Møteprotokoll Seljord kontrollutval Dato: 30.05.2018 kl. 9:00 11:45 Sted: Kommunehuset, møterommet 1. høgda Arkivsak: 18/00167 Til stede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Ikke møtt: Andre: Sigrun Dyrland Eidal Mette Aanderaa Arve Lia Tone Reiten John Olav Haugetuft Gunleif Oland Rådmann Finn-Arild Bystrøm Økonomisjef Halgeir Brekke Oppdragsrevisor Hilde Vatnar Sekretær Ingebjørg Liland Protokollfører: Ingebjørg Liland Sakskart Side Møteinnkalling 2/18 18/00167-10 Godkjenning av innkalling 30.05.2018 3 Møteprotokoll 2/18 18/00167-11 Godkjenning av protokoll frå møte 07.03.2018 4 Saker til behandling 1
12/18 18/06107-1 Årsrekneskap og årleg rapport 2017 for Seljord kommune kontrollutvalet si uttale 5 13/18 18/06108-1 Bestilling av neste forvaltningsrevisjonsprosjekt 7 14/18 18/06483-1 Forum for kontroll og tilsyn - medlemskap 8 15/18 18/00176-3 Referatsaker 30.05.2018 9 16/18 18/00183-3 Eventuelt 30.05.2018 10 Seljord, 30.05.2018 Sigrun Dyrland Eidal Kontrollutvalgsleder Ingebjørg Liland Sekretær 2
Møteinnkalling 2/18 Godkjenning av innkalling 30.05.2018 1 Seljord kontrollutval 30.05.2018 2/18 Møteinnkalling 30.05.2018 vert godkjend. Samrøystes. Møteinnkalling 30.05.2018 vert godkjend. 3
Møteprotokoll 2/18 Godkjenning av protokoll frå møte 07.03.2018 1 Seljord kontrollutval 30.05.2018 2/18 Protokoll frå møtet 07.03.2018 vert godkjend. Samrøystes. Protokoll frå møtet 07.03.2018 vert godkjend. 4
Saker til handsaming 12/18 Årsrekneskap og årleg rapport 2017 for Seljord kommune kontrollutvalet si uttale 1 Seljord kontrollutval 30.05.2018 12/18 Kontrollutvalet si uttale til Seljord kommune sitt årsrekneskap for 2017: Kontrollutvalet har handsama Seljord kommune sitt årsrekneskap for 2017. Saman med årsrekneskapet følgde rådmannen sin årsrapport. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsmelding og rapport til kontrollutvalet om årsrekneskapet. Årsrekneskapet viser kr 202 745 954 til fordeling drift. Netto driftsresultat er på kr 5 122 861 og eit rekneskapmessig resultat på kr 0. Investeringsrekneskapen viser eit resultat i balanse. Kontrollutvalet meiner at presentasjonen av årsrekneskapet med tilhøyrande spesifikasjonar og noter tilfredstill brukaranes informasjonsbehov og gjev eit riktig bilete av dei forhold som årsmeldinga til rådmannen omhandlar. Kontrollutvalet har ingen merknader til årsrekneskapen for Seljord kommune for 2017 og sluttar seg til revisors melding av 12.04.2018. Kontrollutvalet anbefaler at Seljord kommunes årsrekneskap for 2017 vert godkjend. Kontrollutvalet si uttale sendast kommunestyret med kopi til formannskapet. Rådmann Finn-Arild Bystrøm og økonomisjef Halgeir Brekke gav utvalet ei orientering om årsrekneskapen og årsmeldinga for Seljord kommune for 2017, og svara på spørsmål frå utvalsmedlemmene. Telemark kommunerevisjon v/hilde Vatnar la fram revisors rapport til kontrollutvalet. Samrøystes. Kontrollutvalet si uttale til Seljord kommune sitt årsrekneskap for 2017: Kontrollutvalet har handsama Seljord kommune sitt årsrekneskap for 2017. Saman med årsrekneskapet følgde rådmannen sin årsrapport. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsmelding og rapport til kontrollutvalet om årsrekneskapet. Årsrekneskapet viser kr 202 745 954 til fordeling drift. Netto driftsresultat er på kr 5 122 861 og eit rekneskapmessig resultat på kr 0. Investeringsrekneskapen viser eit resultat i balanse. 5
Kontrollutvalet meiner at presentasjonen av årsrekneskapet med tilhøyrande spesifikasjonar og noter tilfredstill brukaranes informasjonsbehov og gjev eit riktig bilete av dei forhold som årsmeldinga til rådmannen omhandlar. Kontrollutvalet har ingen merknader til årsrekneskapen for Seljord kommune for 2017 og sluttar seg til revisors melding av 12.04.2018. Kontrollutvalet anbefaler at Seljord kommunes årsrekneskap for 2017 vert godkjend. Kontrollutvalet si uttale sendast kommunestyret med kopi til formannskapet. 6
13/18 Bestilling av neste forvaltningsrevisjonsprosjekt 1 Seljord kontrollutval 30.05.2018 13/18 Saken leggast fram utan forslag til vedtak. Utvaket diskutera prosjekta i den overordna analyse og kom med innspel. Rådmann var til stade under handsaminga og kom med innspel. Desse prosjekta vart diskutera: Helse og omsorg, ressursar, organisering og kvalitet i pleie og omsorg. - Oppfølging av tilsyn frå fylkesmannen etc. - Agenda Kaupang 2013 /2018 rapportar Tekniske tenester byggesakshandsaming - Prosjekthandtering - Rapportering Integrering i kommunen. Arkiv og dokumenthandtering. Forslag til vedtak: Kontrollutvalet ber Telemark kommunerevisjon IKS om å utføre ein Forvaltningsrevisjon med tema «Helse og omsorg Ressursar, organisering og kvalitet i pleie og omsorg.». Prosjektplan leggast fram i fyrste mogelege møte. Samrøystes for forslag til vedtak. Kontrollutvalet ber Telemark kommunerevisjon IKS om å utføre ein Forvaltningsrevisjon med tema «Helse og omsorg Ressursar, organisering og kvalitet i pleie og omsorg.». Prosjektplan leggast fram i fyrste mogelege møte. 7
14/18 Forum for kontroll og tilsyn - medlemskap 1 Seljord kontrollutval 30.05.2018 14/18 Saka leggast fram utan forslag til vedtak. Sekretariatet la fram saka i møtet. Forslag til vedtak: Kontrollutvalet i Seljord kommune blir medlem av FKT. Samrøystes. Kontrollutvalet i Seljord kommune blir medlem av FKT. 8
15/18 Referatsaker 30.05.2018 1 Seljord kontrollutval 30.05.2018 15/18 Referatsakene takast til vitande. 1. Referatsaker Nye personvernregler frå mai 2018 Ny kommunelov Prop. 46L 2. Saker handsama i kommunestret PS 21/18 Rapport om offentlege anskaffingar for Seljord kommune frå Telemark kommunerevisjon IKS PS 24/18 Selskapskontroll på brannvernsamarbeidet i Vest-Telemark PS 25/18 Sak frå administrasjonsutvalet vedrørande ordføraren sine fullmakter til å forhandle tilsettingsvilkår med ny rådmann 3. Neste møte 03.10.2018 Einingsbesøk? Praksisplasser integrering Orientering. Prosjektplan - forvaltningsrevisjon Orientering om økonomisk situasjon pr. 1. tertial 2018 Budsjett for kontroll og tilsyn 2019 Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon for 2018 Revisor si egenvurdering av sjølvstende Referatsaker/eventuelt Samrøystes. Referatsakene takast til vitande 9
16/18 Eventuelt 30.05.2018 1 Seljord kontrollutval 30.05.2018 16/18 Ingen saker vart handsama. 10