Referat - Styremøte NBF Rica Gardermoen 13. 14. mars 2010 Sted: Møteleder: Referent: Tilstede: Kopi: Rica Gardermoen Jan Aasen Allan Livgård Jan Aasen (JAa), Per Watz (PW), Inger Hjellemarken (IH), Karl Olav Hansen (KOH), Sigmund Bakke (SB), Allan Livgård (AL), Heidi Berre Paulsen (HBP), Rune Handal (RH tilstede lørdag). Kontrollkomitéen v/ Øyvind Ludvigsen Sak 1/01-10 Sak 2/01-10 Referat fra forrige styremøte Referat fra styremøte 29.-30. november 2009 godkjent. Orientering NBF har fått to nye klubber: Neadalslaget BK i Trondheim og Stavanger Pensjonistklubb. To klubber har meldt seg ut: Dønna BK og Eidfjord BK. NBF har tatt et initiativ ovenfor Kulturdepartementet for å få statsstøtte til å arrangere et internasjonalt arrangement i Norge. Sjakk-OL i Tromsø har fått 70 millioner til sitt arrangement, så NBF ønsker statsgaranti for først et ungdomsmesterskap og deretter et åpent mesterskap. Styret vil også berømme og takke Per Bryde Sundseth og Knut Kjærnsrød for et glimrende arrangement på Tenerife med Bridge for Alle i januar 2010. Rapportene er gjennomgått og Styret er godt fornøyd med at arrangementet ble den suksess det ble. Budsjettet for 2010 er redigert i samsvar med innspill fra styremøtet i november 2009. Midler overføres fra rekrutteringsfondet for å støtte opp om alt rekrutteringsarbeidet i år, og budsjettet er justert i henhold til medlemstall. SB informerte om UTVs arbeid og UTV jobber med to større endringer: 1. I divisjonen sliter NBF med kvaliteten på arrangementene, og at det i enkelte tilfeller koster mer enn arrangementstøtten. UTV vil derfor undersøke muligheten for å samle 1. div og 2. div på et sted, til høsten er dette planlagt i Trondheim. Tanken er at man da kan få en bedre ramme rundt det hele, og vi kan benytte den beste fagkompetansen til både 1. og 2. divisjon. SB og IH utarbeider mulighetene. 2. Parfinalen tar i dag opp en stor del av festivalarrangementet, og turneringen er såpass lang at mange mister interessen på slutten. UTV vil derfor undersøke muligheten for at man kan arrangere parfinalen som et enkeltstående arrangement utenfor festivalens regi og tidsrom. Det er da tenkt at turneringen skal bestå av færre par og høyere kvalitet. Under festivalen vil man da i stedet ha en åpen parturnering, og formen på denne er under utarbeidelse. Referat fra styremøte Rica Travel Gardermoen 13. og 14. mars 2010 1
AL etterlyste et bedre reglement angående spillere og lag som trekker seg plutselig fra turneringer eller ikke møter opp, og UTV kommer med et innspill til et reglement. PW etterlyste flere Bridge for Alle -tiltak fra UTV på nasjonalt plan. Sak 3/01-10 Årsregnskap og Styrets beretning 2009 Regnskapet for 2009 viser et overskudd på 268 762,-, som er i tråd med budsjettet. Overskuddet tilføres egenkapitalen som nå er over 4 000 000 i tråd med Handlingsplanen. Overskridelser skyldes i hovedsak merkostnader ved Seriemesterskapet og Norsk Bridge. SB etterlyste en note som viser en mer detaljert oversikt over inntekter og utgifter ved de forskjellige turneringen NBF arrangerer. Det vil bli utarbeidet en mer detaljert oversikt over årsregnskapet til Bridgetinget 2010. Styrets beretning for 2009 er gjennomgått og små endringer må til. Disse føres inn og endelig godkjenning av Styrets årsberetning skjer innen utgangen av april. Generalforsamling har vært avholdt for Norsk Bridgeforbund Lotteridrift AS og NBF Arrangement AS. Norsk Bridgeforbund Lotteridrift er for tiden under avvikling. Vedtak: Avviklingsregnskap og årsberetning for Norsk Bridgeforbund Lotteridrift AS er godkjent uten innsigelser. Regnskap og årsberetning for NBF Arrangement er godkjent uten innsigelser. Sak 4/01-10 Dialogmøte med Kontrollkomitéen og revisor Fra Kontrollkomitéen (KK) møtte: Øyvind Ludvigsen (ØL) og Arve Farstad (AF). Revisor tilstede: Lars Bakketun (LB). ØL informerte om KKs arbeid i perioden. KK har generelt en passiv rolle, men inntar en mer aktiv posisjon i spesielle saker. I siste periode har KK vært involvert i saken angående innsyn i tingsdokumenter fra Bridgetinget 2008, og har ellers et årlig møte med administrasjon på forbundskontoret med gjennomgang av regnskap og status. KK rapporterer til Kretsledermøtet og Bridgetinget annethvert år. JAa spurte KK om de fikk nok informasjon fra styre og administrasjon og ØL informerte om at de får tilgang til alt av materiale på forespørsel. Revisor Lars Bakketun gjennomgikk deretter sin revisjon av årsregnskapet 2009. LB har vært to ganger på besøk hos Viego i Kristiansand, høst og vår, og opplyste om at han får forelagt all relevant informasjon. Regnskapet er i tråd med løpende rapportering og budsjett, og revisjonen viser en ren revisjon. LB påpekte et par viktig punkter angående NBF økonomiske situasjon: NBF har et negativt driftsresultat, det er finansinntektene som sørger for at det er et overskudd. Referat fra styremøte Rica Travel Gardermoen 13. og 14. mars 2010 2
Det er utarbeidet skriftlige rutiner ved regnskapskontoret i Kristiansand og ved kontoret i Oslo, og revisor er godt fornøyd med måten disse følges på. Ved utbetaling fra forbundets konti må to mennesker i Kristiansand godkjenne utbetalingen. LB mente at en løsning med en godkjenning i Oslo på forbundskontoret og en godkjenning i Kristiansand er en bedre og sikrere løsning. Styret mener at praksis bør endres, og ber generalsekretæren gjennomføre dette hvis det er teknisk mulig å gjennomføre. Hvis det ikke er mulig å gjennomføre, så ber styret om at saken fremlegges for styret for ny vurdering. KK påpekte at det var viktig med fleksibilitet i organisasjonen dersom finansinntektene faller bort. Sak 5/05-09 Utvalget for medlemskontakt AL informerte om utvalgets første møte i Trondheim i forbindelse med 1. div. Utvalget ble satt og tiltaksplaner fremover drøftet. Utvalget vil jobbe tett opp i mot regioner, og hver utvalgsmedlem har sin region. Styret bifalt denne strategien og så frem til å se resultater av arbeidet. AL informerte også om de viktigste kortsiktige tiltakene: Komme i kontakt med alle kretsledere og oppmuntre de til å sende deltakere til Organisasjonsdagene 2010. Boken Et spill for fremtiden er godt i gang, og alle inntekter herfra skal gå til et juniorfond. JAa presiserte at Styret bør involveres i opprettelsen av fondet. Kampen Verv en bridgevenn lanseres i tiden fremover og blir et viktig tiltak for å øke medlemsmassen i NBF. En egen begynnerfestival arrangeres i forkant av Bridgefestivalen 2010. En mer aktiv strategi for å dele gode rekrutteringshistorier planlegges og vil blant annet sees på forsiden av bridge.no. JAa etterlyste et budsjett fra utvalget. PW ønsket at NBF kunne lage en database over medlemmer som hadde meldt seg ut og lage et opplegg for å nyrekruttere disse. AL informerte videre om planen for et samarbeid med Nettavisen. Marianne Harding hadde laget et omfattende skriv til Styret i den forbindelse. Av kostnadsrammer vil et slikt samarbeid sannsynligvis ligge mellom 100 000,- og 150 000,- årlig, og Styret mente at denne kostnaden var for høy. Kostnaden var i utgangspunktet ment å dekke lønn til en redaktør og noen faste skribenter, da Nettavisen krever at vi flere ganger per uke leverer stoff. Styret så også verdien i en slik profilering, og ønsket at administrasjonen skulle komme tilbake med en plan for hvordan vi skal profilere oss fremover. Referat fra styremøte Rica Travel Gardermoen 13. og 14. mars 2010 3
Sak 6/01-10 Utvalget for internasjonal virksomhet HBP la frem en omfattende handlingsplan hvor man blant annet vil utvikle bridgetrenere og satse på en utvikling av toppspillere. Dette gjøres blant annet gjennom en eliteplan hvor man prøver å systematisere arbeidet rundt toppspillerne i landet. Styret bifalt arbeidet som er gjort og ser frem til å se resultatene. Styret var også godt fornøyd med at budsjettet lå innenfor rammene. Utvalget ville også revidere reglementet for internasjonal representasjon, og spesielt legge vekt på god oppførsel. HBP informerte om uttak av landslag for 2010 og Styret tok ut følgende lag: EM-Veteran: Tor Bakke Arve Farstad Bjørn Buer Svein Arne Munkvold Jon Sveindal Erik Rynning (spillende kaptein) NBF dekker startkontingent og spillertrøyer. EM-Damer: Ann Karin Fuglestad Marianne Harding Siv Thoresen Marianne Homme Tonje Aasand Brogeland Tone Torkelsen Svendsen Kaptein: Geo Tislevoll Coach: Per-Ove Grime VM-Junior: Espen Lindqvist Erik Berg Erlend Skjetne Fredrik Simonsen Lars Arthur Johansen Håkon Bogen Kaptein: Lars Eide Coach: Gjermund Rekstad VM-Ungdom: Harald Eide Kristian Ellingsen Kristoffer Hegge Tor Eivind Grude Mats Eide Vemund Vikjord Kaptein: Lars Eide Coach: Virginia Chediak Hovedleder for juniorlagene i VM: Heidi Berre Paulsen Innstillingen for laget til EM i åpen klasse var ikke klar, og Styret tar ut laget så fort innstillingen er klar. Referat fra styremøte Rica Travel Gardermoen 13. og 14. mars 2010 4
Sak 7/01-10 NBF Organisasjonsdager 2010 KOH og AL har det overordnede ansvaret for Organisasjonsdagene og alt er i rute. Opplegget og programmet er sendt ut, og deltakere har allerede meldt seg. KOH og administrasjonen ordner at det sendes ut SMS med påminnelse om dagene, og hjemmesiden oppdateres jevnlig for å få så mange deltakere som mulig. SB vil informere om Ruter og ny IT-strategi. JAa vil holde en kort velkomst. Sak 8/01-10 Bridgetinget 2010 JAa presenterte forslag til en Handlingsplan for kommende periode, og satte samtidig fokus på at man bør ha en alternativ plan dersom vi ikke får den medlemsøkningen NBF satser på. AL påpekte at Handlingsplanen var litt for detaljert og i hovedsak inneholdt det samme som utvalgenes handlingsplan, og Styret ble enig om å lage en overordnet handlingsplan og henvise til utvalgenes handlingsplan for mer detaljer. JAa og PW lager en oppdatert Handlingsplan hvor Bridge som Sport og Bridge for Alle er utgangpunktet. Handlingsplanen sendes ut og godkjennes før 1. april. Alle innkomne forslag til Bridgetinget ble nøye diskutert og Styret vil komme med sin innstilling før 1. april. Følgende er ting Styret vil legge vekt på: Styret foreslår å gå over til direkte fakturering av medlemskapsavgiften. Dette vil gjøre innkrevingen langt enklere for klubbene rundt omkring, og giro sendes ut sammen med julenummeret av Norsk Bridge. RH påpekte også at NBF må ha mulighet til å reagere mot klubber som lar ikke-medlemmer spille i klubben. Styret foreslår også å sette ned en arbeidsgruppe som skal se på medlemskapsformer. Nedleggelse av Norsk Bridge er for øyeblikket ikke aktuelt for Styret, og samtaler med BIN har funnet sted rundt dette. Styret vil vinkle NB videre mot Bridge for Alle-konseptet. Vedtektene er revidert og sendes ut til Styret for godkjennelse før 1.april. Økonomiplanen justeres i henhold til innspill på møtet og godkjennes før 1.april. Fullmaktskomitéens instruks sendes ut med tingpapirene og Styret velger to medlemmer innen den tid. JAa sender ut et forslag til honorarordning for tillitsvalgte til styremedlemmene til godkjenning innen 1. april. Sak 9/01-10 Eventuelt RH informerte om utviklingen i IT-strategien. Samarbeid med BK2000 har vært forsøkt gjennomført, men en avtale strandet på en del punkter. I den forbindelse har NBF tatt kontakt med Thomas Brenning fra Sverige angående et svensk program, Ruter. En avtale med Tomas Brenning er underskrevet og arbeidet med å oversette Ruter til norsk er i gang. Referat fra styremøte Rica Travel Gardermoen 13. og 14. mars 2010 5
Totalkostnadene ved å velge Ruter er lave, og NBF får fulle rettigheter til å bruke Ruter hos alle sine klubber. SB informerte litt om forsøkene på å gjøre en avtale med BK2000 og hvorfor dette ikke gikk i orden. IH informerte om Norsk Bridgefestival 2010, og forberedelsene er godt i rute. Annonse angående en ny kortsjef er inne i neste nummer av Norsk Bridge. Premiene i år vil ikke være kunst, men glass fra Magnor Glassverk. Budsjettet for i år viser et lite overskudd. På festivalen er det rom for at NBF kan profilere seg bedre, og utvalgene tar kontakt med festivalgeneral dersom de ønsker å profilere seg på festivalen. Angående Frifond-midlene for 2010 har ikke Styret vedtatt at noen klubber ikke kommer i betraktning, så alle oppfordres til å søke. IH etterlyste en fordelingsnøkkel slik at klubber med mange juniormedlemmer får mer midler enn klubber med lite. Søknadsfrist er 15. april i år. Styret gir presidenten fullmakt til å gjennomføre lønnsforhandlinger for 2010. Rammen for lønnsoppgjøret i 2010 skal ta utgangspunkt i resultatet for lønnsoppgjøret for staten. Presidenten gis også fullmakt til å inngå senioravtale med generalsekretæren for resten av åremålsperioden. Styret stiller seg positive til at det inngås en avtale innenfor rammen av det som ble diskutert på møtet, men at løsningen også må ivareta at den totale virksomhet skal kunne gjennomføres med dagens ressurser. Allan Livgård Referent Trondheim, 21.03.2010 Signatur: Jan Aasen Per Watz Inger Hjellemarken Allan Livgård Sigmund Bakke Referat fra styremøte Rica Travel Gardermoen 13. og 14. mars 2010 6