POSTPENSJONISTENE PÅ SUNNMØRE STYREINTERNT REFERAT FRA STYREMØTE Dato: 12.02.2019, kl. 11:00 Sted: Postterminalen, Digerneset Til stede: Ingunn Svenvik nestleder, fungerende Arnt Halsen kasserer Karl Gudmund Helland sekretær Knut Søvik 1 varamedlem Jennfrid Steinset 2 varamedlem Forfall: Geir Gjelsten leder Ingrid Vadset styremedlem SAK-LISTE: 011/2019 Referat fra forrige styremøte, skriv, og aktuelle saker. 012/2019 Økonomisk oversikt. 013/2019 30-års-jubileet. Lokale, mat og transport. 014/2019 Årsmøtepapirer. Styrevedta budsjett. Oppnevne medlem i valgkomiteen 015/2019 Informasjonspakke fra Postpensjonistene. Andre gangs gjennomgang. 016/2019 Program for neste medlemsmøte som er årsmøtet. 017/2019 Web-sida. Oppfølging. 018/2019 Eventuelt. Etter ønske fra nestleder Ingunn Svenvik, ledet sekretæren Karl Gudmund Helland dette styremøtet. 011/2019 Referat fra forrige styremøte, skriv, og aktuelle saker. Referat fra forrige styremøte er tidligere utsendt til styret, og opprettet med de innkomne merknader. Etter det styret kjenner til, er leiekontrakten med Sportsklubben Herd fortsatt formelt sett ikke underskrevet, men Marianne Åmbakk fra Herd har muntlig sagt til oss at alt er i orden for 2019. Vi forutsetter at leiekontrakten blir ordnet så snart Geir er tilbake. Tatt til etterretning. Ut over referatet fra forrige styremøte, var der ikke kommet noen andre referatsaker.
012/2019 Økonomisk oversikt. Arnt hadde på forhånd sendt ut en epost med regnskapet pr 31.12.2018. Etter dette er det lite som har skjedd regnskapsmessig. Regnskapet for 2018 er fortsatt ikke ferdig revidert, men vil bli ferdig revidert i god tid før invitasjonen til årsmøtet skal sendes ut 25.02.2019. Arnt sa at foreningens økonomi er fortsatt god. Alle regninger er betalte pr dags dato. Arnt har nå sendt ut fakturaene for medlemskontingenten, og noen få har allerede betalt, men betalingsfristen er ikke ute enda. Økonomisk oversikt tatt til etterretning. 013/2019 30-års-jubileet. Lokale, mat og transport. Styret vedtok i styresak 055/2018 at 30-års-jubileet skal foregå i forbindelse med en båttur til Hjørundfjorden. Etter den uforbindtlige påmeldingen vi har sendt ut via epost, artikkelen som er lagt ut på nettsida, og påmeldingslista vil sirkulerte på siste medlemsmøte, så har hele 41 personer vist interesse for å være med på denne jubileumsturen. Arnt har en god kontakt med Turistkontoret, men i og med at vi okuperer båtplasser på to båtturer, må dette og prisen avtales med selskapet VisitFlåm. Vedkommende på Turistkontoret har vært, og vil fortsatt være i dialog med båtselskapet for å få dette snarlig avklart. Båten har en passasjerkapasitet på ca 100 personer. Arnt følger opp denne saken. Styret drøfta hva slags mat vi skal bestille på Christian Gaard på Trandal. Styrets konklusjon er at vi bestiller en hjortegryte med hjortekjøtt fra Trandal. I tillegg bestiller vi en dessert med tilhørende kaffi. Arnt følger opp denne saken. Vi opplyser hva maten består av i turinvitasjonen, slik at alle er kjent med det på forhånd. KG ordner dette. Når det gjelder turkostnadene, så sponser vi alle medlemmer med samme sum uansett om de følge båten fra og til Ålesund, eller om de blir hentet og tilbakebragt med lokalbåt fra Sæbø. De som kommer fra Sæbø betaler for maten og turen tur/retur Sæbø, mens de som kommer
fra Ålesund betaler for maten og tur/retur Ålesund. Ikke-medlemmer må betale full kostpris uansett om de er med fra Ålesund eller Sæbø. 014/2019 Årsmøtepapirer. Styrevedta budsjettet. Oppnevne medlem i valgkomiteen. Se styresak 012/2019 i dette referatet. Arnt sørger for at regnskapet for 2018 blir ferdig revidert snarest, og seinest innen invitasjonen til årsmøtet skal sendes ut 25.02.2019. Arnt hadde laget et forslag til budsjett for 2019, der det også var innarbeidet inntekter og utgifter til 30-års-jubileumsturen. Dette var på forhånd utsendt til styret. Sponsingen av jubileumsturen var her satt til kr 200 pr medlem basert på 40 medlemmer, men styret vedtok å øke dette til kr 300 pr medlem basert på 50 medlemmer. I forbindelse med budsjettdrøftingene ble det noe diskusjon om poster vedrørende egenandeler. Dette fordi det har forbindelse med vår søknad om momskompensasjon. Arnt sjekker opp dette med forbundets kasserer. Dersom vi må ha det som nå, er dette ok, men om det er greit for forbundet, kan postene 6871 Egenandel julemøte og post 6876 Egenandel tur-arrangement, slettes. Arnt sjekker dette med de nevnte utgiftspostene, og retter ellers opp budsjettforslaget etter styrets vedtak her. I forbindelse med budsjettdrøftingene og konto 3900 momskompensasjon, kom det fram at foreningen nå må søke om medlemsskap i det såkallte «Frivillighetsregisteret» i Brønnøysundregistrene. Dette for å kunne søke om momskompensasjon. Dessuten må vi heretter også melde inn eventuelle endringer i styresammensetningen etter hvert årsmøte, til det såkallte «Enhetsregisteret» i Brønnøysundregistrene. Arnt ordner med dette overfor Brønnøysundregistrene.
Valgkomiteen har sendt styret sine forslag til valg av tillitsvalgte på kommende årsmøte. Her fremgår det at de ikke har funnet noen kandidat til vervet som nestleder, men de har fått villige kandidater til de andre vervene som skal velges. Valgkomiteen har opplyst at Lars Ringseth i utgangspunktet hadde sagt seg villig til å tiltre som ny nestleder, men at han av helsemessige årsaker måtte takke «nei». Valgkomiteen har foreslått at styret derfor utvides med ett nytt styremedlem, til 6 personer. Styret tar valgkomiteens valgforslag til etterretning, og vil på årsmøtet støtte valgkomiteens forslag til utvidelse av antall medlemmer i styret, til 6 personer. Styret vil da på årsmøtet be om fullmakt til å konstituere seg seg internt i styret. Styret vil også be årsmøtet om fullmakt til å få rokkere mellom styremedlemmer og varamedlemmerer, om Lars sin helsesituasjon skulle bedre seg seinere. Styret vil også be om fullmakt til å velge utsendinger til andre lag og fora. Styret skal selv foreslå kandidater til valgkomite. Petter Olsen ble i 2018 valgt som medlem i valgkomiteen for 2 år. Han er derfor ikke på valg i år. Flere aktuelle kandidater ble drøftet, og Ingunn fikk i oppdrag å kontakte disse i vedtatt rekkefølge. NB! Det er nå etter styremøtet blitt klart at Bjørn Vadset har sagt seg villig til å tiltre som ny leder for valgkomiteen, og vil bli foreslått til dette vervet på kommende årsmøte. I invitasjonen til årsmøtet tas med punktene «Mat og kaffi.loddsalg», «Trekking av gevinster» og «Spørrekonkurranse/Quiz», men ikke «Orientering om nye ting som er innlagt på nettsida vår». 015/2019 Informasjonspakke fra Postpensjonistene. Andre gangs gjennomgang. Styret har i styresak 058/2018 vedtatt at for å sikre at handlingsplanen blir en viktig del av verktøyet vårt i lokallaget vårt, skal det være fast tema på alle styremøter.
Styret gikk gjennom punktet om «Sosiale, kulturelle og helseforebyggende aktiviteter». Der vi skal legge opp til sosiale aktiviteter i tillegg til medlemsmøtene, og også legge til rette for fysiske aktiviteter. Det kan også være aktuelt med enkel trim på medlemsmøtene. Turer bør søkes gjennomført på mange geografiske steder, som dekker mye av foreningens medlemsområde. Her er det viktig å få med seg medlemmer som bor i nærheten av der turene skal gå. Vi bør starte i det små med kanskje bare en tur i år, men prøve å øke dette om tiltaket blir populært. Under disse drøftingene kom det fram flere forslag til både sosiale ting og geografiske turer. Her mener styret at det er de sosiale i disse aktivitetene som er det viktige. Ingunn får ansvaret for å legge opp til slike sosial- og fysiske aktiviteter. Styret gikk så videre gjennom punktet om «Informasjon og samarbeid». Her er det bl.a. sagt at avdelingene bør utgi et informasjonsblad. Vår avdeling har diskutert om vi skulle lage et informasjonsblad for mange år siden. Vi fant dengang ut at dette ikke var formålstjenelig hos oss. Vi mener fortsatt at dette punktet ikke er aktuelt for vår avdeling. Hjemmesiden skal utvikles til å bli en fullverdi informasjonskanal for avdelingen, og tilsvarende med epost-systemet. Her er vi godt i gang, og videreutvikler nettsida stadig vekk, slik vi mener den vil bli best mulig for medlemmene våre. Epostsystemet virker meget godt, og det er i dag bare ca 15% av medlemmene som enten ikke har eller ikke bruker epost. Dette er styret fornøyd med. Styret gikk så videre gjennom punktet om «Helse og omsorg». Her blir det sagt at avdelingene skal engasjere seg i kommunale- og fylkeskommunale eldreråd. Dette er en sak som styret har drøftet minst en gang tidligere. Styret mener fortsatt at vår organisering sett mot lokallag i Pensjonistforbundet, tilsier at vi som avdeling ikke bør engasjere oss spesielt for å få noen av våre medlemmer til å stille som kandidater til eldrerådene. Vi vil selvsagt ikke motsette oss dette dersom det skulle være noen medlemmer som likevel kan tenke seg å stille som kandidater til eldreråd.
Endelig vedtak gjøres først etter at Geir har fått sjekket med avdeling Sogn og Fjordane hvordan de eventuelt har løst dette. Styret har pr nå drøftet t.o.m. side 13 i «Informasjons-pakken», og vil drøfte etterfølgende punkter på seinere styremøter. 016/2019 Program for neste medlemsmøte som er årsmøtet. Neste medlemsmøte er årsmøtet, og der viser vi til styresak 014/2019 tidligere i dette referatet. Etter årsmøtet har vi som vanlig mat og kaffi med loddsal og trekning. Vi skal også ha en enkel quiz, men ingen gjennomgang av nettsida. KG lager til spørsmål til vår faste quiz-konkurranse. KG lager til møteinvitasjon etter standard oppsett med det vedtak som er gjort i styresakene 014/2019 og 016/2019. Invitasjonen sendes ut på vanlig måte samt legges inn på nettsida den 25.02.2019. 016/2019 Web-sida. Oppfølging. Styret drøftet om ting skal slettes, endres eller legges til på avdelingens nettside. «Invitasjon til medlemsmøte» tas vekk, og erstattes med invitasjon til årsmøtet. «Litt fra siste medlemsmøte» erstattes med litt fra aller siste medlemsmøte, og plasserer noe høyere på sida.
«Et nytt tilbud fra Posten» tas vekk. Bildet til artikkelen «Vitser» erstattes med et bedre bilde. Vi legger også ut en liten artikkel om medlemskontingenten generelt. Vi legger ut en liten artikkel om medlemskontingenten til Postens Pensjonistforbund for æresmedlemmene. «Avtale om kjøp av briller med Specsavers» tas vekk fra hovedsida. Det ligger under fana «Dokumenter og «Medlemsfordeler». Der er konstatert at en av årets nye medlemmer mangler i oversikten over jubilanter. KG retter opp lista snarest. 017/2019 Eventuelt. KG orienterte om at Landsstyret i forbundet nå har vedtatt å innføre et nettbasert arkivsystem. KG skal fungere som leder for en brukerstøttegruppe som skal fungere både for epost-systemet, medlems-systemet, nettsida og arkivsystemet. Møtet var slutt ca kl 14.00. Neste styremøte: Møtested: Tirsdag 12.03.2019, men dette kan bli avlyst om der ikke er saker som skal drøftes. I dette tilfelle blir neste styremøte tirsdag 26.03.2019. Møterommet, 2dre etasje, Postterminalen Digerneset.