MØTEINNKALLING Kultur- og oppvekstutvalget Sted: Rakkestad Kulturhus, Formannskapssalen Dato: 01.09.2015 Tid: 19:00 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 10/15 15/980 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I KULTUR- OG OPPVEKSTUTVALGET DEN 26.05.2015. 11/15 15/1531 STRATEGIDOKUMENT FOR UTVIKLING AV BIBLIOTEKTJENESTER I RAKKESTAD 12/15 13/1721 MELDING - PLAN FOR DEN LOKALE KULTURELLE SKOLESEKKEN 2015-2018 13/15 15/1508 MELDING - STATUS GÅRDS- OG SLEKTSHISTORIE 2015 14/15 15/1309 INNBYGGERUNDERSØKELSE 2015 - MELDING Eventuelt forfall meldes til Servicekontoret tlf. 69 22 55 00 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rakkestad, 25. august 2015 Roger Olstad (s) Leder L
GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I KULTUR- OG OPPVEKSTUTVALGET DEN 26.05.2015. Saksbehandler: Ranveig Hansen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/980 Saksnr.: Utvalg Møtedato 10/15 Kultur- og oppvekstutvalget 01.09.2015 Rådmannens forslag til vedtak Protokollen fra møte i Kultur- og oppvekstutvalget 26.05.2015 godkjennes. Vedlegg Protokoll fra møte i Kultur- og oppvekstutvalget 26.05.2015. Side 2 av 12
STRATEGIDOKUMENT FOR UTVIKLING AV BIBLIOTEKTJENESTER I RAKKESTAD Saksbehandler: Grethe Torstensen Arkiv: C60 Arkivsaksnr.: 15/1531 Saksnr.: Utvalg Møtedato 11/15 Kultur- og oppvekstutvalget 01.09.2015 Rådmannens forslag til vedtak Kultur- og oppvekstutvalget vedtar «Strategidokument for utvikling av bibliotektjenester i Rakkestad». Vedlegg: 1 Strategidokument for utvikling av bibliotektjenester i Rakkestad. Bakgrunn I Budsjett 2015 og handlings og økonomiplan 2015-2018 hadde seksjon kultur et mål om å lage en «Strategiplan for utvikling av bibliotektjenester i Rakkestad». Dokumentet skal angi status og utviklingsretning for denne delen av seksjonens virksomhet. Hjemmel Strategiplanen skal vedtas i Kultur og oppvekstutvalget. Andre faktaopplysninger Bibliotektjenesten i Norge er i utvikling, og det må gjøres noen driftsendringer for å imøtekomme andre behov hos lånerne. Momenter som døgnåpent bibliotek, kompetanseutvikling og profilering er mye diskutert. Rakkestad kommune har et folkebibliotek som skårer høyt på brukerundersøkelser. Det har vært stabilt høyt utlån i en årrekke, men tendensen har snudd de to siste årene. Dette er en nasjonal trend, og ikke spesielt for Rakkestad. Administrasjonens vurdering Rakkestad bibliotek og bibliotekdrift i Norge er i endring. Det er derfor nyttig å analysere status og lage føringer for videre drift. Det skal være en rapport over dagens drift og utlånstall. Rapporten skal samtidig vise hvor utvikling må til. Strategiplanen skal være et dokument som viser tiltak som er gjennomførbare og som kan peke ut en retning som er riktig for Rakkestad. Side 3 av 12
MELDING - PLAN FOR DEN LOKALE KULTURELLE SKOLESEKKEN 2015-2018 Saksbehandler: Grethe Torstensen Arkiv: B50 &01 Arkivsaksnr.: 13/1721 Saksnr.: Utvalg Møtedato 12/15 Kultur- og oppvekstutvalget 01.09.2015 Rådmannens forslag til vedtak Kultur og oppvekstutvalget tar plan for «Den lokale kulturelle skolesekken 2015-2018» til orientering. Vedlegg: 1 Den lokale kulturelle skolesekken 2015-2018. Bakgrunn Den kulturelle skolesekken har vært en viktig kulturpolitisk satsing i hele landet siden 2002. Mål og prinsipper for satsningen er nedfelt i Stortingsmeldingen "Kulturell skulesekk for framtida" (Stortingsmelding nr. 8 (2007-2008)): å medvirke til at elever i skolen får et profesjonelt kunst- og kulturtilbud å legge til rette for at elever i skolen lettere skal få tilgang til, gjøre seg kjent med og utvikle forståelse for kunst- og kulturuttrykk av alle slag å medvirke til å utvikle en helhetlig innlemmelse av kunstneriske og kulturelle uttrykk i realiseringen av skolens læringsmål Tilbudet er delt i en regional og en lokal meny. Den regionale meny tilbys gjennom Østfold kulturutvikling og inneholder 5 arrangement pr skole pr år. Den lokale meny planlegges og gjennomføres i den enkelte kommune. I Rakkestad kommune har det vært prioritert workshops med lokale kunstnere på den lokale menyen. Hjemmel Planen skal opp i Kultur og oppvekstutvalget. Andre faktaopplysninger For skoleåret 2015/2016 har styringsgruppa for Den kulturelle skolesekken følgende medlemmer: Kommunal kulturkontakt Grethe Torstensen Kulturkontoret Fra kulturkontoret Magne Bjørnstad Kulturkontoret Skolekulturkontakt Wenche Kopperud Bergenhus skole Skolekulturkontakt Lena Haagensen Os skole Skolekulturkontakt Borghild Johanne Øby Kirkeng skole Side 4 av 12
Sak 12/15 Skolekulturkontakt Elin Heide Storeheier Ungdomsskolen Alle kommuner må levere en plan for hvilke tilbud som blir gitt i «Den lokale kulturelle skolesekken». Planen skal gi en kortfattet oversikt over hvilke tilbud som gis og et budsjett på dette. Det kan brukes både fylkeskommunale tilskudd og lokale midler til å gjennomføre arrangementene. Det leveres årlig rapport med revisorgodkjent regnskap. Det har vært utarbeidet tre planer for «Den lokale kulturelle skolesekken i Rakkestad kommune»: 1. Lokal kulturplan 2005-2008 2. Lokal kulturplan 2008-2011 3. Lokal kulturplan 2011-2014 Samtlige planer, rapporter og regnskap fra Rakkestad kommune har vært godkjent. «Plan for den lokale kulturelle skolesekken 2015-2018» har vært presentert for samtlige skolekulturkontakter og planen har vært gjennomgått på den enkelte skole. Økonomi I planen er det budsjettert med kr 295 000 i utgifter til samtlige arrangement i skoleåret 2015/2016. Rakkestad kommune får et årlig tilskudd på ca kr 75 000. De resterende midlene dekkes med arrangementsmidler på kulturbudsjettet. Dette er arrangementsmidler som tidligere har blitt brukt på enkeltstående arrangement, f.eks konserter, UKM og Drømmestipendet. Administrasjonens vurdering Planen for «Den lokale kulturelle skolesekken 2015-2018» har en litt annen vinkling enn tidligere planer fra Rakkestad kommune. Det er lagt vekt på samhandling mellom grunnskolen, kulturskolen og kulturkontoret. Håpet er å skape større engasjement for ungdomsarrangement ved å involvere flere parter. Prosjektet «Drøm» som ble satt opp i kulturhuset høsten 2014 var et samarbeidsprosjekt mellom grunnskolen og kulturskolen. Det skapte stort engasjement og ble en suksess. Den store kulturdagen for ungdom i februar 2016 er bygd over samme lest. Det skal gjøres et forarbeid på den enkelte skole og resultat presenteres i kulturhuset til slutt. Side 5 av 12
MELDING - STATUS GÅRDS- OG SLEKTSHISTORIE 2015 Saksbehandler: Grethe Torstensen Arkiv: 004 Arkivsaksnr.: 15/1508 Saksnr.: Utvalg Møtedato 13/15 Kultur- og oppvekstutvalget 01.09.2015 Rådmannens forslag til vedtak Kultur- og oppvekstutvalget tar meldingen til orientering. Vedlegg: Ingen Bakgrunn Gårds- og slektshistorie er en historisk oversikt over gårder, hus og folk. Det en bosteds- og familiehistorie som beskriver gårds- og bruksnavn, hvor de ligger og hvem som har bodd i de forskjellige husa. Målet er at alle skal med. Det er et tidkrevende og komplisert arbeid med mye leting i nye og gamle kilder. Bygdebøkene forteller Rakkestads kulturhistorie. Det er den generelle historien fra Høgnipen for 10 000 år siden og fram til i dag. Den beskriver kulturlandskapet og menneskenes liv i bygda. Det er redskap, skikker, seder, liv og levned. På Lokalsamlingen har det daglig vært arbeidet med å digitalisere kirkebøkene for Rakkestad kommune. Dette arbeidet utføres av 5 av frivillige medarbeidere. Det er et tidkrevende og møysommelig arbeid, men det er til nå digitalisert innførslene for fødte fra 1722 til ca 1830, konfirmerte fra 1737 fram til ca 1840 og døde fra 1722 til ca 1840. Dette utgjør ca halvparten av arbeidet som skal gjøres. I tillegg har en av de frivillige registrert og kopiert samtlige 8 450 dødsannonser i Rakkestad Avis fra 1900 til 2015, og i tillegg tatt kopier fra samme avis av ca 4 700 omtaler om personers åremålsdager og nekrologer. Disse databasene er svært viktige kilder for slektshistorien fra 1900-tallet. Hjemmel Dette er en statusoppdatering av arbeidet med Gårds- og slektshistorie. Et eventuelt vedtak om videreføring av arbeidet kommer som en del av Budsjett 2016, Handlings og økonomiplan 2016-2019 som skal vedtas av Rakkestad kommunestyre i desember 2015. Andre faktaopplysninger I 1963 mottok Rakkestad kommune en testamentarisk gave på kr 50 0000 fra søstrene Lien på Lien nordre. Gaven var opptakten til at Rakkestad kommunestyre i 1970 valgte en bygdebokkomite som skulle ta seg av oppgaven med å samle stoff til en bygdebok for kommunen. Side 6 av 12
Sak 13/15 Bygdebokkomiteen konsentrerte seg først om å samle inn bilder og deretter samlet de muntlige tradisjoner. Underveis i innsamlings- og planleggingsfasen ble det bestemt at det heller skulle arbeides med å få utgitt bøker om den mer generelle lokalhistorien før man startet arbeidet med Gårds og slektshistorie. Fra mars 1989 til oktober 2002 ble det publisert 4 bind av Rakkestads kulturhistorie altså bygdebøkene. Etter vedtak i formannskapet 29.09.03 ble det laget en prosjektbeskrivelse for en mulig utgivelse av gårds- og slektshistorie for Rakkestad. Prosjektbeskrivelsen ble behandlet i kommunestyret 17.06.04 med vedtak om at det skulle arbeides videre med prosjektet. Eva Bjørnstad fikk en 20 prosent prosjektstilling for å lede arbeidet i 2004, og fra 2010 ble den utvidet til 70 prosent fast stilling som leder for Lokalsamlingen og Rakkestad bygdetun. Denne stillingen har vært, og er, helt avgjørende for at arbeidet skal være kvalitetssikret og riktig utført. I tillegg er det pr i dag 12 frivillige som jobber i Lokalsamlingen. I Lokalsamlingen har det vært arbeidet med delprosjekter: Systematisk innsamling av all informasjon om 549 husmannsplasser. Klippet ut og registrert i en database ca 8 500 dødsannonser og ca 5 000 nekrologer og omtaler fra Rakkestad avis 108 årganger. Det er et flott kildemateriale for søk på navn i en database. Digitalisering av alle innførsler i kirkebøkene våre fra 1722 til 1938. Det dreier seg om mange tusen innførsler som også er verdifullt ved søk på navn i en database. Lytting på gamle lydbandintervjuer og skrive dem ordrett av. Dette er informasjon som forteller mye om livet i Rakkestad i gamle dager. Det har blitt samlet kilder systematisk siden 1970 med tanke på en utgivelse av gårds- og slektshistorie. Under hele arbeidsperioden har det vært brukt dataprogrammer og arbeidsmetoder som er godkjent av Digitalarkivet. I Rakkestad er det 249 gårdsnummer og over 500 bruksnummer som er fradelt disse gårdene. I tillegg kommer villaene o.a. som er fradelt. Det vil totalt utgjøre ca 20 bind i en gårds- og slektshistorie og være et langsiktig prosjekt som muligens vil gå over ca 20 år. I 2008 bevilget kommunestyret kr 100.000 til en konsulent, som ga veiledning i arbeidet med å skaffe til veie og å finne fram til kilder som ikke Lokalsamlingen har tilgang til eller kunnskap om. Dette gjelder særlig de kildene som omhandler oppdeling av gårdene og andre fradelinger gjennom århundrene. Konsulenten laget i tillegg en mal for hvordan historien om en gård eller et hus best kan presenteres. Denne bistanden ga oversikt over tilgjengelig kildemateriale og hva som manglet. Konsulenten ga den gang tilbakemelding om at Lokalsamlingen var godt forberedte til å starte skriving av bind 1. I Budsjett 2011, Handlings- og økonomiplan 2011-2014, ble det bevilget penger til en 80 prosent forfatterstilling. Stillingen ble utlyst, men det var ingen søkere med ønsket kompetanse. Den 29.03.11 fikk Rakkestad lokalsamling en gave fra Rakkestad og Degernes husdyrforsikringsselskap på kr 500 000 til prosjektet Gårder, hus og folk i Rakkestad. I Budsjett 2012, Handlings- og økonomiplan 2012-2015 ble det bestemt at denne gaven skulle brukes til å dekke opp de resterende 20 prosent forfatterstilling slik at den ble på 100 prosent. Side 7 av 12
Sak 13/15 Den 4.mai 2012 ble Håvard Kongsrud ansatt som forfatter av bind 1 i bokprosjektet «Gårder, hus og folk i Rakkestad». Den boka tar for seg gårdene Gudim, Fladstad og Mjørud som ligger i sentrum av Rakkestad. Boka skal leveres til trykking ca 1. april 2016 og være ferdig til salg før jul 2016. Arbeidsavtalen med Håvard Kongsrud går ut i mars 2016. Rakkestad kommune leier et kontor i Norsk Lokalhistorisk Institutt i Oslo som forfatteren disponerer daglig, men han har ukentlige treff i Rakkestad. Rakkestad Lokalsamling er en viktig bidragsyter i dette prosjektet. De har jobbet med digitalisering av navn på fødte, konfirmerte, viede og døde gjennom mange år. Dette arbeidet er snart avsluttet. De jobber nå med informasjon til forfatteren, kvalitetssikring av informasjon og korrektur. Dette er et tidkrevende og omfattende arbeid, og de er helt avhengig av den jobben de frivillige legger ned i forhold til dette. Leder i Lokalsamlingen, Eva Bjørnstad leder dette arbeidet i godt i samarbeid med forfatter Håvard Kongsrud. I Kultur og oppvekstutvalget, sak nr. 9/12, den 25.09.12, ble det opprettet en styringsgruppe for prosjektet. Den består av: Seksjonsleder kultur Grethe Torstensen Leder lokalsamlingen Eva Bjørnstad Representant for de frivillige Roger Torper Politisk valgt representant Even H. Kaalstad(Ap) Politisk valgt representant Hans Graarud(Sp) Styringsgruppa har pr 20.juni 2015 hatt 17 styremøter. Forfatter Håvard Kongsrud har levert «Framdriftsplan 11.10.12», «Revidert framdriftsplan 15.11.13» og «Revidert framdriftsplan 10.10.14». Det har under hele prosessen vært ryddig fordeling og samarbeid mellom forfatter, Lokalsamlingen og styringsgruppa. Økonomi Årlig utgift til forfatter kr 900 000 Inntekt (2016)på salg, 500 bøker â kr 500 kr 250 000 Andre utgifter til veiledning, kontorplass, utstyr og personalressurs tas fra driftsbudsjettet på seksjon kultur. Administrasjonens vurdering Styringsgruppa og Lokalsamlingen ønsker å videreføre arbeidet med Gårds- og slektshistorie. Dette er starten på en mulig tidsplan for totalt 249 gårdsnummer i Rakkestad: 2012-2016 Bind 1 Sentrum, Mjørud, Fladstad, Gudim 2016-2018 Bind 2 Degernes. 2018-2020 Bind 3 Brekke 2020-2022 Bind 4 Gjølstad 2022-2024 Bind 5 Osv. En vedtatt framdriftsplan forenkler arbeidet med innsamling av informasjon. Under leting etter data til bok 1 kan man komme over informasjon til bok 3 osv. Lokalsamlingen har nå Side 8 av 12
Sak 13/15 en gjennomgang av samtlige gård- og bruksnummer for å sette opp en rekkefølge som er hensiktsmessig å jobbe videre utfra. Det er svært ønskelig at forfatterstillingen videreføres slik at arbeidet kan fortsette. Mye av grunnlaget er lagt. Det er bestemt en mal for hvordan bøkene skal se ut, og det har vært en kontinuerlig læringsprosess fra 2012. Det er derfor viktig at de som skal videreføre arbeidet har vært en del av prosessen i bok 1. Side 9 av 12
INNBYGGERUNDERSØKELSE 2015 - MELDING Saksbehandler: Kåre Kristiansen Arkiv: 401 Arkivsaksnr.: 15/1309 Saksnr.: Utvalg Møtedato 5/15 Eldrerådet 24.08.2015 6/15 Rådet for funksjonshemmede 25.08.2015 7/15 Ungdomsrådet 25.08.2015 / Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget 14/15 Kultur- og oppvekstutvalget 01.09.2015 / Helse- og omsorgsutvalget 8/15 Arbeidsmiljøutvalget 26.08.2015 / Administrasjonsutvalget / Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rådmannens orientering om Innbyggerundersøkelsen 2015 tas til orientering. Vedlegg 1. Hovedrapport sammenlignet Bakgrunn Rakkestad kommune gjennomførte Innbyggerundersøkelsen for første gang i 2015. Hovedhensikten var å få tilbakemeldinger fra innbyggerne i Rakkestad i hvilken grad de er fornøyd med de tjenester og den service som ytes. Undersøkelsen ble gjennomført via systemet Bedre Kommune, et heleid datterselskap av KS (Kommunenes Sentralforbund). 300 kommuner benytter årlig de ulike skjemaene som ligger i systemet Bedre Kommune. Innbyggerundersøkelsen gjennomføres som oftest ikke hvert år, mer vanlig er hvert 2 4 år. Rakkestad kommune har laget et løp for de ulike undersøkelsene hvor Innbyggerundersøkelsen gjennomføres hvert 4. år. Andre faktaopplysninger Undersøkelsen ble formidlet via Rakkestad kommune sin nettside og facebookside. Spredningen viralt i sosiale medier var god, og en videosnutt av ordføreren med oppfordring om å delta i undersøkelsen fikk over 600 visninger. Alle husstander i kommunen mottok hvert sitt informasjonsskriv, med en nettadresse og en unik kode. I samme brev stod det også at det var mulig for flere personer, over 18 år, i husstanden å svare. Da måtte man kontakte servicekontoret for å få tilsendt kode. Side 10 av 12
Sak 14/15 På samme måte kunne også de som ønsket å besvare manuelt, dvs på papir, også kontakte servicekontoret å få tilsendt skjema. Dette ble manuelt lagt inn av servicekonsulentene. For å forsøke å få flere innbyggere til å svare ble det lokket med 8 premier; 3 Ipader og 5 familiehefter på kinoen. 462 personer besvarte undersøkelsen. Dvs om lag 14 % av husstandene. Administrasjonens vurdering Målsettingen for antall besvarelsen for denne undersøkelsen var en svarprosent på 20. Snittet i Norge ligger på omtrent 17 %. Med den bakgrunn er ikke Rakkestad kommune fornøyd med antall besvarelsen. Det betyr likevel ikke at de besvarelsene som er kommet inn ikke gir oss et grunnlag å jobbe videre med. Tvert om, det er mye god og nyttig informasjon å hente ut fra tilbakemeldingene. Like mange kvinner som menn besvarte undersøkelsen, mens det for aldersgruppene var nesten 64 % fra gruppen 40 66 år. Helt på landsgjennomsnittet Sammenlignet med de 44 kommunene som har gjennomført Innbyggerundersøkelsen siden 2013 ligger Rakkestad kommune jevnt med resten av landet i snitt på tilfredshet. Det betyr at innbyggerne i Rakkestad jevnt over er godt fornøyd med de tjenester og den service som ytes, helt på linje med mange andre kommune i Norge. Tallene viser, sammenlignet med resten av landet Hovedtrekkene viser på plussiden ift resten av landet: (større forskjell enn 0,3 prosentpoeng) Muligheter til å etablere egen virksomhet i kommunen Kommunen som bosted for eldre Tilbud av kafeer, restauranter og uteliv Muligheten for å skaffe seg leilighet Muligheten for å skaffe seg enebolig/rekkehus Muligheten for å skaffe seg tomt Næringsutviklingen Å bo i kommunen Informasjonen fra kommunen/bydelen Hovedtrekkene viser ift resten av landet, på minussiden: (større forskjell enn 0,3 prosentpoeng) Fastlegetjenesten Kollektivtilbudet innenfor kommunen Kollektivtilbudet inn og ut av kommunen Muligheten for sortering av avfall for gjenvinning Kommunens innsats for å møte klimautfordringene Muligheten for å påvirke kommunale beslutninger Høy og lav score uten å sammenligne med resten av landet Tallene viser at følgende skårer veldig bra: (5,0 eller mer av maks 6) Side 11 av 12
Sak 14/15 Hjemmesykepleietjenesten (5,0) Bibliotek/bokbussen (5,2) Henting av husholdningsavfall (5,1) Luftkvaliteten (5,2) Støynivået der du bor (5,0) Hvor trygt opplever du at det er å bo og ferdes i din kommune (5,1) Området der du bor (5,2) Tallene viser at følgende skårer ikke fullt så bra (3,4 eller mindre): Standard på veier og gater (3,0) Tilrettelegging for syklister (3,1) Kollektivtilbudet innenfor kommunen (2,1) Kollektivtilbudet inn og ut av kommunen (2,0) Hvordan folkevalgte i kommunen lytter til innbyggernes synspunkter (3,3) Hvordan folkevalgte i kommunen løser lokale utfordringer (3,3) Muligheten for å påvirke kommunale beslutninger (3,0) Hvordan kommunen følger opp det som er blitt lovet (3,1) Har du tillit til at kommunen behandler like saker likt (3,4) Tilbakemeldinger I skjemaet var det også lagt inn fritekstfelter hvor respondentene kunne gi sine egne tilbakemeldinger på hva de synes kommunen har fått til, hva kommunen ikke har fått til og om det var konkrete forslag til forbedring. Skole, barnehage, eldreomsorg og et levende sentrum var det de fleste var meget godt fornøyd med i Rakkestad, men også mange andre parametre fikk gode skussmål. Mindre fornøyd var innbyggerne med eiendomsskatten, standarden på veiene, utviklingen av sentrumsområdet, parkering i og rundt rådhuset/sentrum og manglende kollektivtilbud. Ovennevnte punkter gikk også igjen i forslag til forbedring, sammen med et ønske om bedre nett- og mobildekning i utkantstrøk. Side 12 av 12