunne sjå på dette som eit kriterium i vår oppgåve. Protokollundersøkinga 2013 Side 38 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
(1) Protokoll fra oppmålingsforretningen skal inneholde opplysninger om ( ) b) varsling og oppmøte, herunder - dato for varsling, varslingsmåten og eventuelle merknader til varslingen ( ) Utdrag frå Matrikkelforskriften 38 (1) b) 10. Dato for varsling: Kva: Dato for når partane vart varsla om forretninga. Korleis kontrollere: Er det spesifisert kva dato partane er varsla, er kriteriet å sjå på som oppfylt. Ikkje kontrollert: Det blir ikkje kontrollert om eventuell oppgjeve dato er riktig. 11. Varslingsmåte: Kva: Korleis partane er blitt varsla, til dømes brev, telefon eller epost. Korleis kontrollere: Er det spesifisert varslingsmåte er kravet å sjå på som oppfylt. Ikkje kontrollert: Det blir ikkje kontrollert om eventuell oppgjeve varslingsmåte er riktig og/eller lovleg (jf. matrikkellova 43 og matrikkelforskrifta 37), då dette går på lovlegheita til sjølve forretninga. # Eventuelle merknader - varsling: Kva: Eventuelle merknader partane har hatt til varslinga. Ikkje kontrollert: Me vil sjå på om det er gjeve merknader til varslinga, men me vil ikkje vere i stand til å kontrollere utifrå det materialet me mottek om det burde vore med merknader til varslinga dersom dette ikkje er gjeve. Dette vil derfor ikkje bli lagt til grunn som eit kriterium i vår oppgåve. Protokollundersøkinga 2013 Side 39 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
(1) Protokoll fra oppmålingsforretningen skal inneholde opplysninger om ( ) b) varsling og oppmøte, herunder ( ) - hvem som er varslet, hvilken matrikkelenhet vedkommende representerer og i hvilken egenskap vedkommende møter, og om vedkommende har møtt eller ikke ( ) Utdrag frå Matrikkelforskriften 38 (1) b) 12. Kven som er varsla: Kva: Namnet på dei som er vasla. Korleis kontrollere: Me vil sjå på kriteriet som oppfylt dersom protokollen inneheld ei liste med namnet til dei som er varsla. Det må komme tydeleg fram at dei som er oppført i lista er varsla. Formuleringar som følgjande er partar i saka er ikkje spesifikk nok. Ikkje kontrollert: Me vil ikkje vere i stand til å vurdere utifrå det materialet me motteke om det er dei rette personane som er varsla. 13. Kva matrikkeleining vedkommande representerar: Kva: Matrikkelnummeret til eigedomen vedkommande part representerar. Korleis kontrollere: Viss det kjem fram kva for ein matrikkeleining dei som er varsla representerar, er kriteriet å sjå på som oppfylt. Matrikkeleininga må definerast med gards- og bruksnummer. Ikkje kontrollert: Av omsyn til tid og ressursar vil det ikkje bli kontrollert om person og oppgjeven matrikkeleining høyrar saman. 14. I kva eigenskap vedkommande møter: Kva: Me antar at det her er meint kva rolle den einskilde part har. Det vil seie om han er rekvirent, festar, heimelshavar, nabo, gjenbuar osb. Korleis kontrollere: Viss det kjem fram av protokollen kva rolle vedkommande som er varsla har (jf. dømer over) er kriteriet å sjå på som oppfylt. Ikkje kontrollert: Det vil til ein viss grad vere mogleg for oss å kontrollere ut i frå kart og opplysningar i protokollen elles, om oppgjeve rolle er riktig, men av omsyn til tid og ressursar vil me ikkje sjå på dette. Protokollundersøkinga 2013 Side 40 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
15. Om vedkommande har møtt eller ikkje: Kva: Opplysning om varsla part har møtt eller ikkje. Korleis kontrollere: Viss det står i protokollen kven som har møtt eller dei som var til stades skreiv under på frammøte, og det samtidig kjem fram kven som ikkje var til stades, er kriteriet å sjå på som oppfylt. Ikkje kontrollert: Me har ikkje høve til å kontrollere om det er riktig at dei ulike partane har møtt eller ikkje. (1) Protokoll fra oppmålingsforretningen skal inneholde opplysninger om ( ) b) varsling og oppmøte, herunder ( ) - parter som ikke er varslet Utdrag frå Matrikkelforskriften 38 (1) b) # Part(ar) som ikkje er varsla Kva: Oppramsing av eventuelle partar som ikkje er varsla. Ikkje kontrollert: Det at det ikkje er nemnt partar som ikkje er varsla, vil ikkje nødvendigvis seie at protokollen er feil, då det godt kan vere riktig at alle er varsla. Samtidig kan det vere feil utfylt sjølv om det er oppført partar som ikkje er varsla, då det godt mogleg kan vere fleire partar som ikkje er varsla enn dei som er oppført. Dette punktet er dermed ikkje mogleg for oss å kontrollere, og vil ikkje bli sett på som eit kriterium i oppgåva vår. Protokollundersøkinga 2013 Side 41 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
(1) Protokoll fra oppmålingsforretningen skal inneholde opplysninger om ( ) b) varsling og oppmøte, herunder ( ) - navn og underskrift fra de frammøtte partene Utdrag frå Matrikkelforskriften 38 (1) b) 16. Namn på frammøtte partar: Kva: Namnet til part som har møtt. Korleis kontrollere: Viss namnet til dei som møtte er dataskrive eller skriven med tydeleg handskrift i protokollen, er kriteriet å sjå på som oppfylt. Jamfør dessutan kriterium 15. Ikkje kontrollert: Me har ikkje høve til å kontrollere om det er riktig at dei ulike partane har møtt eller ikkje. 17. Underskrift frå frammøtte partar: Kva: Signatur/underskrift som bekreftar frammøte. Korleis kontrollere: Viss dei som er skrivne opp/kryssa av som møtte, òg har skriven under på oppmøte er kriteriet å sjå på som oppfylt. Er det avvik mellom partar som er skrivne/kryssa som møtt, og signatur for oppmøte, er kriteriet ikkje å sjå på som oppfylt. Det kan tenkjast at nokon av dei som møtte valte å ikkje skrive under for oppmøtet. Viss dette er tilfelle så bør dette absolutt vere kommentert i protokollen, til dømes: part XX ville ikkje skrive under for oppmøte. Viss det er ein slik kommentar vil me sjå på 17 som oppfylt, sjølv om det er avvik mellom signatur og partar som er skrivne/kryssa som møtt. Ikkje kontrollert: Me har ikkje høve til å kontrollere om det er riktig at dei ulike partane har møtt eller ikkje. Protokollundersøkinga 2013 Side 42 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
(1) Protokoll fra oppmålingsforretningen skal inneholde opplysninger om ( ) c) forretningens gang, herunder - framlagte dokumenter som beskriver aktuelle grenser og rettsforhold ( ) Utdrag frå Matrikkelforskriften 38 (1) c) # Framlagte dokument: Kva: Dokument som vert lagt fram av partar og/eller landmålar under forretninga. Ikkje kontrollert: Det er umogleg for oss å vite kva dokument, om nokon, som kom fram under forretninga. Dette kan derfor ikkje nyttast som eit kriterium. (1) Protokoll fra oppmålingsforretningen skal inneholde opplysninger om ( ) c) forretningens gang, herunder ( ) - beskrivelse av grenser og grensemerker, punkt for punktfester, inngåtte forlik, voldgift og spesielle partspåstander - avtaler om grensejusteringer med partenes underskrift ( ) Utdrag frå Matrikkelforskriften 38 (1) c) 18. Skildring av grenser Kva: Me antar at det her er snakk om ei verbal skildring, sidan matrikkelforskrifta 38 (2) spesifikt omhandlar påteikning i kart. Korleis kontrollere: Viss protokollen sei noko om korleis grensa er definert, som til dømes grensa går i rett linje mellom punkta 1-2-3-4 er kriteriet å sjå på som oppfylt så sant protokollen inneheldt eit kart der desse punkta er teikna inn. Ikkje kontrollert: Av omsyn til tid og ressursbruk vil me ikkje kontrollere om skildringa av grenser samsvarar med det som er matrikkelført, eller dei faktiske tilhøva i terrenget. Protokollundersøkinga 2013 Side 43 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
19. Skildring av grensemerke og punkt for punktfeste Kva: Me antar her at det er snakk om ei skildring av kva type grensemerke (t.d. offentleg godkjent, kross, gjerdestolpe, umerka pkt), og eventuelt kva grensemerket er satt ned i (t.d. jord, stein, fjell). Korleis kontrollere: Viss det kjem fram av eit kart kva type grensemerke dei ulike knekkpunkta i grensa er, eller tilsvarande kjem fram i tekstform, er kravet å sjå på som oppfylt. Det same gjeld punkt for punktfeste. Ikkje kontrollert: Me vil ikkje kontrollere om skildringa av grensemerke/knekkpunkt samsvarar med det som er matrikkelført, eller dei faktiske tilhøva i terrenget. # Forlik, voldgift og spesielle partspåstander Kva: Skildring av eventuelle forlik, voldgift eller spesielle partspåstandar som kom til under forretninga. Ikkje kontrollert: Ikkje alle oppmålingsforretningar inneheldt forlik, voldgift eller spesielle partspåstandar. Dette punktet er derfor ikkje mogleg å nytte som eit kriterium i oppgåva vår. # Avtale om grensejustering Kva: Avtale om ei eventuell grensejustering, anten i sjølve protokollen, eller som vedlegg til protokollen. Ikkje kontrollert: Det er ikkje alle forretningar der det er ei grensejustering, og då skal det følgjeleg heller ikkje vere noko avtale om grensejustering. Er det ei forretning med grensejustering er det heller ikkje eit direkte krav, verken i lov eller forskrift, at landmålar skal utforme avtale om dette. Ein protokoll må altså ikkje innehalde ein slik avtale for at den skal være i samsvar med krava i matrikkelforskrifta. Dette blir derfor ikkje mogleg å nytte som eit kriterium i oppgåva vår. Protokollundersøkinga 2013 Side 44 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
(1) Protokoll fra oppmålingsforretningen skal inneholde opplysninger om ( ) c) forretningens gang, herunder ( ) - beskrivelse av rettighetsforhold, hvordan rettighetsforholdene skal være etter forretning, inngåtte forlik, avtaler om avløsning eller flytting, voldgift og spesielle partspåstander Utdrag frå Matrikkelforskriften 38 (1) c) # Rettigheitstilhøver, forlik, voldgift, avtaler og spesielle partspåstandar Ikkje kontrollert: Det skal komme fram av protokollen korleis rettigheitstilhøva skal vere etter forretninga. Dette kan til dømes vere rett til veg over avgjevareigedom. Det kan òg gjelde avtalar eller rettar mellom den aktuelle eigedomen og naboeigedomar. Dette er umogleg for oss å kontrollere og me vil ikkje sjå på dette som eit kriterium. (1) Protokoll fra oppmålingsforretningen skal inneholde opplysninger om ( ) d) den som utfører oppmålingsforretningen står i noe personlig eller økonomisk forhold til noen av partene og hvordan partene eventuelt er informert om dette. Utdrag frå Matrikkelforskriften 38 (1) c) 20. Habilitet Kva: Om det føreligg personlege og/eller økonomiske tilhøve mellom landmålar og nokon av partane. Korleis kontrollere: Ordlyden i 38 (1) d) er etter vårt syn diffus med omsyn til kva tid eventuelle personlege/økonomiske tilhøve til partane skal nemnast i protokollen. Er det nok å nemne dette i protokollen i dei tilfella der det faktisk føreligge personleg/økonomisk tilknyting mellom landmålar og ein part, eller skal landmålar alltid nemne om slike tilhøve føreligg eller ikkje? Me har valt å tolke skal i 38 (1) strengt, og meiner at protokollen alltid skal seie noko om habilitet for at kriteriet skal vere oppfylt. Viss protokollen inneheldt ei slags form for eigenerklæring (ja/nei avkryssing eller tekst) som seier om landmålar står i noko personleg eller økonomisk forhold til partane eller ikkje, så er kriteriet å sjå på som oppfylt. Ordlyden i siste del av 38 (1) d, og hvordan partene eventuelt er informert om dette, tolkar me som at landmålar berre treng ta opp habilitetsspørsmålet med partane dersom det føreligg personlege eller økonomiske forhold mellom partane. Protokollundersøkinga 2013 Side 45 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
Ikkje kontrollert: Me vil ikkje ha moglegheit til å kontrollere om slike personlege eller økonomiske forhold faktisk låg føre, og kan heller ikkje kontrollere om partane eventuelt er informert om dette. (2) Protokollen skal inneholde et kart med påtegning som tydelig viser hvor grenser og grensemerker ligger i forhold til hverandre og tilstøtende matrikkelenheter. Kartet skal være basert på en utskrift fra matrikkelen på tidspunktet for oppmålingsforretningen. Utdrag frå Matrikkelforskriften 38 (2) 21. Kart som viser kvar grenser og grensemerke ligger i høve til kvarandre og tilstøytande matrikkeleiningar: Kva: Kart med påteikning av grenser (med meir) Korleis kontrollere: Viss ein utifrå kartet kan klare å finne ut kvar grensene omtrentlig går, og kvar grensemerka ligg i høve til omkringliggande eigedomar og eventuelle andre detaljar av betyding, så er kriteriet å sjå på som oppfylt. Det bør òg vere påskrive matrikkelnummer eller anna identifisering av eigedomane på kartet. Vurderinga av dette kriteriet er vil vere ei skjønnsmessig heilskapsvurdering av kvart enkelt kart. Ikkje kontrollert: Me vil ikkje kontrollere om påteikningar er i samsvar med det som er matrikkelført eller dei faktiske tilhøva i terrenget. 22. Kart basert på utskrift frå matrikkelen: Kva: Bakgrunnskart som er basert på matrikkeldata. Me meiner at det òg må vere godtatt med utskrift frå andre digitale kart så lenge dei er oppdatert i høve til matrikkelen, då dette vil ha same funksjon. Korleis kontrollere: Inneheldt protokollen eit digitalt bakgrunnskart med tilsvarande eller meir informasjon enn eit matrikkelkart, så er kriteriet å sjå på som oppfylt. Kriteriet er òg å sjå på som oppfylt dersom slikt kart er vedlegg til protokollen. Ikkje kontrollert: Me kan ikkje kontrollere om bakgrunnskartet i faktisk er oppdatert i høve til matrikkelen. Protokollundersøkinga 2013 Side 46 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
Kapittel 4 Presentasjon av data 4.1 Om mottekne protokollar Av dei 60 kommunane og fem vegkontora me sendte førespurnad til, så fekk me tilsendt totalt 140 protokollar. Me fekk svar frå 43 av kommunane og dei fem vegkontora. Tre av desse 140 protokollane måtte me forkaste på grunn av at det ikkje var protokollar etter matrikkellova. Dette gav oss eit totalt utval på 137 protokollar som me har gått igjennom og vurdert etter kriteria våre. 4.1.1 Dei som me ikkje fekk protokollar frå Av dei 65 me sendte førespurnad til, var det 10 som avviste førespurnaden, anten direkte eller etter påminning/purring. Nokre av grunnane dei oppgav, var: - xxxxxx kommune har diverre ikkje høve til å bruke tid på dette. - til bidrag grunna ressursmangel - Landmåler har sluttet - Velger å ikke legge noe arbeid i dette da det går utover andre arb.oppgaver Det var åtte kommunar som bekrefta at dei hadde mottatt førespurnaden vår, og lovde å sjå på saka, men som ikkje sendte oss protokollar. Dette sjølv etter fleire purringar både per e-post og telefon. Då me var komen i midten av mars månad vurderte me at det ikkje var verdt å bruke meir tid på følgje opp desse 8 kommunane. Protokollundersøkinga 2013 Side 47 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
4.2 Svarprosent og representasjon Me vil i dette underkapittelet sjå på høvesvis svarprosent og i kva grad dataa våre er representative. 4.2.1 Svarprosent - landsdel Under er ein tabell (Tabell 2: Svarprosent landsdel) som visar svarprosenten vår fordelt på landsdel, der kvar landsdel er definert slik: Midt: Møre og Romsdal Nord-Trøndelag Sør-Trøndelag Statens Vegvesen Region Midt Nord: Nordland Troms Finnmark Statens Vegvesen Region Nord Vest: Hordaland Rogaland Sogn og Fjordane Statens Vegvesen Region Vest Sør: Aust-Agder Buskerud Telemark Vest-Agder Vestfold Statens Vegvesen Region Sør Tabell 1: Landsinndeling Aust: Akershus Hedmark Oppland Oslo Østfold Statens Vegvesen Region Aust Landsdel Sendt førespurnad til Mottatt protokoll frå Svarprosent Midt: 11 8 72,7 % Nord: 11 7 63,6 % Sør: 17 14 82,4 % Vest: 12 9 75,0 % Aust: 14 10 71,4 % Sum 65 48 73,8 % Tabell 2: Svarprosent landsdel Som ein ser er den samla svarprosenten på om lag 74%, og at denne er relativt jamt fordelt utover landsdelane. Unntaka er Sør-Noreg som har ein noko høgare svarprosent (82%), og Nord-Noreg som har ein noko lågare svarprosent (64%) enn landsgjennomsnittet. Samla sett er ein svarprosent på 74% høgt Protokollundersøkinga 2013 Side 48 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
4.2.2 Representasjon landsdel I tabellen under til venstre kan ein sjå kor mange kommunar det er i kvar enkelt landsdel i Noreg, og korleis desse fordelar seg prosentvis av totalt tal på kommunar i landet. I midten kan ein sjå kor mange kommunar og vegkontor me har sendt førespurnad til i dei ulike landsdelane og tilsvarande prosentfordeling ut frå kor mange me har sendt førespurnad til totalt. Tabellen til høgre visar kor mange me har fått tilsendt protokoll frå, og tilsvarande prosentfordeling. Kommunar I Noreg per. 01.01.2013 Kommunar og vegkontor - sendt førespurnad til Kommunar og vegkontor - Fått svar i frå Tal på kommunar i % Tal på kommunar og vegkontor i % Tal på kommunar og vegkontor i % Midt: 84 19,6 % 11 16,9 % 8 16,7 % Nord: 87 20,3 % 11 16,9 % 7 14,6 % Sør: 83 19,4 % 17 26,2 % 14 29,2 % Vest: 85 19,9 % 12 18,5 % 9 18,8 % Aust: 89 20,8 % 14 21,5 % 10 20,8 % Sum 428 100,0 % 65 100,0 % 48 100,0 % Tabell 3: Representasjon landsdel Under er det same visualisert i eit gruppert søylediagram. 35 % 30 % Representativt utval - landsdel 25 % 20 % 15 % 10 % 5 % Kommunar i røynda per. 01.01.2013 Kommunar og vegkontor sendt førespurnad til Kommunar og vegkontor me har fått svar frå 0 % Midt: Nord: Sør: Vest: Aust: Figur 2: Representasjon landsdel Ein kan tenkje seg at dersom ein skulle hatt eit 100% representativt utval basert på tal på kommunar i kvar landsdelar, så skulle prosentsatsen i tabellen til venstre (blå søyle i diagram) vere lik som i tabellen til høgre (grøn søyle i diagram) for kvar einskild landsdel. For Vest og Aust ser ein at denne prosentfordelinga er relativt lik, og protokollutvalet er såleis ganske representativt for desse landsdelane. Sørlandet er noko overrepresentert i utvalet vårt ved at den grøne søyla er mykje høgare enn den blå, og Midt- og Nord-Noreg er tilsvarande underrepresentert. Me meinar likevel at dette ikkje utgjer noko stort problem, då utvalet vårt framleis er representativt etter formuleringa dagens protokollar i problemstillinga vår. (jamfør argumentasjon i 3.2.1 Utval) Protokollundersøkinga 2013 Side 49 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
4.2.3 Svarprosent kommunestorleik Under er ein tabell som viser svarprosent fordelt på kommunestorleik. Kategoriar for kommunestorleik er definert ut i frå innbyggjartal, slik: Kommuneinndeling Liten kommune Innbyggjartal < 5000 Mellomstor kommune [ 5000, 20000 > Stor kommune 20000 Tabell 4: Kommunestorleik Dette er same kommuneinndeling som er nytta av Leiv Bjarte Mjøs i Kartforretningsundersøkinga 2007. Data om innbyggjartal for kvar kommune som er brukt til inndelinga er henta frå Statistisk Sentralbyrå (ssb.no) og er datert 01.01.2013. Som ein ser under er den samla svarprosenten 71,7%. Grunnen til at denne avviker frå den samla svarprosenten på 73,9% då me såg på landsdelar, er at her er ikkje dei fem vegkontora med i berekninga. 17 Ein ser vidare at me har høgast svarprosent blant dei store kommunane, etterfølgt av dei mellomstore, og lågast svarprosent hos dei små på botn. Dette er kanskje ikkje heilt uventa, då dei små kommunane ofte har mindre ressursar, og derfor ikkje prioriterer slike førespurnader særleg høgt. Landsdel Sendt førespurnad til Mottatt protokoll frå Svarprosent Små kommunar 28 17 60,7 % Mellomstore kommunar 12 8 66,7 % Store kommunar 20 18 90,0 % Sum 60 43 71,7 % Tabell 5: Svarprosent kommunestorleik 17 Me kan for ordens skuld nemne at blant dei fem vegkontora me sendte førespurnad til så fekk me svar frå alle. Protokollundersøkinga 2013 Side 50 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
4.2.4 Representasjon kommunestorleik Tabell og diagram under er tilsvarande som under 4.2.2 Representasjon landsdel berre at her ser me på kommunestorleik i staden for landsdel. Dei 5 Vegregionkontora er følgjeleg ikkje med i oversikten under. Kommunar I Noreg per. 01.01.2013 Kommunar - sendt førespurnad til Kommunar - Fått svar i frå Antall i % Antall i % Antall i % Små kommunar 228 53,3 % 28 46,7 % 17 39,5 % Mellomstore kommunar 147 34,3 % 12 20,0 % 8 18,6 % Store kommunar 53 12,4 % 20 33,3 % 18 41,9 % Sum 428 100,0 % 60 100,0 % 43 100,0 % Tabell 6: Representasjon kommunestorleik Representativt utval - kommunestorleik 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % Kommunar i røynda per. 01.01.2013 Kommunar og vegkontor sendt førespurnad til 10 % 0 % Små kommunar Mellomstore kommunar Store kommunar Kommunar og vegkontor me har fått svar frå Figur 3: Representasjon kommunestorleik Når me ser på utvalet vårt i lys av kommunestorleik og fordeling av små, mellomstore og store kommunar i landet, finn me at det er spurd for mange store kommunar, og for få mellomstore og små kommunar. Dette gjer at utvalet vårt ikkje representerer landet fullstendig dersom ønsket var å sjå på korleis dei enkelte kommunane fylte ut protokollar. Denne svakheita blir forsterka når svarprosenten er lågare hos dei små og mellomstore kommunane, enn den er for de store kommunane. Spesielt blant de mellomstore kommunane er det et særlig lavt utval. Me meinar likevel at dette ikkje utgjer noko stort problem, då utvalet vårt framleis er representativt etter formuleringa dagens protokollar i problemstillinga vår. (jamfør argumentasjon i 3.2.1 Utval) Protokollundersøkinga 2013 Side 51 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
4.3 Resultat gjennomgang av kriteria 4.3.1 Innleiing På neste side vil me presentere resultatet av protokollundersøkinga vår, med fokus på kvart ein skild kriterium. Me vil sjå på kor mange protokollar me har vurdert som: - Oppfylt - Ikkje oppfylt - Usikker/feilkjelde I gjennomgangen nedafor vil me i stor grad nytte to omgrep som me for ordens skuld vil definere her: Manglande utfylling/ikkje utfylt: Mangelfull utfylling: Aktuelt kriterium er ikkje omtala i protokollen i det heile, eller ev. utfyllings- eller avkryssingsfelt er tomme. Aktuelt kriterium er delvis omtala, fylt ut eller kryssa av. Oppfylt og ikkje oppfylt For korleis me har vurdert kvart einskild kriterium som oppfylt eller ikkje, sjå 3.5 Gjennomgang og definisjon av kriteria. Usikker/feilkjelde For enkelte av protokollane har me ikkje hatt høve til å vurdere alle kriteria, hovudsakeleg på grunn av at me ikkje hadde fått tilsendt tilstrekkeleg vedlegg til protokollen. Til dømes dersom det var opplyst i ein protokoll at partsliste var vedlegg, men me ikkje hadde fått denne tilsendt. I desse tilfella har me registrert usikker/feilkjelde på dei kriteria som går på varsling (kriterium 10-17), då alt dette vanlegvis kjem fram av partslista. Det kan sjølvsagt tenkast at nokre av desse protokollane er feil utfylt, dvs. at partslista faktisk ikkje eksisterer, men ei meir sannsynleg forklaring er at dei har gløymt eller trudd at det ikkje var relevant for oss å få partslista. I enkelte tilfeller vart desse manglande vedlegga oppdaga med ein gong protokollane vart mottekne, og det vart då sendt ein ny epost der me etterspurde dei manglande vedlegga. I andre tilfeller vart ikkje dette oppdaga før me hadde byrje å gå igjennom protokollane, og me hadde då komme såpass langt i prosessen at me valte å berre registrere usikker/feilkjelde i staden for å ta oss bryet med å sende ny epost og be om vedlegga. Ved endeleg gjennomgang av protokollane var det totalt 11 slike protokollar der me registrerte feilkjelde pga. manglande partsliste. Enkelte kommunar/vegkontor har dessutan opplyst om at partslista eksisterer, men at dei på grunn av personvern med vilje har lat vere å sende den til oss. Me ser i ettertid at me kanskje ikkje var presise nok i førespurnaden vår (jamfør vedlegg 3), og det kanskje er derfor me ikkje har fått protokollvedlegg hos alle. Protokollundersøkinga 2013 Side 52 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
4.3.2 Formalia om forretninga: (1) Saksreferanse Tal på protokollar der kriteriet er: Oppfylt 114 -> 83,21 % Ikkje oppfylt 23 -> 16,79 % Usikker/feilkjelde/forkasta 0 -> 0,00 % Sum 137 -> 100,00 % Tabell 7: Resultat kriterium 1 Storparten av protokollane har fått oppfylt dette kriteriet. Under er eit døme frå Askøy kommune, som har nytta protokollmalen til kartverket (jamfør vedlegg 1), etterfølgt av eit døme frå Bergen kommune, som har sin eigen protokollmal. Begge har fått oppfylt (1) Saksreferanse. Figur 4: Døme på kriterium 1 Figur 5: Døme på kriterium 1 Av dei 23 protokollane som har fått ikkje oppfylt på dette kriteriet så var 20 av dei basert på ein mal der det var utfyllingsfelt for saksreferanse, men dette/desse felta var tomme. (2) Dato for forretning Tal på protokollar der kriteriet er: Oppfylt 133 -> 97,08 % Ikkje oppfylt 4 -> 2,92 % Usikker/feilkjelde/forkasta 0 -> 0,00 % Sum 137 -> 100,00 % Tabell 8: Resultat kriterium 2 Dei aller fleste protokollane hadde oppfylt dette kriteriet. Av dei fire som hadde ikkje oppfylt skuldast ein manglande utfylling, då protokollen hadde utfyllingsfelt, medan dei tre resterande var basert på ein mal utan utfyllingsfelt for forretningsdato. Protokollundersøkinga 2013 Side 53 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
(3) Stad for forretning Tal på protokollar der kriteriet er: Oppfylt 128 -> 93,43 % Ikkje oppfylt 9 -> 6,57 % Usikker/feilkjelde/forkasta 0 -> 0,00 % Sum 137 -> 100,00 % Tabell 9: Resultat kriterium 3 Av dei ni protokollane som ikkje har fått oppfylt nytta seks ein mal utan utfyllingsfelt for forretningsstad, medan dei tre siste skuldast manglande utfylling. (4) Formål med forretninga Tal på protokollar der kriteriet er: Oppfylt 128 -> 93,43 % Ikkje oppfylt 9 -> 6,57 % Usikker/feilkjelde/forkasta 0 -> 0,00 % Sum 137 -> 100,00 % Tabell 10: Resultat kriterium 4 Dette kriteriet har dei aller fleste fått oppfylt. Av dei ni protokollane som ikkje har fått oppfylt nytta seks ein mal utan utfyllingsfelt for formål med forretning, medan dei tre siste nytta mal som la til rette for dette. To av desse tre har prøvt å fylle ut noko i feltet for forretningstype/formål, men det som er fylt ut er feil. Den eine protokollen har oppgjeve Kjøp av kommunal tomt som forretningsformål, noko me ikkje har godkjent då det ut i frå denne formuleringa kan vere både grensejustering, arealoverføring eller frådeling. Den andre har fylt ut Oppretting av grunneigedom, medan det kjem tydeleg fram i resten av protokollen at dette eigentleg er ei grensejustering. (5) Matrikkelnummer Tal på protokollar der kriteriet er: Oppfylt 131 -> 95,62 % Ikkje oppfylt 6 -> 4,38 % Usikker/feilkjelde/forkasta 0 -> 0,00 % Sum 137 -> 100,00 % Tabell 11:Resultat kriterium 5 Av dei seks protokollane som ikkje har fått oppfylt kriterium (5) Matrikkelnummer så er tre av dei manglande utfylt og basert på ein mal som ikkje har utfyllingsfelt for matrikkelnummer. For dei tre andre så er det fylt ut gnr. og bnr., men ikkje kommunenamn eller kommunenummer, altså mangelfull utfylling. Denne malen hadde heller ikkje noko felt for kommunenamn eller kommunenummer. Protokollundersøkinga 2013 Side 54 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
(6) Namn på rekvirent Tal på protokollar der kriteriet er: Oppfylt 125 -> 91,24 % Ikkje oppfylt 12 -> 8,76 % Usikker/feilkjelde/forkasta 0 -> 0,00 % Sum 137 -> 100,00 % Tabell 12: Resultat kriterium 6 Av dei tolv protokollane som ikkje hadde oppfylt så var tre av desse basert på mal som ikkje hadde utfyllingsfelt for namn på rekvirent (manglande utfylling). Dei ni andre hadde utfyllingsfelt, men dette var ikkje fylt ut (manglande utfylling). (9) Rekvireringsdato Tal på protokollar der kriteriet er: Oppfylt 102 -> 74,45 % Ikkje oppfylt 35 -> 25,55 % Usikker/feilkjelde/forkasta 0 -> 0,00 % Sum 137 -> 100,00 % Tabell 13: Resultat kriterium 9 Storparten av dei 35 som har fått ikkje oppfylt har utfyllingsfelt for rekvireringsdato, men desse er manglande utfylt. Nedanfor er eit døme frå høvesvis Alta og Oslo, som har fått oppfylt kriterium 2 (grøn), 3 (oransje), 4 (blå) og 9 (rød). Me har ikkje tatt med døme på kriterium 5 og 6 av omsyn til personvern. Figur 6: Døme på kriterium 3,4 og 9 Figur 7: Døme på kriterium 3, 4 og 9 Protokollundersøkinga 2013 Side 55 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
4.3.3 Løyve etter pbl. (7) Referanse - delingsløyve Tal på protokollar der kriteriet er: Oppfylt 67 -> 48,91 % Ikkje oppfylt 64 -> 46,72 % Usikker/feilkjelde/forkasta 6 -> 4,38 % Sum 137 -> 100,00 % Tabell 14: Resultat kriterium 7 Dette er eit av dei kriteria som det ser ut til å vere mest feil med. Av dei som har fått oppfylt har me godkjent både dei som har vist til delingsløyve som vedlegg og dei som har vist til saksreferanse for delingsløyve. 43 av dei 64 som ikkje hadde oppfylt på dette kriteriet nytta mal frå kartverket, som har eit utfyllingsfelt for referanse til delingsløyve. Samtidig hadde 44 av dei 67 som hadde fått oppfylt òg nytta mal frå kartverket. Dei seks som har fått usikker/feilkjelde har mangla referanse til løyve etter pbl. samtidig som dei òg har hatt mangelfulle opplysningar om forretningsformål slik at me ikkje har kunne vurdert om dette er ein sakstype der referanse til løyve er påkravd eller ikkje (jf. 3.5 Gjennomgang og definisjon av kriteria). Av dei 137 protokollane var 29 ein sakstype som ikkje kravde løyve etter pbl. og referanse til delingsløyve er derfor ikkje aktuelt. Altså har dei fått oppfylt fordi at det er fylt ut blankt på referanse til delingsløyve. Viss me fjernar desse 29 i frå utvalet ser resultata slik ut: (7) Referanse - delingsløyve (berre for sakstypar som krev løyve etter pbl.) Tal på protokollar der kriteriet er: Oppfylt 38 -> 35,19 % Ikkje oppfylt 64 -> 59,26 % Usikker/feilkjelde/forkasta 6 -> 5,56 % Sum 108 -> 100,00 % Tabell 15: Alternativt resultat kriterium 7 Me ser då at blant dei protokollane der det er krav om ref. til delingsløyve, så har storparten fått ikkje oppfylt. Protokollundersøkinga 2013 Side 56 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
(8) Dato - delingsløyve Tal på protokollar der kriteriet er: Oppfylt 96 -> 70,07 % Ikkje oppfylt 35 -> 25,55 % Usikker/feilkjelde/forkasta 6 -> 4,38 % Sum 137 -> 100,00 % Tabell 16: Resultat kriterium 8 Dei seks som har fått usikker/feilkjelde er dei same som under kriterium (7) Referanse - delingsløyve. Som nemnt ovanfor, under kriterium (7) Referanse - delingsløyve, så var 29 protokollar ein sakstype som ikkje kravde løyve etter pbl., og dato til delingsløyve er derfor ikkje aktuelt. Viss me fjernar desse 29 i frå utvalet ser resultata slik ut i staden for: (8) Dato - delingsløyve (berre for sakstypar som krev løyve etter pbl.) Tal på protokollar der kriteriet er: Oppfylt 67 -> 62,04 % Ikkje oppfylt 35 -> 32,41 % Usikker/feilkjelde/forkasta 6 -> 5,56 % Sum 108 -> 100,00 % Tabell 17: Alternativt resultat kriterium 8 Me ser då at blant dei protokollane som skal innehalde dato til delingsløyve, så er oppfyllingsprosenten noko lågare enn viss me ser på alle protokollane samla. 4.3.4 Varsling og oppmøte Mange av protokollane me gjekk i gjennom nytta ein mal der kriterium 10 til og med 17 gjekk fram av vedlagt partsliste til protokollen, til dømes Kartverket sin protokollmal. Det vil seie at dersom ein slik protokoll manglar partsliste så vil kriterium 10 til og med 17 ikkje vere oppfylt. Dersom det i protokollen har vore kryssa av/opplyst om at partsliste er vedlagt, men me ikkje har fått tilsendt dette vedlegget, så har me registrert usikker/feilkjelde på kriterium 10-17 dersom opplysningar om desse kriteria ikkje kjem fram andre stadar i protokollen. Dei som har nytta ein mal med partsliste som omtalt ovanfor, har ikkje fått godkjent kriterium (12) Kven som er varsla, utan at dei har fått godkjent (10) Dato for varsling, og (11) Varslingsmåte. Dette har samanheng med korleis partslista/skjemaet er utforma. Dersom det ikkje er fylt ut varslingsdato og/eller varslingsmåte, så er det ingen formuleringar verken i partslista eller i sjølve protokollen som seier at personane i partslista er varsla. Nedanfor er eit døme på ei slik partsliste, der det ikkje er fylt ut varslingsdato eller varslingsmåte, og har derfor fått ikkje oppfylt på 10, 11 og 12. Protokollundersøkinga 2013 Side 57 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
Figur 8: Døme på partsliste utan varslingsmåte og -dato Etter ordlyden i matrikkelforskrifta så visar vedkommande i kriterium 13, 14 og 15 tilbake på dei som er varsla. Reint logisk skal det då ikkje vere mogleg å få oppfylt 13-15 viss ein ikkje har oppfylt 12. Me har derimot valt å sjå litt mildare på dette. Det vil seie at dei som har fylt ut ei partsliste med matrikkelnummer, partsstilling og kven som har møtt (som dømet ovanfor), så har me oppfylt kriteria 13-15 sjølv om kriterium (12) Kven som er varsla ikkje er oppfylt. (10) Dato for varsling Tal på protokollar der kriteriet er: Oppfylt 55 -> 40,15 % Ikkje oppfylt 71 -> 51,82 % Usikker/feilkjelde/forkasta 11 -> 8,03 % Sum 137 -> 100,00 % Tabell 18: Resultat kriterium 10 Dette er eit av dei kriteria som det er mest feil med. Dei 11 som har fått usikker/feilkjelde her skuldast at partsliste var ført opp som vedlegg, men at me ikkje har motteke denne. (11) Varslingsmåte Tal på protokollar der kriteriet er: Oppfylt 70 -> 51,09 % Ikkje oppfylt 57 -> 41,61 % Usikker/feilkjelde/forkasta 10 -> 7,30 % Sum 137 -> 100,00 % Tabell 19: Resultat kriterium 11 Dette er eit av dei kriteria som det er mest feil med. Av dei som ikkje har fått oppfylt på dette kriteriet skuldast nokon at partsliste manglar (har då fått ikkje oppfylt på kriterium 10-17), medan andre skuldast manglande og mangelfull utfylling i partsliste/protokoll. Det er òg fleire av desse som har nytta ein mal der det ikkje er eige utfyllingsfelt for varslingsmåte og dato. Protokollundersøkinga 2013 Side 58 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
Dei ti som har fått usikker/feilkjelde skuldast manglande vedlagt partsliste. Grunnen til at det her er ein mindre usikker/feilkjelde samanlikna med kriterium (10) Dato for varsling, er at ein av dei 11 protokollane som mangla vedlagt partsliste, hadde ført opp varslingsmåte under Ev. merknader til varslinga i protokollen. (12) Kven som er varsla Tal på protokollar der kriteriet er: Oppfylt 66 -> 48,18 % Ikkje oppfylt 60 -> 43,80 % Usikker/feilkjelde/forkasta 11 -> 8,03 % Sum 137 -> 100,00 % Tabell 20: Resultat kriterium 12 Dette er eit av dei kriteria som det er mest feil med. Som nemnt lenger oppe så har dei protokollane der varslingskriteria kjem fram av partslista, og som ikkje har oppfylt på kriteria 10 og 11, heller ikkje fått oppfylt kriterium (12) Kven som er varsla. For dei 11 som har fått usikker/feilkjelde sjå kriterium (10) Dato for varsling. (13) Kva matrikkeleining vedkommande rep Tal på protokollar der kriteriet er: Oppfylt 109 -> 79,56 % Ikkje oppfylt 17 -> 12,41 % Usikker/feilkjelde/forkasta 11 -> 8,03 % Sum 137 -> 100,00 % Tabell 21: Resultat kriterium 13 Dette kriteriet har ganske mange fått oppfylt. Dei som ikkje har fått oppfylt skuldast i stor grad at det er gløymt å fylle ut matrikkeleining for nokon av partane. For dei 11 som har fått usikker/feilkjelde sjå kriterium (10) Dato for varsling. Protokollundersøkinga 2013 Side 59 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
(14) I kva eigenskap vedkommande møter Tal på protokollar der kriteriet er: Oppfylt 106 -> 77,37 % Ikkje oppfylt 20 -> 14,60 % Usikker/feilkjelde/forkasta 11 -> 8,03 % Sum 137 -> 100,00 % Tabell 22: Resultat kriterium 14 Dette kriteriet har ganske mange fått oppfylt. Dei som ikkje har fått oppfylt skuldast i stor grad mangelfull utfylling på ein eller fleire partar i partslista. 97% av dei som hadde oppfylt kriterium (13) Kva matrikkeleining vedkommande rep hadde òg oppfylt kriterium (14) I kva eigenskap vedkommande møter (det er ingen som har oppfylt kriterium 14 utan å ha oppfylt 13). For dei 11 som har fått usikker/feilkjelde sjå kriterium (10) Dato for varsling. (15) Om vedkommande har møtt eller ikkje Tal på protokollar der kriteriet er: Oppfylt 69 -> 50,36 % Ikkje oppfylt 57 -> 41,61 % Usikker/feilkjelde/forkasta 11 -> 8,03 % Sum 137 -> 100,00 % Tabell 23: Resultat kriterium 15 Dette er eit av dei kriteria som det er mest feil med. For dei 11 som har fått usikker/feilkjelde sjå kriterium (10) Dato for varsling. Me har vore litt strenge i vurderinga på dette kriteriet, då det er særs viktig å dokumentere kven som har møtt. Mange av dei som har fått ikkje oppfylt skuldast feil og til dels inkonsekvent avkryssing/opplysningar sett i samanheng med signatur. Dei som nyttar mal der det skal setjast kryss for partar som har møtt, har fått ikkje oppfylt ved manglande kryss, sjølv om det skulle vere signatur frå parten. Dette kan kanskje verke urimeleg strengt, men me meiner at når det er to motstridande opplysningar om kven som har møtt (altså signatur for frammøte, men ikkje kryssa for frammøte) så er dette ein feil ved protokollen. Protokollundersøkinga 2013 Side 60 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
(16) Namn på frammøtte partar Tal på protokollar der kriteriet er: Oppfylt 103 -> 75,18 % Ikkje oppfylt 24 -> 17,52 % Usikker/feilkjelde/forkasta 10 -> 7,30 % Sum 137 -> 100,00 % Tabell 24: Resultat kriterium 16 Ganske mange har fått oppfylt på dette. Ein må her sjå kriteriet i samanheng med kriterium (15) Om vedkommande har møtt eller ikkje. Viss ein ikkje veit kven som har møtt kan følgjeleg heller ikkje 16 vere oppfylt. Men me har nokre tilfeller der det er ikkje oppfylt på kriterium 15 og likevel oppfylt på 16. Dette skuldast at det i kommentardelen kjem fram namnet til dei som har møtt, men at det i partslista eller protokollen elles ikkje kjem tydeleg nok fram kven (av dei varsla) som ikkje møtte. Dei 10 som har fått usikker/feilkjelde skuldast manglande vedlagt partsliste, som nemnt under kriterium (10) Dato for varsling. Grunnen til at det her er ein mindre usikker/feilkjelde samanlikna med kriterium 10, er at ein av dei 11 protokollane som mangla vedlagt partsliste, hadde ført opp namnet på dei som hadde møtt under kommentardelen i protokollen. (17) Underskrift frå framøtte partar Tal på protokollar der kriteriet er: Oppfylt 94 -> 68,61 % Ikkje oppfylt 32 -> 23,36 % Usikker/feilkjelde/forkasta 11 -> 8,03 % Sum 137 -> 100,00 % Tabell 25: Resultat kriterium 17 Av dei 32 som ikkje har fått oppfylt, er det 26 som heller ikkje hadde oppfylt kriterium 15 Om vedkommande har møtt eller ikkje. Storparten av dei protokollane som manglar underskrift har altså òg manglande opplysningar om kven som møtte eller ikkje. For dei 11 som har fått usikker/feilkjelde sjå kriterium (10) Dato for varsling. Protokollundersøkinga 2013 Side 61 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
4.3.5 Skildring av grenser og kart (18) Skildring av grenser Tal på protokollar der kriteriet er: Oppfylt 44 -> 32,12 % Ikkje oppfylt 93 -> 67,88 % Usikker/feilkjelde/forkasta 0 -> 0,00 % Sum 137 -> 100,00 % Tabell 26: Resultat kriterium 18 Dette er det kriteriet som har fått nest mest ikkje oppfylt. Me visar her til definisjonen av kriteria, og den relativt strenge tolkinga vår av ordlyden i matrikkelforskrifta på dette punktet, der me kom fram til å berre godta verbale skildringar. (19) Skildring av grensemerker og pkt for punktfeste Tal på protokollar der kriteriet er: Oppfylt 113 -> 82,48 % Ikkje oppfylt 24 -> 17,52 % Usikker/feilkjelde/forkasta 0 -> 0,00 % Sum 137 -> 100,00 % Tabell 27: Resultat kriterium 19 Dette kriteriet har dei fleste protokollane oppfylt. Dei fleste har løyst dette kravet ved å ha ei punktliste der det står namn på punkt, type grensemerke (ev. umerka) og kva merket er nedsett i. Desse har me gitt oppfylt så sant det har vore eit kart i, eller som vedlegg til, protokollen der ein finn att punkta frå punktlista. (20) Habilitet Tal på protokollar der kriteriet er: Oppfylt 12 -> 8,76 % Ikkje oppfylt 125 -> 91,24 % Usikker/feilkjelde/forkasta 0 -> 0,00 % Sum 137 -> 100,00 % Tabell 28: Resultat kriterium 20 Dette er det kriteriet som har fått flest ikkje oppfylt. Me visar her til definisjonen av kriteria, og den relativt strenge tolkinga vår av ordlyden i matrikkelforskrifta på dette punktet. Jamfør dessutan 5.1.3 Inhabilitet. Av dei 12 som har fått oppfylt, så hadde 9 av desse (3 kommunar/vegkontor) ein mal der dette er løyst på tilfredsstillande vis i form av standardtekst med tilhøyrande avkryssing. Dei tre andre har fått oppfylt dette kriteriet ved at landmålar har erkjent at han er habil i kommentarfeltet til protokollen. Protokollundersøkinga 2013 Side 62 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
(21) Kart som viser plassering av grenser og grensemerker Tal på protokollar der kriteriet er: Oppfylt 112 -> 81,75 % Ikkje oppfylt 23 -> 16,79 % Usikker/feilkjelde/forkasta 2 -> 1,46 % Sum 137 -> 100,00 % Tabell 29: Resultat kriterium 21 (22) Kart basert på utskrift frå matrikkelen Tal på protokollar der kriteriet er: Oppfylt 110 -> 80,29 % Ikkje oppfylt 22 -> 16,06 % Usikker/feilkjelde/forkasta 5 -> 3,65 % Sum 137 -> 100,00 % Tabell 30: Resultat kriterium 22 Dei to som har fått usikker/feilkjelde på kriterium 21 skuldast at det var opplyst i protokollen at kart var vedlegg, men at me ikkje hadde fått tilsendt dette vedlegget. To av dei fem som har fått usikker/feilkjelde på kriterium 22 skuldast òg dette. Dei tre andre som har fått usikker/feilkjelde på kriterium 22 skuldast ein intern ueinigheit i gruppa om kor vidt desse karta kunne reknast som kart basert på matrikkelen eller ikkje. Det var 11 protokollar som fekk oppfylt kriterium 21, utan å ha oppfylt 22. Samtidig var det òg 11 andre protokollar som fekk oppfylt kriterium 22 utan å ha oppfylt 21. Nedanfor er eit døme på begge deler. Oppfylt 21, men ikkje 22 pga. ikkje digitalt bakgrunnskart Oppfylt 22, men ikkje 21 pga. ikkje påteikna grensepunkt. Figur 9: Kartdøme 1 Figur 10: Kartdøme 2 Det var 11 protokollar som verken hadde oppfylt 21 eller 22. Åtte av desse protokollane hadde ikkje kart i det heile tatt, medan dei tre andre (frå same kommune/vegkontor) hadde kart utan at dette var basert på matrikkelutskrift. Protokollundersøkinga 2013 Side 63 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
4.3.6 Oppsummering Nedanfor er to diagram (Figur 11 og Figur 12) der kriteria er rangert prosentvis i frå mest til minst oppfylt. Forskjellen på dei er at i Figur 11 så er alle protokollane vurdert etter alle kriteria (n=137), medan i Figur 12 så er utvalet slik: For kriteria 7 og 8: n=108 (jamfør Tabell 15: Alternativt resultat kriterium 7 og Tabell 17: Alternativt resultat kriterium 8 Dei andre kriteria: n=137 Vidare i oppgåva vil me ta utgangspunkt i Figur 12 når me skal samanlikne oppfyllingsgraden til dei ulike kriteria, då dette vert statistisk mest riktig. Sortert etter mest oppfylt: (n=137) 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Ikkje oppfylt Usikker/feilkjelde/forkasta Oppfylt Figur 11: Resultat alle kriterium, alt. 1 Sortert etter mest oppfylt: (n=108 for (7) og (8), n=137 for resten) 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Ikkje oppfylt Usikker/feilkjelde/forkasta Oppfylt Figur 12: Resultat alle kriterium, alt 2 Protokollundersøkinga 2013 Side 64 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
4.4 Resultat oppfyllingsgrad 4.4.1 Innleiing Me vil her gjennomgå i kva grad protokollane me samla inn oppfyller krava i matrikkelforskrifta 38. Me vil ta for oss alle protokollane samla sett, men me vil òg ta for oss protokollane fordelt etter kva landsdel dei kjem i frå og etter kommunestorleiken til den kommunen dei kjem i frå. I kva grad protokollane tilfredsstiller krava i forskrifta vil i vårt tilfelle seie kor mange av krava dei oppfyller, og korleis oppfyllingsgraden varierer. 4.4.2 Samla sett Under ser me ein oversikt der me har delt protokollane inn i kategoriar etter kor mange kriterium dei hadde oppfylt. Kategoriane er definert slik: Svært bra [80%, 100%] oppfylt Bra [60%, 80% > oppfylt Mindre bra [40%, 60% > oppfylt Dårlig [0%, 40% > oppfylt Tabell 31: Definisjon av oppfyllingsgrad 60 50 40 Alle protokollar fordelt i kategori 53 53 30 20 10 0 [80%, 100%] oppfylt [60%, 80% > oppfylt 21 [40%, 60% > oppfylt 10 [0%, 40% > oppfylt Tal på protokollar i kategori Svært bra Bra Mindre bra Dårlig Figur 13: Oppfyllingsgrad - alle protokollar Av dei 53 som hamna i kategorien Svært bra så var det berre ein protokoll som hadde alle krava (100%) oppfylt. Det var fem protokollar som berre hadde ein feil. 77 % av protokollane hadde oppfylt 60 % eller fleire av krava me finn i matrikkelforskrifta. Storparten av kommunane har dermed så gode protokoller at ein ville sett på dei som bra utfylt. Det er visse manglar, men samla sett ville dei ikkje avvika så mykje frå krava i forskrifta at ein kan påstå at dei ikkje er ein protokoll. Protokollundersøkinga 2013 Side 65 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
Protokollar i prosent av totalt mottatte protokollar innan kvar kommunestorleik 23 % av protokollane hadde oppfylt under 60 % av krava. I verste fall kan ein risikere at ein slik protokoll har så alvorlige manglar at den ikkje lenger fyller den funksjonen matrikkellovgjevinga ynskjer ein protokoll skal ha, nemlig å dokumentere kva som er gjort under forretninga. Protokollen sin funksjon som dokumentasjon for forretninga har likevel ikkje direkte samanheng med grad av oppfylling, sidan nokon krav er viktigare enn andre. Ein protokoll som har fått 90% oppfylt vil likevel kunne ha alvorlege manglar dersom det er kriteria (15) Om vedkommande har møtt eller ikkje og (17) Underskrift frå framøtte partar som er ikkje oppfylt. Dette vil ein i så fall ikkje kunne sjå av diagrammet over. 39 % av protokollane hadde oppfylt 80 % eller fleire av krava i matrikkelforskrifta. Slik me fordelte krava i punkt som skulle vere oppfylt utgjer 80 % at ikkje fleire enn 4 av dei 22 kriteria våre har fått ikkje oppfylt. Nokon av krava er sjølvsagt meir alvorleg å gløyme enn andre, men protokollane i denne kategorien treng likevel berre mindre endringar for at dei skal bli feilfri. Det kan sjå ut til at malane har mykje av skulda for at disse protokollane får ikkje oppfylt på nokon av punkta. Meir om dette i Kapittel 5 Drøfting. Noko anna me observerte med utgangspunkt i innsamla data er at det er stor variasjon når det gjeld oppfyllingsgrad. Det er vanskelig å vite kva grunnen er, men forklaringa kan liggje i at det er lite eller ingen einsarta opplæring/veileiing kring protokollføring. 4.4.3 Kommunestorleik No vil me sjå i kva grad protokollane oppfyller krava i forskrifta sortert på kommunestorleik: Oppfyllingsgrad per kommunestorleik 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Små kommunar Mellomstore kommunar Store kommunar Dårlig: [0%, 40% > oppfylt Mindre bra: [40%, 60% > oppfylt Bra: [60%, 80% > oppfylt Svært bra: [80%, 100%] oppfylt Figur 14: Oppfyllingsgrad - kommunestorleik Protokollundersøkinga 2013 Side 66 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
Små kommunar Det er i kategorien små kommunar at flest protokollar ikkje oppfyller krava i forskrifta. 18 % av protokollane (9 av 46) fell inn under kategorien dårleg. Då vil det vere store manglar ved protokollane. 67 % av protokollane oppfyller krava på ein bra eller svært bra måte. Det er litt under landsfordelinga, som var 77 %. Små kommunar kjem dårlig ut i denne undersøkinga. Mellomstore kommunar I kategorien mellomstore kommunar er ein stor del av protokollane mindre bra. Berre 61 % av protokollane tilfredsstiller krava på ein bra eller svært bra måte, mot 77 % på landsbasis. For mellomstore kommunar var det ein høg prosentdel av protokollane som fall inn under kategorien mindre bra, noko som inneber at det kan finnast alvorlige manglar ved protokollane. Ein kan raskt trekke den konklusjon at dei mellomstore kommunane kjem dårligast ut i denne undersøkinga, men då må me huske at det òg er denne kategorien som er dårligast representert (eit relativt snevert utval samanlikna med dei to andre kategoriane, jf 4.2.4 Representasjon kommunestorleik). Store kommunar Kategorien store kommunar er absolutt best representert når ein ser på kommunestorleiken. Dei har høgast oppfyllingsgrad; 89 % av protokollane oppfyller krava på ein bra eller svært bra måte, mot 77 % på landsbasis. Samtidig er det 46 % av protokollane som er fylt ut svært bra, noe som vil seie at det gjerne berre er små justeringar som må til for å få dei feilfri. At store kommunar klarer å oppfylle krava i forskrifta i størst grad er gjerne ikkje overraskande når ein veit at disse kommunane sitter med mykje fagkompetanse, og kanskje meir ressursar til å gje grundig opplæring internt. Store kommunar kjem derfor best ut i denne studien. Det bør dessutan nemnes at korrelasjonen mellom kvaliteten på protokollane og kommunestorleik ikkje er stor nok til at me kan slå fast at det er ein samanheng. Protokollundersøkinga 2013 Side 67 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
Protokollar i prosent av mottatte protokollar per landsdel 4.4.4 Landsdel No vil me sjå i kva grad protokollane tilfredsstiller krava i forskrifta basert på landsdel: 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % Oppfyllingsgrad per landsdel 50 % 40 % 30 % Dårlig: [0%, 40% > oppfylt Mindre bra: [40%, 60% > oppfylt Bra: [60%, 80% > oppfylt Svært bra: [80%, 100%] oppfylt 20 % 10 % 0 % Figur 15: Oppfyllingsgrad - landsdel Midt-Noreg 67 % av protokollane frå Midt-Noreg fell inn under kategorien bra eller svært bra. Det er en del lågare enn på landbasis (77 %). Midt-Noreg kjem derfor dårlig ut i denne undersøkinga sidan det er så mange som 33 % av protokollar som kjem under kategorien mindre bra og dårlig. Det er stor variasjon i oppfyllingsgrad. Nord-Noreg Ingen av protokollane frå Nord-Noreg fell inn under kategorien dårlig, og 76 % fell inn under kategorien bra eller svært bra. Samanlikna med nivået på landsbasis kjem derfor Nord-Noreg greitt ut av denne undersøkinga. Det er eit stort fleirtal av protokollane som hadde moglegheit til forbetring. Berre 29 % var svært bra, mot 39 % på landsbasis. Det er viktig å hugse på at Nord-Noreg er den landsdelen som er dårlegast representert i utvalet vårt, og at resultatet derfor er meir usikkert enn for dei andre landsdelane. Protokollundersøkinga 2013 Side 68 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
Sørlandet Protokollane frå Sørlandet har ein høg grad av svært gode protokollar (44%). 71 % av protokollane fell inn under kategorien bra eller svært bra, og dette er litt høgare enn Midt Noreg, men under landsnivå på 77 %. Ein forholdsvis stor del (29 %) av protokollane blir kategorisert som mindre bra og dårlig. Samla sett kjem denne landsdelen greitt ut. Sørlandet var den landsdelen som inneheldt flest kommunar i vår undersøking. Det er stor variasjon i oppfyllingsgrad. Vestlandet Det var 48 % som fell inn under kategorien svært bra, mot 39 % på landsbasis. Vestlandet var den landsdelen som hadde flest protokollar i denne kategorien. 81 % av protokollane fell inn under kategorien bra eller svært bra, mot 77 % på landsbasis. Denne landsdelen kjem godt ut i denne undersøkinga. Det er stor variasjon i oppfyllingsgrad. Austlandet 93 % av protokollane frå Austlandet, høgare enn på landsbasis, fell inn under kategorien bra eller svært bra. 37 % av protokollane var svært bra, mot 39 % på landsbasis. Ingen vart kategorisert som dårlig. Austlandet kjem samla sett godt ut i undersøkinga vår, sjølv om det er ein viss grad av variasjon. Det er interessant å sjå at alle landsdelane har protokollar som fell inn under dei fleste av kategoriane. Det er inga landsdel som signifikant peikar seg ut som betre enn dei andre. Det er derfor vanskelig for oss å kunne påvise noko samanheng mellom landsdelen og oppfyllingsgrad. men at det er andre faktorar som har større innverknad. 4.4.5 Feilkjelde - metode for å finne oppfyllingsgrad Det er nokon protokollar som inneheldt ein del feilkjelder/usikkerheit. Ein protokoll der me ikkje har fått tilsendt partsliste (men det står i protokollen at den eksisterer) har då typisk fått usikker/feilkjelde på 8 av dei 22 kriteria våre. I statistikken vår ville denne protokollen ha blitt rekna som 100% oppfylt dersom den hadde fått oppfylt på dei resterande 14 kriteria. Dette kan gje eit feil bilete av protokollen, sidan dei resterande kriteria då får ei høgare vekting (eller større betyding) i utrekning av oppfyllingsgrad. I undersøkinga vår var det berre 1 av 137 protokollar som hadde 100 % oppfylt, og denne protokollen hadde alle 22 kriteria oppfylt. Det er altså ingen protokollar som har fått falskt 100% oppfylt, men det er kanskje nokon som har klatra opp ein kategori på grunn av metoden vår for utrekning av oppfyllingsgrad. Alternativet hadde vore å forkaste dei protokollane som fekk usikker/feilkjelde på eitt eller fleire kriterium, men då hadde me måtte forkaste om lag 20 protokollar som ville ha gitt oss eit redusert utval. Jamfør dessutan vedlegg 2 Protokollar oppfyllingsgrad. Protokollundersøkinga 2013 Side 69 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
Saken vert slutta, det enda godt. Blod, sveitte, tårar, det var ikkje smått. Du fekk behalde tomta di, og eit tre. Lat oss håpa kommunen no gjev deg fre! Utdrag frå Protokolldikt, av Ole Morten Mjelstad Protokollundersøkinga 2013 Side 70 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
Kapittel 5 Drøfting I dei førre kapitla har me skrive om oppmålingsforretningar og bakgrunnen for føring av protokollar, samt presentert dataa frå undersøkinga. I dette drøftingskapittelet ynskjer me å ta for oss det me ser som dei viktigaste funna i undersøkinga. Me vil, så sant det er mogleg, sjå på moglege forklaringar på resultata. Til slutt vil me komme med forslag til endringar i høvesvis protokollmalane og matrikkelforskrifta. 5.1 Utvalte emner Mykje av statistikken me har utarbeidd er vanskeleg å sjå i ein samanheng og det er derfor vanskelegare å argumentere for kvifor resultata vart som dei vart. Mange av kriteria er likevel utvitydige, og me meiner at resultata i kapittel 4 derfor talar for seg sjølv, utan noko vidare drøfting. I dette kapittelet vil me ta for oss tre områder, i alt ti kriterium, som me vil sjå nærmare på. Desse kriteria dekker områda varsling og oppmøte, skildring av grensar, og habilitet. Områda er valt med bakgrunn i interessante funna, samt at dei allereie i forarbeida skil seg ut som tema forfattarane fokuserte. (Sjå Kapittel 2 Teori) 5.1.1 Varsling og oppmøte Innleiing Matrikkelforskrifta 38 1 b) seier at Protokoll fra oppmålingsforretningen skal inneholde opplysninger om: varsling og oppmøte, herunder - dato for varsling, varslingsmåten og eventuelle merknader til varslingen - hvem som er varslet, hvilken matrikkelenhet vedkommende representerer og i hvilken egenskap vedkommende møter, og om vedkommende har møtt eller ikke - parter som ikke er varslet - navn og underskrift fra de frammøtte partene I oppgåva vår er det kriteria 10-17 som dekkar Varsling og oppmøte, jamfør 3.5 Gjennomgang og definisjon av kriteria. Me vil her dele Varsling og oppmøte inn i tre underområder; varsling, partsinformasjon og oppmøte. Me vil fyrst sjå på underområda kvar for seg, og deretter samla. Protokollundersøkinga 2013 Side 71 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
Varsling Varsling omhandlar kriteria (10) Dato for varsling, (11) Varslingsmåte og (12) Kven som er varsla. Resultata viste oss at dette er eit krav mange har hatt problem med å oppfylle. Når det er så vidt over 50% som har oppgjeve kva varslingsmåte som er nytta, og enda færre som har oppgjeve på kva dato varslinga er gjeven, er me i ein situasjon me ikkje kan sjå lett på. Dette fordi ein då ikkje kan gå tilbake og sjå om alle som hadde krav på det var varsla, noko som igjen gjev protokollen mindre truverde. Forskrifta er òg utvitydig, då den seier at ein protokoll skal innehalde opplysningar om dato, måte og kven. Me ser ein trend kor dato og måte for varsling anten blir gløymd i stor skala, eller nedprioritert. Kriteriet (12) Kven som er varsla er som nemnd tidlegare avhengig av at det er informasjon om varslingsmåte og -dato for at det skal vera oppfylt, med mindre det står klart formulert kven som er varsla. Det er ein liten del av protokollane som har ei slik formulering, og det forklarar kvifor det ikkje er like mange som har fått oppfylt på (12) Kven som er varsla som det er protokollar med godkjent partsinformasjon (jf Partsinformasjon under). Me kan vanskelig sjå for oss noko årsak på kvifor protokollførarar landet rundt feilar på dette underområdet. Unnataket her er kravet om kven som er varsla, som me vil ta opp att i eit døme i avsnittet Samla vurdering. Dei fleste kommunar har lagt til rette for å fylle ut både dato og varslingsmåte på ein god måte. Varsling er eit viktig tema som burde hatt klårt høgare oppfyllingsgrad. Partsinformasjon Partsinformasjon omhandlar kriteria (13) Kva matrikkeleining vedkommande representerar og (14) I kva eigenskap vedkommande møter. Under vurderinga vår av desse kriteria valde me som tidlegare nemnd ei mindre streng tilnærming, noko som skulle tilsei at me fekk ei høg oppfyllingsgrad. Så syntes òg å stemme. Ser me bort ifrå dei 11 som har fått usikker/feilkjelde har me her omtrent 85% som har fått oppfylt både kriteria (13) og (14). Av dei som ikkje har fått oppfylt ser me at det er nokre som manglar matrikkeleining eller eigenskap på færre enn alle partane. Dette har vore gjenstand for noko grubling i gruppa, men me har ikkje kome frem noko god forklaring på dette. Ei mogleg årsak kan kanskje vere at landmålar ikkje har reknar desse opplysningane som naudsynt. Protokollundersøkinga 2013 Side 72 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
Oppmøte Oppmøte omhandlar kriteria (15) Om vedkommande har møtt eller ikkje, (16) Namn på frammøtte partar og (17) Underskrift frå frammøtte partar. Informasjon om oppmøte er særs viktig i protokollane, då det gjev innhaldet legitimitet og truverde. Dette såg me òg av lovforarbeida, som var klare på at å dokumentere oppmøte var av stor betyding. Legitimitet og truverde er ein viktig eigenskap i ein protokoll, då me veit at protokollen er den viktigaste kjelda til informasjon om kva som skjedde under forretninga. Likevel visar undersøkinga vår at det er store manglar på dette området. Forskrifta krev informasjon både om vedkommende har møtt eller ikke (kor vedkommende siktar til dei varsla) og namn ( ) fra dei frammøtte som to separate krav. Dette kan ha sin bakgrunn i ein tanke om å skilje mellom frammøtte som har blitt varsla og frammøtte som ikkje har blitt varsla, men det blir rein spekulasjon frå vår side. Det me derimot kan seie er at dette tilsynelatande fører til noko forvirring. Forskrifta seier klart at ein protokoll skal innehalde underskrift frå frammøtte partar, og det fylgjer implisitt då at protokollførar må kommentere eksplisitt om nokon nektar å signere. Me har ikkje motteke ein einaste protokoll kor dette er tilfelle. Vidare ser me ein klar samanheng mellom signatur og oppmøte då storparten av dei som fekk ikkje oppfylt på kriterium (17) Underskrift frå frammøtte partar heller ikkje har fått oppfylt kriterium (15) Om vedkommande har møtt eller ikkje. Noko som kan vere vel verdt å leggje merke til er at matrikkelforkrifta krev underskift frå dei frammøtte partane, men gjev ingen sanksjonsmoglegheiter dersom nokon vel å la vere å signera. Samla vurdering Det er viktig å sjå varsling, partsinformasjon og oppmøte i samanheng då dei ulike delane på mange vis heng i hop. Me har alt opplyst om at dei fleste har valt å nytta ein mal for utfylling. I desse er det forsøkt å lage eit oppsett som skal gjere det mogleg å fylle ut flest mogleg opplysningar på ein gong (jamfør vedlegg 1). Dette har igjen ført til at fleire av utfyllingsfelta i oppsettet er avhengig av kvarandre. Eit døme på eit slikt oppsett er partslistene mange har valt å nytte. Desse har eit felt for utfylling av dato og varslingsmåte til kvar einskilde part. Når felta for dato og varslingsmåte ikkje er fylt ut kjem det ikkje fram at partane i lista er varsla. Eit anna døme er oppsett der ein må setje kryss for om underskriftsfeltet skal gjelde oppmøte og/eller godkjenning av protokoll. Er det avkryssing utan underskrift, så kan ein spørje seg om avkryssinga er gyldig. Og er det underskrift utan avkryssing, så kan ein spørje seg om kva det eigentleg er skrive under på. At slike oppsett kan vere forvirrande for dei fleste er det vel liten tvil om, og me trur at dette bidrar til at ein får lite einsarta og til dels feil utfylte protokollar. Som me har sett i dette delkapittelet så blir mange av krava forskrifta stiller til varsling og oppmøte ikkje oppfylt. Informasjonen om varsling og oppmøte er som tidlegare påpeikt Protokollundersøkinga 2013 Side 73 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
viktig. I eit seinare kapittel vil me kome med våre eigne forslag til endringar som kan gjere at fleire protokollar oppfyller desse krava i framtida. 5.1.2 Skildring av grensar Ei av hovudoppgåvene til ei oppmålingsforretning er, som me veit frå kapittel 2, å klarleggje og beskrive grenser til fast eigedom. Det er difor logisk at matrikkelforskrifta krev at dokumentasjonen frå oppmålingsforretninga inneheldt nettopp ei skildring av grensar. Matrikkelforskrifta seier i 38 (1) at: Protokoll fra oppmålingsforretningen skal inneholde opplysninger om c) forretningens gang, herunder ( ) - beskrivelse av grenser ( ). I undersøkinga vår er det kriterium (18) Skildring av grenser som dekker dette, og som me såg i 4.3.5 Skildring av grenser og kart var det relativt få protokollar som hadde oppfylt dette. Eit problemet er at forskrifta ikkje sei noko om kva som er ei adekvat skildring av ei grense. Då me utarbeida kriteria våre argumenterte me for at eit kart med innteikna grenseforløp ikkje tilfredsstiller beskrivelse av grenser. Dette fordi matrikkelforskrifta skil mellom beskrivelse av grenser og kart med påtegning. Lovforarbeida, som me gjekk grundig gjennom i eit tidlegare kapittel, argumenterte sterkt for ein protokoll som skulle vere fyldigare og meir detaljrik enn protokollane etter delingslova. Me såg at forarbeida viste interesse for at det skulle dokumenterast ting som vart gjort og avtalt under ei oppmålingsforretning. Det var til og med foreslått i NOU 1999:1 at ein skulle dokumentere kven som hadde påvist dei forskjellige grensene. Dette ønsket om detaljar meiner me må bety at grenser minimum må skildrast med ei verbal formulering. Til dømes med ein formulering som: Dei nye grensene går i rett linje frå: p1-p2-p3-p4-p5 eller Den frådelte parsellen er definert ved rette linjer mellom: p1, p2, p3, p4, p5. Merk at desse formuleringane må vera eit minimum, og at dei ikkje vil vere gode til noko dersom dei ikkje er supplert av informasjon om grensemerka og kart. Ei verbal skildring/definering av grenseforløp, som i døma over, vil nok ha ein avgrensa funksjon når det gjeldt rekonstruksjon av grenser i etterkant av forretninga, men vil kunne vere ein juridisk definisjon på eigedommen (jamfør 2.7 Kvifor fører me protokoll). Det må òg seiast at eit fleirtal av brukarane av ei oppmålingsforretning, med alt sannsyn, vil føla seg meir komfortabel med å godkjenne ei grense som er uttrykt verbalt. For ein må hugse på at alle gjerne ikkje har like gode føresetnadar for å forstå ei grense som er skildra med koordinatar og kart. Protokollundersøkinga 2013 Side 74 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
5.1.3 Inhabilitet Innleiing Matrikkelforskrifta 38 seier at: (1) Protokoll fra oppmålingsforretningen skal inneholde opplysninger om ( ) d) den som utfører oppmålingsforretningen står i noe personlig eller økonomisk forhold til noen av partene og hvordan partene eventuelt er informert om dette. I vår protokollgjennomgang vart habilitetskravet dekka av kriterium (20) Habilitet. Som me såg i kapittel 4 var det særs få som hadde oppfylt dette kriteriet. Habilitetskravet er det kriteriet som i aller minst grad var oppfylt, og me har derfor valt å gjere ei ekstra grundig gjennomgang av temaet her. Me vil òg prøve å finne ei årsak til kvifor så mange har feila på dette punktet. Me vil først byrje med å sjå på kva forarbeid, lov og forskrift seier om habilitet. Lovforarbeid og forskrift om habilitet NOU 1999-1 om habilitet I det opphavlege lovforslaget til matrikkellova var det tiltenkt at oppmålingsforretninga skulle vere ei teneste utført av eit landmålingsføretak, anten privat eller kommunalt. I NOU 1999-1 har matrikkellovutvalet drøfta habilitetsspørsmålet forholdsvis grundig. I kap. 14.4 drøftar dei om det bør gjevast habilitetsreglar som seier at landmålar ikkje skal kunne utføre forretning på eigedomar der han sjølv, eller verksemda han er tilsett i, har noko partsinteresse. Dei konkluderar med at det ikkje bør gjevast slike reglar, delvis fordi at dei kommunale føretaka då ikkje vil kunne halde forretning over kommunale eigedomar. I kap. 16.7.2 peikar utvalet vidare på at det vil vere prinsipielt uheldig dersom landmålar er i nær slekt med eller tilsett hos ein av partane, men seier at ein slik regel vil vere praktisk vaskeleg å gjennomføre. Dei meiner at det bør vere tilstrekkeleg at landmålar informerer partane dersom han har ei personleg eller økonomisk tilknyting til nokon av dei. Dei visar vidare til at reglar om dette er gjeve i forslag til dåverande 38: Om landmåleren eller noen som står landmåleren nær, har eller får personlig eller økonomisk interesse i det oppmålingsoppdraget gjelder, skal partene straks få opplysning om dette. (Miljøverndepartementet, 1999, forslag til 38, tredje ledd) Under kap. 41 Til 38 er det presisert at det ikkje er gjeve noko avskjerande habilitetsreglar, men at landmålar skal opplyse partar og kommunen dersom det føreligg personlege eller økonomiske tilknytingar mellom han og partane. Det vert vidare sagt på at det vil vere i strid med god landmålarskikk å utføre ei forretning dersom det er forhold tilstede som svekker tilliten til landmåleren. Protokollundersøkinga 2013 Side 75 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
Ot.prp. nr 70 (2004-2005) om habilitet I Ot.prp. nr 70 (2004-2005) visar Miljøverndepartementet til lovutvalet si drøfting i NOU 1999-1 kap. 16.7.2. Dei seier seg einig i at det vil stride mot god landmålarskikk å utføre ei forretning, dersom det er forhold til stades som svekker tilliten til landmålarføretaket eller dei tilsete. Dei er vidare einige i at landmålar kan utføre forretninga sjølv om han er personleg eller økonomisk knytt til nokon av partane, så sant at partane og kommunen er opplyst om dette. Dei visar vidare til føreslått 36, tredje ledd, som er ei mindre omskriving på lovutvalet sin 38, tredje ledd: Om landmålarføretaket eller nokon av dei tilsette i føretaket eller nokon som står nokon av desse nær, har eller får økonomisk eller personleg interesse i det oppmålingsoppdraget gjeld, skal partane straks få opplysning om dette. (Miljøverndepartementet, 2005, forslag til 36, tredje ledd) 18 I kapittel 11.3, side 82, peikar miljøverndepartementet på at Dersom kommunen sjølv utfører oppmålingsforretninga kan reglane om habilitet i forvaltningslova komme i bruk. Dette er eit vesentleg poeng, som kanskje ikkje var godt nok drøfta i NOU 1999-1. For i kap. 14.4.2 var matrikkellovutvalet ganske tydeleg på at det ikkje skulle vere noko habilitetsforskjell på dei private og dei kommunale landmålarane: Det innebærer at det ikke settes noe forbud mot at verken privat eller offentlig ansatt landmåler kan utføre forretningar for eiendommer som vedkommende landmåler selv, eller den virksomheten han er ansatt i, eier eller har noe annet partsforhold til. (Miljøverndepartementet, 1999, kap 14.4.2) Samtidig har dei ikkje nemnt nokon stad at habilitetsreglane i forvaltningslova (fvl.) (Forvaltningsloven, 1967) ikkje skal gjelde for ei oppmålingsforretning. Sidan det ikkje finst noko paragraf i matrikkellova som tilseier at habilitetsreglane i forvaltningslova ikkje skal gjelde (og at det vanskeleg kan tenkjast at eit kommunalt landmålarføretak ikkje vil bli rekna som eit forvaltningsorgan, jamfør fvl. 1) så må det bety at habilitetsreglane i fvl. 6 vil gjelde for ein kommunal landmålar. Om dette var meininga frå lovutvalet si side, eller om dei rett og slett ikkje hadde tenkt på at det trengtes eit unntaksføresegn frå habilitetsreglane i forvaltningslova, er for oss uvisst. Ot.prp. nr 57 (2006-2007) om habilitet Etter regjeringsskifte kom det ei lovendring med ny Ot.prp. og tilråding om å vidareføre det kommunale forretningsmonopolet ein hadde under delingslova. Habilitetsreglane i 36, tredje ledd blei oppheva, og om dette er det sagt: Føresegnene i noverande tredje ledd om habilitet blir oppheva. Oppmålingsforretninga blir no dekt av dei generelle reglane om habilitet i forvaltningslova. (Miljøverndepartementet, 2007, s.13) 18 Paragrafen er oppheva og kan ikkje lenger lesast i matrikkellova. Paragrafen var identisk til den som var foreslått som 36 i Ot.prp. 70 (2004-2005) s. 193 Protokollundersøkinga 2013 Side 76 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
Matrikkellova slik den er i dag om habilitet Dagens matrikkellov inneheldt ingen føresegner knytt direkte til landmålar sin habilitet. Det er i 33 sagt at ( )Den som utfører oppmålingsforretninga, skal ta vare på alle partar sine interesser og utføre forretninga i samsvar med god landmålarskikk. NOU 1999-1 og Ot.prp. nr 70 (2004-2005) var eining i at det ville vere brot på god landmålarskikk dersom det låg føre forhold som svekka landmålar sin tillit, og ein kan derfor sei at habilitet er dekka gjennom god landmålarskikk. Dessutan slo Ot.prp. nr 57 (2006-2007) fast at habilitetsreglane i forvaltningslova skulle gjelde. Matrikkelforskrifta om habilitet I tillegg til ordlyden i 38 (1) d), så seier matrikkelforskrifta 27 følgjande om habilitet: (1) Ved matrikkelføring av sak som krever oppmålingsforretning, skal kommunen kontrollere at alle nødvendige offentlige tillatelser og annen nødvendig dokumentasjon foreligger, herunder ( ) e) at landmåleren har informert partene om hvorvidt vedkommende er personlig eller økonomisk knyttet til noen av partene (Matrikkellova, 2005) Dette med personlig eller økonomiske forhold (ordlyden i 38 (1) d) kjenner me igjen frå den oppheva 36 tredje ledd i matrikkellova. Det kan altså virke som om det er den oppheva 36, tredje ledd dei har hatt i tankane då dei skreiv 38 (1) d) og 27(1) e) i matrikkelforskrifta. Dette verkar noko merkelig, sidan 36 var oppheva før ein skreiv matrikkelforskrifta, og Miljøverndepartementet presiserte i Ot.prp. nr 57 (2006-2007) at: Oppmålingsforretninga blir no dekt av dei generelle reglane om habilitet i forvaltningslova. I kommentar til matrikkellov og -forskrift (Miljøverndepartementet, 2012, s.146) seier Miljøverndepartementet òg, i samband med 27 (1) e), at det er forvaltningslova sine reglar som skal leggjast til grunn når ein vurderer kor vidt landmålar er personlig eller økonomisk knytt til nokon av partane. Ein kan då anta at det same må gjelde for 38 (1) d). Protokollundersøkinga 2013 Side 77 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
Treng ein 38 (1) d) i matrikkelforskrifta? Som vist over, og påpeikt i Ot.prp. nr 57 (2006-2007), så er oppmålingsforretninga dekka av dei generelle habilitetsreglane i forvaltningslova ( 6). Desse reglane gjeldt sjølv om kommunen leigar inn eit privat landmålarfirma til å halde forretninga, og er dessutan både vidare og meir spesifikk enn ordlyden personleg eller økonomisk forhold. Ordlyden i matrikkelforskrifta 38 (1) d) hindrar heller ikkje gjennomføring av forretninga, sjølv om personlege eller økonomiske forhold skulle føreligg, snarare tvert i mot. Ordlyden seier nemleg at: Protokoll fra oppmålingsforretningen skal inneholde opplysninger om ( ) den som utfører oppmålingsforretningen står i noe personlig eller økonomisk forhold til noen av partene. Det same finn me i 27 (1) e), der landmålar berre har plikt i å informere hvorvidt han er personlig eller økonomisk knytt til partane. Det er då implisitt sagt at forretninga kan/skal gjennomførast uansett, berre at landmålar først må erklære seg anten habil eller inhabil i protokollen, og opplyse partane om dette. Dette strider mot forvaltningslova 6 første ledd, som seier at ein ugild tenestemann verken kan treffe avgjørelse eller tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse. Ein kan nesten seie at ordlyden i 38 (1) d) oppfordrar ein til å bryte forvaltningslova, og det er jo mildt sagt uheldig. Det finst riktig nok ein unntaksregel i forvaltningslova 6, fjerde ledd 19, som gjer at landmålar i enkelte høver kan utføre forretninga sjølv om han er ugild. Har landmålar derimot brukt denne regelen ufrivillig utan å vite om det, så kan ein jo alltids diskutere kor vidt han faktisk har brukt den, og om han då likevel har brote fvl. 6 første ledd. Slik me ser matrikkelforskrifta 38 (1) d) i dag, så er den kanskje overflødig og iallfall villeiande. 19 Fvl. 6 fjerde ledd: Ugildhetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at tjenestemannens tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke hans standpunkt og verken offentlige eller private interesser tilsier at han viker sete. Protokollundersøkinga 2013 Side 78 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
Kvifor er det så mykje feil rundt habilitet? Feiltolking Som me har sett så er ordlyden i 38 (1) d) litt diffus, og samtidig ikkje heilt i tråd med forarbeid og forvaltningslova. Dette gjev då naturlegvis større rom for korleis ein skal tolke paragrafen. I kapittel 2, då me definerte kriteria, så valte me å tolke ordlyden i 38 (1) d) ganske strengt. Der sa me at protokollen alltid skulle innehalde ei form for eigenerklæring. Denne tolkinga står me fortsett ved, men det er ikkje dermed sagt at dette er riktig og at alle andre tolkar det på same måten. Nokon tolkar kanskje 38 (1) d) slik at dei berre skal nemne det i protokollen viss dei har personleg eller økonomisk tilknyting til partane, og me vil då mest sannsynleg ha registrert desse som ikkje oppfylt. I kommentar til matrikkellov og -forskrift har dei òg ei slik tolking. Der står det om 38 d) at Kan det være spørsmål om habiliteten til landmåleren ( ) bør det avklares ved forretningens oppstart og eventuelle bemerkninger til habilitet skal framgå av protokollen [Utheving gjort av oss] (Miljøverndepartementet, 2012). Me veit ikkje kor godt kjent dette skrivet er ute blant kommunane, men det er ikkje usannsynleg at dei som har lest det vil betrakte dette som ein fasit og derfor har ei anna oppfatning av kravet i 38 (1) d) enn oss. Så kan ein kanskje spørje seg kvifor me då har ei anna tolking enn det kommentar til matrikkellov og -forskrift har? Me har allereie stilt spørsmålsteikn ved 38 (1) d) sin eksistens, og sett at den tar for seg temaet habilitet som allereie er regulert i forvaltningsloven. I tillegg til at den indirekte oppfordrar til brot på den same lova. I kommentar til matrikkellov og -forskrift oppfordrar dei òg indirekte til brot på forvaltningslova 6, då det kjem fram at forretninga kan gjennomførast uansett (utan at det er vist til unntaksbestemming i fvl 6 fjerde ledd), og viss det kan vere spørsmål ved landmålar sin habilitet så bør dette avklarast ved forretningas oppstart. Sett i lys av forvaltningslova så burde det stått noko slikt som at landmålar skal avklare dette ved forretningas oppstart, og vidare vurdere om han framleis er gild til å gjennomføre forretninga, eventuelt om han kan nytte unntaksbestemminga i fvl. 6 fjerde ledd. Me er klar over at kommentar til matrikkellov og -forskrift i seg sjølv har ei viss form for rettskjeldeverdi. Etter vår meining samsvarar kommentar til matrikkellov og -forskrift i dette tilfellet såpass lite med forskrift, matrikkellov og gjeldande forarbeid til matrikkellova 20, i tillegg til at det bryt mot forvaltningslova. Me har derfor ikkje valt å tilleggje dette skrivet noko vekt. 20 Den samsvarar med NOU 1999-1 som sa at det ikkje skulle gjevast avgrensande habilitetsreglar. Protokollundersøkinga 2013 Side 79 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad
Protokollmal I alt 83 av 137 protokollar me har gått i gjennom var basert på ein mal frå Kartverket, og endå fleire hadde malar som hadde store likskapstrekk med denne. Som me var inne på i kapittel 2, så anbefaler Miljøverndepartementet i sin kommentar at Protokollen bør utarbeides etter fast opplegg godkjent av Kartverket. (Miljøverndepartementet, 2012, s.166), og me tolka dette dit hen at malen til Kartverket fell inn under det faste opplegget. For kriteriet (20) Habilitet ser malen til Kartverket slik ut: Figur 16: Kartverksmal - habilitet Uansett korleis det har vore kryssa av her, så har ikkje me godkjent kriterium (20) Habilitet. For kva seier eigentleg ei avkryssing her? Seier den at Landmålar orienterte partane om at han var inhabil eller seier den Landmålar orienterte partane om at han var habil? Slik me les det kan ei avkryssing her bety begge deler. Dette avkryssingsfeltet oppfyller slik me ser det verken 27 (1) e) eller 38 (1) d), og det er uansett om ein legg vår eller kommentar til matrikkellov og -forskrift si tolking til grunn 21. Oppsummering Oppsummert kan det sjå ut til at hovudårsakane til rotet kring habilitet skuldast at det er usikkerheit rundt 38 (1) d) og korleis den skal tolkast, samt at malen som dei fleste bruker ikkje er god på dette området. 21 Ja/nei avkryssinga oppfyller delvis det som er sagt i kommentar til matrikkellov og -forskrift om at eventuelle bemerkninger til habilitet skal framgå av protokollen Protokollundersøkinga 2013 Side 80 av 92 Boge, Danielsen, Mjelstad