1 Retningslinjer for ansettelse i Sarpsborg kommune Innhold Retningslinjer for ansettelse i Sarpsborg kommune... 1 1. Omfang... 2 2. Ansettelsesmyndighet og habilitet... 2 3. Vurderinger som må foretas ved ledig stilling i kommunen før stillingen kan utlyses... 2 a. Behovsvurdering... 2 b. Informasjons- og drøftingsplikt med tillitsvalgt... 2 c. Heltid eller deltid?... 2 d. Fast ansettelse eller midlertidig ansettelse?... 3 e. Ansatte med omplasserings- og fortrinnsrett som må avklares før utlysning?... 3 4. Valg av rekrutteringsprosess (direkte ansettelse, intern- og ekstern utlysning)... 4 5. Utlysning... 5 a. Rekrutteringssystem... 5 b. Utlysningstekstens betydning for prosessen videre... 5 c. Minimumsinnhold i utlysningsteksten... 5 6. Publisering... 6 7. Søknadsfrist... 6 8. Endring av utlysningstekst... 6 9. Søkerliste... 6 10. Utvelgelsesprosess... 7 a. Krav til utvelgelsesprosessen... 7 b. Vurdering av hvem som skal ansettes (kvalifikasjonsprinsippet)... 7 c. Intervju... 7 d. Referansesjekk... 8 e. Kontroll av politiattest, autorisasjon/ godkjenning, helsemessige forhold... 8 11. Lønnsfastsettelse og ansiennitetsberegning... 9 12. Sluttføring av rekrutteringsprosess... 10 a. Administrativt vedtak og arbeidsavtale... 10 b. Informasjon til tillitsvalgte og øvrige søkere... 10 c. Arkivering... 10 13. Innsynrett... 11 14. Klagerett... 11 15. Andre relevante dokumenter... 11
2 1. Omfang Denne retningslinjen gjelder for all ansettelse i Sarpsborg kommune, med unntak av ansettelse av kommunedirektør som gjøres i tråd med reglene i kommuneloven. Videre gjelder denne retningslinjen for både deltid- og heltidsstillinger og fast og midlertidige ansettelsesforhold. Retningslinjene gjelder så langt de ikke kommer i strid med gjeldende lov, forskrift gitt i medhold av lov eller avtaler som er bindende for kommunen. Det vises for øvrig til kommunens arbeidsreglement. 2. Ansettelsesmyndighet og habilitet Sarpsborg kommune sitt delegeringsreglement og den enkelte lederavtalen regulerer hvilke ledere som til enhver tid har ansettelsesmyndighet i Sarpsborg kommune. Ansettelsesmyndigheten er normalt delegert til virksomhetsledere. Leder med ansettelsesmyndighet kan likevel ikke gjennomføre tilsettingsprosessen dersom vedkommende er inhabil. Ledernivået over må da beslutte ansettelsen grunnet at alle lederens underordnede også vil regnes som inhabile. En leder er inhabil til å foreta ansettelse dersom (jf. forvaltningsloven 6): Leder er i slekt eller svogerskap med en søker i opp- eller nedstigende linje (foreldre eller barn) eller i sidelinje så nær som søsken. Leder er eller har vært gift/forlovet/ med søker. Leder er fosterfar/mor/barn til søker. Leder er verge for søker. Det er andre særlige grunner som svekker tilliten til at leder vil kunne fatte en upartisk avgjørelse om tilsetting, for eksempel annen nær relasjon til søker. Den enkelte leder har selv ansvar for å vurdere sin egen habilitet. Dersom man er i tvil om egen habilitet, skal nærmeste leder kontaktes for en avklaring. 3. Vurderinger som må foretas ved ledig stilling i kommunen før stillingen kan utlyses a. Behovsvurdering Formålet med rekrutteringsprosessen er å finne en ny medarbeider som oppfyller kommunens behov for arbeidskraft. Det er viktig at man vurderer nøye hvilket innhold som skal ligge i den ledige stillingen og hvilke kvalifikasjoner man anser som nødvendig for å kunne utføre arbeidsoppgavene. Hvilke kvalifikasjonskrav som skal stilles avhenger av stillingens innhold, men også hvilken kompetanse som ellers er i arbeidsmiljøet og hvilket behov man vil ha dekket i fremtiden. b. Informasjons- og drøftingsplikt med tillitsvalgt Leder med ansettelsesmyndighet skal, så tidlig som mulig, informere, drøfte og ta de berørte tillitsvalgte med på råd i forbindelse med ansettelser (Hovedavtalen (HA) del B 3-1 bokstav d). c. Heltid eller deltid? Det skal som hovedregel ansettes i full stilling jf. hovedtariffavtalen (HTA) pkt. 2.3.1. Unntak skal drøftes med tillitsvalgte med mindre det er åpenbart unødvendig.
3 d. Fast ansettelse eller midlertidig ansettelse? Alle stillinger skal som hovedregel være faste. Det er kun tillatt med midlertidig ansettelse i de tilfellene som arbeidsmiljøloven klart åpner for. Alle faste og midlertidige stillinger skal ha en fast stillingsprosent og lønnes på månedsbasis. Hvis dette ikke er mulig, skal det isteden inngås en rammeavtale for tilkalling. Bruk av rammeavtaler er en snever unntaksregel fra utgangspunktet om fast ansettelse, og skal bare brukes når vilkårene for midlertidig ansettelse er oppfylt. En rammeavtale for tilkalling oppfyller alene ikke kravet til arbeidsavtale og må utfylles med en vaktplan. Det er tillatt med midlertidig ansettelse i følgende tilfeller (jf. arbeidsmiljøloven 14-9): Vikariat: forutsetter at det er en annen ansatt som eier stillingen, og at denne ansatte er fraværende fra stillingen i en periode. Dette kan for eksempel være ved ferieavvikling, permisjon og sykemelding. En vikar kan være vikar for flere personer. Lærlinger. Når arbeidet er av midlertidig karakter: dette er hovedsakelig i en rekrutteringsperiode, ved prosjektstillinger eller i begrenset adgang sesongarbeid. Vær oppmerksom på at Sarpsborg bystyre har besluttet at arbeidsmiljøloven 14-9 (1) f (adgangen til generell midlertidig ansettelse i inntil 12 måneder) ikke skal anvendes i Sarpsborg kommune. e. Ansatte med omplasserings- og fortrinnsrett som må avklares før utlysning? Etter arbeidsmiljøloven kan ansatte i visse situasjoner ha en omplasseringsrett eller en fortrinnsrett til ledig stilling i kommunen. Rettigheten er betinget av at den ansatte er kvalifisert for stillingen. Det er ikke krav om at vedkommende er best kvalifisert. Leder med ansettelsesmyndighet sender mail til omplassering@sarpsborg.com for vurdering av om kommunen har ansatte som har omplasseringsrett til stillingen før stillingen utlyses. Virksomhet HR vil da vurdere og beslutte om det er ansatte med omplasseringsrett som har rett til å direkte innplasseres inn i stillingen fremfor at den utlyses. Dersom både en ansatt med omplasseringsrett og en ansatt med fortrinnsrett er kvalifisert for samme stilling, er det den ansatte med omplasseringsrett som skal prioriteres. Ansatte med rett til å bli omplassert til annet passende arbeid: Det er hovedsakelig to grupper ansatte som har rett til å omplasseres til annen passende stilling. Der det er flere ansatte med omplasseringsrett, skal det foretas en skjønnsmessig vurdering i forbindelse med hvilken ansatt som skal tilbys jobben. Det er ikke en fastsatt prioritering mellom gruppene, hvor den ene gruppen har forrang fremfor den andre. Ansatte med rett til å bli omplassert til annet passende arbeid er: Ansatte som har fått redusert arbeidsevne og som av denne grunn har behov for å gå over i annen type stilling (IA- kandidater, jf. arbeidsmiljøloven 6-4(1)). Ansatte som har fått stillingen sin inndradd i en nedbemanningsprosess og er overtallig. Sarpsborg kommune har en særskilt ordning som gjør at de overtallige har tre års stillingsvern etter at de er gjort overtallige, og de skal i denne perioden omplasseres til annen stilling i kommunen.
4 Ansatte med fortrinnsrett: Det er en fastsatt prioritering mellom de ulike gruppene fortrinnsberettigete. Dersom det er flere ansatte med fortrinnsrett som kvalifiserer til samme stilling, skal de prioriteres i følgende rekkefølge: 1. Ansatte som er blitt sagt opp på grunn av virksomhetens forhold etter at det 3-årige stillingsvernet er utløpt. 2. Deltidsansatte med fortrinnsrett til utvidet stilling (arbeidsmiljøloven 14-3) 3. Midlertidige ansatte (ikke vikarer) som på grunn av virksomhetens forhold ikke får fortsette ansettelsen. 4. Ansatte som har fått innvilget redusert arbeidstid og som senere ønsker å øke stillingen sin (arbeidsmiljøloven 10-2 (4)). 5. Ansatte som har reservert seg mot virksomhetsoverdragelse (arbeidsmiljøloven 16-3). Særlig om deltidsansattes fortrinnsrett Dersom arbeidsgiver har en ledig stilling skal den deltidsansatte tilbys å utvide stillingen sin fremfor at det ansettes andre i den. Framgangsmåte: Stillingen sendes til ekstern utlysning, og ansatte som er fortrinnsberettigede må selv melde sin interesse. Forutsetningen for at deltidsansatte har rettskrav på stillingen er: Det ikke er grunnlag for direkte ansettelse, herunder at andre ansatte har rettskrav på stillingen ut fra omplasserings- eller fortrinnsrett. Den ledige stillingen innehar tilsvarende arbeidsoppgaver som ligger til deltidsstillingen Den deltidsansatte må være kvalifisert for den ledige stillingen. Som en del av kvalifikasjonsvurderingen kan det vurderes om den ansatte har helse til å stå i utvidet stilling. Terskelen for å vektlegge tidligere lovlig sykefravær er imidlertid nokså høy. Det ikke vil medføre vesentlige ulemper for arbeidsgiver å utvide deltidsstillingen til den ansatt. Dette vil f. eks kunne være når: - Den deltidsansatte ikke kan ta hele den utlyste stillingen, slik at arbeidsgiver sitter igjen med en reststilling som det er vanskelig å rekruttere til. - Arbeidsgiver vil bryte arbeidstidsreglene dersom deltidsansatte får utvidet sin stilling istedenfor at det ansettes en person til. - Utvidelse av den deltidsansattes stilling vil medføre vesentlige ulemper for de andre ansatte, f. eks økt innslag av vakter på ubekvemme tidspunkt. 4. Valg av rekrutteringsprosess (direkte ansettelse, intern- og ekstern utlysning) Hovedregelen er at alle stillinger skal lyses ut eksternt, med mindre unntaksbestemmelsen for å gjennomføre en direkte eller intern rekrutteringsprosess kommer til anvendelse. Direkte ansettelse kan anvendes: Stillingsjusteringer opp til 15% (f. eks. turnusendringer) når vedkommende har fast deltidsstilling i bunn. Interne overføringer så fremt det er overføring til tilsvarende stilling. Når det foreligger særskilte grunner. Dette tilfellet må godkjennes av virksomhetsleder HR.
5 Omdisponering av ansatte i kraft av styringsretten eller som følge av omplassering, regnes ikke som ansettelser. Ansettelsesrutinen kommer derfor ikke til anvendelse i slike situasjoner. I stedet skal omdisponeringen dokumenteres ved at leder med ansettelsesmyndighet sender ansattmelding til Virksomhet HR. Videre skriver Virksomhet HR et addendum som legges ved den opprinnelige arbeidsavtalen. Intern utlysning kan benyttes når: Midlertidig tilsetting inntil 3 måneder Når det foreligger særskilte grunner. Dette tilfellet må godkjennes av virksomhetsleder HR. Merk at intern utlysning må skje for alle kommunens ansatte, og ikke begrenset til den enkelte virksomhet. 5. Utlysning a. Rekrutteringssystem Utlysningsteksten utarbeides i Sarpsborg kommune sitt rekrutteringsprogram. Informasjon og veiledning er tilgjengelig via Risk Manager. b. Utlysningstekstens betydning for prosessen videre Hvilke kvalifikasjoner som etterlyses i utlysningsteksten er bindende for hvilke kvalifikasjoner som kan vektlegges ved den senere utvelgelsesprosessen. Vurderingen av hvilken kandidat som er best kvalifisert og som har rett på stillingen vil bli tolket ut fra hvilke kvalifikasjoner som etterspørres i utlysningsteksten. Vær derfor oppmerksom på å ikke sette kvalifikasjonskravene lavere eller høyere enn det som er nødvendig for stillingen. Er det søkt etter en assistent og man får en søker som er helsefagarbeider, så vil man kun kunne ansette vedkommende som assistent. Er det søkt etter en fagarbeider og søker er en godt egnet ufaglært, så vil denne søkeren måtte avvises. I slike tilfeller vil det være lurt å søke etter en assistent/ fagarbeider. Vær også oppmerksom på at utlysningsteksten kan binde hvilken endringsadgang arbeidsgiver har for den som ansettes senere i ansettelsesforholdet. Det er derfor viktig å ikke sette flere begrensinger enn det som er nødvendig, for eksempel i form av arbeidssted, arbeidstid («kveldsvakt»), stillingsbetegnelse og arbeidsoppgave. c. Minimumsinnhold i utlysningsteksten En utlysning skal alltid inneholde minimum følgende punkter: Stillingsbetegnelse Stillingsprosent Eventuelle krav om politiattest, autorisasjon og helseattest Om stillingen er fast eller midlertidig Arbeidssted Kvalifikasjonskrav Arbeidsoppgaver Mangfoldserklæring: ved utlysning av stilling skal det tas hensyn til Hovedavtalens del B 7 som omhandler likestilling og rekruttering av arbeidskraft med flerkulturell bakgrunn
6 6. Publisering Stillinger som lyses ut skal publiseres i tråd med reglene i Kurshåndbok Visma Enterprise rekruttering. 7. Søknadsfrist Søknadsfristen for eksternt utlyste stillinger skal som hovedregel være 3 uker. Ved intern utlysning kan denne være kortere. Det anbefales ikke å sette siste frist til helg- og helligdag, grunnet søkerne kan ha behov for bistand i søknadsprosessen. Søker som sender søknad etter søknadsfristens utløp, har ikke krav på å få søknaden behandlet. Leder med ansettelsesmyndighet kan etter en konkret vurdering beslutte at søkeren får søknaden sin vurdert. I vurderingen skal det legges vekt på om forsinkelsen kan lastes søkeren, hvor langt rekrutteringsprosessen er kommet og eventuell likebehandling av andre søkere i samme situasjon. Det skal også vurderes om det er mer hensiktsmessig å utvide søknadsfristen for stillingen isteden. Dersom søknadsfristen skal utvides, skal leder med ansettelsesmyndighet ta kontakt med utlysning@sarpsborg.com for å få forlenget publiseringsdatoen i rekrutteringssystemet. 8. Endring av utlysningstekst Dersom kompetansekrav endres underveis, skal stillingen lyses ut på nytt og rekrutteringsprosessen må startes på nytt. I de tilfellene stillingen lyses ut på nytt, skal leder med ansettelsesmyndighet informere søker(e) fra første runde om bakgrunnen for ny utlysning. Dersom søkerne ønsker å opprettholde søknad på ny utlysning, kan Virksomhet HR bistå med å flytte over søknadene. Kontakt utlysning@sarpsborg.com. 9. Søkerliste Det er to typer søkerliste; offentlig og utvidet søkerliste. Offentlig søkerliste inneholder begrensede opplysninger og i hovedsak opplysninger om navn, alder, kjønn, bosted og siste stillingsbetegnelse. En utvidet søkerliste inneholder også opplysninger om vedkommende sin CV. Leder med ansettelsesmyndighet har tilgang til utvidet søkerliste under hele rekrutteringsprosessen. Hovedtillitsvalgte i den aktuelle fagforeningen som har bistått i rekrutteringsprosessen vil få tilsendt utvidet søkerliste av Virksomhet HR etter at søknadsfristen er gått ut. Virksomhet HR vil utarbeide offentlig søkerliste etter at søknadsfristen er gått ut og lagres i arkivsystemet. Søkere som ønsker å være unntatt offentlighet må begrunne dette særskilt. Det er en høy terskel for å bli unntatt fra offentlighet. Denne vurderingen gjøres i samråd med Virksomhet HR, ta kontakt via mail utlysning@sarpsborg.com. Det er ikke tilstrekkelig at søkeren har et generelt ubehag av at det gjøres kjent at vedkommende har søkt på stillingen. Det må påvises en reell mulighet for at innsyn vil kunne føre til konkrete skader og ulemper for vedkommende.
7 10. Utvelgelsesprosess a. Krav til utvelgelsesprosessen Etter forvaltningsloven 17 har kommunen plikt til å «påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtaket treffes». I dette ligger det en undersøkelsesplikt; leder med ansettelsesmyndighet må fremskaffe de opplysningene som er nødvendig for å ta stilling til hvem som er best kvalifisert. Dette krever at det må gjennomføres gode intervjuer og referansesjekker før beslutning om innstilling fattes. I tillegg må enkeltvedtaket være etterprøvbart, noe som krever at de enkelte punktene utvelgelsesprosessen må være skriftliggjort (dokumentert). Se pkt.8.3 for hvilke dokumenter som skal arkiveres i tilsettingssaken i arkivsystemet. b. Vurdering av hvem som skal ansettes (kvalifikasjonsprinsippet) Arbeidsgiver har stor frihet til å velge hvem som skal ansettes, men det er visse krav som stilles. Kvalifikasjonsprinsippet innebærer at den som er best kvalifisert skal ansettes. Vurderingen av hvem som er best kvalifisert skal vurderes med utgangspunkt i hvilke krav som står i utlysningsteksten. Man kan for eksempel ikke anse en pedagog for best kvalifisert, dersom det er en fagarbeider man har søkt etter i stillingsutlysningen. For å finne frem til hvem som er best kvalifisert, må arbeidsgiver foreta en sammenlignende vurdering av søkerne hvor søkernes kvalifikasjoner veies opp imot hverandre. Når søkere av begge kjønn står kvalifikasjonsmessig likt, fortrekkes det kjønn som er underrepresentert. Når søkere for øvrig står kvalifikasjonsmessig likt, fortrekkes den søker som har lengst tjeneste i kommunen (Hovedtariffavtalen (HTA) kap.1 2.2.). Særlig om familiær tilknytning på arbeidsplassen Det skal som hovedregel ikke ansettes personer som har en nær relasjon til andre ansatte på arbeidsplassen. Dette gjelder særlig når den ansatte i nær relasjon til søkeren, vil ha et overordnet ansvar overfor søkeren, eller omvendt. Slikt overordnet ansvar kan for eksempel være personalansvar eller fagansvar. Unntak kan bare besluttes av virksomhetsleder HR. c. Intervju Det skal innkalles til intervju i alle stillinger. Tillitsvalgt skal gis mulighet til å delta på intervjuet. Dersom det er flere aktuelle arbeidstakerorganisasjoner, bør det vurderes om arbeidstakerorganisasjonen med flest medlemmer ved virksomheten er den som bør delta under intervjuet. Hvilken arbeidstakerorganisasjon som deltar i intervjuet bør vurderes i forhold til stillingen det ansettes i. i. Vurdering av hvem som skal innkalles til intervju Det må først foretas en grovsortering av søkerne, hvor man sorterer bort søkerne som klart ikke oppfyller kvalifikasjonskravene til stillingen. De har f. eks ikke den etterspurte utdanningen.
8 For de øvrige søkerne må man stille seg spørsmål om man på bakgrunn utelukkende av CV og søknadstekst kan slå fast at noen av søkerne er mindre kvalifisert enn andre søkere. Husk at personlige egenskaper, språkkunnskaper mm er vanskelig å måle ut fra utelukkende søknad og CV. Dersom det er tvil, bør disse søkerne innkalles til intervju. Unntaket er dersom det blir svært mange søkere da bør man ha et mindre utvalg inne til intervju. Sarpsborg kommune har som mål å oppnå mangfold på arbeidsplassen gjennom å ansette folk med ulik bakgrunn. Dersom det er søkere med innvandringsbakgrunn skal minst en kvalifisert søker innkalles til intervju. 6.3.2. Hva man bør spørre om på intervju Formålet med intervjuet er å få frem tilstrekkelig informasjon til at man kan ta et velbegrunnet valg for hvem som er best kvalifisert til stillingen. Se Jobbintervjuet i praksis en veileder i intervjuteknikk. 6.3.3. Hva som er ulovlig å spørre om på intervju 1. Hvordan kandidaten stiller seg til ulike politiske synspunkt. 2. Hvorvidt kandidaten er medlem av fagforening 3. Graviditet eller fremtidig familieplanlegging 4. Informasjon om kandidatens seksuelle orientering og etnisitet 5. Helsemessige forhold: det er kun anledning til å innhente de helseopplysningene som er nødvendige for å utføre de arbeidsoppgavene som ligger til stillingen. Det vil være anledning til å stille spørsmål om kandidaten klarer de fysiske og psykiske belastningen som stillingen innebærer, for eksempel sannsynligheten for tunge løft. Generell informasjon om risiko for fremtidige sykdommer og fravær kan ikke spørres om. Vær oppmerksom på at kandidaten heller ikke kan samtykke til å besvare slik informasjon og leder med ansettelsesmyndighet kan heller ikke spørre referansene om dette. d. Referansesjekk Det skal innhentes minimum to referanser per aktuell søker før beslutning om innstilling. Dette skal gjøres selv om leder med ansettelsesmyndighet kjenner søkeren fra før. For å ha mest mulig likt sammenligningsgrunnlag, bør de samme spørsmålene stilles til alle referansene. Referansesjekk skal dokumenteres og arkiveres. e. Kontroll av politiattest, autorisasjon/ godkjenning, helsemessige forhold 6.5.1. Politi- og/eller helseattest Visse stillinger krever helseattest eller politiattest. Politiattest må foreligger før vedkommende tiltrer stillingen. Stillingene hvor det kan stilles krav om politi attest er uttømmende regulert på politiets nettside (se formålsoversikt): https://www.politiet.no/tjenester/politiattest/formal/.
9 Hvordan få politiattest Søkeren søker selv på elektronisk søkemodul hos www.politiet.no. Arbeidsgiver fyller ut skjema angående tilsettingsforholdet. Kontroll av politiattest Politiattesten kontrolleres av leder med ansettelsesmyndighet. Deretter skal politiattesten arkiveres i personalmappen til den ansatte så lenge stillingsforholdet består. 6.5.2. NOKUT godkjenning for pedagogisk personell med utdanning fra utenfor EU/EØS for faste stillinger i grunnskolen Søkere som er utdannet utenfor EU/EØS, må få vitnemålet godkjent av NOKUT (Nasjonalt organ for kvalitet og utdanning) i tillegg til Utdanningsdirektoratet. NOKUT vurderer hvilken grad utdanningen tilsvarer i det norske utdanningssystemet (bachelor, master, Phd) og Utdanningsdirektorater vurderer hvilke fag vedkommende har undervisningskompetanse i. 6.5.3. Smittsomme sykdommer Ved ansettelse skjer kontroll av smittsomme sykdommer i tråd med skjema for Tuberkulose- og MRSA kontroll ved ansettelser og utenlandsreiser. For ansatte som har fylt ut skjemaet, skal skjemaet lagres i den ansattes personalmappe. 6.5.4. Autorisasjon Det er kun lovlig å ansette helsepersonell som har gyldig norsk autorisasjon. Ved ansettelse av helsepersonell skal leder med ansettelsesmyndighet alltid kontrollere vedkommende sin autorisasjon med Helsedirektoratets autorisasjonskontor for helsepersonell. Dette gjøres ved å søke på nettsiden https://helsedirektoratet.no/autorisasjon-utdanning-oggodkjenning (evt. www.sak.no ) Ansettelse med klausul i arbeidsavtalen med krav til frist for å få autorisasjon, skal skje i tråd med Regler og rutiner knyttet til autorisasjon. 11. Lønnsfastsettelse og ansiennitetsberegning Etter at det er besluttet hvem som skal tilbys stillingen, skal det foretas en lønnsfastsettelse. Lønnsfastsettelse ved nytilsetting skjer i henhold til hovedtariffavtalens kap 3, 4 og 5, samt lokale lønnsbestemmelser. Virksomhetsleder har myndighet til å foreta lønnsfastsettelse ved tilsetting der arbeidstaker direkteplasseres i henhold til Hovedtariffavtalen og «Lønnsprinsipper for Sarpsborg kommune». Dersom det ikke er mulig å lønnsplassere i henhold til Hovedtariffavtalen og «Lønnsprinsipper for Sarpsborg kommune», behandles saken via HR og/eller forhandlingsutvalget. Dette skal skje forut for at søker får tilbud om stilling og lønn. Leder med ansettelsesmyndighet er ansvarlig for å fremlegge søkerens utdanning og eventuelt arbeidspraksis til saksbehandler ved Virksomhet HR. Leder med ansettelsesmyndighet må informere søkeren om hvilken dokumentasjon som er nødvendig å legge frem for å få korrekt lønnsberegning. Viktig å være oppmerksom på ved dokumentasjon for ansiennitetsberegning. For stillinger hvor det er nødvendig med ansiennitetsberegning for å fastsette lønnen, er det viktig å være oppmerksom på at det er ulike regler for hvilken arbeidspraksis som telles med
10 ved ulike typer stillinger. Se Hovedtariffavtalen 12 og vedlegg 6 for mer informasjon vedrørende dette. For pedagogisk personell som ikke har allmenn lærerutdanning, vil bestemmelsene i forskrift til opplæringsloven kapittel 14 være styrende for lønnsfastsettelsen. 12. Sluttføring av rekrutteringsprosess a. Administrativt vedtak og arbeidsavtale Når intervjuet er gjennomført og referanser er innhentet, utarbeides et administrativt vedtak om ansettelse (samme saksnummer som utlysningen er journalført i 360). Tillitsvalgt(e) skal gis mulighet til å uttale seg før vedtak om ansettelse fattes jf. Hovedavtalens del B 3-2(f). Eventuell uenighet mellom arbeidsgiver og tillitsvalgt skal dokumenteres i det administrative vedtaket. Leder med ansettelsesmyndighet må sørge for at den ansatte selv dokumenterer at oppholdstillatelse er gitt. Og for hvilken periode tillatelsen er gitt. Det skal foreligge skriftlig arbeidsavtale underskrevet av arbeidsgiver og den ansatte. Alle nye ansettelser skjer med inntil 6 måneders prøvetid, jf. arbeidsmiljøloven 15-6 og Sarpsborg kommunes arbeidsreglement. Prøvetiden kan forlenges dersom den ansatte har vært fraværende i prøvetiden og fraværet skyldes forhold hos den ansatte (permisjoner, sykefravær mm). Det skal normalt ikke gis prøvetid ved overgang til tilsvarende ny stilling internt. Dersom stillingen er vesentlig annerledes enn den eksisterende stillingen, skal det som hovedregel gis prøvetid. Virksomhet HR skriver arbeidsavtalen og sender arbeidsavtalen, samt lenke til Arbeidsreglement og Taushetserklæring, til den aktuelle leder med ansettelsesmyndighet via e- post. Leder med ansettelsesmyndighet sørger for at arbeidsavtalen blir signert av seg selv og den ansatte. Ferdig signerte arbeidsavtaler returneres så til Virksomhet HR. Original arbeidsavtale arkiveres hos Virksomhet HR. b. Informasjon til tillitsvalgte og øvrige søkere Leder med ansettelsesmyndighet sender elektronisk brev via kommunens rekrutteringssystem til øvrige søkere om at stillingen er besatt, og avslutter ansettelsessaken. Leder med ansettelsesmyndighet gir nyansatte beskjed om hvem som er tillitsvalgt, og orienterer de tillitsvalgte på arbeidsplassen om nye ansettelser (jf. Hovedavtalen (HA) 3-1 (g)) c. Arkivering Følgende dokumenter skal arkiveres i arkivsystemet i tilknytning til ansettelsen (samme saksnummer som utlysningen er journalført i 360): Utlysning Søknad Notat fra intervju Notat fra referansesjekk Administrativt vedtak
11 13. Innsynrett I tråd med reglene i offentleglova kan det kreves innsyn i flere av dokumentene i rekrutteringssaken. Alle har i utgangspunktet rett til innsyn i offentlig søkerliste. Utvidet søkerliste, referat fra intervju og referansesjekk er i utgangspunktet unntatt offentlighet. Partene i rekrutteringsprosessen har rett til innsyn i tråd med forvaltningslovens og personopplysningslovens regler. Dette innebærer en større innsynsrett enn innsynretten som følger av offentleglova. I vurderingen av innsynsbegjæringer eller spørsmål knyttet til innsynsretten, kan leder med ansettelsesmyndighet kontakte Virksomhet HR for bistand. 14. Klagerett Søker har ingen klagerett i ansettelsessak etter at vedtaket er gjort. Forvaltningslovens regler om klagebehandling gjelder ikke i ansettelsessaker, jf. forvaltningsloven 3, 2. avsnitt 15. Andre relevante dokumenter I tillegg til denne rutinen, finnes det flere internt utarbeidede skjema, retningslinjer og bestemmelser som er aktuelle i forbindelse med ansettelse Sarpsborg kommune. Disse dokumentene ligger elektronisk på kommunens intranettside - Sarpedia og Risk Manager. Disse omfatter bl.a.: Vi i Sarpsborg plattform for ledelse og medarbeiderskap i Sarpsborg kommune Arbeidsreglement Sarpsborg kommune Arbeidsavtaler Lønnsprinsipper i Sarpsborg kommune Delegeringsreglementet Samarbeidsavtale om innføring av intervjuordninger for personer med innvandrerbakgrunn til stillinger i kommunal sektor