Møte: 27. mai 2015 Deltakere: Charles Johannessen, Tor Kristian Kristiansen, Robin Jakobsen, Pål Fondevik Sted: Møterom HNIKT

Transkript

1 Møte: 27. mai 2015 Deltakere: Johannessen, Tor Kristian Kristiansen, Robin Jakobsen, Pål Fondevik Sted: Møterom HNIKT Det er laget en kjøreplan som ligger under. Vi gikk gjennom denne og la inn navn på hvert ansvarsområde. Den som har ansvar her, må selv kontakte personer som kan delta innenfor området. Det er laget et kommentarfelt under hver hovedområde der det står status om punktene Til neste møte tar hver i komiteen og sjekker ut punktene under under sine ansvarsområder Neste møte blir 15. juni kl 2000 på samme sted

2 Sekretariat Inger Bårdsen Ina Bårdsen blir med i tillegg. Bankterminal er bestilt fra Sparebank1 Pål Pål Skal gi informasjon om alt vedrørende rittet Innhente relevante opplysninger fra rittleder Møte med leder tidtaking, mottar brikker fra denne Rigge til bord og stoler inngang Hadselhallen Henge opp løypekart, opplysninger, etc I manualen er alt av skjemaer, sjekke om helårslisens Bruke skjema for engangslisenser Egen kasse der alt materiell til sekretariatet ligger Motta bankterminal og kontantkasse med 1500,- kroner i vekslepenger Kjøre sluttoppgjør på terminal Telle opp kontanter kasse Levere kasse og terminal til ritt ansvarlig Sjekke toalett og garderober i Hadselhallen, merking av garderober dame/herre 1 stk bankterminaler. 1 stk kontantkasser med 1500,- i vekslepenger Brikkes hentes av tid takerne som har dem inne til kontroll

3 Kantine Berit Fondevik Bankterminal er bestilt fra Sparebank1. Pål henter og ordner med kontantkasse Motta bankterminal og kontantkasse med 1500,- kroner i vekslepenger Kontakte Rema1000 slik at de oppretter konto (mulig konto kan brukes) Hente ut varer i henhold til liste Rigge til kantine i 1. etasje i skihuset Etter stengetid kjøre sluttoppgjør på bankterminal Telle opp kassen og skrive ned beløp som legges i kassen Levere tilbake varer som ikke er benyttet til Rema1000 Alt av kvitteringer legges i kassen Kassen og bankterminal leveres til rittansvarlig Ordne med 1 kasse bananer og husholdnings saft. Rema bruker å sponse bananer

4 Vakt Robin Vaktlag på Stokmarknes-Lekang og Melbu For Melbu få inn en person tar ansvar for disse Gule vester hentes hos ritt ansvarlig Før rittet ha et felles møte med rittansvarlig og kommissær vedrørende utfordringer i løypa Flagg, fløyte Vaktleder har siste møte med vaktlaget vedrørende detaljeringer Kontakte Trollfjord vedrørende lån av 5 stk sambandsytstyr Levere inn utstyr etter ritt slutt Be vakter ta med seg merking etter ritt Robin kontakter Finn Sture på Melbu vedr koordinere vaktlag fom Sorgenfri og Melbu sida

5 Løype og merking Hente inn skilt og merkebånd Planlegge merking Stokmarknes Sorgenfri, Sorgenfri Melbu Få inn person(er) for merking Melbu siden (Erlend Frendal?) Utføre merkingen av løypa dagen før ritt start Etter endt ritt, ta ned all merking Kontakte Trollfjord vedr lån av ATV På morgenen rittdagen sykle gjennom løypa og sjekke merkingen, kan eventuelt dedikere dette til andre personer

6 Tidtaking Hente inn og installere teknisk utstyr Eksportere data fra påmeldingssiden og legge inn i tid takings systemet Hente inn og levere alle tid takings brikker til sekretariatet Ha et møte med sekretariatet vedr ting og tang Etter at rittet er over, maile over resultater til media Rigge ned utstyr Pål har sjekket med Lars og Ronny, kan ikke stille opp pga ferie. skal sjekke med Melbo (Pettersen) samt med Lødingen

7 Speakertjeneste Rune Hansen Sjekke at alt utstyr er ok Ordne med musikk sjekker med Rune Hansen, Rune stiller opp Koordinere speakertjenesten og musikk Sette seg inn i historikk

8 Premier Ha en opptelling på premier (medaljer, pokaler, etc) Bestille nye premier Jan Paulsen Kontakte næringslivet og innhente gavekort eller andre type premier Sammen med ritt ansvarlig klargjøre premiene til premieutdeling Pakke ned etter slutt premieutdeling Pål sjekker med Jan Paulsen om han kan kontakte næringslivet vedr gavekort og premier

9 Media Pål Nei Ok Ok Ok Ok Ok Ok Kontakte media for å få intervju (ut i avis samme uken som rittet arrangeres) Annonser i avisene? Sende over til media informasjon som ligger på websidene til VSK Pressemelding? Utforme påmeldings siden Utforme egen FB side rettet mot barn og unge Utforme informasjon på websidene Legge ut informasjon om rittet på facebook sidene til klubbene i Nord Norge Skrive om rittet på VSK sin hjemmeside og VSK sin facebook side Lage kart over løypene, legge ut på web, ta utskrift for å henge opp Ta bilder fra rittet Legge ut resultater Legge ut bilder

10 Rigg Nedrigg Tor Kristian Hente inn alt utstyr som skal brukes Hjelpe kantine og sekretariat med deres rigging Sette ut bord og stoler til besøkende og deltakere Sette ut sperrebukker, bånd, kjegler, ol Sette ut start og mål seil Flagg, vimpler,?

11 Praktisk Robin Pål OK Tor Kr Tor Kr Gule vester Kontakte sportsbutikker vedr stand og sykkelrep Utstyr for å vaske sykkel, uttak ved Hadselhallen Ordne med nøkler (hadselhallen, speakerbua oppe og kjeller, porten ved speakerbua Startnummer Melde inn rittet til Norges Cykleforbund Hjelpekorpset. Møte vedrørende hvor de skal være Låne 2 stk tappedunker, hente inn bananer fra kantina, dedikere 1-2 personer som har ansvar for utdeling av drikke og banan etter endt ritt Kontakte grunneiere vedr ritt, merking og kjøring med ATV Merkebånd Sjekk av alle skilt Bestille arrangør skjorte? Nei Kontakte grunneiere Kontakte kommunen Kontakte politiet Robin Ptf Utgår Utgår robin Kommissær, Finn Sture? Ptf Epost om utstyr rundt omkring

12 Barn og ungdom Tor Kristian pål Ut i fra årsklassene lage rundeoppsett i lysløypa. Nye kart Merke løypa Innhente personer som skal være med å arrangere For de minste skal en voksen med hjelm sykle foran og en bakerst Rigge ned etter ritt slutt, ta ned all merking Hvis mulig gi andre oppgaver til de som blir frigjort Tor Kristian kontakter Jan Paulsen for å få innspill på hvordan dette ble gjort i fjor. Pål har laget kart over løypa for barn og unge