26.2.07 1/07 Referater og orienteringer. Kontrollutvalget tar referatene og orienteringen til etterretning. 2/07 Samtale med ordføreren og Kontrollutvalget tar samtalen med ordføreren og rådmannen til 3/07 Rapporter fra andre 1. Kontrollutvalget ber om å få tilsendt kopi av alle Råd- tilsynsorganer. tilsynsrapporter etter tilsynsbesøk i kommunen. mann 2. I tillegg vil kontrollutvalget også ha kopi av kommunens svar. 4/07 Eventuell kontakt med pressen. 1. Sekretariatsleder besvarer henvendelser fra pressen knyttet til selve sakslisten eller protokollen. 2. Uttalelser knyttet til en konkret sak besvares av kontrollutvalgets leder. 5/07 Halvårsredegjørelse fra skatteoppkrever pr. 31.12.06. Kontrollutvalget innstiller ovenfor Grue kommunestyre å fatte slikt vedtak: Skatteoppkrevers halvårsredegjørelse pr. 31.12.06, datert 31.1.07 og kontrollrapport fra Skattefogden i Oslo og Akershus, datert 15.2.07, tas til 6/07 Informasjon fra enhetene omsorgstjenester. 7/07 Mer synlige kontrollutvalg? 1. Kontrollutvalget retter en henvendelse til kommunen og ber om at kontrollutvalget blir mer synliggjort på kommunens hjemmeside. 2. Sekretariatsleder undersøker muligheten av å lage en egen hjemmeside med bl.a. beskrivelser av de enkelte kontrollutvalgene i distriktet. 3. Kontrollutvalget anmoder også en om vurdere å lage egen hjemmeside. Sist redigert 24.04.2008 1-008/07 16.4.07 18.4.07 Orienteringen utsettes til neste møte. Neste møte KU 13/07 Saken er fulgt opp fra kommunens side 8/07 Reglementer og retningslinjer. Sekretariatsleder legger fram i neste møte forslag til reglement Neste møte KU-17/07 og etiske retningslinjer for kontrollutvalget 9/07 Orientering fra. Kontrollutvalget tar ens rapportering til 10/07 Gjensidig orientering fra Kontrollutvalget tar medlemmenes gjensidige rapportering til kontrollutvalgsmedlemmene. 11/07 Eventuelt. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret til orientering og påpeker den saksbehandlingsfeilen som har kommet til syne. Referert i 16.4.07 11.4.07 12/07 Referater og orienteringer. Kontrollutvalget tar referatene og orienteringen til etterretning. 13/07 Informasjon fra enhetene Kontrollutvalget tar Bryhn sin redegjørelse til omsorgsektoren. 14/07 Informasjon fra enhetene oppvekst. Kontrollutvalget tar Gullikstad sin redegjørelse til
Møte Sakn. Sak Vedtak Sendes/ 15/07 Bestilling av forvaltnings. 1. Kontrollutvalget viser til plan for forvaltnings for Grue kommune for 2006-2007 og vedtar oppstart av et forvaltningssprosjekt: Vurdering av ressursbruken i forhold til sykefravær og vikarbruk i omsorgsenheten. 2. Prosjektet har følgende problemstillinger: I. Hvordan organiseres vikarordningen innen omsorgsenheten i Grue kommune? i. Hvilke rutiner har man for innkalling av vikarer, faste, vikarpool eller andre måter? ii. Har man gode systemer for hvem som vikarierer for hvem? iii. Følges bestemmelsene for avlønning og arbeidstid? II. Hvor store kostnader har Grue kommune til vikarbruk innen omsorgsenheten sammenlignet med andre kommuner? III. Hvordan følges sykefraværet innen omsorgsenheten opp, herunder bestemmelser knyttet til IA-ordningen? 3. sekretæren lager bestillingsdokumentet. legger fram prosjektplan for sekretariatsleder. 4. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. 5. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 300 timer og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen 1. november 2007. 16/07 Bestilling av selskapskontroll. 1. Kontrollutvalget viser til plan for selskapskontroll for Grue kommune for 2006-2007 og bestiller selskapskontroll i SOR. 2. sekretæren legger fram bestillingsdokumentet med konkrete problemstillinger i det første møtet etter sommerferien. 3. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 300 timer (totalt, ikke per kommune) og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat senest innen Behandlet Oppfølging Ferdig bestilling bestilling Jf. også KU-sak 37/07 Sist redigert 24.04.2008 2
1. mars 2008. 17/07 Reglementer og retningslinjer. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med -015/07 Legges som vedlegg forslag til følgende vedtak: 29.5.07 til årsplanen 1. Reglement for kontrollutvalget godkjennes. 2. Reglementet trer i kraft straks, men 1 gjelder først for 31.5.07 valg av nytt kontrollutvalg høsten 2007. 18/07 Orientering fra. Revisjonens rapportering utsettes til neste møte. Neste møte 19/07 Gjensidig orientering fra Kontrollutvalget tar medlemmenes gjensidige rapportering til kontrollutvalgsmedlemmene. 20/07 Samtale med ordføreren. Samtalen utsettes til neste møte. Neste møte 21/07 Eventuelt. Ingen vedtak. 6.6.07 22/07 Samtale med ordføreren og Kontrollutvalget tar samtalen med ordføreren og rådmannen til Ordf./ rådm. 23/07 Referater og orienteringer. 1. Sekretariatsleder undersøker saken om suppleringsvalg i kommune. Sjekkes opp beskjed til 2. Kontrollutvalget tar for øvrig referatene og orienteringen til etterretning. Kalleberg Orientert KU 24/07 Gjennomført eierskapskontroll i GIV. 25/07 Grue kommune - årsregnskap 2006. 1. Kontrollutvalget tar rapport om eierskapskontroll i GIV til 2. Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: a. Kommunestyret tar rapporten til etterretning og følger opp de anbefalingene som går fram av rapportens pkt. 5. Kontrollutvalgets uttalelse til Grue kommunes årsregnskap 2006, oversendes kommunestyret, med kopi til formannskapet Sist redigert 24.04.2008 3 sak 32/07-032/07-025/07 26/07 Informasjon fra enhetene Saken utsettes til neste møte. Neste møte landbruk og teknikk. 27/07 Kontrollutvalgets årsrapport 2006. 1. Kontrollutvalgets årsrapport for 2006 vedtas. -033/07 2. Årsrapport oversendes kommunestyret til behandling med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport for 2006 til orientering 28/07 Kontrollutvalgets årsplan 2007. 1. Kontrollutvalget vedtar den foreslåtte årsplanen, med de endringer som framkom i møtet, som kontrollutvalgets -034/07
årsplan for 2007. 2. Årsplanen oversendes kommunestyret til behandling med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsplan for 2007 til 29/07 Orientering fra. Kontrollutvalget tar ens rapportering til 30/07 Gjensidig orientering fra Kontrollutvalget tar rapporteringen til kontrollutvalgsmedlemmene. 31/07 Eventuelt. Ingen vedtak. 10.9.07 32/07 Referater og orienteringer. Kontrollutvalget tar samtalen med ordføreren og rådmannen til 33/07 Samtale med ordføreren og Kontrollutvalget tar samtalen med ordføreren, fagansvarlig økonomi og konstituert rådmann til 34/07 Oppfølging av merknader til Grue kommunes årsregnskap 2006. 35/07 Skatteoppkrevers halvårsredegjørelse 1. hå. 2007. 36/07 Informasjon fra enhetene, enhet for landbruk og teknikk. 37/07 Problemstillinger for selskapskontroll i SOR. 1. Kontrollutvalget tar administrasjonens tilbakemelding til 2. Revisjonen følger opp saken videre i regnskapsavslutningen for 2007. Kontrollutvalget tar skatteoppkrevers redegjørelse til Tilb.m. oppf.av rapport utsettes Følges opp Sist redigert 24.04.2008 4 Tas med i 2. hå. 2007 Kontrollutvalget tar Solberg sin redegjørelse til 1. Følgende problemstillinger vedtas for selskapskontroll i SOR : Eierskapskontroll I. Foregår virksomheten i henhold til gjeldende lover og regler, herunder innenfor de rammer som vedtektene gir? II. Foregår virksomheten innenfor rammene av kommunestyrets vedtak og forutsetninger der samfunnsmessig ansvar og sektorpolitiske mål ivaretas? III. Har virksomheten en effektiv og økonomisk forsvarlig drift? IV. Mottar kommunestyret tilstrekkelig og dekkende informasjon om selskapet? Forvaltnings I. Overholder SOR gjeldende bestemmelser om selvkost? Jf. KU-sak 16/07
Møte Sakn. Sak Vedtak Sendes/ II. Skjer det kryssubsidiering mellom monopolvirksomheten og forretningsvirksomheten i SOR? 2. sekretæren lager bestillingsdokumentet. legger fram prosjektplan for sekretariatsleder. 3. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. 38/07 Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2008. 1. Det foreslåtte budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen for Grue kommune vedtas og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag til ordningen for 2008. Kontrollutvalget Sekretariatet Selskapskontroll Revisjonen Poster Budsjett 2008 Godtgjørelser kontrollutvalget 23 000**) Reiseutgifter/kjøregodtgj. 3 000 Tapt arb.fortj. Abonnementer/medlemskap Møteutgifter Kurs 900 1 000 10 000 Sum 37 900 Ramme for virksomheten 121 000 Inkludert i revisj./sekret.budsj. Ramme for virksomheten 789 400)* 948 300 **)Vil bli endret som følge av eventuelle endringer i satser. *) Kan bli endret når endelig forslag foreligger. Grue kommune - Behandlet Oppfølging Ferdig Følges opp Vedtatt slik det er foreslått. Mail 1.2.08. Ikke justert for endring i satser. 2. Forslaget følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Grue kommune 2008. 3. av kommunestyrets behandling sendes kontrollutvalget, og sekretæren til 39/07 Årsrapport 2006 og årsplan 2007 Årsrapport for 2006 og årsplan for 2007 for for sekretæren. sekretæren tas til 40/07 Revisjonssjefens Kontrollutvalget tar ssjefens egenvurdering for Grue uavhengighetserklæring for 2007. kommune for 2007 til 41/07 Orientering fra Kontrollutvalget tar ens rapportering til Sist redigert 24.04.2008 5
. 42/07 Gjensidig orientering fra Kontrollutvalget tar medlemmenes gjensidige rapportering til kontrollutvalgsmedlemmene. 43/07 Eventuelt. Ingen vedtak. 3.12.07 44/07 Velkommen til de nye Kontrollutvalget tar den foreløpige orienteringen til medlemmene. etterretning 45/07 Referater og orienteringer. Kontrollutvalget tar referatene og orienteringene til etterretning 46/07 Årsplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalget vedtar den foreslåtte årsplanen, med de Korr. medlemmene endringer som framkom i møtet. årsplan sendes medl. 3.1.08 47/07 Orientering fra Kontrollutvalget tar ens rapportering til. 48/07 Samtale med ordføreren og Kontrollutvalget tar samtalen med ordføreren og rådmannen til 49/07 Forvaltnings foreløpig Kontrollutvalget tar ssjefens orientering til etterretning Legges fram i neste status i arbeidet. og utsetter behandlingen til neste møte i kontrollutvalget. 50/07 Bestilling av forvaltnings. 1. Kontrollutvalget viser til plan for forvaltnings for Grue kommune for 2006-2007 og vedtar oppstart av et forvaltningssprosjektet Gjennomgang av kommunens retningslinjer og rutiner for innkjøp, med bl.a. fokus på lov om offentlige anskaffelser. 2. Prosjektet har følgende problemstilling: Overholder Grue kommune lov og forskrifter for offentlige anskaffelser? 3. sekretæren lager bestillingsdokumentet. legger fram prosjektplan for sekretariatsleder. 4. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Hvis det er vesentlige endringer i forhold til tidsplanen eller andre forhold, legger sekretariatsleder saken fram for kontrollutvalget. 5. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 300 timer og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen 1. april 2008. 6. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å iverksette bestilling av nytt forvaltningssprosjekt fra den Sist redigert 24.04.2008 6 bestilling møte.
vedtatte prioriteringslisten, innenfor tilgjengelig ressursramme og hvis tidsaspektet tillater det. Det bestilles da prosjekt knyttet til Vurdering av kommunens ITsikkerhet og informasjonssikkerhet, med problemstillinger som beskrevet i saksframstillingen i sak 50/07. 7. Sekretariatsleder orienterer kontrollutvalget om eventuell ny bestilling. 51/07 Gjensidig orientering fra Kontrollutvalget utsetter rapporteringen til neste møte. brev om kontrollutvalgsmedlemmene. sakspap. til komm. 29.11.07 52/07 Eventuelt. Vedtak om et ekstraordinært møte den 17.12.07. Neste møte 17.12.07 53/07 Sak om tyveri fra omsorgsbolig. 1. Kontrollutvalget ber administrasjonen klargjøre regelverket på dette feltet. 2. Kontrollutvalget vil ha en redegjørelse igjen i neste møte om hvilke tiltak som er gjennomført. Rådm. Kari Andreassen. Jf. sak 4/08 Sist redigert 24.04.2008 7