Postboks 54, 8138 Inndyr 06.04.2011 11/203 416 5.1 Medlemmer i Meløy kommunes kontrollutvalg INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Torsdag 14. april 2011 kl. 09.00 Møtested: Møterom Støtt, rådhuset, Ørnes MERK ENDRET MØTEROM! SAKSLISTE Saksnummer Sakstittel 15/11 Godkjenning av protokoll fra møte 22. mars 2011 16/11 Årsregnskap Meløy kommune 2010 uttalelse fra kontrollutvalget 17/11 Oppfølgning av forvaltningsrevisjon: Oppfølgning av kommunestyrets vedtak 18/11 Redegjørelse fra administrasjonen: Oppfølgning av tilsynsrapporter fra fylkesmannen vedr Spildra og Ørnes skoler 19/11 Redegjørelse fra administrasjonen: Ordningen med gratis leksehjelp 20/11 Orienteringer fra revisjon og sekretariat 21/11 Eventuelt Eventuelle forfall bes meldt leder eller sekretariat (470 37 452) Glomfjord, 6. april 2011 Greta Solfall(s) Leder kontrollutvalget Kopi sendes: Ordfører, rådmann, Salten kommunerevisjon IKS, varamedlemmer i kontrollutvalget til orientering (varamedlemmer møter kun etter særskilt innkalling).
Postboks 54, 8138 Inndyr 06.04.2011 11/205 416 5.3 SAK 15/11 Godkjenning av protokoll fra møte 22. mars 2011 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 22. mars 2011 Forslag til vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 22. mars 2011 godkjennes. Inndyr 6. april 2011
Postboks 54, 8138 Inndyr 06.04.2011 11/212 416 5.3 SAK 16/11 Årsregnskap Meløy kommune 2010 uttalelse fra kontrollutvalget Meløy kommune: Regnskap 2010, avlagt 28.02.2011 Meløy kommune: Årsberetning datert 11.03.2011 Salten kommunerevisjon IKS: Revisjonsberetning datert 7. april 2011 Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget skal avgi sin uttalelse om årsregnskap 2010 til kommunestyret. Det fremgår av Forskrift om kontrollutvalg 7 at kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskapet. Kontrollutvalget avgir sin uttalelse til kommunestyret, men kopi av uttalelsen skal være formannskapet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Innholdet i kontrollutvalgets uttalelse er ikke regulert i retningslinjer, lover eller forskrifter. Bestemmelsen gir kontrollutvalget rett til å knytte kommentarer til årsregnskapet med revisjonsberetning før årsregnskapet skal behandles i kommunestyret. Som grunnlag for kontrollutvalgets uttalelse om regnskapet ligger: Årsregnskapet for 2010, datert 28. februar 2011 Årsberetning for 2010, datert 11. mars 2011 Revisjonsberetning fra Salten kommunerevisjon IKS, datert 7. april 2011 Årsberetningen inneholder økonomiske tilbakemeldinger tilknyttet regnskapet, og skal jfr forskrift om årsregnskap og årsberetning ( 10) redegjøre for vesentlige avvik mellom utgifter hhv. inntekter i årsregnskapet og den bevilgning til formålet som er gitt i regulert budsjett. Regnskapet er fremlagt med et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 5 647 519,-. I årsberetningen er resultatet i hovedsak forklart med følgende forhold: Mindrekostnader lønnsoppgjør kr 2,3 mill
Større kostnader omsorgstjenester kr 6,8 mill Økt overføring skatt / rammetilskudd kr 3,3 mill Merinntekter ressurskrevende brukere kr 4,35 mill Avsetning til rentereguleringsfond kr 8,3 mill Avsetning til momskompensasjonsfond kr 8,1 mill Samlet sett viser kommunens regnskap merinntekter på kr 49,1 mill (2009: kr 44,1 mill, 2008 kr 51,8 mill). De mest betydelige avvikene her er sykepengeinntekter og momskompensasjon som viser hhv kr 14,9 mill og kr 21,1 mill i merinntekt. Regnskapets driftsutgifter viser et merforbruk på kr 25,6 mill (2009: kr 21,3 mill). De mest betydelige avvikene er lønn, inkludert sosiale kostnader med kr 9,7 mill (2009 kr 5,7 mill), og moms varer og tjenester med kr 13,3 mill. Avdelingsvis fremkommer følgende netto driftsresultat for 2010: Avdeling Kroner (1000) Prosent avvik Sentraladministrasjon 8 289 17,0 Undervisningsseksjon 1 155 1,06 Omsorgsseksjon 6 768-5,93 Eiendomsseksjon 135 0,38 Enheter drift (kultur, kommunaltekn, helse, sosial, lege, flyktning) -1 767-2,67 Investeringsregnskapet er avsluttet i balanse, med investeringer på kr 56,96 mill mot budsjett kr 122,9 mill. Det opplyses at alle ubrukte bevilgninger i henhold til budsjettvedtak er overført til 2011. Revisors beretning Revisor har avlagt en revisjonsberetning med følgende konklusjon i sin uttalelse om årsregnskapet: Etter vår mening er regnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Bodø kommune per 31. desember 2010, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. I tillegg har revisor uttalt seg og konkludert om budsjett, årsberetningen og registrering / dokumentasjon. Vurderinger: Generelt sett kan det være aktuelt for kontrollutvalget i sin uttalelse å mene noe om regnskapsresultat og forslag til disponeringen av overskudd, eventuelt inndekking av underskudd. Gitt kontrollutvalgets oppgave bør uttalelsen fokusere på lovlighet og økonomiske konsekvenser heller enn politisk hensiktsmessighet. Andre forhold det kan være aktuelt å uttale seg om er budsjettdisiplinen, informasjonsverdien i regnskap og årsberetning og den interne kontrollen.
Kontrollutvalget kan også finne det nødvendig å utdype / omtale forhold som fremkommer i revisjonsberetningen eller andre forhold kontrollutvalget anser for viktige i forhold til det avlagte regnskapet. Revisors beretning for 2010 er lagt frem uten presiseringer eller forbehold fra revisors side. Kontrollutvalgets sekretariat har ikke funnet grunn til å kommentere forhold vedrørende regnskapet ut over det som fremgår av årsregnskapet, årsberetningen og revisjonsberetningen. I tilknytning til saken er rådmannen, eller den rådmannen bemyndiger bedt møte og redegjøre for kontrollutvalget. Som et innspill til kontrollutvalgets videre behandling legges saken frem med følgende Forslag til vedtak: Kontrollutvalget har i møte 14. april 2011 behandlet Meløy kommunes årsregnskap for 2010. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen for 2010, og rådmannens årsberetning for 2010. Kontrollutvalget mener at presentasjon av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter samt rådmannens årsberetning, tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av Meløy kommunes aktivitet i 2010. Kontrollutvalget har merket seg at årsregnskapet for 2010 viser et overskudd/mindreforbruk på 5 647 519 kroner. Utover dette og det som fremgår av revisors beretning, har kontrollutvalget ingen merknader til Meløy kommunes årsregnskap for 2010. Inndyr 6. april 2011
Postboks 54, 8138 Inndyr 06.04.2011 11/213 416 5.3 SAK 17/11 Oppfølgning av forvaltningsrevisjon: Oppfølgning av kommunestyrets vedtak Salten kommunerevisjon IKS 16.02.2010: Forvaltningsrevisjonsrapport Oppfølgning av kommunestyrets vedtak. Bakgrunn for saken: Kommunestyret behandlet i sak 38/10, den 27. mai 2010, forvaltningsrevisjonsrapporten Oppfølgning av kommunestyrets vedtak. I henhold til forskrift om kontrollutvalg 12 skal kontrollutvalget påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Formålet med prosjektet var å vurdere i hvilken grad administrasjonen i Meløy kommune følger opp kommunestyrets vedtak og rapporterer tilbake til kommunestyret om status for iverksettelse, og om forutgående saksbehandling er forsvarlig. Følgende konkrete problemstillinger er undersøkt i forbindelse med gjennomføringen av prosjektet: 1. Har administrasjonen rutiner for oppfølging og iverksettelse av kommunestyrets vedtak? Systemer for oppfølging, iverksettelse og rapportering tilbake til kommunestyret. 2. Blir vedtakene iverksatt i et utvalg kommunestyresaker? 3. Gis det tilbakemelding til kommunestyret om status for iverksettelse? Systemer for rapportering om iverksettelse av vedtak? 4. Er administrasjonens saksutredning forsvarlig, og er saksframstillinger og innstillinger til vedtak ryddige, klare og tydelige?
Revisor ga følende anbefalinger i rapporten: - Administrasjonen bør etablere et system som gir oversikt over kommunestyrevedtak (restanser) og som sikrer at vedtak blir iverksatt. - Administrasjonen bør etablere rutiner for rapportering til kommunestyret vedr. iverksettelse av vedtak. - Administrasjonen bør innskjerpe rutinene ift. kvalitetssikring ved saksforberedelse, slik at alle saker som skal behandles av kommunestyret er godkjent av både kommunesjefnivå og rådmann. - Administrasjonen bør vurdere å etablere/synliggjøre rutiner for arkivering av saksrelaterte eposter og å ha opplæring i rett bruk av statuskoderegistrering. Det siste blir spesielt viktig hvis kommunenen tar i bruk et system med elektronisk restanseliste for politiske vedtak. Etter innstilling fra kontrollutvalget fattet kommunestyret følgende vedtak: 1. Rapport fra Salten kommunerevisjon IKS: Forvaltningsrevisjonsprosjektet Oppfølgning av kommunestyrets vedtak, er lagt frem for kommunestyret. Rapporten tas til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen merke seg rapportens innhold og revisors anbefalinger, og vil peke på følgende forhold: Det gjennomføres halvårlig skriftlig rapportering til kommunestyret i form av en oversikt om status for gjennomføring av kommunestyrets vedtak. Rapporteringen tas med som et vedlegg til kommunens årsmelding. Rådmannen, eller den rådmannen bemyndiger, er bedt om å møte i kontrollutvalget kl 09.30 for å redegjøre for den oppfølgning kommunestyrets vedtak har fått. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget har i medhold av forskrift om kontrollutvalg 12 gjennomført en oppfølgning av kommunestyrets vedtak i sak 38/10 Forvaltningsrevisjonsrapport Oppfølgning av kommunestyrets vedtak. 2. Administrasjonen har redegjort for på hvilken måte kommunestyrets vedtak er fulgt opp. Kontrollutvalget registrerer. 3. Kontrollutvalgets vedtak oversendes kommunestyret til orientering. Inndyr 6. april 2011
Postboks 54, 8138 Inndyr 06.04.2011 11/214 416 5.3 SAK 18/11 Redegjørelse fra administrasjonen: Oppfølgning av tilsynsrapporter fra fylkesmannen vedr Spildra og Ørnes skoler Fylkesmannen i Nordland 14.10.2010: Tilsynsrapport elevenes psykososiale miljø Meløy kommune, Spildra skole Fylkesmannen i Nordland 14.10.2010: Tilsynsrapport elevenes psykososiale miljø Meløy kommune, Ørnes skole (utdrag) Bakgrunn for saken: I sak 07/11 Orienteringer 25. januar 2011, ba kontrollutvalget om en redegjørelse fra administrasjonen om oppfølgning av tilsyn vedrørende skolene. Det var lagt opp til at utvalget skulle få en slik redegjørelse til sitt møte 22. mars, men denne måtte utsettes grunnet sykdom i administrasjonen. Kommunenes behandling av statlige tilsynsrapporter er ett av flere områder som omtales i KRDs rapport 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Dette gjelder Tilråding 83: Kommunane bør sørgje for at tilsynsrapportar blir behandla på ein eigna måte i dei folkevalde organa i kommunen. Tilrådinga er gitt på bakgrunn av at Arbeidsgruppa meiner at dersom ein skal få mest mogleg nytte av det statlege tilsynet, er det viktig at tilsynsrapportar blir behandla på ein eigna måte i dei folkevalde organa i kommunen. Forslag til vedtak: Saken legges frem uten forslag til vedtak.
Inndyr 6. april 2011
Postboks 54, 8138 Inndyr 06.04.2011 11/215 416 5.3 SAK 19/11 Redegjørelse fra administrasjonen: Ordningen med gratis leksehjelp Ingen Bakgrunn for saken: Saken er satt på dagsorden etter avtale med kontrollutvalgets leder. Forskrift til opplæringsloven ble endret 30. juni 2010 slik at kommunene nå har en plikt til å ha et tilbud om gratis leksehjelp på 1. til 4. årstrinn. Bestemmelsen i sin helhet er som følger: 1A-1. Leksehjelp i grunnskolen Alle elevar på 1.-4. årstrinn har rett til leksehjelp, jf. opplæringslova 13-7a. Formålet med leksehjelpa er å gi eleven støtte til læringsarbeidet, kjensle av meistring, gode rammer for sjølvstendig arbeid og medverke til utjamning av sosiale forskjellar i opplæringa. Leksehjelpa er ikkje ein del av opplæringa til eleven, men skal sjåast i samanheng med opplæringa. Leksehjelpa skal gi eleven hjelp med skolearbeidet. Kommunen er ansvarleg for leksehjelpa og veljar korleis leksehjelpa skal organiserast. Det totale omfanget leksehjelp på 1.-4. årstrinn skal til saman vere minimum 8 timar kvar veke. Kvart årstrinn skal ha minimum ein time leksehjelp per veke. Kommunen avgjer korleis dei resterande timane fordelast mellom trinna. Kommunen pliktar å informere foreldra om retten til leksehjelp og tilbodet som gis. Kommunen pliktar å sørgje for at elevane har eit godt psykososialt miljø i leksehjelpa som fremjar helse, trivsel og læring. Dersom ein tilsett har kunnskap eller
mistanke om at eleven sin rett ikkje blir oppfylt skal den tilsette undersøkje saka, varsle kommunen og om nødvendig og mogleg sjølv gripe inn. Eleven og foreldre kan be om tiltak som vedkjem det psykososiale miljøet. Kommunen pliktar snarast mogleg å behandle saka etter reglane om enkeltvedtak i forvaltningslova. Dersom vedtak ikkje er fatta innan rimeleg tid kan eleven og foreldre klage som om vedtak vart fatta. Kommunen plikter å sørgje for forsvarleg tilsyn med elevane i leksehjelpa. Gruppa må ikkje vere større enn det som er trygt og pedagogisk forsvarleg. Leksehjelpa skal vere gratis for eleven. Dersom leksehjelpa blir organisert som ein del av skolefritidsordninga, kan kommunen ikkje ta betalt for den tida eleven mottek leksehjelp etter denne føresegna. Dette gjeld og for elevar som ikkje deltek i skolefritidsordninga elles. I et brev fra sekretariatet datert 24. februar 2011 ble det bedt om en skriftlig redegjørelse om saken med følgende spørsmål: om og i tilfelle hvordan kommunen skiller mellom leksehjelp og SFO om det lar seg gjøre å identifisere hva som er betalingstilbudet og hva som er gratis om det kan vises at det er fritak for betaling av leksehjelp Saken skulle vært tatt opp i møtet 22. mars 2011, men måtte utsettes grunnet sykdom i administrasjonen. I forbindelse med møtet 14. april er rådmannen, eller den rådmannen bemyndiger, bedt om å møte og redegjøre om saken klokken 10.00. Forslag til vedtak: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Inndyr 6. april 2011
Postboks 54, 8138 Inndyr 06.04.2011 11/216 416 5.3 SAK 20/11 Orienteringer fra revisjon og sekretariat Brev til rådmannen 25. mars 2011: Noen ytterligere spørsmål vedr kommunens barnevern som det bes redegjort for. Helse- og miljøtilsyn Salten IKS 25.03.2011: Innkalling til representantskapsmøte Salten Brann IKS 28.03.2011: Innkalling til representantskapsmøte Iris Salten IKS 30.03.2011: Innkalling til representantskapsmøte Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget gis orienteringer fra revisjon og sekretariat om status når det gjelder arbeidet med kontroll og tilsyn. Brev fra sekretariatet til rådmannen med spørsmål om barnevern, er skrevet på bakgrunn av kontrollutvalgets sak 10/11 Redegjørelse fra administrasjonen: Overholdelse av frister i barnevernet, og den oppfølgning kontrollutvalget der ba om. Innkallinger til generalforsamlinger og representantskap i heleide kommunale selskaper skal sendes kontrollutvalget, jfr. kommunelovens 80. Meløy kommune deltar ikke i Salten Brann IKS, men innkallingen er tatt med som en informasjon. Inndyr 6. april 2011
Postboks 54, 8138 Inndyr 06.04.2011 11/217 416 5.3 SAK 21/11 Eventuelt Forslag til vedtak: Inndyr 6. april 2011