OSLO KOMMUNE Dokumentasjon og registrering i Gerica av tjenester knyttet til velferdsteknologi Prosit Revidert versjon 10.01.2018 Denne rutinen er utarbeidet med bakgrunn i VIS-prosjektet, og behov for enhetlige rutiner for registrering og dokumentasjon rundt tjenester knyttet til velferdsteknologi. Det er opprettet en ny tjeneste avstandsoppfølging.
Innhold VELFERDSTEKNOLOGI SOM DEL AV HJEMMESYKEPLEIEN... 2 MEDISINDISPENSER... 2 Legge inn medisindispenser tiltak:... 2 Daglig dokumentasjon... 4 Lese dokumentasjon knyttet til medisintiltaket... 5 SAK/TJENESTE AVSTANDSOPPFØLGING... 6 NY BRUKER AVSTANDSOPPFØLGING... 6 Vedtak avstandsoppfølging... 6 Vedtak etter oppstart av tjenesten... 7 OPPSTART TJENESTE... 7 DAGLIG DOKUMENTASJON... 8 Journalføring... 8 Ikke planlagte oppdrag... 8 Prøvesvar... 8 Endring av hjelpebehov... 9 AVSLUTTE TJENESTEN... 9 TILGANGSSTYRING RESPONSSENTER... 9 EKSEMPEL VEDTAK AVSTANDSOPPFØLGING... 10 1
VELFERDSTEKNOLOGI SOM DEL AV HJEMMESYKEPLEIEN Der oppfølging av varsler/målinger gjøres av hjemmetjenesten/hjemmesykepleien, for eksempel medisindispensere, legges dette inn som tiltak under en av hjemmesykepleie-tjenestene, og er knyttet til et vedtak på denne tjenesten. Alle tiltak samt alarmer er underlagt hjemmesykepleiens tjenester og dokumenteres tilsvarende andre tiltak. I prosedyretekst i tiltaksplanen beskrives det en skal gjøre ved utrykning/oppfølging av varsler/målinger. Det beskrives ikke i denne manualen hvordan tjenestebehov utredes eller vedtak fattes. Det er tilrettelagt flere tiltak (her vil det komme til flere etter hvert): Under 3.4 Medisinadministrasjon Under 3.3 Prosedyrer/ medisinsk behandling Under 3.13 Forebyggende tiltak MEDISINDISPENSER Vedørende bestilling og andre rutiner knyttet til medisindispenser, se informasjon på Helseetatens intranettsider HER. Legge inn medisindispenser tiltak: Hos brukere som har fått medisindispenser, legges dette inn som et tiltak i brukers tiltaksplan i Gerica. Åpne brukers tiltaksplan Klikk på og velg «Nytt tiltak». Velg Situasjon «Medisinsk oppfølging» dersom dette er opprettet på bruker. Dersom denne situasjonen ikke er lagt inn fra før må dette gjøres etterpå, med beskrivelse av situasjon og mål relatert til medisinsk oppfølging. (se egen manual for tiltaksplan for nærmere beskrivelse) Velg riktig tiltak for medisindispenser: 2
Brukere med multidosedispenser skal i tillegg ha tiltaket Levere multidose: Tiltaket Levere multidose skal ha tidsplan og prosedyrebeskrivelse for når og hvordan påfylling av dispenser skal foregå. Legg inn tidsplan og rute for fylling av dispenseren under tiltak Levere multidose, samt estimert tid på dette, slik at det kommer med på arbeidslisten. (NB tiltaket og tidsplanen får dagens dato som start-dato. Dersom du ønsker å ha en annen dato som start-dato må denne datoen velges i tiltaksplanen før nytt tiltak/tidsplan opprettes.) Tiltaket Multidosedispenser skal ligge uten tidsplan, med prosedyrebeskrivelse for hvordan varsler/alarmer skal følges opp. For eksempel om man skal ringe bruker, ektefelle/ annen pårørende ved varsel om ikke tatt medisin. Tiltaket Skifte multidoserull i dispenser kan benyttes i tillegg til de to nevnte over, ved behov for å synliggjøre kompetansebehov ved arbeidslistefordeling. Hvis dette tiltaket brukes skal tiltaket Levere multidose stå uten tidsplan, mens tiltaket Skifte multidoserull i dispenser skal stå med tidsplan og prosedyrebeskrivelse for når og hvordan påfylling av dispenser skal foregå. Lagre. Tiltakene vises i tiltaksplanen. Tiltaket Skifte multidoserull har en blå pil som indikerer at tiltaket skal utføres en annen dag enn i dag. Hold musepeker over den blå pilen for å se hvilken dato dette skal utføres. 3
Multidosedispenser og multidose levere tiltakene har ingen pil siden den ikke har tidsplan. Ved endring i hyppighet på besøk endres tidsplanen på tiltaket i tiltaksplanen. For videre beskrivelse, se manual for tiltaksplan. Daglig dokumentasjon Ved planlagte besøk for påfylling av medisindispenser journalfører man fra arbeidsliste på LMPtelefon som ved ordinært besøk hjemmesykepleie/ hverdagsrehabilitering. Ved telefoner til bruker/pårørende knyttet til varsler fra brukers utstyr gjøres i tiltaksplan-bildet i Gerica. Klikk på ikonet for å åpne journal-delen av vinduet. Klikk på det tiltaket det er oppfølging på, for eksempel multidosedispenser. Alle journaler som omhandler medisindispenser Klikk på Endre journaltype til OL-Fagjournal (indirekte brukertid), skriv fritekst om alarm type og tiltak iverksatt og lagre. Ved besøk knyttet til alarm fra brukers utstyr opprettes en ny besøksjournal. Legg til medisindispenser-tiltaket i journalen slik at det blir knyttet til tiltaket og kan leses fra tiltaksplanen. Alternativt kan det opprettes en ny arbeidslistejournal der tiltaket legges inn, slik at det kan dokumenteres på LMP. Dokumenter i fritekst alarm type og tiltak iverksatt. 4
Lese dokumentasjon knyttet til medisintiltaket For enkelt å kunne følge opp og evaluere tiltaket kan man i tiltaksplan-bildet lese journalene knyttet opp mot enkelt-tiltak. Klikk på tiltaket multidosedispenser/ elektronisk dosett slik at dette blir markert og klikk på for å åpne journalene knyttet til tiltaket. Disse vil vises på høyre side. Dersom en markerer situasjonen Medisinsk oppfølging i stedet for tiltaket får man opp alle journaler knyttet til alle tiltak under denne situasjonen. NB dette forutsetter at også manuelt opprettede journaler blir knyttet til tiltak. 5
SAK/TJENESTE AVSTANDSOPPFØLGING Avstandsoppfølging brukes om medisinsk oppfølging av brukere som selv måler for eksempel blodsukker, blodtrykk og oksygenopptak, og sender dette inn elektronisk til oppfølging av helsepersonell ved responssenteret. Tjenesten skal legge til rette for at personer med kroniske somatiske sykdommer bedre kan mestre egen sykdom med redusert behov for helse- og omsorgstjenester. Tjenesten avstandsoppfølging i Gerica kan i tillegg benyttes der responssenteret følger opp tjenester som for eksempel trygghetsalarm som bydelen administrerer, samt medisindispensere der alarm kun går til pårørende og responssenteret overvåker teknisk. For brukere der varsler/ målinger fra velferdsteknologisk utstyr følges opp av hjemmesykepleien skal ikke tjenesten avstandsoppfølging benyttes, men tjeneste hjemmesykepleie. Dette gjelder for eksempel medisindispensere. Forløp i saksbehandling, vedtak, tjeneste start/slutt vil være likt andre tjenester som for eksempel hjemmesykepleie. NY BRUKER AVSTANDSOPPFØLGING Vedtak avstandsoppfølging Registrer sak 103; Avstandsoppfølging med søkt- og vedtatt dato. Saksopplysninger fylles ut. Tjenesten er en IPLOS-tjeneste og det er krav om angivelse av omfang/tid. Det må gå tydelig fram av vedtaket hvilken type avstandsoppfølging det dreier seg om. Benytt standardteksten OK_Avstandsoppfølging på fanen Vedtak. Informer bruker om IPLOS og fyll ut IPLOS-informasjon på brukerkort og i ADL-bildet. Lagre sak og det opprettes automatisk ny tjeneste. NB det må settes inn riktig nivå på tjenesten for at de ansatte ved responssenteret skal få tilgang til brukeren. 6
Eksempel: Bruk vedtaksmalen 507; OK_Sak Innvilget u/betaling + alle langtidsplasser NY. Opprett OL-Beskjedjournal til responssenteret, med standardtekst «OL_NY Melding om oppstart ny bruker». Vedtak etter oppstart av tjenesten Dersom responssenteret foretar kartlegging av behov som en del av saksutredningen, settes Type til «Avgjørelse» i stedet for «Innvilget». Tjeneste opprettes som beskrevet under, men det blir ikke skrevet vedtak. Responssenteret dokumenterer kartlegging og behovsvurdering i journalen Tverrfaglig samarbeidsjournal. På bakgrunn av dette revurderes tjenesten til «Innvilget» og det fattes vedtak med standardtekster som nevnt over. OPPSTART TJENESTE Ansatt ved responssenteret skal lese beskjedjournaler daglig for å se beskjeder om nye brukere. Bekreft mottatt beskjed om ny bruker i OL-Beskjedjournal med standardtekst «OL_NY Bekrefte mottatt ny/endring av oppdrag». Kontakt bruker og avtal utplassering og opplæring av utstyr. Sett start-dato på tjenesten den datoen tjenesten starter. Opprett tiltaksplan med situasjonsbeskrivelse, mål, tiltak og tidsplan for planlagt oppfølging. Se egen manual Tiltaksplan. I prosedyretekst beskrives det en skal gjøre ved oppfølging av varsler/målinger. Hakes av som «Utføres inne». 7
DAGLIG DOKUMENTASJON Journalføring Dokumentasjon av planlagt kontakt med bruker gjøres ut fra genererte arbeidslister, via LMP eller i tiltaksplanen. (Se egen manual for generering av arbeidslister.) Den planlagte oppfølgingen via telefon dokumenteres i OL-Fagjournal. Hjemmebesøk knyttet til oppfølging eller teknisk support dokumenteres i sykepleiejournal. Ikke planlagte oppdrag Dokumentasjon av ikke planlagt oppfølging gjøres i tiltaksplan-vinduet i Gerica. Dette skjer for eksempel ved mottatte målinger utenfor satte grenseverdier. Marker riktig bruker i brukerlisten, og klikk på tiltaksplan-ikonet. Klikk på ikonet for å åpne journal-delen av vinduet. Klikk på det tiltaket det er oppfølging på, for eksempel blodtrykksmåling. Klikk på Skriv fritekst og lagre. Prøvesvar Medisinske målinger bruker sender inn til Prevent skal føres inn i labsvar-modulen i Gerica. Om alle målinger eller kun gjennomsnittsverdi for døgnet dokumenteres i labsvar må vurderes individuelt for hver bruker. Dette beskrives i prosedyreteksten på tiltaket. Klikk på Klikk på + for å legge til ny mottatt måling. Velg fra listen «Analyse-pakker». Prøvesvar kan også legges til fra LMP. Dette gjelder vekt, puls, blodtrykk, blodsukker, temperatur, crp, respirasjonsfekvens og SpO2. 8
Endring av hjelpebehov Dersom man observerer at bruker har behov for direkte hjelp i stedet for kun avstandsoppfølging, skrives dette i en Revurderingsjournal. Henvis til en OL-fagjournal der omsorgs/hjelpebehov er beskrevet. AVSLUTTE TJENESTEN Dokumenter i OL-beskjedjournal ønske om å avslutte tjenesten. Saksbehandler setter sluttdato på sak/tjeneste. Responssenter avtaler innhenting/demontering av utstyr med bruker/pårørende. Ved mors avsluttes tjenesten når brukerrutinen kjøres. Responssenteret avtaler innhenting/demontering av utstyr med pårørende. TILGANGSSTYRING RESPONSSENTER For å sikre god tilgangsstyring til brukeropplysninger må responssenteret ha et eget sikkerhetsnivå i Gerica. Ansatte ved responssenteret må ha dette nivået i sin tilgangsrolle. Øvrige ansatte ved hjemmetjenesten skal ikke ha daglig tilgang til responssenterets brukere. Dersom ansatte tilknyttet et annet tjeneste-nivå har behov for midlertidig tilgang til bruker, for eksempel der natt-tjenesten følger opp brukere med trygghetsalarm, kan de ansatte ha dette som tilleggsrolle. Dersom det er behov for at andre tjeneste-nivåer utover responssenteret også får fast tilgang til bruker, kan dette nivået legges inn på selve tiltaket. Dette må gjøres fra tjeneste-bildet i Gerica siden alle tiltak opprettet i tiltaksplanen automatisk får tjenestens nivå. 9
EKSEMPEL VEDTAK AVSTANDSOPPFØLGING VEDTAK OM HELSE- OG OMSORGSTJENESTER Vi viser til din søknad om helse- og omsorgstjenester av 07.07.2015. Du er innvilget avstandsoppfølging. Standardtekst (OK_Avstandsoppfølging - må individuelt tilpasses) Tjenesten avstandsoppfølging innvilges i form av: (Hva skal måles? Hvor ofte? Hvordan skal oppfølgingen være av hvem? Det kan henvises til at detaljene utarbeides i samarbeid med responssenteret/de som skal utføre/følge opp tjenesten hvis ikke dette er helt avklart når vedtaket fattes.) MÅLSETTING: At du får økt trygghet og økt kunnskap i forhold til din helse, og styrker din evne til å klare deg selv i hverdagen. Du vil få nødvendig opplæring og oppfølging. Utstyret eies av bydelen og skal kun brukes til avtalt formål. Vedtaket gjelder f.o.m. 10.07.2015 t.o.m. 07.10.2015 SAKSOPPLYSNINGER Aktuell situasjon - bakgrunn, bolig-, helse- og sosiale forhold: (Sakens fakta, inkl. brukermedvirkning. Legges inn på fanen Opplysning. Må utformes individuelt. Er grunnlaget for vedtaket. Eks. på overskrifter/standardtekst vist her. Kun aktuelle faktaopplysninger knyttet til denne saken skal skrives. Husk kilden til opplysningene!) BEGRUNNELSE Lovhjemmel kommer automatisk I henhold til lov om pasient- og brukerrettigheter 2-1a, 2-4 ledd har du rett til nødvendig helse- og omsorgstjenester fra kommunen. Du har også rett til et verdig tjenestetilbud i samsvar med helse- og omsorgstjenesteloven 4-1 første ledd, bokstav b. Etter helse- og omsorgstjenesteloven 3-1 skal kommunen sørge for at du som oppholder deg i kommunen, tilbys nødvendig helse- og omsorgstjenester. For å oppfylle dette ansvaret skal kommunen blant annet tilby helsetjenester i hjemmet. Dette følger av helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 første ledd nr. 6 bokstav a. Fritekst skrives inn på fanen Begrunnelse Her kommer vurderingen av fakta opp mot hjemmel og begrunnelse. Må formuleres individuelt. INFORMASJON Standardtekst på sakstypen kommer automatisk Du har samtykket til å delta i prosjektet Velferdsteknologi i sentrum (VIS) som er en del av et nasjonalt velferdsteknologiprogram i perioden 2014-2020. Velferdsteknologi defineres som teknologisk assistanse som bidrar til økt trygghet, sikkerhet, sosial deltakelse, mobilitet, fysisk og kulturell aktivitet, og styrker den enkeltes evne til å klare seg selv i hverdagen til tross for sykdom og nedsatt funksjonsevne. Velferdsteknologi kan også fungere som støtte til pårørende og ellers bidra til å forbedre tilgjengelighet, ressursutnyttelse og kvalitet på tjenestetilbudet. 10
Utstyret som utleveres til deg forvaltes av bydelen. Når du ikke lenger har behov for utstyret, skal det returneres til bydelen etter avtale. Utstyret skal ikke selges eller lånes ut. Dersom utstyret blir ødelagt på grunn av uaktsom bruk, skal du dekke kostnadene for å få det reparert. Ditt tjenestebehov blir vurdert fortløpende. Dersom behovet ditt endrer seg, vil tjenesten kunne bli endret. Du har da rett til å uttale deg før nytt vedtak gjøres. Dette følger av forvaltningsloven. Etter pasient- og brukerrettighetsloven har du også vanligvis rett til innsyn i sakens opplysninger. KLAGE Kommer automatisk fra lovhjemmel Du kan klage på dette vedtaket etter reglene i pasient- og brukerrettighetsloven kapittel 7. Klagefristen er fire uker fra vedtaket kom fram til deg. Klagen skal være undertegnet av deg eller din representant. I klagen bør du nevne de forhold som det klages over og gi opplysninger som kan være av betydning for behandlingen. Bydelen kan på forespørsel gi nærmere råd og veiledning. Dersom du ønsker ytterligere bistand i klageomgangen kan du som bruker/pårørende også henvende deg til Pasient- og brukerombudet i Oslo og Akershus Sosial- og eldreombudet i Oslo. Telefonnummeret til ombudet er 23 13 90 20. Ombudet kan også gi råd og veiledning i forhold til øvrige helse- og omsorgssaker. Klage sendes til: Bydel Gamle Oslo Søknadskontor helse og omsorg Postadresse: Postboks 9406 Grønland 0135 OSLO Besøksadresse: Kjølberggata 31 C Søknadskontor helse og omsorg kan også nås via Oslo kommunes sentrale telefonnummer 02180. Med hilsen XXXXX fagleder XXXXX fagkonsulent 11