Lillås Dagen Innhold 1. Gjennomføring av Lillåsdagen 2 2. FORBEREDELSER. 2 a) skaffe hjelp til gjennomføring.. 2 b) Vaktliste... 2 c) Bestille varer 2-3 d) Kaker og bakevarer... 3 e) Popcorn... 3 3. UTSTYR... 3 4. Gjennomføring 4-5 5. Loddsalg.. 5 6. Priser 5 7. Strøm.. 5 8. Kontaktpersoner 5 9. Annet. 5 1.
1. GJENNOMFØRING AV LILLÅS DAGEN Her følger en kort forklaring på hvordan Lillås dagen har blitt gjennomført tidligere. Dette er kun en mal på hvordan ting er gjort tidligere, og ingen fasit. Det er viktig at dokumentet er dynamisk og at endringer rettes opp og gode forslag noteres ned. Normalt sett holdes kafé fra 16:30 til 19:30. 7 klasse har ansvaret for kafe. Skolen sender ut invitasjon til foreldrene igjennom ukeplanene, fronter og mobilskolemelding. Fau leder sender ut påminnelse til alle klassekontakter om hva foreldre skal ha med. Rektor ønsker velkommen og arrangerer aktiviteter sammen med lærerne ved Lillås skole. Skolen, og klassene går til innsamling av bøttegaver. Der foreldre kjøper inn noe til kr. 20,-, som pakkes inn og legges i klassens bøtte, til utlodding FAU stiller med bøttegaver, hvis det er igjen noen premier fra 17. mai som kan brukes til dette. 2. FORBEREDELSER a) Skaffe hjelp til gjennomføring 7. klasse har ansvar for arrangementet. Her er det flott om 7. klasse elevene også er med på å bidrar i kioskene. Nøkler til lagringsrom (ved siden av FAU-bod) og FAU-bod på skolen kan signeres ut hos Bente, sekretæren på Lillås skole. Planleggingen bør startes allerede før sommerferien starter, da Lillåsdagen er i begynnelsen av september. Dato blir videreformidlet så fort FAU-leder har fått denne fra rektor. Det kan være lurt å sette opp en vaktliste, ved bruk av www.doodle.com. Det er lurt å være tidlig ute, slik at det ikke blir kaotisk etter skolestart. Det første man må gjøre er å sjekke FAU boden, nede i kjelleren, hvor mye utstyr som er igjen fra forrige arrangement. Her finner man servietter, papptallerkener, pølsepapir, pølseklyper, pappkrus, saftglass, sennep og ketchup, saft, kaffe, is osv. Bestilling av varer gjøres minst en uker før arrangementet, slik at en er sikker på at alt kommer på plass til rett tid. Det som eventuelt mangler av utstyr kan kjøpes samme dag som pølsene hentes. Husk å ta vare på signert kvittering fra butikken, og lever denne til kasserer FAU. b) Vaktliste Vaktlistene bør være klare i løpet av august. Sett gjerne en tidsfrist. Doodle.com, er et godt verktøy til å fylle opp vaktlistene på en enkel og effektiv måte. Arrangementet varer fra kl. 16:30-19:30. Det vil si at det blir delt inn i to skift fra kl. 15:00-17:30 og kl. 17:30-20:00. Det en fordel å være ca 20 stk på første skift, og ca 15 stk på skift to. Det settes opp et langbord med salg av kaker/drikke/brus/is foran 1. klasse rommet og en pølsebod/drikek foran lekeapparat-boden. Bordene står på lagringsrommet ved siden av FAU boden. c) Bestille varer - Alle tørrvarer vi kjøper, men som ikke blir brukt, kan returneres dagen etter til butikken, vi har avtale med Rema 1000 i Lystlund. Husk å ta vare på kvitteringen, som signeres og skrives på hvilket arrangement det gjelder, som skal leveres kasserer - Sjekke hva som ligger i Fau-boden, fryseren og i hyllene. - Bestille pølser totalt 800 stk (bestilles minst en uker i forkant hos Rema 1000, lystlunden@rema.no, ta kontakt med Bjørnar) - I pakke pølsepapir fra Gilde bestilles sammen med pølsene. - Bestille 200 lomper 2
- Bestille 600 pølsebrød - Sennep - Ketchup - Stekt løk - 2 stk 1,5 lister Husholdningssaft/ Solbergsirup. - Ca.30 brett bokser med brus. Anbefaler å kjøpe dette på Rema 1000 (må undersøke om de selger bokser), da det som er til overs kan returneres. 2 brett Ramlösa, 6 brett Pepsi Max, 6 brett Cola, 4 brett Gul Fanta, 4 brett Rød Fanta og 4 brett Sprite) - Kaker (hver klasse på skolen skal levere 3 kaker/bakevarer) - 20 poser kaffe filtermalt - 1 pose kaffefilter - 500 servietter - 300 små papptallerkener - 200 saftglass - 300 kaffekopper (papp eller isopor) - 3 pk søplesekker/ evt gjennomsiktige sekker til pant. - Papirdukene for bordene ute, sjekk boden. Brusbokser. Vurdere egne poser(gjennomsiktige) for å samle inn boksene slik at vi kan levere de tilbake for pant dersom de erkjøpt i Norge. Skilt for pantsøppel ligger i FAU-boden. Dette settes i FAU boden etter arrangementet. FAU leder panter flaskene. d) Kaker/bakevarer/frukt/grønsaker ol Hver av klassekontakt har ansvaret for at sin klasse leverer 3 stk kaker/bakevare/fruktfat/grønnsker ol, som leveres Lillås skole samme dag som arrangementet Det er viktig at foreldre husker på at dette er serviett kaker. Slik at den som lager kake deler kaken opp i jevne stykker for salg. For at det skal være enklest mulig er det flott om kaker/bakervarer leveres på kastbare brett. Som for eksempel pappbrett/trebit med aluminiumsfolie rundt + over. Slik at ikke dyre fat blir borte, eller gjenglemt. Gjenglemte brett blir satt i FAU boden ut skoleåret. e) Popcorn Dette har blitt solgt tidligere, og har vært veldig populært. Da har en poppet poppkorn, og fordelt i brødposer som har blitt solgt. Se hva en kan få til. 3. UTSTYR I FAU boden, nede i kjelleren kan en finne det meste av utstyret Dette er: 2 stk pølsevarmere 2 stk kjeler Kokeplate kaffetraktere kaffekanner 2 stk saftdunker søppelposer Pappkrus og saftglass Servietter og pølsepapir Pølseklyper og kakespader Ketchup og sennep Stekt løk Plakater (sjekk om de fortsatt kan benyttes) 3
Vi bør minimum ha 3 pengeskrin for kafeen som står på bord bak kafeens front. Og en til loddsalg. 4. GJENNOMFØRING Bruk 1. klasserommene som base for kiosk. Kioskene, «3-5 stk»(langbord) plasseres rett utenfor vinduene til 1. klasserommene hvor det serveres kake/is/frukt og drikke, og 2-3 stk borte ved lekeboden hvor det serveres pølser/annet matholdig/drikke. De som jobber inne på kjøkkenet kan da sende påfyll av kaffe, kaker og pølser ut av vindu. Bordene står i kjelleren på lagringsrommet ved siden av FAU boden. Husk å kjøp papir duk til kiosk (sjekk FAU boden 2 hylle nederst til høyre) Kiosken betjenes følgende: 1. vakt; 16 stk og 4 inne. 2.vakt; 11 ute og 4 inne. Eller se eget vaktskjema, som settes opp. De som har 1. vakt stiller 15:00 på skolen og rigger kiosk. Sette på pølsevann snarest, kaffe osv. Åpner kiosken så snart en begynner å bli klar. De som har 2. vakt rydder og plasser ting tilbake på 1.klasserom, faubod og lagringsrom (bordene) og fryseboks på lite rom til høyre rett før inngangen til kontorene. OBS! Ta bilde av klasserommet før man begynner å organisere, og rigge i stand, slik at ting blir plassert der det stod før start. Nøklene leveres tilbake/signeres ut hos Bente, sekretæren på Lillås skole, dagen etter. Pengene telles opp og leveres tilbake til kasserer med signert opptelling av to personer. Evt tørrvarer leveres tilbake til Rema 1000, med signert kvittering som leveres kasserer. KIOSKEN Pølsekoker på hver sin ende av bordet. Sørg for at dere har en bruksanvisning/eller god peil på hvordan disse funker. Da disse skal tilføres vann som må varmes opp Bær den lille fryseren ut slik at man kan holde is.(står i rommet til høyre på avsatsen ved inngangen til kontoret.) Den store fryseren og kjøleskapet SKAL bli stående i FAU boden! Brus og pølser settes i kjøleskapet dagen før. Vi har et kjøleskap i FAU boden. Etterspør om vi kan låne kjøleskapet på 1,klasserommet og FAU rommet (2 styk). Bær ut brus underveis slik at den holder seg kald lengst mulig. FAU har 4 stk Skjøteledninger med trommel. Husk å avklar med rektor/fau leder vedrørende hvor dere skal hente strøm. Kaffetrakterne trekker mye strøm, så sikringene har lett for å gå, om en ikke fordeler strømuttaket. Husk å koble fra vaskemaskinen i 1. klasse Avfallssekker, står ett stativ nede på heimkunnskapen som man kan låne + 2 på sløyden + ett på SFO kjøkken. (sjekk at søppelposer og gjennomsiktige poster ligger i FAU boden, står også på handlelista.)husk og sette opp søppelposer og evt. tømme disse underveis av arrangementet. Ligger plakater for tomflasker og søppel i FAU boden. Pølser: Kok opp vann med en gang dere kommer da dette tar tid. Sørg for at dere har noe til å frakte de varme pølsene i fra kjelen og ut i kiosken. Kok opp vann til pølsekokerne, samt ha en eller to store kjeler på kjøkkenet hvor man har varme pølser klare som kan suppleres til kiosk. 4
Hente pengekassen (3 i kiosk og en til loddsalg) hos regnskapsfører. Passe på at det er nok med veksel både til kiosken og til loddboden. Det bør være ca. kr 9.000,- i veksel. Meld fra til kasserer i god tid. Kakespader, kniver og andre hjelpemidler finnes noe i FAU boden, ellers kan det også finnes oppe på lærerværelset.( Husk å legge dette tilbake når dere er ferdig) Husk pølseklyper (FAU boden) Fylle saft i saftdunker som står i FAU-boden. Heng opp skilter som viser priser, og plakater om vipps i kioskområdet. Se hva som ligger i FAU boden på forhånd. Om det mangler noe må dette meldes fra til FAU leder. Kaker kan leveres på morgenen, snakk med Bente hvor disse kan settes. Be de som baker, om å levere kaker på engangs fat/papp kledd med sølvpapir eller lignede, ferdig oppskåret. Husk å rydde ting på plass slik det var, før vi begynte. Papp kastes i pappcontainer og rest i søppelcontainer oppe på grusplassen, nedkjørselen til skolen. Stoler som bæres ut er kun de brune plaststolene som står i aulaen + nede under trappen i kjelleren. Men vurder om dette i det hele tatt er nødvendig, da folk egentlig skal ha med egne bord og stoler. OBS OBS det er ikke lov å ta ut noen skolepulter eller skolestoler fra noen klasserom til å sitte rundt. Her er det ikke vanskelig og spørre foreldre som kommer om de kan bære tilbake det de bærer ut og bruker. 5. LODDSALG Skolen arrangerer loddsalg (kjøperinn lodd og selger), og samler inn gevinster til bøttegaver. De tar seg av dette. Utlodding skjer mot slutten av arrangementet. 1500,- tas ut av kassen til veksel for loddsalg. Det er viktig å merke av hvor mye av kontantene som er satt av til loddsalget, slik at en skiller dette ut fra salget senere. Loddsalget telles for seg ved oppgjøret. 6. PRISER Prisliste kiosk: Prøv å holde priser i 10,-. Følgende priser: 10 kr for kake, 10 kr for kaffe, 5 kr. for saft, (10 kr for capri-sonne), 20 kr for brus, 10 kr. for lollipop og kr. 20,- for krone is kr.20,- for pølse. (evt. kr. 10,- for poppkorn) 7. STRØM Det er viktig å trekke strøm fra forskjellige plasser slik at vi ikke overbelaster enkelte kurser. Skjøtekabler ligger i FAU bod Kaffe kokes inne med egen stasjon. Pølser holdes varme ute og varmes opp inne 8. Kontaktpersoner FAU leder, eller de som arrangerte 17. mai skoleåret før. Se FAU sin hjemmeside. 9. Annet: Foreldre oppfordres til å være med på lekene som skole og elever arrangerer. 5