Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Arkivsak: 14/147 Møtedato/tid: 19.01.2015, kl. 11:30 Møtested: Bårdshaug Herregård, Orkanger Møtedeltakere: Guro A. Gimse (leder) Eivind Stende Hans Bøe Gunnar Hynne Wenche Wuttudal Forfall: Sigrid Angen Andre møtende: Inge Storås, Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Frode Singstad, RMN Torbjørn Berglann, Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (Konsek) Torbjørn Brandt, Konsek Kopi: Fylkesordfører Fylkesrådmann Revisjon Midt-Norge IKS Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Torbjørn Berglann på telefon 400 67 058 eller e-post: torbjorn.berglann@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 13.1.15 Guro A. Gimse (sign.) Leder av kontrollutvalget Torbjørn Berglann Rådgiver, Konsek 1

Sakliste 001/15 002/15 003/15 004/15 005/15 006/15 007/15 008/15 Referatsaker Eventuelt Leveranse av revisjonstimer Rapport fra enhetsbesøk 2014 Valg av prosjekt for bestilling. Forvaltningsrevisjon - STFKs oppfølging av kollektivtrafikken i 2013 og 2014 Godkjenning av protokoll Orienteringer - Revisjon Midt-Norge IKS 2

Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 19.01.2015 Saksnr 001/15 Torbjørn Berglann 033, &17 14/147-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Saksprotokoll FT, 10122014, Sak 101-14, Rapport fra forvaltn...pdf Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Fylkestingets behandling av rapport fra forvaltningsrevisjon Etikk og varsling. 2. Opplegg for besøk hos Riksrevisjonen 3. februar 3

SAKSPROTOKOLL Rapport fra forvaltningsrevisjon - etikk og varsling i STFK Arkivsak-dok. Saksbehandler 201416252 Torbjørn Berglann Saksgang 1 Fylkestinget 2011-2015 Møtedato 10.12.2014 Saknr 101/14 KONTROLLUTVALGETS INNSTILLING: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen følge opp rapportens konklusjoner og anbefalinger og: a. Sørge for at de etiske retningslinjene gjøres kjent blant alle ansatte b. Sørge for systematisk gjennomgang og eventuell oppdatering, slik at de etiske retningslinjene er aktuelle c. Sørge for systematisk diskusjon om etiske dilemmaer og problemstillingeri hele organisasjonen d. Sørge for å gjøre kjennskapen til retningslinjer for varsling kjent blant alleansatte e. Sørge for informasjon og veiledning i forsvarlig varsling f. Vurdere gjennomgang og evaluering av retningslinjer for varsling ogpraksis i oppfølging og vurdering i slike saker. 2. Fylkestinget ber om en tilbakemelding fra fylkesrådmannen om oppfølgingen i fylkestingets møte i juni 2015. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen vurdere å opprette en uavhengig varslingskanal, slik KS og Transparency international anbefaler. 4. Fylkestinget tar rapporten for øvrig til orientering. Fylkestinget 2011-2015 har behandlet saken i møte 10.12.2014 sak 101/14 Protokoll Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt 4 side 1 av 2

Vedtak 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen følge opp rapportens konklusjoner og anbefalinger og: a. Sørge for at de etiske retningslinjene gjøres kjent blant alle ansatte b. Sørge for systematisk gjennomgang og eventuell oppdatering, slik at de etiske retningslinjene er aktuelle c. Sørge for systematisk diskusjon om etiske dilemmaer og problemstillingeri hele organisasjonen d. Sørge for å gjøre kjennskapen til retningslinjer for varsling kjent blant alleansatte e. Sørge for informasjon og veiledning i forsvarlig varsling f. Vurdere gjennomgang og evaluering av retningslinjer for varsling ogpraksis i oppfølging og vurdering i slike saker. 2. Fylkestinget ber om en tilbakemelding fra fylkesrådmannen om oppfølgingen i fylkestingets møte i juni 2015. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen vurdere å opprette en uavhengig varslingskanal, slik KS og Transparency international anbefaler. 4. Fylkestinget tar rapporten for øvrig til orientering 5 side 2 av 2

Eventuelt Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 19.01.2015 Torbjørn Berglann 033, &17 14/147-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. 6 Saksnr 002/15

Leveranse av revisjonstimer Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 19.01.2015 Saksnr 003/15 Torbjørn Berglann 216, &30 12/13-26 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Vedlegg 2015-0112 rapport STFK årlige avtaler og prosjekter FR Saksutredning I løpet av høsten 2014 har kontrollutvalget blitt orientert om timeleveransen og disponible ressurser til forvaltningsrevisjon i flere saker. I sak 53/14 vedtok utvalget blant annet at sekretariatet skal følge opp saken når timeleveransen for 2014 foreligger. Sekretariatet har nå fått en oversikt over timeforbruket for hver enkelt forvaltningsrevisjon/selskapskontroll samt en totaloversikt over den årlige leveransen av forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon til STFK i perioden 20112014 (se vedlegg). Vi har sammenfattet oversikten i tabellen under. Prosentvis leveranse av revisjonstimer i forhold til budsjetterte timer. 2011 Leveranse av finansiell revisjon ift. budsjett 2012 2013 2014 102 % 94 % 100 % 100 % Leveranse av forvaltningsrevisjon ift. budsjett 84 % 87 % 92 % 83 % Total leveranse av revisjon ift. budsjett 92 % 90 % 95 % 89 % Tabellen viser at revisjonen har levert litt for få timer til finansiell revisjon i perioden 2011-2015, mens leveransen av forvaltningsrevisjon har vært lavere enn budsjettert hvert år i hele perioden. Den totale leveransen fra revisjonen har ligget mellom 89 og 95 prosent av budsjett. Det utgjør 1167 timer totalt, eller et gjennomsnitt på noe under 300 timer pr. år. For en detaljert oversikt over leveransen viser vi til oversikten fra revisjonen. 7

Fylkestinget vedtok i 2010 at STFK aksepterer variasjon i leveransen av revisjonstimer, men at den over år skal stå i rett forhold til honoraret (sak 23/10). For at kontrollutvalget skal kunne følge opp dette vedtaket er kontrollutvalgets sekretariat av den oppfatning at utvalget må ha innsyn i totalsummen av leverte revisjonstimer til samtlige eierkommuner. Revisjonen anser dette som sensitiv informasjon og ønsker derfor ikke å oppgi den årlige leveransen av revisjonstimer. Revisjonen opplyser sekretariatet om at daglig leder vil orientere utvalget om ressursdisponeringen når utvalget besøker revisjonen 19. januar. En sammenligning av revisjonshonorar og timeleveranse til hver av eierkommunene viser at revisjonen setter opp et timebudsjett som samsvarer med honorarandelen til hver kommune. Hvis timeleveransen stemmer overens med timebudsjettet betyr det at eierkommunene mottar revisjonstimer i samsvar med honorarandelen. Den vedlagte oversikten fra revisjonen viser som nevnt at leveransen til STFK har vært for lav, noe som kan tyde på at det ikke er samsvar mellom leveranse og honorar. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Oversikten over leverte revisjonstimer viser at fylkeskommunen har fått levert færre revisjonstimer enn budsjettert de siste fire årene, og at dette særlig har gått ut over timene til forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalgets sekretariat kan ikke på bakgrunn av rapporteringen fra revisjonen konkludere om fylkestingets vedtak er fulgt. Vi anbefaler derfor at utvalget avventer ytterligere informasjon fra revisjonen i møtet før det fatter eventuelle vedtak. 8

9

10

Rapport fra enhetsbesøk 2014 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 19.01.2015 Saksnr 004/15 Torbjørn Berglann 216 13/181-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapport fra enhetsbesøk til orientering. Vedlegg Samlet rapport enhetsbesøk 2014 Saksutredning Revisjon Midt-Norge IKS gjennomfører hver høst besøk ved noen enheter i fylkeskommunen. Besøkene, som er et ledd i den finansielle revisjonen, omfatter kartlegging og testing av den økonomiske internkontrollen, veiledning i regelverk og styringsdokumenter og tilbakerapportering til enhetene i etterkant av besøkene. Høsten 2014 avla revisjonen besøk ved fem videregående skoler og én tannklinikk. I etterkant av besøkene er det laget en rapport for hver enhet, i tillegg er det utarbeidet en samlet rapport der revisjonen oppsummerer hovedfunnene, som dette sakframlegget bygger på. Under enhetsbesøkene har revisjonen samtale med ledelsen og foretar test av rutiner på økonomiområdet. I 2014 har revisjonen undersøkt fire områder spesielt: økonomisk internkontroll, innkjøp, salg og merverdiavgift og lønn. I rapporten skriver revisjonen at det er god forståelse for viktigheten av økonomisk internkontroll. Det er etablert ulike kontrolltiltak ved enhetene, og den økonomiske internkontrollen synes i hovedsak å være tilfredsstillende. Revisjonen har likevel pekt på forbedringsmuligheter på noen områder, flere av disse er også gitt etter enhetsbesøk tidligere år. Forholdene er aktuelle for flere enheter og ikke bare de som er besøkt denne høsten. Revisjonen har sammenfattet anbefalingene etter enhetsbesøkene slik: Enhetene er anbefalt å gjennomføre systematiske risikovurderinger for å se om det finnes risikoer for feil og misligheter i regnskapet, som enhetene ikke har systemer for å avdekke eller forebygge i dag Enhetene som ikke gjennomfører etiske diskusjoner, er anbefalt å sette av tid til det Enhetene er anbefalt å ta grep rundt konkrete anskaffelser for å sikre etterlevelsen av regelverket om offentlige anskaffelser Videre har enhetene blitt anbefalt å foreta enkelte justeringer i sine rutiner for kontroll og utbetaling av variabel lønn Det er anbefalt at enhetene utarbeider bedre rutiner for kontroll og dokumentasjon i forbindelse med oppgjør av kontantomsetning 11

Enhetene er anbefalt å vurdere avskaffelse av kontantkasser som i liten grad er i bruk, eller å redusere til en kasse der enheten har flere kontantkasser Enheter med utleie av areal er anbefalt å gjennomgå sine utleieforhold for å sikre korrekt behandling av merverdiavgift for utleiedelen Enhetene er anbefalt å følge retningslinjene til fylkeskommunen for salg av elevarbeid, herunder sikre at den avgiftsmessige behandlingen av salget er korrekt Enhetene er oppfordret til å ta kontakt med sentrale enheter i fylkeskommunen ved behov for hjelp og veiledning på de ulike fagområdene, som for eksempel Regnskapstjenesten eller Jus- og innkjøpstjenesten Sekretariatet viser til samlet rapport etter enhetsbesøk for ytterligere detaljer. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Revisjonens enhetsbesøk viser at det er god forståelse for viktigheten av internkontroll, men at fylkeskommunen har en vei å gå når det kommer til det praktiske. Dette kommer til syne i anbefalingene, der revisjonen påpeker nødvendigheten av å ha gode systemer å redusere risiko for økonomisk rot, misligheter og brudd på de etiske retningslinjene. Anbefalingene viser også at ansatte i organisasjonen har behov for mer kunnskap om fylkeskommunens eget regelverk. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget tar rapporten til orientering og eventuelt benytter den som bakgrunnsinformasjon dersom det er aktuelt å bestille forvaltningsrevisjon av STFKs arbeid med internkontroll. 12

RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2014 SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE 09.01.15 13

Forord Revisjon Midt-Norge IKS har i perioden 1. oktober til 12. november 2014 avlagt besøk ved fem videregående skoler og en tannklinikk i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Gjennom enhetsbesøkene søker vi, som et ledd i den finansielle revisjonen, å kartlegge og teste den økonomiske internkontrollen ved enhetene. Vi legger også vekt på veiledning i interne og eksterne regelverk og styringsdokumenter, både under besøkene og i rapporteringen tilbake til enhetene. Vi håper at våre besøk har bidratt til å øke bevisstheten blant ledelse og merkantilt personale på enhetene om viktigheten og forståelsen av god økonomisk internkontroll. Rapporten dokumenterer formål og innhold i enhetsbesøkene, samt revisors vurderinger, konklusjon og eventuelle anbefalinger på et overordnet nivå. Trondheim, 9. januar 2015 Ann Katharine Gardner Oppdragsansvarlig revisor Gunnhild Ramsvik Revisjonsmedarbeider 14 Hanne Bakken Tangen Revisjonsmedarbeider

RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2014 Oppsummering Revisjon Midt-Norge IKS har i løpet av høsten 2014 gjennomført enhetsbesøk ved fem videregående skoler og en tannklinikk i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Vi har avlagt besøk ved Byåsen videregående skole, Malvik videregående skole, Oppdal tannklinikk, Orkdal videregående skole, Skjetlein videregående skole og Trondheim Katedralskole. Enhetsbesøkene gjennomføres som et ledd i den finansielle revisjonen, da revisor skal "vurdere om den revisjonspliktiges ledelse har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lover og forskrifter" og videre at "revisor skal se etter at den revisjonspliktige har ordnet den økonomiske internkontrollen på en betryggende måte og med forsvarlig kontroll". Dette er en samlet rapport til Fylkesrådmannen med utgangspunkt i de særskilte rapportene som ble utarbeidet i etterkant av hvert enkelt enhetsbesøk. En foreløpig utgave av den enkelte rapport ble sendt på høring til den respektive enheten, og tilbakemelding ble innarbeidet i den endelige rapporten. Enhetsbesøkene har blitt gjennomført dels gjennom samtale med ledelsen og dels gjennom kontroller rundt sentrale rutiner av økonomisk art. Vi har i høst sett på fire overordnede fagområder ved enhetene. Områdene er økonomisk internkontroll, innkjøp, salg og merverdiavgift, og lønn. Hovedinntrykket fra enhetsbesøkene er at enhetslederne har forståelse for viktigheten av å ha en tilfredsstillende økonomisk internkontroll. Flere kontrolltiltak er etablert ved enhetene, og den økonomiske internkontrollen synes i hovedsak å være tilfredsstillende. Revisor har likevel gitt anbefalinger til flere av enhetene om å bedre rutinene på enkelte områder. Flere av anbefalingene er også gitt etter avlagte enhetsbesøk ved andre enheter tidligere år, da det er forhold som synes å være gjennomgående for flere enheter i fylkeskommunen. Anbefalingene som er gitt kan i hovedtrekk sammenfattes slik: Enhetene er anbefalt å gjennomføre systematiske risikovurderinger for å se om det finnes risikoer for feil og misligheter i regnskapet, som enhetene ikke har systemer for å avdekke eller forebygge i dag Enhetene som ikke gjennomfører etiske diskusjoner, er anbefalt å sette av tid til det Enhetene er anbefalt å ta grep rundt konkrete anskaffelser for å sikre etterlevelsen av regelverket om offentlige anskaffelser Videre har enhetene blitt anbefalt å foreta enkelte justeringer i sine rutiner for kontroll og utbetaling av variabel lønn Det er anbefalt at enhetene utarbeider bedre rutiner for kontroll og dokumentasjon i forbindelse med oppgjør av kontantomsetning Enhetene er anbefalt å vurdere avskaffelse av kontantkasser som i liten grad er i bruk, eller å redusere til en kasse der enheten har flere kontantkasser Enheter med utleie av areal er anbefalt å gjennomgå sine utleieforhold for å sikre korrekt behandling av merverdiavgift for utleiedelen Enhetene er anbefalt å følge retningslinjene til fylkeskommunen for salg av elevarbeid, herunder sikre at den avgiftsmessige behandlingen av salget er korrekt Enhetene er oppfordret til å ta kontakt med sentrale enheter i fylkeskommunen ved behov for hjelp og veiledning på de ulike fagområdene, som for eksempel Regnskapstjenesten eller Jus- og innkjøpstjenesten 2 15

RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2014 Innholdsfortegnelse Oppsummering... 2 1 Formål og gjennomføring... 4 1.1 Et ledd i den finansielle revisjonen... 4 1.2 Veiledning... 4 1.3 Prosedyren ved enhetsbesøk... 4 2 Forståelse og innhold i begrepet økonomisk internkontroll... 6 2.1 Om administrasjonssjefens ansvar... 6 2.2 COSO-rammeverkets innhold... 6 2.3 Praktisk anvendelse... 7 2.4 Anbefalinger for god internkontroll... 8 3 Fylkeskommunens organisering av økonomisk internkontroll...10 3.1 Ledelsesprinsipper...10 3.2 Delegering av ansvar og myndighet...10 3.3 Agresso og ESK...11 4 Praksis ved enhetene...12 4.1 Økonomisk internkontroll...12 4.1.1 Tilrettelegging for økonomisk internkontroll i STFK...12 4.1.2 Internt miljø...14 4.1.3 Informasjon og kommunikasjon...16 4.1.4 Ledelsens oppfølging...16 4.1.5 Revisors vurdering...17 4.1.6 Revisors konklusjon og anbefalinger...17 4.2 Innkjøp...18 4.2.1 Gjeldende bestemmelser...18 4.2.2 Enhetenes etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser...20 4.2.3 Avgrensning mellom drifts- og investeringsregnskapet...21 4.2.4 Revisors vurdering...22 4.2.5 Revisors konklusjon og anbefalinger...23 4.3 Lønn...23 4.3.1 Gjeldende bestemmelser...23 4.3.2 Rutine for variabel lønn...26 4.3.3 Godtgjørelser og naturalytelser...27 4.3.4 Rutine for fraværsregistrering...27 4.3.5 Revisors vurdering...27 4.3.6 Revisors konklusjon og anbefalinger...28 4.4 Salg og merverdiavgift...29 4.4.1 Gjeldende bestemmelser...29 4.4.2 Rutiner ved enhetene...32 4.4.3 Revisors vurdering...34 4.4.4 Revisors konklusjoner og anbefalinger...36 3 16

RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2014 1 Formål og gjennomføring 1.1 Et ledd i den finansielle revisjonen Innholdet i den finansielle revisjonen er definert gjennom forskrift for revisjon1 3. Det framgår av forskriften at revisor skal " vurdere om den revisjonspliktiges ledelse har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lover og forskrifter." Det framgår videre av forskriften at revisor skal " se etter at den revisjonspliktige har ordnet den økonomiske internkontrollen på en betryggende måte og med forsvarlig kontroll". Det innebærer at revisor må foreta en kartlegging av den økonomiske internkontrollen i fylkeskommunen og foreta tester av rutinene for å kontrollere at de fungerer som forutsatt. Sør-Trøndelag fylkeskommune (heretter kalt STFK) har delegert mye av oppgavene knyttet til økonomisk internkontroll ut til den enkelte enhet (skole/tannklinikk). Det er derfor nødvendig for revisor å ha kjennskap til den delen av den økonomiske internkontrollen som skjer ved den enkelte virksomhet. Resultatet av enhetsbesøkene er med og danner grunnlaget for revisjonsberetningen som legges fram for fylkestinget i Sør-Trøndelag. Revisjonsforskriftens 4 inneholder bestemmelser om hvordan revisor skal rapportere 2 mangler og avvik. Vesentlige forhold skal rapporteres skriftlig til kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen3. 1.2 Veiledning Gjennom den finansielle revisjonen får vi et godt innblikk i fylkeskommunens virksomhet og erfaringer med hva som oppleves som komplisert. Som revisor har vi god kjennskap til gjeldende regelverk innen områder som regnskapsføring, merverdiavgiftslovgivning, regelverk for offentlige anskaffelser og bestemmelser for lønnsområdet. Ikke minst er vi opptatt av endringer i bestemmelser og hvordan endringene virker inn på fylkeskommunens virksomhet. Vi er derfor bevisste på å legge inn et element av veiledning i enhetsbesøkene, gjennom at vi legger vekt på å møte ledelsen ved den enkelte skole/tannklinikk og ta opp tema hvor vi tror det kan være et forbedringspotensial. Av samme årsak har vi valgt å være relativt detaljerte i beskrivelsen av regelverket i rapportene. 1.3 Prosedyren ved enhetsbesøk Vi har gjennomført besøk ved den enkelte enhet i en årrekke, første gang i 2004. Enheter som besøkes det enkelte år velges ut gjennom en rulleringsplan, slik at alle enheter vil få besøk av revisor i løpet av en fire-årsperiode. For tannklinikker har vi valgt å besøke de tannklinikkene der overtannlegen har sitt hovedarbeidssted. Dette fordi overtannlegen har en overordnet funksjon overfor de øvrige tannklinikkene i sitt distrikt. 1 Forskrift for revisjon av kommuner og fylkeskommuner mv. gitt i medhold av kommuneloven 78. 2 Kontrollutvalget skal utføre kontroll og tilsyn med den løpende forvaltningen i fylkeskommunen på vegne av fylkestinget, jf. forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner mv. gitt i medhold av kommuneloven 77. 3 Kommuneloven benytter begrepet " administrasjonssjef" om fylkeskommunens øverste administrative leder. I Sør-Trøndelag fylkeskommune er benyttes tittelen fylkesrådmann. 4 17

RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2014 I forkant av besøkene setter vi oss inn i eventuelle endringer som har skjedd i fylkeskommunen og den enkelte virksomhet, foretar en økonomisk analyse og sender ut en agenda som kan forberede ledelsen på møtet. I etterkant av gjennomført enhetsbesøk gir vi en tilbakemelding til den enkelte virksomhet i form av en rapport hvor ledelsen ved enheten gis anledning til å verifisere innhentet informasjon om rutiner og praksis. Vår tilbakemelding til Fylkesrådmannen består av en oppsummering av våre funn og anbefalinger til enhetene. Fylkesrådmannen vil i tillegg motta den enkelte enhets rapport etter enhetsbesøkene til orientering. Kontrollutvalget orienteres gjennom en egen sak. 5 18

RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2014 2 Forståelse og innhold i begrepet økonomisk internkontroll I dette kapitlet gir vi en beskrivelse av krav og føringer for intern kontroll. 2.1 Om administrasjonssjefens ansvar Ifølge kommuneloven 23, 2. ledd har administrasjonssjefen et ansvar for at "administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. " Det er utarbeidet en rapport4 til Kommunal- og regionaldepartementet som inneholder 85 anbefalinger knyttet til den kommunale egenkontrollen, herunder den økonomiske internkontrollen. En av hovedanbefalingene i denne rapporten er å styrke arbeidet med internkontroll i kommunene og fylkeskommunene. Arbeidsgruppen som utarbeidet rapporten brukte andre rapporter som grunnlag for sitt arbeid og anbefalinger, bla. en rapport fra revisjonsselskapet Pricewaterhouse Coopers (PwC) om 6 internkontroll i kommuner.5 I begge rapportene er COSO-rammeverket, som er et rammeverk for internkontroll utviklet av regnskapsførere og revisorer, benyttet som en sentral kilde. Kommunesektorens organisasjon (KS) utarbeidet i 2012 et arbeidshefte7i forbindelse med at KS Effektiviseringsnettverk startet et pilotnettverk innenfor internkontroll. Et utvalg av de 85 anbefalingene i rapporten til Kommunal- og regionaldepartementet er gjengitt i arbeidsheftet. Arbeidsheftet har som hensikt å gi en enkel og praktisk støtte til kommuner og fylkeskommuner som ønsker å styrke den administrative internkontrollen. 2.2 COSO-rammeverkets innhold I COSO-rammeverket defineres internkontroll som en prosess som er iverksatt og gjennomført av organisasjonens ledende organer og medarbeidere, utviklet for å gi en rimelig sikkerhet for å nå virksomhetens mål. Modellen for internkontroll består av fem innbyrdes sammenhengende komponenter: Internt miljø - Kjernen i enhver virksomhet er menneskene som arbeider der og de individuelle egenskapene de ansatte besitter. Dette inkludert integritet, etiske verdier, kompetanse og miljøet de arbeider i. Risikovurdering - Virksomheten må være bevisst på og håndtere den risiko den står ovenfor. Det må etableres mekanismer for å identifisere, analysere og håndtere relatert risiko. Kontrollaktiviteter - Aktiviteter og rutiner må etableres for å sikre at de tiltak ledelsen har innført for å håndtere risiko, og dermed for å oppnå virksomhetens mål, blir gjennomført. Informasjon og kommunikasjon - Informasjons- og kommunikasjonssystemer som omgir kontrollaktivitetene og gjør det mulig for de ansatte å fange opp og utveksle informasjon som er nødvendig for å utføre, styre og kontrollere virksomhetens aktiviteter. 4 Kommunal- og regionaldepartementet. Rapport "85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane". Desember 2009. 5 Rapport "Interkontroll i kommuner", Pricewaterhouse Coopers, Oktober 2009. 6 Den første utgaven av COSO-rammeverket kom i 1992. Rammeverket gikk gjennom en revisjon i perioden 2001-2004. I vår rapport bygger vi på det reviderte rammeverket 7 Rådmannens internkontroll Orden i eget hus!, 2012 6 19

RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2014 Oppfølging - Den interne kontrollen må følges opp for å sikre at systemet er effektivt over tid. Oppfølging kan skje kontinuerlig som en del av de daglige ledelsesoppgavene, som frittstående evalueringer eller som en kombinasjon av disse. Rammeverket viser videre til synergi og sammenheng mellom komponentene. Internkontroll skal gi en rimelig sikkerhet for at virksomheten når sine mål. Kontrollaktiviteter skal bidra til at virksomheten når sine mål, og skal utføres i et omfang som motvirker virksomhetens risikofaktorer. Sammenhengen mellom mål, risikoer og kontroll kan illustreres slik: Figur 1: Sammenhengen mellom mål, risiko og kontrollaktiviteter KONTROLLAKTIVITETER MÅL RISIKO 2.3 Praktisk anvendelse COSO-rammeverket er en teoretisk modell som kan anvendes innenfor ulike virksomhetsområder. I dette avsnittet vil vi gjennom eksempler vise hvordan den teoretiske modellen kan benyttes i den praktiske hverdagen ved en fylkeskommunal enhet innen økonomisk internkontroll. Sett i forhold til økonomisk internkontroll er bl.a. følgende mål relevante: - Innkjøps- og lønnsutgifter som genereres ved enheten skal være i tråd med gjeldende bestemmelser. Med gjeldende bestemmelser forstås lover og forskrifter og interne bestemmelser i fylkeskommunen (styrende dokumenter). Et eksempel 8 på dette kan være samleforskrift til skattebetalingsloven 5-6-12 (3) som krever underlagsdokumentasjon for reiseregning. Dette for å sikre tilstrekkelig dokumentasjon for at det ikke foreligger grunnlag for forskuddstrekk. - Alle utgifter som genereres ved enheten skal gjelde virksomheten og ikke omfatte private utgifter. 8 FOR-2007-12-21-1766 7 20

RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2014 Ledelsen er ansvarlig for å gjennomføre systematiske risikovurderinger og identifisere faktorer som kan bidra til at virksomheten ikke når sine mål. For å kunne håndtere en risiko må den identifiseres. En risikovurdering skal gjennomføres med faste intervall og dokumenteres. Etablering av kontrollaktiviteter skal håndtere og redusere de identifiserte risikofaktorene. Aktuelle risikoer for at enheten ikke når målene kan f.eks. være: - Medarbeidere har ikke fått tilstrekkelig kunnskap til å vite hvilken dokumentasjon de skal legge ved reiseregningen. - Personer som utfører attestasjonsoppgaver kjenner ikke regelverket tilstrekkelig til å vite hvilke krav de skal stille til underlagsdokumentasjon. Eksempler på kontrollhandlinger som kan redusere risikoen for at målene ikke nås ved en enhet er: - Attestasjon av alle utgifter, som innebærer en realitetskontroll av underlagsdokumentasjonen og kontroll av faktura/ lønnsbilag mot gjeldende bestemmelser. - Anvisning av alle utgifter. Informasjon og kommunikasjon er viktig for å kunne oppnå og opprettholde en god internkontroll. Medarbeidere må få informasjon om hva som forventes av dem, f.eks. hvilke dokumenter som skal legges ved en reiseregning. Et eksempel på kommunikasjon kan være at en medarbeider får tilbake en reiseregning med beskjed om hva som er mangelfullt. Det er også viktig at de som har attestasjonsoppgaver har tilstrekkelig kunnskap om innholdet i oppgaven til å kunne utføre den på en tilfredsstillende måte. Et eksempel på løpende oppfølgingsaktivitet fra ledelsens side er budsjettoppfølging, hvor påløpte utgifter sammenholdes mot budsjett. En annen oppfølgingsaktivitet kan være at anviser på stikkprøvebasis kontrollerer at attestanten har utført de riktige kontrollaktivitetene knyttet til en faktura. 2.4 Anbefalinger for god internkontroll Arbeidsgruppen som utarbeidet 85 anbefalinger for å styrke egenkontrollen i kommunene og fylkeskommunene sluttet seg til prinsippene i rapporten "Internkontroll i kommuner" og mente at følgende kunne være anbefalinger for god internkontroll: Tilråding 16: Kommunane bør basere seg mindre på uformell kontroll. Ei formalisering vil gjere kommunen mindre sårbar for skifte av personell, endringar i omgivnadene og habilitetskritikk og vil auke det organisatoriske minnet. Tilråding 17: Kommunane bør i større grad nytte risikovurderingar i styringa av verksemda og særleg når ein skal definere innretninga på og omfanget av kontrollaktivitetar. Tilråding 18: Kommunane bør i samanheng med behovet for auka formalisering av internkontrollen dokumentere internkontrollen i større grad. Tilråding 19: Kommunane bør ha, bruke og halde ved like dokument som gjer greie for roller og ansvar. I tillegg bør kommunane i større grad inkludere kontrollansvaret i desse dokumenta. Tilråding 20: Kommunane bør sikre arbeidsdelinga ved utforming og utføring av kontrollar. Prinsippet om arbeidsdeling vil seie at ein og same person ikkje skal vere ansvarleg for både aktiviteten og kontrollen. Tilråding 21: Kommunane bør ha ei systematisk tilnærming til kompetanseutvikling og sikring, gjennom opplæringstiltak og informasjon og ved rekruttering. 8 21

RAPPORT ETTER ENHETSBESØK HØSTEN 2014 Tilråding 22. Kommunane bør i den løpande drifta av internkontrollen prioritere nok ressursar og prioritere naudsynt vedlikehold høgare. Sentralt i et velfungerande vedlikehaldsregime er det at ansvaret for oppdatering/ revidering av dokumentasjonen er tydelig plassert. Det er vidare sentralt at oppdateringar/ revideringar av til dømes risikovurderinger og dokumentasjon skjer regelmessig og i faste intervall, til dømes i eit internkontrollårshjul. Tilråding 23: Kommunane bør etablere tiltak som sikrar god løpande informasjon og kommunikasjon til leiarar og medarbeidarar, og som sørgjer for at dei får naudsynt opplæring og kompetanse. Vidare må administrasjonssjefen ta ansvaret for å følgje opp internkontrollen systematisk og reagere ved avvik og brot. Arbeidsheftet til KS gir tre viktige råd til kommuner og fylkeskommuner som ønsker å forbedre sin internkontroll: Risikoanalyser må danne grunnlaget for internkontroll Internkontrollen må i større grad være en del av ordinær ledelse og virksomhetsstyring Det er nødvendig å formalisere mye av den internkontrollen som allerede gjøres Dette er anbefalinger som kan være relevante også for økonomisk internkontroll ved enhetene. 9 22