Interimsstyret Møte nr. 07 - Protokoll Torsdag 21.03.2019 kl. 1800-2110, Idrettens Hus Vestfold, Sandefjord Interimsstyre: Per-Eivind Johansen, leder Geir Berge Nordtveit, nestleder Bjørn Walle, styremedlem Dag Nielsen, styremedlem Trude Tansø, styremedlem Veslemøy Wåle, styremedlem Vestfold IK Telemark IK Vestfold IK Telemark IK Vestfold IK Telemark IK Adm.: Sondre Fjelldalen, Prosjektleder og Org.sjef Telemark IK Lisbeth Danielsen, Konstituert Org.sjef Vestfold IK Forfall: Øyvind Gonsholt, ansattes representant Telemark IK Camilla Nilsen, ansattes representant Vestfold IK Invitert: Trond Inge Haugen, konst. leder sammensatt valgkomité VTIK (sak nr. 56-57 og 66) Sakliste Sak 56/2018-19: Godkjennelse av protokoll fra møte nr. 06 05.01.2019 Sak 57/2018-19: Informasjon fra fellesnemda/regionale fylkesutvalgene Sak 58/2018-19: Vestfold og Telemark idrettskrets styre - endringsforslag Sak 59/2018-19: Organisasjonsnummer og adresse for Vestfold og Telemark idrettskrets Sak 60/2018-19: Administrativ samlokalisering av Vestfold og Telemark idrettskrets Sak 61/2018-19: Fremtidige lokalisering av Idrettens Hus Vestfold og Telemark Sak 62/2018-19: Tingsammensetning - Konstituerende ting 23.11.2019 Sak 63/2018-19: Sted for avholdelse av ekstraordinære- og konstituerende ting 23.11.2019 Sak 64/2018-19: Olympiatoppen Sørøst Sak 65/2018-19: Videreføring/utvidelse av tiltak og prosjekter som VIK og/eller TIK driver Sak 66/2018-19: Informasjon fra VTIK valgkomité Sak 67/2018-19: Orientering-/diskusjonssaker Sak 68/2018-19: Eventuelt Side 1 av 12
Sak 56/2018-19: Godkjennelse av protokoll fra møte nr. 06 05.01.2019 Protokoll fra Interimsstyremøte 06-05.01.2019 sendt ut med merknadsfrist. Ingen innkomne merknader. Protokoll fra interimsstyremøte 06-05.01.2019 godkjennes Protokoll fra interimsstyremøte 06-05.01.2019 godkjennes Sak 57/2018-19: Informasjon fra møter i fellesnemda/regionale fylkesutvalgene Fylkeskommunenes felles nettside med møteplan og tilgjengelige saksdokumenter https://vtfylke.no/moter/ Fellesnemda har avholdt to møter i perioden siden sist interimsstyremøte 05.01.2019; 29.januar og 26.februar. Neste møte avholdes 26.mars Temakomité kultur, idrett og folkehelse har inntil videre lagt sin møtevirksomhet og aktivitet på vent Nytt fra Fellesnemnda og fylkeskommunen; - Kulturdirektør er ansatt - Teamleder for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet skal utlyses Aktuelle saker i neste møte i fellesnemda 26.mars 2019 med innstilling fra prosjektleder; - Prolongering av partnerskapsavtaler - Videreføring av rammebetingelser til fylkesdekkende organisasjoner - Videreføring av tilskuddsordninger (med hensiktsmessige tilpasninger) Tatt til orientering. Tatt til orientering. Side 2 av 12
Sak 58/2018-19: Vestfold og Telemark idrettskrets styre - endringsforslag Interimsstyret fattet følgende innstilling til vedtak når det gjelder styresammensetting for Vestfold og Telemark idrettskrets i møte 5. januar 2019; «Utvidelse med to (2) styremedlemmer, jf. dagens styresammensetting i Vestfold idrettskrets og Telemark idrettskrets, for Vestfold og Telemark idrettskrets; - Leder og nestleder - 5 styremedlemmer - 2 varamedlemmer (som velges som 1. og 2.varamedlem) Utover at sammensettingen skal følge bestemmelsene om kjønnsfordeling jf. Lovnorm for idrettskretser 4 pkt.1, foreslår interimsstyret at minst to medlemmer i styret skal være 26 år eller yngre på valgtidspunktet. Videre bør sammensetningen ivareta en geografisk representasjon på en fordeling av styresammensettingen med 5 + 4 fra de nåværende idrettskretsene (vekting mellom Vestfold og Telemark ikke førende)» Telemark idrettskrets hadde saken oppe til behandling på sitt styremøte 15. januar 2019, hvor følgende vedtak ble fattet; «Telemark idrettskrets styre støtter interimsstyrets vedtak, med en presisering om at forslaget til innstilling om at minst to medlemmer i styret skal være 26 år eller yngre på valgtidspunkt, gjelder styret som helhet inkludert varamedlemmene.» Telemark idrettskrets styre ber interimsstyret vurdere og fatte en endelig beslutning på om antall styremedlemmer under 26 år skal gjelde styret som helhet inkludert varamedlemmer. Ingen Interimsstyrets vedtak av 05.01.2019 om at minst to medlemmer i styret skal være 26 år eller yngre på valgtidspunktet, presiseres med at minimum én av disse skal velges som fast blant de ordinære styremedlemmene, samt fast møterett gjelder for alle varamedlemmer til styremøter. Side 3 av 12
Sak 59/2018-19: Organisasjonsnummer og adresse for Vestfold og Telemark idrettskrets Organisasjonsnummer og adresse for Vestfold og Telemark idrettskrets må besluttes. Praksis i idretten er at det ved sammenslutning er eldste organisasjon/stiftelsesdato som skal gjelde for valg av organisasjonsnummer i nytt organisasjonsledd. I dette tilfelle er offisielle registrerte stiftelsesdatoer den samme. Videre er sammenlignbar praksis, mellom to parter i en sammenslutning hvor virksomheten drives med utgangspunkt fra to lokasjoner, at adressen til nytt organisasjonsledd «tilfaller» den lokasjon som ikke får organisasjonsnummeret. Ingen Fra sammenslutningstidspunkt 01.01.2020 videreføres per i dag Vestfold idrettskrets sitt organisasjonsnummer og Telemark idrettskrets sin adresse for nye Vestfold og Telemark idrettskrets. Side 4 av 12
Sak 60/2018-19: Administrativ samlokalisering av Vestfold og Telemark idrettskrets Oppstartmøte 04.01.2018 for regionaliseringen gjorde følgende vedtak i sak nr. 6; «Kriterier som skal med i vurderingen når administrativ lokalisering skal fastsettes: økonomi, fasiliteter, utviklingsmuligheter, omgivelser, faglige omgivelser, kommunikasjon, infrastruktur, tilgjengelighet» Videre fattet interimsstyret 05.04.2018 følgende vedtak i møte nr. 02 sak 15/2018; «Vestfold og Telemark idrettskrets opprettholder to administrasjonssteder. Om ordningen skal videreføres eller om det skal fastsettes ett felles administrasjonssted skal evalueres innen utgangen av juni 2021.» Vedtaket ble fattet med bakgrunn i at Telemark idrettskrets (TIK) har en bindende leieavtale med Grenland Arena A/S som strekker seg til 31.12.2021, knyttet til kontorfasiliteter for Idrettens Hus Telemark. TIK fremleier for øvrig til følgende særidretter; NFF Telemark, Telemark og Vestfold Skikrets, Telemark Bedriftsidrettskrets, Norges Bordtennisforbund og Norges Golfforbund, med de samme betingelsene. Tilbakemeldingen og oppsummeringen av dialogmøtene med særidretter og idrettsråd gjennomført i 2018 vedrørende sammenslåingen av Vestfold idrettskrets og Telemark idrettskrets, peker i retning av at organisasjonen mener en samlokalisering av idrettskretsens administrasjon er mest naturlig og hensiktsmessig - både faglig og økonomisk. Vestfold og Telemark idrettskrets sine fremtidige rammebetingelser er sentrale og må tas med i vurderingen av denne saken. Utviklingen er at disse viser at rammene reelt reduseres fra Norges idrettsforbund sin side, og at idrettskretsen som organisasjonsledd belastes større kostnader knyttet til drift og kjernevirksomheten enn tidligere. Videre vil moderniseringen av norsk idrett og fremtidig rolle, ansvar og oppgaver for idrettskretsen ha betydning. Samtidig er rammene for driftsstøtte fra den fremtidige fylkeskommunale usikker og uavklart. Med dette som bakgrunn er en avklaring på spørsmålet om en fremtidig samlokalisering - eller ikke - av Vestfold og Telemark idrettskrets sin administrasjon, viktig å ta en beslutning på tidligere enn interimsstyrets vedtak av 05.04.2018. En slik avklaring er sentral, både politisk og administrativ, for samtidig å sette i gang prosessen om en mulig etablering og lokalisering av et felles Idrettens Hus Vestfold og Telemark fra samme tidspunkt. Vestfold og Telemark idrettskrets sin administrasjon samlokaliseres fra senest 01.01.2022. Vestfold og Telemark idrettskrets sin administrasjon samlokaliseres. Side 5 av 12
Sak 61/2018-19: Fremtidige lokalisering av Idrettens Hus Vestfold og Telemark Med samme bakgrunn og redegjørelse, samt vedtak som besluttes i sak 60/2018-19, vil prosessen med fremtidig lokalisering av Idrettens Hus Vestfold og Telemark - med utgangspunkt i ett eller to administrasjonssentra - vurderes og kunne besluttes på et tidlig tidspunkt. Dette er nødvendig med tanke på avklaringer og kartlegging av nåværende leietakeres interesser ved Idrettens Hus Vestfold og Idrettens Hus Telemark, opp mot de fremtidige alternativer for lokalisering(er) som kommer ut av prosessen. Forslag til kriterier/føringer og oppstarttidspunkt for prosessen diskuteres. Vestfold og Telemark idrettskrets beslutter valg av fremtidig lokalisering(er) av Idrettens Hus Vestfold og Telemark senest innen 30.06.2020. Det settes i gang et utredningsarbeid som skal avklare kriteriene for valg av fremtidig administrasjonssenter for Vestfold og Telemark idrettskrets. Sak fra administrasjonen legges frem på neste interimsstyremøte. Sak 62/2018-19: Tingsammensetning - Konstituerende ting 23.11.2019 Vestfold idrettskrets og Telemark idrettskrets har jf. idrettskretsenes gjeldende lover per i dag lik og samsvarende tingsammensetning når det gjelder størrelse og mandatfordeling til sine respektive ting. Med stemmerett: Idrettskretsens styre 60 representanter fra idrettsrådene 60 representanter fra særidrettene Uten stemmerett: Lederne i de faglige utvalg/komiteer, eventuelt nestleder eller styremedlem dersom leder er forhindret fra å møte. Kontrollkomiteens medlemmer. Valgkomiteens medlemmer. Revisor. Organisasjonssjefen møter med tale- og forslagsrett. Side 6 av 12
Konstituerende ting for Vestfold og Telemark idrettskrets 23.11.2019 utgjøres ved at tingene til henholdsvis Vestfold idrettskrets og Telemark idrettskrets slås sammen til en tingforsamling. I tillegg inviteres NIF s ledelse, tidligere ledere, organisasjonssjefer og andre gjester. Konstituerende ting for Vestfold og Telemark idrettskrets 23.11.2019 utgjøres ved at tingene til henholdsvis Vestfold idrettskrets og Telemark idrettskrets slås sammen til en tingforsamling. I tillegg inviteres NIF s ledelse, tidligere ledere, organisasjonssjefer og andre gjester. Sak 63/2018-19: Sted for avholdelse av ekstraordinære- og konstituerende ting 23.11.2019 Sted for avholdelse av ekstraordinære- og konstituerende ting lørdag 23.november 2019 må avklares og bestilles. Med erfaringer fra de to siste avholdte tingene i hver idrettskrets, så har disse samlet følgende antall; Vestfold idrettskrets: 2016-44 stemmeberettigede + 21 = 65 2018-29 stemmeberettigede + 13 = 42 Telemark idrettskrets: 2016-40 stemmeberettigede + 27 = 67 2018-43 stemmeberettigede + 19 = 62 Hvis man tar utgangpunkt i dette er det behov for to møtelokaler med kapasitet på ca. 75 plasser til de ekstraordinære tingen, og et møtelokale med kapasitet til ca. 150 for det konstituerende tinget. Møtested bør lokaliseres hensiktsmessig og sentralt med kortest mulig reisevei for flest mulig, og optimalt legges nærmest mulig dagens fylkesgrense. Prosjektleder delegeres ansvaret om å finne egnet sted og lokaler for avholdelse av ekstraordinære- og konstituerende ting. Prosjektleder delegeres ansvaret om å finne egnet sted og lokaler for avholdelse av ekstraordinæreog konstituerende ting. Side 7 av 12
Sak 64/2018-19: Olympiatoppen Sørøst Olympiatoppen (OLT) har formidlet en skisse til fremtidig organisering av rundt Oslofjorden. Olympiatoppens foretrukne løsning er å slå sammen OLT Sørøst og OLT Øst til en regional avdeling («OLT Østlandet»), som skal bygge sterke kompetansemiljøer på møteplasser rundt Oslofjorden, og støtte oppunder særidrettenes arbeid med å utvikle neste generasjon toppidrettsutøvere. Nærheten til Oslo argumenteres med at en ny «stor-region» kan samarbeide om fagressurser med OLT sentralt innenfor noen fagområder. Dette er effektiv bruk av ressurser, styrker samhandlingen sentralt/regionalt og sikrer styrket dialog med særidrettene. Løsningen er diskutert både i ledelsen i OLT og med avdelingslederne i OLT Sørøst og OLT Øst. Modellen er også presentert på ressursgruppemøter i OLT Sørøst og OLT Øst. OLT ser det som viktig at man har et felles bilde av fremtidig løsning og at man er tydelige på å kommunisere dette. Det er viktig for å unngå politiske omkamper, som man har friskt i minne fra etableringen av OLT Sørøst. Det understrekes viktigheten i at idretten må stå samlet bak en foretrukken løsning. Det er nå viktig å gi klare tilbakemeldinger på den skissen og foretrukne løsningen for fremtidig organisering av OLT regional avdeling som omfatter Vestfold og Telemark, og hvilken effekt og betydning dette får rettet inn mot utøvere, trenere og miljøer i vår region. Påstanden er at vår region har et annet utgangspunkt knyttet til prestasjonsmiljøer og prestasjonskultur sammenlignet i den nye «stor-regionen». I denne forbindelse antall etablerte utøvere som konkurrer og presterer internasjonalt, samt målgruppene og bredden av «Unge talenter» (15-19 år) og «Morgendagens utøvere» (19-23 år). Ingen Olympiatoppens skisse og foretrukne løsning for fremtidig organisering av OLT regionale avdeling, som omfatter Vestfold og Telemark og Viken til «OLT Østlandet», blir omfattende og stor. Interimsstyret ser likevel ingen andre muligheter enn å støtte skissen til ny organisering. Interimsstyret for VTIK anbefaler ovenfor VTFK at det ikke utbetales prosjektmidler til OLT Sørøst i 2020 før Olympiatoppen har gjennomført og levert en evaluering av det treårige prosjektet. En forutsetning er at midler tilført for prosjektperioden 2017-2019 tilfredsstiller behovet for drift i 2020, som på forhånd må avklares med OLT Sørøst før en anbefaling til VTFK formidles. Evalueringen av OLT Sørøst må være tydelig på hvordan virksomheten bør videreføres med utgangspunkt i det grunnlaget og behovet som isolert gjelder for neste generasjon toppidrettsutøvere i og fra Vestfold og Telemark. Side 8 av 12
Sak 65/2018-19: Videreføring/utvidelse av tiltak og prosjekter som VIK og/eller TIK driver Vestfold idrettskrets og Telemark idrettskrets driver, arrangerer og forvalter per i dag tiltak og prosjekter, eller er engasjert og representert i samarbeidsorganer, som helt eller delvis ligger utenfor kjerneoppgavene til en idrettskrets. «Større» aktuelle tiltak, prosjekter og arrangementer er; Aktiv365 Vestfold Idrettsgalla Teleidrettens Festaften Grenseløse paraidrettsdager Vestfold Toppidrett «Teletoppen» - Telemark idrettskrets sitt talentprosjekt, ble ved etablering av OLT Sørøst avsluttet og innfaset i den regionale avdelingen, hvor det fra Telemark ble understreket at erfaringene og de tiltak som en lykkes med i prosjektet skulle ivaretas. «Vestfold Toppidrett» har blitt drevet videre som eget tiltak for utøvere i Vestfold parallelt med OLT Sørøst sin drift og aktivitet. Det er klare signaler fra Vestfold idrettskrets og Vestfold fylkeskommune om at aktiviteten i «Vestfold Toppidrett» har stor verdi for målgruppen den omfatter. Det må tas stilling til om disse tiltak, prosjekter og arrangementer skal videreføres og prioriteres ressursmessig i fremtiden. En forutsetning som bør gjelde for alle tiltak og prosjekter helt er delvis er at de er/har: Bærekraftig Merverdi for idretten og økt effekt på medlems- og aktivitetsutvikling i idrettslagene Selvfinansierende (100% eller i stor grad) Prioritert i måldokumenter/handlingsplaner Administrert og gjennomføres av prosjektstillinger/engasjerte Av andre tiltak, prosjekter, engasjementer og representasjoner i samarbeidsorganer, gjøres det en administrativ vurdering på om disse skal prioriteres tid og ressurser på i fremtiden, knyttet til fremtidige rammebetingelser. Interimsstyret er positive til videreføring av aktuelle tiltak, prosjekter og arrangementer ut fra de forutsetninger som er nevnt i saksutredningen, og som i fremtiden favner om hele Vestfold og Telemark idrettskrets. Fremtidige rammebetingelser og graden av andre finansieringskilder er avgjørende for hva som vil prioriteres og gjennomføres. Side 9 av 12
Interimsstyret er positive til videreføring av aktuelle tiltak, prosjekter og arrangementer ut fra de forutsetninger som er nevnt i saksutredningen, og som i fremtiden organiseres som fellestiltak. Fremtidige rammebetingelser og graden av andre finansieringskilder er avgjørende for hva som vil prioriteres og gjennomføres. Vestfold Idrettsgalla og Teleidrettens Festaften organiseres som et felles arrangement fra 2020. Vestfold Toppidrett prioriteres og søkes videreført som Vestfold og Telemark Toppidrett fra 2020. Sak 66/2018-19: Informasjon fra VTIK valgkomité Den sammensatte valgkomiteen for Vestfold og Telemark idrettskrets informerer om status og fremdrift for arbeidet frem til innstillingen av nytt kretsstyre til konstituerende ting 23.11.2019. Valgkomiteen vil samtidig benytte anledningen til å gjennomføre noen individuelle samtaler med aktuelle styremedlemmer har som er tilstede. Konst. leder for valgkomiteen, Trond Inge Haugen, informerte om status og fremdrift for komiteens arbeid. Videre ble det gjennomført individuelle samtaler med alle medlemmer av interimsstyret. Reisekostnader for valgkomiteens medlemmer dekkes av de respektive idrettskretser de representerer. Møtekostnader, som lokale og bevertning, dekkes av den idrettskrets hvor møtet avholdes. Interimsstyret diskuterte betingelser knyttet til honorarer, eller ikke, for fremtidig styre i Vestfold og Telemark idrettskrets. Saken tas opp igjen på et fremtidig interimsstyremøte. Side 10 av 12
Sak 67/2018-19: Orientering-/diskusjonssaker Fremdriftsplan beslutningssaker - informasjon om endringer knyttet til frister for innkalling og forslag til saker til ekstraordinære- og konstituerende idrettskretsting 23.11.2019 Informasjon til idrettens organisasjonsledd og andre - opprettelse av fane på nettsider, nyhetsbrev og sosiale medier - informasjon om status og fremdrift, protokoller og rapporter Kommunikasjon administrativt og politisk - frem snakking av Vestfold og Telemark som en enhet - likt budskap vedrørende lokaliseringsspørsmål Administrativ organisering VTIK - informasjon om prosess knyttet til status og fremdrift for administrativ organisering, roller og ansvar Planarbeid - informasjon om status og fremdrift knyttet til aktuelle plandokumenter - administrasjonen kommer tilbake til de respektive styrene i kretsene vedrørende eventuell bestilling og kostnadsfordeling for «Idrettsindeks for Vestfold og Telemark» fra Telemarkforskning Sak 68/2018-19: Eventuelt Side 11 av 12
Sandefjord, 24.03.2019 Per-Eivind Johansen Leder Geir Berge Nordtveit Nestleder Bjørn Walle Styremedlem Dag Nielsen Styremedlem Trude Tansø Styremedlem Veslemøy Wåle Styremedlem Camilla Nilsen Styremedlem - ansattrepr Øyvind Gonsholt Styremedlem ansattrepr Sondre Fjelldalen Prosjektleder Organisasjonssjef TIK Lisbeth Danielsen Konstituert organisasjonssjef VIK Side 12 av 12