Kontrollutvalet i Stord kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Stord kommune Møtestad: Formannskapssalen, Stord rådhus Dato: 25.02.2019 Tidspunkt: 14:00 17.10 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Fredrik Litleskare Leiar H Peggy Husevik Bærøy Nestleiar V Odd Ståle Larsen Medlem FRP Anna Herborg Førland Medlem AP Tarjei Haga Medlem AP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Andre som møtte: Navn Willy Hauge Hogne Haktorson Stilling Partner i KPMG AS (Tom. PS 7/19) Kontrollsjef, Hordaland fylkeskom., sekret. for kontr.utv Fredrik Litleskare utvalsleiar Hogne Haktorson utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/19 PS 2/19 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 3/19 Årsmelding 2018 for kontrollutvalet i Stord kommune 2016/85 PS 4/19 KPMG presenterer interimsrevisjonsrapport for 2018 2015/178 PS 5/19 Forvaltningsrevisjon av rus- og psykiatritenestene - status i arbeidet 2018/77 PS 6/19 Kurs i regi av KPMG 2016/2 PS 7/19 Møteplan 2019 for kontrollutvalet i Stord kommune 2016/40 PS 8/19 Årsrapport frå skatteoppkrevjaren og kontrollrapport frå Skatteetaten for 2018 - Stord kommune 2016/55 PS 9/19 Gjennomgang av møteprotokollar i Stord kommune 2015/177 PS 10/19 RS 1/19 Referatsaker Forvaltningsrevisjonsrapport om offentlege anskaffingar og kontraktsoppfølging - partsbrev 2017/108 RS 2/19 Tilsynsrapport Stord sjukeheim oktober 2018 2014/298 RS 3/19 Tilsynsrapport Rehabiliteringssenteret oktober 2018 2014/298 RS 4/19 Rekneskapsresultat 2018 for kontroll og tilsynsarbeidet i Stord kommune 2015/179 RS 5/19 Budsjett 2019 for kontroll og tilsynsarbeidet i Stord kommune 2015/179 RS 6/19 Psykisk utviklingshemma - Tolgasaka 2016/2 RS 7/19 Mediaklipp i Sunnhordland febr. 19 om orientering i formannskapet 2016/91 RS 8/19 Invitasjon til høring - ny kontrollutvalgs- og revisjonsforskrift 2019/11 RS 9/19 RS 10/19 FKT - Høringsutkast - Veileder - Kontrollutvalgets påseansvar overfor regnskapsrevisor Forum for kontroll og tilsyn - Medlemsinformasjon februar 2019 2019/13 2019/13 RS 11/19 NKRF kontrollutvalskonferanse 30.-31. jan. 19 - program 2016/2 RS 12/19 Budsjettbrev 2015/178 PS 11/19 Eventuelt 2
PS 1/19 Godkjenning av innkalling og sakliste Det kom ikkje fram merknader til innkalling og saksliste Innkalling og saksliste vart godkjent. PS 2/19 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det kom ikkje fram merknader til protokoll frå møte 29.10.18. Protokoll frå møte 29.10.18. vart godkjent. PS 3/19 Årsmelding 2018 for kontrollutvalet i Stord kommune Forslag til innstilling Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2018. Sekretariatet gjekk kort gjennom utkast til årsmelding. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke Innstilling: Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2018. 3
PS 4/19 KPMG presenterer interimsrevisjonsrapport for 2018 Kontrollutvalet tar oppsummering etter interimsrevisjon 2018 frå KPMG AS til orientering. KPMG AS v/ partner Willy Hauge gjekk gjennom interimsrevisjonsrapporten. Utvalet ber revisor om oppdatert status for oppfølgingspunkta. Vedtak i saka var samrøystes. Utvalet ber revisor om oppdatert status for oppfølgingspunkta. Kontrollutvalet tar elles oppsummering etter interimsrevisjon 2018 frå KPMG AS til orientering. PS 5/19 Forvaltningsrevisjon av rus- og psykiatritenestene - status i arbeidet Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå KPMG si side innan 23.04.2019, ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd i rapporten. Kontrollutvalet tar elles informasjonen til orientering. Forslag om endring av leveringsfrist til 29.04.2019., med endra leveringsdato, vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå KPMG si side innan 29.04.2019, ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd i rapporten. Kontrollutvalet tar elles informasjonen til orientering. 4
PS 6/19 Kurs i regi av KPMG 1. Kontrollutvalet ber om at KPMG gjennomfører kurs innan...,dato:... 2. Sekretariatet vert beden om å ta seg av det praktiske med organisering, kunngjering og avvikling av kurset, gjerne i samarbeid med kommuneadministrasjonen. 3. Kontrollutvalet tilbyr at kommuneadministrasjonen, om ønskjeleg, kan be KPMG om å halda eit 2- timarskurs i tema som er relevant for dei. Administrasjonen tar direkte kontakt med KPMG om dette, og står for planlegging og gjennomføring sjølve. Jmf. vedtakspunkt 1, ønskjer kontrollutvalet kurs innan internkontroll, fortrinnsvis i tilknyting til utvalet sitt møte i mai. Jmf. vedtakspunkt 3, er det ønskje om tilbakemelding på om administrasjonen vil nytta resterande kurskvote. Vedtak i saka var samrøystes. 1. Kontrollutvalet ber om at KPMG gjennomfører kurs innan internkontroll, fortrinnsvis i tilknyting til kontrollutvalet sitt møte i mai. 2. Sekretariatet vert beden om å ta seg av det praktiske med organisering, kunngjering og avvikling av kurset, gjerne i samarbeid med kommuneadministrasjonen. 3. Kontrollutvalet tilbyr at kommuneadministrasjonen, om ønskjeleg, kan be KPMG om å halda eit 2- timarskurs i tema som er relevant for dei. Administrasjonen tar direkte kontakt med KPMG om dette, og står for planlegging og gjennomføring sjølve. Kontrollutvalet ber om tilbakemelding på om denne kvoten vil bli brukt av administrasjonen. PS 7/19 Møteplan 2019 for kontrollutvalet i Stord kommune Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2019: Dato: Merknad: 25.02.2019 10.04.2019 14.05.2019 11.09.2019 27.11.2019 5
vart samrøystes vedteke Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2019: Dato: Merknad: 25.02.2019 10.04.2019 14.05.2019 11.09.2019 27.11.2019 PS 8/19 Årsrapport frå skatteoppkrevjaren og kontrollrapport frå Skatteetaten for 2018 - Stord kommune Forslag til uttale 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Stord kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege vert utført på ein tilfredstillande måte. 2. Årsrapport frå skatteoppkrevjaren i Stord kommune, kontrollrapport frå Skatteetaten for 2018 og rapport etter stadleg kontroll vert teke til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. Kontrollutvalet ønskjer ei orientering frå skatteoppkrevjaren i neste møte om: Arbeidsgjevarkontrollen Auke i uteståande krav Selskapsskatten Forslag til uttale vart samrøystes vedteke. Uttale: 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Stord kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege vert utført på ein tilfredstillande måte. 2. Årsrapport frå skatteoppkrevjaren i Stord kommune, kontrollrapport frå Skatteetaten for 2018 og rapport etter stadleg kontroll vert teke til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. 6
PS 9/19 Gjennomgang av møteprotokollar i Stord kommune Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. PS 10/19 Referatsaker RS 1/19 Forvaltningsrevisjonsrapport om offentlege anskaffingar og kontraktsoppfølging - partsbrev RS 2/19 Tilsynsrapport Stord sjukeheim oktober 2018 RS 3/19 Tilsynsrapport Rehabiliteringssenteret oktober 2018 Kontrollutvalet ønskjer nærare skriftleg informasjon etter tilsynsutvalet sitt besøk. Utvalet merkar seg at avsett tid for tilsynsbesøket var 30 minutt. RS 4/19 Rekneskapsresultat 2018 for kontroll og tilsynsarbeidet i Stord kommune Unytta sum på kr. 141.449 er reservert til forvaltningsrevisjonsrapport for 2018, medan ferdigstilling og storparten av kostnaden kjem i 2019. Utvalsleiar har avklart med rådmannen at unytta sum vert overført for bruk i 2019, ifm. årsrekneskapsavslutning for 2018. RS 5/19 Budsjett 2019 for kontroll og tilsynsarbeidet i Stord kommune RS 6/19 Psykisk utviklingshemma - Tolgasaka 7
RS 7/19 Mediaklipp i Sunnhordland febr. 19 om orientering i formannskapet Deler av kontrollutvalet ragerte på at kontrollutvalsleiar tilsynelatande hadde uttalt seg som kontrollutvalsleiar i ei meiningsutveksling i bladet Sunnhordland, vedr. om det burde opnast for orientering om Nysæter ungdomsskule i formannskapet. Utvalsleiar meinte å uttala seg som mangeårig kommunestyremedlem. Det var semje om at hovudregelen må vera at utvalsleiaren berre uttalar seg som kontrollutvalsleiar i saker som kontrollutvalet har eller har hatt til handsaming. RS 8/19 Invitasjon til høring - ny kontrollutvalgs- og revisjonsforskrift RS 9/19 FKT - Høringsutkast - Veileder Kontrollutvalgets påse-ansvar overfor regnskapsrevisor RS 10/19 Forum for kontroll og tilsyn Medlemsinformasjon februar 2019 Kontrollutvalet ønskjer å vera representert med inntil to personar på FKT sin fagkonferanse med årsmøte, Kristiansand 4. 5. juni 2019, og ber Odd Ståle Larsen og Tarjei Haga avklara om dei har høve til å delta. RS 11/19 NKRF kontrollutvalskonferanse 30.-31. jan. 19 - program Peggy Husevik Bærøy og Hogne Haktorson orienterte om konferansen. RS 12/19 Fylkesmannen sitt budsjettbrev 2019 til Stord kommune (ettersendt) Kontrollutvalet ber rådmannen orientera munnleg i neste utvalsmøte om kva vurdering han har vedr. innhaldet i Fylkesmannen sitt budsjettbrev 2019 til Stord kommune. Vedtak i saka var samrøystes. RS 3/19 Tilsynsrapport Rehabiliteringssenteret oktober 2018 Kontrollutvalet ønskjer nærare skriftleg informasjon etter tilsynsutvalet sitt besøk. Utvalet merkar seg at avsett tid for tilsynsbesøket var 30 minutt. RS 10/19 Forum for kontroll og tilsyn Medlemsinformasjon februar 2019 Kontrollutvalet ønskjer å vera representert med inntil to personar på FKT sin fagkonferanse med årsmøte, Kristiansand 4. 5. juni 2019, og ber Odd Ståle Larsen og Tarjei Haga avklara om dei har høve til å delta. RS 12/19 Fylkesmannen sitt budsjettbrev 2019 til Stord kommune (ettersendt) Kontrollutvalet ber rådmannen orientera munnleg i neste utvalsmøte om kva vurdering han har vedr. innhaldet i Fylkesmannen sitt budsjettbrev 2019 til Stord kommune. Øvrige referatsaker vart tekne til orientering. 8
PS 11/19 Eventuelt A Barnevern samarbeidsprosjekt mellom Fitjar, Stord og Bømlo kommunar. Kontrollutvalet i Bømlo kommune gjorde slik vedtak 07.02.19 i sak PS 9/19 Eventuelt: «Sekretariatet får i oppgåve å undersøke nærare med dei to andre kontrollutvala i Fitjar og Stord kommune om det er ønskje om ein ny gjennomgang/samarbeidsprosjekt.» Tilbakemelding frå kontrollutvalet i Stord kommune: Kontrollutvalet har denne valperioden hatt forvaltningsrevisjon av barnevernstenesta i kommunen / Sunnhordland Interkommunale Barnevern (SIB). Oppfølging etter denne rapporten vart ferdigstilt hausten 2018. Såleis synest kontrollutvalet i Stord kommune at det er for tidleg å ha ein ny gjennomgang no, opp mot andre prioriterte prosjekt. Ny gjennomgang kan vurderast ved utarbeiding av neste plan for forvaltningsrevisjon, for perioden 2020 2024. Kontrollutvalet i Stord kommune stiller offentleg materiell frå forvaltningsrevisjon, handlingsplan og oppfølging til disposisjon, om dei to andre utvala ønskjer å motta materiell frå dette arbeidet. B Kystverket vest Tilsynsrapport om Leirvik hamn av 17.10.2018. Kontrollutvalet ber om orientering vedr. tilsyn med Leirvik hamn, og arbeid med å lukka avvik, i utvalet sitt møte 14.05.2019. Vedtak i saka var samrøystes. A Barnevern samarbeidsprosjekt mellom Fitjar, Stord og Bømlo kommunar. Kontrollutvalet i Stord kommune har denne valperioden hatt forvaltningsrevisjon av barnevernstenesta i kommunen / Sunnhordland Interkommunale Barnevern (SIB). Oppfølging etter denne rapporten vart ferdigstilt hausten 2018. Såleis synest kontrollutvalet i Stord kommune at det er for tidleg å ha ein ny gjennomgang no, opp mot andre prioriterte prosjekt. Ny gjennomgang kan vurderast ved utarbeiding av neste plan for forvaltningsrevisjon, for perioden 2020 2024. Kontrollutvalet i Stord kommune stiller offentleg materiell frå forvaltningsrevisjon, handlingsplan og oppfølging til disposisjon, om dei to andre utvala ønskjer å motta materiell frå dette arbeidet. B Kystverket vest Tilsynsrapport om Leirvik hamn av 17.10.2018. Kontrollutvalet ber om orientering vedr. tilsyn med Leirvik hamn, og arbeid med å lukka avvik, i utvalet sitt møte 14.05.2019. 9