Referat Fra: Tina Skarheim Dato: 11.09.2015 Til: ASSS PK Dokument nr.: 15-7730 Kopi til: ASSS PK 9-10 september 2015 Referat Tid: 9-10 september 2015 Sted: Quality Hotel Gardermoen Til stede: Bergen kommune Elin Karlsen Bærum kommune Berit Møller-Pettersen Drammen kommune Roar Paulsen Fredrikstad kommune Egil Olsen Kristiansand kommune Terje Fjellvang Oslo kommune Ingeborg Sætre-Jørpeland Tone Cecilie Ivarsson Sandnes kommune Anita Steinsland Moi Stavanger kommune Kjersti Lothe Dahl Trondheim kommune Nina Nilsen Tromsø kommune Thomas Johansen KS Greetje Refvem Rune Bye (dag 2) Trond Hjelmervik Hansen Tina Skarheim (sekr) Fravær: Kristiansand kommune Randi Bentsen Andre tilstedeværende: KS Laila Kleven (dag 2) Sak 1 1 Godkjenning av referat 18.juni 2015 Vedtak: Referatet godkjent uten merknader. Oslo sin presentasjon vedr F120 vedlegges referatet Sak 2 ASSS-rapporter 2015 - Trond Hjelmervik Hansen og Greetje Refvem presenterte utvalgte deler av rapporten i møtet. - Dialog om enkelte tjenesteområder og særtrekk for områder og enkeltkommuner - Dialog omkring «bedre kobling» mellom Trond sin del og tjenesterapporten - Greetje orienterte om utfordringer med tall på sosialtjenesten - Enighet om endringer i prosa på Kommunehelse før neste versjon (utkastet til SG). Greetje følger opp dette. - Endelig frist for tilbakemelding fra PK til KS er mandag kveld, før midnatt. Dette gjelder både sosialtjenesten og evt andre punkter. - Avklart at det ikke er nødvendig å orientere SG særskilt om øvrige endringer/innhold i
rapporten. Sak 3 Inkludering av utgifter til eiendomsforvaltning i ressursbruksindikator Vedlegg 1 regneark med andeler til eiendomsforvaltning Saken ble satt opp på sakskartet fordi tidligere behandlinger i PK ikke har blitt tilstrekkelig referatført. Fra dialogen: - Sandnes synes det er ugreit at utgifter til eiendomsforvaltning er inkludert i produksjonsindeks og ressursbruksindikator, fordi det da blir et feilaktig grunnlag for effektiviseringskrav på tjenestene. Sandnes ønsker derfor å reversere dette for 2016-rapporter - Trond redegjorde for begrunnelse for at eiendomsutgifter er inkludert, og eiendomsutgiftenes andeler av samlede utgifter innenfor hver sektor (tjeneste). - Innenfor ressursbruk er det etter Trond sin mening riktig å inkludere eiendomsforvaltning i ressursbruksindikator, men det kan være mulig å ta det ut av produksjonsindeks (selv om Trond fraråder dette, det bør være likt grunnlag). - Trond pekte på den generelle utfordringen med at de ulike grunnlag for de ulike delene av rapportene. Det er ulike analyser, og derfor også ulike grunnlag. F.eks kan det ved analyser i tjenestenettverkene oppleves mer «riktig» å ikke inkludere eiendomsforvaltning, men for kommunen på overordnet nivå anses utgifter til lokaler som en del av utgiftene til tjenestene. - Påpekt fra Trondheim at det ikke er noen indikator i tjenesteprofilen som viser utgifter til eiendomsforvaltning, dette bør vurderes. - Enighet om at Trond ved presentasjon av rapportene redegjør kort for hva som er inkludert, og hva dette innebærer. Vedtak: - For rapport 2015 er eiendomsutgifter inkludert - Det gis en kort og særskilt orientering til SG på september-møtet - For rapport 2016 gjør PK særskilt behandling i november 2015 Sak 4 God praksis, valg av eksempel til SG Vedlegg 2 rapport fra PwC I forkant av møtet var det sendt ut notat med KS sin anbefaling om at barnevern skulle presenteres særskilt på SG-møtet. PK delte KS sin anbefaling om at det er riktig å gi oppmerksomhet til barnevernsområdet. I tillegg var det enighet om at utredningen om pleie- og omsorgstjenestene presenteres av Kristiansand kommune og PwC. Vedtak: På SG-møtet presenteres - Barnevernstjenesten, eksempler fra Sandnes og Trondheim, samt introduksjon fra KS-veileder - Rapport om forklaringer på forskjeller i Pleie- og omsorgstjenestene v/kristiansand kommune Sak 5 Funksjon 120 Administrasjon (Oppfølging fra møte 18.6.15 sak 2) - Orientering/dialog fra arbeidsgruppen v/kjersti (Thomas og Nina) - Drøftet hva som kan eller bør være videre oppfølging. - Rent prinsipielt er det spørsmål om hvorvidt kommunene skal ha lik praksis. I tjenestenettverkene etterstrebes lik praksis og god datakvalitet, det blir da et problem når en kommune endrer sin praksis. - I første omgang er det et mål å få et bedre grunnlag for å illustrere og drøfte problemstillingen i PK.
Konklusjon: - PK ber SG om at F120 fortsatt blir i arbeidsoppdraget for neste periode - Det gis en liten presentasjon/introduksjon på SG-møtet om hva som er gjort så langt og hva som planlegges videre (milepælsplan) Sak 6 Datakvalitet IKT-utgifter (Oppfølging fra møte 18.6.15 sak 4A) - Bærum v/berit orienterte om arbeidet så langt, og forslag til veien videre - Kartleggingen viser at det er forskjeller, men ulikhetene er ikke kronefestet. - Det må være bevissthet om hva som gjøres på kommunenivå, det er ikke tilstrekkelig å se på enhetsnivå (f.eks dersom IKT-avd fører på F120, men deretter internfakturerer slik at F120 nettes ut, og utgiftene faktisk bokføres på tjenestefunksjoner). - Drøftet om PK vil arbeide med IKT isolert, eller om det skal ses sammen med F120, jfr sak 5. - Enighet om at PK inntil videre holder IKT-utgifter adskilt fra F120 for øvrig, altså at det behandles som to løp. Begrunnelsen er at PK antar at IKT-området er enklere å enes om, og dernest enklere å endre praksis enn hva som ventes å være tilfelle innenfor F120 generelt/det som omhandler ledelse. Konklusjon: - IKT-utgifter settes opp som forslag til arbeidsoppdrag for neste periode. - Det gis en liten presentasjon/introduksjon på SG-møtet om hva som er gjort så langt og hva som planlegges videre (milepælsplan) Sak 7 Nettverksstruktur og økonomiske konsekvenser (Oppfølging fra møte 18.6.15 sak 5) - Økonomiske konsekvenser som følge av videreføring av Samferdsel og at TTU skal inngå i rapport fra 2016 v/greetje - Notat med oversikt over nettverk og økonomi ble delt ut i møtet. Notatet er basert på PK sin anbefaling til SG om nettverk/rapporter i 2016, og danner grunnlaget for SG sin behandling av aktivitet 2016. Notatet justeres noe, og sendes til PK og SG i forkant av SG-møtet. - Enighet om at ASSS-avtalen ikke endres som følge av planlagte endringer i nettverk, men at notatet redegjør for planlagte endringer i nettverksstruktur, og viser økt betaling for kommunene. - I SG-møtet gir Greetje en kort orientering om hva som gis av nettverk og rapporter, og hva som er inkludert prisen. Sak 8 Årsmelding 2014-2015 Vedlegg 3 Årsmelding - Gjennomgått, og enkelte justeringer ble lagt inn i dokumentet. - Som vedlegg til referatet følger årsmeldingen, hvor rød tekst viser avsnitt som er endret etter behandling på PK-møtet. - For å legge frem samlet innstilling til SG må Tina få tilbakemelding på årsmeldingen senest midnatt mandag 14.september. Sak 9 Arbeidsoppdrag neste periode (2015-2016) Forslag fra Terje ble lagt frem i møte. PK ble enige om at hovedpunktene for arbeidsoppdrag i neste periode er de samme som nåværende periode: 1. God datakvalitet Særskilt oppmerksomhet F120, ledelse og IKT Særskilt oppmerksomhet PLO funksjon 254 for splitting hjemmetjeneste 2. Vekt på undersøkelser og forklaring av forskjeller Sammenhenger mellom delene av rapporten, evt «vitalisering» av måten analyser og fremstillinger gjøres på (ikke godt ordvalg, men hensikten er å se på om det finnes nye eller
alternative metoder for fremstilling og forklaring). 3. Arbeidsprosesser innenfor økonomiområdet Regnearket fra høsten 2014 ajourføres. Oslo sender ut til alle i PK med oppfordring om oppdatering Det arrangeres ett nytt arbeidsseminar 7-8 april 2016 o Faglig program: Randi, Nina, Ingeborg og Tone C. ledes av Oslo o Målgruppe: Kommunene stiller med de personer som de mener er hensiktsmessig o Arrangement og prosessledelse: KS, bestiller til 50-60 personer 4. God praksis Fortsatt oppmerksomhet i nettverkene, og om presentasjoner for SG også høsten 2016 Sak 10 8 SG-møtet - Program og saksliste gjennomgått se neste side Sak 11 Eventuelt - Nye ASSS-sider: I fbm omlegging av KS sine nettsider forsvant alle gamle dokumenter. Det er ønskelig at referatene fra PK og SG inkl presentasjoner gjøres tilgjengelig på ASSS-sidene. (Elin) Oppfølging: Greetje - Ønskelig at innkalling og saksdokumenter legges på nettsidene (Nina). Oppfølging: Tina - Ønskelig at vedleggene til innkalling nummereres slik at det er tydelig sammenheng med sak. (Thomas) Oppfølging: Tina - Utgifter til enslige mindreårige innenfor barnevernstjenesten: Settes opp som sak på PK-møtet i november, slik at PK kan få informasjon. Siv Storbekk, KS-veileder for ASSS barnevern inviteres til møtet. I tillegg følger Greetje opp overfor alle KS-veilederne mht gode prosesser for saker/problemstillinger som kan tas opp med PK (eks dersom nettverket selv ikke kommer til enighet eller makter å konkludere). Oppfølging: Greetje - Det har tidligere blitt etablert enighet om hvordan sykefravær skal føres, men en spørreundersøkelse fra Bergen til ASSS viser at det nå er ulik praksis mellom ASSS-kommunene. Parallellt opplever KS at interesse og oppmøte på møter om dette er synkende blant kommunene. Konklusjon: Elin sender rapporten fra Bergen til Greetje. Greetje inviterer til møte og vedlegger rapporten, kopi av invitasjonen sendes til PK. (Elin) Oppfølging: Elin og Greetje - KS lanserer i september ny medarbeiderundersøkelsen. Fordi det er så få av ASSS-kommunene som har data på medarbeidertilfredshet (gammel undersøkelse) har PK besluttet at dette tas ut av rapportene i 2015. Høsten 2015 lanseres ny medarbeiderundersøkelse delvis etter initiativ fr ASSS-kommuner og spørsmålet er om ASSS-kommunene vil ta denne undersøkelsen i bruk. Kommuner som har lisens på bedre-kommune har allerede betalt for undersøkelsen. I forkant av november-møtet tar hver av PK-medlemmene en intern runde, og saken settes opp på nytt på PK-møtet i november. (Greete/Elin) Oppfølging: Alle PK-medlemmer - Sene tall fra SSB (for Oslo) skaper en uholdbar situasjon for KS og for skriving av rapporten om sosialtjenesten. KS foreslår at enten må SSB levere tall for Oslo senest 15.7., ellers så må Oslo utgå fra sosialrapporten. Konklusjon: Tas opp som eventuelt på SG-møtet (Greetje) Oppfølging: Greetje - Orientering om møte i samordningsrådet fredag 11.september 2015. På dagsorden står blant annet sak om manglende sammenheng mellom KOSTRA og næringskoder/aa, altså datakvalitet personell (Elin)
Utdyping av sak 10: SG-møtet med interne planleggingskommentarer og klokkeslett Tid: Sted: 24.september kl 10.30 25.september kl 12.30 (lunsj) Møte og overnatting på Clarion Hotel Admiral i Bergen sentrum. Program og saksliste ASSS styringsgruppemøte 201 Torsdag 24.september 2015 Møteleder: Tor Sommerseth 10.30 Velkommen og presentasjoner v/møteleder og Bergen(?) 10.45 Sak 1: ASSS-rapport 2015 1045-1230 Presentasjon av rapporten v/trond Hjelmervik Hansen, seniorrådgiver KS Tid til spørsmål 12.30-13.30 Lunsj Ca 14.30 Ca 16.00 Senest 18.00 1330-1400 Dialog om tjenesterapportene, informasjon om andre punkter (?) 1400-1415 Godkjenning av rapportene 10 min Teknisk pause, buffer, omrigg Orientering - Presentasjon av FoU-rapport om PLO 1425-1510 Presentasjon av rapporten v/hege Gabrielsen PwC og Kristin Skjelbred, Kristiansand kommune 1510-1530 Spørsmål og dialog 10 min Teknisk pause, buffer, omrigg Orientering - Statlig finansiering av omsorgstjenester 1540-1600 Notatet fra Trond/KS deles ut Presentasjon av forsøket kort orientering v/?? Ettermiddagskaffe 1620-1635 Sak 2: Forlengelse av ASSS-avtalen Forslag fra PK: Avtalen forlenges med ett år, slik at ny avtale inngås med varighet fra høsten 2016 1635-1650 Sak 3: Valg av ny lederkommune av ASSS 1650-1740 Kommuneøkonomien fremover faglig innlegg v/rune Bye, fagsjef Kommuneøkonomi Slutt faglig program 19.30 Vi går til middag (ta med sko/jakke for spasertur på Bergens brosten) Fredag 25.september 2015 Møteleder: Ny leder av SG 09.00 God morgen - møtestart 09.00-0930 Sak 4: Årsmelding september 2014- september 2015 Terje og Greetje gjennomgår og presenterer
Ca 10.00 Ca 11.00 Oppdatert årsmelding sendes sammen med innkalling til møtet. Ha noen papirkopier tilgjengelig 0930-1000 Sak 5: Arbeidsoppdrag neste periode Terje orienterer SG vedtar oppdrag for neste periode Pause 1015-1045 Sak 6: Nettverksstruktur og finansering Kort orientering v/greetje Notat fra Greetje sendes sammen med innkalling, og kopieres til møtet (!) 1045-1055 Teknisk pause, buffer, omrigg 1055-1115 Sandnes Orientering - God praksis 1115-1135 Trondheim 1135-1155 KS 1155-1215 Kommentarer og spørsmål underveis (20 min til sammen for alle tre) 1215 Eventuelt og avslutning av møtet Eventuelt Neste SG-møte Oslo 12.30 Lunsj og hjemreise