Møteinnkalling. Halden kommune. Formannskapet. Utvalg: Møtested: Formannskapssalen, Halden rådhus. Dato: 25.04.2013 Tidspunkt: 16:00

Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Formannskapet Dato: 25.04.2013 Tidspunkt: 16:00 Formannskapssalen, Halden rådhus Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 69 17 45 00. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Side 1

Saksliste PS 2013/47 PS 2013/48 PS 2013/49 PS 2013/50 PS 2013/51 PS 2013/52 PS 2013/53 PS 2013/54 PS 2013/55 PS 2013/56 Innhold Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkivsaksnr Økonomirapport pr. mars 2013/815 Omstilling 2013 2012/3918 Mølen-havnesaken - tilleggssaksbehandling etter formannskapets vedtak i møte 14.02.13 Det Norske Blåseensemble - videreføring eller oppsigelse av avtale innen 01.06.2013 2008/767 2008/113 Uttreden fra avtale med GG Gruppen AS 2012/5787 Søknad om serverings - og skjenkebevilling Fredriksten Vertshus AS Søknad om skjenkebevilling Divan AS, Fisketorget 3, 1771 Halden 2008/2928 2011/3337 Side nr. Thor Edquist ordfører Side 2

Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Formannskapet Dato: 21.03.2013 Tidspunkt: 16:00 Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Thor Håkon Edquist Leder H Else-Kathrine Hveding Medlem H Jan-Erik Herft Medlem H Vibeke Julsrud Medlem MDG Geir Helge Sandsmark Medlem V Morten Christoffersen Medlem KRF Anne-Kari Holm Medlem SP Per Kristian Dahl Medlem AP Elisabeth Giske Medlem AP John Østensvig Medlem AP Ellen Simensen Medlem AP Svein Olaussen Medlem AP Per-Egil Evensen Medlem FRP Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Lena Beate Karlsen NESTL H Mona Irene Bråthen MEDL AP Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Ronny Nordmark Lena Beate Karlsen H Fridtjof Dahlen Mona Irene Bråthen SV Merknader Side 3

Fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Gudrun H. Rådmann Grindaker Elin Cathrine Enhetsleder økonomi og plan Hagen Underskrift: Vi bekrefter med underskriftene våre at det som er ført i møteboka, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet. Thor Håkon Edquist Utvalgsleder Martin Vik Utvalgssekretær Side 4

Saksliste PS 2013/33 PS 2013/34 PS 2013/35 PS 2013/36 RS 2013/5 RS 2013/6 PS 2013/37 PS 2013/38 PS 2013/39 PS 2013/40 PS 2013/41 PS 2013/42 PS 2013/43 PS 2013/44 PS 2013/45 PS 2013/46 FO 2013/1 Innhold Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Statusrapport prosjekt arbeid og aktivitet - februar 2013 Halden kommune - årsbudsjett 2013 og økonomiplan 2013-2016 Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkivsaksnr 2008/4168 2012/3918 Økonomirapport pr. januar 2013/815 Rokke avfallsanlegg 2011/7766 Vurdering av økonomiske sider ved kjøp av Gnr. 162, Bnr. 1, 2 og 6 - Halden videregående skoles avdeling Risums egnethet som skole for Iddeområdet 2011/2238 Investeringsbudsjettet 2013 - Rebevilgninger 2013/808 Suppleringsvalg til Byjubileumskomitéen 2011/5718 Søknad om serverings - og skjenkebevilling Svinesund Motell og Kro Innhente tilbud på konsulenttjeneste for utarbeidelse av grunnlag for ny havnestrategi Krav om sak på sakskartet - Økonomirapport for februar Krav om sak på sakskartet - Godkjenning av avtale om avslutning av arbeidsforhold Forespørsler Forespørsel fra Svein Olaussen, Ap, vedr. Mølen 2013/1283 2012/5046 2011/6938 2011/6938 Thor Edquist ordfører Side 5

PS 2013/33 Godkjenning av innkalling Saksprotokoll i Formannskapet - 21.03.2013 Behandling: Innkallingen ble enstemmig godkjent. Vedtak: Innkallingen godkjent. PS 2013/34 Godkjenning av saksliste Saksprotokoll i Formannskapet - 21.03.2013 Behandling: Per Kristian Dahl, Ap, foreslo å slå sammen behandlingen av PS 2013/37 og PS 2013/44. Ordfører ønsket ny referatsak, RS 2013/6, Halden kommune årsbudsjett 2013. Formannskapet bifalt dette. Svein Olaussen, Ap, meldte forespørsel. Sakslisten med denne endringen ble enstemmig godkjent. Vedtak: Sakslisten godkjent. PS 2013/35 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Saksprotokoll i Formannskapet - 21.03.2013 Behandling: Protokoll fra forrige møte ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Protokoll fra forrige møte vedtatt. Side 6

PS 2013/36 Referatsaker Saksprotokoll i Formannskapet - 21.03.2013 Behandling: Referatsakene ble enstemmig tatt til orientering. Vedtak: Referatsakene ble tatt til orientering. RS 2013/5 Statusrapport prosjekt arbeid og aktivitet - februar 2013 RS 2013/6 Halden kommune - årsbudsjett 2013 og økonomiplan 2013-2016 PS 2013/37 Økonomirapport pr. januar Saksprotokoll i Formannskapet - 21.03.2013 Behandling: Jan-Erik Herft, H, fremmet følgende tilleggsforslag til rådmannens innstilling: 1. Månedlig økonomirapport skal leveres innen 15. hver måned for foregående måned. 2. Rådmannen bes å utarbeide månedlig likviditetsbudsjett for 2013 som skal følge de månedlige økonomirapportene. 3. Rådmannen gis fullmakt til å gå til oppsigelser for å nå budsjett for 2013. Per Kristian Dahl, Ap, fremmet følgende forslag til vedtak: Kommunens foreløpige regnskap for 2012 viser et negativt resultat på over 70 millioner kroner. Bare innenfor lønn var det et merforbruk på over 73 millioner kroner mellom det som var avsatt i budsjettet og det avlagte regnskapet. Økonomirapporten for januar 2013 viser at det også for 2013 vil bli et negativt avvik på over 80 millioner mellom allerede vedtatt budsjett og regnskap. Det fremgår også av økonomirapporten at mange av de kostnadsreduksjoner som er foretatt, er fullstendig urealistiske. På grunnlag av ovennevnte forhold, skal administrasjonen uten opphold utarbeide en fullstendig oversikt over alle postene innenfor alle sektorene som det er mulig å gjennomføre uten at lov, forskrift og regler brytes. Hovedutvalgene innkalles deretter til møter hvor det gis klare politiske signaler gjennom vedtak til administrasjonen om hvilke omprioriteringer som skal iverksettes innenfor den enkelte sektor. Formannskapet innkalles til møte når hovedutvalgene har foretatt de omprioriteringene som er nødvendige og fremmer deretter sin innstilling overfor kommunestyret i møte senest 18. april 2013. Forslaget fra Dahl fikk 7 stemmer og falt. (Ap, SV og Frp) Rådmannens innstilling med tilleggsforslaget fra Herft fikk 8 stemmer og vedtatt. (H, Sp, V, Krf og MDG) Side 7

Vedtak: Rådmannen legger frem omfattende reduksjonstiltak med sikte på budsjettbalanse i 2013 for hovedutvalgene og formannskapet i april. For øvrig tas rapporten til orientering. 1. Månedlig økonomirapport skal leveres innen 15. hver måned for foregående måned. 2. Rådmannen bes å utarbeide månedlig likviditetsbudsjett for 2013 som skal følge de månedlige økonomirapportene. 3. Rådmannen gis fullmakt til å gå til oppsigelser for å nå budsjett for 2013. PS 2013/38 Rokke avfallsanlegg Saksprotokoll i Formannskapet - 21.03.2013 Behandling: Per Kristian Dahl, Ap, fremmet følgende forslag til vedtak: 1. Adm.utvalget har i sitt reglement at utvalget har et særlig ansvar for oppfølging og kontroll av at arbeidsgiveransvaret blir ivaretatt. Derfor skal ansatte eventuelt omhandles av de påstander av ulike forhold vedrørende Rokke avfallsanlegg som kan være i strid med gjeldende lov/regelverk og kommunens reglement enten som enkeltpersoner eller gjennom sine organisasjoner gis anledning til å komme med sine vurderinger/synspunkter før utvalget behandler denne siden av saken. 2. Adm.utvalget skal i tillegg til dette også behandle de saker som administrasjonen har hatt til behandling hvor ansatte i ledelsesfunksjoner som av ulike årsaker har mått fratre sine stillinger. Der det nå pågår prosesser hvor de ansatte skal få endrede arbeidsoppgaver på ledelsesnivå eller hvor arbeidsforhold søkes brakt til opphør så stoppes det med øyeblikkelig virkning inntil utvalget har fått full innsyn i slike forhold. Etter at adm.utvalget er ferdig med behandlingen av det som fremgår her sendes sakene til Formannskapet for endelig behandling. 3. Utredningen vedrørende det videre arbeidet med kartlegging av driftsform med hovedvekt på miljø, investeringsgrad, økonomi og risisko skjer ved bruk av egne ressurser i administrasjonen. Ronny Nordmark, H, fremmet følgende forslag til vedtak: 1. Rådmannen innhenter ekstern bistand i det videre arbeidet med kartlegging av ulike interne og eksterne driftsformer med hovedvekt på miljø, investeringsgrad, økonomi og risiko. 2. Ekstern bistand finansieres med inntil kr 200.000,- eks. mva og dekkes over formannskapets konto. 3. Saken fremlegges politisk behandling etter endt kartlegging og utredning innen juni 2013. Inntil utredningen er behandlet skal kostnader minimaliseres og avtaleinngåelser avventes. 4. Rådmannen legger fram for kommunestyret en vurdering rundt videre kritikkverdige forholdene som er avdekket. Dahl ønsket punktvis avstemming av sitt forslag. Punkt 1i Dahls forslag fikk 8 stemmer og vedtatt. Punkt 2 i Dahls forslag fikk 7 stemmer og falt. Punkt 3 i Dahls forslag fikk 8 stemmer og vedtatt. Side 8

Forslaget fra Nordmark fikk 7 stemmer og falt. Vedtak: 1. Adm.utvalget har i sitt reglement at utvalget har et særlig ansvar for oppfølging og kontroll av at arbeidsgiveransvaret blir ivaretatt. Derfor skal ansatte eventuelt omhandles av de påstander av ulike forhold vedrørende Rokke avfallsanlegg som kan være i strid med gjeldende lov/regelverk og kommunens reglement enten som enkeltpersoner eller gjennom sine organisasjoner gis anledning til å komme med sine vurderinger/synspunkter før utvalget behandler denne siden av saken. 2. Utredningen vedrørende det videre arbeidet med kartlegging av driftsform med hovedvekt på miljø, investeringsgrad, økonomi og risisko skjer ved bruk av egne ressurser i administrasjonen. PS 2013/39 Vurdering av økonomiske sider ved kjøp av Gnr. 162, Bnr. 1, 2 og 6 - Halden videregående skoles avdeling Risums egnethet som skole for Iddeområdet Saksprotokoll i Formannskapet - 21.03.2013 Behandling: Else-Kathrine Hveding, H, fremmet følgende forslag til vedtak: 1. På det nåværende tidspunkt inngås det ikke avtale med Østfold fylkeskommune om kjøp av Halden videregående skoles areal og bygninger, gnr. 162, bnr. 1,2 og 6. 2. Gjennom arbeidet med kommunens skolestruktur vil framtidig skolesituasjon på Iddesiden bli vurdert. Elisabeth Giske, Ap, fremmet følgende forslag til vedtak: Halden videregående skoles avdeling Risum kjøpes ikke av Halden kommune. Arbeidet med bygging av ny Øberg skole gjennomføres etter tidligere vedtatte planer. Fridtjof Dahlen, SV, fremmet følgende forslag til vedtak: Halden kommune vil på et senere tidspunkt inngå avtale med Østfold fylkeskommune om kjøp av Halden vgs. areal og bygninger, gnr. 162, bnr. 1, 2 og 6. Det ble votert enkeltvis over innkomne forslag. Forslaget fra Dahlen fikk 0 stemmer og falt. Forslaget fra Giske fikk 7 stemmer og falt. Forslaget fra Hveding fikk 8 stemmer og vedtatt. Side 9

Vedtak: 1. På det nåværende tidspunkt inngås det ikke avtale med Østfold fylkeskommune om kjøp av Halden videregående skoles areal og bygninger, gnr. 162, bnr. 1,2 og 6. 2. Gjennom arbeidet med kommunens skolestruktur vil framtidig skolesituasjon på Iddesiden bli vurdert. PS 2013/40 Investeringsbudsjettet 2013 - Rebevilgninger Saksprotokoll i Formannskapet - 21.03.2013 Behandling: Morten Christoffersen, Krf, fremmet følgende forslag til vedtak: Rådmannen foretar en kritisk gjennomgang av investeringsbudsjettet til neste formannskapsmøte, med sikte på å redusere kommunens investeringer. Svein Olaussen, Ap, fremmet følgende tillegg til Christoffersens forslag: Forutsetningen for rebevilgninger er at samme forutsetninger som i FS sak PS 2013/11 at det ikke tas opp lån før det enkelte prosjekt skal gjennomføres. Forslaget fra Christoffersen med Olaussens tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Rådmannen foretar en kritisk gjennomgang av investeringsbudsjettet til neste formannskapsmøte, med sikte på å redusere kommunens investeringer. Forutsetningen for rebevilgninger er at samme forutsetninger som i FS sak PS 2013/11 at det ikke tas opp lån før det enkelte prosjekt skal gjennomføres. PS 2013/41 Suppleringsvalg til Byjubileumskomitéen Saksprotokoll i Formannskapet - 21.03.2013 Behandling: Anne-Kari Holm, Sp, fremmet følgende forslag: Lena Karlsen, H, velges som nytt medlem til byjubileumskomiteen. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Lena Karlsen, H, velges som nytt medlem til byjubileumskomiteen. Side 10

PS 2013/42 Søknad om serverings - og skjenkebevilling Svinesund Motell og Kro Saksprotokoll i Formannskapet - 21.03.2013 Behandling: Innstillingen fra HHO ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Svinesundsparken Motell & Kro v/henning Forsberg gis serverings- og skjenkebevilling for alkohol gr. 1, 2 og 3 med skjenketider i samsvar med bevillingsreglementets bestemmelser. Skjenkebevillingen gis til 30.06.2016. Arealene søkes tilpasset kravene i forhold til universell utforming. PS 2013/43 Innhente tilbud på konsulenttjeneste for utarbeidelse av grunnlag for ny havnestrategi Saksprotokoll i Formannskapet - 21.03.2013 Behandling: Geir Helge Sandsmark, V, fremmet følgende forslag til vedtak: Formannskapet støtter Havnestyrets vedtak om utforming av havnestrategi. Havnestyret innstiller utarbeidet havnestrategi til Kommunestyret. Vibeke Julsrud, MDG, fremmet følgende forslag til vedtak: Det bevilges ikke penger til en egen havneutredning slik som foreslått av Havnestyret. De aktuelle problemstillinger behandles i forbindelse med utarbeiding av Kystsoneplan i samarbeid med svenske myndigheter. Arealer til havn på Mølen avklares gjennom arbeidet med Sentrumsplan. Forslaget fra Sandsmark fikk 7 stemmer og falt. Forslaget fra Julsrud fikk 8 stemmer og vedtatt. Vedtak: Det bevilges ikke penger til en egen havneutredning slik som foreslått av Havnestyret. De aktuelle problemstillinger behandles i forbindelse med utarbeiding av Kystsoneplan i samarbeid med svenske myndigheter. Arealer til havn på Mølen avklares gjennom arbeidet med Sentrumsplan. Side 11

PS 2013/44 Krav om sak på sakskartet - Økonomirapport for februar Saksprotokoll i Formannskapet - 21.03.2013 Behandling: Sak behandlet sammen med PS 2013/37 Vedtak: Sak behandlet sammen med PS 2013/37 PS 2013/45 Krav om sak på sakskartet - Godkjenning av avtale om avslutning av arbeidsforhold Saksprotokoll i Formannskapet - 21.03.2013 Behandling: Ingen forslag til vedtak. Vedtak: PS 2013/46 Forespørsler Saksprotokoll i Formannskapet - 21.03.2013 Behandling: Forespørselen ble besvart av ordfører i møtet. Vedtak: FO 2013/1 Forespørsel fra Svein Olaussen, Ap, vedr. Mølen Side 12

PS 2013/47 Godkjenning av innkalling PS 2013/48 Godkjenning av saksliste PS 2013/49 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Side 13

Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 151 2013/815-7 12.04.2013 Thomas Bjørnstad Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for kultur, idrett og mangfold Hovedutvalg for undervisning og oppvekst Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester Hovedutvalg for administrasjon 2013/24 24.04.2013 Hovedutvalg for plan, teknisk, landbruk og miljø 2013/6 24.04.2013 Formannskapet 2013/50 25.04.2013 Kommunestyret Utsendte vedlegg 1 Økonomirapport - NAV 2 Økonomirapport - Sentral/felles 3 Økonomirapport - Undervisning 6 Økonomirapport - Helse 7 Økonomirapport - Teknisk og kultur 8 Økonomirapport pr. enhet 9 Likviditetsprognose - 2013 Ikke utsendte vedlegg Økonomirapport pr. mars Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Anne Wahlstrøm, Roar Glomsrød Kristiansen Rådmannens innstilling: Økonomirapport pr. mars tas til orientering Side 14

Saksutredning: Bakgrunn Budsjettet for 2013 ble vedtatt i kommunestyret 20.12.2012 sak PS 2012/164. I henhold til vedtakets punkt 3 skal rådmannen «( )påse at rammer og vedtak følges opp og rapporterer sektorenes økonomi samt framdrift på innsparinger og andre tiltak til Hovedutvalgene, Formannskapet og kommunestyret i hvert møte. Ved avvik som kan medføre budsjettoverskridelser skal rådmannen umiddelbart legge fram alternative forslag til inndekning for aktuelt politisk organ i henhold til dette vedtaket og delegeringsreglementet.» Rådmannen fremlegger med dette enhetenes økonomi og status på vedtatte tiltak ved utgangen av mars. Prognosen per mars viser et forventet merforbruk på 49,11 mkr ved utgangen av 2013. Dette er en forbedring i forhold til foreløpig årsresultat for 2012 med 21,93 mkr, og en forbedring i forhold til prognosen pr. februar med 8,09 mkr. Dette skyldes i hovedsak at en del tiltak på teknisk allerede er innarbeidet i prognosen, og en forbedring i prognosen på sentral/felles. I tillegg er sykelønnsrefusjonprognosen på undervisning og oppvekst økt med 2 mkr som følge av høyt sykefravær. Tabellen under viser et sammendrag av de ulike områdene. Positive tall i endringskolonnen betyr forbedringer fra forrige rapport (i millioner kroner). Avvik 2013 Avvik februar Endring fra februar Budsjett Prognose Tall i mkr Fellesinntekter -1 340,24-1 361,71 21,47 21,93-0,46 Sentral/ Felles 104,6 114,29-9,69-13,53 3,84 NAV 49,06 51,07-2,01-2,54 0,53 Undervisning og oppvekst 478,81 484,03-5,22-7,24 2,02 Helse og omsorg 611,41 657,21-45,80-43,69-2,11 Teknisk 49,3 57,91-8,61-12,23 3,62 Kultur 47,11 46,36 0,75 0,1 0,65 Totalt 0,05 49,16-49,11-57,20 8,09 De økonomiske utfordringene er fortsatt store og aktivitetsnivået er fortsatt for høyt i forhold til de økonomiske rammebetingelsene som Halden kommune har. Likviditeten er anstrengt og trekkrettighet i bank er benyttet gjennom hele 2013 med noen unntak. Ved medio april var det benyttet 67,2 mkr av trekkrettigheten i hovedbank. Se for øvrig vedlagte likviditetsprognose. Rådmannen ønsker å presisere at det positive avviket på fellesinntektene kommer av at det ikke er prognostisert med inndekning av underskudd, da driften foreløpig viser at Halden Kommune også i 2013 vil gå med et underskudd. Det er i 2013 budsjettert med underskuddinndekning på 29,5 mkr. Korrigerer vi for dette er det et negativt avvik på fellesinntektene på ca. 8 mkr. Dette relaterer seg til en mindreinntekt på renter på bankinnskudd på 2,4 mkr som følge av omfattende bruk av trekkrettighet, og lavere momskompensasjon enn budsjettert på 3,5 mkr. I tillegg er det prognostisert en mindreinntekt på 1,5 mkr knyttet til skatt og rammetilskudd. Side 15

Vedlagt til saken følger det en rapport pr. kommunalavdeling, i tillegg til en oversikt pr. enhet. Dette i henhold til budsjettvedtak. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Elin Cathrine Hagen Side 16

Økonomirapport NAV Periode 03/13 Regnskap Budsjett Avvik Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn 6 017 659 4 903 798-1 113 861 18 747 815 19 998 345-1 250 530 Refusjoner -329 664-218 933 110 731-875 738-585 600-290 138 Netto lønn 5 687 995 4 684 865-1 003 130 17 872 077 19 412 745-1 540 668 Andre utgifter 10 714 647 10 504 342-210 305 42 017 449 42 227 755-210 306 Andre inntekter -1 954 598-2 707 362-752 764-10 829 500-10 567 991-261 509 Sum enhet 14 448 044 12 481 845-1 966 199 49 060 026 51 072 509-2 012 483 Nøkkeltall som rapporteres i det statlige målekortet. Januar Februar Mars Samlet antall mottagere av økonomisk sosialhjelp Antall mottagere med økonomisk sosialhjelp som hovedinntekt. Antall mottakere av økonomisk sosialhjelp under 25 år Saksbehandlingstid ant dager Antall personer i (KVP) kvlifiseringsprogrammet 474 450 456 260 257 255 105 94 93 18 17 14 47 47 39 Kommentarer til avvikene: Netto lønn: Nettolønn viser et negativt avvik også her skyldes det høy aktivitet på KVP som er et alternativ til sosialhjelp. Vi har som beskrevet i 2012 den samme utfordringen i 2013. Det satses på KVP, vi arbeider godt med dette programmet, men midlene blir ikke tildelt NAV Halden i sin helhet. Den statlige rammen er 9 mkr til Halden kommune. Tidligere var dette øremerkede midler. Bruttolønn viser et merforbruk i fht det budsjetterte, årsak er at 1 personer lønnes av flyktningemidler, 1 person lønnes på prosjektmidler, 1 person ansatt i v.g skole lønnes 50 % av fylkeskommunen. Dette er ikke beregnet i lønnsbudsjettet. Dette vil da vises i regnskapet som et negativt avvik hver måned. Andre utgifter: Sosialhjelp som bidrag er budsjettert med 3,2 mkr for mars måned, mens de faktiske utgifter i mars var 3,3 mkr. Når det gjelder økonomisk sosialhjelp som er en lovpålagt tjeneste, er det en stor utfordring å lage nøyaktige prognoser. Dette henger sammen med at det ikke er mulig å planlegge hvor mange brukere som trenger sosialhjelp neste måned. Eller det kan være mennesker som av ulike årsaker står i fare for å miste sin bolig. Andre inntekter: Det er budsjettert med ca. 3 mkr i inntekter fra refusjon trygdeytelser. Dette er en usikker inntekt, det avhenger av hvor mange personer som blir vurdert til statlige ytelser. Utover det får vi overført midler fra IMDI. Side 17

Tiltak for å dekke inn avvik: Alle tiltak som ble iverksatt i 2012 videreføres i 2013, men utvides med ennå større fokus på "rett ytelse". Forvaltning av brukernes privat økonomi, bruk av startlån, bruk av 2 midlertidige boliger, sosialvakt i NAV nedlagt, bidra til økt fokus på «Arbeid først». Prosjekt kontinuerlig forbedring videreføres i alle avdelingene i regi av stat. Søkt prosjektmidler fra FM og arbeids- og velferdsdirektoratet til et forebyggende arbeid. Idrettsaktivitetsprosjekt i samarbeid med barneskoler. 3 barnegrupper og 1 dansegruppe for minoritetsspråklige. Det er igangsatt kurs på statlige midler som bidrar til at brukerne forbereder seg på arbeid og aktivitet. Ungdomsteamet og sosialrådgiver i vg skole (ansatt i NAV) jobber med å forhindre at elever dropper ut. Styrket samarbeid med oppfølgingstjenesten. Tiltakskurs: Det er tre kurs som heter «Jobbklubb for unge» som er for ungdom under 25 år, og har plass til 20 stk hver (til sammen 60 stk). Der er det ungdommer og ungdommer med innvandrerbakgrunn som deltar. Jobbklubb som varer i fire uker er åpnet for alle aldre, og der hender det at ungdommer også deltar. Deltakere med innvandrerbakgrunn som ikke trenger assistanse i forhold til å lese og skrive norsk, samt er klar for en jobb deltar også på kurset. Butikk, salg og service er et kurs der det blant annet ungdom og deltakere med innvandrerbakgrunn som deltar. Yrkesnorsk er for innvandrere, der kan ungdommer fra 19 år delta. Utfordringer 2013: Den største utfordringen i 2013 er å holde budsjettet samtidig som vi ikke skal bryte loven. Tidligere er det også varslet at dersom noen av de som ble innvilget AAP(arbeidsavklaringspenger) for 4 år siden, ikke har statlige rettigheter og ikke får arbeid, er de tilbake på sosialhjelp. Side 18

Økonomirapport Sentral/felles Periode 03/13 Regnskap Budsjett Avvik Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn 19 731 395 21 599 261 1 867 866 82 422 743 82 714 406-291 663 Refusjoner -615 904-209 388 406 516-837 571-1 273 966 436 395 Netto lønn 19 115 491 21 389 873 2 274 382 81 585 172 81 440 440 144 732 Andre utgifter 20 022 321 30 864 252 10 841 931 123 458 753 133 155 541-9 696 788 Andre inntekter -9 477 427-25 107 405-15 629 978-100 429 878-100 305 627-124 251 Sum enhet 29 660 385 27 146 720-2 513 665 104 614 047 114 290 354-9 676 307 Kommentarer til avvikene: Netto lønn: Budsjettmidler knyttet til 1 årsverk som er overført til overordnet plan er nå flyttet fra helse og omsorg. I tillegg er det kommet inn en del store refusjoner i mars som tidligere ikke var prognostisert. Dette gir nå positive avvik på netto lønn. Andre utgifter: Innsparingskrav på 9,5 mkr, fordelt med 2 mkr på rådmannens stab og 7,5 mkr på personal, økonomi og IT, er ikke prognostisert realisert da rådmannen mener at det ikke er gjennomførbart å finne innsparing i denne størrelsen på sentral/felles i 2013. Innsparing på 2 mkr knyttet til konkurranseutsetting av sentralkjøkkenet er foreløpig ikke prognostisert realisert da den reelle effekten av dette tiltaket ikke er godt nok kjent. Prosessen med konkurranseutsetting pågår og vil være ferdig i løpet av 2013. Prognosen på andre utgifter på Allsang på grensen viser et mindreforbruk på ca. 2 mkr. Andre inntekter: Prognoseavviket på inntekter er knyttet til Allsang på grensen. Det er prognostisert med lavere billettinntekter enn budsjettert. Det samme gjelder posten «Andre inntekter». Det er kommet inntekter knyttet til husleie og felleskostnader som faktureres NAV. Dette var ikke tidligere prognostisert. Tiltak for å dekke inn avvik: Utfordringer 2013: I det vedtatte budsjettet for 2013 er rådmannen pålagt å finne innsparinger i størrelsesorden 9,5 mkr. Dette er ikke gjennomførbart i 2013 da alle budsjetter og bemanning under sentral/felles allerede er redusert ned til et minimum. Skal dette gjennomføres må kvalitet og omfang på tjenester som ytes av sentral/felles reduseres ytterligere. Side 19

Økonomirapport Undervisning og oppvekst Periode 03/13 Regnskap Budsjett Avvik Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn 103 415 109 96 067 358-7 347 751 356 741 399 368 346 256-11 604 857 Refusjoner -5 294 252-4 192 053 1 102 199-16 768 375-18 945 532 2 177 157 Netto lønn 98 120 857 91 875 305-6 245 552 339 973 024 349 400 724-9 427 700 Andre utgifter 65 810 661 45 909 890-19 900 771 183 642 440 184 871 510-1 229 070 Andre inntekter -10 699 960-11 064 344-364 384-44 806 969-50 240 396 5 433 427 Sum enhet 153 231 558 126 720 851-26 510 707 478 808 495 484 031 838-5 223 343 Kommentarer til avvikene: Netto lønn: Prognosene for skoler og barnehager i 2013 er på 5,2 mkr i negativt avvik. Netto lønn viser en prognose på 9,4 mkr. Det negative prognoseavviket for 2013 ble forbedret fra januar til februar med ca. 2,6 mkr. Årsprognose pr mars er forbedret i for hold til prognose for februar med 2 mkr. 7 mkr av avviket på nettolønn er direkte knyttet til kutt-tiltak for sektoren som påvirker lønn; Kutt i vikarordning adm., støttefunksjoner og merkantile, kutt i assistenter/miljøarbeidere samt lærerstillinger. Vedtatt kutt på assistenter/miljøarbeidere og lærerstillinger er lagt inn i budsjett med halvårsvirkning fordelt på helårsbasis. Prognosen har også i seg et merforbruk på lønn på HKK på 4,8 mkr for 2013. Dette er midler vi i all hovedsak får igjen i BKA-midler og fremkommer i «andre inntekter». Det er for tiden stort sykdomsfravær i skoler og barnehager, noe som har ført til det er et større forbruk på arten vikar sykdom lærer og vikar sykdom enn budsjettert. Vi ser her et negativt avvik på ca. 2,1 mkr for perioden jan-mars. Det positive avviket på refusjon sykepenger er på 3,2 mkr. Barnehagene sliter med et høyt fravær totalt sett, et fravær som har steget betraktelig siste to mnd. Langtidsfraværet for mars er på hele 12 % i barnehagene. Skolene har også et stort langtidsfravær, men ikke i samme omfang. Tendensen som ble nevnt i forrige rapportering vedrørende fravær i barnehagene er derfor bekreftet. Høyt langtidsfravær ved enkelte av enhetene genererer som nevnt refusjoner i større grad enn budsjettert, men kravet til «inntekt» på refusjoner er høyt samtidig som enhetenes økonomiske rammer for å sette inn vikar er lavt. Grunnet stort langtidsfravær kan det påregnes større refusjoner enn prognostisert, og for mars er heller ikke alle refusjoner tilgodesett enhetene foreløpig. Andre utgifter: Andre utgifter viser et avvik på ca. 1,2 mkr på årsbasis. For mars skyldes det negative avviket at utbetaling driftstilskudd private barnehager foretatt i januar, februar og mars ikke er periodisert for utbetalingsperiode men pr måned. Andre inntekter: Årsprognosen andre inntekter viser et positivt avvik på 5,4 mkr. Halden kommune v/ HKK mottar hvert år BKA-midler for opplæring av voksne. Det er lagt inn i prognosen et positivt avvik på andre inntekter på HKK på 4,5 mkr. Avviket må sees i sammenheng med bruttolønn. Mange skoler opplever at kravet til inntekt brukerbetaling SFO er lagt for høyt i budsjettet. Videre har sektoren har også fått et krav om økt inntekt på 3,0 mkr som må sees i sammenheng med brukerbetaling barnehager og gjesteelever. Gjesteelever generer også større utgifter på lønn. Tiltak for å dekke inn avvik: Sektoren er i trange økonomiske tider. Det er ikke satt av midler til vedlikehold og midlene til ekskursjoner, kontormateriell, undervisningsmateriell er på et meget lavt nivå. Tallene pr. februar og mars forteller at det er en meget forsiktig bruk av midler i tråd med de direktiver som er gitt. Det blir derfor viktig at det nå jobbes for å realisere de kuttene som er vedtatt, på assistenter og miljøarbeidere og de lærerstillingene som ble vedtatt redusert. Dette må sees i sammenheng med de tiltakene som er satt i verk for å redusere ressursbruken knyttet til spesialundervisning. Det er her sektoren må gjøre ytterligere tiltak for å redusere ressursbruken. I og med at prognosene på lønn Side 20

viderefører tallene fra januar vil gjennomføring av vedtatte kutt forbedre prognoseresultatet totalt med ca. 4 mkr i 2013 med virkning fra august. Tiltakspakke for sektoren tas opp til politisk behandling i HUO 17.4 og vil være en del av Rådmannens totalpakke i kommunestyret i mai. Prognose pr. mars gir et negativt avvik på 5,2 mkr som utgangspunkt for tiltak. I tillegg til kuttpakke vil nevnte vedtatte kutt for 2013 forbedre prognosen med 4,2 mkr. Tiltak legges fram er som følger: 1. Ikke deltagende lærere i 17.mai-toget Hvert år er det en tradisjon at lærere følger sine klasser i 17.mai-toget. Dette må da gjøres av foreldrerepresentanter. I 2012 ble det brukt 250 000,- til godtgjøring for 17.mai. Innsparing 250 000,- 2. Søskenmoderasjon i barnehagene tilpasses statens minstekrav Søskenmoderasjon endres fra 40 % for barn nr. 2 til 30 % for barn nr. 2 jfr. 3 første ledd. Moderasjonen skal gjelde søsken som bor fast sammen. Hel plass 80 % plass 4 dager pr. uke 60 % plass 3 dager pr. uke 50 % plass 2/3 dager pr. uke 40 % plass 2 dager pr. uke 2 330 2 100 1 630 1 400 1 170 Det gis 30 % søskenmoderasjon for barn nr. 2 og 50 % for barn nr. 3 og flere. Det gis lik søskenmoderasjon både i kommunale og private barnehager jfr. Forskrifter til Lov om barnehager. Søskenmoderasjon gis til yngste barn. Det betales for opphold i 11 måneder. Det betales ikke for juli måned. Det er svært få kommuner i Norge som tilbyr søskenmoderasjon ut over statlige satser i sine barnehager Innsparing: 250 000,- 3. Reduksjon i årsverk assistenter og miljøarbeidere Rådmannen vil videreføre tiltak fra 2012 med å redusere antall assistenter og miljøarbeidere i skolen. Halden har et større antall assistenter og miljøarbeider pr elev enn kommuner vi kan sammenligne oss med og landet for øvrig. Assistenter og miljøarbeidere er i hovedsak knyttet opp mot grupper av elever og enkeltelever med særskilte behov. En reduksjon vil derfor måtte medføre endret praksis knyttet til organisering og bruk av personalet slik at elevenes behov blir ivaretatt. I budsjett for 2013 er det allerede vedtatt ett kutt på 8,5 årsverk fra august 13. Det ønskes å spare ytterligere 1,5 årsverk. Ideelt sett burde en nedbemanning på dette området vært erstattet av en generell styrking av lærerressursene i ordinær undervisning og kompetanseheving på alle ansatte. Økonomisk er det ikke midler til det nå. Innsparing: 500 000,- 4. Midler tilført sektoren i budsjett 2013 tas ut Sektoren har fått tilført midler til kompetanseheving (500 000,-) samt midler til arbeid med alternative individuelle planer (400 000,-). Midler knyttet til alternative individuelle planer var tenkt som ressurser for å få ned bruken knyttet til spesialundervisning. Det er, uavhengig av disse midlene, igangsatt et arbeid på 1.-4.trinn med tanke på å bedre lærernes kompetanse innenfor kunnskapsløftet og kjennetegn måloppnåelse. Det er mye kompetanse i Haldenskolen og meningen er å etablere nettverk for kompetansespredning og utarbeidelse av felles maler for fagplaner. Dette skal gjøres innenfor de rammer skolene har i dag. Det er også mye som tyder på at vi klarer å redusere ressursene knyttet til spesialundervisning betraktelig allerede i 2013. Innsparing: 900 000,- 5. Ikke fordelte midler kompetanse for kvalitet I forbindelse med «kompetanse for kvalitet» 2012-13 er det satt av midler til inndekking av vikar. Disse pengene er ikke fordelt på skolene. Skolene får ikke disse midlene. Kompetanse for kvalitet er et samarbeid mellom Utdanningsdirektoratet og kommunene hvor utgiftene fordeles mellom de to partene samt den enkelte lærer. I løpet av de siste årene har Halden kommune hatt lærere knyttet til prosjektet i fagene rådgivning og matematikk. Innsparing: 300 000,- Side 21

6. Kutt i midler til lek- og sysselsettingsmateriell Barnehagene har hvert år noen midler til lek- og sysselsettingsmateriell. Midlene bidrar til at barn og unge får utfolde seg i lek og aktivitet. Midlene er viktige faktorer for å opprettholde fysisk aktivitet i barnehagene. Midlene barnehagene reduseres og sektoren vil totalt ha igjen 222 000,- til lek og sysselsettingsmateriell. Innsparing: 200 000,- 7. Kutt i midler til ekskursjoner Ett kutt i midler til ekskursjoner vil medføre at det i praksis ikke vil være mulig for enhetene å delta i arrangementer i skolens regi utenfor skolen eller i skolens nærområde. Resterende midler settes i 0,- Skolene i Halden har en avtale med Insperia. Denne avtalen vil ikke berøres av dette kuttet. Transport av elever er en del av avtalen. Innsparing: 200 000,- 8. Kutt i driftsmidler kontormateriell/rekvisita Et kutt gir trangere rammer for mercantil drift i enhetene. I ytterste konsekvens vil det kunne medføre at nødvendige innkjøp belastes andre driftsarter. Sektoren vil ha 185 000,- igjen til kontorrekvisita. Innsparing 100 000,- 9. Kutt i midler til bøker skolebibliotek Haldenskolen har lesing som et fokusområde. Et kutt her vil medføre at tilgangen på ny og oppdatert fag- og skjønnlitteratur blir sterkt redusert. Arten settes i 0,- og det vil ikke kunne kjøpes noe oppdatert litteratur. Skolene må ta utgangspunkt i det de har av litteratur fra før og finne andre måter å oppdatere sitt utvalg på. Innsparing 100 000,- 10. Inventar og utstyr Skolene og barnehagene har totalt opp mot 4000 brukere. Til tider vil det være nødvendig med oppgradering av inventar og utstyr. Et kutt vil redusere denne muligheten. Sektoren vil etter et kutt ha igjen 160 000,- til inventar og utstyr. Nye tall fra Kostra viser at Halden ligger lavest av samtlige kommuner i gruppe 13 på driftsutgifter pr elev til inventar og utstyr. Innsparing: 200 000,- Totalt kr 3,0 mkr. Side 22

Utfordringer 2013: I budsjettet for 2013 ble det jobbet for å lage et realistisk budsjett, rette opp poster som enhetene selv ikke kan påvirke i stor grad som var feilbudsjettert, for eksempel strømbudsjettet. Det er redusert på alle utgiftsposter og det er der det er påkrevd er det gjort forholdsmessig fordeling av midler etter elevtall. Mange enheter har fått vesentlig forverret sine budsjett knyttet til innkjøp av undervisningsmateriell. Utfordringen blir bl.a. å møte kravet om innkjøpsoptimalisering på 2,0 mkr. Sektoren er i meget stor grad bundet opp av rammeavtaler på alle innkjøp. Dette oppleves derfor som et kutt som vil måtte dekkes inn på andre utgiftsposter. Videre blir det en stor utfordring å dekke ett kutt i vikarbruk på administrasjon, støttepersonell og merkantile, da det ikke har vært brukt midler til dette tidligere. Dette oppleves derfor som et reelt kutt i den totale rammen til sektoren. Det har som nevnt ikke vær brukt midler til dette tidligere og må derfor dekkes inn på andre områder i sektoren. Det er tidligere nevnt knyttet utfordringer til krav om inntektsøkning. Sektoren har også fått et krav om økt inntekt som ikke kan plasseres noe annet sted enn på refusjoner andre kommuner. Får ikke kommunen flere gjesteelever fra andre kommuner i løpet av året vil det ikke være mulig å innfri dette kravet. Dette må derfor dekkes inn på andre områder i sektoren. Side 23

Økonomirapport Helse og omsorg Periode 03/13 Regnskap Budsjett Avvik Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn 181 279 201 158 691 962-22 587 239 594 725 037 650 172 323-55 447 286 Refusjoner -9 267 191-6 816 325 2 450 866-27 265 563-33 641 850 6 376 287 Netto lønn 172 012 010 151 875 637-20 136 373 567 459 474 616 530 473-49 070 999 Andre utgifter 41 905 413 49 559 162 7 653 749 198 377 240 205 872 495-7 495 255 Andre inntekter -23 018 310-39 255 206-16 236 896-154 421 620-165 193 270 10 771 650 Sum enhet 190 899 113 162 179 593-28 719 520 611 415 094 657 209 698-45 794 604 Kommentarer til avvikene: Netto lønn: Kommunalavdeling helse og omsorg har et totalt nettolønns avvik i sin prognose pr.februar med kr. 46 456`. Økonomirapporten pr.mars viser et negativt avvik med kr. 49 070`. Endringen i avviket mellom februar og mars er følgende: - Endret prognose på estimert effekt av ressurspoolen inn i daglig drift. - Økte utgifter til fosterhjem da flere barn er plassert i fosterhjem. Avviket balanseres delvis av lavere lønnsutgifter forøvrig. - Økt variabel lønn i hjemmesykepleien Ut over dette ligger prognosene pr. mars på de ulike enhetene fast fra rapporten gitt for februar. - Enhet sykehjem har en nettolønnsprognose som er knyttet til variabel lønn, primært vikar ved sykdom. - Området omsorgsboliger har et merforbruk på variabel lønn. - Området samlokaliserte boliger har et merforbruk på variabel lønn. Kompleksiteten i rapporteringen ved at det ikke ligger budsjettmidler på disse områder, vurdering av effekten av ressurspool og omstillingspool inn i prognosene har medfører fortsatt noen utfordringer og usikkerhet i prognosearbeidet mht. å finne riktig nivå. Det er utviklet nye rapporter som vil gi en mye bedre oversikt på forbruket på dette området. I tillegg vil det bli gjort endringer som muliggjør bedre styring innenfor gitt ramme. Årsakene til det øvrige avviket er følgende - Kommunalavdelingen har et effektiviseringskrav på 25,7 mkr. Dette kravet er innarbeidet i prognosen med en forventet effekt med 20 mkr. En prosess er gjennom t med å sammenligne Halden mot Larvik/Skien. Ved å sammenligne seg mot kommuner som har lavere kostnadsnivåer vil dette kunne gi grunnlag for å iverksette kostnadseffektive tiltak i egne enheter. Resultatet av dette arbeidet er ikke ytterligere innarbeidet (utover de 20 mkr) i denne rapporten. Faktiske effekter vil bli lagt inn i prognosen når tiltakene er konkretisert mht. fremdrift og økonomisk effekt og en politisk beslutning foreligger. Det innarbeidede estimatet er usikkert. Manglende Side 24

måloppnåelse vil medføre at kommunalavdelingen må fremlegge alternative forslag til innsparing. - Mange vakanser gir et merforbruk på overtid - Innen hjemmebaserte tjenester er det et generelt høyt aktivitetsnivå grunnet samhandlingsreformen. Lagt inn en økning i bemanningen i 2013 men tjenesten må likevel utøke antallet arbeidslister for å ivareta de faktiske behov. - Det arbeides kontinuerlig med tiltak for å pakke arbeidslister og overføre arbeidsoppgaver mellom avdelingene for å sikre optimal ressursutnyttelse. - Familiens Hus har et merforbruk på tiltak til barn under omsorg. Andre utgifter: Området prognoseres med et merforbruk på kr. 7 495` hvilket er ca. kr. 400`lavere enn forrige prognose. Avviket har sin årsak i følgende forhold: - Kjøp av tjenester fra vikarbyrå. Dette har sin årsak i et høyt sykefravær, vakante stilinger, økning i tjenesteomfanget og at ressurspool ikke klarer å dekke opp behovet. Deler av dette merforbruket må sees opp mot et mindreforbruk på ressurspool. - Ikke budsjetterte kostnader knyttet til ny bruker Andre inntekter: Prognosen viser en merinntekt på kr. 10 771` hvilket er uendret fra forrige prognose Årsaken til det positive avviket er følgende: - Anslått høyere tilskudd ressurskrevende brukere i 2013 - Økt vertskommunetilskudd - Økt inntekt pensjonærenes egenbetaling Tiltak for å dekke inn avvik: Det er i gjennomført et arbeide med bakgrunn i vedtatte tiltak i budsjettet for 2013. Resultatet av dette arbeidet fremlegges som egen sak til politisk behandling. Resultatet av denne behandlingen, gjennomføringen av tiltakene vil være avgjørende for den kostnadseffekt som tas ut. Halden Kommune er med i et effektiviseringsnettverk i regi av KS. Nettverket består av kommuner som er i tilsvarende situasjon som Halden. Dette arbeidet vil bli startet opp våren 2013. Det er en tillit til at denne prosessen også vil kunne resultater i form av kostnadsreduserende tiltak. Utfordringer 2013. Kommunalavdelingen har et budsjett for 2013 på 612 mkr. mot et resultat for 2012 med 640 mkr. Dette gir kommunalavdelingen store utfordringer i å korrigere sin drift. Omfanget er så omfattende og konsekvensene er så store at en driftskorrigering vil måtte skje over år. Side 25

Primært gjennom en reduksjon av tjenestekvalitet og tjenesteomfang. Dette vil påvirke brukerne direkte. Side 26

Økonomirapport Teknisk og kultur Periode 03/13 Regnskap Budsjett Avvik Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn 28 305 005 21 565 593-6 739 412 80 401 752 92 575 888-12 174 136 Refusjoner -829 995-84 999 744 996-340 000-2 006 694 1 666 694 Netto lønn 27 475 010 21 480 594-5 994 416 80 061 752 90 569 194-10 507 442 Andre utgifter 20 153 731 26 358 462 6 204 731 105 650 080 104 435 697 1 000 757 Andre inntekter -18 004 156-22 324 855-4 320 699-89 299 881-90 736 651 1 436 770 Sum enhet 29 624 585 25 514 201-4 110 384 96 411 951 104 268 240-7 856 289 Kommentarer til avvikene: Netto lønn: Innsparingstiltak knyttet til nedbemanning på teknisk er ikke prognostisert realisert da alle mannskaper som ikke er knyttet til selvkostområder (Plan, Brann, Eiendom, Vei og Park) allerede er nede på et absolutt minimum. Enhet for Miljø, Brann og Eiendom prognostiserer alle med et negativt avvik på lønn på ca. 6 mkr. Arbeidet med å rydde opp i belastninger pågår imidlertid fremdeles, og vil muligens avdekke noen effekter. Dette forblir foreløpig uavklart. En del av avviket må sees opp mot positivt avvik på inntektene da fordelingskapitler har sin motpost her. Refusjon sykepenger er justert opp med 1 mkr. Andre utgifter: Fordelte utgifter knyttet til lønn blir ført som en vedlikeholdsutgift og har en tilhørende inntektspost. Innsparingstiltak knyttet til eiendom er ikke prognostisert realisert da dette vil medføre bortfall av all bygningsmessig vedlikehold. Andre inntekter: Her inntektsføres fordelinger fra fordelingskapitlene som belastes investeringsprosjekter og selvkostområder. Negativt avvik på plan 1 mkr noe som kan sees opp mot vakante stillinger i Byggesak og derfor reduserte lønnskostnader. Tiltak for å dekke inn avvik: Det fremmes egen sak med tiltak for å dekke inn avvikene. En del av disse tiltakene er innarbeidet i prognosene. Utfordringer 2013: Side 27

Vedlegg økonomirapportering per mars 2013 Regnskap pr. Budsjett pr. Avvik Budsjett Prognose Avvik Enhet Mars Mars 2013 2013 Fellesinntekter -370 445 644-327 299 829 43 145 815-1 340 240 175-1 361 711 734 21 471 559 NAV 14 448 044 12 481 845-1 966 199 49 060 026 51 072 509-2 012 483 Rådmannen 5 264 009 4 841 454-422 555 18 670 875 21 116 282-2 445 407 IT 7 241 639 5 736 013-1 505 626 22 149 913 21 947 397 202 516 Fellesfunksjoner 5 496 647 9 268 081 3 771 434 37 072 469 35 506 226 1 566 243 Økonomisk & plan 6 045 763 4 500 116-1 545 647 15 929 815 17 904 105-1 974 290 Personal & Organisasjon 5 612 327 2 801 056-2 811 271 10 790 975 17 816 344-7 025 369 Sum Sentral/ Felles 44 108 429 39 628 565-4 479 864 153 674 073 165 362 863-11 688 790 Kultur & Idrett 8 572 793 12 097 165 3 524 372 47 111 066 46 357 071 753 995 Teknisk Forvaltning 7 784 765 10 010 341 2 225 576 38 437 109 36 915 102 1 522 007 Miljø og Landbruk 381 833 731 065 349 232 2 644 162 3 354 899-710 737 Plan 1 589 460 1 030 942-558 518 3 117 357 3 423 086-305 729 Brann 5 542 015 5 085 428-456 587 19 162 531 20 814 632-1 652 101 Rokke avfallsanlegg 2 043 601-1 675 770-3 719 371-7 035 247-5 493 419-1 541 828 Teknisk Drift 3 438 543-23 716-3 462 259-136 444 2 435 796-2 572 240 Kommunalsjef Teknisk 271 575-1 741 254-2 012 829-6 888 583-3 538 927-3 349 656 Sum Teknisk & kultur 29 624 585 25 514 201-4 110 384 96 411 951 104 268 240-7 856 289 Felles grunnskoletjenester 7 376 021 7 913 846 537 825 30 327 413 28 725 518 1 601 895 Tistedal Skole 5 075 095 4 829 972-245 123 17 808 173 18 383 095-574 922 Berg skole 5 343 980 5 049 367-294 613 18 589 822 18 848 615-258 793 Folkvang skole 3 507 396 3 147 411-359 985 11 649 934 12 813 118-1 163 184 Gimle skole 6 226 555 5 277 837-948 718 19 456 004 20 375 095-919 091 Hjortsberg skole 6 646 851 6 156 785-490 066 22 653 408 23 499 642-846 234 Iddevang skole 2 554 902 2 337 652-217 250 8 671 386 9 488 122-816 736 Låby skole 5 281 957 5 441 748 159 791 20 110 529 20 065 032 45 497 Os skole 5 830 367 5 907 292 76 925 21 933 412 21 979 149-45 737 Prestebakke skole 2 304 427 1 967 241-337 186 7 298 035 8 184 987-886 952 Øberg skole 4 648 632 4 628 034-20 598 17 194 631 17 316 860-122 229 Risum skole 7 059 454 6 873 823-185 631 25 638 530 26 104 553-466 023 Rødsberg skole 7 141 123 7 402 598 261 475 27 589 152 27 303 072 286 080 Strupe skole 11 013 762 10 134 033-879 729 37 547 793 37 859 474-311 681 Halden kompetansesenter 3 019 351 355 217-2 664 134 929 407 929 407 0 PPT 2 031 727 2 200 853 169 126 7 680 326 7 622 131 58 195 Barnehagene felles/private 58 120 556 36 404 628-21 715 928 144 638 825 143 493 774 1 145 051 Bergknatten barnehage 1 139 776 1 239 881 100 105 4 538 205 4 588 204-49 999 Bjørklund barnehage 1 011 307 1 215 368 204 061 4 435 995 4 319 042 116 953 Karrestad barnehage 1 373 692 1 620 914 247 222 5 941 195 5 941 409-214 Stangeløkka barnehage 1 779 124 1 964 901 185 777 7 194 443 7 254 831-60 388 Tistedal barnehage 1 073 395 1 188 025 114 630 4 338 587 4 565 878-227 291 Brekkerød barnehage 1 693 200 1 664 631-28 569 6 070 456 6 548 157-477 701 Isebakke barnehage 1 978 908 1 798 794-180 114 6 572 834 7 822 673-1 249 839 Sum Undervisning og oppvekst 153 231 558 126 720 851-26 510 707 478 808 495 484 031 838-5 223 343 Helse og omsorg 4 948 159-6 356 225-11 304 384-23 987 180-59 190 727 35 203 547 Sykehjem 35 094 968 29 345 963-5 749 005 108 843 822 129 592 274-20 748 452 Hjemmebaserte tjenester 88 019 466 70 417 196-17 602 270 263 675 515 329 238 179-65 562 664 Basistjenester 44 845 146 44 009 125-836 021 167 128 765 171 544 175-4 415 410 Koordinerende fellestjenester 17 991 374 24 763 534 6 772 160 95 754 172 86 025 797 9 728 375 Sum Helse og omsorg 190 899 113 162 179 593-28 719 520 611 415 094 657 209 698-45 794 604 T O T A L T 47 418 041 26 743 381-20 674 660 69 438 49 160 905-49 091 467 Kontroll 0 0 0 0 0 0 Vann -4 620 475-515 624 4 104 851 0 5 815 105-5 815 105 Avløp 3 949 413-34 -3 949 447 0-1 146 391 1 146 391 Renovasjon -3 915 429-47 3 915 382 0-5 833 290 5 833 290 Havn -3 180 488 51 730 3 232 218-69 528-1 089 975 1 020 447-7 766 979-463 975 7 303 004-69 528-2 254 551 2 185 023 Side 28

Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember 150 000 1. - 15. 16. 30. 1. - 15. 16. 30. 1. - 15. 16. 30. 1. - 15. 16. 30. 1. - 15. 16. 30. 1. - 15. 16. 30. 1. - 15. 16. 30. 1. - 15. 16. 30. 1. - 15. 16. 30. 1. - 15. 16. 30. 1. - 15. 16. 30. 1. - 15. 16. 30. 100 000 50 000 0-50000 Serie1-100 000-150 000-200 000-250 000-300 000-350 000 Side 29 Prognosen er bygd opp ved å bruke regnskapstall fra2012. Grunnlaget fra 2012 er deretter justert for de endringer som er forventet i 2013. Prognosen vil fortløpende bli korrigert for de hendelser som blir gjort kjent, og for utviklingen vi ser i regnskapstallene. Per 15.04 viser prognosen et trekk i kassakreditten 31.12 på 309 millioner kroner.

Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 151 2012/3918-24 15.04.2013 Elin Cathrine Hagen Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 2013/51 25.04.2013 Kommunestyret Utsendte vedlegg 1 Reduksjonstiltak Kommunalavdeling personal, økonomi og utvikling 2 Reduksjonstiltak Kommunalavdeling undervisning og oppvekst 3 Reduksjonstiltak Kommunalavdeling helse og omsorg 4 Reduksjonstiltak Kommunalavdeling teknisk og kultur 5 NAV - beskrivelse av resultater og mål 6 Status tiltak vedtatt 10.05.13 7 Status tiltak vedtatt i budsjett 2013 8 Status investeringer Ikke utsendte vedlegg Omstilling 2013 Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Toril Bjerkeli, Ulf Ellingsen, Roar Vevelstad, Harald Nøding Østvik og Astrid Nordstrand. Sammendrag av saken: Den økonomiske ubalansen i Halden kommune gjør det nødvendig å foreslå reduksjonstiltak. Det foreslås tiltak fra de ulike kommunalavdelingene for å redusere det prognostiserte merforbruket for 2013 på 49 mill. kr. Dersom alle tiltakene som blir foreslått i denne saken vedtas, vil prognosen fortsatt være negativ for 2013. Halden kommune må gjennom en krevende omstillingsprosess over flere år for å gjenvinne økonomisk handlefrihet. Rådmannen vil fremlegge saker med forslag til nye reduksjoner etter at handlingsrommet har blitt analysert i forbindelse med Robek- nettverket. Rådmannens innstilling: Rådmannen foreslår at tiltakene som er foreslått av kommunalavdelingene i denne saken vedtas og at tiltakene som er beskrevet til å ligge innenfor rådmannens handlingsrom tas til orientering. Side 30

Følgende omprioriteringer av investeringsprosjektene vedtas: Prosjekt Beløp Øberg skole 1 800 000,- e-handel 750 000,- Tilleggsmodul personal/ HRM 300 000,- Lærer PCer 3 000 000,- P7150A ENØK -5 850 000,- Saksutredning: Bakgrunn Halden kommune befinner seg i en svært vanskelig økonomisk situasjon. Dette er godt kjent. Et akkumulert merforbruk på 214 mill. kroner skal dekkes inn de nærmeste fire årene. Merforbruket i 2012 på 71 mill. kroner var et resultat uten store engangsposter og kan brukes for å tallfeste den økonomiske ubalansen i driftsnivået ved inngangen til 2013. I tillegg er, som også kjent, likviditeten svært anstrengt. Halden kommune er i behov av ulike typer tiltak for å komme ut av det økonomiske uføret. Det behøves tiltak på kort sikt som bedrer likviditeten og reduserer merforbruket i 2013 til et minimum samtidig som det behøves tiltak som reduserer driftsnivået med varig effekt de neste årene. Omstillingsprosessen Prosessen med å komme frem til tiltakene som presenteres i denne saken har blitt gjennomført i de ulike kommunalavdelingene. Tiltakene har også vært drøftet med de tillitsvalgte, både sektortillitsvalgte og hovedtillitsvalgte. Enhetslederne har vært delaktige i prosessen både gjennom enhetsledermøter og gjennom prosessene i kommunalavdelingene. Tiltakene som presenteres i denne saken er likevel bare første ledd i en større omstillingsprosess som Halden kommune nå går inn i. Oppfølging av tiltakene som vedtas, både med hensyn til gjennomføring og faktisk effekt blir en svært viktig jobb fremover. I tillegg er Halden kommune med i et Robeknettverk i regi av KS (Kommunesektorens organisasjon) som tar sikte på å finne handlingsrommet til kommunen. Det vil derfor med stor sannsynlighet komme flere forslag til tiltak i løpet av året, enten som egen sak eller som en del av budsjettsaken i desember. Perspektivet for omstillingen strekker seg vesentlig lenger enn 2013. Omstillingen for å gjenvinne økonomisk handlefrihet i Halden kommune vil pågå i mange år fremover, med milepæler underveis. Milepæler er viktig for å beholde engasjementet og motivasjonen hos de ansatte. De nærmeste årene vil være preget av utfordringer for både ansatte, politikere og innbyggere/ brukere. For å komme ut av den økonomiske ubalansen må det gjennomføres endringer som dessverre reduserer både kvalitet og omfang på tjenestene. Selv om kvalitet og omfang må reduseres skal tjenesten likevel ha forsvarlig kvalitet. Status reduksjonstiltak 2012 og 2013 Det ble i KS 10.05.2012 sak 2012/34 vedtatt reduksjonstiltak. Rapportering på tiltakene ble gjort i forbindelse med den månedlige økonomirapporteringen for 2012. Rådmannen anser at kvaliteten på den vedlagte rapporten ikke er så god som ønskelig, men anser at det er viktigere å fokusere på å finne nye muligheter ut i fra dagens behov fremfor å finne eksakt effekt på vedtak fra tidligere år. Det er imidlertid kommentert om tiltaket er gjennomført eller ikke. Budsjettet for 2013 som ble vedtatt i KS 20.12.2012 sak 2012/164 inneholder også reduksjonstiltak. Status for gjennomføring av disse tiltakene ligger også som vedlegg til denne saken. Side 31

Behovet for nye tiltak Prognosen per mars viser et forventet merforbruk på 49 mill. kr. I prognosen er det allerede innarbeidet forventet effekt av tiltak vedtatt i budsjettet for 2013. Prognosen inneholder blant annet 20 mill. kr i tiltak i kommunalavdeling helse og omsorg som ikke har vært konkretisert i tidligere økonomirapporter. Det vedtatte budsjettet legger opp til en inndekning av underskuddet i 2013 på 29,9 mill. kroner. Denne inndekningen er ikke innarbeidet i prognosen. Inndekning av tidligere års merforbruk kan ikke gjøres dersom det blir et nytt negativt resultat. Det reelle behovet for reduksjonstiltak med effekt i 2013 er dermed ca. 100 mill. kr dersom budsjettet for 2013 skal følges med hensyn til inndekning. Rådmannen erkjenner at en inndekning av tidligere års merforbruk med 29,9 mill. kr vil være umulig i 2013. Rådmannens overordnede mål for 2013 vil være at omstillingsarbeidet ved årsskiftet 2013/2014 har kommet så langt at resultatet for 2013 blir i balanse, men omstilling tar tid dersom det skal gjøres på en ansvarlig måte som også er bærekraftig for en ønsket utvikling av kommunale tjenester i fremtiden. Gjennomgangen og vurderingen av tiltakene som presenteres i denne saken viser at sannsynligheten for at det blir et nytt år med merforbruk er svært stor dersom det ikke foretas ytterligere reduksjoner i løpet av året. Det må prioriteres hardt og riktig dersom resultatet for 2013 skal være i nærheten av balanse. Videre er det et mål at det er balanse i driftsnivået ved inngangen til 2014 slik at inndekningen av tidligere års merforbruk kan starte i 2014. Flere av tiltakene som presenteres i denne saken er definert til å ligge innenfor rådmannens handlingsrom. Det vil imidlertid være en løpende vurdering av hva som er endring i nivå og kvalitet på tjenestene ved de generelle tiltakene. Dersom noen av de generelle tiltakene som per i dag er definert til å ligge innenfor rådmannens handlingsrom skulle vise seg å medføre endringer som gjør at det er behov for vedtak, vil det komme forslag til vedtak i egne saker til de aktuelle hovedutvalgene. Budsjettendringer vil bli gjort ut i fra hvilke tiltak som blir vedtatt. Dersom endringene påvirker budsjettskjemaene vil det bli laget en egen sak i forhold til endringene som må vedtas av kommunestyret. Det er gjennomført drøftinger med tillitsvalgte både sektorvis og i rådmannens møte med HTV. Rådmannen mener det er viktig med innspill fra de tillitsvalgte og har vurdert de som har kommet. Innspill til omstillingen fra enkeltinnbyggere har også blitt vurdert. Tiltak per kommunalavdeling Denne saken bygger på de enkelte kommunalavdelingenes saker om reduksjonstiltak som har vært til behandling i hovedutvalgene. Kommunalavdelingenes saker ligger som vedlegg til saken og det henvises derfor til de enkelte sakene for utredninger og konsekvensbeskrivelser av tiltakene. I denne saken presenteres det kun en oppsummering av de enkelte tiltakene per kommunalavdeling. Alle tall i tusen kroner. Kommunalavdeling personal, økonomi og utvikling Nr Navn Effekt Årseffekt Vedtak Orient. 2013 1 Kommunalsjefstilling personal, Fjerne 0 1 100 X økonomi og utvikling kommunalsjefstillingen for personal, organisasjon og utvikling. 2 Politisk sekretariat Reduksjon med 1 årsverk 210 500 X Side 32

3 IT & utvikling 70 % stilling holdes 450 450 X vakant. Allerede innarbeidet i prognosen. 4 Næring Budsjetterte tilskudd 680 680 X holdes tilbake og utbetales ikke. Sum 1 340 Kommunalavdeling undervisning og oppvekst Nr Navn Effekt Årseffekt Vedtak Orient. 2013 1 Ikke deltagende lærere i 17. maitoget 250 X 2 Søskenmoderasjon i barnehagene 250 X tilpasses statens minstekrav 3 Reduksjon i årsverk assistenter og 500 X miljøarbeidere 4 Ta ut midler tilført sektoren i 900 X budsjett 2013 5 Ikke fordelte midler kompetanse 300 X for kvalitet 6 Kutt i midler til lek- og 200 X sysselsettingsmateriell 7 Kutt i midler til ekskursjoner 200 X 8 Kutt i driftsmidler kontormateriell/ 100 X rekvisita 9 Kutt i midler til bøker 100 X skolebibliotek 10 Inventar og utstyr 200 X 11 Kutt lærerårsverk i hht budsjett 1 400 X 2013 12 Kutt assistenter i hht budsjett 2013 2 800 X 13 Andre strukturelle endringer: Merknad: Nytt tiltak i 0 4 000 X Rådmannen foreslår å slå sammen forhold til saken som Iddevang og Øberg skoler til en var til behandling i enhet og samordne ledelsen fra hovedutvalg for høsten 2013. Skolen vil ha to lokasjoner frem til høsten 2014. undervisning og oppvekst 17.04.2013. Sum 7 200 Kommunalavdeling helse og omsorg Nr Navn Navn Effekt 1 Styrking av grunnbemanning innføring av inntaksstopp vikarer 2 Bemanningstjeneste i institusjonstjenesten Pleie- og bemanningsfaktor Samordning av nattevakt i Helsehus Like renholds prinsipper Årseffekt Vedtak Orient. 2013 10 000 19 000 X 0 X 300 750 X 250 500 X Side 33

3 Bemanningsreduksjoner i samlokaliserte boliger Reduksjon av plasser 0 X Generell nedbemanning 700 1 500 X Ambulerende 700 1 500 X miljøarbeidertj. Boliger for eldre 0 750 X personer med funksjonsnedsettelse Tjenestereduksjon 0 X gjennom vedtektsendring 4. Hjemmehjelp Redusert standard 700 1 500 X 5. Ambulerende hjemmetjeneste Redusert merkantil 600 1 000 X tjeneste og støttefunksjon 6. Reduksjon av bemanning i Redusert nattevakt 500 1 000 X omsorgsbolig Hagegata/Vaterland Bemanningsred. 700 1 400 X Brygga Omsorgsboliger Nedleggelse av 4 300 X Karrestad Eldreboliger 7. Reduksjon i basistjenester Reduksjon 1 årsverk 160 320 X kommunal fysioterapeut Reduksjon bemanning 300 580 X rus/psykiatri Reduksjon bemanning 200 580 X Familiens Hus, mot barn og unge Endret metodikk X barnevernet Fengselshelsetjenesten 800 800 X Vaksinasjonskontor, 60 110 X red. åpningstid Inntektsoptimalisering 150 150 X 8 Koordinerende fellestjeneste Redusert årsverk 250 500 X 9 Inntektsoptimalisering Diverse poster 5 000 5 000 X 10 Rehabiliteringsteam Opprettelse X 11 Ytterligere KSeffektiviseringsnettverk 2 500 X bemanningsreduksjoner Larvik kommune Sum 23 670 41 250 På bakgrunn av foreslåtte endringer i tjenesteprofil i kommunalavdelingen vil det være nødvendig med en gjennomgang av arbeidstidsordningene. Kommunalavdeling teknisk og kultur Nr Navn Navn Effekt Årseffekt Vedtak Orient. 2013 1 Teknisk forvaltning Veier og gater 2 060 700 X Eiendom 500 1000 X Ishallen 250 500 X 2 Teknisk drift Rokke reduserte 480 480 X Side 34

åpningstider Overføring av koordinator 750 750 X fra Rokke til avfallsordningen Reduksjon grøntarealer 200 200 X Overføring av 300 600 X personalressurser til andre områder ASVO- avtalen sies opp 800 1 200 X Selge en av bilene i 40 40 X tjeneste 3 Plan, byggesak og geodata Generell innsparing 150 150 X 4 Miljø og landbruk Gebyrlegge 50 50 X utslippstillatelser på oljeavskillere Gebyrlegge behandlingen 40 40 X av tilstandsrapporter Overta prosjektledelsen av 50 50 X vannområdet Enningdalselva Redusere 60 60 X vannprøveprogrammet Reduksjon i tilskudd til 50 50 X Tista grunneierlag Kutte kontingent til 50 50 X prosjektgruppen for lokal luftovervåkning 5 Brannvesenet Beholde to stillinger 738 X vakante ut året Fakturere vedlikehold og 150 150 X montering av julegatebelysning 6 Kultur og Idrett Legge ned ungdomstilbud 750 1 500 X samordning Rockehus Domino Redusere kulturstøtten til 1 250 1 250 X lag og foreninger Ikke kommunal 1 100 1 100 X spillemiddelfinansiering til idrettsanleggene Terminere avtalen med X DNBE virkning fra 2015 5 000 000,- Avvikle aktiviseringstilbud 400 800 X til pleie og omsorg Legge ned den kommunale 500 1000 X driften av Remmen svømmehall leieavtale videreføres Sum 10 718 11 720 Side 35

Oppsummering av reduksjonstiltak Tabellen under viser en oppsummering av foreslåtte reduksjonstiltak (også de som er til orientering) per kommunalavdeling og hvilken effekt som er forventet totalt i 2013 dersom alle forslagene vedtas. Tabellen viser også hvor stor andel av den totale innsparingen som er relatert til reduksjon av personalkostnader. I tillegg viser tabellen hvor stor andel av tiltakene som ikke er innarbeidet i prognosen per mars. Kommunalavdeling Sum kostnadsreduksjon 2013 Reduksjon personalkostnader Nye tiltak i fht prognosen Personal, økonomi og utvikling 1 340 660 210 Undervisning og oppvekst 7 200 5 250 7 200 Helse og omsorg 23 670 18 520 3 670 Teknisk og kultur 10 718 3 688 8 918 Sum 42 928 28 118 19 998 NAV NAV hadde et forbruk på 55,8 mill. kr i 2012. Budsjettet for 2013 er på 49,1 mill. kr. Det ble allerede i 2012 iverksatt tiltak for å redusere forbruket. Tiltakene fra 2012 videreføres, men med økt fokus på «rett ytelse» i forhold til å redusere forbruket til budsjettert nivå. NAV har ingen nye tiltak som presenteres i denne saken. Oversikt over nøkkeltall og resultatmål for NAV ligger som vedlegg til saken. Eiendommer Halden kommune benytter mange ulike lokaler til virksomheten. For å sikre en optimal utnyttelse av lokalene er det nedsatt en gruppe til å gjøre en vurdering av utnyttelsen. Denne gruppa jobber med å fremlegge forslag for rådmannen som skal sikre optimal utnyttelse av Halden kommunes eiendommer (inkludert de som er eid av Halden kommunale pensjonskasse og andre eksterne aktører). Kartleggingen består i en vurdering av flere forhold som blant annet inkluderer en helhetlig vurdering av virksomhetenes plassering og hvilke bygg som er mest hensiktsmessige i forhold til driftskostnader og funksjonalitet. Den økonomiske effekten av en bedre utnyttelse er ikke grundig beregnet ettersom resultatet av gjennomgangen ikke foreligger per dags dato. Rådmannen mener likevel at en innsparing på 1 mill. kroner vil være mulig å oppnå i 2014 ved en bedre utnyttelse av lokalene. Det vil også være mulig med en innsparing i 2013 ved at noen endringer gjøres allerede nå. Effekten i 2013 vil imidlertid være i form av reduserte driftskostnader som f. eks. strøm og renhold. Rådmannen vil foreløpig ikke anslå forventet innsparing i forhold til endret utnyttelse i 2013. Resultatet av kartleggingen vil brukes til å gjøre en vurdering av om det er hensiktsmessig å selge enkelte eiendommer. Investeringsprosjekter Øberg skole Øberg skole er i en forfatning som gjør at det er behov for umiddelbare utbedringer i forhold til tak og kledning på vegg. Noen utbedringer er gjort i forbindelse med tilbakeflyttingen til Øberg, men ytterligere utbedringer er nødvendig for å sikre elever og ansatte et bedre arbeidsmiljø. Innkjøpssystem (e-handel) Halden kommunes anskaffelsesstrategi for perioden 2013-2016 legger vekt på at det skal prioriteres innføring av et innkjøpssystem. Et innkjøpssystem vil bedre oppfølgingen av alle innkjøp som foretas og legge til rette for god internkontroll ved at innkjøpene attesteres før Side 36

bestillingen iverksettes. Det er bevilget 250 000 kr til prosjektet i budsjettet for 2013. Prosjektet har hatt god fremdrift og ved å omprioritere midler til dette prosjektet kan systemet være i drift fra 01.01.2014. Det er søkt midler til prosjektet hos Fylkesmannen, men det er uvisst om prosjektet blir prioritert. Det er behov for en snarlig avklaring om prosjektet kan gjennomføres ut i fra ønsket tidsplan på grunn av avtale med systemleverandør. Skulle det vise seg at prosjektet blir prioritert hos Fylkesmannen kan bevilgningen reduseres tilsvarende tilskuddet, og beløpet føres tilbake til opprinnelig prosjekt. År 2013 2014 2015 2016 2017 Prosjektutgifter i kr 1 000 000 450 000 200 000 200 000 200 000 Kvalitative gevinster Færre bestillere, riktigere innkjøp. Redusert fakturahåndtering Smalere produktsortiment Redusert lekkasje fra rammeavtaler 100% av alle anskaffelser skal foretas gjennom ehandel Tilleggsmodul til personal/ HRM system Tilleggsmodulen vil effektivisere administrative arbeidsprosesser i forhold til stillingsendringer og frigjøre tid som kan brukes til andre oppgaver. Rådmannen foreslår en omprioritering av 300 000,- for å innføre modulen. Lærer PCer I 2007 ble det innført at alle lærere har sin egen PC. Dagens PCer som lærerne bruker er nå seks år gamle. PC ene kan ikke driftes sentralt fordi de ikke kan settes opp i kommunens «system Center». Sikkerheten er ikke god nok og PCene er i tillegg for gamle til å oppgraderes med nytt Operativsystem (OS). Vi har i dag tre ulike Windows og Office versjoner. Utstyret må rettes ute hos brukeren, dette er tidkrevende og gjør opplæringen vanskelig. Kommunen overtok fra 1. juni 2012 driften av IT for skole og barnehager. Det har blitt satt opp en ny plattform som skal ivareta sentral drift med feide pålogging (dette er pålagt fra sentrale hold). En sentral løsning må være på plass før det er mulig å installere felles programvare på lærernes PCer. Plattformen er på plass, men kan ikke tas i bruk før utstyret er oppgradert. Rådmannen foreslår en omprioritering av 3 mill. kr for å gjennomføre oppgraderingen av lærernes PCer. Omprioriteringene foreslås omdisponert fra ENØK. ENØK prosjektet er viktig for å redusere energibruken og dermed driftskostnadene i bygningene. ENØK vil bli vurdert igjen i budsjettprosessen for 2014. Rådmannen foreslår følgende omprioritering av investeringsprosjekter: Prosjekt Beløp Øberg skole 1 800 000,- e-handel 750 000,- Tilleggsmodul personal/ HRM 300 000,- Lærer PCer 3 000 000,- P7150A ENØK -5 850 000,- Side 37

Ubrukte lånemidler Regnskapet for 2012 viser en saldo på ubrukte lånemidler på 209,9 mill. kr. Ubrukte lånemidler er lån som er tatt opp for å finansiere investeringer, men hvor investeringene ennå ikke er gjennomført. Det ble i formannskapet 21. mars 2012 stilt spørsmål om hvilke prosjekter de ubrukte lånemidlene er knyttet til. Låneopptakene knyttes ikke til enkeltprosjekter og ubrukte lånemidler blir også brukt til å finansiere eventuelle merforbruk, det er derfor ikke mulig å sette opp en nøyaktig oversikt over hvilke prosjekter som skulle ha vært finansiert med de ubrukte lånemidlene. Oversikten under viser hvilke prosjekter fra 2011 som ble rebevilget i 2012 og som har ubrukte lånemidler per 31.12.2012. Prosjekt Bevilget/lånt Brukt Ubrukt Sentralkjøkkenet 1 200 000 0 1 200 000 Hjortsberg Skole 25 870 000 2 027 944 23 842 056 Prestebakke skole 11 810 000 9 101 038 2 708 962 Idd skole 22 000 000 2 071 613 19 928 387 Hovedutvalgets disp undervisning 4 000 000 0 4 000 000 Båstadlund 31 000 000 1 482 749 29 517 251 Tyska/Hollenderen - Omsorgsboliger 20 000 000 794 364 19 205 636 Hovedutvalgets disp Helse 6 000 000 0 6 000 000 Vann og Avløpsplan akkumulert 49 000 000 0 49 000 000 Ringledning 10 000 000 1 006 358 8 993 642 Diverse gang/sykkelvei, veier/gater 15 041 000 4 861 588 10 179 412 Sum 195 921 000 21 345 654 174 575 346 Alternative løsninger Det økonomiske merforbruket og mangelen på likviditet er årsaken til behovet for reduksjonstiltak. Halden kommune må redusere utgiftsnivået. Rådmannen har ikke klart å finne andre løsninger enn reduksjoner i driftsnivået. Videre fremdrift Saken inneholder forslag til vedtak som gjør at det forventede merforbruket for 2013 reduseres fra 49 mill. kroner til 29 mill. kr dersom alle forslagene vedtas. Saken mangler imidlertid grundige utredninger på noen av forslagene. For å lykkes med gjennomføringen av omstillingen vil rådmannen ha fokus på kontinuerlig iverksettelse og oppfølging av reduksjonstiltakene som blir vedtatt. Deltakelsen i Robek- nettverket er et ledd i denne oppfølgingen og rådmannen vil fokusere på at det analyserte handlingsrommet blir fulgt opp med forslag til nye vedtak. Rådmannen vil derfor organisere oppfølgingen av omstillingen som et prosjekt internt i organisasjonen. Oppfølging og utvikling av ledere i kommunen som kan utøve god økonomistyring er en forutsetning for å lykkes med omstillingen i et langsiktig perspektiv. Rådmannen legger derfor opp til en generell gjennomgang av ledelsesstrukturen i løpet av 2013. Målet med gjennomgangen er at ledelsesstrukturen skal være mest mulig hensiktsmessig både i forhold til økonomistyring, ledelse av ansatte og utvikling av tjenester. God økonomistyring er viktig for å lykkes med den økonomiske omstillingen, men det er like viktig med god ledelse av ansatte for å tilrettelegge for måloppnåelse og verdimessige vurderinger. Rådmannen innser at vedleggene i forhold til status på vedtatte tiltak og investeringsprosjekter ikke er av god nok kvalitet. Det har vært fokus på nye tiltak helt frem til sluttføring av saken. Vi vil forbedre vedleggene frem mot formannskapsmøtet 25. april. Side 38

Oppfølging av fremdrift og status på de tiltakene som vedtas i denne saken vil bli lagt frem for kommunestyret i september og november 2013. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Gudrun Grindaker Side 39

Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 151 2012/3918-25 16.04.2013 Elin Cathrine Hagen Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon 2013/25 24.04.2013 Utsendte vedlegg 1 Drøftingsnotat, referat og innspill fra fagforeningene Ikke utsendte vedlegg Oppfølging av budsjett Kommunalavdeling personal, økonomi og utvikling Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Toril Bjerkeli og Gudrun Grindaker Sammendrag av saken: Det foreslås tiltak for å redusere det negative avviket i kommunalavdelingen. Rådmannen foreslår kun tiltak som allerede ligger innenfor rådmannens fullmakter og foreslår derfor i innstillingen at saken tas til orientering. Tiltakene som foreslås i saken vil bedre prognosen i inneværende år med kr 210 000. Dette er en liten andel av det totale innsparingsbehovet i kommunalavdelingen, men rådmannen har ikke funnet det tilrådelig å fremme flere forslag på nåværende tidspunkt. Rådmannens innstilling: Saken tas til orientering. Saksutredning: Bakgrunn Økonomirapporten per mars viser at kommunalavdelingen totalt har en drift som er 9,7 mill. kroner over det vedtatte budsjettet for 2013. I det vedtatte budsjettet er det tre tiltak som ikke får den måloppnåelsen budsjettet legger opp til. Det gjelder reduksjon av frikjøp tillitsvalgte, konkurranseutsettingen av sentralkjøkkenet og innkjøpsoptimaliseringen. Total innsparing på disse tre tiltakene er beregnet til 10 mill. kroner i det vedtatte budsjettet. Rådmannen har lagt opp en plan for konkurranseutsettingen av kjøkkenet som innebærer at prosessen er ferdig i løpet av 2013. Kommunalavdeling personal, økonomi og utvikling yter i hovedsak støttetjenester gjennom bistand og service for resten av organisasjonen. Side 40

Sykefravær Sykefraværet i sentral/felles var i januar og februar 2013 hhv. 10 % og 10.9 %. Både korttids- og langtidsfraværet har vært høyt i 2013. Sykefraværet er langt høyere enn det som har vært vanlig for sentral/felles. Sykefraværet i 2010 og 2011 var på hhv. 3.9 % og 4.7 %. Høyt arbeidspress anses å være en av årsakene til det høye sykefraværet. Reduksjonstiltak Rådmannen har vurdert ulike tiltak innen kommunalavdelingen og foreslår følgende reduksjonstiltak: Nr Navn Effekt 2013 1 Kommunalsjefstilling Kommunalsjefstillingen for personal, økonomi og kommunalavdeling personal, utvikling økonomi og utvikling fjernes. Dette vil gi en innsparing på 1,1 mill. kroner f.o.m 2014. Tiltaket medfører at personalsjef, økonomisjef og leder IT & utvikling inntil videre rapporterer direkte til rådmannen. Organiseringen vil bli vurdert i forbindelse med en gjennomgang av hele organisasjonskartet for kommunen. 2 Politisk sekretariat Reduksjon av politisk sekretariat med 1 årsverk. Det er innført elektronisk løsning for distribusjon av sakspapirer. Dette medfører mindre trykking av politiske møteinnkallinger. Reduksjonen gjennomføres fra 01.08.2013. 3 IT & utvikling 70 % stilling innenfor IT holdes vakant. Beløpet er allerede innarbeidet i prognosen. 4 Næring Innsparing i forhold til budsjetterte tilskudd som ikke utbetales. Streng praksis i forhold til nye søknader om tilskudd. Innsparingen er innarbeidet i prognosen. Rådmannen har i tillegg vurdert flg. områder: Effekt Vedtak Orient. 2014 1 100 000,- X 210 000,- X 450 000,- X 680 000,- X - Frikjøpsordningen HTV Presset på frikjøpsressursene er stort pga. omstillingsprosessene i kommunen og mange oppfølgingsmøter som følge av høyt sykefravær. Rådmannen har derfor ikke funnet det tilrådelig å redusere frikjøpsressursene på nåværende tidspunkt. En minimumstildeling av frikjøpsressurser vil medføre tilleggsfrikjøp for at avtaleverkets bestemmelser skal være oppfylt. Tilleggsfrikjøp gir uforutsigbarhet i driften og er tidkrevende å administrere. Proratafordelingen av frikjøpsressurser ligger i dag noe under avtaleverkets bestemmelser. En omfordeling av ressurser vurderes p.t. for å oppnå større grad av likeverdighet i fordelingen. Side 41

- Erkjentlighetsgaver Ordningen ble gjeninnført i 2011 etter et opphold på 10 år. Dette oppfattes som et positivt tiltak blant ansatte, og det synes lite hensiktsmessig å kutte ordningen igjen etter to år. Innsparingen på totalt 1,3 mill. kroner vil ikke bringe budsjettet for kommunalavdelingen i balanse. Det er et markant økt press på deler av kommunalavdelingen som følge av den økonomiske utfordringen som kommunen har. Naturlig avgang som kan gi innsparing er ikke forventet i nærmeste framtid. Rådmannen har store forventninger til at Robek- nettverket i regi av KS (Kommunesektorens organisasjon) vil bidra til å sette fokus på områder der det er mulig å gjennomføre kostnadsreduserende endringer. Oppstart for nettverket er i midten av mai, og det er derfor for tidlig å foreslå reduksjonstiltak ut i fra analysene som skal gjøres i nettverket. Samtidig er det for lenge å vente med å foreslå tiltak til analysene fra nettverket foreligger. Et godt beslutningsgrunnlag er viktig for at de folkevalgte skal kunne gjøre de riktige prioriteringene. For å få til dette er det behov for bedre rapportering og et helhetlig styringssystem. Gode systemer og analyser er en nødvendighet for å kunne ha en god økonomistyring som igjen danner grunnlaget for gode beslutninger på politisk nivå. Hensynet til andre enheters/ folkevalgtes behov for bruk av de interne tjenestene i kommunalavdelingen gjør at rådmannen velger å ikke foreslå ytterligere reduksjoner i kommunalavdelingen. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Gudrun Grindaker Side 42

Halden kommune Personal og organisasjon Deres ref: Vår ref: Arkivkode: Referent: Dato: 2011/1691-23 040 Toril Bjerkeli, 69 17 45 25 16.04.2013 Referat fra møte: Drøftingsmøte vedr. innsparingstiltak i sektor- HTV sentral/felles Dato: 16.04.13 Tid: Kl. 08.00-09.00 Til stede: Kirsti Rørmyr, Fagforbundet Annette Kvitnes Kjølerbakken Inger Synnøve Brännvall, NSF Asle Milde, Utdanningsforbundet Gudrun Haabeth Grindaker, rådmann May Britt Svensen, leder IT & Utvikling Elin Cathrine Hagen, konst. økonomisjef Toril Bjerkeli, personalsjef (møteleder og referent) Møtereferat Referat fra drøftingsmøte vedr. innsparingstiltak i sektor-htv sentral/felles 16.04.13 Drøftingsnotat (se vedlegg 1) var utsendt 11.04.13. Økonomisjefen innledet møtet med å informere om positiv utvikling i prognosen for sentral/felles. Det ble også orientert om tiltak i budsjettet for 2013 som foreløpig ikke er gjennomført. Investeringsbudsjettet for sentral/felles ble også kommentert med fokus på eventuelle omprioriteringer for å kunne forsere e-handelsprosjektet samt kunne skifte ut gamle PC er i skole. Hovedtillitsvalgte støttet tiltaket om å fjerne kommunalsjefsstillingen personal, økonomi og utvikling. Reduksjonen i politisk sekretariat med ett årsverk ble støttet under forutsetning av at den eller de ansatte som berøres av tiltaket ivaretas i prosessen. Tillitsvalgte støttet at 70 % stilling i IT & Utvikling holdes vakant dersom dette ikke genererer overtid og vikarbruk. Det ble opplyst at den ansatte som er flyttet fra IT & Utvikling har tatt med seg hovedoppgaven i tidligere stilling. Tiltaket i næring tilbakeholdelse av tilskudd medfører ikke at avtaler brytes. Side 43

Hovedtillitsvalgte støtter tiltaket. Fagforbundet var opptatt at det til tross for dårlig økonomi var noen utviklingsmuligheter i organisasjonen. De ønsket å redusere noen tiltak og foreslå noen nye (se vedlegg 2. Fagforbundets innspill er satt i kursiv). De ønsket også en gjennomgang av overordnet organisasjonsstruktur. NSF var opptatt av sammenlikningen med andre kommuner. Utdanningsforbundet mente at en gjennomgang av sykefraværsarbeidet er nødvendig. Delta uttrykte at intern kompetanse må benyttes i større grad. Rådmannen opplyste at det vil bli gjennomført en organisasjonsgjennomgang etter 1.juni. Dette gjelder både struktur og tydeliggjøring av lederansvaret. Færre ledernivåer vil bli vurdert. Dette vil gi innsparinger på lønn samt bidra til bedre budsjettoppfølging. Utdanningsforbundet presiserte at alt ikke kan gjennomføres på en gang. Halden kommunale kompetansesenter eller et enhetlig kompetansesenter bør opprettes for å ivareta kommunens behov for kompetanseutvikling. Det må foretas mindre innleie. Rekruttering kan skje i egen regi. Nye ledere må få mer oppfølging eks. gjennom et introduksjonsprogram. Fagforbundet understreket at organisasjonen må bli bedre på å implementere retningslinjer. Kompetansen på ledernivå i avdelinger og enheter må økes. Vedlegg: 1 Drøftingsnotat - innsparingstiltak sentral/felles april 2013 2 Fagforbundets kommentarer, innspill og forslag i drøftingsmøtet 16.04 13 (tekst i kursiv) Side 2 av 2 Side 44

Halden kommune Personal og organisasjon U. off: offl. 23, 1.ledd Drøftingsnotat Til: Sektorhovedtillitsvalgte sentral/felles Fra: Rådmannen Sak nr: Saksbehandler: Dato: 2011/1691-22 Toril Bjerkeli 09.04.2013 Drøftingsnotat - innsparingstiltak sentral/felles april 2013 Rådmannen har flg. forslag til innsparingstiltak i sentral/felles: - Kommunalsjefstilling personal, økonomi og utvikling fjernes Dette vil gi en innsparing på kr 1.1. mill. f.o.m. 2014. Tiltaket medfører at personalsjef, økonomisjef og leder IT & Utvikling inntil videre vil rapportere direkte til rådmannen. Ev. endringer i dette vurderes ifm. evaluering av kommunens organisering på et senere tidspunkt. - Politisk sekretariat reduksjon med 1ÅV Det forventes mindre trykking av møteinnkallinger i politisk sekretariat etter at politikerne har fått elektroniske verktøy. Reduksjonen gjennomføres f.o.m. 01.08.13. Dette vil gi en innsparing på kr 210.000. - IT & Utvikling 70 % stilling innenfor IT holdes vakant Dette gir en innsparing på kr 450.000. Beløpet er allerede innarbeidet i prognosene. - Næring tilskudd Div. tilskudd holdes tilbake og utbetales ikke i 2013. Beløpet er innarbeidet i prognosene. Rådmannen har i tillegg vurdert flg. områder: - Frikjøpsordningen HTV Presset på frikjøpsressursene er stort pga. omstillingsprosessene i kommunen og mange oppfølgingsmøter som følge av høyt sykefravær. Rådmannen har derfor ikke funnet det Side 45

tilrådelig å redusere frikjøpsressursene på nåværende tidspunkt. En omfordeling av ressurser vurderes for å oppnå større grad av likeverdighet i fordelingen. - Erkjentlighetsgaver Ordningen ble gjeninnført i 2011 etter et opphold på 10 år. Dette oppfattes som et positivt tiltak blant ansatte, og det synes lite hensiktsmessig å kutte ordningen igjen etter to år. - Personalreduksjoner Rådmannen har kommet fram til at det ikke er tilrådelig å foreslå ytterligere tiltak i sentral/felles p.t. Arbeidspresset på støttefunksjonene er svært stort. Naturlig avgang som kan gi innsparing er ikke forventet i nærmeste framtid. Rådmannen oppfordrer sektorhovedtillitsvalgte i sentral/felles til å komme med forslag til andre tiltak. Alle tiltak vil bli vurdert. Side 2 av 2 Side 46

Halden kommune Personal og organisasjon U. off: offl. 23, 1.ledd Drøftingsnotat Til: Sektorhovedtillitsvalgte sentral/felles Fra: Rådmannen Sak nr: Saksbehandler: Dato: 2011/1691-22 Toril Bjerkeli 10.04.2013 Drøftingsnotat - innsparingstiltak sentral/felles april 2013 Rådmannen har flg. forslag til innsparingstiltak i sentral/felles: - Kommunalsjefstilling personal, økonomi og utvikling fjernes Dette vil gi en innsparing på kr 1.1. mill. f.o.m. 2014. Tiltaket medfører at personalsjef, økonomisjef og leder IT & Utvikling inntil videre vil rapportere direkte til rådmannen. Ev. endringer i dette vurderes ifm. evaluering av kommunens organisering på et senere tidspunkt. Fagforbundet anførsel: Støttes. - Politisk sekretariat reduksjon med 1ÅV Det forventes mindre trykking av møteinnkallinger i politisk sekretariat etter at politikerne har fått elektroniske verktøy. Reduksjonen gjennomføres f.o.m. 01.08.13. Dette vil gi en innsparing på kr 210.000. Fagforbundet anførsel: Må vurderes når det foreligger en konsekvens vurdering for den/de berørte ansatt/ansatte. - IT & Utvikling 70 % stilling innenfor IT holdes vakant Dette gir en innsparing på kr 450.000. Beløpet er allerede innarbeidet i prognosene. Fagforbundet anførsel: Støttes under forutsetning av at dette ikke genererer bruk av overtid, innleid arbeidskraft, vikar og lignende. - Næring tilskudd Div. tilskudd holdes tilbake og utbetales ikke i 2013. Beløpet er innarbeidet i prognosene. Fagforbundet anførsel: Støttes. Side 47

Rådmannen har i tillegg vurdert flg. områder: - Frikjøpsordningen HTV Presset på frikjøpsressursene er stort pga. omstillingsprosessene i kommunen og mange oppfølgingsmøter som følge av høyt sykefravær. Rådmannen har derfor ikke funnet det tilrådelig å redusere frikjøpsressursene på nåværende tidspunkt. En omfordeling av ressurser vurderes for å oppnå større grad av likeverdighet i fordelingen. Fagforbundet anførsel: Jf. HA 3-3 ligger frikjøpsordningen på/under minimum priorata på tvers av organisasjonene. En omfordeling kan være derimot reell. - Erkjentlighetsgaver Ordningen ble gjeninnført i 2011 etter et opphold på 10 år. Dette oppfattes som et positivt tiltak blant ansatte, og det synes lite hensiktsmessig å kutte ordningen igjen etter to år. Fagforbundet anførsel: Støttes. Skaper bare unødvendig støy i organisasjonen. - Personalreduksjoner Rådmannen har kommet fram til at det ikke er tilrådelig å foreslå ytterligere tiltak i sentral/felles p.t. Arbeidspresset på støttefunksjonene er svært stort. Naturlig avgang som kan gi innsparing er ikke forventet i nærmeste framtid. Rådmannen oppfordrer sektorhovedtillitsvalgte i sentral/felles til å komme med forslag til andre tiltak. Alle tiltak vil bli vurdert. Fagforbundet anførsel: Innsparingstiltak/ framtidsrettet utviklings tiltak: 1. Opprette treparts samarbeid Sammen om en bedre kommune 2. Konkurranseutsettelse av sentralkjøkkenet trekkes. 3. Det tas en gjennomgang av organisasjonskartet for hele kommunen. 4. Reversere de politiske avlønningene som ble doblet i 2011-2012. Ville gitt et flott signal effekt ovenfor ansatte og innbyggere fra toppen. 5. Redusere antall hovedutvalg med tre stk. 6. En strengere prioritering av nødvendigheten av møtefrekvensen i hovedutvalgene. 7. Styrking av personal avdelingen for veiledning og bistand ute i organisasjonen, da kunnskapsnivå er ulikt og mangelfulgt. Vil få effekt vedr. reduserte saker og saksbehandling. Ikke minst sett opp i mot Halden kommunes omdømme. 8. Sykefraværet og uføreprosenten må ned og HMS arbeidet må styrkes. Vi trenger tettere oppfølging ute på hver enhet de ansatte befinner seg. 9. Prosjekt Arbeid og aktivitet bør ses i sammenheng med tiltaksplasser og arbeidstrening for kommunens ansatte. Spesielt opp i mot sykefraværs oppfølging. Slik at et redusert sykefravær, lettere kan oppnås. Side 2 av 2 Side 48

10. Utarbeide objektiv leder lønnsmodell og organisasjonsstruktur på tvers av sektoren, for å minske kommunens saksbehandling og for å innføre et objektivt lønnssystem. Dette vil skape forutsigbarhet for ansatte, administrasjon og politikere. 11. Opprydding i stillingskoder og stillingsbetegnelser generelt i kommunen. Vil få effekt vedr. reduserte saker og saksbehandling. Ikke minst sett opp i mot Halden kommunes omdømme. 12. Møtevirksomheten i kommunen må forenkles og samkjøres, slik at man øker tilgjengligheten og produktiviteten mot ansatte og innbyggere. Dette inkluderer de politiske møtene. 13. Opprette internt kurssenter. Bruke/oppdatere kartleggingen som er allerede utført for å bruke intern kompetanse, på tvers av ulike nivåer, stillinger og fagområder. 14. Utarbeide langsiktige og helhetlig kompetanseplaner i hele organisasjonen. Inklusiv politikere. 15. Satse og skolere egne ansatte, fremfor innleie av eksterne aktører. Halden kommune bør her benytte seg av mulighetene, i langt større grad, som ligger i å drifte offentlige tjenester selv ved faste ansette, framfor innleie av tjenester, som baserer seg på profitt. Art 13700 Kjøp/driftsavtaler private. I vedtatt budsjett generelt for 2013, ligger det her kr 70 292 000,-. Bare i teknisk har denne arten økt fra kr 11 934 000,- i 2012 til kr 21 564 000,- i 2013. Dette tilsier at det er penger å spare ved å utføre arbeidsoppgaver, da en kommune skal ha et regnskap i balanse, selv istedenfor å sette det ut til private som baserer seg på profitt. På bakgrunn av overnevnte bør kommunen gå kritisk igjennom denne arten og se hva denne inneholder og hva kommunen selv kan utføre. Art 12700 Konsulenttjenester. I vedtatt budsjett generelt for 2013, ligger det her kr 14 756 700. Kommunen bør gå kritisk igjennom denne arten og se hva denne inneholder og hva kommunen selv kan utføre. Art 12702 Kjøp av ekstern arbeidskraft. I vedtatt budsjett generelt for 2013, ligger det her kr 1 166 869. Kommunen bør gå kritisk igjennom denne arten og se hva denne inneholder og hva kommunen selv kan utføre. Art 11150 Bevertning. I vedtatt budsjett generelt for 2013, ligger det her kr 362 434,-. Kuttes. Art 11401 Representasjon/Gaver. I vedtatt budsjett generelt for 2013, ligger det her kr 73 616,-. Kommunen bør gå kritisk igjennom denne arten og se hva denne inneholder og hva som kan kuttes. Art 12704 Leie av fagkonsulent. I vedtatt budsjett generelt for 2013, ligger det her kr 45 166,-. Kommunen bør gå kritisk igjennom denne arten og se hva denne inneholder og hva kommunen selv kan utføre. Art 11201 Erstatningsutbetaling. I vedtatt budsjett generelt for 2013, ligger det her kr 605 200,-. Kommunen bør gå kritisk igjennom denne arten og se om denne i hele tatt er nødvendig. Side 3 av 3 Side 49

Side 50 Side 4 av 4

Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 240 2008/1626-148 10.04.2013 Ulf Ellingsen Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for undervisning og oppvekst Utsendte vedlegg 1 06.04.13 - Referat fra drøftingsmøte vedr kuttpakke april 13 2 Utdanningsforbundets innspill 2013 med tiltakspakke 3 Kommentarer fra Delta til kuttpakken Ikke utsendte vedlegg Økonomirapport for februar 2013 med tiltakspakke Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Thomas Bjørnstad Sammendrag av saken: Rådmannen legger med dette frem økonomirapport pr februar med tiltak for å dekke inn avvik. Rådmannens innstilling: Økonomirapport tas til orientering og tiltakspakke vedtas Saksutredning: Bakgrunn Økonomirapport Undervisning og oppvekst Periode 02/13 Regnskap Budsjett Avvik Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn 68 942 087 64 053 254-4 888 833 356 786 749 368 409 032-11 622 283 Refusjoner -3 688 432-2 794 702 893 730-16 768 375-16 420 876-347 499 Netto lønn 65 253 655 61 258 552-3 995 103 340 018 374 351 988 156-11 969 782 Andre utgifter 34 497 740 30 599 013-3 898 727 183 597 090 181 652 368 1 944 722 Andre inntekter -5 301 616-7 376 227-2 074 611-44 806 969-47 592 167 2 785 198 Sum enhet 94 449 779 84 481 338-9 968 441 478 808 495 486 048 357-7 239 862 Netto lønn: Prognosene for skoler og barnehager i 2013 er på 7,2 mkr i negativt avvik. Netto lønn viser en prognose på 11,9 mkr. Det negative prognoseavviket for 2013 er forbedret fra januar til februar med ca 2,6 mkr. 7 mkr er direkte knyttet til kutt-tiltak for sektoren som påvirker lønn; Side 51

Kutt i vikarordning adm., støttefunksjoner og merkantile, kutt i assistenter/miljøarbeidere samt lærerstillinger. Vedtatt kutt på assistenter/miljørabeidere og lærerstillinger er lagt inn i budsjett med halvårsvirkning fordelt på helårsbasis. Prognosen har også i seg et merforbruk på lønn på HKK på 4,8 mkr for 2013. Dette er midler vi i all hovedsak får igjen i BKA-midler og fremkommer i «andre inntekter». Det er for tiden stort sykdomsfravær i skoler og barnehager, noe som har ført til det er et større forbruk på arten vikar sykdom lærer og vikar sykdom enn budsjettert. Vi ser her et negativt avvik på ca 1,1 mkr. Det positive avviket på refusjon sykepenger er på 1,0 mkr. Barnehagene sliter med et høyt korttidsfravær, mens skolene har et stort langtidsfravær. Tendensen er at langtidsfraværet i barnehagene stiger. Høyt langtidsfravær ved enkelte av enhetene genererer som nevnt refusjoner i større grad enn budsjettert, men kravet til «inntekt» på refusjoner er høyt samtidig som enhetenes økonomiske rammer for å sette inn vikar er lavt. Andre utgifter: Andre utgifter viser et positivt avvik på ca. 1,9 mkr,- på årsbasis. For februar skyldes det negative avviket at utbetaling driftstilskudd private barnehager foretatt i januar og februar ikke er periodisert for utbetalingsperiode men pr måned. Nye Kostra-tall viser at Halden kommune ligger lavest av samtlige driftsutgifter til skolelokaler pr elev. Samme statistikk viser at kommunen ligger lavest av samtlige kommuner i driftsutgifter til inventar og utstyr pr elev. Andre inntekter: Årsprognosen andre inntekter viser et positivt avvik på 1,7 mkr. Halden kommune v/ HKK mottar hvert år BKA-midler for opplæring av voksne. Det er lagt inn i prognosen et positivt avvik på andre inntekter på HKK på 4,5 mkr. Avviket må sees i sammenheng med bruttolønn. Mange skoler opplever at kravet til inntekt brukerbetaling SFO er lagt for høyt i budsjettet. Videre har sektoren har også fått et krav om økt inntekt på 3,0 mkr som må sees i sammenheng med brukerbetaling barnehager, sfo og gjesteelever. Gjesteelever generer også større utgifter på lønn. Tiltak for å dekke inn avvik: Sektoren er i trange økonomiske tider. Det er satt av 0,- til vedlikehold og midlene til ekskursjoner, kontormateriell, undervisningsmateriell er på et meget lavt nivå. Tallene for pr februar forteller at det er en meget forsiktig bruk av midler i tråd med de direktiver som er gitt. Det blir derfor viktig at det nå jobbes for å realisere de kuttene som er vedtatt, på assistenter og miljøarbeidere og de lærerstillingene som ble vedtatt redusert. Dette må sees i sammenheng med de tiltakene som er satt i verk for å redusere ressursbruken knyttet til spesialundervisning. Det er her sektoren må gjøre ytterligere tiltak for å redusere ressursbruken. I og med at prognosene på lønn viderefører tallene fra januar vil gjennomføring av vedtatte kutt forbedre prognoseresultatet totalt med ca 4,2 mkr i 2013 med virkning fra august. Det må derfor realiseres en tiltakspakke på 3 mkr. Rådmannen legger frem følgende forslag til kutt i sektor undervisning- og oppvekst: 1. Ikke deltagende lærere i 17.mai-toget Hvert år er det en tradisjon at lærere følger sine klasser i 17.mai-toget. Dette må da gjøres av foreldrerepresentanter. I 2012 ble det brukt 250 000,- til godtgjøring for 17.mai. Innsparing 250 000,- 2.Søskenmoderasjon i barnehagene tilpasses statens minstekrav Søskenmoderasjon endres fra 40 % for barn nr. 2 til 30 % for barn nr. 2 jfr. 3 første ledd. Moderasjonen skal gjelde søsken som bor fast sammen. Hel plass 80 % plass 4 dager pr. uke 60 % plass 3 dager pr. uke 50 % plass 2/3 dager pr. uke 40 % plass 2 dager pr. uke 2 330 2 100 1 630 1 400 1 170 Det gis 30 % søskenmoderasjon for barn nr. 2 og 50 % for barn nr. 3 og flere. Det gis lik søskenmoderasjon både i kommunale og private barnehager jfr. Forskrifter til Lov om barnehager. Søskenmoderasjon gis til yngste barn. Det betales for opphold i 11 måneder. Det betales ikke for juli måned. Det er svært få kommuner i Norge som tilbyr søskenmoderasjon i sine barnehager Innsparing: 250 000,- Side 52

3.Reduksjon i årsverk assistenter og miljøarbeidere Rådmannen vil videreføre tiltak fra 2012 med å redusere antall assistenter og miljøarbeidere i skolen. Halden har et større antall assistenter og miljøarbeider pr elev enn kommuner vi kan sammenligne oss med og landet for øvrig. Assistenter og miljøarbeidere er i hovedsak knyttet opp mot grupper av elever og enkeltelever med særskilte behov. En reduksjon vil derfor måtte medføre endret praksis knyttet til organisering og bruk av personalet slik at elevenes behov blir ivaretatt. I budsjett for 2013 er det allerede vedtatt ett kutt på 8,5 årsverk fra august 13. Det ønskes å spare ytterligere 1,5 årsverk. Ideelt sett burde en nedbemanning på dette området vært erstattet av en generell styrking av lærerressursene i ordinær undervisning og kompetanseheving på alle ansatte. Økonomisk er det ikke midler til det nå. Innsparing: 500 000,- 4. Midler tilført sektoren i budsjett 2013 tas ut Sektoren har fått tilført midler til kompetanseheving ( 500 000,-) samt midler til arbeid med alternative individuelle planer (400 000,-). Midler knyttet til alternative individuelle planer var tenkt som ressurser for å få ned bruken knyttet til spesialundervisning. Det er, uavhengig av disse midlene, igangsatt et arbeid på 1.-4.trinn med tanke på å bedre lærernes kompetanse innenfor kunnskapsløftet og kjennetegn måloppnåelse. Det er mye kompetanse i Haldenskolen og meningen er å etablere nettverk for kompetansespredning og utarbeidelse av felles maler for fagplaner. Dette skal gjøres innenfor de rammer skolene har i dag. Det er også mye som tyder på at vi klarer å redusere ressursene knyttet til spesialundervisning betraktelig allerede i 2013. Innsparing: 900 000,- 5. Ikke fordelte midler kompetanse for kvalitet I forbindelse med «kompetanse for kvalitet» 2012-13 er det satt av midler til inndekking av vikar. Disse pengene er ikke fordelt på skolene. Skolene får ikke disse midlene. Kompetanse for kvalitet er et samarbeid mellom Utdanningsdirektoratet og kommunene hvor utgiftene fordeles mellom de to partene samt den enkelte lærer. I løpet av de siste årene har Halden kommune hatt lærere knyttet til prosjektet i fagene rådgivning og matematikk. Innsparing: 300 000,- 6. Kutt i midler til lek- og sysselsettingsmateriell Barnehagene har hvert år noen midler til lek- og sysselsettingsmateriell. Midlene bidrar til at barn og unge får utfolde seg i lek og aktivitet. Midlene er viktige faktorer for å opprettholde fysisk aktivitet i barnehagene. Midlene barnehagene reduseres og sektoren vil totalt ha igjen 222 000,- til lek og sysselsettingsmateriell. Innsparing: 200 000,- 7.Kutt i midler til ekskursjoner Ett kutt i midler til ekskursjoner vil medføre at det i praksis ikke vil være mulig for enhetene å delta i arrangementer i skolens regi utenfor skolen eller i skolens nærområde. Resterende midler settes i 0,- Skolene i Halden har en avtale med Insperia. Denne avtalen vil ikke berøres av dette kuttet. Transport av elever er en del av avtalen. Innsparing: 200 000,- 8.Kutt i driftsmidler kontormateriell/rekvisita Et kutt gir trangere rammer for mercantil drift i enhetene.i ytterste konsekvens vil det kunne medføre at nødvendige innkjøp belastes andre driftsarter. Sektoren vil ha 185 000,- igjen til kontorrekvisita. Innsparing 100 000,- 9.Kutt i midler til bøker skolebibliotek Haldenskolen har lesing som et fokusområde. Et kutt her vil medføre at tilgangen på ny og oppdatert fagog skjønnlitteratur blir sterkt redusert. Arten settes i 0,- og det vil ikke kunne kjøpes noe oppdatert litteratur. Skolene må ta utgangspunkt i det de har av litteratur fra før og finne andre måter å oppdatere sitt utvalg på. Innsparing 100 000,- 10. Inventar og utstyr Skolene og barnehagene har totalt opp mot 4000 brukere. Til tider vil det være nødvendig med oppgradering av inventar og utstyr. Et kutt vil redusere denne muligheten. Sektoren vil etter et kutt ha Side 53

igjen 160 000,- til inventar og utstyr. Nye tall fra Kostra viser at Halden ligger lavest av samtlige kommuner på driftsutgifter pr elev til inventar og utstyr. Innsparing: 200 000,- Totalt kr 3,0 mkr. Det vises til referat fra drøftingsmøte vedrørende tiltakene og skriftlige innspill fra fagforeningene. Viktige hensyn og krav som må tilfredsstilles ved valg av løsning Personal- og organisasjonsspørsmål Vedrørende ytterligere kutt i assistenter og miljøarbeiderstillinger vises det til prosedyrer og kriterier for utvelgelse ved overtallighet og nedbemanning. Andre spørsmål på tvers av administrative grenser, bl.a. o konsekvenser for barn og unge Skole Halden 08-09 Halden 09-10 Halden 10-11 Halden 11-12 Halden 12-13 Østfold 12-13 Nasjonalt 12-13 Årsverk for u- personale Antall elever pr. årsverk til undervisningen Antall elever pr. ass. årsverk i undervisningen Lærertetthet 1. 7- trinn Lærertetthet 8. 10 trinn Lærertetthet i ordinær undervisning Antall elever 309,2 13,1 58,3 14,3 14,3 18,0 3 582 335,8 12,3 49,4 13,1 14,2 17,5 3 572 332,3 12,4 46,1 13,2 14,5 18,9 3 586 323,4 12,6 51,3 13,2 14,7 18,0 3 577 305,7 13,3 56,8 13,9 15,9 18,8 3 524 12,2 72,3 13,1 14,1 17,7 12,2 75,5 13,0 14,4 16,9 Med bakgrunn i punkt vedrørende reduksjon i assistenter miljøarbeidere kan vi ut fra tall fra GSI se at Halden kommune har færre elever pr årsverk for denne yrkesgruppen enn snittet i andre kommuner i Østfold og nasjonalt. Det er imidlertid også viktig å se at når det gjelder utviklingen i lærertetthet og lærertetthet ordinær undervisning ligger nå Halden kommune langt under snittet. Lærerdekningen totalt inklusive spesialundervisning og ressurser til minoritetsspråklige elever ligger ca 5,5 % lavere enn snitt i Østfold og landsgjennomsnitt for barnetrinnet og ca 11% under for u.skolene. Lærertettheten i ordinær undervisning ligger ca 6 % under snitt i Østfold og ca 10% under landet for øvrig. Side 54

Konklusjon Sektoren er pålagt å gjøre økonomiske besparelser. Vi vet fra tidligere at det er på to områder sektoren har et høyere ressursbruk enn andre vi kan sammenlikne oss med; assistenter og miljørbeidere i skolen og antall elever med vedtak om spesialundervisning. Det er satt i verk tiltak for å redusere på disse områdene i budsjett 2013. Sammen med tiltak i denne saken skal det være mulig for sektoren gå i balanse for 2013. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Eivind Hansen Ulf Ellingsen Side 55

Halden kommune Kommunalsjef undervisning og oppvekst «MOTTAKERNAVN» «ADRESSE» «POSTNR» «POSTSTED» «KONTAKT» Deres ref: Vår ref: Arkivkode: Referent: Dato: «REF» 2008/1388-113 401 Kirsten Mellingseter, 69174531 08.04.2013 Møtereferat Referat fra møte i: HTV - drøftingsmøte Dato: 06.04.13 Tid: 12.00 13.00 Sted: Halden Rådhus, Møterom 1. Til stede: Utdanningsforbundet Halden v/htv Asle Milde, FO Halden v/htv Kirsti Eng, Utdanningsforbundet Halden v/htv Ragnfrid Gjevingaas, Delta Halden v/htv Annette Kvitnes Kjølerbakken, Ulf Ellingsen og Kirsten Mellingseter 06.04.13 - Referat fra drøftingsmøte vedr kuttpakke april 13 Kommunalsjefen la frem drøftingsgrunnlag - vår ref. 2008/1388-112 - som grunnlag for drøftingene. 1. Søskenmoderasjon i barnehagene tilpasses statens minstekrav kr 250 000. FO anser at dagens søskenmoderasjonsordning er ønskelig, men tar Kommunalsjefens forslag til etterretning. Utdanningsforbundet støtter forslaget og synes det er viktig å påpeke at statens minstekrav i all hovedsak benyttes av samtlige kommuner. Delta har ingen merknader til forslaget. 2. Reduksjon i årsverk assistenter og miljøarbeidere kr 900 000. FO understreker at kompetanse med høyskoleutdanning, må vektlegges sterkt ved en eventuell reduksjon/nedbemanning. FO sier ja til reduksjon av hjemler, men nei til reduksjon av hjemler for miljøterapeuter. Dette basert på all forskning som viser at høy kompetanse hos ansatte gir størst effekt av spesialundervisningen. Utdanningsforbundet støtter FO s syn vedr vektlegging av kompetanse ved nedbemanning. Delta er redd for at en reduksjon av årsverk, vil medføre brudd på opplæringsloven og et økt press de ansatte. Delta støtter at kompetanse må ha prioritet ved reduksjon av hjemler. 3. Midler tilført sektoren i budsjett 2013 tas ut kr 500 000 til kompetanseheving og kr. 400 000 til arbeid med alternative individuelle paner. Midler til kompetanseheving kr 500 000 samt midler til individuelle planer kr. 400 000. Kommunen har avsatte midler på fond for kompetanseheving fra Kunnskapsløftet. En Side 56

vil fra kommunens side ha fokus på kompetanseheving i nettverk og personalet i fokus. Organisasjonene har ingen merknader til dette under forutsetning av at en benytter seg av tidlige tildelte øremerkede midler. 4. Ikke fordelte midler kompetanse for kvalitet kr 300 000. Kommunalsjef presiserte at dette gjelder midler til bruk av vikar for lærere som har vært med på kompetanse for kvalitet. Organisasjonen har ingen merknader til forslaget, tas til etterretning. 5. Kutt i midler til lek og sysselsettingsmateriell barnehager kr 200 000 Forslaget støttes ikke av noen av organisasjonene. Utdanningsforbundet anbefaler at det isteden trekkes av midler avsatt til utredning av skolestruktur i Halden. Dette arbeidet kan gjøres med egne ressurser. 6. Kutt i midler til ekskursjoner kr. 200 000 Kommunalsjefens forslag tas til etterretning. 7. Kutt i driftsmidler kontormateriell / rekvisita kr. 100 000. Ingen merknader til forslaget. 8. Kutt i midler til bøker skolebibliotek kr 100 000 Organisasjonen har ingen merknader til forslaget. 9. Ikke deltagende lærere i 17.mai toget kr. 250 000 Utdanningsforbundet støtter forslaget og ber om at dette settes som pkt. 1 i prioriteringsrekkefølgen. Øvrige organisasjoner har ingen merknader. 10. Inventar og utstyr kr. 200 000 FO sier klart nei til dette forslaget. Dette støttes av de øvrige organisasjonene. Utdanningsforbundet v/asle Milde fremmer i tillegg 2 tilleggsforslag; 1. Utdanningsforbundet ber om at de 300 000 som er avsatt for utredning av ny skolestruktur i Halden omdisponeres. Kr. 200 000 til lek og sysselsettingsmateriell barnehage jfr. pkt. 5, og kr. 200 000 til inventar og utstyr jfr. pkt. 10. 2. Kommunen innfører topp eiendomsskatt. FO støtter Utdanningsforbundet s tilleggsforslag. Kirsten Mellingseter Referent Kopi til: Rolf E. Odberg Fagforbundet v/htv Bente Helle Quanfouh Kommunalsjef undervisning og oppvekst Side 2 av 2 Side 57

Vår dato 06.04.13 Til Kommunalsjef undervisning og oppvekst Ulf Ellingsen Utdanningsforbundets innspill til drøftinger om reduksjon i driftsrammen til kommunalsektor undervisning og oppvekst april 2013. Vi viser til drøftingsnotat med kuttforslag fordelt over 10 poster, på til sammen 3 mill kr. Utdanningsforbundet ser at det er viktig at driften tilpasses inntektene. Dette kan gjøres ved å kutte i driften, øke inntektene eller en kombinasjon av disse. Vi mener at driftsrammen til sektoren er for liten som den er, og at ytterligere reduksjoner i utgangspunktet er en umulighet. Spesielt kommer Halden dårlig ut sammenliknet med sammenliknbare kommuner når det gjelder grunnressurs lærere fratrukket spesialundervisning og grunnleggende norsk. Gitt kommunens dårlige økonomi, tar vi likevel noen av kuttforslagene til etterretning. Økte inntekter: Vi er enig med kommunalsjefen om at søskenmoderasjon i barnehagen skal tilpasses statens minstekrav, slik det gjøres i de fleste kommuner i landet. I tillegg foreslår Utdanningsforbundet: Midler avsatt til utredning av ny skolestruktur i Halden trekkes inn (300.000kr). Arbeidet utføres internt i staben. Begrunnelse for dette er: a. Hovedutvalg for undervisning og oppvekst har et enstemmig syn på at Halden vgs, Risum, ikke er et godt alternativ for ny grunnskole på Idd. Kommunestyret har vedtatt å utsette saken. b. Utredning av sentrumsskole(r) må avventes til overordnet sentrumsplan foreligger. c. Utredning av ny skole i området Hjortsberg Låby Strupe kan kun igangsettes i liten skala da mye av planarbeidet for nye boligfelt i området foreløpig mangler. Det innføres maksimal eiendomsskatt i kommunen. Vi ser at dette ikke vil få innvirkning for inneværende år, men vil avhjelpe inntektssiden i økonomiplanperioden. Adresse Wiels plass 4 1771 Halden E-post/Internett udf.htg@gmail.com www.utdanningsforbundet.no Telefon 69174597 Organisasjonsnr. 992 586 907 Side 58

Side 2 Kutt i driften: Ytterligere reduksjon av assistenter og miljøterapeuter i skole vil smerte sterkt. Vi vil understreke at alle reduksjoner i disse yrkesgruppene må ta utgangspunkt i at ansatte med best kompetanse forblir i kommunen. Nedbemanningen må være i tråd med kompetansebehovet. Kutt i kommunale midler til kompetanseheving må forutsette at kommunen benytter seg av øremerkede statlige midler avsatt til dette formålet. Disse ligger nå i bundne fond. Utdanningsforbundet kan ikke støtte forslaget om å kutte i midler til lek og sysselsettingsmateriell i barnehagen. Det har de siste årene vært lite rom for nyinnkjøp, og det materiellet som fortsatt ikke er kastet bærer tydelig preg av å være mye i bruk. Ikke deltagende lærere i 17.mai toget. Utdanningsforbundet har fremmet dette forslaget ved flere budsjettbehandlinger de siste årene, og støtter kommunalsjefen i at dette er midler som lett kan trekkes inn. Det er frivillig for lærere å gå i 17.mai tog også nå, og den eneste praktiske endringen fra tidligere år vil være at foreldrene tar ansvar for klassene. En reduksjon av midler til inventar og utstyr i barnehager og skoler sier vi klart nei til. Beløpet som er avsatt til dette er allerede langt under minimum i forhold til behovet. En sammenlikning med andre kommuner i landet vil trolig vise at Halden ligger svært langt under gjennomsnittet i landet. Vi ber om at våre innspill følger med som saksvedlegg til politisk behandling. Med vennlig hilsen for Utdanningsforbundet Halden Asle Milde /s Hovedtillitsvalgt Side 59