MIDTRE GAULDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Utvalg/styre/råd : Kontrollutvalget Midtre Gauldal kommune Møtedato/tid : Torsdag 22. mai 2008 kl 09.30 14.00 Møtested/lokaler : Rådhuset, møterom 101 Møtende medlemmer : John Bjørkan, leder Marie Malum Thomas Talsnes Tove Solem Helgemo Ikke møtt : John Morten Laugsand, nestleder Andre møtende : Jens Haugen, økonomisjef (orientering og sak 17) Ingrid Berit Sørløkken, regnskapsleder (orientering og sak 17) Lars Frisvold, kvalitetssjef (orientering) Oddveig Børset, barneverntjenesten (orientering) Bård Undhjem, Revisjon M-N IKS, oppdragsansvarlig revisor Eva J. Bekkavik, KonSek Midt-Norge IKS, kontrollutvalgssekretær I starten av møtet orienterte Lars Frisvold og Oddveig Børset om barnevernstjensten i kommunen, Jens Haugen og Ingrid Berit Sørløkken orienterte om økonomistyringen i kommunen. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 17 15 16 18 19-20 Side 1
Sak 15/2008 Godkjenning av møtebok fra 15.04.2008 Kontrollutvalget 22.05.2008 15/2008 Møtebok fra kontrollutvalgets møte 15.04.2008 godkjennes Innstillingen ble enstemmig vedtatt Møtebok fra kontrollutvalgets møte 15.04.2008 godkjennes Sak 16/2008 Referatsaker Kontrollutvalget 22.05.2008 16/2008 Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. : Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Betydelig svakere kommuneøkonomi - Statistisk sentralbyrå 04.04.2008. 2. Styrkt kontroll og tilsyn i byggjesaker - www.regjeringen.no. 3. Eierskap - Behov for muligheter for politisk styring av selskaper - www.ks.no. 4. Ny erstatningsregel om korrupsjon www.regjeringen.no 5. Manglende godkjenning av skoler - Brev fra Helse og omsorgsdepartementet til fylkesmenn, fylkeskommuner og kommuner, datert 24.04.08. 6. Bruk av lukket møte og taushetsplikt i kommunestyret, innlegg i Trønderbladet 20.05.2008 fra Midtre Gauldal FrP sin kommunestyregruppe. (Sendes ut sammen med møteprotokollen fra møtet). Punkt 6: Leder John Bjørkan orienterte om saken. Kontrollutvalget vedtok å be ordføreren om en orientering i saken på kontrollutvalgets møte i september. Kontrollutvalget ber ordføreren om en orientering i saken ang. bruk av lukket møte og taushetsplikt i kommunestyret på kontrollutvalgets møte i september. Side 2
Sak 17/2008 Regnskap og revisjonsberetning for 2007 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget 22.05.2008 17/2008 Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Midtre Gauldal kommunes årsregnskap for 2007 oversendes kommunestyret. Kopi sendes formannskapet før de foretar innstilling i regnskapssaken. Jens Haugen, økonomisjef, og Ingrid Berit Sørløkken, regnskapsleder, ga en god og informativ presentasjon av årsregnskapet for 2007. Bård Undhjem, oppdragsansvarlig revisor, ga en god og informativ tilleggsorientering av årsregnskapet for 2007. Oppdragsansvarlig revisor, økonomisjef og regnskapsleder svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Midtre Gauldal kommunes årsregnskap for 2007 oversendes kommunestyret. Kopi sendes formannskapet før de foretar innstilling i regnskapssaken. Sak 18/2008 Bestilling av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget 22.05.2008 18/2008 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Jens Haugen, økonomisjef, orienterte om fokusområdet økonomirapportering og økonomistyring i kommunen. Lars Frisvold og Oddveig Børset orienterte om fokusområdet barneverntjenesten i kommunen i starten av møtet. Følgende omforent forslag ble fremmet: Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for Midtre Gauldal kommune for 2008 og bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på økonomistyring og økonomirapportering i Midtre Gauldal kommune. Prosjektet må gi svar på om: Er påliteligheten i rapporteringen fra kommunen og inn i KOSTRA god nok? Side 3
Er det tilstrekkelig kompetanse blant enhetslederne når det gjelder økonomi? Er samspillet mellom enhetsledere og økonomiavdeling god nok? Prosjektet settes i gang så snart som mulig etter en nærmere koordinering i forhold til om lignende prosjekt blir kjørt i andre kommuner. Kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen januar 2009. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for Midtre Gauldal kommune for 2008 og bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på økonomistyring og økonomirapportering i Midtre Gauldal kommune. Prosjektet må gi svar på om: Er påliteligheten i rapporteringen fra kommunen og inn i KOSTRA god nok? Er det tilstrekkelig kompetanse blant enhetslederne når det gjelder økonomi? Er samspillet mellom enhetsledere og økonomiavdeling god nok? Prosjektet settes i gang så snart som mulig etter en nærmere koordinering i forhold til om lignende prosjekt blir kjørt i andre kommuner. Kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen januar 2009. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Sak 19/2008 Forslag til møteplan for 2. halvår 2008 Kontrollutvalget 22.05.2008 19/2008 Kontrollutvalget vil på bakgrunn av formannskapet sitt forslag til kommunestyrets møtedatoer for 2. halvår 2008, diskutere seg frem og fastsette sine møtedatoer for 2. halvår i møtet den 22. mai. Etter å ha sett på formannskapet sitt vedtak om møtedatoer for kommunestyre og formannskap fremmet sekretariatet følgende forslag på møtedatoer for 2. halvår: 11. september, 16. oktober og 13. november. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Side 4
Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2. halvår 2008: August September Oktober November Desember Kommunestyret 8. 27. 1. Formannskapet 25. 22. 6. og 13. 1. og 17. 15. Kontrollutvalget 11. 16. 13. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Sak 20/2008 Eventuelt Kontrollutvalget 22.05.2008 20/2008 Saken legges frem uten forslag til innstilling. Kurs Det er planlagt en felles samling for kontrollutvalgene i eierkommunene for KonSek den 27. august på Quality Hotel Panorama på Tiller. Invitasjon vil bli sendt ut i midten av juni. Ingen. Side 5