2/15 Orientering fra OSO- representantene om aktuelle saker i egen region/ klinikk v/oso representantene

Overordnet Samarbeidsorgan (OSO), kl. 11.00 15.30 Sted: Store auditorium i 1. etasje på Sykehuset, UNN Harstad Formøte: Kommunenes repr. kl. 10:30 10:55, møterommet i 5. etasje på sykehuset Formøte: UNN sine repr. kl. 10:30 10:55, møterom C-379 i 3. etasje på sykehuset Saksnr. Sak 1/15 Referat fra møte 4.12.14 2/15 Orientering fra OSO- representantene om aktuelle saker i egen region/ klinikk v/oso representantene 3/15 Omstillingsutfordringer i UNN, plan og prosess for disse endringene med særlig fokus på endringen innen psykisk helse og rus. v/viseadministrerende direktør Elin Gullhav UNN 4/15 Helsehus i Harstad. Informasjon om framdrift og planer v/kommuneoverlege Frode Risdal, Harstad kommune 5/15 Helsehus i Tromsø. Informasjon om framdrift og planer v/kommunalsjef Eva T. Olsen, Tromsø kommune 6/15 Utredning av ambulanseberedskapen v/klinikksjef Jon Mathisen, Akuttmedisinsk klinikk, UNN 7/15 Status Digitalt nødnett, oppfølging av sak 35/14 v/klinikksjef Jon Mathisen, Akuttmedisinsk klinikk, UNN 8/15 Finansiering av fellesaktiviteter, oppfølging av sak 3/14 og 22/14 v/leder av OSO Merete Hessen, Kvæfjord kommune 9/15 Forslag til opprettelse av KSU 1-2015; Trygg og sikker overføring av ansvar mellom UNN og lokalsykehuskommunene for barn som pårørende v/ barnekoordinator Janne Hessen, Fag- og forskningssenteret, UNN 10/15 Status Samhandlingsbarometeret Orientering om samarbeid med Helse Førde HF om Samhandlingsbarometeret v/seniorrådgiver Bjørn Engum, NST UNN 11/15 Andre orienteringer: Helsetjenesteplanlegging, oppfølging av sak 21/14,30/14 og 45/14 Status for etablering av ø-hjelpssenger / Kad-senger, oppfølging av sak 31/14 Hva kan UNN tilby av lærlingeplasser og hva er kommunenes behov 12/15 Neste møte 9038 Tromsø 4700.04.02008 MVA 983 974 899 NO E-post: OSO-sekretariat@unn.no www.unn.no/oso

2 Sak: 1/15 Tittel: Referat fra møte 4.12.14 Referatet er vedlagt innkallingen Sak: 2/15 Tittel: Orientering fra OSO- representantene om aktuelle saker i egen region/ klinikk Fra: OSO representantene Orienteringen gis i møte. Sak: 3/15 Tittel: Omstillingsutfordringer i UNN, plan og prosess for disse endringene med særlig fokus på endringen innen psykisk helse og rus. Fra: Viseadministrerende direktør Elin Gullhav UNN. Orienteringen gis i møte.

3 Sak: 4/15 Tittel: Helsehus i Harstad. Informasjon om framdrift og planer Fra: Kommuneoverlege Frode Risdal, Harstad kommune Orienteringen gis i møte. Sak: 5/15 Tittel: Helsehus i Tromsø. Informasjon om framdrift og planer Fra: Kommunalsjef Eva T. Olsen, Tromsø kommune Orienteringen gis i møte.

4 Sak: 6/15 Tittel: Utredning av ambulanseberedskapen Fra: Klinikksjef Jon Mathisen, Akuttmedisinsk klinikk, UNN Styret for Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) har nylig vedtatt en utredning av ambulanseberedskapen. Det vil på møtet i OSO bli gitt en orientering om denne prosessen, samt en oppsummering av de innspill som er mottatt på høringsbrev som ble sendt alle kommunene før jul. I høringsbrevet heter det; Utredning av ambulanseberedskapen Det vises til at styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) har bedt om en utredning av ambulanseberedskapen. I saksutredningen (styresak 108/2014) fremgår det at Akuttmedisinsk klinikk vurderer det som umulig å nå de økonomiske innsparingskravene for 2015 uten strukturtiltak i Ambulanseavdelingen. Styret vedtok at Akuttmedisinsk klinikk skal gjennomføre en utredning som skal fremlegges styret for endelig godkjenning: 4. Styret gir sin tilslutning til at aktiv pasientbehandling prioriteres noe høyere og beredskap noe lavere i forhold til hverandre enn tidligere. Styret er innforstått med at dette kan medføre endringer i vaktplaner og økt differensiering av responstidene i bilambulansetjenesten, men forutsetter at eventuelle konkrete forslag om strukturendringer fremmes for godkjenning i styret. Vi ønsker med dette å informere om prosessen og ber om tilbakemelding på forhold som vi bør kjenne til i utarbeidelsen av saken. Prosess vil være: Brev til kommunene og brukerorganisasjoner med ønske om innspill til utredningen Kartlegging av beredskap og responstider gjennomført av ekstern konsulent Orienteringssak i Overordnet samarbeidsorgan (OSO), samt eventuelle møter med regionrådene Oppsummering av tilbakemeldinger, analysearbeid og ferdigstilling av rapport Høring Styrebehandling i UNN Vi ber gjennom dette brev kommunene om tilbakemelding på følgende spørsmål; 1. En kort redegjørelse for kommunens ivaretakelse av akuttmedisinsk beredskap 2. Eventuelle planer om strukturendringer i kommunehelsetjenesten med vekt på lege- og pleietjenester 3. Forslag til risikoreduserende tiltak ved eventuelle endringer i ambulansetjenesten 4. Andre forhold som UNN bør være spesielt oppmerksom på ved strukturendring i dagens ambulansetjeneste Av hensyn til videre prosess, må vi har svarene innen 16. januar 2015:

5 Sak: 7/15 Tittel: Status Digitalt nødnett, oppfølging av sak 35/14 Mandat for KSU 2-2015: Felles prosedyrer med felles nødnett Til: Fra: Overordnet Samarbeidsorgan (OSO) Prosjektleder Nødnett Helse, Tor Andre Skjelbakken, Akuttmedisinsk klinikk, UNN HF Bakgrunn Nødnett bygges ut i Nord-Norge høsten 2015 og skal etter planen være operativt i og for helsevesenet rundt årsskiftet 15/16. Det er forventet at nødnettet skal kunne bidra til å forbedre det akuttmedisinske samarbeidet mellom sykehus og kommuner. Dette forutsetter at de akuttmedisinske rutiner, prosedyrer og avtaler er omforente og oppdaterte i henhold til nødnetts nye muligheter og evt. begrensninger. OSO vedtok å opprette et klinisk samarbeidsutvalg (KSU) for planlegging av innføringen av digitalt nødnett i lokalsykehusområdet. Følgende vedtak ble fattet i OSO møte 18. september 2014 (sak 35/14): 1. OSO tar saken til orientering. 2. OSO anbefaler å opprette KSU 3-2014 for planlegging av innføringen av digitalt nødnett i lokalsykehusområdet. 3. Det anbefales et bredt sammensatt utvalg, med representanter fra Nord, Midt og Sør- Troms. Representanter bør ha medisinskfaglig kompetanse, og det anbefales representant fra pleie- og omsorgstjenesten. 4. Det utarbeides forslag til mandat og sammensetning som legges fram på neste møte i OSO. Vurdering UNN HF skal oppdatere prosedyreverket for AMK og akuttmottak basert på sentrale føringer, nye muligheter og begrensninger i nødnett og på hva som er dagens etablerte praksis. Helse Vest har allerede utarbeidet «Operative prosedyrer Nødnett Helse» 1 som kan være et godt utgangspunkt for KSUet og en mal for det arbeidet som skal utføres. Kommunene må tilsvarende oppdatere sine prosedyreverk for legevaktsentraler, legevakter og øvrige primærhelsetjeneste, inkludert pleie og omsorg. Det er spesielt de prosedyrene som omfatter både UNN og kommunene som KSUet skal jobbe med. KSU må i tillegg orientere seg til tilsvarende grupper i Hålogalands-, Nordlands- og Finmarkssykehuset slik at prosedyrer er så ensartede og omforente som mulig i regionen. Navn på det kliniske samarbeidsutvalget KSU 2-2015 Felles prosedyrer med felles nødnett Utvalgets sammensetning UNN bør være representert ved: AMK leder Akuttmottak leder Nødnett områdeinstruktør 1 Se vedlagte 141006 Godkjende prosedyrer til bruk i Helse Vest

6 Prosjektleder nødnett og alternativt AMK-lege eller medisinsk ansvarlig fra akuttmottak. Leder (eller lege) fra psyk.helse/rus klinikk Kommunene bør være representert med minimum 1. En leder fra en legevaktsentral 2. En legevaktlege 3. En leder fra hjemmetjeneste og pleie/omsorg Helsedirektoratets områdeleder inviteres til å delta i gruppen som rådgivings- og koordinerings - ressurs. Seniorrådgiver Beate Nyheim ivaretar sekretariatsfunksjon. Leder velges på første møte i utvalget. Hovedmål Sikre best mulig beredskap og samhandling mellom partene innenfor den akuttmedisinske kjeden. Forslag til mandat Basert på tjenesteavtale 11 pkt 5; Samarbeid innfor krise- og katastrofeberedskap og pkt 6; Samarbeid om planer og samarbeid i den akuttmedisinske kjede, og «Operative prosedyrer Nødnett Helse» foreslås følgende mandat: KSU 2-2015 skal bidra til: at planer, prosedyrer og rutiner for bruk av nødnett helse er koordinerte og omforente sørge for så langt det er mulig at kommunene har likelydende prosedyrer for samme type hendelser og oppdrag avstemme prosedyrer i vårt HF med de andre HF i regionen Tidsperiode Oppstart februar/mars 2015, leveranse frist er tentativt uke 38-2015, dvs. to uker før opplæring av lokale instruktører starter. Møtefrekvens 5-6 møter i perioden. Forslag til vedtak 1. KSU 2-2015 Felles prosedyrer med felles nødnett får i oppdrag å utarbeide forslag til løsninger i henhold til mandat, som legges fram for OSO for godkjenning september 2015.

7 Sak: 8/15 Tittel: Finansiering av fellesaktiviteter, oppfølging av sak 3/14 og 22/14 Fra: Seniorrådgiver Beate Nyheim, OSO sekretariatet, Samhandlingsavdelingen UNN Orientering om mulig finansiering av fellesaktiviteter ble behandlet i OSO 19. februar i sak 3/14. Bakgrunnen for saken var følgende: En av Overordnet Samarbeidsorgans (OSO s) oppgaver er å oppnevne medlemmer til kliniske samarbeidsutvalg (KSU) og gi disse mandat. I tillegg oppretter OSO jevnlig andre arbeidsgrupper for å utrede problemstillinger som er felles for kommunene og UNN. I vedtektene til OSO 5 står følgende; «OSO har ikke eget budsjett. Partene i samarbeidet bærer selv sine kostnader». Det har blitt reist spørsmål om budsjett for og finansiering av det arbeidet som KSU eller arbeidsgruppene skal gjøre. Spesielt er dette knyttet til reise- og møtekostnader for fastleger og brukerrepresentanter. Det ble foreslått at partene innbetaler et ákonto-beløp tilsvarende det en forventer vil være årskostnader for denne type aktiviteter. Ved årets slutt gjøres en endelig avregning, og beløpet for neste år justeres opp eller ned i forhold til det faktiske forbruk. OSO vedtok følgende 19. februar 2014: 1. OSO ser behovet for etablering av felles budsjett for å sikre deltakelse fra brukerrepresentanter og fastleger i KSU og arbeidsgrupper oppnevnt av OSO. 2. OSO ber kommunerepresentantene fremme forslag for sine regionråd om finansieringsmodell for fastlegenes deltagelse. 3. UNN finansierer brukerrepresentanters deltagelse. 4. Ordningen evalueres årlig. Assisterende rådmann Brynjulf Hansen orienterte om status for finansiering av fastlegers deltakelse i KSUer og arbeidsgrupper i OSO møte 2.april 2014,( sak 22/14). Saken hadde da ikke vært drøftet i alle regionrådene ennå. Forslag til vedtak: 1. OSO ber partene opprette en felleskonto til formålet 2. Partene setter inn kr.xx på kontoen

8 Sak: 9/15 Tittel: Forslag til opprettelse av KSU 1-2015; Trygg og sikker overføring av ansvar mellom UNN og lokalsykehuskommunene for barn som pårørende Fra: Fagrådgiver og koordinator Janne Hessen, Fag og forskningssenteret UNN Seniorrådgiver Beate Nyheim, OSO sekretariatet, Samhandlingsavdelingen, UNN Sammendrag og anbefaling Helsepersonell er pliktig til å identifisere barn og bidra til å dekke behovet for informasjon og nødvendig oppfølging av barn av foreldre med psykisk sykdom, rusmiddelavhengighet eller alvorlig somatisk sykdom eller skade. Det er viktig at UNN og lokalsykehuskommunene samarbeider, og at relevant informasjon blir gitt til riktig tid mellom behandlingsnivåene. Det foreslås at det opprettes KSU 1-2015 for å sikre helhetlige og koordinerte tjenester, og trygg og sikker informasjonsutveksling, mellom UNN og lokalsykehuskommunene. Bakgrunn En lovendring i helsepersonelloven 10a, helsepersonelloven 25 og lov om spesialisthelsetjenesten 3-7a fra 1.januar 2010 medfører at helsepersonell er pliktig til å identifisere og bidra til å dekke behovet for informasjon og nødvendig oppfølging av barn av foreldre med psykisk sykdom, rusmiddelavhengighet eller alvorlig somatisk sykdom eller skade. Helse og omsorgsdepartementets(hod) Rundskriv IS-5/2010 omhandler bestemmelser som regulerer helsepersonells plikt og hvordan lovendringen skal følges opp. BarnsBeste er et Nasjonalt kompetansenettverk for barn som pårørende og en viktig samarbeidspart til sykehusene. De er godt i gang med å utarbeide kunnskapsbaserte fagprosedyrer i spesialisthelsetjenesten for å kvalitetssikre, forankre, og implementer arbeidet i spesialisthelsetjenesten. I april 2012 ble det vedtatt en egen Prosedyre barn som pårørende i Helse Nord HF. Denne bygger på lovkrav, og prosedyrens hensikt er å sikre at barn som pårørende får nødvendig informasjon og oppfølging. I UNN har enhetene barneansvarlige, og i 2013 fikk UNN midler fra HOD til en 50 % lederstilling for barn som pårørendearbeidet, og som blant annet skal bidra til at prosedyrer i UNN blir fulgt. Tromsø kommune har på plass prosedyrer via sin deltakelse i prosjektet; Bedre Tverrfaglig Innsats( BTI), som er et ledd i opptrappingsplanen innenfor rusfeltet. BTI er en samarbeidsmodell fra Socialstyrelsen i Danmark som nå prøves ut i norsk versjon i åtte kommuner, deriblant Tromsø kommune. En av modellens målsetninger er å forhindre oppfølgingsbrudd og styrke de ulike etatenes samarbeid og koordinering av hjelpetiltak i arbeidet med barn, unge og foreldre som trenger bistand og oppfølging. Den danske modellen ble utviklet for barn og unge i familier med rus og eller psykiske helseproblemer, men viser seg å være hensiktsmessig for en bredere målgruppe av barn, unge og deres foreldre. Tjenesteavtale 2, punkt 5.2 Barn i sykehus/barn som pårørende- behov for spesielle ordninger når det gjelder informasjonsutveksling for barn og unge, omhandler forpliktelser mellom UNN og lokalsykehuskommunene. Vurdering Det er gått 5 år siden lovverket tredde i kraft, og det er fortsatt mange barn av foreldre med alvorlig sykdom som ikke får den hjelpen de har behov for, og som helsepersonell er pliktig å gi dem. Partene må sikre at barna blir fanget opp, og at det blir satt i gang prosesser som setter barn og foreldre i bedre stand til å mestre situasjonen når en foreldre blir alvorlig syk.

9 Det er nødvendig at UNN og lokalsykehuskommunene er omforent om lovpålagte forpliktelser, og etablerer gode rutiner og løsninger for informasjonsutveksling. På denne bakgrunnen vurderes det som formålstjenelig å etablere et klinisk samarbeidsutvalg med følgende mandat: Navn på det kliniske samarbeidsutvalget KSU 1-2015 Trygg og sikker overføring av ansvar mellom UNN og lokalsykehuskommunene når det gjelder barn som pårørende. Utvalgets sammensetning Fra kommunene Representant fra tidelingskontor/ koordinerende enhet for omsorgstjenester. Representant fra forebyggende helsetjenester og/eller barnevernstjenesten. Representant fra en mindre kommune. Barneansvarlig Linda Dale, Tromsø kommune er foreslått på grunn av deltakelsen i Prosjektet; Bedre Tverrfaglig Innsats. Fra UNN Foretakskoordinator for barn som pårørende, Janne Hessen. Klinikkbarneansvarlig K3K. Forslag Eva Jensaas. Representant fra ledelsen i UNN. Andre Brukerrepresentant fra kommune eller UNN. Fastlege og praksiskonsulent i UNN, Camilla Eilifsen. Seniorrådgiver Beate Nyheim, OSO sekretariatet. Bistand av jurist ved behov. Hovedmål Utarbeide og anbefale konkrete løsninger som skal bidra til god og sikker informasjonsutveksling mellom UNN og samarbeidsinstanser i lokalsykehuskommunene. Forslag til mandat: Identifisere kommunenes behov for informasjon, og sikre at relevante opplysninger blir videreformidlet i henvisninger, epikriser, sykepleienotater og pleie - og omsorgsmeldinger Se på gjeldende prosedyrer i UNN og lokalsykehuskommunene hvorvidt de ivaretar barn som pårørende i samhandling på tvers Omforent forståelse av lovverket mellom partene Tidsfrist Det er ønskelig at KSU 1-2015 oppnevnes snarest og leverer ferdig utarbeidet forslag til OSO i løpet av 2015. Det planlegges 4 møter i perioden. Forslag til vedtak: 1. OSO nedsetter et Klinisk samarbeidsutvalg som benevnes KSU 1-2015; Trygg og sikker overføring av ansvar mellom UNN og lokalsykehuskommunene for barn som pårørende. 2. KSU 1-2015 får i oppdrag å utarbeide forslag til løsninger i henhold til mandat. 3. Saken legges frem for OSO for godkjenning senest desember 2015. 4. Fagrådgiver Janne Hessen, koordinator for barneansvarlige i UNN ivaretar ledelsen av utvalget og Samhandlingsavdelingen sekretariat.

10 Sak: 10/15 Tittel: Status Samhandlingsbarometeret. Orientering om samarbeid med Helse Førde HF om Samhandlingsbarometeret. Fra: Seniorrådgiver Bjørn Engum, NST UNN Sammendrag og anbefaling OSO sekretariatet har fått i oppdrag å undersøke mulighetene for et samarbeid med Helse Førde HF om tilpasning/innføring av et samhandlingsbarometer for OSO basert på en løsning som er utviklet og satt i drift i Sogn og Fjordane. I saken er alternativer samt forslag til opplegg for et mulig samarbeid beskrevet og utkast til samarbeidsavtale er vedlagt. Det gjenstår en avklaring i valg av sikkerhetsløsning som vil besluttes etter gjennomført ROS analyse. Kostnader og ressursbruk er beskrevet i saken. Barometeret skal være en kunnskapsplattform for samhandling og arbeidsdeling mellom kommunene og spesialisthelsetjenesten, tilrettelegge for forbedringsarbeid, og gi grunnlag for forskingsarbeid og utvikling. Bakgrunn Det har vært et uttalt ønske å kunne følge med og dokumentere effekten av tiltakene gjennomført som ledd i oppfølgingen av samhandlingsreformen. Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) ga i 2011 Norges forskningsråd i oppdrag å planlegge og iverksette et følgeforskningsprogram for perioden 2012 2015 for å dokumentere effekter av samhandlingsreformen. De 6 forskningsprosjektene som er finansiert av programmet, vil gradvis dokumentere effekter av de virkemidler og tiltak som prosjektene analyserer. Det er berammet en erfaringskonferanse i regi av Norges forskningsråd og HOD høsten 2015 for oppsummering av de effekter som så langt er dokumentert. Helsedirektoratet utgir årlig en Forvaltningsmessig følge med-rapport som viser tiltak og utviklingstrekk i samhandlingsreformen. Rapporten er omfattende, men samtidig overordnet hvor det i liten grad er mulig å finne igjen det enkelte foretak og kommune. For ytterligere informasjon henvises til: http://www.helsedirektoratet.no/publikasjoner/status-forsamhandlingsreformen-2014/sider/default.aspx Behovet for å kunne følge utviklingen i arbeidet med Samhandlingsreformen i egne foretak/kommuner har vært etterlyst. Høsten 2013 ble sekretariatet for OSO/NST kjent med et initiativ i regi av Helse Førde HF i samarbeid med bl.a. KS betegnet som Samhandlingsbarometeret. Informasjon om og presentasjon av barometeret ble gitt i OSOmøtet 5. desember 2013 sak 52/2013. OSO sekretariatet ble bedt om å undersøke muligheter for et samarbeid med Helse Førde om å utvikle/tilpasse og implementere en tilsvarende løsning for kommunene i Troms Ofoten og UNN. Status i dette arbeidet ble informert om i OSO-møtet 18. september 2014 sak 28/14. Arbeidet med å avklare samarbeid med Helse Førde HF Etter OSO-møtet 5. desember 2013 startet arbeidet med å avklare opplegg for og omfang av et mulig samarbeide med Helse Førde HF om Samhandlingsbarometeret. Dialogen pågikk muntlig/skriftlig gjennom våren 2014, og i juli 2014 hadde Magne Nicolaisen og Bjørn Engum et møte med ledelsen i Helse Førde om saken. Dette resulterte i inngåelse av en intensjonsavtale (vedlagt) som grunnlag for videre oppfølging og avklaringer.

11 I etterkant av møtet ble det reist noen prinsipielle spørsmål med behov for avklaring i tillegg til spørsmål av mer teknisk art som det er brukt noe tid på å avklare. I møte med leverandøren - Norsk Samfunnsvitenskapelig Datatjeneste (NSD) - 11. desember 2014 samt møte med Helse Førde 12. desember 2014 er disse spørsmål blitt tatt opp og forsøkt avklart så langt som mulig. Det foreligger nå et utkast til samarbeidsavtale (vedlagt) som det kun er mindre («kosmetiske») forhold som skal endres. Forhold som er drøftet og foreløpig avklart Eierrettigheter og omfang Samhandlingsbarometeret er utviklet i et samarbeid og finansiert av Helse Førde/Helse Vest, KS og Høgskulen i Sogn og Fjordane. Partene har drøftet og uttrykt interesse for å utvide samarbeidet med UNN og aktuelle kommuner. Helse Førde har eierrettighetene til Samhandlingsbarometeret. Barometeret er under innføring i Helse Bergen, og det er grunn til å forvente at løsningen over tid skal benyttes i hele regionen (Helse Vest med tilhørende kommuner). I dialogen med Helse Førde har det vært en forutsetning at et samarbeid vil måtte ha et regionalt perspektiv også i Helse Nord/Region Nord. I den grad en lykkes med implementeringen i vårt OSO område, vil og skal resten av regionen kunne benytte tilsvarende løsning og opplegg. Teknisk løsning og drift Systemløsningen som Samhandlingsbarometeret bygger på betegnes Nesstar og utvikles, leveres og understøttes av Norsk Samfunnsvitenskapelig Datatjeneste (NSD) med hovedkontor i Bergen. NSD er et anerkjent fagmiljø med en lang historie og med nasjonale oppgaver knyttet til tilrettelegging av forskningsinfrastruktur og er eid av Kunnskapsdepartementet. NESSTAR brukes i en rekke nasjonale løsninger for å presentere data fra ulike datakilder. Samhandlingsbarometeret i Sogn og Fjordane blir driftet av Helse Vest IKT. Et samarbeid med Helse Førde om Samhandlingsbarometeret kan ha følgende to hovedprinsipper: 1. Ta utgangspunkt i dagens løsning fra Sogn og Fjordane og implementere og drifte en tilsvarende løsning i egen regi (f. eks. Helse Nord IKT). 2. Utvide Samhandlingsbarometeret i Sogn og Fjordane med UNN og kommunene i Troms og Ofoten og drifte og videreutvikle en felles løsning. Dette blir i prinsippet en utvidelse slik Helse Bergen har gjennomført. Det har vært enighet om å velge alternativ 2 som hovedspor. Hovedargumentet er at dette gir grunnlag for et tettere samarbeid - ikke minst i å kunne sammenligne situasjonen og utviklingen mellom foretak og kommune på tvers av regioner. Det antas at situasjonen og utfordringene både for kommuner og foretak i Vest og Nord har betydelige likhetstrekk. Det antas videre at en slik løsning også vil ha en del økonomiske fordeler både i å kunne fremskaffe og oppdatere et felles barometer fra ulike datakilder samt unngå noen lisenskostnader (i størrelsesorden 300.000 kroner). Kapasiteten ved en fellesløsning både knyttet til volum og brukere antas ikke å ha reelle begrensninger. En felles løsning vil måtte driftes av Helse Vest IKT. Dette er i utgangspunktet uproblematisk i forhold til brukertilgang siden tjenesten er åpent tilgjengelig for alle. Det kan imidlertid være noen sikkerhetsmessige utfordringer knyttet til oppdatering av systemet/redaktøransvar, men dette utredes nærmere (ROS analyse). Helse Førde følger opp dette med Helse Vest IKT. Det vil

12 bli lagt opp til at Helse Førde er kontaktpunktet for UNN/OSO sekretariatet slik at Helse Førde foretar avklaringer, fakturering, etc. opp mot samarbeidspartnere. Kostnader og ressursbehov Arbeidet med å utvikle, implementere og drifte et Samhandlingsbarometer vil nødvendigvis ha noen kostnadskomponenter. Det er foreløpig ikke mulig å angi disse i detalj, selv om kostnadsbildet er relativt oversiktlig. Nesstar/NSD I møtet med NSD ble følgende kostnader antydet: 1. Tilpasning av løsning: 1 dag 1000 kr/time 10.000 kroner 2. Kurspakke 10.000 kroner + reise/opphold 25.000 kroner 3. Supportpakke 25.000 kroner/årlig 25.000 kroner Evt. nyutvikling av Nesstar må skje på bakgrunn av forespørsel/tilbud. I den grad dette skjer i et samarbeid mellom flere partnere, vil en kunne legge opp til spleiselag. Det vil være hensiktsmessig å ha en reserve for mulig fremtidige utviklingsoppdrag. Helse Vest IKT Helse Førde blir fakturert fra Helse Vest IKT for drift av Samhandlingsbarometeret. For eksterne parter vil det være rimelig at det faktureres i tråd med de prinsipper som gjelder for fakturering og kostnadsdekning av samarbeid i sektoren. En ROS analyse for å avklare og forebygge mulig sikkerhetsrisiko er kostnadsberegnet til 60.000 kroner. Fellesressurser I den grad prosjektet videreføres som et fellesprosjekt, må det i noen grad legges opp til at det kjøpes fri ressurser/kompetanse til å samordne prosjektet både den faglige tilrettelegging og videreutvikling samt koordinering av partnere og leverandører. Det er rimelig at Helse Førde innehar denne rollen og disse oppgavene, og at det skjer i et spleiselag mellom de deltagende partene. Interne driftsoppgaver Det må forventes at de største kostnadene vil være forvaltningen av systemet, dvs. å innhente data fra ulike datakilder og kvalitetssikre disse. Erfaringene fra Helse Førde er dessverre slik at det kreves mange manuelle operasjoner før data er kvalitetssikret og tilgjengelige fra barometeret. Helse Førde har i dag ett årsverk knyttet til barometeret på heltid i tillegg bistår foretakets IKT avdeling i arbeidet med datainnsamlingen fra aktuelle kilder. Dette vil også være det omfanget vi må legge opp til ved implementering ved UNN og kommunene i Troms og Ofoten. Hva som kreves ved utvidelse til andre foretaksområder i regionen må en komme tilbake til her vil en også kunne høste erfaring fra Helse Vest/Helse Bergen. For UNN vil DIPS være hovedkilden for informasjon. Data fra DIPS vil forefinnes i ulike varianter og til ulike formål. Det må i størst mulig grad legges til rette for at data fra UNN KIS kan gjenbrukes mer eller mindre automatisk. Etter hvert som løsningen forventes innført på regionalt nivå, må innhenting og tilrettelegging av data fra DIPS bli et regionalt spleiselag. Data fra nasjonale kilder (kommunestatistikk) må i størst mulig grad gjøres tilgjengelig samlet, dvs. at partene i størst mulig grad benytter felles rutiner/opplegg og samarbeider om innhenting og tilrettelegging av data i barometeret.

13 Finansiering Arbeidet med Samhandlingsbarometeret har fram til nå vært finansiert av UNN/OSO sekretariatet. Sekretariatet har i utgangspunktet kompetansen for å gjennomføre de tiltak som kreves for å implementere Samhandlingsbarometeret slik det er etablert og drives i Sogn og Fjordane. Ved bruk av ressurser fra OSO sekretariatet må disse erstattes for å ta hånd om sekretariatets ordinære rolle og oppgaver. De samlede årlige kostnadene vil ligge i størrelsesorden 1,4 millioner kroner slik det er gjort rede for i punktene foran. Dette innebærer en stilling ved sekretariatet for tilrettelegging, kvalitetssikring og innlegging av data i barometeret (redaktøransvar), etablering av en koordinator (spleiselag mellom partene) samt andel av kostnader til lisenser og drift (Helse Vest IKT). Dette er basert på erfaringene fra Helse Førde/Helse Vest. Det er i denne beregningen ikke tatt høyde for videreutvikling av systemet. Samhandlingsbarometeret bør finansieres som et spleiselag mellom brukerne. I en innledende fase kan UNN/Helse Nord forespørres om å dekke kostnadene ut fra en forutsetning om at en innledningsvis starter opp med data fra spesialisthelsetjenesten. På den måten kommer en raskt i gang og kan også i noen grad se nytteverdien av systemet. Fra UNN sin side antas følgende indikatorer å være mest etterspurt: Utskrivningsklare pasienter/døgn Reinnleggelser Liggetid Forbruksrater Disse vil bli prioritert i første fase dersom OSO ikke kommer med andre ønsker/behov. Forhold som er drøftet og foreløpig ikke avklart Samhandlingsbarometeret vil over tid ha behov for videreutvikling både den plattformen det er bygd på (Nesstar) og innholdet i barometeret (flere indikatorer). Dette er imidlertid ikke kritiske faktorer og kan planlegges og finansieres over tid og etter behov. Samhandlingsbarometeret kan utnyttes direkte av for eksempel fagpersoner, ledere, politikere og journalister. Det er fra tid til annen behov for dypdykk i dataene for en mer grundig analyse av situasjon og utviklingstrekk. Dette vil normalt kreve mer kunnskap om metode og metodevalg. Her bør forskningsmiljøer inviteres til å delta og søke forsknings- og utviklingsmidler. Det vises her også til Høgskulen i Sogn og Fjordane sin rolle. Videre oppfølging Samarbeidsavtale med Helse Førde HF Samarbeidsavtalen med Helse Førde vil bli ferdigstilt og signert. ROS analysen knyttet til tilgangssikkerhet utenfra regionen (når brukere utenfor Helse Vest skal ha oppdateringstilgang til systemer internt i Helse Vest) planlegges gjennomført i begynnelsen av februar. UNN/OSO sekretariatet har startet arbeidet med å få kunnskap om systemet og datakildene og forventes gradvis å komme i gang og gjøre systemet tilgjengelig for test/demonstrasjon så snart sikkerhetsspørsmål knyttet til tilganger er løst. Organisering/forankring Det er viktig at fremtidig brukere av Samhandlingsbarometeret kobles tettere og mer forpliktende inn i den videre prosessen. I første rekke vil dette være relevante fagpersoner fra kommuner, men også utdanningsinstitusjonene (UiT) og fylkesmannen vil kunne ha betydelig interesse og nytte av et slikt barometer. Det bør vurderes om arbeidet skal videreføres innenfor et KSU oppnevnt av OSO.

14 For å sikre framdrift og prioriteringer bør det også vurderes å etablere en egen styringsgruppe slik det er gjort i Sogn og Fjordane. Alternativt kan OSO fungere som styringsgruppe dette vil sannsynligvis være hensiktsmessig i den første perioden av prosjektet. Det må legges opp til at arbeidet etter hvert og så snart som mulig får et mer regionalt preg. Dette må gjenspeiles i den styringsstruktur som velges. Sekretariatet holder Helse Nord løpende orientert om arbeidet og framdriften, og UNN/sekretariatet er etter hvert avhengig av økonomisk bistand fra Helse Nord for å kunne gjennomføre oppdraget. Det må i utgangspunktet legges opp til at videre utvikling både av funksjonalitet og innhold skjer i et samarbeid mellom partene. Her vil Helse Førde ta et initiativ og etablere en styringsstruktur som de leder og hvor de ulike partene deltar. I forhold til videre utvikling av Samhandlingsbarometeret, er det også naturlig ha kunnskap om og i hensiktsmessig grad forholde seg til arbeidet som pågår med Helseatlas.no. Dette er også et initiativ og samarbeid mellom Helse Nord og Helse Vest hvor SKDE har oppdraget med å utvikle og tilgjengeliggjøre data i helseatlaset. Det har i prosessen vært møter/dialog mellom SKDE og OSO sekretariatet for gjensidig orientering om helseatlaset og samhandlingsbarometeret. Forslag til vedtak: 1. OSO tar saken om samarbeid med Helse Førde om Samhandlingsbarometeret til orientering 2. OSO støtter forslaget om en felles løsning for samhandlingsbarometeret mellom foretak og kommuner på tvers av foretaks- og regiongrenser og gir sin tilslutning til utkast til samarbeidsavtale. 3. OSO ber om forslag til organisering, finansiering og styring av det videre arbeid så snart samarbeidsavtalen er klar. OSO ber spesielt om at kommunenes ansvar og bidrag tydeliggjøres. Vedlegg: 1. Intensjonsavtale Helse Førde og UNN/OSO sekretariatet 2. Utkast til samarbeidsavtale Helse Førde og UNN/OSO sekretariatet

15 Sak: 11/15 Tittel: Andre orienteringer 1. Helsetjenesteplanlegging, oppfølging av sak 21/14,30/14 og 45/14 v/ kommunalsjef Eva T. Olsen, Tromsø kommune Orienteringen gis i møte. 2. Status for etablering av ø-hjelpssenger / Kad-senger, oppfølging av sak 31/14. v/ Magne Nikolaisen, Samhandlingsavdelingen UNN På møte i OSO 18. september 2014 ble det under sak 31 / 14 Status for etablering av KADsenger, fattet følgende vedtak Vedtak 1. OSO viser til at sengetallet ved sykehusene nå er redusert som følge av overføring av driftsmidler fra helseforetaket til kommunene, og til at dette har medvirket til betydelige kapasitetsutfordringer i lokalsykehusfunksjonene. OSO understreker at KAD-sengene skal avlaste sykehusene, og at dette forutsetter en faglighet og beredskap slik det er beskrevet i veilederen. 2. OSO anbefaler UNN og kommunene å legge konklusjonene fra KSU 1-2012 om lokalisering av KAD-sengene til grunn for det videre arbeidet. 3. OSO er bekymret for framdriften når det gjelder planlegging av KAD-senger i de 15 kommunene som ikke har igangsatt dette tiltaket. Det bør være et mål at søknaden er sendt innen søknadsfristen 1. mars 2015. Hva var status da? Når OSO-behandlet saken i september 14, var status følgende; 3,5 seng etablert i Harstad (hvor også Kvæfjord og Lødingen inngår) 3 senger etablert i Narvik (hvor også Evenes inngår) 5 senger etablert i Lenvik (hvor også Berg, Torsken, Tranøy, Sørreisa og Dyrøy inngår) 2 senger etablert i Bardu (hvor også Lavangen, Salangen og Målselv inngår) I tillegg 9 sykestuesenger (4 i Nordreisa, 3 i Skjervøy, 1 i Kåfjord og 1 i Kvænangen) Når det gjaldt de 15 kommunene som ikke var i gang var status; Kvænangen, Nordreisa, Skjervøy og Kåfjord har sykestuesenger, og finansieringen av disse etter 2015 er uavklart. Kommunene har ikke gitt noe tydelig tilbakemelding på hvordan de planlegger å etablere KAD-sengene. Tromsø og Karlsøy er enig i å samarbeide om et slikt tilbud, men mangler lokaler. Tilbudet planlegges etablert i eget «Helsehus» på østsiden av legevakten, med mål å åpne dette 01.01.2016. For kommunene Ballangen, Tysfjord, Tjeldsund, Skånland, Gratangen, Balsfjord, Storfjord, Ibestad og Lyngen var etableringen delvis uavklart. Hva er nytt? Samhandlingsavdelingen er informert om at Gratangen kommune har vedtatt å etablere sitt øyeblikkelig hjelp døgntilbud ved Narvik REO, Narvik kommune. Samhandlingsavdelingen er ikke informert om andre vedtak eller endringer siden OSO-møtet i september.

16 Forslag til vedtak OSO er bekymret for framdriften når det gjelder planlegging av KAD-senger i de kommunene som ikke har igangsatt dette tiltaket, og anbefaler disse kommunene å prioritere dette arbeidet i tråd med OSO s tidligere anbefaling. Det bør være et mål at søknaden er sendt innen søknadsfristen 1. mars 2015. 3. Hva kan UNN tilby av lærlingeplasser og hva er kommunenes behov v/ Guri Moen Lajord, KS Behov Norge står overfor en stor utfordring med tanke på å skaffe nødvendig arbeidskraft innen mange sektorer i årene som kommer. Tilgangen på fagarbeidere er et av de mest kritiske punktene. I følge SSB kan vi mangle så mye som 90 000 fagarbeidere i 2035. I dag er det rundt 190 ulike lærefag i Norge, dvs. utdanning som fører til fag- eller svennebrev. Helse- og omsorgssektoren er aktuell leverandør til (og mottaker av) flere fag, bl.a.: - Helsearbeiderfaget - Ambulansefaget - Barne- og ungdomsarbeiderfaget - Kontorfaget - IKT-servicefag - Institusjonskokkfaget - Ortopediteknikkfaget - Aktivitørfaget - Renholdsoperatørfaget - Byggdrifterfaget + en del andre håndverksfag Pr. nå tilbyr UNN læreplasser innen ambulansefag (28), helsearbeiderfag (1), samt noen i institusjonskokkfag og på drift. Fra høsten 2015 opprettes 6 læreplasser i helsearbeiderfaget. Det er vanskelig å finne beregninger som viser hvor mange av de ulike fagarbeiderne som behøves i hhv. kommune og helseforetak. Mangel innen helsearbeiderfaget er det som blir trukket fram som mest prekært. Siden 2006 har det vært sagt at vi må utdanne 4500 nye helsefagarbeidere hvert år for å dekke behovet. Fra 2006 til nå har det imidlertid vært fra 1500 økende til ca. 2000 som har tatt fagbrev pr. år. Prognosen nå er derfor at vi vil kunne mangle 57000 helsefagarbeidere om 20 år. Utfra antall stillinger og oppgaver antas det at kommunene har det største behovet for helsefagarbeidere da dette utgjør den største yrkesgruppa i kommunal del av sektoren. Samtidig som utdanningsfrekvensen av nye helsefagarbeidere er for lav, har dagens helsefagarbeidere/ hjelpepleiere/omsorgsarbeidere høy gjennomsnittsalder og det er dermed forventet stor avgang det kommende tiåret. Eksempel: Det er nylig gjennomført ei kartlegging i Nord-Tromsregionen som viser at 44,6 % av helsefagarbeiderne er over 50 år, og 16,8 % er over 60 år.

17 4. Bekymringsmelding fra kommuneoverlegen i Balsfjord Fylkesmannen mottok 26. januar en bekymringsmelding fra kommuneoverlegen i Balsfjord fordi 5 av 10 kommuner som sokner til UNN Tromsø kanskje vil stå uten turnuslege våren 2015 (Karlsøy, Storfjord, Lyngen, Kåfjord og Balsfjord). Saken har ført til heftig diskusjon blant kommuneoverlegene i Troms, og den vil bli fulgt opp på kommuneoverlegemøtet til våren. Problemene med ansettelse av turnusleger i kommunehelsetjenesten er så alvorlige at de bør settes på sakskartet i OSO.

18 Sak: 12/15 Tittel: Neste møte Fra: OSO- sekretariatet Neste møte er torsdag 16. april 2015 Fra: kl. 11:00-15:30 Sted: Tromsø, LINKEN, Forskningsparken, Sykehusveien 23, Møterom: Tromsdalstinden Formøte UNN representanter: Møterom Rio, på NST 3. etg. i Forskningsparken Formøte kommunerepresentantene: Møterom Tromsdalstinden, LINKEN