PROGRAM OG HANDLINGER FOR 2012 ÅRSMØTET I BMW CAR CLUB NORWAY Thon Oslo Airport Hotel Fredag 27. april 2012: Årsmøteforhandlinger Lørdag 28. april 2012: Årsmøteforhandlinger og Årsmøte Søndag 29. april 2012: Hovedstyremøte
VELKOMMEN TIL ÅRSMØTET 2012. Hovedstyret i BMW Car Club Norway ønsker alle klubbens valgte delegater, tillitsmenn og andre inviterte velkommen til 2012 Årsmøtet. Årets møte er det første som skal avholdes etter at de nye vedtektene ble vedtatt på Ekstraordinært Årsmøte 11. desember 2011. Det betyr at det bl.a. er skapt en ny ramme rundt møtet i og med at vi skal være samlet i 2 hele dager. Hele fredag og lørdag formiddag er satt av til møter hvor innberettede saker og forslag skal gjennomdiskuteres og klargjøres for endelig avgjørelse på det ordinære Årsmøtet lørdag etter lunsj. På denne måten får alle saker en fair og grundig behandling og selve Årsmøtet kan gjennomføres effektivt og innen en rimelig tidsramme. Nytt er også at klubben har gått inn for en ny representasjonsform til Årsmøtet. Nå er det ikke lenger det enkelte medlem som møter, men delegater som er valgt i de enkelte Distriktsklubber og Undergrupper. Målsetningen er å samle de mest engasjerte medlemmene i form av delegater som representerer noe mer enn seg selv. Medlemmer som ikke tilhører slike grupperinger er representert ved Hovedstyret. Det er med berettiget håp vi tror at vennskapsbånd kan skapes og meninger ytres og brytes omkring vår klubb, slik at nye ideer og tanker om den videre utviklingen kan lanseres og bearbeides og at vi sammen kan sette nye utviklingsmål for klubben vår. Målet må være at den igjen vil oppnå anseelse og respekt blant alle BMW sympatisører, eiere og samarbeidspartnere rundt om i hele vårt land. Driftsåret vi har bak oss har beklageligvis igjen medført en uønsket uro og ustabilitet, både i Hovedstyret og i medlemsmassen. Det sittende Hovedstyret består nå av konstituert President og Visepresident. Det vil si at de er selvutnevnt innen det sittende styre. Flere andre styreposter er også rokert i løpet av året. Dette oppfattes som uheldig og begrenser klubbens arbeidseffektivitet og uløste oppgaver hoper seg opp i stedet for å reduseres. I desember 2011 ble det vedtatt nye vedtekter. Disse sier bl.a. at Hovedstyret skal ha en variert sammensetning basert på grunnregler beskrevet i de nye vedtektene. Det vil derfor bli fremlagt forslag for Årsmøtet for å gjennomføre nødvendige endringer av Hovedstyret, i overensstemmelse med disse kriteriene. Det er innberettet et antall saker av varierende type og innhold som du som Årsmøtedeltager skal være med på å diskutere og si din mening om. Denne delen av Årsmøtet benevnes som Årsmøteforhandlinger og finner sted hele fredag og lørdag frem til lunsj. Innledning på sakene finner du vedlagt her. BMW Car Club Norway som organisasjon, har de senere årene hatt en negativ utvikling med et merkbart tap av medlemmer, med betydelig redusert økonomisk frihet som resultat. Dette er noe vi sammen må ta ansvar for og samarbeide bredt i organisasjonen om for at vi skal finne veien videre til ny inspirasjon og felles mål for klubben vår. En ennå betydelig kontantsum vil komme godt med for det oppgraderingsarbeid klubben nå må foreta i tiden fremover. Klubben består av mange ivrige og interesserte medlemmer. Distriktsklubbene og Undergruppene utgjør en viktig underskog av dyktige medarbeidere og engasjerte enkeltmedlemmer som gjør mye bra for klubbene sine. Hovedstyret ønsker at klubben skal fremstå enda mer interessant og givende for alle medlemmene. Det vil bl.a. bety et tettere samarbeid, en klarere ansvarsfordeling og delegering av oppgavene mellom Hovedklubben til de ulike klubbene må få en annen fordeling enn hittil. Dette blir også et tema på Årsmøtet. Hovedstyret har holdt skuta flytende i dette året også, men det er uten tvil behov for en enda mer sammensveiset og samhandlende organisasjon i tiden som ligger foran oss. Hvordan vi skal få det til, er et av de viktige spørsmålene som blir et hovedtema på årets møte. Vi håper alle som deltar på Årsmøtet ser på oss som et felles kollegium med felles mål hvor alle ønsker å bidra til å få svar på spørsmålet: Hvordan gjør vi BMW CCN til en bedre klubb for alle? Vi oppfordrer alle møtedeltagerne til å gjøre seg kjent med de nye vedtektene. De finner du på: http://bmwccn.no/files/2012/02/vedtatte_vedtekter_ekstraordier_arsmote_111211.pdf I følge vedtektene skal Hovedstyret senest 2 uker før Årsmøtet sende ut fullstendig saksliste. Sakslisten skal være vedlagt og skal inneholde: 1. Dagsorden 2. Årsberetning 3. Regnskap med komplett revisjonsberetning for hovedklubb og alle DK/UG 4. Innkomne forslag 5. Budsjett 6. Navneliste på alle tilmeldte Årsmøtedeltagere. Det ordinære Årsmøtet skal behandle sakene i følgende orden: 1. Godkjenne det fremmøtte Årsmøtet 2. Valg av ordstyrer, referent og 2 representanter til å undertegne protokollen
3. Godkjenne saksliste og forretningsorden 4. Behandle årsberetning 5. Behandle revidert regnskap 6. Behandle ansvarsfritak for Hovedstyret for økonomi og drift siste år 7. Gjennomgang av budsjettforslag med forutsetninger 8. Fastsette økonomiske betingelser for klubbens tillitsmenn for kommende år 9. Behandle innkomne forslag av økonomisk karakter 10. Fastsette medlemskontingenten for påfølgende år 11. Vedtak om BMW CCN sine Hovedaktiviteter de neste 12 måneder. 12. Vedtak av budsjett (justert for konsekvenser i punktene 6,7, 8, 9, 10,11) 13. Behandling av innkomne forslag av ikke-økonomisk karakter 14. Beslutte tid for neste års Årsmøte. 15. Valg av medlemmer til Hovedstyre, revisorer og valgkomité 16. Valg av utsending til årsmøtet i LMK Praktisk informasjon: Dagsprogram og møtetider er planlagt slik: Fredag 27.04.2012: 10:00 13:00 Møterom/plenumssal: Årsmøteforhandlinger 13:00 Hotellets smakfulle lunsj 14.00 17.00 Årsmøteforhandlinger fortsetter 19:00 Dagens middag Lørdag 28.04.2012: 10:00 13:00 Møterom/plenumssal: Årsmøteforhandlinger 13:00 14.00 Hotellets smakfulle lunsj 14.00 16.00 BMW CCN Årsmøte m/valg Årsmøte avsluttes når alle prioriterte saker er behandlet og Årsmøtet erklæres for avsluttet Alle som ikke skal delta på søndagens Hovedstyremøte reiser hjem 19:00 Dagens middag Søndag 29.04.2012: 10:00 13:00 Møterom/Hovedstyremøte 13:00 Hotellets smakfulle lunsj Hotellrom: Utsjekk senest klokken 12.00 avreisedagen. Med vennlig hilsen Årsmøtekomiteen Robert Nilsskog Arne J. Filtvedt
SAKSLISTE FOR ÅRSMØTEFORHANDLINGENE fredag 27. og lørdag 28. april 2012 1. Velkommen og informasjoner om Årsmøteforhandlingene Presentasjon av møtedeltagerne 2. Valg av møteleder og referent 3. Presentasjon og gjennomgang av saker for forhandling og innstilling til Årsmøtet o Innkomne forslag av ikke-økonomisk karakter o Innkomne forslag av økonomisk karakter o Forslag til budsjett (justert for konsekvenser i punktene 6,7, 8, 9, 10,11) o Forslag om BMW CCN sine Hovedaktiviteter de neste 12 måneder. SAKSLISTE FOR DET ORDINÆRE ÅRSMØTET lørdag 28. april 2012 kl. 14.00 1. Dagsorden Åpning av Årsmøtet 2012 v/presidenten 2. Årsberetning Hovedstyrets årsberetning 3. Regnskap med komplett revisjonsberetning for hovedklubb og alle DK/UG Gjennomgang av regnskap v/økonomiansvarlig og revisjonsberetning v/revisor 4. Innkomne forslag Innkomne forslag er gjenstand for diskusjon, utredning og innstilling til vedtak på møtene fredag og lørdag formiddag. Vedtak fattes på det ordinære Årsmøtet lørdag ettermiddag. 5. Budsjett Presenteres av økonomiansvarlig 6. Navneliste på alle tilmeldte Årsmøtedeltagere Se vedlagte liste side 61
Velkommen til Årsmøte i BMW Car Club Norway. 28. 04. 2012 Det ordinære Årsmøtet skal behandle sakene i følgende orden: 1. Godkjenne det fremmøtte Årsmøtet o o o Godkjenne de fremmøtte og eventuelle fullmakter Godkjenne sakslisten og forretningsorden Oppdatert medlemsliste skal foreligge. Det må kunne verifiseres at alle stemmeberettigete og evt. nye (benke-) forslag kommer fra aktive medlemmer 2. Valg av ordstyrer, referent og 2 representanter til å undertegne protokollen o o o Valg av ordstyrer Valg av referent Valg av to representanter til å underskrive protokollen 3. Godkjenne saksliste og forretningsorden Sakslisten inneholder 16 nummererte saksområder, med tilsammen?? saker 4. Behandle årsberetningen o Sak nr.23 Hovedstyrets årsberetning. Side 47-49 5. Behandle revidert regnskap o Sak nr. 20 Revidert regnskap, noter + Balanse 2011 Side 39-43 o Sak nr. 21 Revisjonsberetning 2011 Side 44 o Sak nr. 24 UG/DK regnskaper. Side 50-60 6. Behandle ansvarsfritak for Hovedstyret for økonomi og drift siste år o Styret fritas for ansvar i forhold til årsberetning og regnskap. 7. Gjennomgang av budsjettforslag med forutsetninger o Sak nr. 22 Budsjettforslag Side 45-46 8. Fastsette økonomiske betingelser for klubbens tillitsmenn for kommende år o Sak nr. 14 Fastsette betingelser for tillitsmenn 9. Behandle innkomne forslag av økonomisk karakter o Sak nr. 5 Fahrfreude o Sak nr. 6 Klubbsekretær o Sak nr.15 Reduksjon av kontingenten o Sak nr.16 Større andel av medlemskontingenten til UG 02/ Classic o Sak nr. 19 Medlemsakkvisisjon. Side 38 10. Fastsette medlemskontingenten for påfølgende år o Fastsette kontingenten for 2012/13 Se også sak nr. 15 under pkt. 9. 11. Vedtak om BMW CCN sine Hovedaktiviteter de neste 12 måneder. o Se også sak nr. 11 under pkt. 13 12. Vedtak av budsjett (justert for konsekvenser i punktene 6,7, 8, 9, 10,11) o Sak nr.22 Budsjettforslag. Vedtak
13. Behandling av innkomne forslag av ikke-økonomisk karakter o Sak nr. 1 BMW CCN. Underliggende klubbstruktur. Side 7 o Sak nr. 2 BMW CCN. Forslag til ny og definert driftsmodell. Side 8+9 o Sak nr. 3 Hvilke hovedinteresseområder skal prioriteres i Hovedstyrets arbeid? Side 10 o Sak nr. 4 Informasjonsbehov. Modell. Side 11+12 o Sak nr. 7 MINI klubb? Side 15. o Sak nr. 8 BMW CCN, en samfunnsengasjert organisasjon? Side 16. o Sak nr. 9 Sponsorer/samarbeidspartnere/annonsører. Side 17+18 o Sak nr. 10 Utvikling av klubbens funksjonærer, tillitspersoner og resursgrupper. Side 19 o Sak nr. 11 Hovedtreffene. Side 20 o Sak nr. 12 Endring av vedtekter (2 saker) Side 21 o Sak nr. 13 Enhetlig bruk av www.bmwccn.no som infokanal (2 stk.) Side 22 o Sak nr. 17 02/Classic s forum på www.bmwccn.no. Åpent for alle. Side 26 14. Beslutte tid for neste års Årsmøte. o Bestemme dato, sted. Vedtak 15. Valg av medlemmer til Hovedstyre, revisorer og valgkomité o Sak nr. 18 Valgkomiteens innstilling. Side 27-37 16. Valg av utsending til årsmøtet i LMK o Forslag til innstilling: Styret i 02/Classic velger utsending.
SAKSLISTEN STARTER HER: SAK NR 1. BMW CCN. UNDERLIGGENDE KLUBBSTRUKTUR. Hva er ønskelig og praktisk? Forslagsstiller: Arne J. Filtvedt Medlem nr. 1 Relativt raskt etter dannelsen av BMW CCN ble det klart at varierende miljøer med ulike interesseretninger for BMW utkrystalliserte seg. 02/Coupè ble derfor første undergruppe, som ble dannet med tanke på å samle interessene rundt 00, 02, tidligere coupèmodeller og 6-serien. Internasjonalt kom det i sin tid opp spørsmålet om å danne «typeklubber» eller modellklubber. Spørsmålet har gjennom tidene også vært aktualisert innen BMW CCN. BMW CCN har som kjent romslige muligheter for å danne nye Undergrupper og det er kun et spørsmål om når en slik sak vil dukke opp. Derfor bør man være proaktiv til emnet og ta diskusjonen slik at klubben kan vise til retningslinjer og beslutninger i disse spørsmålene, innen spørsmålene blir overmodne. Dersom vi ikke er forberedt kan slike dannelser relativt enkelt kunne utvikle seg til ekstremiteter man i dag ikke vil kunne forutse følgende av, enn mindre håndtere både organisatorisk og økonomisk. Som illustrasjon kan det dukke opp forespørsler om klubber for E21, E30, 8-serie-klubber osv. Se for deg i tillegg en E30/320i klubb, E30/325i klubb, E30/M3 klubb, E30/M3 Evolution klubb, etc. Et opprinnelig godt og homogent miljø kan på den måten lett forvitres og gå i fullstendig oppløsning fordi de hver for seg ikke er levedyktige. Ettersom alder og popularitet ofte er de mest brukte begrunnelser for ønskene om slike klubber, vil slike typegrupperinger sannsynligvis kunne trekke de største fordelene ved å finne sin organisasjonsform innen 02/Classic segmentet eller at 02-klubben rendyrkes og at for eksempel alle typer som faller innen 30-årsregelen danner sin egen Classic Undergruppe dersom interessene går i den retningen? I den forbindelse bør man ikke se bort fra at dagens noe sovende BMW Klassiker Klubb en gang kan bli en del av BMW CCN! Det spørsmålet bør ubetinget inn på Hovedstyrets oppgaveliste. Vedtektene som ble vedtatt på Ekstraordinært Årsmøte i desember 2011 mer enn antyder at BMW CCNs Hovedstyre skal delegere bort hovedansvaret for store arrangementer. Ansvaret for slike arrangementer bør i hovedsak overtas av de deler av organisasjonen som har sine kjerneinteresser for slike arrangementer. Hovedinteressene for slike større arrangementer har klare historiske røtter som går i to hovedretninger; Bane- og konkurransepregete arrangementer og turist- og opplevelsespregete retninger. Begge retninger krever ofte store resurser over lange perioder og bør derfor se seg tjent med å ha egne grupper som kan planlegge og gjennomføre disse mest arbeidskrevende arrangementene. Derfor bør det seriøst vurderes opprettet organisasjonsenheter som ivaretar interesser og ansvar for dette, eksempelvis to Undergrupper. Baneinteressene kan for eksempel benevnes BMW CCN Road & Track, den andre for BMW CCN Touring Club. En annen side ved klubbstrukturen er Distriktsklubbene. Her har man ikke alltid fulgt de oppsatte kriterier for grensedragninger. Her tenkes det spesielt på Øst-klubben som i dag dekker både Oslo, Akershus, Østfold og Buskerud. Spesielt de to sistnevnte fylkene består av noen av Norges tettest befolkete områder og det bør pålegges Hovedstyret å agitere for at disse fylkene etablerer egne Distriktsklubber. Det er ikke naturlig at en distriktsklubb som denne skal omfatte medlemmer fra Geilo til Halden med hovedsete i Oslodistriktet og arrangementssentrum på Gardermområdet? Samtidig bør det sørges for ny entusiasme i Agderklubben også. Det er imidlertid ingenting i veien for at flere klubber går sammen om arrangementer. ÅRSMØTET AVGA FØLGENDE INNSTILLING: For å redusere arbeidstrykket på Hovedstyret, ble det diskutert rundt behovet for å opprette to nye undergrupper: 1) Road & Track (R&T) for bane- og konkurransepregete interesser, gjerne med utgangspunkt I banekomiteen? Og Racing? 2) Touring Club (TC) for de mer sosialt pregete interessene. Salen diskuterer videre de forskjellige kategorier av entusiastgrupper som finnes på nettet. Hva med å opprette klubber for E30 entusiaster som ser ut til å holde i lag? Samme med 8-serien. Klubben trenger større bredde i aktivitetene for at enda flere skal identifisere seg med klubben. Spørsmål rundt hvor mange grupper klubben egentlig trenger. Her håper man på innspill fra medlemmene.
Diskusjoner rundt banetreff og for lite bredde på treffene. Meninger fra salen om at hovedstyret sine treff bør holdes litt nøytralt og ikke ha overvekt på et direkte tema. Spørsmål fra salen om hvorfor Rudskogen ble avlyst. Revisor Ragnar Hansen forklarer. Jon Ekerhovd forteller at han har fått tilbakemeldinger fra flere klubber som opplever mye av de samme problemene med økte utgifter på banetreff. Arne J. Filtvedt presenterer siste punkt på sak 1, side 7. Østklubben består av 4 fylker, noe som ikke er heldig i forhold til hensikten med DK-systemet. Delegat fra Øst presiserer at Østfold ikke er en del av Østklubben. Østfold er derfor ikke representert i BMW CCN. Agder er også passive. Buskerud, et folkerikt fylke bør ha en egen DK. Salen diskuterer et forslag som kom inn for en stund siden om å opprette en DK i deler av Rogaland og deler av Hordaland, noe som ble foreslått av et lokalt medlem. Hovedstyret forteller at de har gitt han beskjed om å ta kontakt med de berørte DK som denne klubben da kommer til å stjele medlemmer fra, det må de bli enige om. Etter det har ingenting blitt hørt. ÅRSMØTET GJORDE FØLGENDE VEDTAK: Oppfølges av hovedstyret. Enstemmig vedtatt.
SAK NR 2. BMW CCN. FORSLAG TIL NY OG DEFINERT DRIFTSMODELL Forslagsstiller: Arne J. Filtvedt Medlem nr. 1 BMW er et bilmerke med lange og historiske tradisjoner og defineres for tiden som et premiumerke. BMW CCN sin status har gjennom tidene vært høyst varierende, men en landsomfattende klubb som BMW CCN bør ikke den også ha som målsetning å fremstå som en premiumklubb? En av Årsmøtets primære oppgaver skal være å velge kompetente personer til å lede og videreutvikle BMW CCN. Dette har vist seg å være en utfordrende oppgave med årene. For å forbedre mulighetene til å tiltrekke seg de beste personene, er det viktig å se på hvordan man kan endre oppgåtte stier til å bli litt bredere og jevnere. Drevet på en åpen, seriøs og fremtidsrettet måte, har BMW CCN et potensial til å bli en meget stor og variert klubb, som med sitt Hovedstyre og mange Distriktsklubber og Undergrupper kan dekke de fleste interesseretninger. Det er viktig å definere klarere rollene de enkelte ledd i den totale organisasjonen skal ha. Selv om man tar grep og delegerer oppgaver til Distriktsklubber og/eller Undergrupper, vil allikevel Hovedstyret sitte med mange tunge og arbeidskrevende oppgaver. Slike oppgaver kan mange ganger kreve mye utredninger, møter og oppfølging. Dette kan i mange tilfeller kreve at Styremedlemmene personlig må møte opp, eller burde møte opp for å fremme saken. Noe som ofte krever bruk av arbeidstid, ferier og fritid for å avgjøre viktige saker for klubbens medlemmer. Dette må vi være åpne for å løse på en god måte i langt større grad enn hittil. Forventningene som medlemmene har til dagens klubb er vesentlig endret gjennom årene. Mange ønsker raske reksjoner på saker og spørsmål de har. Får de det vil man med relativ sikkerhet kunne fastslå at tilliten, tilhørigheten og sympatien for klubben vil øke vesentlig og omgående. Slik det ofte er tilfelle i dag, går det dagevis, ja kanskje ukevis før man får noen reaksjon, om man får det i hele tatt. Er det tilfredsstillende for en premiumklubb? For at det skal være mulig å fortsette å verve personer til å utføre nødvendig arbeid i klubben må arbeidsbelastningen få en struktur og fordeling som gjør det interessant og inspirerende for den enkelte valgte tillitsperson i den jobben man er valgt for. Klubben har allerede i dag en klubbstruktur som med relativt liten innsats kan formes klarere slik at dette kan oppnås. (Se eget utkast i eget dokument). Man kan tenke seg følgende nivåer: 1: Årsmøtet 2. Hovedstyret 3: Undergrupper og: Distriktsklubber Alle oppgaver må klart defineres slik at de føles naturlige der de de blir lagt. På Årsmøtet samles alle nivåer til felles diskusjoner om klubbens status og fremtid. Her behandles alle viktige saker og man tar beslutninger som blir retningsgivende for hele klubben. Det er naturlig at Hovedstyret administrerer oppgavene som det selv tar ansvar for, men også at det fungerer slik at det delegerer saker til de andre nivåene. Forslagsvis kan man tenke seg følgende grove fordeling: Nivå 1. Årsmøtets hovedoppgaver er å: Gjøre vedtak som positivt påvirker klubbens videre muligheter Vedta tiltak for medlemmenes fordel Sikre økonomiske rammer for klubbens totale virksomheter Nivå 2. Hovedstyrets oppgaveområder er: Ansvarlig for at alle Årsmøtevedtak blir fulgt opp Koordinasjon og planlegging av klubbens hovedlinjer Delegering av oppgaver og gjensidig informasjoner mellom nivå 2 og 3. Langtidsplanlegging Medlemsrekruttering, økonomisk utvikling Årsmøtegjennomføring Kommunikasjonsansvar Nivå 3. Undergruppenes og Distriktsklubbenes oppgaveområder: Hovedansvar for planlegging og gjennomføring av klubbtypiske arrangementer i tråd med klubbens formål Aktivt å utvikle nye interessante arrangementskonsepter med tanke på å tilfredsstille klubbmedlemmers ulike behov. Unngå ensretting av arrangementer som kveler interessene blant andre grupper i klubben Aktivt medlemsrekruttering i nærmiljøene. Hovedstyret skal ikke bare ta ansvar for de store linjene, men også for de mange små men viktige detaljene i hverdagen. Det krever kontinuerlig kapasitet for oppfølging. Det kan forslagsvis løses ved at klubben kjøper seg eksterne resurser, kfr. eget forslag om klubbsekretær.
ÅRSMØTET AVGA FØLGENDE INNSTILLING: Arne J. Filtvedt presenterer forslaget om ny driftsmodell. Fra salen: Klubben har hatt lite utflukter og stimulanser til sosialt pregete treff. Alle treff er banetreff. Det presiseres at slike utflukter ikke fungerer, alt for dårlig oppmøte, men det tar lang tid å snu en trend og klubben må satse på mer sosiale treff. Dårlig oppmøte på banetreff er også et problem. Klubben må ha tålmodighet og gjennomføre flere treff av flere kategorier for å lære å opparbeide populariteten. Det er viktig at de interesserte selv tar initiativ til å delta i både planlegging og gjennomføring av slike treff. Input fra salen om at treff trenger ikke bare å omhandle bil, selv bil burde stå i fokus. Gocart, kaffetreff, osv. er også sosiale treff som kan vurderes. Liten avsporing fra salen: Ønske om besøksstatistikk på nettsidene til de forskjellige DK/UG og gjerne på hvert enkelt innlegg. Dette skal Vegard Brattli (webansvarlig) prøve å få på plass, trenger ikke å stemme over dette. Nivå 3: Jon Ekerhovd starter med et innspill og et forslag til et tileggspunkt: Skal underklubbene ha såpass mye ansvar og pålegges så mye jobb må de ha kontroll på sitt medlemsregister for sitt distrikt. De burde være mer aktive innen rekruttering og få større andel penger. Foreslår å snu på systemet. DK/UG håndterer pengene og hovedstyret får penger fra klubbene. Salen er ikke enig, DK/UG ønsker ikke å håndtere så mye (kontante) penger. Det diskuteres innmeldinger på treff og måter å gjøre dette på. Konkluderer med at det eneste fornuftige er å ha med PC med Internet og melde inn medlemmer der og da på nettsiden og gjennomføre betaling på PayPal. Aktiv medlemsverving må være en del av ethvert treff. Alle arrangementer må ha en ansvarlig for dette. Forslaget vedtas og punktet utsettes til neste år. ÅRSMØTET GJORDE FØLGENDE VEDTAK: Ingen forslag som ble stemt over. Saken oversendes Hovedstyret til etterretning.
SAK NR 3. HVILKE HOVEDINTERESSEOMRÅDER SKAL PRIORITERS I HOVEDSTYRETS ARBEID? Forslagsstiller: Arne J. Filtvedt Medlem nr. 1 BMW CCN. Hvem er klubben til for? For at klubbens ulike organer skal kunne yte rettferdighet mot det brede medlemsunderlag som finnes i klubben må det beskrives og diskuteres hvilke hovedinteresseområder som finnes i klubben. En slik spesifikk definisjon har trolig aldri vært gjennomført tidligere. Dette har bestemt medvirket til den store og betydelige gjennomtrekk av medlemmer og ikke minst at den senere tids meget dramatiske avskallingen har kunnet skje. Fra starten av var oppmerksomheten mot disse fenomen meget viktige. Beklageligvis er ikke dette blitt fulgt opp gjennom de mange år som klubbens har vært i drift. Det bør være Hovedstyrets ansvar at ulike interesseretninger blir dyrket og oppmuntret, ikke kvalt og ignorert. Ved å sette opp følgende forslag til mer definerte interessegrupper, kan man her nevne følgende: Treff og kjøring med hverdagsbilen. Bane, ferdighet. Stort innslag av familiepreget underholdning. Racing og konkurransepregete aktiviteter. For de med spesielle biler og spesielle interesser. Bevaring, bruk, restaurering og andre interesser for eldre/gamle kjøretøy. Turer, reiser, opplevelser og sosiale arrangementer med BMW preg Pusse, polere, stille ut, rabattinteresserte Dette til sammen er BMW CCN? Innenfor disse gruppene vil man sannsynligvis finne at 90 % av medlemsmassen vil føle seg hjemme. Alle grupperinger fortjener å bli respektert og oppmuntret slik at vi til sammen kan finne vår plass innen BMW CCN. Bør det ikke være slik at alle gruppene skal få samme andel av klubbens resurser? ÅRSMØTET AVGA FØLGENDE INNSTILLING: Arne J. Filtvedt innleder. Hvilke hovedinteresseområder skal prioriteres? Diskusjonene går litt tilbake til banekjøring. For mye trykk på hard kjøring på banekjøringen. Tim Røsand mener det burde legges mer opp til Hvermansen, ikke til de få som har banedyr å kjøre med. Stikkord: Mer familiepreget underholdning og aktiviteter. Da når vi et bredere publikum. Tim har mange eksempler på BMW entusiaster som møter opp på andre klubbers treff, men de holder seg unna BMW CCN. Klubben må være tydeligere på å markedsføre og presentere hva de driver med. ÅRSMØTET GJORDE FØLGENDE VEDTAK: Forslag fra Tim Røsand: Punkt 1, banerelaterte treff. Punkt 2, sosiale treff Punkt 3, ferdighetskjøringstreff Forslag fra Robert Nilsskog: Gjeninnføre benevnelsen for alle hovedtreffene BMW dagene og fokusere mer på treffenes totale innhold enn bare banetreff. Enstemmig vedtatt.
SAK NR 4. INFORMASJONSBEHOV, MODELL Forslagsstiller: Arne J. Filtvedt Medlem nr. 1 Dersom man tar som utgangspunkt og ser på det totale informasjonsbehovet som finnes innenfor klubbens ulike organer kan vi raskt nevne at følgende deler av organisasjonen har sine behov: Hovedstyret (Hovedklubben) Distriktsklubbene Undergruppene Medlemmene Det som er betegnende er at særlig de 3 første har et internt behov, men alle har et toveis behov dersom man anerkjenner at det skal være et levende klubbmiljø på alle nivåer? Hvordan kan vi få til det? Hvilke kanaler har vi? Hva må vi prioritere? Hvem skal styre de ulike kanalene Hva koster det? Som man ser, informasjonsbehovet innen BMW CCN er til dels stort og variert. For en klubb av vår størrelse er det viktig at alle i prinsippet kan slippe til med både å få og å gi informasjon. Til riktig tid. Derfor er det på høy tid å ta en diskusjon om emnet. Se på det totale behovet og så velge de medier og kanaler som er nødvendige, innenfor praktiske og økonomiske rammer. Hvilke medier disponerer klubben pr. d.d.? Klubborganet Fahrfreude. Er stipulert til å komme ut 4 ggr pr år. Egne nettsider. Krever fast engasjert Web-Master/redaktør Sosiale medier? Kravene som stilles til tilgjengelighet og aktualitet til mediene er et av de viktige prinsippene Årsmøtet må ta stilling til. Det største daglige problemet er å finne engasjert personell som er villige til å opprettholde aktualiteten, vedlikeholde/utvikle mediene og være drivende av disse viktige blodårene i klubben på langtidsbasis. Vi må ta stilling til følgende: Hva gir oss mest? Hvor/hva kan vi kutte? Og ikke minst er det helt nødvendig å se på økonomien. Vi må diskutere realiteter. Nostalgi mot effektivitet. Nice to have against need to have. FAHRFREUDE La oss være praktiske. Du finner (nesten) ingen i dag som frivillig tar på seg å jobbe med Fahrfreude fra A til Å, i hvert fall ikke fysisk. Dette produktet koster klubben veldig mange kroner hvert eneste nummer og krever en meget stor fysisk innsats. Her må vi finne løsninger som er til å leve med fremover. Jeg stiller derfor som forslag til Årsmøtet at BMW CCN i prinsippet ser på muligheten for å gå heldigitalt i sin kommunikasjon, med vekt på å produsere medier som alle kan bruke, selv for de som ikke har lang erfaring, og/eller få kunnskaper innen databruk. Som en viktig del av det hele må vi se på hvilke behov som må løses mht drift, oppdateringsbehov, utvikling. Noe av det viktigste er å gjøre driftsmodellen personuavhengig. Hvordan løser vi det? Med tanke på klubbens aktuelle økonomi og det faktum at vi lever i 2012 ønsker jeg at Årsmøtet diskuterer følgende forslag ang. Fahrfreude: Man begrenser utgivelsene av Fahrfreude til 2 numre pr år. Et nummer på våren som omhandler det som har skjedd i alle deler av klubben det siste halvåret, referater fra Årsmøter i alle klubbene inkl. Hovedklubben, total arrangementskalender, invitasjoner til årets begivenheter, garasjehendelser, restaureringer og andre interessante artikler. Alle enheter innen klubborganisasjonen må få et klart ansvar for å bidra med stoff til Fahrfreude. Nummer to kommer senhøsten/før jul og inneholder referater fra sommerens hendelser, tanker og planer for vinteren, Årsmøtedatoer for hele organisasjonen, bekjentgjøring av hovedtreff kommende år, medlemsinnlegg, etc. På den måten vil ALLE, også de som ikke er på nett, får nødvendig informasjoner om klubblivet, nostalgien får sin plass, økonomien sin og ikke minst er det viktig at alle som er pliktige til å bidra til at klubbladet opprettholdes kan få vist at bladet fortsatt har berettigelse! Spørsmålet om Redaktør og redaktørens ansvar må også avklares. Se også eget forslag ang Fahrfreude. EGEN IKT
Etter mange år med utallige og begredelige erfaringer, ikke minst økonomiske, har klubben nå nådd et akseptert IKTnivå. Men det finnes enda områder som kan videreutvikles og klubben har p.t. en meget habil Web-Master i Vegard Brattli. Det ingen kan si med sikkerhet er; Hvor lenge har vi han? Dette er an labil situasjon vi bør få under kontroll på best mulige måte. Det viktige er at klubben klarer å spesifisere sine behov, at ikke enhver med en innskytelse skal påvirke nettsidene slik at de etter hvert fremstår som noe som ikke er representativt for klubben. Hvem tar ansvaret for vi får det utseende, det innholdet og den nytten vi alle skal ha glede av når vi går inn på klubbens nettsider? Hva skal denne tjenesten kunne tilby medlemmene, klubbene og Styret? Hvordan skal de ulike delene av BMW CCN benytte seg av disse tjenestene? Vil det ikke være naturlig at «alle» bruker klubbens egne nettsider til å kommunisere både internt og eksternt? De fleste DK har lojalt fulgt opp med å gå over til å bruke disse tjenestene. Hvor godt kjenner det enkelte medlem til at side en eksisterer? Hvem bruker de og til hva brukes de? Også her er det naturlig å spørre; Hva kan dette koste? Og hva har vi økonomi til? ÅRSMØTET AVGA FØLGENDE INNSTILLING: Angående aktivitet på forumet mener Jon Ekerhovd at hvis alle til stede på årsmøtet bare deltar med ett innlegg i uken vil ballen rulle og aktiviteten ta seg kraftig opp. Medlemmene er der, det trengs bare å få det i gang. Forslag fra salen om å inkludere en medlemsmanual i neste Fahrfreude. Hva skal den inneholde? Organisasjonskart på hovedstyre, avdelinger osv. All informasjon. Hvor skal man henvende seg. Vil gjerne ha det samme opplegg på nettsiden. Mye diskusjon rundt Fahrfreude som leder til sak 5. ÅRSMØTET GJORDE FØLGENDE VEDTAK: Denne sak ble ikke realitetsbehandlet på årsmøtet og oversendes til Hovedstyret for videre oppfølging.
SAK NR 5. FAHRFREUDE Forslagsstiller: Arne J. Filtvedt Medlem nr. 1 Noen forhold rundt Fahrfreude er også nevnt i forslag nr. 4. Dersom klubben skal fortsette med et trykket medlemsblad må det være tillatt å tenke litt annerledes enn tidligere. Fahrfreude er et blad som har vært klubbens mest leste informasjonsorgan, men hvordan er det i dag? Den som noen gang har erfart hvor mye jobb som det innebærer å produsere en trykksak fra A til Å gjør ikke dette foruten at man enten tjener mye penger på det eller har en ubeskrivelig lidenskap for det. De aller viktigste punktene som må diskuteres er: Hva skal bladet inneholde? Hvor aktuelt eller hvor innholdsmessig interessant skal det være? Hvor gammelt kan stoffet være for fortsatt å ha interesse? Det må stilles klare krav til hvordan bladet skal fylles med stoff og at deadlines blir akseptert av alle, slik at grunnlag, artikler, annonser m.m. blir fremskaffet til riktig tid. Hvor mange nummer skal man utgi pr år? Hva skal dette koste? Ansvar for dette må stilles og oppfylles. Mail fra nåværende Redaktør: Hei, Jeg er ikke blitt orientert vedr. noen krav til verken innhold eller mengde stoff til hvert blad hva angår HK/DK/UG, så vidt meg bekjent er det lystbetont fra deres side hvorvidt de ønsker å bidra i bladet eller ei Annonsesalget er det jeg som styrer, med priser jeg har satt i samarbeid med Karl-Magnus (utformet mens han var president). Jeg kontakter potensielle kunder, avtaler mengde og pris, og sender fakturagrunnlag til Erik, som deretter fakturer kunden. Iht. kontrakt med klubben skal jeg lage nr. 1/2012 og nr. 2/2012. Deretter er min kontrakt med klubben utløpt. Så er det opp til dere om det er ønskelig med ny kontrakt, og nye forhandlinger for det. Med vennlig hilsen Patrick Beeldsnijder Redaktør, Fahrfreude BMW Car Club Norway ÅRSMØTET AVGA FØLGENDE INNSTILLING: Mange diskusjoner og meninger. Trenger vi bladet? Redusere til to nummer pr år? Eller tre? Gjeldende avtale med BMW Norge A/S om annonsering i tre utgivelser pr år. Overgang fra papir til digitalt? Fahrfreude på nett? Stille krav til DK/UG om at de skal bidra til Fahrfreude. Fra salen: Fahrfreude blir ikke like attraktivt på nett. Det som står i bladet står stort sett også på nettsiden. Enighet om det. Det diskuteres også om Patrick Beeldsnijder som redaktør og utløp av hans kontrakt. Delte meninger om hans innsats, Fahrfreude har blitt tynnere. Hovedstyret må avgjøre om han skal fortsette og da utarbeide ny kontrakt for 3 nummer i året dersom det blir vedtatt. Dersom Patrick ikke fortsetter må hovedstyret prioritere å få tak i ny redaktør og det må skje raskt. Hva med å endre modellen til å bidra til å fylle Fahrfreude? Viktig å gjøre det mer attraktivt å bidra til bladet. ÅRSMØTET GJORDE FØLGENDE VEDTAK: Forslag: Antall utsendelser av Fahrfreude skal reduseres til 3 nummer i året. Enstemmig vedtatt.
SAK NR. 6. KLUBBSEKRETÆR Forslagsstiller: Arne J. Filtvedt Medlem nr. 1 Dersom BMW CCN fortsatt skal klare å rekruttere og holde på sine valgte tillitspersoner, må man også være villig til å legge arbeidsforholdene bedre til rette for Hovedstyrets folk. Det må ikke lenger være tvil om at det mangfold av oppgaver og arbeidsmengde som pålegges Hovedstyret må få en annen struktur. Antall medlemmer utgjør ingen stor forskjell da Hovedstyret må utføre de samme oppgavene uansett. Det er av aller største viktighet at forventet oppdragsmengde og henvendelser må i størst mulig grad ha sine faste rutiner. Medlemmer og klubber som henvender seg til klubben/hovedstyret forventer svar innen rimelige frister. Mange daglige gjøremål krever rask behandling og riktige avgjørelser. Forslag til endelig løsning må derfor være å knytte til seg en klubbsekretær som skal ha daglige oppgaver som sitt ansvarsområde. I tillegg skal vedkommende være en resursperson ved Hovedklubbens aktiviteter. En klubb, organisert som vår, kan ikke ansette personer med tanke på hvilken risiko og forpliktelser det vil medføre. Klubben kan ikke bli en regulær arbeidsgiver. Derfor må man velge en ordning hvor man knytter til seg en person som juridisk er en selvstendig næringsdrivende (privatpersoner). En som har 100 % ansvar for sin egen økonomi og velferd. Derfor vil det være viktig at Årsmøtet gjennomdrøfter hvordan slike løsninger kan komme i stand, hvilke rutine vi skal benytte ved anskaffelsen, hvordan dette skal finansieres, hvilke arbeidsområder (begrensninger) skal gjelde og administreringen av slike resurser. Mitt forslag går ut på å knytte til oss en person på deltid. Vedkommendes kapasitetsutnyttelse og resultatmåling skal være styrt og fulgt opp av klubbens President. Det betyr ikke at andre Hovedstyrerepresentanter kan benytte noe av kapasiteten, men skal prinsipielt godkjennes av Presidenten på forhånd. Jeg forestiller meg en person som knyttes til klubben via en kontrakt, foreløpig med ett års prøvetid (for klubben). Det må avklares en økonomisk ramme for dette som Årsmøtet fastsetter. Jeg foreslår kr. 250.000 for en 12 måneders periode. Detaljert kalkulasjon kan anvises på Årsmøtet. ÅRSMØTET AVGA FØLGENDE INNSTILLING: Geir Skjelseth og Arne J. Filtvedt legger frem forslaget. Dette er noe som har blitt vurdert i lengre tid, trengs det nå som medlemsantallet er så lavt? Totalbudsjett inntil kr 300.000 inkl. mva. pr år. Inkluderer honorar, bilgodtgjørelse, telefon, reiser og oppholdsutgifter ved reiser, treff etc. Oppgaver og arbeidsinstruks avveies mot hvilken person vi kan få. Tilknyttes på konsulentbasis, ingen ansettelse. Prøveår 2012/13. arbeidsår 10 måneder. Tim Røsand: Har klubben nok arbeid til en slik sekretær? Burde vi bygge opp massen først? Trenger vi dette nå, eller til neste år, eller året etter der? Klarer vi å få en sekretær til å generere medlemmer? Må sees i en sammenheng med medlemskontingenten som muligens blir senket gjennom sak 15. ÅRSMØTET GJORDE FØLGENDE VEDTAK: Årsmøtet vedtok å gå til anskaffelse av en person med ett års avtale i første omgang. Hovedstyret har ansvar for prosessen og betingelsene.
SAK NR 7. MINI KLUBB? Forslagsstiller: Arne J. Filtvedt Medlem nr. 1 MINI er som de fleste kjenner til et merke i BMW Group. Merket har en stadig økende tilhengerskare og utviklingen av nye modeller og varianter har en stødig kurs. MINI har i alle år vært et entusiastmerke helt fra tidenes morgen på 50- tallet og skyter stadig mer fart også her i landet. Det er i det minste interesse for å danne en klubb om man følger med på internett. Det finnes allerede en klubb for de gamle modellene, men den gir inntrykk av å være mer katolsk enn paven. Og da blir spørsmålet: Hvordan stiller BMW CCN seg til at en MINI klubb kan etablere seg under vår paraply? Deler av MINI-salget består en del av damer/konebilkunder. Det hadde vært nyttig å få inn en andel kvinnelige klubbfunksjonærer til å balansere litt av guttekulturen, ikke minst på det administrative planet? For å få en offisiell BMW policy avklaring sendte jeg en mail til Tyskland i februar. Innholdet sier seg selv i det svaret jeg fikk: Von: a-j-fil@online.no [mailto:a-j-fil@online.no] Gesendet: Dienstag, 28. Februar 2012 18:55 An: Arendts Ulrich, VB-80 Betreff: MINI, a brand in the BMW Group Dear Mr Filtvedt, thank you for your kind letter. It is an interesting question if or how a BMW Club should work together with a MINI Club. The answer is pretty simple if you see how the BMW Group has positioned these two brands. We have a clear policy of brand separation inside the company (different marketing department etc.) and we have also a totally different approach to customers. This also includes the club community. Please don t mix both brands no matter how big or small your county is. A MINI is not a small BMW or vice versa. There should not be something like a MINI chapter in a BMW Club or a joint club. This would also be against the guidelines of the International Council of BMW Clubs. Thomas Würtenberger (Thomas.wuertenberger@partner.bmw.de) takes care of the MINI Clubs International Office. Our approach to MINI Clubs is an online community that you can find in the internet on www.minispace.com/clubfinder. The community is open to Classic Mini Clubs, MINI Clubs and mixed Clubs as well. For questions please don t hesitate to ask! Best regards Ulrich Arendts BMW Group Classic Sales and Marketing International Club Organisations Schleissheimer Strasse 416, 80935 München Büro: +49 (89) 382 23406 Mobil: +49 (176) 601 23406 ComFax: +49 (89) 382 70 23406 Büro Fax: +49 (89) 382 34390 E-Mail: ulrich.arendts@bmw.de ------------------------------------------------------- Bayerische Motoren Werke Aktiengesellschaft Vorstand: Norbert Reithofer, Vorsitzender, Frank-Peter Arndt, Herbert Diess, Klaus Draeger, Friedrich Eichiner, Harald Krüger, Ian Robertson Vorsitzender des Aufsichtsrats: Joachim Milberg Sitz und Registergericht: München HRB 42243 ------------------------------------------------------- ÅRSMØTET AVGA FØLGENDE INNSTILLING: Forslag: Dette er en såpass klar melding fra BMW AG at det er ikke noe å diskutere. Salen er enig. Saken henlegges. ÅRSMØTET GJORDE FØLGENDE VEDTAK: Henlagt grunnet klar beskjed fra BMW AG om å ikke inkludere MINI i en BMW klubb.
SAK NR 8. BMW CCN EN SAMFUNNSENGASJERT ORGANISASJON? Forslagsstiller: Arne J. Filtvedt Medlem nr. 1 BMW CCN må av natur sies i særlig stor grad å være en «gutteklubb» hvor pur entusiasme, særinteresser og egoismen har gode livsvilkår for utfoldelse av egointeressene. Dersom man ser på BMW sin egen profil, vil man se at BMW er høyeste grad er en samfunnsaktør på mange områder. Det kan umulig være feil at BMW CCN også kan diskutere om vi burde ha en bredere profil og anerkjennelse i det alminnelige samfunn. Det er svært mange mennesker i samfunnets mange lag som ikke er like heldige som vi som kan dyrke vår hobby, fra det lunkne engasjement og til det helt ekstreme om vi ønsker. Etter mer enn 26 års drift, kan det være opportunt å spørre Årsmøtet om å ta en diskusjon rundt et emne som i noen grad burde vende oppmerksomheten innover mot oss selv: Det finnes barn, ungdommer og voksne som sjelden eller aldri får oppleve særlig mange solskinnsdager der de må oppholde seg på sykehus, i institusjoner eller er låst i sine hjem i uminnelige tider pga at livet deres ikke tillater den adspredelse som vi andre tillater oss daglig. Alle deler av vår klubb arrangerer ulike tilstelninger og arrangementer hvor vi i mange tilfeller kunne dele vår stolthet med andre personer noen timer en dag i året ved å ta slike mennesker med på treff. Vi har også muligheten til å dele opplevelsen med lokalpressen som også kan fortelle at BMW CCN har medlemmer med mange fine biler av alle slag, men de har også et godt hjerte. Hva sier Årsmøtet? ÅRSMØTET AVGA FØLGENDE INNSTILLING: Arne J. Filtvedt forklarer at saken ikke trengs å taes opp grunnet dårlig tid, men gir den til styret som tar den til etterretning. ÅRSMØTET GJORDE FØLGENDE VEDTAK:
SAK NR 9. SPONSORER/SAMARBEIDSPARTNERE/ANNONSØRER Forslagsstiller: Arne J. Filtvedt Medlem nr. 1 Ansvarlighet for og vilje til å ta vare på klubbens økonomiske midler har variert sterkt inntil de senere årene. Når det blir snakk om ideer og initiativ til konkrete tiltak for økte innkomster til klubbkassen er derimot et tema som de fleste skygger unna for. Men det er som å stikke hodet i sanden. Å ha en policy for hvordan man skal skaffe klubben mer inntekter er et viktig emne å diskutere. Medlemskontingenten er og blir klubbens viktigste og sikreste inntektskilde. En annen godt innarbeidet BMW CCN tradisjon er loddsalget ved de ulike treffene. Men hvordan kan vi skaffe oss tilleggsmidler i form av kroner, produkter og tjenester? Det første de fleste sier er; Vi bør skaffe oss noen sponsorer! Javel. Hvem vil ta den jobben, og hva innebærer det? Uansett hvor vi søker eller hvem vi kontakter for å skaffe oss ekstrainntekter utenfor klubben, spør alle; Hvis du ønsker noe av oss, hva får vi igjen for det? Altså må vi ha noe å tilby, eller å selge oss. Og hva har vi å «selge»! Uansett klubbens formål, alle organisasjoner inneholder ulike typer av medlemmer. Medlemmer er folk. Folk er personer. Og personer har behov. Det gjelder bare å skaffe seg oversikt over de ulike menneskers behov. Først ved å foreta en slik avklaring blir det mulig å lage en «produktoversikt». Hva er behovene til medlemmene i BMW CCN? Hvordan skal vi legge opp jobben rundt å skaffe mer inntekter hos sponsorer, annonsører og samarbeidspartnere av ulike slag? For det første må vi utarbeide/utvikle en policy på hvilke målsetninger vi skal ha, hvordan vi skal jobbe helt konkret og hva vi kan tilby våre ulike samarbeidspartnere. Helt klart vil et velutviklet IKT-verktøy være ett av de viktigste salgsverktøyene i den daglige presentasjonen. Imidlertid er det jo sånn at den som skal ut og selge noe, må vite hvilket produkt han selger og ha argumentene klare for hvorfor kjøperen skal kjøpe dette av vedkommende. Og nå er vi ved kjernen av spørsmålet. BMW CCN er en organisasjon bestående av mange ulike mennesker med mange ulike interesser (både klubbmessig og privat), vi har mange ulike behov o.s.v. For å få mer kunnskap om dette er det nødvendig at vi får en informasjonsbase som sier noe om oss. For å få det må vi legge opp til en spørreundersøkelse på nett. Dette er luftet for vår Web-master Vegard og han sier at det kan la seg gjøre å lage en "markedsundersøkelse" omkring dette temaet. For å få "alle" med på dette, må vi kanskje supplere med en mail til alle slik at alle med mailadresse (i det minste) blir oppmerksom på at de må gå inn på hjemmesidene for å delta i denne. Vi kan f.eks. tilby noen gevinster eller lign. osv. Men det er detaljer vi kan tenke på etter hvert. Dersom vi ønsker å gjennomføre et slikt prosjekt, er det nødvendigvis noe som vil ta litt tid før vi kan lanserer det for markedet. Først må det diskuteres og avgjøres av Årsmøtet og dernest behandles og iverksettes av Hovedstyret. Dette er jo et interessant tema for alle klubbene. Det er viktig at vi ikke sløser bort muligheter med å komme med noe amatørmessig opplegg før vi har sett på alle mulighetene og valgt fremgangsmåter. Det gjelder også ved presentasjon av samarbeidspartnere på nettsidene våre. Som kjent heter det i salgsbransjen: "You'll never get a second chance to make the first impression". Derfor er det så utrolig viktig at vi gjør dette riktig og så profft som mulig fra starten av. DET KAN VÆRE FORSKJELLER, MEN OGSÅ LIKHETER MELLOM SPONSORER. SAMARBEIDSPARTNERE OG ANNONSØRER. SPONSORER. I motsetning til annonsører og andre typer samarbeidspartnere er samarbeidet med sponsorer som regel basert på toveis kommuniserende og skriftlige avtaler. D.v.s. at det punktvis avtales hva begge partene skal foreta seg for å oppfylle avtalen. Slike avtaler har spesifiserte bestemmelser om innhold, varighet, forhandlinger fornyelsesprosedyrer, utløpsdato etc. Sponsorer tilfører avtalen som oftest med kontante beløp og/eller andre naturalier som den andre partneren har behov for. SAMARBEIDSPARTNERE Samarbeidspartnere er ofte enkeltpersoner, bedrifter eller organisasjoner som gjensidig ønsker å utnytte den andre partens fordeler til delvis eller hel dekning av egne behov. ANNONSØRER Annonsører kjøper seg markedsadgang for sine varer og tjenester hos dem man annonserer hos. Vårt nye IKT-system bør bety at klubben har et godt utgangspunkt for å markedsføre alle typer motytelser til oven nevnte partnere. Derfor må også dette verktøyet profesjonaliseres maksimum i tiden fremover slik at det får både form og funksjon som ivaretar mulighetene.
Fahrfreude vil som tidligere også fortsatt være det andre store medium som målbærer. Det er også viktig å huske på at samarbeidspartnere uansett størrelse og form skal ha oppfølging før, under og etter at de har bidratt. Det gjelder både for lokale og sentrale aktiviteter. Enhver som trives og høster anerkjennelse for det man yter er lettere å snakke med ved neste anledning. Det bør vurderes å eventuelt knytte til seg kunnskaper fra profesjonelle kilder for å utvikle mulighetene på best mulige måte. Årsmøtet må uttale seg. ÅRSMØTET AVGA FØLGENDE INNSTILLING: Årsmøtet har kommet i tidsnød. Man anser at dette er et punkt som krever mye tid og dette bør diskuteres grundig evt. på et senere Årsmøte. ÅRSMØTET GJORDE FØLGENDE VEDTAK: Ingen vedtak.