TRONDHEIM KOMMUNE. Oppbevaring av kontanter på sykehjemmene

TRONDHEIM KOMMUNE Oppbevaring av kontanter på sykehjemmene Februar 2005

Forord Ved sykehjemmene i Trondheim kommune tas det imot kontanter og verdisaker til oppbevaring for beboerne. Det er viktig at sykehjemmene har en god intern kontroll og at gjeldende retningslinjer følges. Retningslinjene må være hensiktsmessig, sikre at lover og forskrifter overholdes samt ivareta beboernes interesser. I denne rapporten ser vi på hvordan kontanter og verdisaker ved de kommunale sykehjemmene blir oppbevart og om gjeldende retningslinjer blir fulgt. Dette er en oppfølging av en tilsvarende undersøkelse som ble gjennomført i 1998. Undersøkelsen er utført i perioden oktober 2004 januar 2005 av Anne- Margit Eide Schjølberg og Tove Meland. Rådmannen og enhetslederne har hatt rapporten til høring i januar 2005. Trondheim 07.02.05 Per Olav Nilsen Direktør Tove Meland revisor Anne-Margit Eide Schjølberg revisor Kontanter på sykehjemmene Februar 2005 1

INNHOLD Sammendrag... 3 1. Bakgrunn... 5 2. Problemstillinger... 5 3. Vurderingskriterier... 6 4. Gjennomføring/metode... 6 5. Resultater og vurderinger... 7 5.1 Foretas det vurderinger av om beboerne på sykehjem i Trondheim kommune er i stand til selv å disponere kontantytelsen fra Folketrygden?... 7 5.2 Følges retningslinjer for Oppbevaring og disponering av midler for beboere i aldersinstitusjoner Rutine der institusjonen har fullmakt til å disponere beboernes midler. (Pasientmidler)?... 8 5.3. Følges retningslinjer for Oppbevaring og disponering av midler for beboere i aldersinstitusjoner (Beboermidler)... 8 5.4. Oppbevares det verdisaker for beboerne og følges retningslinjene... 10 5.5. Finnes det uavhentede verdisaker og midler og følges kommunens retningslinjer på dette området?... 11 5.6. Følges retningslinjene for donasjon og pengegaver som sykehjemmet mottar fra pårørende?... 11 5.7. Følges retningslinjene for bruk av kontorkasser?... 12 5.8. Hvilke andre midler oppbevares ved sykehjemmene i safene eller på avdelingene?... 13 6. Konklusjoner... 14 7. Anbefalinger... 15 8. Rådmannens høringsuttalelse... 17 9. Revisjonens kommentarer til Rådmannens uttalelse... 19 Vedlegg 1. En oversikt over hva som er kontrollert... 20 Vedlegg 2. Gjennomgang av safer høsten 2004... 21 Kontanter på sykehjemmene Februar 2005 2

Sammendrag Bakgrunn og problemstilling I dette prosjektet har revisjonen vurdert håndteringen av kontanter og verdisaker ved alle 19 kommunale sykehjem i Trondheim kommune. Vurderingene er gjort i henhold til kommunens gjeldende retningslinjer på dette området. Resultat, vurderinger og konklusjoner Revisjonens gjennomgang avdekker at det oppbevares totalt ca. kr. 700.000,- når vi summerer pasientmidler, beboermidler, gaver, kontorkasser og andre midler på sykehjemmene. Revisjonen ser det som en risiko at det oppbevares kontanter uten at det er tilstrekkelig sikring. Gjennomgangen viser at regnskapsføring, oppfølging og oppbevaring av midlene til dels er mangelfull. Pasientmidler Revisjonen stiller spørsmål om kommunen foretar en tilstrekkelig og dokumentert vurdering om beboerne er i stand til å disponere kontantytelsen selv i henhold til forskriften gitt av Helsedepartementet 11.12. 1988. I de tilfellene en slik vurdering er gjort og kommunen har overtatt disposisjonsretten ser det ut til at retningslinjene for pasientmidler blir fulgt. Beboermidler Når det gjelder håndtering av beboermidler synes det som om kommunens retningslinjer er lite kjent og det har utviklet seg forskjellig praksis på hvert sykehjem og i flere tilfeller på hver avdeling innenfor samme sykehjem. Frivillig forvaltning av beboermidler representerer et risikoområde. Risikoen for uregelmessigheter er spesielt tilstede der sykehjemmene ikke har tilfredsstillende praksis med hensyn til sikker oppbevaring, tilfresstillende regnskapsføring og oppfølging av beboermidlene. Verdisaker De fleste sykehjemmene oppbevarer verdisaker for beboerne, men omfanget er ikke stort. Det føres ikke nummerert protokoll, det kvitteres ikke for mottak og utlevering, og verdisakene oppbevares i mange tilfeller ikke i safen slik det kreves i kommunens retningslinjer. Enkelte sykehjem har en del uavhentede verdisaker som har ligget i flere år. Etter revisjonens vurdering er praksis ved oppbevaring og registrering av verdisaker ikke i henhold til retningslinjene. Pengegaver I følge kommunens retningslinjer for pengegaver skal det opprettes egen bankkonto for gaver til sykehjemmene og det skal føres regnskap for å dokumentere hva pengene er brukt til. Det er varierende praksis ved sykehjemmene når det gjelder mottak og disponering av gavemidler fra pårørende. Retningslinjene følges ikke når det gjelder regnskapsføring og oppbevaring av midlene. Kontanter på sykehjemmene Februar 2005 3

Kontorkasse Retningslinjene for kontorkasser synes å være kjent ved de fleste sykehjemmene. Det er imidlertid ikke alle som etterlever retningslinjene fullt ut. To sykehjem har ikke avstemt kassen i 2004. Noen få sykehjem har ikke sendt inn avstemmingsskjema for kassen slik det kreves i retningslinjene. Andre kontanter Ved en del sykehjem oppbevares det også andre midler, som for eksempel kantineoppgjør, betaling for mat, penger til underholdning. Revisjonens vurdering er at det oppbevares en del kontanter i sykehjemmenes safer som skulle vært inntektsført i kommunens regnskap. Vi har sett at det foretas utbetaling av honorarer og lignende uten at dette er innbrettet som skattepliktig inntekt for vedkommende. Anbefalinger Revisjonen anbefaler at rådmannen vurderer om dagens praksis når det gjelder å foreta en vurdering av om beboerne er i stand til å disponere kontantytelsen selv er i samsvar med forskriften fra Helsedepartementet av 11.12.88, 2-2 og 2-3. Revisjonen anbefaler at retningslinjene vedrørende beboermidler gjennomgås på nytt og forbedres slik at de blir mer hensiktsmessige i forhold til praktisk bruk. Revisjonen mener at retningslinjene for oppbevaring av verdisaker bør gjøres bedre kjent og etterleves i praksis. Revisjonen mener at uavhentede verdisaker der eier er ukjent bør innleveres til politiets hittegods i samsvar med retningslinjene. Revisjonen mener at sykehjemmene bør følge kommunens retningslinjer når det gjelder mottak og disponering av gavemidler fra pårørende. Revisjonen mener at alle sykehjemmene bør følge retningslinjene for bruk av kontorkasse. Revisjonen anbefaler at alle småinntekter settes inn på konto og inntektsføres i kommunens regnskap. Kontanter på sykehjemmene Februar 2005 4

1. Bakgrunn Revisjonen hadde i 1998 en gjennomgang av innholdet i safene ved 9 sykehjem i Trondheim kommune, jfr. bystyresak 36/99. Det ble da konstatert at sykehjemmene oppbevarte relativt mye kontanter og verdisaker i safene. Enkelte sykehjem oppbevarte også penger for beboerne både på avdelingene og i medisinrom/medisinskap. Rådmannen justerte i 2000 retningslinjene for Oppbevaring og disponering av midler og verdisaker for beboere i aldersinstitusjoner. I denne undersøkelsen ønsker revisjonen å se om gjeldende retningslinjer etterleves, og i den sammenheng kartlegge hvor mye penger sykehjemmene oppbevarer i safer og på avdelingene. I denne rapporten deler vi midler som oppbevares for beboerne i to kategorier: 1) Pasientmidler er beboers midler der kommunen har overtatt disposisjonsretten for kontantytelsen fra folketrygden i henhold til forskrift fra Helsedepartementet nr. 1018 av 11.12.1988 Forskrift om disponering av kontantytelser fra folketrygden under opphold i sykehjem og boform for heldøgns omsorg og pleie. Med kontantytelse menes den delen av trygden som er igjen når oppholdsutgifter for sykehjemsplassen er trukket i fra. 2) Beboermidler er lommepenger som sykehjemmet etter ønske fra pårørende oppbevarer for beboerne. 2. Problemstillinger Følgende problemstillinger er undersøkt: 1. Foretas det en vurdering av om beboerne på sykehjem i Trondheim kommune er i stand til selv å disponere kontantytelsen fra Folketrygden? 2. Følges kommunens retningslinjer for Oppbevaring og disponering av midler for beboere i aldersinstitusjoner. Rutine der institusjonen har fullmakt til å disponere beboernes midler ( Pasientmidler )? 3. Følges kommunens retningslinjer for Oppbevaring og disponering av midler og verdisaker for beboere i aldersinstitusjoner når det gjelder penger som oppbevares ( Beboermidler )? 4. Følges kommunens retningslinjer for Oppbevaring og disponering av midler og verdisaker for beboere i aldersinstitusjoner når det gjelder verdisaker som oppbevares? 5. Følges kommunens retningslinjer for Behandling av verdisaker/gjenstander som avdøde beboere har deponert i safe på sykehjemmet? (Uavhentede midler) 6. Følges kommunens retningslinjer for Donasjon og pengegaver? Gaver som sykehjemmet eller avdelingen mottar fra pårørende. (Pengegaver) Kontanter på sykehjemmene Februar 2005 5

7. Følges kommunens retningslinjer for bruk av kontorkasser? 8. Hvilke andre midler oppbevares ved sykehjemmene i safene eller på avdelingene? 3. Vurderingskriterier I denne undersøkelsen har vi brukt følgende vurderingskriterier: 1) Forskrift gitt av Helsedepartementet nr. 1018 av 11.12.1988. Om disponering av kontantytelse fra folketrygden under opphold i sykehjem og boform med heldøgns omsorg og pleie Jfr. problemstilling 1. 2) Trondheim kommunes interne retningslinjer: : Oppbevaring og disponering av midler for beboere i aldersinstitusjoner. Rutiner der institusjonen har fullmakt til å disponere beboernes midler. Retningslinjene om disponering av midler for beboerne er utarbeidet på grunnlag av forskrifter gitt av Helsedepartementet nr. 018 av 11.12. 1988. Om disponering av kontantytelser fra folketrygden under opphold i sykehjem og boform med heldøgns omsorg og pleie. Sist revidert 01.03.2000. (Pasientmidler). Jfr. problemstilling 2. 3) Trondheim kommunes interne retningslinjer: Oppbevaring og disponering av midler og verdisaker for beboere i aldersinstitusjoner. Sist revidert 01.03.2000 (Beboermidler) Jfr. problemstilling 3 og 4. 4) Trondheim kommunes interne retningslinjer: Behandling av verdisaker/gjenstander som avdøde beboere har deponert i safe på sykehjemmet. Sist revidert 11.03.02. (Uavhentede midler) Jfr. problemstilling 5. 5) Trondheim kommunes interne retningslinjer: Donasjoner/pengegaver. Sist revidert 01.03.2000 (Pengegaver) Jfr. problemstilling 6. 6) Trondheim kommunes interne retningslinjer: Kontorkasse Sist revidert 01.02.2000 jfr. problemstilling 7. 4. Gjennomføring/metode Undersøkelsen er gjennomført ved uanmeldte besøk ved alle de 19 sykehjemmene i Trondheim kommune i løpet av oktober og november 2004. Vi tok kontakt med leder for sykehjemmet for å orientere om vårt besøk og vedkommende ble stilt en del spørsmål. Dersom leder ikke var tilstede ble spørsmålene stilt til avdelingsleder eller merkantilt personale. Innhold i safer ble tatt ut og verdigjenstander og kontanter ble registrert. Beboermidler som ble oppbevart ved avdelingene ble telt opp, og der det var mulig avstemt mot regnskap. Tilstede ved kontrollen var en ansatt fra sykehjemmet og to fra revisjonen. Vedlegg 1 gir en oversikt over omfanget av denne gjennomgangen. Kontanter på sykehjemmene Februar 2005 6

I januar 2005 deltok revisjonen på et møte med lederne for sykehjemmene, kommunaldirektøren og to fra administrasjonen, der resultatet av revisjonenes gjennomgang Oppbevaring av kontanter på sykehjemmene ble diskutert. Det kom fram et ønske fra enhetslederne om en individuell tilbakemelding til hvert enkelt sykehjem. Revisjonen besøkte sykehjemmene på nytt i løpet av uke 2 og 3 i 2005, og fikk da utdypet enhetsledernes syn på eksisterende retningslinjer gjennom enkle intervju. 5. Resultater og vurderinger 5.1 Foretas det vurderinger av om beboerne på sykehjem i Trondheim kommune er i stand til selv å disponere kontantytelsen fra Folketrygden? I Helsedepartementets forskrift om disponering av kontantytelser fra folketrygden under opphold i sykehjem og boform med heldøgns omsorg, 2.2 står det i merknad: Hvis beboeren på grunn av sin psykiske helsetilstand ikke selv er i stand til å disponere sine midler fra Folketrygden, skal ledelsen for boformen disponere disse (pasientmidler). Før det tas beslutning om at ledelsen skal disponere beboerens midler, skal de nærmeste pårørende eller verge få uttale seg. Etter at disse har uttalt seg, skal den lege som har ansvaret for den medisinske behandling av beboeren ta beslutning om ledelsen skal disponere beboerens midler sammen med en som har ansvar for sykepleien av vedkommende. Revisjonen har i de senere år erfart at antall pasientregnskaper vi har mottatt for revisjon er blitt merkbart redusert. Revisjonen har vært i samtale med Sosialdepartementet, trygdeetaten, hvor vi stilte spørsmål om tolkningen av regelverket. Vi fikk opplyst over telefon at sykehjemmet kunne la være å overta disposisjonsretten av kontantytelsen selv om beboere ikke var i stand til å disponere sine midler selv. Dersom disposisjonsretten ble overlatt til pårørende må det imidlertid foreligge en skriftlig avtale om disponering av midlene. (Beboermidler) I Trondheim kommune er det bare 4 sykehjem hvor kommunen disponerer kontantytelsen, til sammen 14 beboere (Pasientmidler). Vi kan i den sammenheng nevne at Bergen kommune har ca. 1800 beboere de disponerer kontantytelsen for og Oslo kommune ca. 700. Vurdering. Revisjonens inntrykk er at det ved de fleste sykehjemmene ikke blir gjennomført tilstrekkelige, dokumenterte vurderinger med hensyn til om beboerne er i stand til å disponere sine egne midler slik det kreves i forskriften. Revisjonen registrerer at antallet pasientregnskap i Trondheim kommune er svært lavt sammenlignet med Oslo og Bergen. Det kan tyde på at forskriftene fra departementet tolkes forskjellig. Vi stiller spørsmål om de vurderingene som er gjort er tilstrekkelige med hensyn til å avgjøre hvem som skal disponerer beboernes midler. Dette vil ha betydning for krav til Kontanter på sykehjemmene Februar 2005 7

regnskap og revisjon av midlene, da pasientregnskap krever formelle regnskap som er underlagt revisjon. 5.2 Følges retningslinjer for Oppbevaring og disponering av midler for beboere i aldersinstitusjoner Rutine der institusjonen har fullmakt til å disponere beboernes midler. (Pasientmidler)? Kommunen har utarbeidet interne retningslinjer for pasientmidler på bakgrunn av Helsedepartementets forskrift om disponering av kontantytelser fra folketrygden under opphold i sykehjem og boform med heldøgns omsorg. I følge retningslinjene skal det føres særskilt regnskap for hver enkelt beboer. Regnskapene skal revideres av kommunerevisor. Revidert regnskap og utskrift av bankkonto for beboernes penger skal sendes nærmeste pårørende eller verge en gang årlig. Vi har ikke gjennomgått pasientregnskapene i denne sammenheng, da de revideres særskilt hvert år. Det føres pr. i dag 14 pasientregnskap i kommunen og disse regnskapene sendes inn til revisjon i henhold til kommunens retningslinjer. Ved et sykehjem som ble kommunalt høsten 2004 er det 1 beboer i kategorien pasientmidler. Sykehjemmet var ikke kjent med kommunens retningslinjer som stiller krav om at det skal sendes inn regnskap til revisjon. Vurdering. Etter det revisjonen kan se følges kommunens interne retningslinjer når det gjelder disponering og regnskapsføring av pasientregnskapene, med unntak av et tilfelle. 5.3. Følges retningslinjer for Oppbevaring og disponering av midler for beboere i aldersinstitusjoner (Beboermidler) Trondheim kommune har vedtatt egne retningslinjer for oppbevaring og disponering av midler for beboere i aldersinstitusjoner (beboermidler). Sykehjemmene skal forsøke å unngå å ta imot penger og verdisaker som tilhører beboere til oppbevaring. I de tilfellene det ikke er til å unngå, skal kontanter settes inn på bankkonto til beboer. Sykehjemmene har ifølge retningslinjene ikke ansvar for midler som oppbevares for beboerne. Det oppfordres derfor til at beboerne/pårørende skriver en erklæring om at de er informert om dette. Ved intervju med enhetslederne kom det fram at de fleste ikke kjente innholdet i kommunens retningslinjer for beboermidler. De enhetslederne som kjente til retningslinjene ga uttrykk for at retningslinjene ikke var hensiktsmessige og derfor ikke ble fulgt. Ved vårt besøk ved sykehjemmene kom det fram at det oppbevares lommepenger for de fleste beboerne. Kartleggingen viser at hvert sykehjem, og i enkelte tilfeller hver avdeling innenfor samme sykehjem, legger opp sine egne rutiner for håndtering av kontanter. Forholdsvis lite av midlene oppbevares i safe, det meste oppbevares på avdelingene. Det er stor variasjon i Kontanter på sykehjemmene Februar 2005 8

hvordan det enkelte sykehjem og avdeling fører oversikt over de midlene de oppbevarer for beboerne. Av de 19 sykehjemmene vi besøkte er det 5 sykehjem som ikke har safe. Selv ved de sykehjemmene som har safe blir det likevel oppbevart mye kontanter på avdelingene. Ved vår gjennomgang registrerte vi at det totalt oppbevares kr. 538.500,- i beboermidler for frivillig oppbevaring, i safer og på avdelingene ved sykehjemmene i Trondheim kommune. Se vedlegg 2. Som eksempel fra gjennomgangen kan vi nevne: 1) Et sykehjem tilbyr alle beboerne hjelp til å disponere lommepengene og de har opprettet en felles bankkonto for disse. Det føres regnskap for alt som går inn og ut av bankkontoen. Bilag oppbevares i en mappe for hver beboer. Dersom det mottas kontanter skrives det ut kvittering til pårørende. Det føres regnskap også for kontantene. Regnskapsoversikt sendes beboer eller pårørende en gang i året. Ved dette sykehjemmet oppbevares det ikke kontanter på den enkelte avdeling. 2) Ved andre sykehjem legges pengene i konvolutter med beboeres navn på og det føres regnskapskort/skjema for bruken. 3) Noen sykehjem har den praksisen at den som tar ut penger kvitterer for uttaket samt at de samler på kvitteringene for bruk av pengene. Andre bare samler på kvitteringene. 4) I enkelte tilfeller legges pengene i konvolutt uten at det føres regnskap for bruken. Beløpene skrives bare utenpå konvolutten. 5) Mange av sykehjemmene skriver ikke ut kvittering for mottak av kontanter fra pårørende. Ved et sykehjem fikk vi opplyst at tilhørende sone oppbevarer midler for beboere i omsorgsboliger. På grunn av at sonene ikke er en del av vår gjennomgang har vi ikke undersøkt om det er flere sonekontor som disponerer kontanter for beboere i omsorgsboliger. Revisjonen fikk ved henvendelse til administrasjonen bekreftet at det ikke er utarbeidet egne retningslinjer for håndtering av kontanter for de som bor i omsorgsboliger. Vurdering. Frivillig forvaltning av lommepenger (beboermidler) representerer et risikoområde, og etter forskriften er det ikke revisjonsplikt for disse midlene. Mulighet for uregelmessigheter er spesielt tilstedet der sykehjemmene ikke har tilfredstillende rutiner og retningslinjer med hensyn til sikker oppbevaring, tilfredsstillende regnskapsføring og oppfølging av beboermidlene. Revisjonens inntrykk er at gjeldende retningslinjer ikke er godt nok kjent ved sykehjemmene. Risikoen ved at det oppbevares så mye midler ved sykehjemmene uten at det føres tilfredsstillende regnskap er todelt. 1) Risiko for beboerne for at penger kommer på avveie. Kontanter på sykehjemmene Februar 2005 9

Som eksempel kan nevnes: Ved et av sykehjemmene fikk vi opplyst at beboernes midler opprinnelig ble oppbevart på avdelingene, men måtte flyttes inn i safen på grunn av at det forsvant penger. 2) Risiko for ansatte som håndterer kontanter. Vi har ved vår gjennomgang funnet to typer risikoforhold i denne sammenheng. a) Flere ansatte har tilgang til beboernes midler og ved manko vil alle med tilgang kunne bli mistenkt, noe som kan være ødeleggende for arbeidsmiljøet. b) I noen tilfeller har bare en ansatt tilgang til en beboers midler. En eventuelt manko vil ikke bli oppdaget dersom det ikke gis kvittering ved mottak av penger og kopi av regnskapet til pårørende. Det kan synes som om det i kommunens retningslinjer bør utdypes hvordan en håndterer og sikrer beboernes kontanter, samt hva som er tilfredsstillende regnskapsføring. Revisjonens vurdering er at kommunens retningslinjer for oppbevaring og disponering av midler og verdisaker for beboere ved sykehjem (beboermidler) ikke etterleves fullt ut ved noen av sykehjemmene. Som eksempler kan vi nevne manglende regnskap og usikker oppbevaring. Revisjonen mener det er uheldig at kommunen tar i mot kontanter til oppbevaring for beboere i omsorgsboliger ut at det er utarbeidet retningslinjer. 5.4. Oppbevares det verdisaker for beboerne og følges retningslinjene. De fleste sykehjemmene oppbevarer noen verdisaker for beboerne, selv om omfanget ikke er så stort som ved revisjonens gjennomgang i 1998. Beboere og pårørende informeres ved innleggelsen om at sykehjemmet ikke ønsker å oppbevare verdisaker. I kommunens retningslinjer står det at dersom verdisaker likevel taes i mot, skal de oppbevares i safe. Egen bok med nummererte sider skal brukes for kvittering ved mottak og utlevering. Det var bare 2 sykehjem som hadde en protokoll for oppbevaring av verdisaker i henhold til retningslinjene. På de fleste sykehjemmene ble verdisakene bare lagt i en konvolutt med påskrift med navn og innhold. I enkelte tilfeller ligger verdisakene i beboerens pengekonvolutt uten at de er registrert mottatt. Et fåtall sykehjem sier at de ikke tar imot verdisaker til oppbevaring. Ved intervju med enhetslederne kom det fram at de fleste ikke kjente innholdet i kommunens retningslinjer for verdisaker. Vurdering. Etter revisjonens vurdering er det risiko knyttet til oppbevaring verdisaker ved sykehjemmene. Vår vurdering er at praksis for oppbevaring av verdisaker ved de fleste sykehjemmene ikke er i henhold til kommunes retningslinjer. Det føres ikke nummerert protokoll og det kvitteres ikke ved mottak og utlevering av verdigjenstander. Oppbevaring av verdigjenstander er i mange tilfeller ikke tilfredsstillende. Revisjonens inntrykk er at retningslinjene ikke er godt Kontanter på sykehjemmene Februar 2005 10

nok kjent ved sykehjemmene. Det kan synes som om det enkelte sykehjem/avdeling legger opp sine egne rutiner. 5.5. Finnes det uavhentede verdisaker og midler og følges kommunens retningslinjer på dette området? Kommunen har utarbeidet rutiner for behandling av verdisaker/gjenstander som avdøde beboere har deponert i safe på sykehjemmene. Revisjonens besøk avdekket at det ligger en del uavhentete verdisaker på sykehjemene. Årsaken kan være at eier er ukjent eller at pårørende ikke har hentet verdisakene til tross for at det er sendt brev. Ved noen sykehjem er det en del smykker som har ligget i flere år. På et sykehjem ligger det også kontanter i safen som ikke er avhentet, til sammen vel kr. 5000,-. I følge retningslinjene skal uavhentede verdisaker leveres til skifteretten eller til politiets hittegodsavdeling dersom de ikke er avhentet innen 3 måneder. Dersom det er ukjent hvem verdisakene tilhører skal de avleveres til politiet umiddelbart. I noen tilfeller fant vi smykker med ukjent eier, der informasjon om funntidspunkt og sted ikke var påført konvolutten. Det medfører at det blir vanskelig å finne rettmessig eier. Ved intervju med enhetslederne kom det fram at de fleste ikke kjente innholdet i kommunens retningslinjer for uavhentede midler. Vurdering. Det er revisjonens vurdering at kommunes rutine for behandling av verdisaker/gjenstander ikke etterleves ved de sykehjemmene som har verdisaker til oppbevaring. Ved en del av de største sykehjemmene oppbevares det uavhentede verdisaker som har ligget i flere år. Dette er i strid med retningslinjene. Revisjonens inntrykk er at gjeldende retningslinjer ikke er godt nok kjent ved en del av sykehjemmene. Det kan synes som om det enkelte sykehjem/avdeling legger opp sin egen praksis. Revisjonen registrerer at det er sykehjem som er klar over at de skulle ha gjort noe med de uavhentede verdisakene, men dette er ikke blitt prioritert. 5.6. Følges retningslinjene for donasjon og pengegaver som sykehjemmet mottar fra pårørende? I følge kommunens retningslinjer for pengegaver skal det opprettes egen bankkonto for gaver til sykehjemmene. I henhold til retningslinjene skal disse pengegavene ikke posteres i kommuneregnskapet. Sykehjemmene har på forespørsel fra finans- og regnskapstjenesten, 14.07.04, sendt inn melding om slike gavekonti. Selv om gavene ikke er kommunale midler, skal det i følge retningslinjene føres regnskap for å dokumentere hva pengene brukes til. Ved intervju med enhetslederne kom det fram at de fleste ikke kjente innholdet i kommunens retningslinjer for donasjoner og pengegaver. Enkelte sykehjem har opprettet egen bankkonto for pengegaver de mottar fra pårørende i samsvar med retningslinjene. Til sammen har sykehjemmene ca. kr. 890.000,- på slike konti, jfr. vedlegg 2. I de fleste tilfeller er det styrer ved sykehjemmet som disponerer disse midlene alene. Ved vår gjennomgang registrerte vi at det ikke føres tilfredstillende regnskap for gavemidlene ved noen av sykehjemmene som har opprettet gavekonto. Det samles imidlertid Kontanter på sykehjemmene Februar 2005 11

på kontoutskrift og en del bilag. Ved andre sykehjem oppbevares pengegaver i kontanter i safe eller i konvolutter på avdelingene. Beløpene varierer fra. kr.1.000,- til kr.10.000,-. Til sammen for alle de undersøkte sykehjemmene var beløpet kr 58.727,-. Jfr. vedlegg 2. Vurdering. Revisjonens vurdering er at kommunens retningslinjer for donasjon og pengegaver til sykehjemmene ikke følges. Dette gjelder spesielt føring av regnskap for mottak og disponering av pengegaver. Revisjonens inntrykk er at retningslinjene ikke er kjent. For de som ikke har opprettet egen bankkonto for gavemidlene er det etter revisjonens vurdering en risiko knyttet til oppbevaring av større kontantsummer ved sykehjemmene der det ikke føres regnskap. 5.7. Følges retningslinjene for bruk av kontorkasser? Ved 5 av sykehjemmene fikk vi ikke telt kontorkassene på grunn av at de som hadde nøklene ikke var tilstede. De to sykehjemmene som kommunen nylig overtok driften av har ikke opprettet kontorkasse. Vi har telt kontorkassen på de øvrige 12 sykehjemmene. Som eksempler på funn fra telling av kontorkassene kan nevnes : 1) Kontorkassene oppbevares som oftest i safen, men ved enkelte sykehjem er kontorkassen oppbevart i kontorskuffen. 2) I et tilfelle var det tatt ut kr. 700,- fra kontorkassen til diverse innkjøp uten at det lå uttaksmelding i kassen. 3) Ved et sykehjem fant vi kassabilag fra 2002 og 2003 som fortsatt lå i kassen, men skulle vært vedlagt posteringsbilaget som regnskapsdokumentasjon. De har ikke regnskapsført kassabilag for 2004, totalt kr. 2.085,-. Avstemmingsskjema til regnskapskontoret i henhold til kommunens retningslinjer, var ikke sendt inn. 4) Ved et annet sykehjem var ikke kassabilagene regnskapsført eller kassen avstemt for 2003 eller 2004. Det var satt inn kr 10.000,- av velferdsmidler på bankkontoen for kontorkassen og det var ikke sendt inn avstemmingsskjema for kassen til regnskapstjenesten i henhold til kommunens retningslinjer. Det samme sykehjemmet hadde i 2003 og 2004 utbetalt kr 10.000,- til en pensjonist uten at kommunen hadde innberettet dette som skattepliktig inntekt på vedkommende. Utbetalingene ble delvis gjort over kasse og delvis ved utbetaling over bank. Noen få sykehjem har ikke fulgt retningslinjenes krav om innsendelse av avstemming av kassen til regnskapstjenesten. Sykehjemmene har ikke fått purring på manglende avstemming. Vurdering. Revisjonens inntrykk er at de fleste sykehjemmene er kjent med retningslinjene for kontorkasser. Det er imidlertid noen sykehjem som ikke følger retningslinjene med hensyn til Kontanter på sykehjemmene Februar 2005 12

å telle opp og avstemme kontorkassen samt å sende inn avstemming til regnskapstjenesten 2 ganger pr. år. For noen kasser er det mindre differanser som ikke er avklart. Revisjonen mener at kontorkassen bør oppbevares i safen såfremt at de har safe tilgjengelig. 5.8. Hvilke andre midler oppbevares ved sykehjemmene i safene eller på avdelingene? Ved en del av sykehjemmene oppbevares det også andre midler. Eksempler på slike midler kan være kantineoppgjør, kostpenger, kopipenger, depositum for garderobenøkler, penger til underholdning, pårørendeforening, utleie av lokaler, suppekjøkken osv. Totalt kr 58.351,-. Jfr. vedlegg 2. Vi fant tilfeller hvor inntekten av salg av mat ikke var inntektsført til tross for at utgiftene til maten var ført i kommuneregnskapet. Enkelte safer inneholder også private penger som tilhører ansatte. Disse er tilfredstillende merket og kan ikke forveksles med kommunale midler. Ved et tilfelle ble det observert at penger og verdisaker oppbevares i kontorskap mens safen bare inneholder diverse papirer. Ved 2 sykehjem som kommunen nylig har overtatt driften av, ligger det kostpenger i safen. Vi fikk forklart at de ansatte er pålagt å spise sammen med beboerne og derfor betaler kr.10,- pr. dag for maten. Kostpengene blir ikke inntektsført i kommuneregnskapet, men brukes til diverse ekstra innkjøp. Dersom det er praksis i kommunen at ansatte ved sykehjem spiser måltider på kommunens regning må den skattemessige konsekvensen for de ansatte vurderes. Ansatte som har fri kost på jobben skal i følge skatteloven beskattes for denne fordelen som en naturalytelse. Og dersom skatteplikt skal unngås må de ansatte selv dekke dokumentert råvarekostnad for maten. Vurdering. Revisjonens vurdering er at det oppbevares en del kontanter i sykehjemmenes safer som skulle vært inntektsført i kommunens regnskap. Det er etter vår mening en risiko knyttet til å oppbevare større pengebeløp i safen. Risikoen kan reduseres ved at pengene jevnlig settes inn på konto og inntektsføres i kommunens regnskap. Kommunen må få avklart det skattemessige spørsmålet i forbindelse med at ansatte spiser sammen med beboerne på noen sykehjem. 6. Konklusjoner Retningslinjer I revisjonens undersøkelse kom det tydelig fram at retningslinjene har vært lite kjent og at de er vanskelig å finne på kommunens nettsider. Helsedepartemenetets forskrift Revisjonens inntrykk etter vår gjennomgang er at det ved de fleste sykehjemmene ikke blir gjennomført tilstrekkelige, dokumenterte vurderinger med hensyn til om beboerne er i stand Kontanter på sykehjemmene Februar 2005 13

til å disponere sine egne midler slik det kreves i Helsedepartementets forskrift 2-2. Det lave antallet pasientregnskap i Trondheim kommune sammenlignet med Bergen og Oslo, kan tyde på at forskriften tolkes forskjellig. Pasientmidler Revisjonens vurdering er at kommunens retningslinjer for pasientmidler er kjent i forhold til de 14 pasientregnskapene som sendes til revisjon, dette gjelder 4 sykehjem. Ved et 5. sykehjem var imidlertid retningslinjene for pasientmidler ikke kjent, selv om sykehjemmet hadde en beboer i kategorien pasientmidler. Etter det revisjonen kan se følges kommunens interne retningslinjer når det gjelder disponering og regnskapsføring av pasientregnskapene, med unntak av et tilfelle. Beboermidler Revisjonens konklusjon etter vår gjennomgang er at kommunens interne retningslinjer for håndtering av kontanter og verdigjenstander er lite kjent ved sykehjemmene. Enhetslederne gir uttrykk for at retningslinjene for beboermidler er lite hensiktsmessig i forhold til praktisk gjennomføring. Det synes som om det har utviklet seg forskjellig praksis på hvert sykehjem og i flere tilfeller hver avdeling innenfor samme sykehjem når det gjelder håndtering av beboermidler. Revisjonen ser det som en risiko at det oppbevares store kontantsummer ved sykehjemmene uten at det er tilstrekkelig sikring av midlene. Regnskapsføring, oppfølging og oppbevaring av midlene er til dels mangelfull. Revisjonen mener det er uheldig at kommunen tar i mot kontanter til oppbevaring for beboere i omsorgsboliger ut at det er utarbeidet retningslinjer. Verdisaker Etter revisjonens vurdering er praksis ved oppbevaring av verdisaker ved de fleste sykehjemmene ikke i henhold til kommunes retningslinjer. Det føres ikke nummerert protokoll, det kvitteres ikke ved mottak og utlevering av verdigjenstander og verdisakene oppbevares ikke alltid i safe. Uavhentede midler Ved en del av de største sykehjemmene oppbevares det uavhentede verdisaker som har ligget i flere år. Dette er i strid med kommunens retningslinjer. Donasjoner / pengegaver Det er varierende praksis når det gjelder mottak og disponering av gavemidler fra pårørende. Interne retningslinjer følges ikke, spesielt med hensyn til regnskapsføring og oppbevaring av midlene. Kontorkasse Retningslinjene for kontorkasser synes å være kjent ved de fleste sykehjemmene. Det er imidlertid ikke alle som etterlever retningslinjene fullt ut. To sykehjem har ikke gjort opp kassen, et sykehjem har tilført andre midler til kontorkassen. Et sykehjem har utbetalt godtgjørelse blant annet over kasse som ikke er innberettet som skattepliktig inntekt for vedkommende. Noen få sykehjem har ikke sendt inn avstemmingsskjema. Kontanter på sykehjemmene Februar 2005 14

Andre midler En del sykehjem oppbevarer kontanter som skulle vært inntektsført i kommuneregnskapet. Alle inntekter som tilhører kommunen skal inntektsføres i kommunens regnskap. Det er ikke anledning til å holde inntekter utenfor og bruke dem til diverse innkjøp. Utgiftene ved slike innkjøp skal også synliggjøres i regnskapet. Dersom sykehjemmet har behov for penger til småinnkjøp kan kontorkassen benyttes. 7. Anbefalinger Revisjonen anbefaler at Helsedepartementets forskrift og kommunens interne retningslinjer for dette området gjøres bedre kjent. Dersom gjeldende retningslinjer ikke er i tråd med det som oppfattes som gjennomførbart ved sykehjemmene så bør retningslinjene vurderes og tilpasses innenfor det som er i tråd med forskriften og akseptabel intern kontroll. Helsedepartemenetets forskrift Revisjonen anbefaler at kommunen får en avklaring med hensyn til hvordan forskriften fra Helsedepartementet 2-2 og 2-3 skal tolkes. Når dette er avklart bør sykehjemmene se om de har gjennomført tilstrekkelige, dokumenterte vurderinger med hensyn til om beboerne er i stand til å disponere kontantytelsen selv. Pasientmidler Revisjonen mener at gjeldende retningslinjer bør følges, dette med bakgrunn i at revisjonen har avdekket at retningslinjene ikke var kjent ved et av de nye kommunale sykehjemmene som hadde pasientmidler for 1 beboer. Beboermidler Retningslinjer for oppbevaring og disponering av beboernes kontanter må gjennomgås. Det bør tilstrebes å få til en lik praksis ved håndtering av beboermidler, da det nå er ulik behandling fra sykehjem til sykehjem og fra avdeling til avdeling. Vi anbefaler at det vurderes om det kan være hensiktsmessig å opprette en felles bankkonto for beboermidler på hvert sykehjem og at det føres regnskap for hver beboer. Det meste av utgiftene bør betales over bank, som eksempel kan nevnes fotpleie og frisør. Det kan eventuelt opprettes en felles håndkasse for småbeløp. Det er et sykehjem som har denne praksisen i dag og det ser ut som om det fungerer bra. Revisjonen er av den oppfatning at kommunens gjeldende retningslinjer bør forbedres slik at de blir mer detaljert i forhold til praktisk bruk. Revisjonen anbefaler at kommunen vurderer om det er ønskelig at sykehjemmene oppbevare kontanter for beboere i omsorgsboliger. Dersom kommunen ønsker å yte denne tjenesten for beboerne bør det utarbeides egne retningslinjer. Verdisaker Revisjonen mener at sykehjemmene bør følge kommunens retningslinjer for innlevering og oppbevaring av verdigjenstander. Selv om omfanget kan være lite er det viktig at verdisakene blir registrert, godt merket og betryggende oppbevart. Kontanter på sykehjemmene Februar 2005 15

Uavhentede midler Revisjonen mener at kommunens retningslinjer for uavhentede midler bør følges, og uavhentede verdigjenstander leveres til politiets hittegods. Donasjoner/pengegaver I gjeldende retningslinjer står det at det skal opprettes bankkonto og føres regnskap for å kunne dokumentere bruken av pengene. Revisjonen mener at sykehjemmene bør følge kommunens retningslinjer. Kontorkasse Det bør presiseres ovenfor sykehjemmene at retningslinjene for bruk av kontorkasse skal følges. Dersom sykehjemmene betaler for underholdning eller lignende må en være oppmerksom på kommunens innberetningsplikt (lønn) overfor personer som ikke kan dokumentere at de er registrert som næringsdrivende. Andre midler Kommunale midler som oppbevares ved sykehjemmene, som eksempel oppgjør for salg av mat, skal inntektsføres i kommunens regnskap. Det bør videre overveies å opprette bankkonti for de forskjellige andre midler som oppbevares i safen. Kontanter på sykehjemmene Februar 2005 16

8. Rådmannens høringsuttalelse Rådmannen har hatt revisjonsrapporten til uttalelse. Brevet fra rådmannen er tatt inn i rapporten i sin helhet nedenfor. TRONDHEIM KOMMUNE Rådmannen, kommunaldirektør for helse og velferd N-7004 TRONDHEIM Vår saksbehandler Siri Rasmussen Vår ref. 05/04809/ oppgis ved alle henv. Deres ref. Dato 18.02.2005 SVAR TIL UTTALELSE - HØRINGSUTKAST AV REVISJONSRAPPORT "OPPBEVARING AV KONTANTER PÅ SYKEHJEMMENE" Innledningsvis vil rådmannen understreke at resultatet av revisjonens gjennomgang av oppbevaring av kontanter i sykehjem er svært nyttig i forbindelse med rådmannens kontinuerlige arbeid for å sikre god intern kontroll og at gjeldende retningslinjer følges for å sikre at lover og forskrifter overholdes og at beboernes interesser ivaretas. Kommentar til rapportens punkt 5.1 foretas det vurderinger av om beboerne på sykehjem i Tk er i stand til selv å disponere kontantytelsen fra folketrygden Som revisjonen påpeker er det få pasientregnskap i TK sammenlignet med Oslo og Bergen. Bakgrunnen for dette er at rådmannen helst ser at sykehjemmene ikke skal overta ansvar for pasientmidler, men ser det mer fornuftig å overlate ansvaret til hjelpeverge. Rådmannen vil ta kontakt med departementet for å undersøke om Trondheim kommunes praksis er i strid med forskriften. Kommentar til rapportens punkt 5.4, 5.5, 5.6 og 5.7 Resultatet av revisjonens gjennomgang av oppbevaring av verdisaker for beboerne, uavhentede verdisaker og midler, donasjon og pengegaver som sykehjemmet mottar og bruk Kontanter på sykehjemmene Februar 2005 17

av kontorkasse er at kommunens interne retningslinjer etterleves i varierende grad, og innenfor enkelte områder i svært liten grad. Revisjonen anbefaler at kommunens interne retningslinjer følges. Rådmannen har ikke fått tilbakemelding fra lederne om at rutinen er vanskelig tilgjengelige, heller ikke at de ikke hadde gjort seg kjent med disse, før etter den nye revisjonsgjennomgangen. Resultatet er spesielt overraskende på bakgrunn av at det i 1998 ble gjennomført en tilsvarende undersøkelse som førte til endring av rutinene fom 2000, og rådmannen har oppfordret lederne til å gi tilbakemelding dersom ytterligere endringer er ønskelig. En grunnleggende forventning fra rådmannen var da at lederne hadde gjort seg kjent med rutinene. Dette ble senest tatt opp med lederne i august 2004. Rutinene er tilgjengelige på intranettet, sammen med andre relevante og nødvendige rutiner. Etter revisjonens gjennomgang vil rådmannen vurdere tilgjengeligheten av disse rutinen som er lagt ut på Tks intranett samtidig som rådmannen vil vurdere å innføre en rutine beskrevet under sluttkommentar. Jeg vil presisere at alle sykehjem skal ha safe. Kommentar til rapportens punkt 5.3 Følges retningslinjer for oppbevaring og disponering av midler for beboere i aldersinstitusjoner Rådmannen vil gjennomgå rutinen og forbedre den etter revisjonens anbefalinger. Jeg vil også vurdere om kommunen ønsker å oppbevare kontanter for beboere i omsorgsboliger. I tillegg gjelder samme kommentar her som for kommentaren til punktene 5.4, 5.5, 5.6 og 5.7. Kommentar til rapportens punkt 5.8 Andre midler Rådmannen vil presisere overfor lederne at alle inntekter som tilhører kommunen skal inntektsføres i kommunens regnskap. Rådmannen vil vurdere tiltak for å sikre at ansatte som spiser sammen med beboerne på sykehjem dekker den dokumenterte råvarekostnaden for maten. Rådmannen vil også vurdere andre tiltak slik at utbetaling av midler til privatpersoner ikke skal forekomme uten at dette innberettes. Kontanter på sykehjemmene Februar 2005 18

Sluttkommentar På bakgrunn av resultatet av revisjonens gjennomgang vil jeg legge til rette for at det lettere skal la seg gjøre å overvåke etterlevelsen av disse rutinene fra rådmannen. Jeg vil vurder om enhetslederne periodisk må dokumenterer ovenfor rådmannen at de har kontrollert at rutinene etterleves på sin enhet i en form for selvangivelse. Dette kan for eksempel gjøres ved at leder kvitterer for spesifiserte kontroller tilhørende den enkelte rutine samlet i selvangivelsen. Denne oversikten skal også være tilgjengelig for revisjonen på forespørsel. Med hilsen TRONDHEIM KOMMUNE Tor Åm Kommunaldirektør Siri Rasmussen rådgiver 9. Revisjonens kommentarer til Rådmannens uttalelse Revisjonen merker seg at rådmannen anser rapporten som svært nyttig, og er enig i våre vurderinger og konklusjoner. Vi tar rådmannens tiltak for å bedre rutinene til orientering. Kontanter på sykehjemmene Februar 2005 19