Seksjon for økonomi Rundskriv 12-2019 Vår referanse: 2019/00239-12 Saksbehandler: Tore Dahl Knudsen Dato: 11. februar 2019 Gyldig til: Budsjett 2019 Kommunale barnehager, tildeling, justering, rapportering og regler for avregning 2019 Budsjettet bygger på tildelingsmodell for kommunale barnehager og er tildelt på grunnlag av årsmelding per 15.12.2018. 1. Overordnede prinsipper 1.1 Rammebudsjettering Den enkelte barnehage er for 2019 tildelt en totalramme på tjenestene 20120 og 22110. Tildelingen er spesifisert på matpenger, foreldrebetaling, omfordelingsmidler, ekstern husleie, energi og linjeleie. Videre detaljering Barnehagen foretar selv den videre detaljering av totalrammen. Økonomirådgiver bistår enhetsleder med å detaljere budsjettet på de ulike artene (lønn, andre driftsutgifter, osv.). 1.2 Særskilt om tildeling til ny pedagog- og bemanningsnorm Pedagognormen setter en øvre grense på 7 små eller 14 store barn per pedagog. Bemanningsnormen setter en øvre grense på 3 små eller 6 store barn per voksen. Selv om Stortinget ved behandlingen av normene ga ett års utsettelse på innfrielse av bemanningsnormen, dvs. frem til 1. august 2019, ble det politisk vedtatt i Bergen at alle barnehager skulle innfri begge normene allerede i 2018. Arbeidet med implementering av normene viste at de kommunale barnehagene, av ulike årsaker, hadde litt ulike forutsetninger for å innfri normkravene. For å bidra til å oppfylle det politiske vedtaket om at begge normene skulle innfris i 2018, ble avsatte midler i budsjettet for 2018 gitt som særskilte tildelinger kun til de barnehagene som, uavhengig av årsak, hadde behov for å bemanne opp for å innfri pedagog- og bemanningsnormen. Siden særtildelingen av midler kunne fremstå som en urimelig forskjellsbehandling av barnehagene, ble det samtidig kommunisert at dette skulle være en engangsløsning. I tildelingen for inneværende år har en med utgangspunkt i barnetallene i Årsmelding 2018 beregnet hvor store personalressurser som kreves i hver enkelt barnehage for å innfri både pedagog- og bemanningsnorm, og lagt disse midlene inn i tildelingssatsene. Alle kommunale barnehager skal derigjennom ha fått samme utgangspunkt for å innfri de lovfestede normene i 2019.
2. Tildelingsmodellen For de kommunale barnehagene er det noen endringer i tildelingsmodellen. Som tidligere tildeles et budsjett til opphold og areal. Tildelingen bygger på fjorårets sats korrigert med endring i pensjon og årsvirkningen av fjorårets lønnsoppgjør. I tillegg er kostnader i forbindelse med pedagog- og bemanningsnormen lagt inn i satsen, jfr. pkt. 1.2 over. Utgiftsutjevning lønn Utgiftsutjevning av lønn gjøres ved at det beregnes gjennomsnittslønn for hver enkelt barnehage basert på faste lønnsutgiftene på tjenesten 20120 i lønnssystemet januar 2019. For alle de kommunale barnehagene beregnes det samlet en gjennomsnittslønn som gis indeks 1 (100 %). Gjennomsnittslønnen for hver enkelt barnehage måles så opp mot gjennomsnittet for alle de kommunale barnehagene, og tilordnes en indeks som reflekterer om den enkelte barnehage har gjennomsnittslønn over eller under det kommunale gjennomsnittet. En barnehage med indeks 1,02 har en gjennomsnittslønn som er 102 % av det kommunale gjennomsnittet (dvs. høyere), mens en barnehage med indeks 0,98 har en gjennomsnittslønn som utgjør 98 % (dvs. lavere) av snittet. 90 % av tildelingen til opphold og areal antas å utgjøre lønn, og det er denne delen som er korrigert med lønnsindeksen. Utgiftsutjevning av lønn vil gi størst rammeøkning for barnehager med høyt utdanningsnivå og/eller lang ansiennitet i personalet, og størst rammereduksjon for barnehager med lavt utdanningsnivå og/eller kort ansiennitet i personalet. 2.1. Pensjonssats BKP for 2018 Pensjonssatsen i Bergen kommunale pensjonskasse for 2018 er 16,82 %. Tildelingssatsene for 2019 tar hensyn til endringen i pensjonsutgifter. 2.2. Særskilt om forutsetninger i budsjettet for 2019 Forholdstallet mellom stort og lite barn, fastsatt av Kunnskapsdepartementet til 1,8 i 2011, videreføres i 2019. Fra 2017 ble det innført fast telletidspunkt 1. september. Budsjettrammene blir justert med virkning fra samme tidspunkt. Ved store endringer i løpet av året vil den reelle barnegruppen legges til grunn for tilskuddsberegningen. Se punkt 2.4 om endringer i barnetallet i løpet av året. Satsene per heldagsplass i 2019 inkluderer overheng og glidning fra 2018. Lønnsoppgjøret for 2019 vil bli lagt inn i budsjettet til barnehagene når oppgjøret er klart. De siste årene har Bergen kommunes betydelige satsing på digitalisering gitt nye og bedre IT-verktøy og lagt til rette for små tidsbesparelser i hverdagen for kommunens ansatte. Videre gis stadig mer informasjon digitalt, herunder gjennom bruk av SvarUt. Som en del av prosjektet Smart oppvekst har Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett i 2018 startet
utrullingen av den nye sak- arkivløsningen BK360 til alle enheter innenfor barnehage, skole og pedagogisk psykologiske sentre (PPS). Utrullingen fullføres i 2019. Den nye løsningen gjør alle enheter digitale med hensyn til saksbehandling, deling og arkivering/oppbevaring av dokumenter. Med innføringen av nye digitale løsninger ligger det også en klar forventning om at utgiftene knyttet til porto, trykking og kopiering skal kunne reduseres fremover. Bystyret har derfor vedtatt et effektiviseringskrav for alle kommunale enheter knyttet til slik utgifter. For de kommunale barnehagene utgjør kravet 210 000 kroner. I tildelingen for 2019 er effektiviseringskravet er håndtert gjennom å redusere den priskompensasjonen som deles ut i 2019 fra 1,5 % til 1,2 %. Kostnader til mat i barnehagen er inkludert i satsen for opphold. Satsen for matpenger er økt fra kr 250 til kr 255 per måned. Foreldrebetalingen fra 1.1.19 er satt til kr 2990 pr måned. Fra 1.8.19 øker foreldrebetalingen til 3040 kr pr måned. Omfordelingsmidler tildeles som en del av vedtatt budsjett etter spesifikke kriterier som nevnt i punkt 2.3 under. Fra 2018 ble utgifter til energi overført til EBE. Barnehagene i kommunale bygg vil derfor ikke få budsjett på denne arten. Barnehager i private bygg vil få justert budsjett ift regnskapsførte strømutgifter i 2018. Det tildelte budsjettet i rammen kan ikke endres av den enkelte barnehage. Barnehagene får tildelt budsjett til ekstern husleie. Eksternleien er i hovedsak budsjettert på grunnlag av regnskapsført beløp i 2018. Det tildelte budsjettet i rammen kan ikke endres av den enkelte barnehage. Fra 2018 ble linjeleie (kostnader knyttet til datasamband) ført på den enkelte barnehage. Den enkelte barnehage er tildelt et eget budsjett til denne kostnaden. Tildelingen er basert på oversikt fra Fagavdelingen. 2.3. Omfordelingsmidler 2018 - tildeling utenfor modellen Enkelte barnehager påvirkes av "forhold utenfor styrers kontroll" som, sammenlignet med de øvrige barnehagene, representerer en driftsulempe for den aktuelle barnehagen. Det har derfor blitt etablert en egen ordning med omfordeling av ressurser utenom den ordinære tildelingsmodellen. Identifisering av aktuelle barnehager og fastsetting av beløp er foretatt ift. de vedtatte kriteriene. Det innebærer at det i 2019 vil være begrenset mulighet til å søke om tildeling fra omfordelingsmidlene. Kriteriene inkludert kompensasjonsbeløp er som følger: i) Byggets beskaffenhet - beløp fastsettes individuelt for hver barnehage. ii) Barnehagens størrelse - barnehager med kun 1 eller 2 avdelinger mottar 110 000 kr, 3-avdelingsbarnehager uten ledig areal mottar 66 000 kr.
iii) Barnehager i flere bygg - tildeles 33 000 kr per barnehage (ikke per bygg) iv) Familiebarnehager - kompensasjon tildeles med utgangspunkt i foregående års tildeling og regnskap. Ved vesentlige endringer i forutsetningene, kan etterjustering vurderes. Omfordelingsmidlene tildeles som en del av vedtatt budsjett. Merk at midler i forhold til byggets beskaffenhet vil bli tildelt senere etter en grundigere vurdering av behovet i den enkelte barnehage. Spesifikasjon av tildelt beløp fremkommer på tildelingsskjemaet. 2.4 Endringer i barnetall i løpet av året I 2019 vil det være telling av barn i barnehagen 1. september. Budsjettrammene blir justert med virkning fra sammen tidspunkt. Ved store aktivitetsendringer vil en vurdere å justere barnehagens budsjett. Kommunen kan ikke fastsette en fast grense for hva som er store aktivitetsendringer, da dette er en konkret vurdering som skal gjøres på bakgrunn av den enkelte endring. I den konkrete vurderingen om det foreligger en stor aktivitetsendring vil det bli tatt utgangspunkt i endring i antall barn ift barnehagens størrelse. Rapportering av store aktivitetsendringer skal skje til økonomiseksjonen med kopi til Fagavdelingen ved seksjon barnehage. Spørsmål og avklaringer rundt store aktivitetsendringer gjøres til økonomiseksjonen. 3. Bruk av arts- og tjenestekontoplan Det er viktig at gjeldende arts- og tjenestekontoplan følges, jfr. Økonominett. Ta kontakt med økonomirådgiver eller økonomiseksjonen dersom det er tvil om hva som er den gjeldende kontoplanen. Gjennom KOSTRA, kommune- og statsrapportering, måles og sammenlignes Bergen kommune med de øvrige kommunene i landet. Vær derfor nøye med å kontere utgifter på riktig art og tjeneste. Vi minner om at tjeneste 22110 Førskolearealer omfatter alt som har med bygget å gjøre: renhold, energi, kommunale avgifter, husleie. Da noen justeringer/korrigeringer vil bli foretatt med utgangspunkt i regnskapsførte beløp, forutsettes det at resultatenhetene har bokført utgiftene på riktig art og tjeneste. Ved avregningen for 2018 er det i utgangspunktet resultatenhetenes regnskaper ved årsskiftet for tjenestene 20120 og 22110 som vil bli lagt til grunn for de endelige korrigeringer, uavhengig av om regnskapene skulle inneholde feilføringer.
4. Nærmere om budsjettfordelingen 4.1. Tjeneste 20120 Barnehage I henhold til Forskrift om tildeling av tilskudd til private barnehager er tilskuddet til en privat barnehage begrenset oppad til det antall barn det er plass til innenfor barnehagens godkjenning. Det samme prinsipp legges til grunn også for kommunale barnehager. Barnehagene skal budsjettere med de oppgitte beløp for matpenger (egenandeler) og foreldrebetaling. Eventuelle endringer i egenandeler og foreldrebetaling på grunn av store aktivitetsendringer, vil bli reflektert i en ny budsjettildeling. 4.2. Tjeneste 22110 Førskolearealer Barnehager i private bygg får tildelt budsjett til ekstern husleie og strøm. Det tildelte budsjettet kan ikke endres av den enkelte barnehage. Eksternleien og strøm er i hovedsak budsjettert på grunnlag av regnskapsført beløp i 2018. Ved årsslutt vil hver enkelt barnehage bli budsjettjustert for å bringe budsjettet i samsvar med regnskapsførte utgifter. Barnehagene skal derfor ikke melde avvik på husleie og strøm gjennom året. 4.3 Tjeneste 21130 Tospråklig assistanse Barnehager som har søkt om og fått tilsagn om midler til tiltak der de minoritetsspråklige barna er i flertall, vil ikke få midler til dette som en del av rammen. Disse midlene vil bli budsjettjustert. Se punkt 7 siste avsnitt vedr. avregning av denne tjenesten. 4.4 Andre tjenester Barnehager som får tildelt midler på andre tjenester enn de som er nevnt over, etter søknad eller ved direkte tildeling, må regnskapsføre utgifter/inntekter til de aktuelle tiltakene på den samme tjenesten som midlene er tildelt på. Det forutsettes at den tildelte rammen overholdes. 5. Justeringer av budsjettet 5.1. Justeringer av budsjett innenfor tildelt nettoramme I henhold til administrativt delegasjonsreglement er resultatenhetsleder gitt anledning til å foreta budsjettjusteringer mellom arter, og budsjettjusteringer mellom tjenester i tilfeller som ikke er av prinsipiell betydning. For barnehagene innebærer dette at de bare kan omfordele budsjettet mellom tjenestene 20120 og 22110. Eventuelle midler tildelt på andre tjenester, kan ikke omfordeles. Økonomirådgiverne vil bistå barnehagene ved arts- og tjenestedetaljering av totalrammen, eller dersom en ønsker å omdisponere mellom arter og tjenester. Det er en forutsetning at enhetens nettoramme ikke påvirkes av justeringene. Budsjettmidler til husleie, strøm og inntektsbudsjett til foreldrebetaling og matpenger, kan ikke omdisponeres, men må legges inn i henhold til tildelt budsjettramme.
5.2. Justeringer som medfører endring av nettorammen Justeringer som medfører endring av budsjettrammen for den enkelte barnehage kan bare gjøres av byrådsavdelingen, enten som følge av administrativt vedtak med hjemmel i administrativt delegasjonsreglement, eller som følge av vedtak fattet av byrådet eller bystyret. Det vil bli gitt melding på e-post om alle budsjettjusteringer, og de vil fremkomme i Agresso i BUE-rapporter. 5.3. Avregning 2018 overføring/trekk til 2019 Avregning 2018 overføring/trekk til 2019 vil bli foretatt med utgangspunkt i avsluttet regnskap i Agresso. Merforbruk (budsjett-trekk) og mindreforbruk (budsjettøkning) vil bli innlest på art 112090 Andre driftsutgifter. Det vil bli gitt melding per e-post når budsjettjustering er gjennomført. Mindreforbruk på tjenesten 21130 vil ikke være med i avregningen. Merk at hvis det er brukt mer på tjenesten 21130 enn tildelte midler så vil dette merforbruket allikevel være med i avregningen. 6. Økonomirapportering Barnehagene sender etter månedsavslutning inn en kvalifisert prognose til Økonomiservice via prognoseverktøyet i Agresso i henhold til gjeldende rapporteringsfrister. Rapporteringskalender for 2019 finnes på Økonominett. 7. Avregning og overføring av mer-/mindreutgifter til 2020 Retningslinjene fra 2018 videreføres i 2019. Dette innebærer: Ubrukte statlige midler mottatt og inntektsført i 2019, til bruk i 2020, skal avsettes til bundne fond. Med utgangspunkt i avsluttet årsregnskap vil barnehagene bli avregnet med inntil 1,5 % av den justerte brutto budsjettrammen for tjenestene 20120 og 22110. For oppveksttunene vil dette være summen av justert barnehage- og skoleramme. Tildelte midler på tjenesten 21130 skal bare brukes til formålet og evt. mindreforbruk vil trekkes tilbake. Derfor vil et mindreforbruk på denne tjenesten ikke være med i avregningen. Et det brukt mer på tjenesten 21130 enn tildelte midler så vil dette merforbruket være med i avregningen. 8. Barnas byrom sikkerhet på kommunens lekeplasser Kompetansesenteret for sikkerhet på kommunens lekeplasser (med organisatorisk tilhørighet under bymiljøetaten) Barnas byrom, kontrollerer, gir råd og veileder skoler og barnehager i spørsmål knyttet til barns sikkerhet på kommunens lekeplasser. Den enkelte barnehage kan benytte disse tjenestene vederlagsfritt da kostnadene er dekket sentralt.
9. Innførsel av varer fra utlandet Ved bestilling av varer fra utlandet skal Bergen kommunens organisasjonsnummer 964338531 alltid benyttes. På fraktbrev/tollpapirene som følger vareforsendelsen er det oppgitt et løpenummer. Når leverandørfaktura mottas skal denne registreres i Agresso med momskode 0. Bilagsnummeret må påføres fraktbrev/tollpapirene og skannes til postmottak Regnskap konsern. Regnskap konsern sørger deretter for at momsbehandlingen blir korrekt. 10. Anskaffelser av vekter, alarm og sikkerhetstjenester EBE ved byggforvalter har ansvaret for installering av alarmanlegg i barnehagene. Ta kontakt med byggforvalter hvis det er behov for endringer eller fornyelse av det tekniske alarmanlegget. Når det gjelder tjenester tilknyttet alarmanlegget, som utrykning, vektertjenester eller lignende, så må barnehagene bruke innkjøpsordningen. Dynamisk innkjøpsordning (DPS) er en forhåndskvalifisering av leverandører innenfor de ulike områdene. For utlysning ta kontakt med konkurranseservice. På nettsiden til innkjøp ligger det et bestillingsskjema som dere fyller ut. Alle enheter må bruke denne ordningen når ny avtale skal inngås. Når inngåtte avtaler går mot avslutning skal Tore Dahl Knudsen i Seksjon for økonomi kontaktes tore.knudsen@bergen.kommune.no. Christian Hjemmen leder Tore D. Knudsen saksbehandler Dokumentet er godkjent elektronisk.