Byarkivet: Virksomhetsrapport for 2013 Byarkivet er arkivdepot for Tromsø kommunes historiske arkiver. Vi tar imot arkivmateriale som er eldre enn 20 år, men også yngre materiale som har gått ut av aktivt bruk på grunn av omorganisering eller nedleggelser. Alle kommunens enheter har plikt til å avlevere sine eldre arkiver til byarkivet ordnet og listeført, slik at materialet kan gjøres tilgjengelig for publikum. Vi gir også tilbud om ordning og katalogisering av arkiv til de enhetene som ikke klarer jobben selv. Byarkivet hadde to ansatte i 2013 samt ei prosjektstilling i en måned i november. Åpen lesesal Byarkivet har åpen lesesal tirsdager 9-15 der publikum kan komme og bruke materiale under tilsyn. Lesesalen finner man i Lokalhistorisk samling, i overgangen mellom biblioteket og rådhuset. I 2013 har vi hatt 150 besøkende på lesesalen, hvorav 71 bestillinger av arkivmateriale. Formidling Bibliotek og byarkiv deltok i 2013 i et studentprosjekt «Det hybride bibliotek» - et samarbeid mellom bibliotekene, fylkesbiblioteket i Troms og dokumentvitenskap ved Universitetet i Tromsø. I løpet av en praksisperiode i en institusjon skulle studentene kartlegge hvordan digitale medier ble brukt i formidlingssammenheng i bibliotekrommet, og gi forslag til forbedring. Dette skulle resultere i en konkret ide med prosjektbeskrivelse der studenten og institusjonen kunne søke om støtte til å virkeliggjøre ideen. 1
Byarkivet hadde en student i praksis som i dialog med oss utviklet ideen om touchskjerm med smakebiter fra byarkivet og bibliotekets lokalsamling. Denne ideen var så bra at vi ble valgt ut som et av prosjektene som fikk 10.000 kroner i støtte fra Troms fylkeskommune og Nasjonalbiblioteket, se Bibliotekrom i Troms. Vi har ikke publisert nytt materiale på byarkivets hjemmeside i 2013. På grunn av omfattende saksbehandling, særlig når det gjelder oppreisningsordningen for barnehjemsbarn, har vi ikke hatt kapasitet til å tilpasse digitalisert materiale for nett. Forespørsler Byarkivet får forespørsler om lokalhistorie, slekt, eiendoms- og reguleringssaker, skolesaker, personalsaker, billighetserstatningssaker (skole og barnevern) mv. Henvendelsene kommer i hovedsak fra kommunens saksbehandlere, personer som ønsker rettslig dokumentasjon, lokalhistorikere, forskere, studenter, slektsgranskere, journalister og advokater. Det har vært 181 henvendelser til byarkivet i 2013. Publikum tar kontakt på lesesalen, per brev, e-post og telefon. I løpet av året har vi funnet frem 902 2
arkivenheter (bokser og protokoller) og tatt 1249 kopier (papir og digitale filer). 76 av 181 forespørsler har vært fra kommunens saksbehandlere det utgjør 42 % av alle henvendelsene. En av de store utfordringene i 2013 har vært innsynssaker i forbindelse med oppreisningsordningen. Alle barnevernsklienter som i perioden fram til 1993 har vært utsatt for overgrep eller omsorgssvikt mens de var under omsorg av barnevernet, har kunnet søke oppreisning. De eldste sakene har vært fra før 1940. I løpet av dette tidsrommet har lovverket, saksbehandlingsreglene og embetsansvar for de ulike feltene som berører barnevern skiftet flere ganger. Mye av barnevernsarkivet i byarkivet er uordnet, det er store hull/lakuner i arkivmaterialet - særlig på 1970-tallet der vi tror at materialet er kassert. Mangler i arkivene har gjort vårt arbeid utfordrende også når det gjelder å finne alternative informasjonskilder. Vi har hatt 30 forespørsler knyttet til ordningen. I tillegg har vi hatt 15 forespørsler vedrørende barnevernet som kan sees i samband med oppreisningsordningen. Ei halv stilling fra byarkivets ressurser har gått til dette formålet i 2013. Digitalisering Hovedparten av digitaliseringen blir vanligvis utført i planlagte prosjekter av ulik størrelse ofte i formidlingsøyemed. Vi har ikke kunne prioritert digitalisering for formidling i 2013, men har likevel skannet eller avfotografert 91 foto og 1882 sider fra andre dokumenter. Det meste av digitaliseringen er gjort i forbindelse med forespørsler. Sikringsarbeid Det er et omfattende arbeid som ligger bak bevaringen av Tromsø kommunes historie, men det meste av prosessen er usynlig for publikum. Sikringsarbeid omfatter alt fra regelrett arkivberging i fuktige kjellerlokaler til muggsanering, ompakking fra skadelig plast og syreholdig papir til syrefrie omslag og digitalisering for å unngå materiell skade på gammelt materiale. For å sikre at arkivene er trygge i byarkivet, kontrollerer vi arkivmiljøet. Rådhuskvartalet inklusiv byarkivet har sølvkre som fastboende gjester. Sølvkre er insekter som lever på sukker og cellulose, og kan gjøre stor skade på papirarkiv. Byarkivet driver aktiv bekjempelse av insektene i samarbeid med Aktiv Nord skadedyrkontroll, og fører statistikk for å følge med på utviklingen. Per i dag er klimastyringen i arkivet felles med rådhuskvartalet for øvrig. Det er store svingninger i temperatur og luftfuktighet, noe som gir grobunn for mugg og langsiktige skader på papirarkiv og foto. I 2013 tok byarkivet initiativ til få utbedret klimaet i arkivmagasinet. 3
Bestand og bestandsforvaltning Byarkivet hadde pr. 31.desember 2013 en total mengde på 1618 hyllemeter arkiv. 521 hyllemeter arkiv er ordnet og katalogisert, hvor av 469 hyllemeter er grovordnet materiale fra Tromsø, Tromsøysund, Ullsfjord og Hillesøy i tiden før kommunesammenslåingen i 1964. 1097 hyllemeter består av uordnet materiale som i hovedsak er tatt inn i arkivet i forbindelse med innflytting på rådhuset. Det øvrige har kommet som tilvekst etter 2005. I 2013 tok byarkivet imot 39,3 hyllemeter uordnet arkiv. 13 hyllemeter at dette var arkiv etter Nansenveien barnehage som ble avlevert etter avtale om ordningsprosjekt. For midlene vi fikk til ordningen, tilsatte vi en prosjektarbeider som har ordnet og katalogisert arkivet. I tillegg har vi ordnet materiale som allerede befant seg i byarkivet. 42 hyllemeter ble ordnet og katalogisert på oppdrag fra Vann og avløp. Prosjektet ble avsluttet i desember i 2013. Et ordningsprosjekt av 10 4
hyllemeter som utgjør skogmesterens arkiv ble også avsluttet i desember. Totalt har vi ferdigstilt ordningen av 65 hyllemeter arkiv i løpet av 2013. Tromsø kommune har et stort ordnings- og avleveringsetterslep. Byarkivets utfordringer framover er å kartlegge hvor mye arkivmateriale som ligger ute hos enhetene, få dette sikret i byarkivets lokaler og få dette ordnet og katalogisert. Moderne arkiv digitale løsninger Byarkivet veileder de kommunale enhetene i organisering og avlevering av alle typer arkiv på alle typer medium. En stor utfordring er å håndtere elektroniske arkiv både skapt i sak-arkivsystemet og alle fagsystemene. For å kunne avlevere disse til byarkivet, må vi inn å veilede enhetene (sammen med Dokumentsenteret) i anskaffelsesfasen av systemene og i rutinene for bruk av systemene. Byarkivet deltar i prosjektet for e-arkiv på sikker sone der kommunen har kartlagt muligheten for å anskaffe en arkivkjerne til flere fagsystem (der en behandler personsensitiv informasjon). Byarkivet var representert i prosjektgruppa og arbeidsgruppa for å lage kravspesifikasjon for arkivkjerne på sikker sone i 2013. Dette arbeidet fortsetter i 2014. Noen foregangskommuner arbeider gjennom byarkiv og medlemskap i interkommunale arkivinstitusjoner (IKAer) for å finne fellesløsninger for uttrekk, deponering og avlevering av elektroniske arkiv for kommunene. Disse kommunene har gått sammen om opprette kommunearkivinstitusjonenes digitale ressurssenter (KDRS). Alle kommuner har mulighet til å bli medlem og ta del i dette utviklingsarbeidet. Tromsø kommune er ikke medlem, men byarkivet har deltatt på noen foredrag og seminar i regi av KDRS. Bevaring av kommunes elektroniske arkiv er en av de største utfordringene kommunen står overfor. Tromsø kommune har i dag ingen helhetlig strategi for hvordan e-arkiv skal håndteres fra skapelse til deponering og avlevering til byarkivet.. Vi har allerede tapt mye viktig informasjon og dersom vi ikke får på plass gode løsninger i løpet av kort tid, risikerer vi å tape flere tiår med dokumentasjon som er viktig i forhold til innbyggernes røtter og rettigheter. Dette er en utfordring vi deler med mange norske kommuner. Tromsø byarkiv 17.februar 2014 5