KONTROLLUTVALGET I GRUE KOMMUNE ÅRSRAPPORT 2009 KONTROLLUTVALGET I GRUE KOMMUNE

Transkript

1 ÅRSRAPPORT 2009 KONTROLLUTVALGET I GRUE KOMMUNE

2 INNHOLDSFORTEGNELSE SAMMENDRAG INNLEDNING KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER TILSYN OG KONTROLL Gjennomført tilsyn med forvaltningen Forsvarlig revisjonsordning KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER VED REGNSKAPSREVISJON Regnskapsrevisjon Oppfølging av merknader KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER VED FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon/plan for forvaltningsrevisjon Bestilt og gjennomført forvaltningsrevisjon Rapportering av resultat etter gjennomført forvaltningsrevisjon KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER VED SELSKAPSKONTROLL Plan for selskapskontroll Bestilling og gjennomføring av selskapskontroll Rapportering av resultat etter gjennomført selskapskontroll TILSYN MED REVISJONEN Gjennomført tilsyn med revisjon BUDSJETTBEHANDLING Budsjett for Budsjett for Budsjett for KONTROLLUTVALGETS RAPPORTERING KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET MEDLEMMER MØTER OG SAKER ØVRIGE AKTIVITETER SEKRETÆRFUNKSJON...16 VEDLEGG...18 Årsrapport

3 SAMMENDRAG Kommunestyret har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget er et sentralt hjelpeorgan for kommunestyret, og skal utøve sitt arbeid iht. kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget rapporterer om sin virksomhet for kommunestyret. Oversikten over kontrollutvalgets medlemmer er omtalt i kapittel 3.1. Oversikten over møter og behandlede saker er omtalt i rapportens kapittel 3.2 og i vedlegget. Kontrollutvalget har en rapporteringsplikt til kommunestyret og vil med denne årsrapporten gi informasjon om kontrollutvalgets virksomhet i perioden. Kontrollutvalgets oppgaver er knyttet til bl.a. følgende punkter: Tilsyn og kontroll Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Budsjettbehandlingen (for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen) Tilsyn og kontroll (kap. 2.1 og 2.5) Kontrollutvalget har gjennomført flere tiltak for å gjennomføre tilsyn med forvaltningen og revisjonen. Det har vært gjennomført samtaler med ordføreren og rådmannen i møtene og det har vært nyttig. Orienteringen fra de forskjellige enhetene har også vært nyttig og alle har stilt seg positive til å komme. Tilsynsrapporter fra andre statlige instanser har også blitt lagt fram for kontrollutvalget. Revisjonen har informert om sin virksomhet i hvert møte, i tillegg til at revisjonssjefen har orientert om gjennomført ekstern kvalitetskontroll i Regnskapsrevisjon (kap. 2.2) Kontrollutvalgets oppgaver knyttet til regnskapsrevisjon bygger i all hovedsak på revisjonens gjennomganger. Kontrollutvalget har gitt uttalelse til årsregnskapet på bakgrunn av revisjonsberetningen og opplysninger knyttet til regnskapsavleggelsen. Forvaltningsrevisjon (kap. 2.3) Det er i 2009 lagt fram et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til innkjøp/lov om offentlige anskaffelser i Det er også bestilt et prosjekt knyttet til spesialundervisning, som legges fram i I tillegg har kontrollutvalget fulgt opp to prosjekter fra 2008 og hvordan anbefalingene var fulgt opp fra administrasjonens side. Dette var et prosjekt om sykefravær og vikarbruk i omsorgssektoren og om kommunens finansforvaltning. Prosjektet knyttet til innkjøp/lov om offentlige anskaffelser, ble også fulgt opp. Ut fra rådmannens tilbakemelding, syns rapportene tilstrekkelig fulgt opp. Selskapskontroll (kap. 2.4) Det har vært stort fokus på selskapskontroll i 2009, ettersom det er bestilt og gjennomført et omfattende prosjekt i GIVAS IKS knyttet til innkjøp og lov om offentlige anskaffelser. Det er også gjennomført eierskapskontroll i GIVAS IKS. I tillegg har kontrollutvalget fulgt opp selskapskontrollene fra 2007 og 2008 i GIV IKS (2007), og SOR IKS (2008). Årsrapport

4 Budsjettbehandlingen (for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen) (kap. 2.6) Kontrollutvalget la høsten 2009 fram forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsområdet for Dette er delvis vedtatt i kommunestyret. Regnskapet for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2008 viste et mindreforbruk i forhold til kontrollutvalgets forslag til budsjett for Dette skyldtes at litt færre revisjonshandlinger enn budsjettert. Regnskap for 2009 mot budsjett for 2009, vil bli rapportert senere. Kontrollutvalgets sekretariat (kap 4) Kontrollutvalget har et eget sekretariat (Glåmdal sekretariat IKS) for å bistå seg i sitt arbeid. Sekretariatets virksomhet er nærmere omtalt i kapittel 4. Avsluttende kommentarer Kontrollutvalget har en viktig oppgave med å ivareta kontroll- og tilsynsfunksjonen i kommunen, sammen med revisjonen og sekretariatet. Kontrollutvalgets rolle ble styrket gjennom de nye bestemmelsene i kommuneloven og gjennom etableringen av eget sekretariat. Det går fram av kapittel 3.3 at kontrollutvalget også i 2009 har fokusert på å gjøre utvalget mer synlig. Kontrollutvalget er synliggjort på Grue kommunes hjemmeside, og er også på hjemmesiden til sekretariatet ( Pressen får informasjon om møter, gjennom oversendelse av saklistens framside. Kontrollutvalget er avhengig av et samarbeid med sekretariatsleder og revisjonen, og dette samspillet har fungert veldig bra også i Kontakten mot kommunen, spesielt ordføreren og rådmannen, har også vært nyttig. Kontrollutvalget mener at samtalene som gjennomføres i kontrollutvalgsmøtene, bidrar positivt til en god kontakt. Grue, Geir Kvisler leder kontrollutvalget Torgun M. Bakken sekretariatsleder Årsrapport

5 1 INNLEDNING Kommunestyret har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget er et sentralt hjelpeorgan for kommunestyret, og skal utøve sitt arbeid iht. kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget rapporterer om sin virksomhet til kommunestyret. Kontrollutvalgets årsrapport er innrettet i tråd med bestemmelsene i forskrift om kontrollutvalg, og er også basert på årsplanen for kontrollutvalget for 2009 som ble vedtatt i kontrollutvalget i møtet den , sak 49/08. Årsplanen ble oversendt kommunestyret til orientering, og ble behandlet i møtet , sak 005/09. 2 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER 2.1 Tilsyn og kontroll I forskriften om kontrollutvalg 4 heter det: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kontrollutvalget har tilsyn både med kommunens virksomhet og virksomheten til kommunale foretak Gjennomført tilsyn med forvaltningen Kontrollutvalgets tilsyn med politiske vedtak gjennomføres ved at medlemmene får tilsendt saksdokumenter fra de forskjellige politiske utvalgene. Kontrollutvalget gjennomfører en gjensidig rapportering i hvert møte eller ved behov. I tillegg har kontrollutvalget bedt rådmannen om en oversikt over fattede vedtak fra kommunestyret, og oppfølgingen av disse. Rådmannen har fortsatt ikke noe system for dette. Kontrollutvalget gjennomfører en samtale med ordfører og rådmann i hvert møte, så sant det er mulig. Kontrollutvalget ber om rapportering/orientering fra rådmannen og eventuelt ordføreren om forskjellige saker, og den økonomiske utviklingen oppsummeres i hvert møte. Foruten de faste orienteringspunktene i samtalen med rådmannen, har kontrollutvalget også hatt følgende saker på dagsordenen: Sak knyttet til Bibliotekets venner (sak 4/09). Orientering om den nye skolen, med hensyn til elevtetthet og lærertetthet. (sak 16/09). Sluttrapportering med økonomirapport for bygget og hva som eventuelt står igjen (24/09 og 49/09). Statusrapport for alle delprosjektene i BARSK-prosjektet (24/09 og 49/09). Kontrollutvalget har i 2009 invitert følgende tjenester/enheter i kommunen for å informere om sin virksomhet: Møtet Leder for sosialenheten, Kjell Ivar Pettersson Årsrapport

6 Møtet Møtet Møtet Møtet Leder for helse og familie, Per O. Bukkemoen Skolefaglig leder Paul Inge Tønseth. Kommunalsjef Marit Lorentsen, omsorgssektoren. Kommunalsjef oppvekst og kultur Paul Inge Tønseth. Kontrollutvalget har også bedt rådmannen om å få tilsendt eventuelle statlige tilsynsrapporter. Ettersom det ser ut til at dette er vanskelig å få til, tar sekretariatet som oftest selv ut rapportene direkte fra tilsynsmyndighetenes hjemmeside eller fra kommunens postliste. Følgende rapportering er lagt fram for kontrollutvalget: Møtet Rapport etter Fylkesmannens tilsyn med grunnskolen, datert (tatt ut selv fra Fylkesmannens hjemmeside). Møtet Kopi av brev til Fylkesmannen, datert Plan for lukking av avvik vedrørende tilsyn, grunnskolen. Kontrollutvalget behandlet skatteoppkrevers årsrapport for 2008 i møtet den (sak 2/09). Denne saken ble sendt kommunestyret med forslag om å ta saken til orientering. Saken ble behandlet i kommunestyret , sak 11/09 og følgende ble vedtatt: 1. Skatteoppkrevers årsrapport/årsregnskap for 2008, kontrollrapport fra Skattetaten, datert og kommunens svar, datert , tas til orientering. 2. Skatteoppkrever legger fram for kommunestyret en evaluering av den ordningen, som er vedtatt, innen utgangen av Tilleggspunkt vedtatt i kommunestyret: Kommunestyret ber om en vurdering av økonomiske konsekvenser av å opprette ½ stilling til skatteinnfordring og ½ stilling til arbeidsgiverkontroll. Saken følges opp ved behandling av skatteoppkrevers årsrapport for Disse sakene, sammen med revisjonens rapportering, danner grunnlag for det løpende tilsynet med kommunen. Sekretariatets oppfølging av kontrollutvalgets saker rapporteres gjennom en egen oversikt, som legges fram for kontrollutvalget for hvert møte. Denne rapporten ligger også tilgjengelig på Forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal se etter at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Grue kommune har benyttet samme revisjon i mange år og kontrollutvalget mener at det er en forsvarlig revisjonsordning. Øvrige vurderinger i forhold til revisjonens arbeid vil eventuelt gå fram av pkt Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at årsregnskapet for kommunen og for kommunale foretak blir revidert på en betryggende måte (kontrollutvalgsforskriften 6). Det vil si at regnskapene skal revideres etter de kravene som går fram av forskrift om revisjon og god kommunal revisjonsskikk. Årsrapport

7 2.2.1 Regnskapsrevisjon Kommuneregnskapet for 2008 ble satt opp til behandling i møtet , sak 25/09. Revisjonen avga en ren beretning, datert Kontrollutvalget ga sin uttalelse til regnskapet i henhold til kontrollutvalgsforskriften Oppfølging av merknader Kontrollutvalget har ikke mottatt noen nummererte brev i Det er for øvrig ingen revisjonsmerknader som ikke er fulgt opp, jf. forskriften Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Det er kontrollutvalget som etter kommunelovens bestemmelser har ansvaret for at det utføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Dette framgår av 77, nr. 4 som har følgende ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kapittel 5 i forskrift om kontrollutvalg inneholder utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon. Ifølge forskriftens 10 skal kontrollutvalget minst én gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon skal rapporteres til kommunestyret (jf. forskriften 12) Forvaltningsrevisjon/plan for forvaltningsrevisjon Glåmdal sekretariat IKS la fram overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for høsten 2008, jf. pkt Bestilt og gjennomført forvaltningsrevisjon Prosjekter iht. plan for forvaltningsrevisjon for I KU-sak 50/07 ble det bestilt følgende forvaltningsrevisjon fra Glåmdal revisjon IKS Gjennomgang av kommunens retningslinjer og rutiner for innkjøp av varer og tjenester, med bl.a. fokus på lov om offentlige anskaffelser, med følgende hovedproblemstilling: Overholder Grue kommune lov og forskrifter for offentlige anskaffelser? Rapporten ble lagt fram for kontrollutvalget i møtet , sak 6/09. Den ble sendt til kommunestyret som behandlet rapporten i møtet , sak 012/09 med følgende vedtak: Kommunestyret tar rapporten til etterretning og ber administrasjonen følge opp de anbefalingene som går fram av rapportens pkt. 2. Administrasjonens gir tilbakemelding til kontrollutvalget innen 15. august 2009, om hvordan anbefalingene er fulgt opp Oppfølgingen går fram av pkt Årsrapport

8 Prosjekter iht. plan for forvaltningsrevisjon for I henhold til planen for forvaltningsrevisjon for , som ble vedtatt i kommunestyret , sak 006/09, ble det satt opp følgende prioriteringsliste for gjennomføringen: 1. Spesialundervisning. 2. Kommunens inntekter. 3. Gjennomgang av kommunens definering av kostraarter og kostrafunksjoner, rapportering. 4. Oppfølging av utskrevne sykehuspasienter i kommunen. Prosjekt 1 ble bestilt i møtet den , sak 9/09. Problemstillingene går fram av vedlegget. Rapporten skulle legges fram for kontrollutvalget innen , men er, på grunn av gjennomført rapport selskapskontroll i GIVAS IKS (se pkt ), er denne gjennomføring utsatt. Rapporten legges etter planen fram for kontrollutvalget i desember Prosjektene 2-4 er foreløpig ikke bestilt Rapportering av resultat etter gjennomført forvaltningsrevisjon Prosjekter iht. plan for forvaltningsrevisjon for Rapporten Vurdering av ressursbruken i forhold til sykefravær og vikarbruk i omsorgsenheten er gjennomført og lagt fram for kommunestyret i møtet , sak 021/08, med følgende vedtak: Kommunestyret tar rapporten til etterretning og ber administrasjonen følge opp de anbefalingene som går fram av rapportens pkt. 9, herunder: o Tiltak for å redusere sykefraværet. o Overordnede retningslinjer og forbedring av rutiner for innkalling av vikarer. o Presisering av budsjettansvar og bedre samsvar mellom tjenestene, budsjett og regnskap. o Avlønningsbestemmelsene for vikarer som blir syke må følges. o Bedre rutiner knyttet til IA-bestemmelsene. Administrasjonens tilbakemelding skjer til kontrollutvalget innen 1. november 2008 Rapporten ble fulgt opp i kontrollutvalgets møte , sak 5/09. Rådmannens ga sin skriftlige redegjørelse, datert Etter rådmannens oppfatning er alle anbefalingene fulgt opp, men rutiner rundt innkalling av vikarer er fortsatt et punkt som det med jobbes mer med. Etter revisjonens oppfatning ser det ut til at administrasjonen har tatt godt tak i det som ble avdekket i rapporten og har fulgt opp de anbefalingene som ble gitt. Kommunen har også tatt tak i problemstillingene og dratt med seg hele kommunene i dette arbeidet. Kontrollutvalget anser rapportens anbefalinger som fulgt opp. Rapporten Gjennomgang av kommunens retningslinjer og rutiner for innkjøp av varer og tjenester, med bl.a. fokus på lov om offentlige anskaffelser, ble lagt fram for kontrollutvalget i møtet , 6/09. Den ble sendt til kommunestyret som behandlet rapporten i møtet , sak 012/09 med følgende vedtak: Kommunestyret tar rapporten til etterretning og ber administrasjonen følge opp de anbefalingene som går fram av rapportens pkt. 2. Administrasjonens gir tilbakemelding til kontrollutvalget innen 15. august 2009, om hvordan anbefalingene er fulgt opp Årsrapport

9 Saken ble satt opp til oppfølging i kontrollutvalget i møtet , sak 41/09. Det var utarbeidet anbefalinger knyttet til: Generelle anbefalinger Anbefalinger knyttet til gjentatte anskaffelser av samme produkttype (rammeavtale): Anbefalinger knyttet til enkeltanskaffelser med en antatt verdi over kr ,-: Anbefaling knyttet til enkeltanskaffelser med en antatt verdi under kr ,-: Rådemannen svarer i sitt brev, datert , hvordan anbefalingene var og ville bli fulgt opp. Alle punktene var ikke helt på plass men alle anbefalingene vurderes og følges opp kontinuerlig Kontrollutvalget anser rapportens anbefalinger som fulgt opp. Øvrige prosjekter Glåmdal revisjon IKS gjennomførte i 2007/2008 forvaltningsrevisjon knyttet til Kommunens finansforvaltning etter bestilling fra kontrollutvalget. Rapporten ble behandlet i kontrollutvalget , sak 27/08, og deretter oversendt kommunestyret til behandling. Rapporten ble behandlet i kommunestyret , sak 041/08, med følgende vedtak: Kommunestyret tar revisjonsrapporten til etterretning og ber administrasjonen følge opp anbefalingene i revisjonens rapport og kontrollutvalgets anbefaling. Kommunens økonomireglement, inkludert finansreglementet, oppdateres innen utgangen av 2008 i samsvar med dette. Tilbakerapportering til kommunestyret innbakes i reglementet. Oppfølging av rapporten ble behandlet i kontrollutvalget 2,12,09, sak 50/09. Rådemannen svarer i sitt brev, datert , hvordan anbefalingene var og ville bli fulgt opp. Kontrollutvalget anser rapportens anbefalinger som fulgt opp, men det kan være hensiktsmessig å følge opp dette videre når ny finansforskrift trer i kraft. 2.4 Kontrollutvalgets oppgaver ved selskapskontroll Etter endringer i kommuneloven og tilhørende forskrifter med virkning fra , er kontroll og tilsyn med kommunalt eide selskaper en prioritert oppgave, og det er tatt inn egne bestemmelser om selskapskontroll, jf. kommuneloven 77 nr. 5 og 80. Selskapskontrollen består av en obligatorisk del som går ut på å føre tilsyn med forvaltningen av eierinteressene i selskapet (eierskapskontroll), og en frivillig del, som medfører at det også kan gjennomføres forvaltningsrevisjon når kontrollutvalget eller kommunestyret finner det nødvendig eller ønskelig. Selskapskontroll skal gjennomføres på bakgrunn av plan for selskapskontroll, som skal vedtas av kommunestyret Plan for selskapskontroll Glåmdal sekretariat IKS la fram plan for selskapskontroll for høsten 2008, jf. pkt Årsrapport

10 2.4.2 Bestilling og gjennomføring av selskapskontroll Prosjekter iht. plan for selskapskontroll for I henhold til plan for selskapskontroll, som ble vedtatt i kommunestyret , sak K-040/08, ble det satt opp kontroller i følgende selskaper: 1. GIVAS IKS (2008/2009) 2. SOR IKS (2009). 3. GIV IKS (2010) (oppfølging). 4. Glåmdal krisesenter IKS (2011). 5. Grue Service (2011). I tillegg har kommunestyret bedt kontrollutvalget om å vurdere selskapskontroll i Glåmdal Brannvesen IKS. Kommunestyrets vedtok følgende i tillegg til innstillingen: 1. Kommunestyret gis umiddelbart beskjed om event. endringer i plan for selskapskontroll. 2. Kontrollutvalget må holde seg innenfor vedtatte økonomiske rammer. Kontrollutvalget bestilte selskapskontroll i GIVAS IKS i møte , sak 47/08. Følgende problemstillinger ble vedtatt: Eierskapskontroll I. Foregår virksomheten i henhold til gjeldende lover og regler, herunder innenfor de rammer som vedtektene gir? II. Foregår virksomheten innenfor rammene av kommunestyrets vedtak og forutsetninger der samfunnsmessig ansvar og sektorpolitiske mål ivaretas? III. Har virksomheten en effektiv og økonomisk forsvarlig drift? IV. Mottar kommunestyret tilstrekkelig og dekkende informasjon om selskapet? Forvaltningsrevisjon I. Overholder GIVAS IKS gjeldende bestemmelser om selvkost? II. Skjer det kryssubsidiering mellom monopolvirksomheten og forretningsvirksomheten i GIVAS IKS? Imidlertid ble det etter store presseoppslag om mange diskusjoner bestilt ny forvaltningsrevisjon i GIVAS IKS i møtet den , sak 29/09. I denne forvaltningsrevisjonen (se vedlegget) ble hovedfokuset rettet mot rutiner for innkjøp og lov om offentlige anskaffelser. Dette ble en prioritert oppgave og endelig rapport ble lagt fram for kontrollutvalget allerede i møtet den , sak 36/09. Det var stor oppmerksomhet rettet mot denne rapporten. Rapporten ble etter behandling i kontrollutvalget oversendt kommunestyret, som behandlet saken i møtet , sak 055/09. Kontrollutvalgets innstilling og kommunestyrets vedtak går fram av vedlegget. I samme møte ble rapporten om eierskapskontroll i GIVAS IKS behandlet i sak 37/09, jf. problemstillingene ovenfor. Denne rapporten ble også oversendt kommunestyret, som vedtok kontrollutvalgets innstilling i KS-sak 056/ Kommunestyret ber om at Grue kommunes eierrepresentanter følger opp følgende anbefalinger i selskapskontrollen. Det må innarbeides rutiner for overholdelse av regelverket om offentlige anskaffelser. Selskapet må tilstrebe gode rutiner for overholdelse av frister knyttet til regnskapsavleggelsen. Selskapet må for framtiden sørge for at revisjonens bemerkninger blir fulgt opp. 2. Kommunestyret ber kontrollutvalget innhente en tilbakerapportering i forhold til hvordan anbefalingene er fulgt opp, innen utgangen av mars Begge sakene følges opp i 2010, og oppfølgingen vil gå fram av årsrapporten for Forvaltningsrevisjonen som ble bestilt i sak 47/08 er ikke påbegynt, og vil sannsynligvis bli lagt fram i mai Årsrapport

11 Det er også bestilt ny eierskapskontroll i SOR IKS (KU-sak 39/09), ettersom det var en av anbefalingene etter eierskapskontrollen som ble gjennomført i Bestillingen er sendt til Glåmdal revisjon IKS som legger rapporten fram i løpet av første halvår Problemstillingene vil være å vurdere hvordan den forrige rapportens anbefalinger og kommunestyrets vedtak er fulgt opp (jf. vedlegget). I tillegg er det bestilt eierskapskontroll i GIV IKS (sak 53/09). Den forrige gjennomgangen ble gjennomført i Rapporten er bestilt fra sekretariatet og skal etter planen legges fram i mars Problemstillingene er gjengitt i vedlegget Rapportering av resultat etter gjennomført selskapskontroll Prosjekter iht. plan for selskapskontroll for Etter kontrollutvalgets årsplan skulle oppfølgingen av kontroller gjennomført i 2007, vurderes 2008, men har blitt utsatt (eierskapskontroll i GIV IKS og både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i SOR IKS). Årsaken til at vurdering av oppfølgingen ikke skjedde høsten 2008, var at kommunen selv jobbet med en sak om kommunens selskapsstyring, og kontrollutvalget mente derfor det var mest hensiktsmessig å utsette vurderingen til denne saken var behandlet i kommunestyret, jf. det som er sagt under punktet nedenfor. God selskapsstyring Dokumentet God selskapsstyring ble vedtatt i kommunestyret , sak 019/09. De øvrige kommunene i regionen har vedtatt samme dokument i løpet av første halvdel av I henhold til dette dokumentet skal det årlig behandles en Eierskapsmelding for selskapene. Det er utarbeidet en felles mal for dette i regionen og ett av de felles punktene i dette opplegget er at kommunestyret delegerer til formannskapet å være eierorgan. Kommunestyret i Grue har ikke behandlet dette enda. Kontrollutvalget har derfor sendt en anbefaling til ordfører og rådmann (i sak 56/09) at denne delegasjonen ikke skal gjelde for Glåmdal revisjon IKS og Glåmdal sekretariat IKS, ettersom formannskapet er underlagt kontroll og tilsyn. Prosjekter Eierskapskontroll i GIV IKS behandlet i kommunestyret i møtet den , sak 032/07, med følgende vedtak: Kommunestyret tar rapporten til etterretning og følger opp de anbefalingene som går fram av rapportens pkt. 5. Anbefalingene var som følger: Det utarbeides retningslinjer for valg av styremedlemmer. Behovet for vedtekter vurderes (ikke pålagt). Vi anbefaler at det lages en eierstrategi for GIV IKS hvor det klart går fram hva man ønsker med selskapet. Vi anbefaler at det utarbeides etiske retningslinjer for selskapet. Det anbefales at det legges opp til årlig rapport om eierstyring i selskapet. Vurderingen av oppfølgingen av rapporten for GIV IKS ble fram for kontrollutvalget , sak 27/09. I sitt svarbrev fra selskapet sier GIV IKS at flere av anbefalingene ikke er fulgt opp ettersom eierne fortsatt vurderer framtidig organisering av voksenopplæringen i Hedmark. Det eneste som er gjennomført, er at det er utarbeidet et dokument for god selskapsstyring i regionen Årsrapport

12 (jf. det som er sagt ovenfor). I dette dokumentet legges det opp til en årlig rapportering om eierstyring i de ulike selskapene. Vi kan derfor ikke konstatere at alle anbefalingene er fulgt opp. Det legges opp til en ny kontroll i selskapet i 2010, jf. pkt Kommunestyret behandlet , sak 020/08 rapporten Gjennomført eierskapskontroll i SOR IKS, endelig rapport. Kommunestyrets vedtak er som følger: o o o o o o Det utarbeides egen eierstrategi for selskapet. Kommunestyret sørger for at kommunens eierrepresentanter følger opp sitt ansvar i representantskapet i henhold til framtidige utarbeidede retningslinjer. Grue kommune forutsetter at selskapet sørger for forbedrede rutiner for overholdelse av reglene for offentlige anskaffelser. Kommunestyret ber om at eierrepresentantene følger opp følgende anbefalinger i eierskapskontrollen. En sterkere oppfølging av selskapets anliggender på eier- og styrenivå. Videre ber kommunestyret om en tilbakemelding fra selskapet om hvordan forvaltningsrevisjonens følgende anbefalinger blir fulgt opp. 1. Gebyrene for næringsavfall er ikke kostnadsdekkende og bør justeres. 2. Avdelingsregnskap for henholdsvis husholdnings- og næringsavfall bør presenteres i regnskapet. 3. Selskapet bør innarbeide en fast form for presentasjon av selvkostnote og selvkostfond i årsberetningen. 4. Selskapet bør sannsynliggjøre at 15 % av opptjent egenkapital pr skriver seg fra overskudd næringsavfall. 5. Ved beregning av selvkost må selskapets anleggsmidler nedskrives med kr 2,9 mill. 6. Påpekte feil i selvkostnoten for 2005 og 2006 bør rettes slik at selvkostregnskapet blir i tråd med de veiledende retningslinjene. Kommunestyret ber kontrollutvalget innhente en tilbakerapportering i forhold til begge rapportene innen utgangen av april Oppfølgingen av rapporten var satt opp til behandling i kontrollutvalgets møte den , sak 28/09. Oppfølgingen i forhold til eierskapskontroll er ikke besvart fra representantskapets side. Med unntak av punktet vedrørende rutiner for overholdelse av offentlige anskaffelser, som er besvart av selskapet, anses ikke anbefalingene som fulgt opp. Dette følges opp i ny kontroll i Rapportens anbefalinger knyttet til forvaltningsrevisjon, er besvart i brev fra selskapet, datert Der går det fram at alle anbefalingene, med unntak av pkt. 4, er fulgt opp tilfredsstillende. Det er også sagt at det jobbes med å få pkt. 4 fulgt opp. Kontrollutvalget anser at anbefalingene i rapporten om forvaltningsrevisjon er fulgt opp. 2.5 Tilsyn med revisjonen Kontrollutvalget skal holde seg løpende underrettet om revisjonens virksomhet og føre tilsyn med at revisjonsarbeidet er a jour og foregår i samsvar med gjeldende forskrift og andre bestemmelser Gjennomført tilsyn med revisjon Tilsynet med revisjonen har blitt utøvd gjennom revisjonssjefens orientering fra sitt årlige planverk. I tillegg har kontrollutvalget behandlet revisjonsberetninger til reviderte regnskaper og andre rapporter med utgangspunkt i revisjonsarbeidet. Revisjonssjefen rapporterer muntlig om revisjonsarbeidet i hvert møte. Årsrapport

13 Glåmdal revisjon IKS har i 2009 hatt ekstern kontroll fra NKRFs kvalitetsskontroll. Rapporten er ikke lagt fram for kontrollutvalget, men revisjonssjefen orienterte om resultatet av gjennomgangen i møtet , sak 54/09. Revisjonen arbeider bevisst med å bedre kompetansen og revisjonsarbeidets kvalitet, planleggingen og rapporteringen. Kravene til den obligatoriske etterutdanningen ifølge NKRF er oppfylt for alle. Revisjonssjefen la fram uavhengighetserklæring for Grue kommunes regnskap i kontrollutvalgets møte den , sak 38/ Budsjettbehandling Etter kontrollutvalgets forskrift 18 skal kontrollutvalget legge fram forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette forslaget bør foreligge tidsnok til at kommunen kan få innarbeidet dette i sine budsjetter Budsjett for 2010 Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjett for hele kontroll- og tilsynsarbeidet for 2010 i møtet den , sak 42/09. Forslaget ble deretter oversendt kommunen. Forskriften sier at forslaget skal følge med formannskapets forslag til kommunens budsjett ved kommunestyrebehandlingen. Dette ble gjort i Grue. Budsjettforslaget fra kontrollutvalget for 2010 går fram av tabellen under, og også det som er vedtatt i kommunestyret. Poster Budsjett 2010 Kus forslag Budsjett 2010 Vedtatt KS Kontrollutvalget Sum Sekretariatet Ramme for virksomheten Selskapskontroll Inkludert i revisj./sekret.budsj. Revisjonen Ramme for virksomheten Det er bevilget tilstrekkelig til Glåmdal revisjon IKS og Glåmdal sekretariat IKS i 2010, men det er bevilget noen tusen for lite til kontrollutvalgets virksomhet Budsjett for 2009 Kontrollutvalgets forslag til budsjett for 2009 ble vedtatt i kommunestyret og beløpene går fram av tabellen nedenfor. Budsjett 2009 Budsjett 2009 Tilleggsbevilget Poster Kus forslag Vedtatt KS Kontrollutvalget Sum Sekretariatet Ramme for virksomheten Selskapskontroll Inkludert i revisj./sekret.budsj. Revisjonen Ramme for virksomheten I ettertid er det tilleggsbevilget kr til revisjonens budsjett, i KS-sak 18/09. Årsrapport

14 Rapportering av budsjett 2009 mot regnskap 2009 vil komme i årsrapporten for Økningen i sekretariatets ramme fra , skyldes økningen av bemanningen fra 1 til 1 ½ stilling Budsjett for 2008 Resultat av kontrollutvalgets forslag til budsjett 2008 mot regnskap 2008 er som følger: Poster Budsjett 2008 Regnskap 2008 Kontrollutvalget Sum Sekretariatet Ramme for virksomheten Selskapskontroll Inkludert i rev./sekret. Revisjonen Ramme for virksomheten Reduksjonen i revisjonens utgift skyldes at det ble utført færre oppgaver enn planlagt. I revisjonstjenesten er følgende oppgaver inkludert: Revisjon av kommuneregnskapet, regnskapsbekreftelsen samt tilleggsoppgaver. Forvaltningsrevisjon. Selskapskontroll. Div. faglig veiledning. Attestasjonsoppgaver (inkludert momskompensasjon) Tippemiddelregnskaper. Pasientregnskaper (sykehjem og boliger med heldøgns omsorg og pleie). Overformynderiregnskaper med vergeregnskaper. Elisabeths minne. Holmens legat. Eventuelle granskningsoppgaver eller spesielle undersøkelser. 2.7 Kontrollutvalgets rapportering Kontrollutvalget har i 2009 gjennomført følgende: Årsplanen for 2010 ble behandlet i kontrollutvalget (sak 51/09), og ble deretter oversendt kommunestyret til behandling. Kontrollutvalget lager årsrapport på bakgrunn av årsplanen. Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 ble behandlet i kontrollutvalget og i kommunestyret , sak 013/09. Kontrollutvalget skal rapportere til kommunestyret i forbindelse med resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon og selskapskontroll dette blir gjort gjennom kontrollutvalgets årsrapport, jf. pkt og Rapporter etter gjennomførte kontroller er sendt fortløpende til kommunestyret, jf. pkt og KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET 3.1 Medlemmer Kontrollutvalget i Grue kommune består av 3 medlemmer. Følgende er valgt for perioden : Årsrapport

15 Medlem Geir Kvisler (FRP) Varamedlem 1. Kjell Berge 2. Roy Holseter Kåre Weberg nestleder (AP) 1. Ingar Fjørtoft 2. Nils Vanebo Kari Rudi (AP) 1. Turid Tenåsen 2. Lena Haslene Gaard 3.2 Møter og saker I løpet av 2009, har kontrollutvalget hatt 5 (6) møter og behandlet 56 (52) saker. Hvilke saker som er behandlet, går fram av vedlegget til årsrapporten. Tallene i parentes er fra Deltakelsen på møtene har vært som følger: Medlemmer/ varamedlemmer Geir Kvisler x x x x Kåre Weberg x x x x Kari Rudi x x x x Roy Holseter x Turid Tenåsen x Ant. møter Ved forfallet den ble varamedlem innkalt, men ingen av dem hadde anledning til å komme. 3.3 Øvrige aktiviteter Kontrollutvalgets oppgaver er mange og store og ser behov for en jevnlig oppdatering av sine kunnskaper, samt å treffes og ha kontakt med andre kontrollutvalg. For å følge opp dette kan følgende nevnes: Glåmdal sekretariat IKS arrangerte i mars 2009 et seminar/kurs for alle kontrollutvalgene i distriktet. 2 av medlemmene i utvalget deltok. I tillegg arrangerte sekretariatet et seminar/felles planleggingsdag i oktober, hvor alle 3 medlemmer deltok. Ettersom alle kontrollutvalgslederne utgjør representantskapet i Glåmdal sekretariat IKS, har lederne også en mulighet her til å treffes å utveksle litt erfaringer og løse felles oppgaver. Sekretariatsleder sender i hvert møte ut kopier av en del fagartikler ( Fagstoff ) knyttet til kontroll og tilsyn. Dette er et tiltak som alle medlemmene mener er nyttig for å holde seg oppdatert. Det er vedtatt eget reglement for kontrollutvalget, og dette ligger som vedlegg 1 til kontrollutvalgets årsplan, samt under Dokumenter på Kontrollutvalget er opptatt av å gjøre kontroll og tilsyn mer synlig. Følgende tiltak er gjennomført: Kontrollutvalget har bedt om å bli mer synlig på kommunens hjemmeside, og dette er fulgt opp i Grue. Årsrapport

16 På hjemmesiden til Glåmdal sekretariat IKS (se pkt. 4) er kontrollutvalgene og kontrollutvalgenes oppgaver er synliggjort ( ). Her legges det ut stadig flere oppdaterte dokumenter. Sakslistens framside sendes fortløpende til Glåmdalen og Østlendingen. 4 SEKRETÆRFUNKSJON Kontrollutvalgene i Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler og Åsnes har felles sekretariat gjennom det interkommunale selskapet Glåmdal sekretariat IKS. Det har inntil august 2009 kun vært en person ansatt i Glåmdal sekretariat IKS. Fra august ble bemanningen økt med en halv stilling. Tidsbruk Når vi trekker ferie og permisjoner fra total arbeidstid i perioden , har sekretariatet totalt hatt (1540) timer til disposisjon (tallet i parentes er fra 2008). Av disse er 75,1 % av timene brukt på kontrollutvalgene (1 335 timer). I 2008 var prosenten 74,6 %. Årsaken til at prosenten har gått ned, har sammenheng med at det har gått en del tid til opplæring av ny medarbeider. Den øvrige tidsbruken har gått til saksbehandling og møter i styret og representantskapet, administrasjon/arkiv, kurs og reiser til og fra møter i kommunene. For Grue ser fordelingen av timer til kontrollutvalgets virksomhet slik ut: Oppgaver Saksbehandling Møter kontr.utv Eierskapskontr. 0 0 Plan for selsk.kontroll 1 6 Analyse/plan forv.r Inform./oppl Møte med rev. 2 1 Planlegg/faglig oppdat 18 6 Arkiv Inkludert i denne summen ligger i år timer til etablering av et helt nytt fysisk arkiv for alle kontrollutvalgene i regionen, samt at vi har fått orden på tidligere forsømte oppgaver knyttet til arkiv. Tiden til dette arbeidet er fordelt likt på alle 7 kontrollutvalgene. Tiden til planlegging/faglig oppdatering er også fordelt likt på alle kontrollutvalgene, da dette dreier seg om fellesoppgaver. Under den største oppgaven, saksbehandling til kontrollutvalget, ligger all saksforberedelse og forskjellige undersøkelser til kontrollutvalget, herunder årsplaner og årsrapporter, møteinnkallinger med tilhørende bestillinger og avtaler, referater og oversendelse av vedtak til videre behandling og oppfølging av vedtak. Tidsbruken til reise til og fra kommunene kommer, som nevnt ovenfor, i tillegg. Årsrapport

17 Hvis vi ser på tidsbruken mellom de forskjellige kontrollutvalgene, så viser tallene at det er først og fremst Kongsvinger som har den største tidsbruken. Sør-Odal har også mye, og det har sammenheng med at sekretariatet gjennomførte en eierskapskontroll i et kommunalt selskap. Det er bare i Sør-Odal som sekretariatet gjennomførte slik kontroll i Timer 2009 I % Timer 2008 I % Eidskog , ,0 Grue , ,9 Kongsvinger , ,8 Nord-Odal , ,2 Sør-Odal , ,8 Våler , ,5 Åsnes , ,8 Med unntak av Kongsvinger og Sør-Odal, er det ganske lik timefordeling mellom de forskjellige utvalgene. Årsrapport

18 VEDLEGG SAKER BEHANDLET I KONTROLLUTVALGET I Møte Saknr. Sak Vedtak 1/09 Referater og orienteringer. Kontrollutvalget tar referatene og orienteringene til etterretning. 2/09 Skatteoppkrevers årsrapport for Kontrollutvalget forventer at skatteoppkrever tilføres tilstrekkelig ressurser til å kunne ivareta sitt pålegg om arbeidsgiverkontroller. 2. Kontrollutvalget innstiller ovenfor Grue kommunestyre å fatte slikt vedtak: 3. Skatteoppkrevers årsrapport/årsregnskap for 2008, kontrollrapport fra Skattetaten, datert og kommunens svar, datert , tas til orientering. 4. Skatteoppkrever legger fram for kommunestyret en evaluering av den ordningen, som er vedtatt, innen utgangen av Tilleggspunkt vedtatt i kommunestyret: 5. Kommunestyret ber om en vurdering av økonomiske konsekvenser av å opprette ½ stilling til skatteinnfordring og ½ stilling til arbeidsgiverkontroll. 3/09 Samtale med ordføreren. Kontrollutvalget tar samtalen med ordføreren til orientering. 4/09 Samtale med rådmannen. Kontrollutvalget tar samtalen med rådmannen og rådmannens redegjørelse til orientering 5/09 Oppfølging av rapport - Vurdering av ressursbruken i forhold til sykefravær og vikarbruk i omsorgsenheten. 6/09 Rapport forvaltningsrevisjon - Gjennomgang av kommunens retningslinjer og rutiner for innkjøp. 7/09 Budsjettet for kontroll- og tilsynsarbeidet oppfølging. 8/09 Informasjon fra enhetene sosiale tjenester. 9/09 Bestilling forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget tar rådmannen redegjørelse til etterretning. 1. Kontrollutvalget tar rapport om Gjennomgang av kommunens retningslinjer og rutiner for innkjøp, med bl.a. fokus på lov om offentlige anskaffelser til etterretning. 2. Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: Kommunestyret tar rapporten til etterretning og ber administrasjonen følge opp de anbefalingene som går fram av rapportens pkt. 2. Administrasjonens gir tilbakemelding til kontrollutvalget innen 15. august 2009, om hvordan anbefalingene er fulgt opp. Saken utsettes. Kontrollutvalget tar Pettersson sin rapportering til orientering. 1. Kontrollutvalget viser til plan for forvaltningsrevisjon for Grue kommune for og vedtar oppstart av et forvaltningsrevisjonsprosjektet knyttet til Spesialundervisning. 2. Prosjektet har følgende problemstilling: 1. Er kommunens spesialundervisningspraksis i overensstemmelse med lovverket. 2. Hvilke rutiner finnes for å identifisere elever med behov for særskilte tiltak. 3. Hvordan følges bekymringsmeldinger opp og hvordan foregår samhandlingen med PP-kontoret? 4. Inneholder vedtakene opplysninger om avgjørelse, begrunnelse og klageadgang. 5. I hvilken grad følges PP-kontorets anbefalinger opp? 6. Hvilken kompetanse finnes i skolen for å følge opp vedtakene? Årsrapport

19 Saknr. Sak 10/09 Kontrollutvalgets årsrapport for /09 Rapportering fra Glåmdal revisjon IKS. Vedtak 7. Hvilke rutiner finnes for rapportering, oppfølging og evaluering av vedtatte tiltak? 3. Glåmdal sekretariat IKS lager bestillingsdokumentet og sender Glåmdal revisjon IKS. Glåmdal revisjon IKS legger fram prosjektplan for sekretariatsleder. 4. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 300 timer og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Hvis det er vesentlige endringer i forhold til tidsplanen eller andre forhold, legger sekretariatsleder saken fram for kontrollutvalget 1. Kontrollutvalget årsrapport for 2008 vedtas. 2. Saken sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport for 2008 til etterretning Kontrollutvalget tar revisjonens rapportering til orientering. 12/09 Gjensidig orientering fra Kontrollutvalget tar den gjensidige rapporteringen til orientering. kontrollutvalgsmedlemmene. 13/09 Eventuelt. Ingen vedtak. Møte Saknr. Sak Vedtak 14/09 Referater og orienteringer. Kontrollutvalget tar referatene og orienteringene til etterretning 15/09 Samtale med ordføreren. Kontrollutvalget tar samtalen med ordføreren til orientering 16/09 Samtale med rådmannen. Kontrollutvalget tar samtalen med rådmannen til orientering. 17/09 Budsjettet for kontroll- og tilsynsarbeidet oppfølging. Utsatt sak. 18/09 Informasjon fra enhetene helse og familie. 19/09 Rapportering fra Glåmdal revisjon IKS. 20/09 Gjensidig orientering fra kontrollutvalgsmedlemmene. 21/09 Eventuelt. Ingen vedtak. Saken avvises på grunn av at kommunestyret nylig har behandlet en tilsvarende sak, jf. kommunestyresak 018/09 Kontrollutvalget tar Bukkemoen sin rapportering til orientering Kontrollutvalget tar revisjonens rapportering til orientering Kontrollutvalget tar den gjensidige rapporteringen til orientering Møte Saknr. Sak Vedtak 22/09 Referater og orienteringer. 1. De varamedlemmene som ønsker det, kan få tilsendt hele sakslista på mail. 2. Kontrollutvalget tar for øvrig referatene og orienteringene til etterretning. 23/09 Samtale med ordføreren. Kontrollutvalget tar samtalen med ordføreren til orientering. 24/09 Samtale med rådmannen. Kontrollutvalget tar samtalen med rådmannen til orientering. 25/09 Årsregnskap og årsberetning 2008 for Grue kommune. Kontrollutvalgets uttalelse til Grue kommunes årsregnskap 2008, oversendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. 26/09 Informasjon fra enhetene Kontrollutvalget tar Tønseth sin rapportering til orientering. skolefaglig leder. 27/09 Oppfølging av Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. selskapskontroll GIV IKS. 28/09 Oppfølging av selskapskontroll SOR IKS. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Årsrapport

20 Saknr. Sak Vedtak 29/09 Selskapskontroll i GIVAS 1. Kontrollutvalget viser til plan for selskapskontroll for Grue kommune for IKS og legger inn en tilleggsbestilling på selskapskontroll (forvaltningsrevisjon) i GIVAS IKS, med tittel Gjennomgang av selskapets retningslinjer og rutiner for innkjøp av varer og tjenester, med bl.a. fokus på lov om offentlige anskaffelser. 2. Følgende problemstilling vedtas for forvaltningsrevisjonen i GIVAS IKS: o Overholder GIVAS IKS lov og forskrifter for offentlige anskaffelser? 3. I tillegg ønsker kontrollutvalget en gjennomgang av ansettelsesprosessen av daglig leder i selskapet. 4. Glåmdal sekretariat IKS lager bestillingsdokumentet. Glåmdal revisjon IKS legger fram prosjektplan for sekretariatsleder. 5. Prosjektet gjennomføres innen en ramme på 300 timer. 6. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. 7. Prosjektet prioriteres foran andre bestillinger av forvaltningsrevisjon som er sendt fra kontrollutvalget i Grue kommune. 8. Rapporten legges fram for kontrollutvalget så snart som mulig. Pkt. 1-2 og 4-8 ble enstemmig vedtatt. Pkt. 3 ble vedtatt med 2 mot 1 stemme. 30/09 Rapportering fra Glåmdal Kontrollutvalget tar revisjonens rapportering til orientering. revisjon IKS. 31/09 Møteplan for 2. halvår 2009 redigering. Kontrollutvalget i Grue slutter seg til forslaget om en felles dag i uke 43 og at møtet den 18. november 2009 flyttes til 2. desember /09 Gjensidig orientering fra Kontrollutvalget tar den gjensidige rapporteringen til orientering. kontrollutvalgsmedlemmene. 33/09 Eventuelt. Ingen vedtak. Møte Saknr. Sak Vedtak 34/09 Referater og orienteringer. Kontrollutvalget tar referatene og orienteringene til etterretning. 35/09 Samtale med ordføreren. Samtalen utsettes til neste møte. 36/09 Rapport forvaltningsrevisjon i GIVAS IKS. 1. Kontrollutvalget tar rapporten om forvaltningsrevisjon i GIVAS IKS til orientering. 2. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Kommunestyret vurderer sine representantskapsmedlemmer og understreker deres spesielt viktige rolle med å gi bedriften et kompetent styre, jf. dokumentet God selskapsstyring i Grue kommune. 3. Kommunestyret ber representantskapets medlemmer vurdere styret, både i forhold til kompetanse og habilitet, og eventuelt skifte ut medlemmer. 4. Kommunestyret ber selskapet gjennomføre de tiltakene og anbefalingene som går fram av rapportens pkt Selskapet gir tilbakemelding til kontrollutvalget innen utgangen av mars 2010, om hvordan tiltakene og anbefalingene er fulgt opp. Vedtak i: KS-055/09 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Kommunestyret ber representantskapet sørge for at styret gjennomfører de tiltakene og anbefalingene som går fram av rapportens pkt Årsrapport

21 Saknr. Sak Vedtak 37/09 Rapport eierskapskontroll i GIVAS IKS. 38/09 Revisjonssjefens uavhengighetserklæring. 39/09 Bestilling av selskapskontroll (eierskapskontroll) i SOR IKS. 3. Kommunestyret ber kontrollutvalget innhente en tilbakerapportering i forhold til hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av mars Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll GIVAS IKS til orientering og ser anbefalingene nedenfor i sammenheng med kontrollutvalgets sak 36/09, rapport forvaltningsrevisjon. 2. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 3. Kommunestyret ber om at Grue kommunes eierrepresentanter følger opp følgende anbefalinger i selskapskontrollen. Det må innarbeides rutiner for overholdelse av regelverket om offentlige anskaffelser. Selskapet må tilstrebe gode rutiner for overholdelse av frister knyttet til regnskapsavleggelsen. Selskapet må for framtiden sørge for at revisjonens bemerkninger blir fulgt opp. 4. Kommunestyret ber kontrollutvalget innhente en tilbakerapportering i forhold til hvordan anbefalingene er fulgt opp, innen utgangen av mars Kontrollutvalget tar revisjonssjefens egenvurdering for Grue kommune for 2009 til orientering. 1. Kontrollutvalget viser til plan for selskapskontroll for Grue kommune for og bestiller selskapskontroll (eierskapskontroll) i SOR IKS. 2. Problemstillingene vil være å vurdere hvordan den forrige rapportens anbefalinger og kommunestyrets vedtak er fulgt opp. Kommunestyrets vedtak er som følger: Det utarbeides egen eierstrategi for selskapet. Kommunestyret sørger for at kommunens eierrepresentanter følger opp sitt ansvar i representantskapet i henhold til framtidige utarbeidede retningslinjer. Grue kommune forutsetter at selskapet sørger for forbedrede rutiner for overholdelse av reglene for offentlige anskaffelser. Kommunestyret ber om at eierrepresentantene følger opp følgende anbefalinger i eierskapskontrollen. En sterkere oppfølging av selskapets anliggender på eier- og styrenivå. 3. Eierskapskontrollen bestilles fra Glåmdal revisjon IKS. 4. Prosjektet gjennomføres innen en ramme på ca 60 timer. 5. Saken legges fram for kontrollutvalget i løpet av første halvår /09 Samtale med rådmannen. Samtalen utsettes til neste møte. 41/09 Oppfølging av forvaltningsrevisjon - Kommunens retningslinjer og rutiner for innkjøp. 42/09 Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 1. Det foreslåtte budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen for Grue kommune vedtas og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag til ordningen for Poster Budsjett 2010 Kontrollutvalget Godgjørelser kontrollutvalget Reiseutgifter/kjøregodtgj Tapt arb.fortj Abonnementer/medlemskap 900 Møteutgifter Kurs Sum Sekretariatet Ramme for virksomheten Årsrapport

22 Saknr. Sak Vedtak Selskapskontroll Inkludert i rev./sekret. Revisjonen Ramme for virksomheten *) *) Forebehold om representantskapets vedtak. 2. Forslaget følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Grue kommune Særutskrift av kommunestyrets behandling sendes kontrollutvalget, Glåmdal revisjon IKS og Glåmdal sekretariat IKS til orientering. 43/09 Informasjon fra enhetene Kontrollutvalget tar Lorentsen sin rapportering til orientering. omsorg. 44/09 Rapportering fra Glåmdal Kontrollutvalget tar revisjonens rapportering til orientering. revisjon IKS. 45/09 Gjensidig orientering fra Kontrollutvalget tar den gjensidige rapporteringen til orientering. kontrollutvalgsmedlemmene. 46/09 Eventuelt. Ingen vedtak. Møte Saknr. Sak Vedtak 47/09 Referater og orienteringer. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 48/09 Samtale med ordføreren. Kontrollutvalget tar samtalen med ordføreren til orientering. 49/09 Samtale med rådmannen. Kontrollutvalget tar samtalen med fungerende rådmann til orientering. 50/09 Oppfølging av rapport Kommunens finansforvaltning. Kontrollutvalget tar økonomileders redegjørelse til orientering. 51/09 Årsplan for kontrollutvalget /09 Informasjon fra kommunalsjef for oppvekst og kultur. 53/09 Bestilling av selskapskontroll. 1. Kontrollutvalget vedtar den foreslåtte årsplanen, med de endringer som framkom i møtet, som kontrollutvalgets årsplan for Saken sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsplan for 2010 til etterretning Kontrollutvalget tar Tønseth sin rapportering til orientering. 1. Kontrollutvalget viser til plan for selskapskontroll for Grue kommune for og bestiller selskapskontroll (eierskapskontroll) i GIV IKS. 2. Følgende problemstillinger vedtas for eierskapskontrollen: I. Foregår virksomheten i henhold til gjeldende lover og regler, herunder innenfor de rammer som vedtektene gir? II. Foregår virksomheten innenfor rammene av kommunestyrets vedtak og forutsetninger der samfunnsmessig ansvar og sektorpolitiske mål ivaretas? III. Har virksomheten en effektiv og økonomisk forsvarlig drift? IV. Mottar kommunestyret tilstrekkelig og dekkende informasjon om selskapet? 3. Kontrollen gjennomføres av Glåmdal sekretariat IKS. 4. Prosjektet gjennomføres innen en ramme på 60 timer. 5. Rapporten legges fram for kontrollutvalget til utvalgets møte i mars /09 Rapportering fra Glåmdal Kontrollutvalget tar revisjonens rapportering til orientering. revisjon IKS. 55/09 Gjensidig orientering fra Saken utsettes. kontrollutvalgsmedlemmene. 56/09 Eventuelt. I forbindelse med behandling av Eierskapsmelding 2009 i kommunestyret foreslår kontrollutvalget følgende: Delegasjonen til formannskapet om å være kommunens operative eierorgan gjelder ikke for Glåmdal revisjon IKS og Glåmdal sekretariat IKS, ettersom formannskapet er underlagt kontrollutvalgets tilsyn og kontroll Årsrapport