Kontrollutvalget i Dyrøy kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte torsdag, 1. juni 2017, kl. 11.00, kommunehuset, møterom 1. Sakskart Sak 01/17 Godkjenning av protokoll fra møte den 6. desember 2016 Sak 02/17 Årsregnskap Dyrøy kommune 2016 Sak 03/17 Revisjonsbrev nr. 2 Sak 04/17 Sak 05/17 Sak 06/17 Sak 07/17 Melding om politiske vedtak Selskapskontroll Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisor orienteringssak Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Dyrøy, 29. mai 2017 Per Gunnar Cruickshank Kontrollutvalgets leder Narvik, 29. mai 2017 Hålogaland Revisjon AS Tore Aleksander Hanssen Kontrollutvalgssekretariatet
Dyrøy kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 01/17 Sakstittel: Godkjenning av protokoll fra møte den 6. desember 2016 Innstilling til vedtak: Protokollen fra møte i Dyrøy kontrollutvalg den 6. desember 2016 godkjennes. Saksopplysninger: Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 6. desember 2016
Dyrøy kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 02/17 Sakstittel: Årsregnskap Dyrøy kommune 2016 Innstilling til vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Dyrøy kommunes årsregnskap for 2016. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Saksopplysninger: I henhold til Forskrift om kontrollutvalg 7 skal kontrollutvalget gi en uttalelse til årsregnskapet til kommunestyret. Bestemmelsen fastsetter kontrollutvalgets rett til å knytte kommentarer til årsregnskapet med revisjonsberetning før årsregnskapet behandles i kommunestyret. Uttalelsen stiles til kommunestyret med kopi til formannskapet. Kommunens regnskap skal avlegges i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner). Forskriften inneholder bestemmelser om at det skal utarbeides årsregnskap og årsberetning for kommunen. Nærmere krav til innhold i regnskapet samt noteopplysninger fremkommer i forskriftens 3 og 5. Regnskapsfrister og behandling av årsregnskapet og årsberetningen fremkommer i forskriftens 10; - Regnskapet skal være avlagt innen 15. februar - Rådmannens årsberetning skal være avlagt innen 31. mars - Regnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret selv senest 30. juni Det fremkommer av samme paragraf at årsberetningen skal oversendes kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til kommunens regnskap. Årsberetningen skal utarbeides i henhold til kravene i kommuneloven 48 nr. 5 og god kommunal regnskapsskikk. Revisjonsberetningen skal avlegges senest 15. april, jf. revisjonsforskriften 5.
Årsregnskapet for Dyrøy kommune 2016 med tilhørende revisjonsberetning er ferdig og skal behandles av kontrollutvalget. Revisjonsberetning er datert 24.5.17. Årsregnskapet til Dyrøy kommune viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 3 392 204,-. Investeringsregnskapet er gjort opp i balanse. Revisjonsberetningen for Dyrøy kommune er en beretning med forbehold om budsjett. Administrasjonen og kommunens revisor er invitert til å orientere i møtet. Vedlegg: Rådmannens årsberetning for 2016 Årsregnskap Dyrøy kommune 2016 Revisjonsberetning Dyrøy kommune 2016 Forslag til kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for Dyrøy kommune 2016
Dyrøy kommune Kontrollutvalget Til Kommunestyret i Dyrøy kommune Kontrollutvalgets uttalelse om Dyrøy kommunes årsregnskap for 2016 Kontrollutvalget har i møte 1.6.2017 behandlet Dyrøy kommunes årsregnskap for 2016. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, rådmannens årsmelding og revisjonsberetning datert 24.5.2017. I tillegg har ansvarlig revisor og økonomisjef supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Kontrollutvalget har merket seg at Dyrøy kommunes årsregnskap viser et resultat med regnskapsmessig mindreforbruk /overskudd på kr 3.392.204. Kontrollutvalget har merket seg at det foreligger en revisjonsberetning med forbehold om budsjett. «Dyrøy kommune har ikke vedtatt et investeringsbudsjett som viser spesifisering av investeringene på enkeltprosjekter slik som forskriften bestemmer. Det er også utgiftsført kr 1,5 millioner mer i investeringsutgifter enn budsjettert. Vi henviser til revisjonsbrev nr. 2 der dette er nærmere redegjort for.» Kontrollutvalget synes det er beklagelig at budsjettering av kommunens investeringer ikke gjøres i henhold til forskriften. Revisor har videre kommentert at «Denne beretningen erstatter tidligere avgitt beretning, datert 18.04.2017, som ble avgitt ved utløpet av forskriftens frist for å avlegge revisjonsberetning. Årsregnskapet var avlagt 03.04.2017 og årsberetningen var ikke avlagt.» Kontrollutvalget synes det er beklagelig at ikke administrasjonssjefen avgir et fullstendig årsregnskap innen fristene som fremgår av forskriften. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ingen merknader til Dyrøy kommunes årsregnskap for 2016. Dyrøy, den 1. juni 2017 Per Gunnar Cruickshank Kontrollutvalgets leder
Dyrøy kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 03/17 Sakstittel: Revisjonsbrev nr. 2 Innstilling til vedtak: Redegjørelsen fra revisor tas til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding fra administrasjonssjefen på revisjonsbrev nr. 2. Saksopplysninger: Kommuneloven 78 nr. 5 har bestemmelse om at revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Formelle revisorbrev, jf. revisjonsforskriften 4, som omhandler vesentlige regnskaps- og internkontrollspørsmål skal adresseres til kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen. Revisor KomRev NORD IKS har sendt kommunen et nummerert brev nr. 2 i forbindelse med at de har avgitt revisjonsberetning på Dyrøy kommunes årsregnskap for 2016. Revisor vil være tilstede i møtet å orientere for innholdet i revisjonsbrev nr. 2. Vedlegg: Revisjonsbrev nr. 2
Dyrøy kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 04/17 Sakstittel: Melding om politiske vedtak Innstilling til vedtak: Kommunestyrets meldinger om vedtak Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019 og Plan for selskapskontroll 2016-2019 tas til orientering. Saksopplysninger: Kommunestyret i Dyrøy kommune behandlet Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 og Plan for selskapskontroll 2016-2019, i henholdsvis sak 68/16 og sak 69/16 i kommunestyremøte 15. desember 2016. Sekretariatet orienterer om kommunestyrets vedtak i møtet.
Dyrøy kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 05/17 Sakstittel: Selskapskontroll Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget vedtok i sak 25/16 den 6. desember 2016 Plan for selskapskontroll 2016 2019. I planen fremstår Dyrøy Energi AS som det første selskapet hvor det skal gjennomføres en selskapskontroll. Kontrollutvalget drøfter i møtet hvordan en slik selskapskontroll kan gjennomføres, og hvem som kan gjennomføre den.
Dyrøy kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 06/17 Sakstittel: Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisor orienteringssak Innstilling til vedtak: Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal påse at kommunen blir revidert på en betryggende måte. Revisor skal gi trygghet for at man kan stole på den informasjonen kommunen gir om sin økonomi. Revisor skal være en uavhengig og objektiv tredjeperson, som gjennom sine kontroller kan avdekke og forebygge feil og mangler i den økonomiske rapporteringen. I den forbindelse skal revisor avgi en årlig uavhengighetserklæring. Kontrollutvalget har mottatt uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. Sekretariatet redegjør for innholdet i uavhengighetserklæringen. Vedlegg: Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisor
Dyrøy kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 07/17 Sakstittel: Eventuelt